Código: MP TES CO Hoja: Página 1 de 75 Revisión: 00 Fecha de actualización: 31/08/2010 DE LA
ÍNDICE 1. Introducción 3 Pág. 2. Marco Jurídico 5 3. Políticas y Lineamientos Generales 7 4. Lista Maestra de Documentos 8 5. Descripción de Procedimientos 9 DE LA Página 2 de 83
1. INTRODUCCIÓN Con el fin de promover el desarrollo administrativo y contribuir al fortalecimiento, la mejora y operación institucional en la Administración Pública Municipal, se establece el presente Manual de Procedimientos como un instrumento de información, orientador y de apoyo, en el que se consigna en forma metódica el funcionamiento interno de la Dirección, describiendo las operaciones que deben seguirse así como los puestos responsables de su ejecución, cuidando que se atienda la Visión Municipal e Institucional. Así, además de constituirse como un instrumento de información, consulta e inducción a los procedimientos de la Coordinación, este Manual permite compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se efectúan, los órganos que intervienen y los formatos que se utilizan para la realización de las actividades institucionales; establecer y uniformar formalmente los métodos y técnicas de trabajo que deben seguirse para la realización de las actividades, buscando evitar su alteración arbitraria; controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo; aumentar la eficiencia de los colaboradores, al precisarles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo; facilitar la comprensión de los canales de comunicación, las labores de auditoría y de evaluación del control interno; transparentando de esta manera las actividades que se desarrollan en el Municipio de Benito Juárez. La estructura del Manual comprende la descripción de los siguientes apartados fundamentales: El marco jurídico que da sustento a las funciones de la Dirección, sus políticas y lineamientos generales de actuación, así como la descripción de los procedimientos de ésta. DE LA Página 3 de 83
Es importante considerar que el presente documento requiere de actualización en la medida que se presenten modificaciones en la normatividad establecida, en la estructura orgánica del área o en cualquier aspecto que influya en la operatividad de la misma, construyéndose de esta manera una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos. DE LA Página 4 de 83
2. MARCO JURÍDICO 1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Articulo 115, Fracción IV, inciso a). Periódico Oficial Federal: 5 de Febrero de 1917. última reforma 12 de Febrero 2007. 2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Quintana Roo, Artículos 145,146 y 160, Fracción II. Periódico Oficial Estatal: 12 de Enero de 1975. última reforma 28 de Mayo del 2004. 3. Código Fiscal Municipal, Articulo 32, Fracciones I, XI Periódico Oficial Estatal, 15 de Diciembre de 1997. 4. Ley de los Municipios del Estado de Quintana Roo. articulo 125. Fracción I, V, VI, IX, XIII, XV, Y XIX. Periódico Oficial Estatal 15 de Marzo de 1990. 5. Ley de responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado de Quintana Roo. Articulo 47. Fracción I XXIX. del Periódico Oficial Estatal, 30 de Septiembre del 2002. 6. Ley de deuda Pública del Estado de Quintana Roo, del periódico Oficial Estatal. Del 18 de Diciembre de 1998. 7. Ley de Hacienda de los Municipios del Estado de Quintana Roo. del periódico Oficial Estatal. 16 de Diciembre del 2003. 8. Ley del Órgano Superior de Fiscalización del Estado de Quintana Roo, periódico Oficial Estatal, 16 de Diciembre del 2003. DE LA Página 5 de 83
9. Ley del Presupuesto y Contabilidad y Gasto Público del Estado de Quintana Roo. Articulo 56 62. Periódico Oficial, 16 de Diciembre de 1993. 10.Ley de Ingresos del Municipio de Benito Juárez, para el Ejercicio Fiscal 2009. 11.Ley del Presupuesto de Egresos del Gobierno del Estado de Quintana Roo. 12.Reglamento Interior del Ayuntamiento del Municipio de Benito Juárez Quintana Roo. Articulo 18, periódico Oficial Estatal. 28 de Enero de 1988. 13.Bando de Gobierno y Policía de Municipio de Benito Juárez Quintana Roo. Articulo 147, Fracción VIII, IX, XVI, XVIII, XXV Y XXVIII, Periódico Oficial Estatal, 25 de Abril 2006. 14.Reglamento Orgánico de la Administración Pública Centralizada del Municipio de Benito Juárez. Capitulo V, artículo 35, Fracción XVII de la Tesorería Municipal. 15.Reglamento Interno de la Tesorería Municipal. Capítulo V, artículos 18 y 19 Periódico oficial Estatal, 12 de Mayo 2009 Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos DE LA Página 6 de 83
3. POLÍTICAS Y LINEAMIENTOS GENERALES 1. El presente manual de procedimientos de aplicación general a la dirección de contabilidad de la Tesorería del Municipio de Benito Juárez 2. EL Director de Contabilidad será el responsable del cumplimiento de los procesos y objetivos establecidos en el mismo. 3. Cumplir con las fechas de entrega y plazos establecidos para el registro de operaciones, proceso de Estados Financieros y su publicación, así como para la entrega física de la Cuenta Pública. 4. Toda actualización y/o modificación estará sujeta a la autorización del Director de Contabilidad, Tesorero Municipal y Director del Instituto Municipal de Desarrollo Administrativo e Innovación de este Municipio. DE LA Página 7 de 83
5. LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS CÓDIGO VERSIÓ N NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO DIRECCION DE FECHA DE LA ÚLTIMA EMISIÓN P TES CO 001 00 P TES CO 002 00 P TES CO 003 00 P TES CO 004 00 P TES CO 005 00 Procedimiento de Revisión y Autorización de Pólizas de Diario y Cheques. Procedimiento de Revisión y Autorización de Pólizas de Ingresos. Procedimiento de Revisión y Autorización de Nominas y Finiquitos. Procedimiento de Registro de Operaciones Ramo 20 y Ramo 33. Procedimiento de Elaboración de Conciliaciones Bancarias. 31/08/2010 31/08/2010 31/08/2010 31/08/2010 31/08/2010 P TES CO 006 00 Procedimiento de Registro de Deuda Pública. 31/08/2010 P TES CO 007 00 Procedimiento de Registro de Convenios IMSS. 31/08/2010 P TES CO 008 00 Procedimiento de Auditoria. 31/08/2010 P TES CO 009 00 Procedimiento de Emisión de Estados Financieros. 31/08/2010 P TES CO 010 00 Procedimiento de Comprobación de Nóminas 31/08/2010 P TES CO 011 00 Procedimiento de Glosa y Archivo 31/08/2010 P TES CO 012 00 Procedimiento de Digitalización de Cuenta Pública 31/08/2010 P TES CO 013 00 Procedimiento de Entrega de Activo Fijo 31/08/2010 P TES CO 014 00 Procedimiento de Entrega de Cuenta Pública. 31/08/2010 P TES CO 015 00 Procedimiento Administrativo de Adquisiciones. 31/08/2010 P TES CO 016 00 Procedimiento Administrativo de Fondo Revolvente y Reembolso de Gastos. 31/08/2010 P TES CO 017 00 Procedimiento de Gastos por Comprobar. 31/08/2010 P TES CO 018 00 Procedimiento de Recepción. 31/08/2010 DE LA Página 8 de 83
MUNICIPIO DE BENITO JUAREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE REVISION Y AUTORIZACION DE POLIZAS DE DIARIO Y CHEQUES Código: P TES CO 01 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: Estados Financieros y Registro Contable de Operaciones 1.0 OBJETIVO Revisar y autorizar las pólizas de diario y cheques que se generan de las operaciones financieras del Municipio y verificar que estas se afecten correctamente a la contabilidad Municipal. Así como asegurar que se cumplan los objetivos planteados en el mismo. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al departamento de Estados Financieros y Registro Contable de Operaciones, y a toda persona integrante del mismo. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de Estados Financieros y Registros Contables 3.1.1 Es responsable de la aplicación y seguimiento de las actividades implicadas en el procedimiento. 3.1.2 Es responsable de validar, corregir y autorizar las pólizas de diario, ingresos y egresos. 3.1.3 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. 3.1.4 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. 3.2 Dirección de Egresos 3.2.1 Es responsable de realizar las aclaraciones pertinentes. DE LA Página 9 de 83
Código: : P TES CO 01 3.3 Auditoria Interna 3.3.1 Es responsable de la revisión de soportes documentales de las pólizas de diario y pólizas de egresos. 4.0 DEFINICIONES 4.1 SIMCOPRE Sistema Integral Municipal de Contabilidad y Presupuesto. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio. La dirección de egresos genera documentación soporte de los pagos y operaciones del municipio y envía a contabilidad. 2 Encargado de estados financieros y registros contables 3 Encargado de estados financieros y registros contables. 4 Encargado de estados financieros y registros contables Recibe las pólizas de diario y de cheques enviadas mediante oficio, revisa que se encuentren completas, firma de recibido y entrega acuse. Revisión consecutiva de pólizas de cheques y diario, así como de registros contables y soportes documentales. Si es correcto ingresa al sistema SIMCOPRE, localiza las pólizas, selecciona y autoriza su afectación contable. Si es incorrecto regresa a la dirección de egresos par su aclaración. 5 Fin del proceso Una vez aplicadas las pólizas en el sistema de contabilidad turna al departamento de auditoria para su revisión. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin Registros. 7.0 REGISTROS 7.1 D TES CO 01 Diagrama de flujo de revisión y autorización de pólizas de diario y de cheques. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 Fecha de Actualización DE LA Página 10 de 83
Código: : P TES CO 01 DE LA Página 11 de 83
Código: : P TES CO 02 MUNICIPIO DE BENITO JUAREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE REVISION Y AUTORIZACION DE POLIZAS DE INGRESOS Código: P TES CO 002 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De Ingresos y Recaudación de Zofemat 1.0 OBJETIVO Validar y autorizar los ingresos municipales se apliquen en tiempo y forma a la contabilidad, y al mismo tiempo que se integren los documentos que los amparan a la cuenta pública municipal. Así como asegurar que se cumplan los objetivos planteados. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al departamento de ingresos y de recaudación ZOFEMAT, y a toda persona integrante del mismo. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de Ingresos y Recaudación ZOFEMAT 3.1.1 Es responsable de documentar los recibos oficiales, concentrados y fichas de depósito en original y copia. 3.1.2 Es responsable de revisar, validar y determinar diferencias y correcciones en los registros de las pólizas de ingresos respectivamente. 3.1.3 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. 3.1.4 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. 3.2 Encargado de Estados Financieros y Registros Contables 3.2.1 Es responsable de validar y autorizar las pólizas que se generan de ingresos. DE LA Página 12 de 83
Código: : P TES CO 02 3.3 Dirección de Ingresos 3.3.1 Es responsable de realizar las aclaraciones pertinentes a la dirección de contabilidad. 3.4 Auxiliar de Ingresos 3.4.1 Es responsable de llevar a cabo el foliado de recibos oficiales, pólizas, y fichas de depósito originales y copias así como del archivo de los mismos. 4.0 DEFINICIONES 4.1 SIAM Sistema Integral de Administración Municipal 4.2 SIMCOPRE Sistema Integral Municipal de Contabilidad y Presupuesto 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio. La dirección de ingresos genera los registros de los ingresos recaudados diariamente, elabora anteproyectos de registro en el sistema SIAM, y envía a contabilidad. 2 Encargado de Recibe de ingresos recibos oficiales de la recaudación diaria, ingresos y anteproyectos de pólizas de ingresos con copia de fichas de recaudación depósitos, concentrados generales de recaudación diaria con fichas Zofemat 3 Encargado de ingresos y recaudación Zofemat. 4 Encargado de ingresos y recaudación Zofemat 5 Encargado de ingresos y recaudación Zofemat. 6 Encargado de estados financieros y registros contables de depósitos originales. Valida físicamente los registros de bancos con fichas de depósitos. Valida registros del anteproyecto del sistema SIAM vs. registros contables de las pólizas del sistema SIMCOPRE y verifica que las aplicaciones se hayan realizado a las cuentas contables correctas. En caso de errores y omisiones acude con el encargado de recaudación de ingresos a realizar las aclaraciones y correcciones aplicables y realiza pólizas de reclasificación. Turna pólizas validadas al encargado de estados financieros para su autorización y afectación contable a los estados financieros. 7 Auxiliar de ingresos Turna recibos oficiales y toda la documentación soporte de los ingresos al auxiliar de ingresos para foliar consecutivamente, DE LA Página 13 de 83
