Contabilidad BIZone cuenta con un módulo completamente funcional para llevar la contabilidad de un negocio, tiene todos los reportes financieros y contables que se requieren, además la contabilidad está integrada con todos los módulos: ventas, compras, tesorería y caja, de tal manera que mediante Pólizas automáticas se genera el asiento contable correspondiente a la transacción según la instrucción contable. BIZone permite tener un catálogo de cuentas contables compacto gracias al uso de unidades de negocios y departamentos contables, facilitando así la captura de la información y posteriormente visualizarla en una manera más ordenada. Se cuentan con herramientas para depurar la información: con el Reporte de auditoría contable podemos encontrar posibles errores en la contabilidad y con el las Consultas al Archivo Contable podemos saber que Póliza se generó por qué movimiento o qué movimiento generó una póliza. En este archivo se explica el proceso de contabilidad de una manera secuencial y los menús relacionados a cada paso. Los pasos que se siguen son los siguientes y están resaltados en rojo a través del archivo: Tener la estructura contable, Tener el catálogo contable, Definir los asientos contables, Crear las instrucciones contables, Realizar las operaciones del día a día, Disparar la contabilidad, Validar la información, Consultar y analizar la información. 1. Precondiciones 2. Proceso Estándar Tener la estructura contable Estructura de la Cuenta Contable La estructura es la cantidad de dígitos y segmentos por cada cuenta contable, esta estructura es configurada en el menú Configuración/Tablas/Mantenimiento de Parámetros en la pestaña Contabilidad. Por ejemplo, en una estructura 333, todas las cuentas deberán ser 3-3-3 números, por ejemplo 109-001-000. Agregar Segmentos a la Cuenta Contable Si tiene necesidad de agregar más dígitos o extender la estructura de las cuentas contables, dé clic en el menú Contabilidad/Cuentas Contables/Agregar Segmentos a la Cuenta Contable.
Y escriba el número de dígitos del nuevo segmento y dé clic en el botón "Modificar Estructura". Tener el catálogo contable Cuentas Contables Las Cuentas Contables son la base de la contabilidad, en BIZone puede tener un catálogo de cuentas contables compacto y ordenado, gracias al uso de Unidades de negocio y Departamentos contables, También puede hacer uso de Títulos de Cuentas para simplificar la jerarquización de las cuentas. Dada la importancia del Catálogo de cuentas contables se recomienda hacer el diseño del Catálogo antes de comenzar. Para entrar al Mantenimiento de Cuentas Contables vaya al menú de: Contabilidad/Cuentas Contables/ Mantenimiento de Cuentas Contables. Llene los campos Número, Nombre, Naturaleza y Título de la cuenta y elija, si cuenta con ellas, las Unidades de negocio y Departamentos contables que tendrá esa cuenta contable. El Concepto de Flujo de Efectivo asígnelo en caso que quiera utilizar dicha funcionalidad.
Mantenimiento de Títulos de Cuentas Los Títulos de Cuentas son Clasificaciones de Cuentas contables que permiten agrupar y definir de que Categoría es cada cuenta contable, su función es permitir estructurar el catálogo de cuentas contables de tal manera que tenga la información ordenada. Habitualmente los títulos de cuentas se agrupan en otros títulos más generales, puede definir los títulos a varios niveles. Debe dar de alta un catálogo de títulos de cuenta para poder tener un catálogo de Cuentas Contables ordenado. Para crear los títulos de las cuentas dé clic en el menú Contabilidad/Cuentas Contables/Mantenimiento de Títulos de Cuentas Posiciónese en una de las clasificaciones de cuentas, por ejemplo en ACTIVO, dé clic en el botón Agregar Título En la ventana que se abra, en el campo Título escriba primero la clave y enseguida la descripción, dé clic en Aceptar y el titulo se habrá agregado a los ya existentes. Definir los asientos contables Crear las instrucciones contables Mantenimiento de Instrucciones Contables Para generar pólizas automáticamente se deben definir las instrucciones contables. Las instrucciones contables son resultado de cómo se deben registrar los asientos contables en cuentas T. Una vez que están definidos dichos asientos, se procede a crear las instrucciones contables. Para crear, modificar o borrar una instrucción contable dé clic en el menú Contabilidad/Pólizas/ Pólizas Automáticas/ Mantenimiento Instrucciones Contables.
