1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Incincias Registrar incincias personal asignado al área Firmar oficio y entregar Dirección Recursos Humanos 1 2 1.1 Registrar toda situación personal que presente los servidores asignados a la Particular, (Faltas, retardos, vacaciones, incapacidas, permisos, comisiones, solicitud para incremento sueldo). 1.2 Relaciona las diferentes situaciones presentadas por el personal; incluyendo los reportes enviados por las áreas, partamentos y la dirección general Comunicación Social; canaliza al Particular 1.3 Recibe instrucciones, y conforme a ellas, da contestación forma personal o vía oficio. 2.1 Revisa registrada en el oficio y conforme a cada petición o situación firma (Pasa Act. 2.2) ó en su fecto da instrucciones 2.1.1 Cuando hay observaciones elabora escrito con las mismas y pasa (Act. 2.1) 2.2 Entrega oficio (s) a la Dirección Recursos Humanos la Oficialía Mayor Administrativa, para que realice lo conducente a cada caso. 2.3 Recibe copia con acuse y lo integra a expediente Particular Mensajero Control personal Registro incincia Registro incincia Lista con incincias Instrucciones Firma/ Observacion es entregado Firma y/o Instrucciones Copia oficio con acuse Expediente Recibir respuesta, la entrega al área correspondiente. 3 3.1 Recibe respuesta al oficio; si éste fue alguna petición en particular, proce Solicitud respuesta 3.2 Entrega o notifica respuesta al Particular respuesta 3.3 Clasifica los oficios respuesta y canaliza ser necesario a cada área la Secretaría Particular para que cada una lleve su control administrativo clasificada Archivar documentos 4 4.1 Archiva copia cada oficio en expediente y lo archiva para su control. clasificada Expediente en archivo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 1 33
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 2. DIRECCIÓN: Particular 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Manejo Fondo Revolvente Particular Solicitar a la Hacienda Municipal mediante oficio Fondo Revolvente 1 1.1 Solicita mediante oficio a la Hacienda Municipal se otorgue al área Fondo Revolvente (Recursos para solventar gastos inmediatos que requiera el área en cuestión) Particular Solicitud 1.2 Entrega oficio a la Hacienda Municipal Mensajero Acuse en copia Recibir cheque 2 1.3 Da seguimiento a la petición vía telefónica preguntando cuando ben pasar por el cheque fondo Revolvente. 2.1 Recibe el cheque y entrega copia crencial elector, firma pagaré y queda como responsable l Fondo (Cabe señalar que el control y buen manejo l Fondo Revolvente se sujeta a la guía normas y/o lineamientos operación establecidas por la Hacienda Municipal). 2.2 Cambiar cheque en banco Particular Particular Solicitud asignación fondo Fondo asignado por la Hacienda Municipal Cheque Seguimiento a la petición Cheque Dinero en efectivo Resguardar y manejar el Fondo Revolvente 3 3.1 De acuerdo a las necesidas l área se realiza las compras con previa autorización l Particular, solicitando factura por cada compra (cada factura be ir respaldada y no be sobrepasar el monto que establezca la Hacienda Municipal). Particular (Personal en general) Dinero en efectivo Compras/ Factura 3.1.1 Resguardar facturas, para enviarlas y recuperar el fondo revolvente posteriormente Compras Facturas 3.2 Requiere en formato específico (otorgado por la Hacienda) el reembolso l fondo revolvente. En el que be registrar cada compra, número factura, justificación o concepto compra y cantidad cada una, amás incluir el total las facturas registradas por formato. Integra las facturas originales, al oficio recuperación, señalando el monto l gasto realizado 3.3 Integra las facturas originales al formato y recaba la firma l Particular, lo sella. 3.3.1 Cuando el gasto acuerdo a los lineamientos planteados por la Hacienda Municipal, no cumple los requerimientos se anexa formato constancia pago extraordinario. Cabe señalar que este formato también es otorgado por la Hacienda Municipal. Particular (Personal en general) Compras Formato con registrada Paquete facturas y formato listo para su entrega Formato con registrada Paquete facturas y formato listo para entrega Fotocopias 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 34
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 2. DIRECCIÓN: Particular 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Manejo Fondo Revolvente 3.4 Fotocopia formato y facturas para entregar original y recabar acuse en copias, Paquete facturas y formato listo para su entrega Fotocopias 3.5 Entrega paquete facturas y formatos u oficio a la Contraloría Municipal (Órgano Control Interno), para su revisión y Visto Bueno. Cabe señalar que ésta misma entrega las facturas a la Dirección Egresos. Nota: Si hay observaciones la Contraloría, estas berán corregirse partiendo nuevamente la actividad3.2). 3.6 Mantiene contacto con la Dirección Egresos, área programación pagos y caja, preguntando fecha en que saldrá la reposición l fondo y pasar a recoger el cheque / Mensajero Paquete facturas y formatos Paquete facturas y formato Acuse en copia Fecha entrega cheque Entregar Fondo Revolvente a final l año 4 4.1 Al final l año be recuperarse el monto otorgado como Fondo Revolvente (Dinero en efectivo Y/o facturas). Repetir actividas 3.1 a 3.5 Solo que esta vez es para finiquitar fondo, para cierre contable anual. Particular. Dinero, Facturas Formato facturas y 4.2 Recupera pagaré firmado al inicio l año o cuando se solicito el fondo. Formato y facturas Pagaré 4.3 Archivar documentos generados en el proceso. Pagaré recuperado Archivo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 2 DE: 2 35
36