Paso Responsable Descripción de la Actividad archive y realice inventario para su integración a la cuenta pública. 8 Fin del proceso. Se rotulan las cajas de archivo para la integración a la cuenta pública. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registros. 7.0 REGISTROS 7.1 D TES CO 02 Diagrama de flujo de revisión y autorización de pólizas de ingresos 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA Página 14 de 83
Código: : P TES CO 02 DE LA Página 15 de 83
Código: : P TES CO 03 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUIINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE REVISION Y AUTORIZACION DE NOMINAS Y FINIQUITOS Código: P TES CO 003 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De Nóminas y Finiquitos 1.0 OBJETIVO Validar y aplicar contablemente las nóminas del personal que labora en el municipio, así como asegurar el registro correcto y oportuno de los movimientos de personal que afectan el capítulo 1000. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al departamento de nominas y finiquitos y a todo el personal que lo integra. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de revisión de Nóminas y Finiquitos 3.1.1 Es responsable de codificar y conciliar los registros de la importación de las nóminas. 3.1.2 Es responsable de elaborar pólizas de diario de las correcciones que se generen respecto a las nóminas. 3.1.3 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. 3.1.4 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. 3.1.5 Es responsable de la aplicación y seguimiento de las actividades implicadas en el procedimiento. 3.2 Encargado de Estados Financieros y Registros Contables DE LA Página 16 de 83
Código: : P TES CO 03 3.2.1 Es responsable de validar y autorizar las pólizas que se generan en cuanto a las nóminas. 3.3 Departamento de Glosa 3.3.1 Es responsable de procesar la glosa de nóminas para su integración a la cuenta pública. 3.4 Recursos Humanos 3.4.1 Es responsable de realizar las aclaraciones de los registros de las nóminas y emitir reportes que se requieran. 4.0 DEFINICIONES 4.1 SIMCOPRE Sistema Integral Municipal de Contabilidad y Presupuesto. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio. La dirección de recursos humanos genera los reportes concentrados de las nóminas y compensaciones quincenales del personal de base, confianza y de lista de raya que labora en el municipio, y envía a contabilidad para su aplicación. 2 Encargado de revisión de nóminas y finiquitos 3 Encargado de revisión de nóminas y finiquitos 4 Encargado de revisión de nóminas y finiquitos 5 Dirección de recursos humanos 6 Encargado de revisión de nóminas y finiquitos Recibe los concentrados de nóminas y compensaciones del personal del Municipio de base, confianza y eventuales. Valida y codifica los concentrados de sueldos y compensaciones, de deudores diversos y prestamos personales según el tipo de gasto. Realiza las correcciones y aclaraciones en la dirección de recursos humanos y aplica las pólizas de reclasificación que procedan. Realiza importación de pólizas de nóminas al sistema SIMCOPRE Valida e imprime pólizas de registros contables y los firma DE LA Página 17 de 83
Paso Responsable Descripción de la Actividad 7 Encargado de estados financieros y registros contables 8 Encargado de revisión de nóminas Turna pólizas y soportes al encargado de estados financieros y registro contable para que realice autorización y afectación contable a los estados financieros. Cancela saldos de las cuentas de bancos (dispersiones electrónicas) y finiquitos 9 Fin del proceso. Turna pólizas y soportes al departamento de glosa para su integración a la cuenta pública. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registros 7.0 REGISTROS 7.1 D TES CO 03 Diagrama de flujo de Revisión y Autorización de Nóminas y Finiquitos 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA Página 18 de 83
Código: : P TES CO 03 DE LA Página 19 de 83
Código: : P TES CO 04 DE LA Página 20 de 83
MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE OPERACIONES RAMO 20 Y RAMO 33 Código: P TES CO 004 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De Estados Financieros y Registro Contable de Operaciones 1.0 OBJETIVO Registrar contablemente las operaciones realizadas con recursos federales del Ramo 20 y Ramo 33, de acuerdo a los lineamientos aplicables a estos recursos. Así como asegurar se cumplan los objetivos planteados en el mismo. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al departamento de estados financieros y registro contable de operaciones, y a toda persona integrante del mismo. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Auxiliar Contable 3.1.1 Es responsable de recepcionar la documentación en consecutivo y el registro contable de los pasivos en pólizas diario y de los registros de las pólizas cheques de Ramo 20 y Ramo 33. 3.1.2 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. 3.1.3 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. 3.2 Encargado de Estados Financieros y Registros Contables 3.2.1 Es responsable de autorizar los registros contables de las pólizas que se generan de Ramo 20 y Ramo 33 Código: : P TES CO 04 DE LA Página 21 de 83
