Página: 1/6 UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL CARIBE GESTIÓN COMPRAS E S
Página: 2/6 1. OBJETO Establecer las actividades desarrolladas en el Dpto. de Almacén de la Universidad Autónoma del Caribe para efectuar la entrega de los suministros, materiales, equipos etc. a las diferentes dependencias de la Universidad. 2. ALCANCE Se aplica a las actividades tendientes a entregar los suministros, materiales equipos etc. a las diferentes dependencias de la Universidad. Este procedimiento empieza con la recepción del formato de Pedido y finaliza con el reporte a contabilidad. 3. RESPONSABLES Son responsables por el correcto desarrollo del proceso, en cada una de sus etapas: - por la supervisión del correcto desarrollo del procedimiento. - Director o Jefe de Unidades académicas o administrativas, por autorizar los pedidos de los clientes internos, para las Unidades administrativas son firmas autorizadas únicamente los directores o jefe de área. Para las Unidades académicas son firmas autorizadas los decanos. En caso de ausencia deberá firmar la persona previamente autorizada ante Dirección Administrativa. - Secretaria Dirección Administrativa, por verificar que las firmas que autorizan los pedidos de correspondan a los Decanos y Jefe de área administrativa ò a las segundas personas con firmas autorizadas en cada área. -, por el correcto direccionamiento y desarrollo de las actividades del procedimiento. - Ayudante de Almacén, por la ejecución de las actividades del procedimiento. 4. DEFINICIONES 4.1 Suministro, provisión de elementos necesarios para efectuar una tarea.
Página: 3/6 5. DESARROLLO 5.1 DESCRIPCIÓN POR FASES 1. Entrega de pedido de : el funcionario solicitante entrega a la secretaria de dirección administrativa el formato de pedido de, en original y dos copias. Para los casos de pedidos de piezas de aires acondicionados disponibles en anexa el concepto técnico de mantenimiento. En los casos en los que el pedido corresponda a una requisición específica tramitada con anterioridad ante la dirección administrativa, el solicitante no diligencia el formato de pedido al, simplemente reclama su pedido tan pronto el auxiliar de confirme la entrada del mismo. Y continúa este procedimiento en el paso 7. 2. Revisión del pedido de : la secretaria de la dirección administrativa, corrobora que la firma que autoriza el pedido de corresponda a la firma autorizada por el área que solicita el pedido. En caso de que la firma no corresponda lo rechaza inmediatamente y termina el procedimiento. En caso contrario pasa a la siguiente actividad. 3. Evaluación del pedido de : el director o asistente administrativo revisa y evalúa el pedido de acuerdo a las necesidades del área, aprobándolo o rechazándolo parcial o integralmente. 4. Remisión al Departamento de Almacén: una vez aprobado el pedido, la secretaria de la Dirección administrativa remite al Departamento de Almacén el formato aprobado, original y copia, y archiva la segunda copia. 5. Recepción formato de Solicitud de Pedido: el auxiliar de Almacén recibe el Formato de Solicitud de Pedido de Almacén debidamente aprobado por la Dirección Administrativa, informa al jefe de para la respectiva entrega. El Auxiliar de Almacén alista los pedidos con las cantidades aprobadas para ser entregados a las diferentes unidades administrativas y académicas. 6. Reporte pedido cliente interno: el jefe de informa a la unidad académica o administrativa que solicito el pedido que este ya se encuentra disponible para su retiro y anota en el registro llamada la hora y el nombre del funcionario que recibió el mensaje. En caso de bombillas, baterías, tintas, breaker, etc, para su reposición el funcionario deberá entregar el insumo en desuso: esta reposición deberá contener la fecha y firma del jefe de Almacén, en caso que no se pueda colocar este distintivo, ejercerá algún mecanismo de control para identificar que los artículos en desuso son los suministrados por la Universidad.
Página: 4/6 En el caso de entrega de equipos, además del recibo de, se diligencia el formato de Acta de Entrega, firmado por el jefe del área administrativa o unidad académica, el funcionario que estará a cargo del equipo y el jefe de. Nota aclaratoria: sólo para el caso de solicitud de repuestos de motores y compresores (unidades condensadoras) de aires acondicionados disponibles en el se debe gestionar la firma y sello del jefe de Mantenimiento. 7. Registro Salida de Almacén: el auxiliar de Almacén elabora la respectiva salida en el Formato Salidas de Almacén registrando las cantidades entregadas, la fecha y exigiendo la respectiva firma, nombre y cargo de la persona quien recibe los materiales. 8. Reporte a Contabilidad: el jefe de Almacén entrega los registros de salidas de al departamento de contabilidad para que sean registradas en el sistema de inventarios.
Página: 5/6 5.2 Diagrama de flujo DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Inicio Formato Solicitud Pedido de 1. Recepción de Formato Solicitud de Pedido 1. Recibe el formato de Pedido de Almacén. 1. Auxiliar de Almacén. 2. Piking o alistamiento 2. Prepara los pedidos según cantidades aprobadas. 2. Auxiliar de Almacén. 3. Registro Salida de Almacén 3. Registra las salidas en el Formato Salida de Almacén. 3. Auxiliar de Almacén. Formato Salida de Almacén 4. Reporte a Contabilidad 4. Reporta a Contabilidad los pedidos entregados. 4.. Reporte Fin
Página: 6/6 6. REFERENTES NORMATIVOS Norma ISO 9001 Numerales 8.3 / 8.5.1 7. REGISTROS Código Nombre Tipo GC-03-PR- 02-F02 N.A. GC-03- PR-02- F01 Formato de Pedido de Almacén Formato de Salida de Almacén. Formato Acta de entrega de equipos Nivel de Acceso Físico Restringido Carpeta Físico Restringido Carpeta Físico General Carpeta Almacenamiento Clasificación Responsable Frecuencia Cronológico Cronológico Cronológico Jefe de / Auxiliar de Jefe de / Auxiliar de Jefe de / Auxiliar de Por cada solicitud de pedido Por cada salida Por cada entrega Tiempo de retención Archivo Archivo gestión central Permanente Permanente Permanente 8. LISTADO DE VERSIONES Versión Motivo Responsable Fecha 3 Modificación Director Administrativo