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Mobiliario Particular Recibir y cotejar inventario bienes muebles con los bienes físicos existentes. 1 1.1 Recibir inventario Bienes Muebles asignados a la Presincia y sus diferentes áreas o partamentos 1.2 Registra el documento recibido y canaliza al Registro l documento 1.3 Revisa inventario y lo regresa con instrucciones quien se hará responsable verificar que lo registrado en el mismo sea lo existente en el área Particular Instrucciones 1.4 Recibir al personal la Dirección Patrimonio y cotejan inventario contra: * Existencia Bienes no registrados en el inventario, *Mobiliario en mal estado y/o mobiliario sin uso en el área, *Cambio resguardo algún bien o equipo, *Registro algún bien en el inventario, más no la existencia l bien físico en el área. Cabe señalar que las 2 partes ( revisada y patrimonio) se quedan con el borrador l inventario revisado. Cotejo inventario contra bienes físicos Recibir inventario modificado conforme a las observaciones l área y firmar conformidad 2 2.1 Recibir inventario actualizado acuerdo a la revisión realizada Observaciones actualizado 2.2 Revisa que el contenga la que se obtuvo con la visita Patrimonio 2.3 Si hay observaciones las registra en forma manual y regresa el inventario. Regresa actividad 2.1 Si esta correcto recibe el inventario. y/o actualizado actualizado Revisión inventario al Correcciones al inventario y/o registro 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 36
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Mobiliario Particular 2.4 Registra el inventario y canaliza al Particular para su Visto Bueno Actualizado Registro Actualizar resguardo la Secretaría Particular, acuerdo al inventario modificado y actualizado enviado por la Dirección Patrimonio 3 3.1 Recibe inventario y firma, dando su aprobación al documento, Particular Visto Bueno al inventario 3.1.1 Si hubiera que actualizar resguardo bienes conforme al, recibe los mismos y los firma Particular Visto Bueno al inventario Resguardos actualizados 3.2 Recibe y resguardos Resguardos actualizados resguardos y 3.3 Archiva documentos. resguardos y Archivo Nota: La Dirección Patrimonio se queda con un juego original l inventario para su control lo mismo que el área en cuestión 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 2 DE: 2 37
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Atención a Ciudadanía en Atención al Público Particular Recibir al ciudadano y atenr solicitud Canalizar solicitud acuerdo a la misma Registrar servicios otorgados, incluyendo las quejas para elaborar informe Actividas Elaborar Informe 4 1 2 3 1.1 Recibe al ciudadano y escucha la situación por la que el ciudadano acu al área 1.2 Conforme a la petición clasifica la misma y termina acción a realizar Pasa actividad 2.1 1.2.1 Si es queja Ciudadana, procen a realizar las actividas correspondientes. (Ver proceso Queja Ciudadana) 2.1 Si el ciudadano solicita audiencia con el Presinte Municipal; primeramente nos antramos en la situación para ver la posibilidad dar solución y por concluir el proceso. 2.1.1 Si el ciudadano insiste en la audiencia, lo rivamos a la Secretaría Particular. Termina proceso 2.2 Cuando el ciudadano acu solo a pedir trámites o rápida, ésta se otorga inmediatamente. (Folletos, requisitos trámite para algún servicio, domicilios, trípticos, etc.) 3.1 Registra en sistema los servicios o ciudadanos atendidos diariamente, así como la solución que se le brindo a cada uno. 3.2 A fin mes elabora estadística o reporte general servicios realizados, mismo que entregará a la Dirección Comunicación Social y al Órgano Control Interno. 4.1 Cada trimestre elabora informe actividas, concentrando todo lo realizado por el área. (Cabe señalar la fecha entrega informe es relativa y va acuerdo a políticas internas l área.) 4.2 Imprime informe y lo entrega a la Secretaría Particular 4.3 Archiva informe para cualquier duda al respecto. Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Ciudadanía Solicitud ciudadanía Clasificación solicitud Clasificación solicitud Intificación problemática Clasificación solicitud Servicios otorgados solicitus recibidas en Sistema Concentrado Actividas Informe Informe entregado o Solicitud Clasificación solicitud Clasificación solicitud Intificación problemática Solicitud rivada Atención mediata Registro sistema Concentrado Actividas Informe trimestral Informe entregado Archivo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 1 en 38
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Quejas y Peticiones ciudadanas Atención al Público Particular Recibir y clasificar petición 1 Registrar en Sistema Único y canalizar al área correspondiente Verificar status la queja para control 2 3 1.1 Recibe la queja ciudadana; la cuál pue ser vía telefónica, vía internet y manera personal 1.2 De acuerdo a la queja clasificamos las mismas en Confincial y No confincial 2.1 Conforme el ciudadano va informando la situación, ésta se va asentando en el sistema único 2.1.1 Cuando la Queja es Confincial se requiere más y se solicita datos personal, los cuales quedan solo en el área Atención Ciudadana. Se envía al área correspondiente vía intranet/red Pasa Act. 3.1 2.1.2 Cuando la Queja es No confincial, le requerimos relativa a la situación y se le solicitan datos generales. Se envía queja al área correspondiente vía intranet/vía red Pasa Act. 3.1 2.1.3 Cuando la Queja es forma personal y ésta se consira como Confincial se pasa al ciudadano a una sala don se ahon en el tema y ver la posibilidad solucionarlo al momento y/o cuando es en contra un funcionario se canaliza al Órgano Control Interno área dar seguimiento a la queja. Pasa Act. 3.1 3.1 Conforme a las quejas recibidas y canalizadas procemos a darles seguimiento en el sistema; verificando el estado en que se encuentra cada queja. Por lo que revisamos el color que en ese momento el Sistema Único les asigna. 3.1.1 Si al revisar encontramos quejas en color rojo; esto significa que no se tiene respuesta aún. Pero si ésta en color naranja esto es; que se encuentra en trámite o en proceso solución 3.1.2 Nos comunicamos Vía telefónica o red y preguntamos situación, lo cual se registra para llevar control e informar al ciudadano, si éste llega a comunicarse. (Pasa Act. 4.1) Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Ciudadanía Solicitud Clasificación Sistema único Sistema único Sistema único Queja enviada por Sistema único Sistema verificado Verificación al sistema Solicitud Clasificación Sistema único Queja enviada por Sistema único Queja enviada por Sistema único Queja enviada por Sistema único Verificación sistema Verificación sistema al al Contacto con el área y registro situación 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 39