3.3 Unidad de Seguimiento Financiero 3.3.1 Es responsable de realizar las aclaraciones que competen a Ramo 20 y Ramo 33. 4.0 DEFINICIONES 4.1 SIMCOPRE Sistema Integral Municipal de Contabilidad y Presupuesto. 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio. La unidad de seguimiento financiero genera pagos realizados con recursos federales, y anexa la documentación soporte de los pagos y operaciones del Ramo 20 y Ramo 33 y son enviadas a contabilidad. 2 Auxiliar contable Recibe las pólizas de cheques enviadas mediante oficio, revisa que se encuentren completas, firma de recibido y entrega acuse. 3 Auxiliar contable Revisión consecutiva de pólizas de cheques originales, y soportes documentales que se reciben en copia. 4 Auxiliar contable Si no está completa la documentación realiza las aclaraciones pertinentes en la unidad de seguimiento financiero. 5 Auxiliar contable Si es correcto ingresa al sistema SIMCOPRE, realiza la captura de los registros contables de provisiones y pólizas de egresos. 6 Fin del proceso Una vez capturadas las pólizas en el sistema de contabilidad turna al encargado de estados financieros para su autorización de los registros contables. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registros 7.0 REGISTROS 7.1 D TES CO 004 Diagrama de flujo de registro de operaciones Ramo 20 y Ramo 33 DE LA Página 22 de 83
Código: : P TES CO 04 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA Página 23 de 83
Código: : P TES CO 04 DE LA Página 24 de 83
Código: : P TES CO 05 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUIINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE CONCILIACIONES BANCARIAS Código: P TES CO 005 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De Conciliaciones Bancarias y Ramo 33. 1.0 OBJETIVO Asegurar la elaboración de las conciliaciones bancarias en el mes correspondiente, y mantener un mínimo de partidas en conciliación. Así como asegurar que se cumplan los objetivos planteados en el mismo. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al departamento de conciliaciones bancarias, y a toda persona integrante del mismo. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de Conciliaciones Bancarias 3.1.1 Es responsable de elaborar los registros de comisiones, intereses y rendimientos de las diferentes cuentas bancarias. 3.1.2 Es responsable de conciliar los saldos bancarios contra los saldos contables y del llenado de los formatos de las conciliaciones cada mes. 3.1.3 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. 3.1.4 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. 3.2 Encargado de estados financieros y registros contables DE LA Página 25 de 83
3.2.1 Es responsable de validar y autorizar las aplicaciones contables en las pólizas que se generan en cuanto a las conciliaciones bancarias. Código: : P TES CO 05 3.3 Director de Contabilidad 3.3.1 Es responsable de autorizar y firmar la documentación de las conciliaciones bancarias. 3.4 Departamento de Glosa 3.4.1 Es responsable de recibir los expedientes de conciliaciones bancarias para la integración a la cuenta pública. 4.0 DEFINICIONES 4.1 No aplica 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio. La dirección de egresos genera los estados de cuenta bancarios mensuales y envía a contabilidad. 2 Encargado de conciliaciones bancarias. 3 Encargado de conciliaciones bancarias. 4 Encargado de conciliaciones bancarias. 5 Encargado de estados financieros. 6 Encargado de conciliaciones bancarias. 7 Encargado de conciliaciones bancarias. 8 Encargado de conciliaciones bancarias. Recibe los oficios de entrega de estados de cuentas, fichas de depósitos, fichas de cobro, generadas en el mes. Verifica que le hayan entregado todos los estados de cuenta que se encuentran dados de alta en el catálogo. Elabora registros contables de comisiones bancarias, intereses, rendimientos e impuestos, de las diversas cuentas. Turna registros al encargado de estados financieros para que los autorice y afecte contablemente en el sistema. Imprime auxiliares de bancos y concilia los movimientos contables contra los movimientos reflejados en los estados de cuentas. Realiza en hoja de cálculo formato de conciliación bancaria de cada cuenta. Una vez que se concluye y revisa la conciliación bancaria la firma y turna al director de contabilidad para que le de visto bueno. 9 Fin del proceso Turna los expedientes en copia de las conciliaciones bancarias al departamento de glosa para que integren a la cuenta pública mensual. DE LA Página 26 de 83
Código: : P TES CO 05 5.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registros. 7.0 REGISTROS 7.1 Formatos de procedimiento de Elaboración de Conciliaciones Bancarias 7.1.1 F TES CO 001 Formato Carátula 7.1.2 F TES CO 002 Formato Cheques en tránsito 7.1.3 F TES CO 003 Formato Cargos bancarios no identificados 7.1.4 F TES CO 004 Formato Cheques pagados no contabilizados 7.1.5 F TES CO 005 Formato Depósitos en tránsito 7.1.6 F TES CO 006 Formato Abonos del banco no identificados 7.2 D TES CO 005 Diagrama de flujo de elaboración de conciliaciones bancarias. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA Página 27 de 83
Código: : P TES CO 05 DE LA Página 28 de 83
Código: : P TES CO 06 DE LA Página 29 de 83
MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE LA DEUDA PUBLICA Código: P TES CO 006 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De la Deuda Publica y Participaciones 1.0 OBJETIVO Asegurar el registro contable y presupuestal de las deudas a largo plazo, contraídas por el municipio y proporcionar saldos reales en el momento que se requiera. Así como asegurar se cumplan los objetivos planteados. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al departamento de deuda pública y participaciones y a todo el personal integrante del mismo. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de la Cuenta Pública 3.1.1 Es responsable de validar los estados de cuenta del fideicomiso contra las cuentas bancarias que corresponden a la deuda pública municipal. 3.1.2 Es responsable de elaborar y registrar los movimientos contables en pólizas diario de la deuda pública. 3.1.3 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. 3.1.4 Es responsable de elaborar el informe de la deuda pública. 3.1.5 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. 3.2 Encargado de Estados Financieros y Registros Contables Código: : P TES CO 06 DE LA Página 30 de 83
