Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en http://sig.unad.edu.co Página 1 de 8 1) Descripción del Procedimiento 1.1) Unidad Responsable: GCMU 1.2) Objetivo: Revisar el estado del sistema integrado de gestión para evaluar su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad, para la toma de decisiones frente a su política. 1.3) Alcance: Este procedimiento aplica a los del Sistema Integrado de Gestión -, Abarca desde la recopilación de la, incluye la toma de decisiones y finaliza con el seguimiento al cumplimiento de los compromisos. 2) Definiciones 2.1) Concepto 2.2) Definición Sistema Integrado de Gestión de la UNAD que articula los de: Calidad, Ambiental, seguridad y salud en el trabajo, seguridad de la y servicios de infraestructura tecnológica, basados en las normas NTC-GP 1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007, ISO 27001:2013 e ISO 20000-1:2012 respectivamente. Componente Componente del sistema integrado de gestión de la Universidad, empleado para Ambiental desarrollar, implementar y gestionar sus aspectos ambientales. Componente de Componente del sistema de gestión de la Universidad, que busca gestionar y Seguridad y Salud controlar los riesgos de Seguridad y Salud presentes en las actividades de la gestión en el Trabajo Universitaria. (SGSST) Componente de Gestión de la Calidad Componente de Gestión de Seguridad de la Información Componente del sistema de gestión de la universidad, que sirve como herramienta de gestión sistemática y transparente para dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. Componente del sistema de gestión de la universidad, que se encarga de la preservación de la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de la ; mediante la adopción de un proceso de gestión del riesgo, brindando la confianza a las partes interesadas acerca de que los riesgos son gestionados adecuadamente.
Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en http://sig.unad.edu.co Página 2 de 8 Componente de Gestión de Servicios de Infraestructura Tecnológica IGP LEG Componente del sistema de gestión de la universidad, que incluye el diseño, transición, prestación y mejora de servicios de infraestructura tecnológica, que satisfagan los requisitos del servicio y brinden valor tanto para el cliente (usuario) como para el prestador del servicio. Informe de Gestión por Proceso, en el cual se documenta el desempeño de los procesos y de los, contemplando aspectos como oportunidades de mejora implementadas en pro del aseguramiento del mismo, de igual forma cada uno de los debe documentar la gestión realizada y los requisitos exigidos por norma, conformidad de las salidas del proceso, situaciones exitosas, problemáticas, automatización, optimización de recursos, resultado de auditorías internas y externas, decisiones tomadas por los líderes o resultados de visitas externas entre otros. Líder estratégico de Gestión 3) Condiciones Generales 3.1) Las fechas de corte para la entrega del Informe de Gestión por Proceso - IGP son el 15 de mayo y 15 de noviembre. 3.2) La evaluación del desempeño del Sistema Integrado de Gestión a cargo de los representantes de los se debe realizar mínimo dos veces al año y ellos determinaran el momento de realizarlo. 3.3) Se establece el Instructivo para la formulación, implementación, seguimiento y mejora de indicadores de proceso I-3-1-1 como instrumento para la medición de los procesos. 3.4) El Líder Estratégico de Gestión LEG, cumple la función de articulador de la gestión dirigida por los líderes de procedimiento para consolidar la en el IGP, sin embargo la responsabilidad del análisis de ingresada es de los líderes de procedimiento, así como la toma de decisiones y seguimiento de los mismos.
Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en http://sig.unad.edu.co Página 3 de 8 Nº 4.1) Actividad 1 Solicitar el reporte y análisis de para los procesos y 4.2) Insumos necesarios para la actividad Periodicidad de reporte para datos de variables de indicadores e IGP 4.3) Descripción detallada de la actividad De acuerdo con la frecuencia establecida para el reporte de las variables de indicadores (según fichas de indicadores), e Informe de Gestión por Procesos IGP (según condición general 3.3) solicitar el reporte de dicha a los respectivos responsables. 4) Descripción del Procedimiento 4.4) Resultados o productos de la actividad INICIO Solicitud de análisis de la 4.5) Códigos de registros y documentos asociados Correo electrónico 4.6) Medio de archivo 4.7) Código de carpeta en la que se archiva (código según la TRD) 4.8) Encargado de la actividad (responsables) digital N/A Responsables asignados en la GCMU. 2 Reportar y analizar de los procesos y Solicitud de análisis de la Matriz de variables de indicadores institucionales Matriz para análisis de Indicadores. El responsable del reporte de la en los procesos y recopila, reporta y analiza los datos, y toma de decisiones según corresponda. (tener en cuenta condición general 3.4) Información reportada y analizada en los registros definidos Matriz de variables de indicadores institucionales Matriz para análisis de Indicadores. IGP Digital N/A Líderes de procedimiento Datos sobre e el
Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en http://sig.unad.edu.co Página 4 de 8 desempeño de los procesos y 3 Realizar seguimiento al reporte de de los procesos y Información reportada y analizada en los registros definidos Realizar el respectivo seguimiento y verificación del reporte de datos y análisis de la suministrada por cada proceso según la frecuencia establecida, y de ser necesario solicitar los ajustes correspondientes. Seguimiento y realimentación a la reportada Correos electrónicos Digital N/A Responsables asignados en la GCMU. 4 Evaluar el desempeño Indicadores, IGP por procesos y Resultados de otras fuentes de Verificar el grado de cumplimiento de la política y de los objetivos con base en la reportada. Evaluación desempeño del Reporte de evaluación de desempeño Digital N/A Representantes de la alta dirección para los del 5 Tomar decisiones para mejorar el desempeño Reporte de evaluación de desempeño del Con base en los resultados de la evaluación, los representantes de la alta dirección toman decisiones para mejorar el desempeño del sistema. Decisiones tomadas Actas de Reunión y/o Planes de mejoramiento Digital N/A Representantes de la alta dirección para los del
Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión vigente en http://sig.unad.edu.co Página 5 de 8 6 Realizar seguimiento a la toma de decisiones Actas de Reunión y/o Planes de mejoramiento Verificar que los compromisos adquiridos se estén desarrollando de acuerdo a lo establecido y que den cumplimiento al mejoramiento Correos Electrónicos Actas SSAM Correos Electrónicos Actas SSAM digital N/A Representantes de la alta dirección para los del FIN
Fase Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012). Página 6 de 8 Responsables asignados en la GCMU 5) Diagrama de Flujo del Procedimiento Líderes de Procedieminto Representantes de la Alta dirección para los Componentes INICIO Solicitar el reporte y análisis de para los procesos y Reportar y analizar de los procesos y NO Realizar seguimiento al reporte de de los procesos y El informe requiere ajuste? SI Evaluar el desempeño Requiere la Toma de decisiones? Realizar seguimiento a la toma de decisiones NO FIN
Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012). Página 7 de 8 6) Documentos de Referencia 6.1) Tipo de Documento 6.2) No. y Fecha de Aprobación 6.3) Nombre LeyLey 872 de 2003 Por la cual se crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios. ResoluciónResolución 3943 del 3 de noviembre del 2011 Por medio de la cual se conforma el comité técnico de gestión integral GGI y MECI de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia. Resolución 6858 de 22 de agosto de 2014. Por medio de la cual se conforma el Sistema Integrado de la UNAD, se establece la Política Integrada de Gestión y se derogan las resoluciones 2271 de 2008, 2627 de 2008, 2055 de 2007 y 02861 de 2010. Resolución 7922 de 16 de octubre de 2014. Por la cual se modifica la Resolución 6858 del 22 de agosto de 2014. Resolución 5317 de 29 de mayo de 2015 Por la cual se modifica la Política del Sistema Integrado de Gestión. 7) Modificaciones/actualizaciones 7.1) Versión 7.2) Fecha 7.3) Descripción resumida de la modificación/actualización 0 13/09/2013 Primera versión emitida 1 15/04/2014 Se actualizo la descripción del procedimiento incluyendo el Instructivo de Modelo de indicadores de proceso de la UNAD. 2 19/06/2014 Se actualizó el objetivo, alcance y se establecieron los controles en la descripción del procedimiento. 3 17/07/2014 4 13-11-2014 Se incluyó una condición general, se actualizó la descripción del procedimiento incluyendo la nueva herramienta de seguimiento y se ajustó el diagrama de flujo de acuerdo a los anteriores cambios. Se adicionó términos, modificación de definiciones incluyendo los nuevos, actividades en cuanto a responsabilidad y alcance de la función de los LEG y líderes de Procedimiento, definición de tiempo de entrega del acta del
Este documento no debe imprimirse, para su uso y consulta. (Directiva Presidencial 04 de 2012). Página 8 de 8 Comité Técnico de Gestión Integral, se incluyó documentación de compromisos dentro del SSAM, y definición de estrategia para socialización de compromisos y resultados. 5 01-06-2015 6 07-07-2015 Se modificó: DEFINICION: se adicionaron algunos términos y se modificaron definiciones incluyendo los nuevos CONDICIONES GENERALES: se actualizaron algunas de las existentes y se adicionaron nuevas condiciones contemplando los nuevos DESCRIPCION DEL PROCEDIMEINTO: Se modificaron todas las actividades en cuanto a: responsabilidad y alcance de la función de los LEG y de los Líderes de Procedimiento, definición de tiempo de entrega de acta de comité técnico de Gestión Integral, se incluyó la documentación de los compromisos dentro del SSAM, y definición de la estrategia para socialización de compromisos y resultados Se modificó la actividad 8 ajuste de la descripción en cuanto a la disposición final del Reporte Semestral de Control y Aseguramiento del Sistema Integrado de Gestión, queda de consulta pública en la página. 7 18-09-2015 Se modificó la condición general 3.7, se actualiza documentos de referencia 8 4-05-2016 9 05-10-2016 Se establecen herramientas para el control y análisis de la PQRS, indicadores, SSAM, mapa de riegos, producto no conforme y aseguramiento. Adicionalmente el ITG pasa a ser IGP, con el cual se disminuyen pasos dentro del procedimiento. Se actualizo el procedimiento teniendo en cuenta que en el ciclo PHVA. Se eliminaron las actividades relacionadas con el Comité Técnico de Gestión Integral - MECI