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos MP-PM-sp-210 5. NOMBRE DEL PROCESO: Quejas y Peticiones ciudadanas Atención al Público Particular Elaborar reporte para consultas posteriores 4 3.2 Cuan la queja es color ver, significa que se ha resuelto la queja, se ha dado el servicio; por lo que 3.2.1. Comunicarse con el ciudadano y notificarle que su queja ya se atendió 3.2.2 Procemos a ingresar al sistema y registrar queja resuelta y notificada, cambiando color ver a color azul. 4.1 Verificar sistema, separando la queja recibida vía ventanilla (Personal), vía telefónica y vía Internet 4.2 Preparar reporte individual por cada vía queja recibida, anotando en él el tipo queja, el estado cada una ellas y datos generales las mismas. (Fecha, Nombre l ciudadano, extracto la queja, características) 4.3 Imprime reporte forma individual 4.4 Resguardar reportes, para posibles consultas Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Jefe Verificación al sistema Verificación al sistema Contacto con el ciudadano Sistema modificado Clasificación queja para reporte Reporte individual Impresión reporte Verificación sistema al Contacto con el ciudadano Sistema modificado Clasificación queja para reporte Reporte individual Reporte impreso Reporte archivado 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 2 DE: 2 40
Gobierno Municipal Tlaquepaque 1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Cobertura Eventos Recibir agenda eventos y programa actividas l Presinte Municipal. Asignar actividas al personal para cubrir el o los eventos 2 Cubrir el evento y registrar acontecimientos Procesar (Nota informativa, fotografías, vio) 1 3 4 1.1 Recibir agenda trabajo, la registra y entrega a dirección 1.2 Revisa agenda y analiza los eventos a cubrirse 2.1 Establece con la coordinación el programa trabajo a seguir a fin cubrir todos los eventos 2.2 Revisa la proximidad los eventos y conforme a lo acordado elabora calendario actividas 2.3 Informa al personal (Reportero, Monitoreo, Diseñador, Fotógrafo. Técnico Especializado) el evento que berán cubrir conforme al calendario 3.1 Conforme al evento a cubrir preparar los materiales necesarios 3.2 Traslado al lugar l evento el día y la hora señalada 3.3 Registran generada en el evento, toma fotografía y/o vio, realizan entrevistas, monitorean el evento si es que éste es trasmitido por algún medio comunicación, ) 4.1 Recopilada toda la, ésta se procesa y la preparan a fin que ésta sea editada para su difusión o publicación. 1.- Revisar vios e intificar imágenes; 2.- Transcribir y redactar notas informativas sobre los acontecimientos; 3.- Procesan o revelan las fotografías: 4.- Integran los archivos en carpeta; 5.-Revisan la calidad y tamaño las imágenes. 4.2 Pasan la ya procesada a revisión para Visto Bueno. Reportero, Monitoreo, Fotógrafo. Técnico Especializado Dirección coordinación Dirección coordinación Dirección coordinación Dirección coordinación Comunicación Social Programa actividas Agenda Revisión agenda Programa trabajo Calendario actividas Instrucciones conforme al calendario Materiales necesarios listos Calendario eventos a cubrir Evento cubierto e recopilada seleccionada Agenda programa actividas Revisión agenda 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 Programa trabajo l área Calendario actividas Instrucciones Materiales necesarios listos Traslado y Evento cubierto preparada y seleccionada procesada 41
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social Manual 3. NOMBRE DEL Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Cobertura Eventos Comunicación Social Elaborar y revisar boletín informativo 5 4.3 Revisa y analiza el material recopilado. (Fotografías, vio, redacción, ) 5.1 Da su visto bueno a lo propuesto y/o selecciona la imagen que berá contener el informe final 12. INSUMO procesada Revisión 13. SALIDA Revisión la Visto Bueno 5.2 Turna para elaborar el boletín, mismo que será el comunicado que entregarán a los medios Visto Bueno Informar mediante oficio generales l evento a Presincia Municipal y enviar boletín a los medios comunicación 6 5.4 Ya con el visto bueno a la elaboran el boletín informativo y reproducen las copias necesarias 6.1 Informan mediante oficio las generalidas l evento, marcando los hechos trascenntes 6.2 Envía boletín a los principales medios comunicación, vía electrónica. Dirección coordinación Dirección coordinación Dirección coordinación Boletín Boletín informativo Boletín informativo Copias boletín Acuse copia l en 6.3 Entregan el boletín a diferentes áreas internas o externa al Gobierno Municipal. Dirección coordinación Boletín informativo Acuse copia en Archivar documentación resultante para control y futuras consultas 7 6.4 Monitorea los medios comunicación, verificando la l boletín 7.1 Archivan borradores, material utilizado y copia l boletín final para consultas posteriores. Dirección coordinación Dirección coordinación Boletín informativo Borradores y Acuses Verificación Archivo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 2 DE: 2 42
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Control Personal Comunicación Social Registrar y Elaborar formato incincias 1 1.1 Registro asistencia diaria todo el personal asignado al partamento Personal Formato asistencia 1.2 Revisar diariamente que la asistencia asentada en formato Formato asistencia Revisión formato al 1.3 Inscribir en el en formato general incincias, todas las situaciones que presenta el personal asignado al área (Faltas, retardos, vacaciones, permisos, licencias, incapacidas,) Formato revisado Formato incincias Revisar formato y dar instrucciones 2 2.1 Revisa formato y cada situación en particular; Da instrucciones Revisión formato al Instrucciones Elaborar oficio mediante el cual remite a Recursos Humanos las incincias l personal 3 3.1 Conforme a indicaciones elabora oficio para notificar situación que por su naturaleza requiera algún movimiento en nómina en particular VRG. (faltas, permisos, incapacidas, vacaciones, retardos, licencias.) Instrucciones conforme a cada situación 3.2 Revisa oficio y firma Firma en oficio 3.3 Entregan documento(s) a la Dirección Recursos Humanos la Oficialía Mayor Administrativa, encargada realizar los trámites correspondientes. Mensajero Acuse en copia Archivar documentos generados en el proceso 4 4.1 Recibe los acuses en copias y los archiva para control administrativo entregado Archivo 4.2 Verificar el o los días pago quincena, si el movimiento requerido se llevo a cabo y esclarecer las situaciones así requerirse. entregado/ Incincia reportada Seguimiento las incincias a 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 1 43
