C O N T E N I D O 1. Propósito. 2. Alcance. 3. Responsabilidad y autoridad. 4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 6. Diagrama de bloque del procedimiento. 7. Glosario. 8. Anexos: 9. Revisión Histórica
1. Propósito Diseñar y desarrollar aplicaciones digitales que incluyan elementos multimedia tales como imagen estática, imagen en movimiento, sonido, video y texto, que cumplan con los requerimientos establecidos por personas de los diferentes espacios académicos y dependencias de la Universidad, así como usuarios externos con fines de difusión. 2. Alcance Este procedimiento deberá ser observado y aplicado por el de Multimedios, el de Multimedia y el Responsable de Diseño Gráfico del mismo Departamento. 3. Responsabilidad y autoridad Jefe del Responsabilidad Revisar, en coordinación con el de Multimedia, el diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia Verificar el cumplimiento del plan de proyecto del diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia. Realizar la gestión para obtener los recursos necesarios para el diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia. Asignar los tickets de los servicios correspondientes al área de Multimedia. Informar al personal administrativo el costo de los servicios ofrecidos por el área de Multimedia. Informar al personal administrativo cuando autorice un servicio a un usuario externo, así como el costo del mismo para que realicen el cobro correspondiente. Autoridad Autorizar y suspender el diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia. Liberar la aplicación Multimedia. Autorizar el plan de proyecto para el diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia. Permitir desviaciones del plan de proyecto en caso necesario. de Multimedia Responsabilidad Revisar, en coordinación con el de Multimedios, el diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia Integrar los elementos y programar aplicaciones multimedia de acuerdo a los requisitos Revisar la aplicación de la metodología establecida en las fases de su competencia
Establecer comunicación con el usuario en las fases de su competencia Resguardar la información y documentación interna y externa de su competencia Dar seguimiento a los servicios asignados al área de Multimedia por medio del Sistema de Control y Seguimiento de Solicitudes de Servicio SCSSS (Support Suite). Autoridad Asignar actividades al personal a su cargo y proponer cambios en el plan de proyecto Solicitar y asignar los recursos al plan de proyecto conforme a la metodología establecida Coordinar las actividades y el manejo del personal de su área contenidos Responsabilidad Revisar la ortografía de los contenidos de la aplicación Multimedia. Comunicar al Responsable del área de Multimedia los errores ortográficos y observaciones detectadas en la aplicación multimedia. Multimedia Responsabilidad Integrar los elementos y programar la aplicación multimedia Responsable de Diseño Gráfico Responsabilidad Desarrollar y entregar los elementos gráficos de las aplicaciones multimedia al responsable del área de Multimedia. Revisar la aplicación de la metodología establecida en las fases de su competencia Establecer comunicación con el usuario en las fases de su competencia Resguardar la información y documentación interna y externa de su competencia Autoridad Asignar actividades al personal a su cargo y proponer cambios en el plan de trabajo Solicitar y asignar recursos al plan de proyecto conforme a la metodología establecida Controlar las actividades y el manejo del personal de su área Responsabilidad Elaborar un reporte de ingresos generados por el Departamento de Multimedios Autoridad
Elaborar comprobantes de pago por los servicios del Departamento de Responsable de cómputo y/o responsable del proyecto Responsabilidad La designación de una persona como contacto dar seguimiento al servicio hasta que esté concluido. Proporcionar el material necesario para el diseño y desarrollo de la aplicación multimedia, ya digitalizado (en archivo). Probar, revisar, verificar y validar cada una de las fases en las que se requiere su participación. Informar al responsable del proceso sobre el desempeño, cambios y/o mejoras del procedimiento. Asistir a las reuniones indicadas durante el diseño y desarrollo de la aplicación multimedia. Autoridad Aprobar el prototipo de la aplicación multimedia. Sugerir cambios en el prototipo de la aplicación multimedia Documento Elabora/Actualiza Revisa Aprueba Formato de servicio de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia de Multimedia de de Metodología de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia de Multimedia de de Formato de plan de proyecto para el diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia de Multimedia de de Formato de reunión con el usuario. de Multimedia de de Formato de Información proporcionada por el usuario de Multimedia de de Formato de control de registros de Multimedia de de Formato de Revisión, Verificación y Validación de Multimedia de de
