ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: 1 OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA 17100. AAS VA-MA- Registran las decisiones tomadas por el grupo 17100..6 Actas Grupo Interno de Gestión MDA-0 3 Interno de Gestión Documental materia Documental -Acta -Registro de Asistencia documental; Una vez culmine su tiempo de retención en el archivo central se transfiere al archivo histórico. Función Específica: Resolución 615 de 01. Artículo 0. Preparar y presentar los reportes o informes que sean de su competencia y los requeridos por los entes de control, con la oportunidad y periodicidad requerida. 17100.10 CAJA MENOR - Arqueo Caja Menor - Acta de Arqueo de Caja Menor - Formato designación Custodio Caja Menor - Formato firma delegada - Acta de entrega Caja Menor 17100.50 17100.50.1 VA-MA- MCM-0 Se les aplica Eliminación documental una vez culmine su tiempo de retención documental en el Archivo central porque son documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Función Específica: Resolución 615 de 01. Artículo 0. Formular los lineamientos para el manejo de las cajas menores y controlar el adecuado uso de las mismas. INFORMES Informes a Organismos de Control y Vigilancia -Requerimiento -Respuesta 5 El productor documental escoge una muestra de Informes de Gestión que han cumplido los términos como carácter representativo para su conservación permanente. 17100 50.7 Informes de Gestión -Informe de Gestión 3 Función Específica: Resolución 615 de 01. Artículo 0. Preparar y presentar los reportes o informes que sean de su competencia y los requeridos por los entes de control, con la oportunidad y periodicidad requerida. 17100.54 17100.54.1 INVENTARIOS Baja de Bienes -Resolución de Comité de Bajas - Oficio de solicitud de baja VA-PR-BB- 0 10 Se les aplica Eliminación documental una vez culmine su tiempo de retención documental en el Archivo central porque son documentos que AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA - Relación de bienes para dar de baja. - Acta de Comité de Bajas - Relación de bienes aprobados para baja - Documento de instrucciones para la baja - Modelo de carta de adjudicación - Formato de presentación de oferta - Acta de apertura de urna - Acta de entrega de bienes del remate. - Acta de destrucción de bienes - Reporte de bajas del aplicativo NEON han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. 17100.54. 17100.54.3 Bienes Inmuebles Propios -Avalúo Comercial -Planos -Escritura Publica Ingreso de Bienes -Documento de aprobación de bienes -Reporte de registro de ingreso a sistema Neón VA-PR-RI- 0 VA-PR-IB- 0 3 10 Se les aplica conservación total por que registran las evidencias de activos que tiene la compañía en materia de inmuebles Son documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. 17100.54.4 17100.54.5 Rendición de Inventarios Bienes, Muebles y Equipos -Acta auditoria de Inventarios -Acta de visita Vehículos -Factura -Declaración de Importación -Inventario Inicial del vehículo -Copia Tarjeta de Propiedad VA-PR-RI- 0 VA-PR-RI- 0 10 10 Se les aplica Eliminación documental una vez culmine su tiempo de retención documental en el Archivo central porque son documentos que han perdido sus valores. Se les aplica Eliminación documental una vez culmine su tiempo de retención documental en el Archivo central porque son documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: 3 OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA -Activación de Vehículos -Baja de Vehículos información en otros soportes. Función Específica: Resolución 615 de 01. Artículo 0. Establecer los procedimientos para el manejo y control del inventario general de la Compañía y adelantar el control sobre los activos y su actualización contable.; Gestionar los recursos físicos, de oficina y servicios, para realizar las funciones propias del personal, de acuerdo con las necesidades de las áreas y el presupuesto asignado, guardando armonía con las normas de calidad, medio ambiente y seguridad.; Participar en la formulación de políticas y parámetros para la adquisición, seguimiento y control