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Difusión Eventos Programar difusión eventos acuerdo a agenda Preparar el promocional l evento Promover pago 3 1 2 1.1 Citar diversos medios comunicación para que publiciten y n a conocer los eventos municipales a realizarse 1.2 Selecciona el medio publicidad que cubra los requisitos y necesidas la promoción. Nota: Se elabora un contrato con la formalidad correspondiente (Ver proceso Elaboración Contratos en manual procedimientos la Sindicatura). 1.3 Da a conocer las necesidas la difusión y el evento. 2.1 Conforme a requerimientos l promocional, solicitan mediante oficio, al o las áreas que son responsables l evento, los recursos necesarios para su elaboración. 2.2 Elabora el promocional en coordinación con el medio comunicación. 2.3 Revisan promocional y lo aprueban, verificando tiempos y repeticiones l mismo. 3.1 Requieren la documentación necesaria para solicitar el pago correspondiente Dirección Comunicación Social Dirección Dirección / / Comunicación Social Programa trabajo Programa trabajo Contrato Necesidas l proyecto o l promocional Promocional Promocional Promocional y/o Invitación a los medios Medio seleccionado/ Contrato Necesidas l proyecto o l promocional y/o Promocional Promocional Visto bueno al promocional Solicitud Requisitos 3.2 Reciben factura. Firman y sellan acuse Solicitud requisitos Documentación requerida 3.3 Elabora oficio, recaba firma y envía junto con factura a la co0ntraloría para que se genere el pago. Entregan Documentación requerida o formato para pago Verificar promocionales 4 4.1 Conforme a lo acordado monitorean el o los medios comunicación que fueron contratados para dar difusión al evento. Coordi9nación Solicitud pago Verificación l promocional 4.2 Archivan todo los documentos generados en el proceso Borradores/ documentos Archivo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 1 44
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Diseño Recibir solicitud diseño 1 1.1 Recibe la solicitud diseño, registra y canaliza Comunicación Social Solicitud Registro 1.2 Revisa generalidas la solicitud y da instrucciones al diseñador Solicitud registrada Instrucciones Elaborar propuestas diseño 2 2.1 Conforme a instrucciones realiza bosquejos que cubran los requerimientos la solicitud Diseñador Instrucciones Bosquejos 2.2 Presenta al área solicitante los bosquejos, para revisión y selección Bosquejos Presentación 2.3 Revisan los diseños y seleccionan el que cubra las necesidas planteadas. 2.3.1 Si la solicitud solo fue crear el diseño con las políticas establecidas, este se entrega al área la cual se encargará su reproducción..(pasa act. 5.1) área y solicitante Presentación los bosquejos Bosquejo seleccionado Selección Entregar diseño seleccionado Canalizar diseño a la imprenta 3 3.1 Ya elegido el diseño, se envía a la imprenta para su reproducción, especificando cantidad y calidad l diseño 3.2 Recibe las impresiones, verifican que este acuerdo a lo solicitado. Dirección Dirección Seleccionado Solicitud pedido impresiones Solicitud pedido impresiones Impresiones listas 3.3 Recibe factura y sella recibido en copia Impresiones Factura Entregar impresiones al área solicitante Archivar documentación 5 4 4.1 Envía las impresiones al área quien las solicito y recaba acuse 4.2 Elabora oficio o formato solicitando el pago correspondiente a la Hacienda Municipal 4.3 Da seguimiento al proceso y Notifica al proveedor pase a recoger su pago en la fecha que acuer la hacienda municipal. 5.1 Archiva los diseños elaborados para consultas posteriores, así como toda la documentación generada en el proceso. Dirección Diseñador/ Impresiones Factura Formato solicitud pago Seguimiento al pago Acuse material entregado Formato solicitud pago Seguimiento al proceso Archivo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 1 45
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Fondo Revolvente Solicitar a la Hacienda Municipal mediante oficio Fondo Revolvente Recibir cheque 2 Resguardar y manejar el Fondo Revolvente 1 3 1.1 Solicita mediante oficio a la Hacienda Municipal se otorgue al área Fondo Revolvente (Recursos para solventar gastos inmediatos que requiera el área en cuestión) Comunicación social Solicitud 1.2 Entrega oficio a la Hacienda Municipal Mensajero 1.3 Da seguimiento a la petición vía telefónica preguntando cuando ben pasar por el cheque fondo Revolvente. 2.1 Recibe el cheque y entrega copia crencial elector, firma pagaré y queda como responsable l Fondo (Cabe señalar que el control y buen manejo l Fondo Revolvente se sujeta a la guía normas y/o lineamientos operación establecidas por la Hacienda Municipal). 2.2 Cambiar cheque en banco 3.1 De acuerdo a las necesidas l área se realiza las compras con previa autorización l Particular, solicitando factura por cada compra (cada factura be ir respaldada y no be sobrepasar el monto que establezca la Hacienda Municipal). 3.1.1 Resguardar facturas, para enviarlas y recuperar el fondo revolvente posteriormente 3.2 Requiere en formato específico (otorgado por la Hacienda) el reembolso l fondo revolvente. En el que be registrar cada compra, número factura, justificación o concepto compra y cantidad cada una, amás incluir el total las facturas registradas por formato. Integra las facturas originales, al oficio recuperación, señalando el monto l gasto realizado 3.3 Integra las facturas originales al formato y recaba la firma l Particular, lo sella. 3.3.1 Cuando el gasto acuerdo a los lineamientos planteados por la Hacienda Municipal, no cumple los requerimientos se anexa formato constancia pago extraordinario. Cabe señalar que este formato también es otorgado por la Hacienda Municipal. Dirección Comunicación social (Personal en general) Solicitud asignación fondo Fondo asignado por la Hacienda Municipal Cheque Dinero en efectivo Acuse en copia Seguimiento a la petición Cheque Dinero en efectivo Compras/ Factura Compras Facturas Dirección Comunicación social (Personal en general) Compras Formato con registrada Paquete facturas y formato listo para su entrega 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 Formato con registrada Paquete facturas y formato listo para entrega Fotocopias 46