4. Normatividad aplicable. 5. Políticas. 1. Legislación y normatividad nacional e internacional en materia de derechos de autor 1. La solicitud del servicio podrá realizarla cualquier dependencia o espacio académico de la UAEM de manera institucional o algún usuario de manera personal, siempre y cuando sea avalado por alguna autoridad del espacio académico o dependencia a la que pertenece. 2. La solicitud deberá realizarse a través de oficio dirigido al Director de Servicios de Cómputo (no se requiere copia al Departamento). 3. Solo el Director de Servicios de Cómputo podrá autorizar servicios sin oficio o si no se cumplen todos los requisitos para iniciarlo. 4. Cuando la solicitud de un servicio sea realizada por un área de la Dirección de Servicios de Cómputo, se omite el oficio y deberá ser a través de un ticket dirigido al Jefe del. 5. En el caso de los usuarios externos (que no pertenece a la UAEM), los servicios ofrecidos tendrán un costo establecido en el catálogo de Costos de Servicios del Departamento de Multimedios, resguardado por Apoyo de la DSC. 6. El usuario deberá comunicarse con el jefe de Departamento para ser informado de la factibilidad del servicio solicitado. 7. El usuario es el responsable de proporcionar la información y materiales de contenidos del proyecto en formato digital. 8. Sobre el contenido de la información, será responsabilidad del usuario en cuestión de redacción, errores de ortografía y de sintaxis. El área sólo corregirá errores evidentes. 9. Si el usuario requiere la aplicación multimedia en CD o DVD, éstos serán proporcionados por el usuario. 10. La fecha de inicio del desarrollo del proyecto queda sujeta a la entrega del material gráfico por parte del responsable de diseño gráfico, por lo que el usuario deberá dar seguimiento al desarrollo de este material. 11. El tiempo de entrega del material multimedia se definirá en fase de análisis de la metodología de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia (Anexo 2) y dependerá de las características, cambios y extensión del mismo así como la fecha de entrega de material por parte del usuario. 12. Cuando la aplicación multimedia lleve archivos de video y/o audio y éstos no estén procesados (en los formatos digitales necesarios), el responsable del área de Multimedia solicitará mediante un ticket el servicio al responsable del Área de Procesamiento de Audio y Video.
13. El de Multimedia llenará el formato de servicio. 14. El de Multimedia elaborará minutas de cada reunión con el usuario y éstas deberan estar firmadas por los asistentes a dichas reuniones. 15. Al entregar el producto, el de Multimedia recabará la firma del usuario, como comprobante de recepción y conformidad. 16. Los derechos de autoría y reservados de las aplicaciones multimedia desarrolladas serán competencia de la UAEM, quien determinará la forma de distribución de los mismos. 17. Los créditos de las aplicaciones multimedia desarrolladas serán registrados en los mismos y estarán integrados por todas las personas que intervienen en su elaboración o bien por la mención del departamento y las áreas que participaron. 18. Por el tipo de trabajos y compromisos adquiridos con los usuarios y por el alcance de los mismos, el Responsable del área determinará: a) Si el proyecto se controlará sólo a través de la solicitud y sistema de control interno, o bien, b) Si el proyecto debe controlarse a través de todos los registros de control establecidos en este documento
6. Diagrama de bloque: Responsable de Diseño Gráfico (DG) de Multimedia (AM) Multimedia Contenidos de Multimedios (VCyM) Inicio 1 Solicita servicio a través de oficio dirigido al Director de Servicios de Cómputo 2 Recibe el oficio y lo evalúa. Autoriza el servicio? No Sí C 3 Elabora correo dirigido al usuario determinando la no factibilidad del desarrollo de la aplicación multimedia. 4 5 Recibe correo de no factibilidad. Fin Evalua el perfil del usuario A
Responsable de Diseño Gráfico (DG) Responsable del Área de Multimedia (AM) Multimedia contenidos de Multimedios (VCyM) A Si Es usuario externo No B 6 Informa al usuario de manera personal el costo del servicio en base al catalogo de costos de servicio. 7 Realiza pago correspondiente 8 Si El usuario acepta el costo del servicio No 9 Recibe comprobante de pago del servicio y entrega una copia al Jefe del Departamento de VCyM. Recibe pago, elabora un comprobante de pago del servicio y lo entrega al usuario. C 10 Recibe y archiva comprobante de pago B
Responsablede Diseño Gráfico (DG) de Multimedia (AM) Multimedia contenidos de Multimedios(VCyM) B 11 12 Recibe ticket y se pone en contacto con el usuario para solicitar el material necesario. Asigna ticket al responsable del AM informandole del servicio. 13 Entrega material al responsab le del AM y al responsable de DG. 14 Recibe el material y las caracteristicas de la aplicación multimedia para registrarlo en el Formato de servicio de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia (Anexo1) y en el Formato de Información proporcionada por el usuario (Anexo5) (el responsable DG recibe y registra material gráfico y el responsable del AM el resto del material). Entrega una copia del Formato de servicio de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia lleno (Anexo1) al usuario. 15 Recibe copia del Formato de servicio de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia lleno (Anexo1) y firma original y copia del formato D