de recursos y servicios a nivel nacional, necesarios para el funcionamiento de la Compañía, atendiendo la normatividad vigente.; 17100.6 MANEJO DE INSUMOS VA-PR-MI- Se les aplica Eliminación documental una vez - Reporte digital Insumos (Aplicativo de operador de proveeduría integral) - Reporte digital requerimientos cliente Interno (Aplicativo Aranda) 0 culmine su tiempo de retención. Los reportes electrónicos son almacenados por el proveedor externo en cuanto a insumos y en la Vicepresidencia de TICS a través de una de sus Gerencias en cuanto a requerimientos del cliente interno. Función Específica: Resolución 615 de 01. Artículo 0. Gestionar los recursos físicos, de oficina y servicios, para realizar las funciones propias del personal, de acuerdo con las necesidades de las áreas y el presupuesto asignado, guardando armonía con las normas de calidad, medio ambiente y seguridad. 17100.63 17100.63.1 MANTENIMIENTO Mantenimiento de Infraestructura Física - Cronograma de mantenimiento preventivo y correctivo VA-OD- 3 Se les aplica Eliminación documental culminado PMV-01 su tiempo de retención documental en el archivo central porque son documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin 17100.63. Mantenimiento de Vehículos 3 perjuicio de conservar su información en otros - Hoja de Vida del Vehículo soportes. - Cuentas y/o Facturas de Mantenimiento Función Específica: Resolución 615 de 01. Artículo 0. Participar en la formulación de políticas y parámetros para la adquisición, seguimiento y control de recursos y servicios a nivel nacional, necesarios para el funcionamiento de la Compañía, atendiendo la normatividad vigente. 17100.5 17100.5.1 PÓLIZAS DE SEGUROS DE BIENES Reclamaciones a las Pólizas -Aplicativo Aranda, gestión administrativa, seguros VA-CR-SG- 03 Se les aplica Selección Documental porque registran las reclamaciones realizadas por la Compañía, en materia de Seguros, se escoge AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: 4 OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA - Aviso de Siniestro - Documento de Reclamación - Respuesta a la reclamación -Solicitud de reconsideración una muestra de reclamaciones como carácter representativo para su conservación permanente. 17100.5. Suscripción del Seguro Automóviles 17100.5.3 Suscripción del Seguro Exequias Pacto Colectivo 17100.5.4 Suscripción del Seguro Infidelidad y Riesgos Financieros AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: 5 OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA 17100.5.5 Suscripción del Seguro Manejo Global Entidades Oficiales 17100.5.6 Suscripción del Seguro Responsabilidad Civil Extracontractual 17100.5.7 Suscripción del Seguro Responsabilidad Civil para servidores públicos RCSP AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: 6 OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA 17100.5. Suscripción del Seguro SOAT 17100.5.9 Suscripción del Seguro Todo Riesgo Daño Material. -Declaración de asegurabilidad 17100.5.10 Suscripción del Seguro Transporte de Mercancías AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: 7 OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA 17100.5.11 Suscripción del Seguro Vida Grupo Pacto Colectivo 17100.95 17100.95.1 PROGRAMA DOCUMENTAL Consecutivo de Comunicaciones Oficiales -Comunicaciones Enviadas Externas -Comunicaciones Enviadas VA-MA- MDA-0 3 Se les aplica conservación Total por que registran en el aplicativo SICO, la información que entra y sale de la compañía en archivos electrónicos de todo tipo PDF entre otros, esta información quedara custodiada en repositorios electrónicos manejados por la compañía, teniendo en cuenta políticas de conservación y almacenamiento para archivos electrónicos. 