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 2. DIRECCIÓN: Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Fondo Revolvente Comunicación Social 3.3.1 Cuando el gasto acuerdo a los lineamientos planteados por la Hacienda Municipal, no cumple los requerimientos se anexa formato constancia pago extraordinario. Cabe señalar que este formato también es otorgado por la Hacienda Municipal. 3.4 Fotocopia formato y facturas para entregar original y recabar acuse en copias, 3.5 Entrega paquete facturas y formatos u oficio a la Contraloría Municipal (Órgano Control Interno), para su revisión y Visto Bueno. Cabe señalar que ésta misma entrega las facturas a la Dirección Egresos. Nota: Si hay observaciones la Contraloría, estas berán corregirse partiendo nuevamente la actividad3.2). / Mensajero Paquete facturas y formato listo para su entrega Paquete facturas y formato listo para su entrega Paquete facturas y formatos Fotocopias Fotocopias Acuse en copia 3.6 Mantiene contacto con la Dirección Egresos, área programación pagos y caja, preguntando fecha en que saldrá la reposición l fondo y pasar a recoger el cheque Paquete facturas y formato Fecha entrega cheque Entregar Fondo Revolvente a final l año 4 4.1 Al final l año be recuperarse el monto otorgado como Fondo Revolvente (Dinero en efectivo Y/o facturas). Repetir actividas 3.1 a 3.5 Solo que esta vez es para finiquitar fondo, para cierre contable anual. Dinero, Facturas Formato facturas y 4.2 Recupera pagaré firmado al inicio l año o cuando se solicito el fondo. Formato y facturas Pagaré 4.3 Archivar documentos generados en el proceso. Pagaré recuperado Archivo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 2 DE: 2 47
48
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Informe Gobierno Anual 8. PROCEDIMIENTO Recibir indicación elaborar Informe Anual Gobierno Citar y solicitar a las diferentes penncias respectiva sus áreas para integrar el informe gobierno Recibir y Revisar, hacer observaciones o dar visto bueno a la misma 9. No. Elaborar Borrador l Informe 4 1 10. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1.1 Recibir la Particular la indicación elaborar Informar Gobierno 1.2 Organiza actividas con la dirección área y elabora Programa trabajo. 1.2.1 Da instrucciones para elaborar la imagen l Informe Gobierno, siguiendo las políticas imagen establecidas 1.2.2 Elabora imagen conforme a políticas diseño (Pasa act. 4.2) 2 2.1 Cita mediante oficio a las penncias 3 2.2 Lleva a cabo la reunión e informa a los asistentes la metodología a seguir para elaborar el informe gobierno 2.3 Entrega puntos a cubrir en cuanto a la a reunir la diferentes áreas que conforman las penncias 3.1 Cita nuevamente a las áreas para revisar 3.2 Recibe por penncia y va revisando, haciendo observaciones y/o eliminado a aquella que no sea esencial, o agregue valor al mismo 3.3 Selecciona la que integrará el documento final 4.1 Elabora informe Gobierno en Borrador (Integrar toda la recibida por las penncias) 4.2 Incorpora la imagen diseñada al informe 4.3 Revisa y aprueba borrador (Informe) Dirección Dirección Diseñador Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Comunicación Social Indicación Presinte Municipal Indicación Presinte Municipal Programa Trabajo Instrucciones Programa Trabajo Reunión Seguimiento proceso Seguimiento proceso Seguimiento proceso Seguimiento proceso Seguimiento proceso Informe con imagen al al al al l Instrucción Programa Trabajo Instrucciones Imagen prediseñada Reunión con indicaciones Metodología seguir Convoca reunión a recibida y/o con observaciones seleccionada Informe borrador Imagen integrada informe en al Visto Bueno al Informe 4.4 Turnan a Presinte Municipal para Visto Bueno Seguimiento proceso al Seguimiento al proceso 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 48
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Informe Gobierno Anual Solicitar impresiones l informe, requiriendo varios juegos, así como copia en digital 5 4.5 Recibe informe con Visto Bueno parte l Presinte Municipal 4.5.1 Si existen observaciones parte l presinte municipal, estas son aplicadas 5.1 Listo el informe este se envía a la imprenta para su reproducción Dirección Dirección Dirección Comunicación Social Seguimiento al proceso Seguimiento al proceso Visto Bueno l presinte Visto Bueno l presinte Observaciones Informe listo para impresión Entregar ejemplares informe a las penncias internas y externas al Gobierno Municipal 6 5.2 Recibe impresiones, verifican calidad y cantidad la solicitud 6.1 Repartir el día l informe copia o ejemplares l informe a las penncias que integran el Gobierno Municipal Tlaquepaque 6.2 Envía ejemplar l informe a penncias estatales y/o externas 6.3 Archivan documentación y borradores resultantes l procedimiento elaboración informe. Dirección Dirección Dirección Dirección Informe listo para impresión Copias informe Copias informe l l Copias informe Informe entregado Informe entregado Informe entregado Archivo l 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 2 DE: 2 49
50