3.2.1 Es responsable de validar y autorizar las pólizas que se generan de la deuda pública. 3.3 Dirección de Planeación 3.3.1 Es responsable de solicitar las aclaraciones que nos competen. 3.4 Asistente de Dirección 3.4.1 Es responsable de elaborar oficio del informe de la deuda pública y el envío por fax a Chetumal. 4.0 DEFINICIONES 4.1 No aplica 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio. La dirección de contabilidad solicita el envió de los estados de cuentas mensuales de los fideicomisos de la deuda publica municipal contratada con banco BANORTE y BANOBRAS a la dirección General de Planeación Municipal. 2 Encargado de la deuda pública Recibe los oficios de entrega de estados de cuentas mensuales y verifica que los soportes sean los necesarios para realizar los 3 Encargado de la deuda pública 4 Encargado de la deuda pública 5 Encargado de Estados Financieros registros Valida la información de los créditos del fideicomiso contra los estados de cuenta de banco BANORTE y BANOBRAS, los cuales deben coincidir con el estado de cuenta del banco SANTANDER Elabora registros contables de los intereses generados en póliza de diario y en caso de haber diferencias se realizan aclaraciones en la dirección general de planeación. Turna registros al encargado de estados financieros para que los autorice y afecte contablemente en el sistema. 6 Fin del proceso Elabora informe mensual y estado de cuenta de contabilidad de ambos créditos y se envía a la dirección de finanzas en la ciudad de Chetumal. Código: : P TES CO 06 DE LA Página 31 de 83
6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registros 7.0 REGISTROS 7.1 F TES CO 001 Formato de informe mensual de la deuda pública municipal. 7.2 D TES CO 006 Diagrama de flujo de registro de la deuda pública. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez DE LA Página 32 de 83
Código: : P TES CO 06 DE LA Página 33 de 83
Código: : P TES CO 07 DE LA Página 34 de 83
MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE CONVENIOS IMSS Código: P TES CO 007 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De la Deuda Pública y Participaciones 1.0 OBJETIVO Asegurar el registro contable y presupuestal de las deudas a largo plazo y de los pagos y convenios con el IMSS contraídas por el municipio y proporcionar saldos reales en el momento que se requiera. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al departamento de deuda pública y participaciones ya todo integrante del mismo. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de la cuenta pública 3.1.1 Es responsable de validar los pagos de cuotas obrero patronales y conciliar contra las cuentas contables de impuestos por pagar. 3.1.2 Es responsable de elaborar las pólizas diario en el sistema de contabilidad los movimientos contables que correspondan. 3.1.3 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. 3.1.4 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. 3.2 Encargado de estados financieros y registros contables 3.2.1 Es responsable de validar y autorizar las pólizas que se generan en cuanto a las cuotas obrero patronales de impuestos por pagar. Código: : P TES CO 07 DE LA Página 35 de 83
3.3 Dirección de Recursos Humanos 3.3.1 Es responsable de solicitar las aclaraciones y las transferencias presupuestales correspondientes. 3.4 Departamento de Glosa 3.4.1 Es responsable de recibir las pólizas con soporte para su proceso e integración a la cuenta pública. 4.0 DEFINICIONES 4.1 SIMCOPRE Sistema Integral Municipal de Contabilidad y Presupuesto 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio. La dirección de recursos humanos envía el oficio del pago de cuotas obreros patronales del IMSS, INFONAVIT Y SISTEMA DE AHORRO PARA EL RETIRO. 2 Encargado de deuda pública 3 Encargado de deuda pública 4 Encargado de deuda pública 5 Encargado de estados financieros Recibe los oficios de entrega de la información y concilia la información contenida en el oficio contra la información afectada vía pólizas de nominas y reflejada en la cuenta de impuestos por pagar Una vez revisada la documentación soporte se solicita a recursos humanos una transferencia presupuestal y este lo tramita en la dirección financiera. Elabora registros contables en pólizas de diario en el sistema SIMCOPRE. Turna las pólizas de registros contables al encargado de estados financieros para que los autorice en el sistema. 6 Fin del proceso Se entrega las pólizas al departamento de glosa para su proceso. DE LA Página 36 de 83
Código: : P TES CO 07 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registro 7.0 REGISTROS 7.1 D TES CO 007 Diagrama de flujo de convenios de IMSS 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez Código: : P TES CO 07 DE LA Página 37 de 83
DE LA Página 38 de 83
Código: : P TES CO 08 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA Código: P TES CO 008 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De Glosa 1.0 OBJETIVO Revisar que las pólizas de diario y de cheques generadas, se encuentren debidamente soportadas y registradas, emitir mensualmente la cédula de observaciones encontradas y turnar a las direcciones correspondientes. Así como asegurar se cumplan los objetivos planteados en el mismo. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al departamento de estados financieros y registro contable de operaciones. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de Auditoria 3.1.1 Es responsable de que se realice la cédula de las observaciones por faltas u omisiones en las pólizas de diario y de egresos. 3.1.2 Es responsable de la revisión de los soportes documentales de las pólizas diario y egresos de acuerdo con los lineamientos municipales. 3.1.3 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. 3.1.4 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. DE LA Página 39 de 83