17100.95. Inventarios Documentales -Inventarios de Registros Documentales 1 Central se elimina el soporte físico y se digitaliza la información como medio de 17100.95.3 Planillas de Correspondencia -Planillas digitales 3 Planillas digitales generadas desde el aplicativo SICO, culminado su tiempo de conservación podrá destruirse transcurridos los (5) años de su archivo total. AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA 17100.95.5 Tablas de Retención Documental - Solicitud de elaboración o actualización de la TRD - Tablas de Retención documental - Comunicaciones - Concepto de la TRD del AGN - Acuerdo de aprobación (AGN) - Cuadro de Documental - Encuestas de unidad documental - Actas de Reunión(capacitaciones, presentaciones) - Acto administrativo (Circular) adoptando la TRD, el cuadro de clasificación documental para la entidad. - Acta Comité SIG y Desarrollo Administrativo (Acta Grupo Interno de Gestión Documental) 1 Documento Electrónico que se encuentra publicado en la ISONET de la Compañía. Las modificaciones y versiones que se realicen a dicho documento serán dadas a conocer teniendo en cuenta directrices que demanden nuevas normas a la estructura orgánica de la Compañía. 17100.95.6 Tablas de Valoración Documental - Solicitud de elaboración o actualización de la TVD. - Tabla de Valoración Documental - Comunicaciones - Concepto de la TVD del AGN - Acuerdo de aprobación (AGN) - Cuadro de documental - Encuestas de unidad documental - Actas de Reunión (capacitaciones, presentaciones) - Acto administrativo (Circular) adoptando la TVD, 1 Se les aplica Eliminación Documental porque son documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS Hoja No: 9 OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA el cuadro de clasificación documental para la entidad. - Acta Grupo Interno de Gestión Documental - Diagnostico Documental x x 17100.95.7 Transferencias Documentales - Cronograma de Transferencias documentales - Comunicación oficial enviando el cronograma de transferencias documentales. - Comunicación Oficial informando al área las inconsistencias encontradas (opcional) - Actas de Transferencias - Formato Único de Inventario Documental - Planilla de revisión de transferencias. x 3 Se les aplica Eliminación documental porque son documentos han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Función Específica: Resolución 615 de 01. Artículo 0. Determinar las herramientas metodológicas para el diseño y la administración del sistema de gestión documental de la Compañía. de acuerdo con las reglas y principios generales que regulan la función archivística; Elaborar las tablas de retención documental e impartir los lineamientos para la depuración de archivos a nivel nacional; Asegurar el flujo de la Correspondencia interna y externa y la adecuada protección, recuperación, retención, mantenimiento y disposición de los documentos de la Compañía, acorde con la normatividad vigente. 17100.113 SERVICIOS PÚBLICOS -Informe estadístico de consumo de Energía, Acueducto 3 Función Específica: Resolución 615 de 01. Artículo 0. Participar en la formulación de políticas y parámetros para la adquisición, seguimiento y control de recursos y servicios a nivel nacional, necesarios para el funcionamiento de la Compañía, atendiendo la normatividad vigente: Gestionar los recursos físicos, de oficina y servicios, para realizar las funciones propias del personal, de acuerdo con las necesidades de las áreas y el presupuesto asignado, guardando armonía con las normas de calidad, medio ambiente y seguridad. Aprobó: Olga Sanabria Amín Presidente Equipo Técnico Gestión Documental Comité SIG. y Desarrollo Administrativo Revisó: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Visto Bueno: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Logística Elaboró: Jorge David Sabogal Jimenez Profesional Suppla S.A. AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013 Código: TRD-VRS-004 Fecha: 3/1/013