Responsable de Diseño Gráfico (DG) de Multimedia (AM) Multimedia contenidos de Multimedios(VCyM) D 15 Realiza el análisis conforme a la metodología establecida por la 2. Metodología de diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia. (anexo 2). 16 Registra información necesaria en el formato de revisión, verificación y validación(anexo7) 17 Elabora plan de proyecto (anexo 3). 18 Solicita autorización del plan de proyecto (anexo 3) al Jefe del DVCyM. E
Responsable de Diseño Gráfico (DG) Responsable del Área de Multimedia (AM) Mutimedia contenidos de Multimedios (VCyM) E 19 Revisa plan de proyecto (anexo 3). No Existen ajustes? Si 20 Realiza ajustes al plan de proyecto (anexo 3). 21 Autoriza y firma el plan de proyecto (anexo 3) y lo entrega al responsable del AM. 22 Firman el plan de proyecto (anexo 3) y el responsable del AM Registra datos en el formato de revisión, verificación y validación (anexo 7) F
Responsable de Diseño Gráfico (DG) Reponsable del Área de Multimedia (AM) Multimedia contenidos Jefe del Departamento de Multimedios (VCyM) F 22 Diseño y Desarrollo del prototipo de la aplicación multimedia conforme al plan de proyecto (anexo 3). Registro de datos en el formato de revisión, verificación y validación (anexo 7). 23 Valida el prototipo de la aplicación multimedia. Registra datos en el formato de revisión, verificación y validación (anexo 7). Si Existen cambios y/o sugerencias? No 24 Registra cambios en el Formato de reunión con el usuaro (anexo 4)(el responsable del AM los relacionados con la programación e integración y el responsable de DG los relacionados con el diseño gráfico). y realiza los cambios. 25 Desarrolla la aplicación multimedia y realiza pruebas internas conforme a la metodología2. Metodología de diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia (anexo 2) y plan de proyecto (anexo 3). Registra datos en el formato de revisión, verificación y validación (anexo 7). G
Responsable de Diseño Gráfico (DG) Responsable del Área de Multimedia (AM) Multimedia contenidos Jefe del Departamento de Videoconfencia y Multimedios (VCyM) G 26 Valida la aplicación multimedia y registra datos en el formato de revisión, verificación y validación (anexo 7). Si Existen cambios? No 27 Registra cambios en el Formato de reunión con el usuaro (anexo 4) (el responsable del AM los relacionados con la programación e integración y el responsable de DG los relacionados con el diseño gráfico). 28 Realiza cambios conforme a la metodología 2. Metodología de diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia.(anexo 2), plan de proyecto (anexo 3). 29 Autoriza liberación de la aplicación multimedia y firma el formato de servicio de diseño y desarrollo de aplicaciones multimedia(anexo1) H
Responsable del Área de Multimedia (AM) Responsable de Diseño Gráfico (DG) Multimedia contenidos Jefe del Departamento de Videoconferencia y Multimedios (VCyM) H 30 Empaqueta y entrega la aplicación multimedia y material facilitado al usuario, 31 Recibe la aplicación multimedia. Contesta y firma el formato de servicio de diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia (anexo 1) de recepción y conformidad, bitácora de servicio, cuestionario de satisfacción del usuario, cuestionario del área de multimedia 32 Archiva los registros generados por el servicio y registra datos en el formato de información proporcinada por el usuario (Anexo 5). Fin
7. Glosario Aplicación multimedia: aplicación de computadora que incluye elementos de imagen, texto, audio y video en formatos digitales. 8. Anexos DSC: Dirección de Servicio de Cómputo. Formato digital: Define que los textos, imágenes, video, audio serán entregados como archivo digital para su uso inmediato en software. externo: persona que solicite un servicio y que no pertenezca a la UAEM. interno: persona que solicite un servicio y que pertenezca a la UAEM. Perfil de usuario: validación de si un usuario es interno o externo. Ticket: registro de una solicitud en el Sistema de Control y Seguimiento de solicitudes de servicio. SCSSS: Sistema de Control y Seguimiento de Solicitudes de Servicio. 1. Formato de servicio de diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia. 2. Metodología de diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia. 3. Formato de plan de proyecto para el diseño y desarrollo de Aplicaciones multimedia. 4. Formato de reunión con el usuario. 5. Formato de Información proporcionada por el usuario. 6. Formato de control de cambios. 7. Formato de Revisión, Verificación y Validación. 9. Revisión Histórica Número de revisión Fecha de revisión Revisó (puesto) Reaprobado (Puesto) Descripción del cambio 05 10/10/06 Responsable de Área Jefe de Depto Actualización de Formato 06 28/09/07 Responsable de Área 07 21/04/08 Jefe de Depto Jefe de Depto Jefe de Depto. Actualización de Formato y Políticas de acuerdo a asesorías Actualización de las Responsabilidades y Autoridades, de las Políticas y Glosario