A continuación se explica cada uno de los campos necesarios y/u opciones para crear una instrucción contable, para ver las variables disponibles de los campos de doble clic en el campo y aparecerá la lista de nombres de variables que puede usar: Seleccione en el campo Tipo de Documento, la operación que desea registrar con la instrucción contable, en el campo Tipo de Póliza, el tipo de póliza que se generará, en el campo Concepto puede escribir un concepto fijo para todas las pólizas, o seleccione una de las variables disponibles. Afectación Contable en Línea? Seleccione la opción Sí o No de acuerdo a sus necesidades. La afectación contable en línea permite que al momento que se dispare la contabilización de las pólizas automáticas, afecten los saldos de las cuentas contables y queden reflejadas dentro de la contabilidad. Si esta en No, hasta que consolide las pólizas, las cuentas contables serán afectadas. Registrar la Póliza de Cancelación Seleccione la opción más conveniente para usted Con la fecha del Documento Original o Con la fecha de Cancelación Qué hacer al cancelar la operación que generó una póliza automática? Puede elegir entre: Borrar la Póliza Original o bien, Generar Póliza Inversa para contrarrestar los movimientos efectuados. Para indicarle al sistema que hacer, dé clic en el menú Configuración/Tablas/Mantenimiento de Parámetros y en la sección de contabilidad seleccione la opción deseada. Si selecciona "Generar Póliza Inversa" indique con que fecha se generará dicha póliza. CONDICION_HACER_ MV Condiciones en Pólizas Automáticas En este campo podemos definir condiciones que nos permitan hacer pólizas de acuerdo a los datos de cada operación, por ejemplo si deseamos que cuando nos paguen a crédito tenga un comportamiento especial, y no elabore lo que dice algún renglón, en la columna "CODICION_HACER_MV" escribiría: :num_forma_pago: <> 998 donde 998 es el número de forma correspondiente a crédito y num_forma_pago es la variable que es sustituida por la forma de pago que se utilizó en cada operación. Constructor de expresiones Las condiciones se diseñan en el "Constructor de expresiones", el cual se abre, dando doble clic sobre este campo, en cada renglón de la instrucción que desea editar.
Cuenta a la que afecta En este campo indique que cuenta desea afectar, debe ser una cuenta afectable, puede usar variables para indicar que cuenta contable recibirá el cargo o el abono Si la cuenta contable maneja Unidad de Negocios o Departamentos Contables, deberá llenar también esos campos, también permite usar variables en estos datos. Cargo o Abono Escriba C para indicar cargo y A para abono. Importe Movimiento Indique la variable correspondiente al importe de ese renglón. Puede cambiar a negativo el importe habilitando la casilla En Negativo. Referencia Movimiento Para la referencia de ese renglón puede usar variables, o bien, escribir lo que desea que aparezca como referencia Concepto Indique el concepto del renglón, puede escribirlo, también puede incluir más de una variable, por ejemplo si desea como concepto el número del cliente y el concepto, quedaría: <numero_cliente> <concepto_docto> Una vez por Póliza Escriba N para No, o S para Si, depende del Importe Movimiento, generalmente cuando se contabilizan totales de la operación es S, ya que si le indica que No, el importe se multiplicará por la cantidad de renglones de la póliza.