Código: : P TES CO 08 3.2 Encargado de estados financieros y registros contables 3.2.1 Es responsable de turnar las pólizas diario y cheques autorizados en el sistema de contabilidad para la revisión de los documentos. 3.3 Departamento de Glosa 3.3.1 Es responsable de recibir las pólizas con soporte para su proceso e integración a la cuenta pública. 3.4 Asistente de dirección 3.4.1 Es responsable de elaborar el oficio para el envío de las observaciones. 4.0 DEFINICIONES 4.1 No aplica 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio. El encargado de estados financieros y registros contables, turna pólizas de diario y de cheques, mismas que ya fueron autorizadas en el sistema. 2 Departamento de Auditoria. Recibe las pólizas de diario y egresos. 3 Departamento de Auditoria. 4 Departamento de Auditoria. 5 Encargado de Estados Financieros 6 Subdirector de Unidad de Cuenta Pública y Glosa 7 Asistente de Dirección Revisar los documentos faltantes de cada uno de los gastos de acuerdo a los lineamientos establecidos para el control del gasto. Realiza en hoja de cálculo las observaciones detalladas de los faltantes de documentos que deben anexarse a cada gasto. Realiza las aclaraciones respectivas con el encargado de estados Financieros. Revisa y autoriza la hoja de cálculo con las registradas. observaciones Elabora oficio y turna al director para firma de autorización para el envío de las observaciones a las direcciones respectivas 8 Fin del proceso El encargado de la revisión entrega diariamente al departamento de glosa todas las pólizas revisadas y verificadas y que han cumplido DE LA Página 40 de 83
Paso Responsable Descripción de la Actividad con la normatividad del gasto público. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registros 7.0 REGISTROS 7.1 Formatos de Procedimiento de Auditoria 7.1.1 F TES CO 001 Formato de cédula de observaciones de glosa de pólizas de diario 7.1.2 F TES CO 002 Formato de cédula de observaciones de glosa de pólizas de egresos 7.2 D TES CO 008 Diagrama de flujo de auditaría 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA Página 41 de 83
Código: : P TES CO 08 DE LA Página 42 de 83
Código: : P TES CO 09 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE EMISION DE ESTADOS FINANCIEROS Código: P TES CO 009 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De Estados Financieros y Registro Contable de Operaciones 1.0 OBJETIVO Emitir mensualmente los Estados Financieros del Municipio: Estado de Resultados, Balance General y Estado de Origen y Aplicación de Recursos y que estos cumplan con los lineamientos establecidos por el propio municipio. Así como asegurar que se cumplan los objetivos planteados en el mismo. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al departamento de estados financieros y registro contable de operaciones. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de Estados Financieros y Registros Contables 3.1.1 Es responsable de generar el proceso de emisión de los estados financieros mensualmente e informar al director de contabilidad. 3.1.2 Es responsable de revisar y depurar saldos para reflejar correctamente los informes financieros del Municipio. 3.1.3 Es responsable de elaborar el Estado de Origen y aplicación de recursos y actualización de proveedores cada mes. DE LA Página 43 de 83
3.1.3 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. Código: : P TES CO 09 3.1.5 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. 3.2 Subdirector de Unidad de Cuenta Pública y Glosa 3.2.1 Es responsable de procesar los Estados Financieros para su publicación y envío correspondiente. 3.3 Asistente de dirección 3.3.1 Es responsable de fotocopiar y elaborar oficios para la entrega de los Estados Financieros correspondientes. 4.0 DEFINICIONES 4.1 SIMCOPRE Sistema Integral Municipal de Contabilidad y Presupuesto 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio. El encargado de estados financieros y registros contables, autoriza en el sistema de contabilidad todas las operaciones del mes y su afectación contable. 2 Encargado de Estados Financieros. 3 Encargado de Estados Financieros. 4 Encargado de Estados Financieros. 5 Encargado de Estados Financieros. 6 Encargado de Estados Financieros. Corre el proceso de emisión de estados financieros en el sistema SIMCOPRE. Imprime estados y reportes financieros para revisión y visto bueno del director de contabilidad En caso de aclaraciones revisa y depura saldos contables. y cuentas Genera nuevamente informes y elabora el Estado de Origen y aplicación de Recursos y actualiza el informe de proveedores. Procesa el cierre mensual en el sistema SIMCOPRE e imprime reportes finales. 7 Diligenciero Recupera firmas del director de ingresos, director de egresos y tesorero municipal DE LA Página 44 de 83
Paso Responsable Descripción de la Actividad 8 Asistente de dirección 9 Asistente de dirección 10 Asistente de dirección 11 Subdirector de Unidad de Cuenta Pública y Glosa Recibe estados financieros originales firmados; uno turna a glosa para integrar a la cuenta pública del mes y uno para el archivo de la dirección. Elabora 6 juegos de copias y entrega a sindicatura municipal, tesorería, contraloría, dirección de ingresos, dirección de egresos y dirección financiera. Elabora 20 juegos del reporte de evolución de proveedores y envía a la dirección financiera. Elabora estados financieros para su publicación y envía a presidencia y tesorería para ser firmados. 12 Fin de proceso Asistente de dirección elabora oficio para enviar la información digital (CD) a la dirección de comunicación social para su publicación en los periódicos y página de Internet del Municipio. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registros. 7.0 REGISTROS 7.1 Formatos de Procedimiento de Emisión de Estados Financieros 7.1.1 F TES CO 001 Formato de Estado de Origen y Aplicación de Recursos para su publicación. 7.1.2 F TES CO 002 Formato de Balance General para su publicación. 7.2 D TES CO 009 Diagrama de Flujo de Emisión de Estados Financieros. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA Página 45 de 83