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Mobiliario y equipo trabajo Comunicación Social Recibir y cotejar inventario con los bienes muebles y equipo; regresa inventario para su acuación conforme a la revisión 1 1.1 Recibir inventario Bienes Muebles y equipo asignados a la Dirección Comunicación Social y sus diferentes áreas o partamentos 1.2 Registra el documento recibido y canaliza al Registro l documento 1.3 Revisa inventario y lo regresa con instrucciones quien se hará responsable verificar que lo registrado en el mismo, sea lo existente en el área Instrucciones 1.4 Recibir al personal la Dirección Patrimonio y cotejan inventario contra: * Existencia Bienes no registrados en el inventario, *Mobiliario y equipo en mal estado y/o sin uso en el área, *Cambio resguardo algún bien o equipo, *Registro algún bien en el inventario, más no la existencia l bien físico en el área. Cotejo inventario contra bienes físicos Cabe señalar que las 2 partes ( revisada y patrimonio) se quedan con el borrador l inventario revisado. Recibir inventario actualizado, tanto muebles la oficina como equipo utilizado para cubrir eventos (Vio cámaras, cámara fotográficas, micrófonos,..) 2 2.1 Recibir inventario actualizado acuerdo a la revisión realizada Observaciones actualizado 2.2 Revisa que el contenga la que se obtuvo con la visita Patrimonio actualizado Revisión inventario al 2.3 Si hay observaciones las registra en forma manual y regresa el inventario. Regresa actividad 2.1 Si esta correcto recibe el inventario. y/o actualizado Correcciones al inventario y/o registro 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 50
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Mobiliario y equipo trabajo Comunicación Social 2.4 Registra el inventario y canaliza al para su Visto Bueno Actualizado Registro 2.5 Recibe inventario y firma, dando su aprobación al documento, Visto Bueno al inventario Solicitar actualizar resguardos conforme al nuevo inventario 3 3.1 Si hubiera que actualizar resguardo bienes conforme al, lo solicita mediante oficio Visto Bueno al inventario Solicitud 3.2 Recibe resguardo, ya con la l nuevo inventario Solicitud Formatos resguardo Revisar resguardos y archivar 4 4.1 Revisa resguardos y los firma Resguardos actualizados Firma en resguardos 4.2 Archiva documentos. ( y resguardos) resguardos y Archivo Nota: La Dirección Patrimonio se queda con un juego original l inventario para su control lo mismo que el área en cuestión 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 2 DE: 2 51
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Monitoreo Registrar los Medios Comunicación Recopilar notas interés y elaborar síntesis informativa Aprobar síntesis informativa y Distribuir 1 2 3 1.1 Diariamente revisan los diferentes medios comunicación, verificando la o las notas don se hable l Gobierno Municipal y sus áreas. Revisa periódicos mayor circulación Monitorea programas tv y radio 1.2 Registra en formato la intificada 2.1 Recorta las notas interés los periódicos y/o revistas 2.2 Pega recortes en hojas blancas, anotando el nombre l medio que público la nota y fecha publicación 2.3 Así mismo está a la escucha, grabando toda la interés (TV abierta y paga, internet y radio) 2.3.1 Trascribe cada una las notas 2.3.1.1 Cuando la nota es urgente se canaliza inmediato a la Dirección. 2.4 Integra cada nota a la síntesis informativa, registrando igual modo el medio que público la nota y la fecha. 3.1 Termina integrar la síntesis l día y la turna a firma 3.2 Revisa la síntesis y autoriza 3.3 Reproduce material 3.4 Entrega la síntesis a las penncias 3.5 Archiva copia síntesis para control y consulta posterior Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección Dirección y Dirección Dirección Comunicación Social Medios Comunicación Medios Comunicación Medios Comunicación Recortes Medios Comunicación Grabaciones Medios Comunicación Documentos que integrarán la síntesis Síntesis Síntesis terminada Síntesis terminada autorizada Revisión a los medios Formato Recortes Documentos que integrarán la síntesis Grabaciones Notas Nota urgente Síntesis Síntesis terminada Autorización Copias síntesis Copias síntesis Síntesis Síntesis 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 Archivo 52
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Monitoreo Elaborar reporte general Medios 4 4.1 Elabora reporte general don refleje las penncias que tuvieron mayor publicación, tanto general como queja ciudadana 4.2 Recibe y revisa reporte, analizando la para futuras presentación al Presinte Municipal. Dirección Comunicación Social Medios Comunicación Reporte Reporte Visto bueno al reporte 4.3 Entrega análisis la a Dirección y queda en espera alguna instrucción así meritarlo Dirección Reporte Reporte entregado 4.4 Archiva copia toda la documentación generada en el proceso Dirección Reporte Archivo Nota: Si al monitorear se recibe una queja ciudadana, esta es canalizada al área correspondiente, dando seguimiento hasta que la misma fue resuelta. 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 2 DE: 2 53
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Página WEB Requerir 1 1.1 Elabora oficio, requiriendo a las penncias la necesaria que berá ser publicada en la página WEB según la Ley Transparencia Comunicación Social Ley Transparencia 1.2 Revisa y firma oficio Firma en oficio 1.3 Entrega y recaba acuses Mensajero entregada entregado Recibir y analizar 2 2.1 Recibe la cada una las penncias Dirección Solicitud 2.2 Registra y canaliza para su revisión y análisis Técnico Especializado Análisis 2.3 Revisa la 2.3.1 Cuando hace falta o existen observaciones a la misma, establecen contacto con la penncia requiriendo sea completada (Regresa Act. 2.3) Dirección Análisis la Revisión Observaciones 2.4 Autoriza la para que se incluya en la página web revisada Firma autorización Solicitar inclusión la a la página web a la Dirección Procesos e Informática 3 3.1 Entregan con Vo. Bo. A informática mediante oficio. (Cabe señalar que esta pue ser en electrónico y también con anexos en físico.) Mensajero autorizada Verificar actualizaciones la página web 4 3.2 Recaba acuse en copia oficio y los archiva Mensajero Acuse en copia 4.1 Verificar conforme a las actividas programadas la dirección la página, cotejando que la sea actualizada. Dirección entregada/ Solicitud hecha Seguimiento al proceso Nota: Cuando alguna penncia sea se incluya en la página web, canaliza la mediante oficio a ésta dirección para Visto Bueno y posterior se envía a Dirección Procesos e Informática. 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 1 54