Unidad de Negocio Mismo procedimiento que el campo Cuenta a la que afecta. Depto. Contable Mismo procedimiento que el campo Cuenta a la que afecta. Máscara Impresión de Instrucciones Contables Para consultar en pantalla o imprimir las instrucciones contables dé clic en el menú Contabilidad/ Pólizas/Pólizas Automáticas/Impresión de Instrucciones Contables. Seleccione las instrucciones que desea imprimir y de clic en el icono imprimir. Una vez que las instrucciones contables están elaboradas, al realizar operaciones donde estén relacionadas éstas, como ventas, compras de mercancía, pago a proveedores, etc. se empezarán a generar pólizas automáticas, siendo este tema el que se explica a continuación: Pólizas Automáticas Las pólizas Automáticas se generan a partir de instrucciones contables definidas por el usuario (generalmente el contador) y permiten que la contabilidad esté prácticamente a la par de las operaciones, evitando la recaptura de información y permitiendo que la información contable esté siempre actualizada y sea confiable, ya que éstas se están generando a partir de las mismas operaciones. Las pólizas automáticas deben cumplir con ciertos requisitos para poder contabilizarse. Cuando la instrucción contable está incorrecta o los datos de la operación no cumplen con estos requisitos, la póliza automática no se elabora. Los principales requisitos que deben cumplir son:
La póliza debe estar 'cuadrada', es decir la suma de cargos es igual a la suma de abonos. Las cuentas contables, unidades de negocio y departamentos contables, deben ser afectables. Deben afectarse en meses y ejercicios no cerrados. No se permiten pólizas en cero. Los Tipos de Pólizas son: Diario Automática (DA), Egresos Automática (EA), Ingresos Automática (IA), Orden Automática (OA) Impresión de Pólizas Automáticas Una vez que las pólizas han sido generadas pero que aún NO han sido consolidadas, puede consultarlas o imprimirlas dando clic en el menú Contabilidad/Pólizas/Pólizas Automáticas/Impresión de Pólizas Automáticas. Escriba los datos correspondientes a la póliza que desea consultar y de clic en el icono ver en pantalla o imprimir. Computadoras que generan Pólizas Automáticas Cuando se realiza una operación que tiene asignada una instrucción contable se genera una orden para generar la póliza, sin embargo, la póliza se genera hasta que una computadora que tiene activo el parámetro de generar pólizas automáticas dispara la contabilidad. Para ello, esta computadora debe tener activo el parámetro "Genera Pólizas Automáticas". Este parámetro se activa en el menú Configuración/Tablas/Estaciones de Trabajo. Foliado de Pólizas Automáticas Existen dos maneras de asignar números a las pólizas automáticas: Una es por mes y la otra por ejercicio, para configurar la opción que prefiera, dé clic en el menú Configuración/Tablas/Mantenimiento de Parámetros, en la pestaña de contabilidad. El formato de fecha que se usa en el constructor de expresiones es AAAA/MM/DD.
Consolidación de Pólizas Automáticas Si no está activa la afectación contable en línea (la opción Si seleccionada), entonces las pólizas se generan pero quedan en un estatus que no afecta la contabilidad y requiere que se consoliden. Esta opción juntará 'X número' de pólizas generadas de cada operación en una sola póliza. Para consolidar las pólizas dé clic en el menú Contabilidad/Pólizas/Pólizas Automáticas/Consolidación de Pólizas Automáticas. Seleccione la Sucursal, Tipo de Póliza y el período de las operaciones que desea consolidar. Seleccione los registros que desea consolidar y de clic en el botón Consolidar. Borrado de Pólizas Automáticas Las pólizas automáticas aún no consolidadas pueden ser borrarlas pero sus respectivas transacciones quedarán pendientes de contabilizar, por lo tanto sin póliza. Para que estas transacciones vuelvan a ser contabilizadas deberá reordenar la contabilidad. Vea Ordenar Contabilización de Documentos Pendientes Para borrar pólizas automáticas aún no consolidadas dé clic en el menú Contabilidad/ Pólizas/Pólizas Automáticas/Borrado de Pólizas Automáticas
Llene los datos correspondientes de la póliza a borrar. Realizar las operaciones del día a día Disparar la contabilidad 1.3 Menús que disparan la contabilidad unas vez creadas las instrucciones contables: Disparar la contabilidad significa que el sistema comenzará el proceso de elaboración de pólizas automáticas de todos los movimientos realizados y que están pendientes de su registro contable correspondiente. Para ello es necesario entrar y salir a alguno de los siguientes menús, no requiere hacer ninguna operación en ellos, con esta acción se disparará la contabilidad. Menús: Ventas/Facturación/Ventas de Mostrador Tesorería/Documentos/Facturas de Compras a Proveedores Contabilidad/Auditoría/Ordenar Contabilización de Documentos Pendientes Validar la información Reporte de Auditoría Contable El reporte de auditoría contable es un auxiliar para ayudar a encontrar posibles errores en la contabilidad. Por ejemplo: Cuentas contables que pueden estar mal clasificadas. Cuentas contables con naturaleza incorrecta. Pólizas descuadradas, No afectadas o No incorporadas. Transacciones no contabilizadas por error en la instrucción contable Transacciones contabilizadas en un mes diferente. Transacciones sin póliza contable. Pólizas automáticas sin una transacción correspondiente. Para sacar este reporte dé clic en el menú Contabilidad/Auditoria/Reporte de Auditoría Contable, seleccione las secciones que necesite y escriba el rango de fechas.