Código: : P TES CO 09 DE LA Página 46 de 83
Código: : P TES CO 10 DE LA Página 47 de 83
MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE COMPROBACION DE NOMINAS Código: P TES CO 010 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De Glosa 1.0 OBJETIVO Asegurar el control de los archivos de recibos y concentrados de nóminas, cuadrarlos de acuerdo a lo pagado y realizar la integración y comprobación a las unidades correspondientes. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al auxiliar de nóminas y finiquitos y a toda persona asignada para realizar esta actividad. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Caja general de Egresos 3.1.1 Es responsable de entregar la comprobación de las nóminas quincenalmente. 3.2 Auxiliar de Nóminas 3.2.1 Es responsable de recepcionar los recibos y listados de nóminas quincenalmente pagados con recursos municipales y de Fortamun 3.2.2 Es responsable de realizar arqueo, validar, foliar y archivar la documentación de los mismos. 3.2.3 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. 3.2.4 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. Código: : P TES CO 10 DE LA Página 48 de 83
3.3 Asistente de Dirección 3.3.1 Es responsable de elaborar los oficios de los inventarios de las nóminas para su entrega correspondiente. 3.4 Departamento de Glosa 3.4.1 Es responsable de recibir los recibos de nóminas del municipio debidamente archivados, para su integración a la cuenta pública del mes que correspondan. 4.0 DEFINICIONES 4.1 FORTAMUN Fortalecimiento Municipal 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio. Caja general de la dirección de egresos nos entrega la comprobación de nóminas pagadas quincenalmente del todo el personal del municipio (recibos y listados ) 2 Auxiliar de nóminas Recepciona la documentación física de las nóminas por parte de la caja general de egresos y listados de sueldos de la dirección de recursos humanos. 3 Auxiliar de nóminas Realiza arqueo de recibos originales, los valida e integra por dirección. 4 Auxiliar de nóminas Verifica que no halla faltantes, en caso de haber, solicita a la caja general de egresos la entrega de los mismos. 5 Auxiliar de nóminas Realiza foliado, archiva y realiza inventario de recibos de pagos, para integrar a la cuenta pública del mes en curso. 6 Auxiliar de nóminas Separa archivos de pagos realizados con recursos del Ramo 33 FORTAMUN, (personal de Seguridad Publica, Transito y Bomberos) y realiza inventario. 7 Asistente de dirección Turna inventario a la asistente de dirección para elaborar oficios de entrega a la dirección de Planeación Municipal, las nóminas pagadas con recursos de FORTAMUN, y los pagados con recursos municipales. 8 Fin del proceso Glosa recepciona los recibos de las nóminas archivados para integrarlos a la cuenta pública del mes correspondiente. DE LA Página 49 de 83
Código: : P TES CO 10 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registros 7.0 REGISTROS 7.1 D TES CO 010 Diagrama de flujo de Comprobación de Nóminas. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA Página 50 de 83
Código: : P TES CO 10 DE LA Página 51 de 83
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Código: : P TES CO 11 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE GLOSA Y ARCHIVO Código: P TES CO 011 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De Glosa 1.0 OBJETIVO Asegurar que se cumplan los objetivos planteados en el mismo, así como ordenar, archivar y controlar físicamente las pólizas de diario, ingresos, egresos y nóminas para su entrega a la Auditoria Superior del Estado en tiempo y forma. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al encargado de glosa y a todo el personal que integra el departamento. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Auxiliar de Glosa 3.1.1 Es responsable de integrar ordenada y cronológicamente las pólizas que soportan los estados financieros y la cuenta pública. 3.1.2 Es responsable de pegar, foliar y fotocopiar las pólizas y los documentos anexos. 3.1.3 Es responsable de llevar a cabo el archivo general de la glosa. 3.1.4 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. 3.2 Encargado de Glosa 3.2.1 Es responsable de validar las pólizas generadas con reporte de bancos y diario que se genera en el sistema contable. DE LA Página 53 de 83
Código: : P TES CO 11 3.2.2 Es responsable de supervisar y asegurar la integración física de la glosa en tiempo y forma. 4.0 DEFINICIONES 4.1 No Aplica 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio Recibe las pólizas de diario y de cheques del área de auditoria interna. 2 Encargado de glosa Ordena cronológicamente todas las pólizas de diario, ingresos, egresos y realiza el proceso de archivo, foliar y pegar los documentos anexos. 3 Encargado de glosa Se fotocopia toda la documentación para el archivo interno de la dirección. 4 Encargado de glosa La documentación original, ya procesada se pasa al departamento de digitalización. 5 Encargado de glosa Archiva en legajos y efectúa el foliado consecutivamente. 6 Encargado de glosa Se archiva la documentación en cajas y se rotulan con la información que contiene cada una. 7 Fin del proceso Se elabora inventario de documentos y se turna a la asistente de dirección para que elabore los oficios de entrega de cuenta pública. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registros 7.0 REGISTROS 7.1 D TES CO 011 Diagrama de flujo de glosa y archivo. DE LA Página 54 de 83
8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Código: : P TES CO 11 Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA Página 55 de 83
Código: : P TES CO 11 DE LA Página 56 de 83