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Recepción y envío corresponncia Recibir y registrar documentación 1 1.1 Recibir la documentación general y anota la fecha, hora y nombre quien recibe Comunicación Social Corresponncia Documentos 1.2 Registra en sistema toda la documentación recibida y canaliza a Dirección Corresponncia Sistema Revisar y dar instrucciones 2 2.1 Revisa cada documento y conforme a él, da instrucciones Corresponncia Instrucciones 2.2 Conforme a instrucciones riva al área interna correspondiente (Diseño, Monitoreo, área, coordinación ) 2.3 Elabora oficio para dar respuesta a aquellos que así lo requieran o lo hayan solicitado,. (Pasa act. 3.2) Instrucciones Corresponncia rivada Derivación documentos s respuesta Recibir y dar visto bueno 3 3.1 De acuerdo a la corresponncia rivada a las áreas internas, recibe la respuesta cada documento y revisa s respuesta s 3.2 Firma oficios, así como la documentación anexa que complete la que se ha remitir o enviar. s respuesta s firmados Entregar requerida a las áreas solicitantes. 4 4.1 Sella los documentos y los turna para su entrega s firmados Sello en oficios 4.2 Entrega la corresponncia y recaba acuse en copia la misma Mensajero s con firma y sello Copia acuse con 4.3 Entrega copia con los acuse Mensajero s entregados Copias acuse con 4.4 Recibe las copias con acuse y archiva en expediente. (Corresponncia recibida y enviada). s entregados Archivo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 1 55
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Rueda Prensa Deirector Convocar a los medios comunicación para informarle algún evento o suceso 1 1.1 Recibe oficio petición para convocar a los medios comunicación y dar a conocer algún evento o suceso importancia en el Municipio Comunicación Social Suceso/Noticia petición 1.2 Revisa la petición y gira instrucciones Instrucciones 1.3 Contacta vía electrónica y/o telefónica a los medios comunicación para informarles la fecha, lugar y hora la rueda prensa Técnico Especializado Petición Convocatoria Asignar a personal que cubrirán la rueda prensa 2 2.1 Designar al personal que cubrirá la rueda prensa Rueda prensa programada Personal asignado Realizar rueda prensa 3 2.2 Preparan el equipo y/o material necesario para que se realice la rueda prensa (Vio, cámara, grabadores, micrófonos, cableado) 2.3 Traslado al lugar l evento y montan el escenario don se realizará 2.4 Coordinar el evento a modo dar las facilidas a los medios para que capten todo lo que se quiere difundir 3.1 Reciben a los medios comunicación el día l evento y se les asigna el lugar Dirección Reportero, Fotógrafo, Técnico Especializado Dirección Dirección Personal listo Lugar l evento Escenario montado y equipo instalado Logística evento establecida l Equipo listo para evento Escenario montado equipo instalado y Logística l evento establecida Medios instalado 3.2 Vio graban el evento y al terminar coordinan el tiempo preguntas y respuestas, a modo dar oportunidad a todos los medios asistentes. Reportero, Fotógrafo, Medios instalados y rueda prensa Vios y cintas grabadas, redacción notas Elaborar Boletín informativo 4 4.1 Elabora boletín informativo, don se recopila toda la relevante la sesión, incluye fotografías Dirección Vios y cintas grabadas, redacción notas Boletín Informativo 4.2 Revisa la contenida en el boletín a manera que todo lo scrito se haya dicho en la rueda prensa realizada Boletín informativo Visto Bueno al boletín 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 56
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 2. DIRECCIÓN: Comunicación Social Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Rueda Prensa Comunicación Social 4.3 Revisa el boletín, da última revisión y canaliza para que éste sea enviado a los medios Visto Bueno al boletín Revisión autorización y Enviar 5 5.1 Envía validada a los diferentes medios comunicación y recibe comprobante envío Reportero Técnico Especializado Revisión autorización y enviada 5.2 Archiva toda la documentación generada en el evento para futuras revisiones o consultas Reportero Técnico Especializado enviada Archi vo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 2 DE: 2 57
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Atención a Proyectos Internos Control la Gestión Particular Recibir instrucciones parte l Presinte Municipal Analizar petición y elaborar programa trabajo 1 1.1 Recibir vía oficio o forma personal instrucciones l Presinte Municipal 1.2 Registra petición en agenda 2 2.1 Analiza solicitud 2.2 Elabora conforme a la petición Plan Trabajo Solicitud Solicitud Solicitud Agenda Agenda Solicitud analizada Solicitud Plan Trabajo Recibir y/o brindar apoyos Elaborar informe trabajo o ficha informativa con resultados l o los proyectos 3 2.3 Cita e informa a su equipo el plan trabajo 2.4 Ejecutan plan trabajo conforme a instrucciones (Realizar visitas, diligencias; solicitar o recabar diferentes penncias o áreas, etc.) 3.1 Reciben conforme a las necesidas o recaban forma personal 3.2 Conforme a lo recibido solicitan, rivan o brindan el apoyo necesario al proyecto con la finalidad completar la petición 4 4.1 Conforme a resultados, elabora informe 4.2 Entrega informe escrito o forma verbal al Presinte Municipal Plan Trabajo Instrucciones Instrucciones Plan en acción Plan acción Plan Acción en Resultados l proyecto Informe Informe Solicitud Proyecto cumplido 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 58