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS 10 Hoja No: OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA Control de Cambios N Descripción del Cambio Fecha del Cambio Quien Aprueba el Cambio 1 Cambio de Formato se cambia la presentación del pie de página y de la presentación de las 30/09/009 Comité de Archivo convenciones. Positiva S.A. Acta No. 0/009 Cambio de Razón Social de la Previsora Vida a Positiva Compañía de Seguros. Versión Anterior 1 3 Se eliminan las Series: 16400.4 Actas seguimiento administrativo 16400 6.1 Activos fijos 16400 10 OFICIALES 16400 10.1 Consecutivo de comunicaciones 16400 3.1 Informes a Organismos de Control 16400 5 INSTRUMENTOS DE CONTROL DOCUMENTAL 4 Se incluyen las Series: 16400.9 Actas de Reunión 1100.1 Actas Comité de Archivo 1100.6 Actas Comité de Bajas 16400 5.1 Bienes Muebles y Equipos 16400. 54 Caja Menor 0000 1 CONTRATOS 16400. 61 Mantenimiento de Sedes 16400 31 MANUALES 16400 31.1 Manual de Activos Fijos 19/07/01 Comité de Archivo Positiva S.A. Acta No. 04/01 AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS 11 Hoja No: OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA 16400 31. Manual de Archivo 16400 31.3 Manual de Caja Menor 16400 31. Manual de Correspondencia 16400 31.9 Manual de Firmas 16400 31.1 Manual de Servicios Públicos 16400 5 PROGRAMA DOCUMENTAL 16400 5.1 Consecutivo de comunicaciones 16400 5.4 Tablas de Valoración Documental 16400 5.5 Transferencias Documentales 16400 59 VIÁTICOS (Legalizaciones) 5 La serie 16400 5 BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y VEHÍCULOS cambia de Código. 6 Cambio de Formato: Se incluye la columna y sus correspondientes clasificaciones. Se cambia el pie de página y la presentación de las convenciones. La COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA código 16400 se convierte en la GERENCIA DE LOGÍSTICA y cambia de código según Resolución 615 de 01. Artículo 0. 7 Se eliminan las Series: 16400.9 Actas de Reunión 1100.1 Actas Comité de Archivo 1100.6 Actas Comité de Bajas 16400 5 BIENES MUEBLES, INMUEBLES Y VEHÍCULOS 16400 5.1 Bienes Muebles y Equipos 16400 5. Inmuebles 0000 1 CONTRATOS 16400 6 INVENTARIOS 16400 6.1 Inventarios de archivo 3/1/013 Equipo Técnico de Archivo Comité SIG y Desarrollo Administrativo Acta 01/013 AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013 3
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS 1 Hoja No: OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA 16400. 61 Mantenimiento de Sedes 16400 31 MANUALES 16400 31.1 Manual de Activos Fijos 16400 31. Manual de Archivo 16400 31.3 Manual de Caja Menor 16400 31. Manual de Correspondencia 16400 31.9 Manual de Firmas 16400 31.1 Manual de Servicios Públicos 16400 59 VIÁTICOS (Legalizaciones) Se Incluyen las Series: 17100..6 Actas Grupo Interno de Gestión Documental 17100.50.1 Informes a Organismos de Control y Vigilancia 17100.54 INVENTARIOS 17100.54.1 Baja de Bienes 17100.54. Bienes Inmuebles Propios 17100.54.3 Ingreso de Bienes 17100.54.4 Rendición de Inventarios Bienes, Muebles y Equipos 17100.6 MANEJO DE INSUMOS 17100.63 MANTENIMIENTO 17100.63.1Mantenimiento de Infraestructura Física 17100.63. Mantenimiento de Vehículos 17100.5 PÓLIZAS DE SEGUROS DE BIENES 17100.5.1 Reclamaciones a las Pólizas 17100.5. Suscripción del Seguro Automóviles 17100.5.3 Suscripción del Seguro Exequias Pacto Colectivo 17100.5.3 Suscripción del Seguro Exequias Pacto Colectivo 17100.5.4 Suscripción del Seguro Infidelidad y Riesgos Financieros AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013
ENTIDAD PRODUORA: POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS 13 Hoja No: OFICINA PRODUORA: 17100 - GERENCIA DE LOGISTICA 17100.5.5 Suscripción del Seguro Manejo Global Entidades Oficiales 17100.5.6 Suscripción del Seguro Responsabilidad Civil Extracontractual 17100.5.7 Suscripción del Seguro Responsabilidad Civil para servidores públicos RCSP 17100.5. Suscripción del Seguro SOAT 17100.5.9 Suscripción del Seguro Todo Riesgo Daño Material. 17100.5.10 Suscripción del Seguro Transporte de Mercancías 17100.5.11 Suscripción del Seguro Vida Grupo Pacto Colectivo 17100.95. Inventarios Documentales 17100.113 SERVICIOS PÚBLICOS 9 Cambian los códigos y tiempos de retención de las demás Series. AIVOS DE INFORMACIÓN () = Conservación Total E = Eliminación TIPO DOCUMENTAL = Guión ( - ) Actualización TRD Decreto 134 de 01 (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico) Resolución 615 de 01 (Positiva Compañía de Seguros S.A.) Aprobó Comité Acta No: _01_ Fecha: 3/1/013 Aplica para los documentos producidos y/o recibidos a partir del 01/0/013