Consultar y analizar la información Consultas al Archivo Contable Consultas al archivo contable sirve para encontrar que Documento es la fuente de Pólizas Automáticas, cuando se tiene el tipo de póliza, la fecha y el número, o bien cuando se conocen los datos de la transacción podemos encontrar que Póliza Automática se generó. Para utilizar esta opción dé clic en el menú Contabilidad/Auditoría/ Consultas al Archivo Contable. Dependiendo de cómo vaya a realizar la consulta, entre a la pestaña de Póliza Documento, e indique los campos que se requieren para hacer la búsqueda y dé clic en el botón Consultar.
Reportes Para consultar y analizar la información generada durante el proceso de contabilidad se tienen los reportes del menú Contabilidad/Reportes, ya ahí, están divididos en tres categorías: financieros, auxiliares de movimientos y auxiliares de saldos. Se han escrito definiciones de los reportes principales para explicar su función. El resto de las definiciones de los reportes se derivan de éstas. Reportes Financieros Balance General: muestra el estado financiero de una empresa en un momento determinado. Para poder reflejar dicho estado, el balance muestra contablemente los activos, los pasivos y la diferencia entre éstos. Balance General x Unidad de Negocio Balance General x Departamento Estado de Resultados: muestra ordenada y detalladamente la forma de cómo se obtuvo el resultado del ejercicio durante un periodo determinado. Estado de Resultados x Unidad de Negocio Estado de Resultados x Departamento Mantenimiento Formato Estado de Resultados Reportes Auxiliares de Movimientos Libro Diario: es un libro contable donde se registran todas las transacciones realizadas por una empresa. Libro Mayor: controla en forma individual los cargos y abonos de cada cuenta según las operaciones registradas en el libro diario Balanza de Comprobación: es un instrumento financiero que se utiliza para visualizar la lista del total de los débitos y de los créditos de las cuentas, junto al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). Balanza de Comprobación x Unidad de Negocio Balanza de Comprobación x Departamento Auxiliar de Movimientos a Cuentas: los auxiliares son los registros en donde se realiza el análisis o detalle de las cuentas colectivas. El análisis que se realiza de las cuentas colectivas es para conocer en forma detallada los movimientos que integran una cuenta de mayor. Auxiliar de Movimientos a Unidades de Negocio Auxiliar de Movimientos a Departamentos Auxiliar de Saldos y Movimientos x Unidad de Negocio Auxiliar de Saldos y Movimientos x Departamento Reportes Auxiliares de Saldos Saldos Diarios x Cuenta Saldos Diarios x Unidad de Negocio Saldos Diarios x Departamento Saldos Mensuales x Cuenta Saldos Mensuales x Unidad de Negocio Saldos Mensuales x Departamento Reporte Tabular de Saldos x Cuenta Reporte Tabular de Saldos x Unidad de Negocio Reporte Tabular de Saldos x Departamento Saldos de Cuentas Saldos por Cuenta y Unidad de Negocio Saldos por Cuenta y Departamento