Código: : P TES CO 12 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DIGITALIZACION DE CUENTA PÚBLICA. Código: P TES CO 012 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De Glosa 1.0 OBJETIVO Asegurar que la información contable de las operaciones que realiza el municipio se encuentre digitalizada y almacenada en medios electrónicos para su resguardo y consulta en el mes que se generen y antes de su envió físico a la Cuenta Pública. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al personal responsable de realizar la digitalización de la contabilidad municipal. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de Glosa 3.1.1 Es responsable de entregar los expedientes de las pólizas de diario y egresos para su digitalización. 3.2 Auxiliar de Digitalización 3.2.1 Es responsable de integrar los códigos de barras en cada una de las pólizas, digitalizar y almacenar en archivos electrónicos la información contable del mes que corresponda. 3.2.2 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. 3.2.3 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. DE LA Página 57 de 83
Código: : P TES CO 12 4.0 DEFINICIONES 4.1 No aplica 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio Recibe los legajos de pólizas de diario y de cheques del área de glosa, mismas revisa que se encuentren completas. 2 Auxiliar de digitalización 3 Auxiliar de digitalización. Integra los código de barras a cada póliza Se introducen al scanner y se inicia proceso de digitalización de toda la documentación. 4 Auxiliar de digitalización 5 Auxiliar de digitalización 6 Auxiliar de digitalización Se genera el archivo electrónico correctamente. Se asigna nombre al lote generado y se guarda en la unidad C. Se realiza respaldo mensual en disco duro externo. 7 Fin del proceso Se devuelven los expedientes de las pólizas al encargado de glosa. 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registros 7.0 REGISTROS 7.1 D TES CO 012 Diagrama de flujo de digitalización de la cuenta pública. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA Página 58 de 83
Código: : P TES CO 12 DE LA Página 59 de 83
Código: : P TES CO 13 MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE ACTIVO FIJO Código: P TES CO 013 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De Glosa 1.0 OBJETIVO Asegurar que se realice la integración de las adquisiciones de activo fijo y realizar la entrega física de las facturas a Patrimonio Municipal. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al personal del área de glosa. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Auxiliar de Glosa 3.1.1 Es responsable de integrar mensualmente las cuentas de activo fijo y soportarlas con las facturas originales y sus anexos. 3.1.2 Es responsable de foliar en consecutivo y fotocopiar la documentación, así como validar las compras contra auxiliar de cuentas contables que correspondan. 3.1.3 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. 3.2 Asistente de Dirección de Contabilidad 3.2.1 Es responsable de elaborar cédula en Excel de las facturas originales del activo fijo y elaborar oficios para el envío de los mismos a las direcciones que los competen. DE LA Página 60 de 83
Código: : P TES CO 13 3.3 Director de Contabilidad 3.3.1 Es responsable de autorizar y firmar el oficio de la entrega del activo fijo. 3.4 Dirección de Patrimonio Municipal 3.4.1 Es responsable de recibir la documentación original del activo fijo para su resguardo de los mismos. 3.5 Contraloría Municipal 3.5.1 Es responsable de recibir copias fotostáticas de la documentación del activo fijo. 4.0 DEFINICIONES 4.1 No aplica 5.0 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Paso Responsable Descripción de la Actividad 1 Inicio Recibe las pólizas de diarios y cheques del mes en curso 2 Auxiliar de glosa Solicita auxiliar de cuentas de activo fijo, 1500, 3000 y 5000. 3 Auxiliar de glosa Separa facturas originales de activo fijo y sus anexos 4 Auxiliar de glosa Fotocopia la documentación y realiza el foliado de la documentación original y 2 juegos de copias uno para contraloría y uno para el archivo interno de contabilidad. 5 Auxiliar de glosa Se valida documentación física contra auxiliares contables. 6 Asistente de dirección. 7 Asistente de dirección Captura cédula de activo fijo mensual en hoja de Excel y anexa a las facturas originales y auxiliares de cuentas contables. Elabora oficio y turna al director para firma así como el envió de documentación original a la dirección de Patrimonio Municipal y copia a la Contraloría Municipal 8 Fin de proceso Auxiliar de glosa recibe acuses de recibos de ambas direcciones e integra expediente para la dirección de Contabilidad. DE LA Página 61 de 83
Código: : P TES CO 13 6.0 REFERENCIA A DOCUMENTOS RELACIONADOS 6.1 Sin registros. 7.0 REGISTROS 7.1 F TES CO 001 Formato de cédula de activo fijo. 7.2 D TES CO 013 Diagrama de flujo de entrega de activo fijo. 8.0 HISTORIAL DEL DOCUMENTO Revisión anterior Revisión actual Razón de la última modificación Fecha de Actualización N/A Original Documento elaborado por primera vez 00 DE LA Página 62 de 83
Código: : P TES CO 13 DE LA Página 63 de 83
Fotocopia las facturas y sus anexos Código: : P TES CO 14 DE LA Página 64 de 83
MUNICIPIO DE BENITO JUÁREZ, QUINTANA ROO PROCEDIMIENTO DE ENTREGA DE CUENTA PÙBLICA Código: P TES CO 014 Emisión: 31/08/2010 Revisión: 00 Departamento: De Glosa 1.0 OBJETIVO Asegurar la entrega mensual de la información financiera a la Auditoria Superior del Estado la glosa de pólizas de diario, ingresos y egresos de las operaciones que realiza el municipio para su revisión y aprobación y con esto dar cumplimiento a la ley. 2.0 ALCANCE Este procedimiento es aplicable al director del área y a todo el personal de la misma. 3.0 RESPONSABILIDADES 3.1 Encargado de Glosa 3.1.1 Es responsable de entregar de acuerdo a la normatividad legal la documentación contable y financiera a los órganos fiscalizadores para su revisión y aprobación en tiempo y forma. 3.1.2 Es responsable del equipo y mobiliario asignado a su área, así como darle buen uso. 3.1.3 Es responsable de guardar discreción de la información que se genera en su área. 3.2 Asistente de Dirección. 3.2.1 Es responsable de elaborar los oficios cada mes, para la entrega de la cuenta pública. Código: : P TES CO 14 3.3 Tesorería DE LA Página 65 de 83