Estrategia de comunicación Página 1 de 6 1. Objetivo y Alcance Mantener un sistema de comunicación que propicie la participación de todo el personal y de los clientes para lograr la eficacia en la ejecución de los planes y objetivos a alcanzar. Comprende des Identificación s Estrategias de Comunicación hasta la Medición Eficacia Comunicación. 2. Responsable El responsable de garantizar la adecuada aplicación y ejecu presente instructivo, es el líder del proceso de Direccionamiento Estratégico. 3. Definiciones 3.1 Sistema de Comunicación El Sistema de Comunicación se especializa en la producción, el manejo y la distribución de información útil, como aporte a los esfuerzos por consolidar una cultura de tolerancia, respeto y construcción de procesos solidarios de organización. 3.2 Pagina Web Es una fuente e información y puede ser accedida mediante un navegador de Internet, pueden consistir en archivos de texto estático o se puede leer una serie de archivos con código que instruya al servidor. 3.3 Centro Interactivo Es un lugar donde el usuario puede interactuar con los elementos que se encuentren dentro de este. 3.4 Correo Electrónico Es un servicio de red para permitir a los usuarios enviar y recibir mensajes mediante sistemas de comunicación electrónicos. Las demás definiciones que aplican para el presente se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000 Sistema de. Fundamentos y vocabulario. Elaboró Revisó Aprobó Firma Angélica María Contreras Jáuregui Firma Henry Mauricio Diez Silva Firma María Victoria Bautista Bochagá Fecha 8 de Febrero de 2008 Fecha 8 de Febrero de 2008 Fecha 11 de Febrero de 2008
Estrategia de Comunicación Página 2 de 6 4. Contenido 4.1 Identificación s Estrategias de Comunicación Responsable: Líder Direccionamiento Estratégico La identificación se realiza basada en los diferentes medios de comunicación empleados por la Universidad de Pamplona: pagina Web, correo electrónico, centro interactivo, carteleras, encuesta, memos, audio o video conferencia, boletines, entre otros, los cuales son utilizados como mecanismos de comunicación. Mantener actualizado el Centro Interactivo de cada proceso. Cada líder debe comunicar en las reuniones del Grupo de Mejoramiento a sus funcionarios su participación y responsabilidad en el logro de los objetivos. La comunicación interna entre los procesos y la mediante correo electrónico y en medio físico, circulares, memorandos, encuestas y formatos de sugerencias. La comunicación efectiva entre los funcionarios es fundamental para el buen funcionamiento de nuestra organización. Esta comunicación debe fluir en todos los sentidos. 4.1.1 De arriba hacia abajo La Alta Dirección, la y los líderes de Proceso deben asegurarse que los funcionarios organización cuenten con la información necesaria para hacer su trabajo en forma efectiva. 4.1.2. De abajo hacia arriba: La Alta Dirección, la y los líderes de Proceso deben asegurarse que los funcionarios cuenten con los mecanismos necesarios, a fin de mantenerlos informados acerca del desempeño de los procesos a través de reuniones de Grupo de Mejoramiento, circulares o memorandos. 4.1.3. Entre Funcionarios: La Alta Dirección debe respetar, e incluso estimular, los canales de comunicación formales e informales que utilicen los funcionarios para hablar y discutir asuntos Institución. Responsable: Líder Direccionamiento 4.2 Comunicación Institucional Estratégico Cada funcionario tiene acceso al Plan de Desarrollo Universidad de Pamplona a través página Web en el link Dependencias Oficina de Planeación, este plan incluye misión, visión, objetivos y estrategias; a su vez tiene acceso al Plan de Acción Institucional para cada vigencia y a los planes operativos aprobados por el Comité de Planeación Institucional listos para ser ejecutados en el año respectivamente. Y en el Portal Interactivo se encuentra la documentación
Estrategia de Comunicación Página 3 de 6 por procesos, donde puede ser consultada por los funcionarios Institución. La posee la dirección electrónica sgc_iso@unipamplona.edu.co, como medio de comunicación con sus clientes internos y externos. Cada proceso cuenta con su propia dirección electrónica. La cartelera COMPROMISO ubicada en el bloque administrativo Universidad de Pamplona y en la instalación Casa Domus, reflejan el cumplimiento de cada uno de los procesos, su seguimiento se efectúa dentro de un rango mensual y el puntaje de cumplimiento se genera de acuerdo a lo establecido en el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema de con las calificaciones de ALTO, BAJO, NINGUNO, siguiente manera: Alto: Refleja el cumplimiento en la entrega información completa y efectiva, se le asigna un valor de 5 puntos, equivalentes al 100%. Medio: Refleja el cumplimiento parcial en la entrega información: se le asignará un valor de 2.5 puntos, equivalentes al 50% Ninguno: Refleja el incumplimiento en la entrega información, se le asignará un valor de 0.0 puntos que equivale al 0%. En la cartelera COMPROMISO se refleja el porcentaje obtenido de acuerdo con las siguientes convenciones: ALTO MEDIO BAJO En caso de que un proceso reincida en la calificación de 0.0%, La del Sistema de, cita al líder del proceso junto con su grupo de mejoramiento, con el fin de analizar las causas y determinar los correctivos necesarios. 