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Muestreo, Estadísticas y Evaluación Control la Gestión Particular Recibir solicitud y terminar segmento Elaborar formato (Cuestionarioencuesta) 1 2 1.1 Recibe indicaciones para investigar respecto a un tema en específico y sobre un segmento terminado la población. 1.2 Analiza la solicitud y terminar el plan acción a aplicar ; con qué sector la población van a iniciar, si este se subdivi para mejor aplicación o alcance; así como también la formación equipos trabajo 2.1 En base al programa trabajo, elabora formatos orientados a investigar y conocer la opinión o el sentido que fluye en la población, respecto al objetivo central la solicitud 2.2 Revisar formatos, verificando las interrogantes, analiza la contribución al propósito l formato y/o hace observaciones ser necesario. 2.3 Recaba Visto Bueno la Dirección Comunicación Social al formato 2.3 Solicitar mediante requisición la impresión formatos cuestionario o encuesta Realizar trabajo en campo 3 3.1 Integración e inducción al equipo trabajo 3.2 Realizar encuestas terminando conforme al segmento población seleccionado Jefe Jefe / Técnico Especializado Técnico Especializado / Jefe Jefe Jefe Técnico Especializado Técnico Especializado Necesidad muestreo o investigación con solicitud Análisis Formatos Formatos Formatos Requisición Equipos trabajo con solicitud Análisis Formatos Revisión al formato Visto Bueno Requisición Equipos trabajo conformados Encuestas realizadas Registrar, analizarla y elaborar estadísticas 4 4.1 Registra en sistema Técnico Especializado Encuestas aplicadas Sistema Elaborar y presentar propuesta 5 4.2 Analizan la, respecto a la muestra l segmento población indicado, al margen error previsto y/o seado. 5.1 Elabora informe resultados, tabla estadísticas; así como las medidas o alternativas mejora en caso requerirse. / Técnico Especializado Jefe / Técnico Especializado Sistema Análisis Análisis Informe 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 59
1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal Gobierno Municipal Tlaquepaque 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Muestreo, Estadísticas y Evaluación Control la Gestión Particular Remitir resultados y archivar documentación por o para consultas posteriores 6 5.2 Revisa resultados y preparan la presentación formal los mismos 5.3 Citar a los interesados vía oficio 5.4 Exponen resultados, mismos que puen ser para conocer preferencias, gustos, necesidas la población o para intificar la problemática que acontece a los ciudadanos (, por colonias o legaciones, etc.); y ser necesario, terminan estrategias a seguir, conforme a la situación. 6.1 Remiten en documento al área solicitante 6.2 Archivan la documentación resultante la encuesta y análisis realizado /Jefe /Jefe Técnico Especializado Informe Presentación Resultados Documentos Presentación Cita Resultados presentados/ob servaciones Documentos Archivo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 2 DE: 2 60
Gobierno Municipal Tlaquepaque 1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Audio Particular Eventos y Servicios Especiales Recibir solicitud y verificar disponibilidad Recibir orn e instalar equipo sonido en el lugar señalado 1 2 1.1 Recibe la solicitud servicio, canaliza a la jefatura 1.2 Revisa disponibilidad por fecha y horario 1.3 Elabora orn servicio, recaba firma y entrega al área interna responsable l sonido y audio para eventos. 2.1 Recibe la orn servicio y verifica el equipo disponible, conforme a las necesidas l evento 2.2 El día l evento se traslada al lugar señalado, verifican el lugar apropiado para instalar el equipo, previendo que existan tomas corriente 2.3 Instalan el equipo y realizan varias pruebas sonido. Jefe Técnico Especializado Técnico Especializado Técnico Especializado 12. INSUMO Evento Programado Solicitud Equipo disponible Orn servicio Orn servicio Lugar evento l 13. SALIDA Solicitud Verificación Equipo disponible Orn Servicio Instrucciones recibidas Lugar especifico instalación Equipo instalado Dar el servicio y recabar firma solicitud cubierta al final l evento 3 3.1 Durante el evento estar al pendiente los por menores sonido y audio. Al término éste, solicitan firma conformidad en orn servicio l área solicitante 3.2 Desmontar equipo y trasladarse 3.3 Entregan orn servicio Técnico Especializado Técnico Especializado Técnico Especializado Registrar servicio y archivar 4 4.1 Registra en sistema el servicio otorgado 4.2 Archiva orn en expediente para control administrativo Equipo listo Servicio realizado Equipo smontado l evento en cuestión Orn servicio con firma conformidad Firma conformidad Equipo smontado l evento en cuestión Orn servicio cumplida Sistema Sistema Archivo 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 1 61
Gobierno Municipal Tlaquepaque 1. DEPENDENCIA: Presincia Municipal 3. NOMBRE DEL Manual Procedimientos 5. NOMBRE DEL PROCESO: Control Mobiliario y Equipo Particular Eventos y Servicios Especiales Recibir inventario y cotejar con los bienes físicos 1 1.1 Recibir inventario Bienes Muebles asignados 1.2 Registra el documento recibido y canaliza 1.3 Revisa inventario y lo regresa con instrucciones quien se hará responsable verificar que lo registrado en el mismo sea lo existente en el área 1.4 Recibir al personal la Dirección Patrimonio y cotejan inventario contra: * Existencia Bienes no registrados en el inventario, *Mobiliario en mal estado y/o mobiliario sin uso en el área, *Cambio resguardo algún bien o equipo, *Registro algún bien en el inventario, más no la existencia l bien físico en el área. 1.4.1 Cabe señalar que se revisa el equipo trabajo este partamento como son: Equipo audio y vio, Mobiliario (Sillas, tablones, mamparas, manteles, material, material para rotular, presídium). Jefe Registro documento Instrucciones l Cotejo inventario contra bienes físicos Cotejo inventario contra bienes físicos Recibir inventario actualizado 2 2.1 Recibir inventario actualizado acuerdo a la revisión realizada Observaciones actualizado 2.2 Revisa que el contenga la que se obtuvo con la visita Patrimonio 2.3 Si hay observaciones las registra en forma manual y regresa el inventario. Regresa actividad 2.1 Si esta correcto recibe el inventario. y/o actualizado actualizado Revisión inventario Correcciones inventario registro al al y/o 2.4 Registra el inventario y canaliza para su Visto Bueno Actualizado Registro 14. FECHA DE ELABORACIÓN: Febrero 2011 15. REVISIÓN No.: 0 HOJA: 1 DE: 2 62