4.3 Reunión Mensual del Grupo de Responsable: dor(a) del Mejoramiento Sistema de La, se reúne con cada uno de procesos una vez al mes, con el objeto de revisar el avance y la ejecución s actividades planificadas en el FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema de, para construir un ambiente que estimule las relaciones entre funcionarios y el trabajo en equipo. Esta queda consagrada en el FAC- 08 Acta de Reunión. En las reuniones de grupos de mejoramiento, los funcionarios informan a los líderes el avance del proceso mediante la detec producto no conforme, que permite
Estrategia de Comunicación Página 4 de 6 realizar el plan de mejora dejando evidencia en el FAC-08 Acta de Reunión. 4.4 Reuniones Uno a Uno Responsable: Líderes de Proceso Los líderes de proceso deben reunirse al menos una vez al mes de manera personalizada con cada uno de los funcionarios con el fin de verificar el cumplimiento y avance del proceso de acuerdo a las responsabilidades asignadas a cada funcionario y a las debilidades detectadas mediante la evalua desempeño. Los lideres de proceso motivan a los funcionarios a evaluar en forma constructiva y a participar activamente en los grupos de mejoramiento, asegurándose que sus sugerencias son tenidas en cuenta y a las situaciones encontradas se les implementa la acción según corresponda, dejando evidencia en el FCI-19 Plan de Mejoramiento y en el FAC- 08 Acta de Reunión. 4.5 Medición Eficacia Responsable: Líder de Proceso de Comunicación Direccionamiento Estratégico Se mi eficiencia Estrategia de Comunicación semestralmente mediante la aplica FDE-06 Medición Comunicación Interna. Para ello el líder de proceso: Recopila el FDE-06 Medición Comunicación Interna Diligenciado por los clientes. Es recomendable que el número de formatos recibidos coincida con el número de formatos distribuidos al tamaño muestra definida Realiza la tabulación de los datos y se grafican, seleccionando el método más apropiado. Analiza los resultados calificación, detectando posibles Servicios o Productos no Conformes, No Conformidades Reales o Potenciales y determina acciones de acuerdo al PAC-04 Control del Servicio o Producto no Conforme, PAC-05 Toma de Acciones Correctivas y PAC-06 Toma de Acciones Preventivas. Informa al proceso de Interacción Social para comunicar los resultados eficacia comunicación la institución a cada uno de los procesos Gestión. Informa al Sistema de y al Representante Alta Dirección Universidad de Pamplona Archiva copia del informe de resultados calificación de cada periodo para alimentar la información relacionada con los indicadores de Medición Comunicación Interna de cada proceso
Estrategia de Comunicación Página 5 de 6 5. s de Referencia NTC ISO 9000:2000 Sistema de. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2000 Sistema de. Requisitos NTC GP 1000:2004. Norma Técnica de en la Gestión Pública PAC-04 Control del Servicio o Producto no Conforme PAC-05 Toma de Acciones Correctivas. PAC-06 Toma de Acciones Preventivas. 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha del Cambio 00 01 02 03 7. de Registros 28 de Agosto de 2006 Noviembre 15 de 2006 Aproba Cambio 1 de Septiembre de 2006 Noviembre 16 de 2006 Octubre 16 de 2007 Octubre 25 de 2007 8 de Febrero de 2008 18 de Febrero de 2008 Cod Nombre Responsable Ubicación Acceso Tiempo de Retención Disposición Final FAC-08 Acta de Reunión dor (a) del Sistema de Gestión sistema de Gestión Permanente Centro Interactivo, Medio Físico /Medio Magnético FAC-23 Planificación, Control y Seguimiento al Sistema de dor (a) del Sistema de Gestión sistema de Gestión Permanente Centro Interactivo, Medio Físico /Medio Magnético
Estrategia de Comunicación Página 6 de 6 FDE-06 Medición Comunicación Interna dor (a) del Sistema de Gestión sistema de Gestión Permanente Centro Interactivo, Medio Físico /Medio Magnético FCI-19 Plan de Mejoramiento Líderes de los Procesos del Sistema de Autorizad o por el S.G.C 5 años Archivo Central Universidad de Pamplona 8. Anexos No aplica