SGC-VAF Guía Planeación de Horarios VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA UNIVERSIDAD DE SANTANDER SGC-VAF
Página 1 de 4 1. ALCANCE Esta guía contiene orientaciones para Coordinadores de Programa y/o Jefes de Departamentos, que son los encargados de realizar para cada período académico la programación de los horarios que deben ser ofertados a los estudiantes durante el Procedimiento de Matrículas. 2. DEFINICIONES Prácticas: Espacios donde el estudiante asiste a una empresa, o lugar definido por la universidad a ejercer labores propias de su ejercicio profesional Cursos Teóricos: Son aquellos que realizan los docentes de forma presencial en un aula de clase dotada con un tablero o proyector. Cursos prácticos: Son aquellos que realizan los docentes de forma presencial pero para su realización se requiere del apoyo de elementos como: salas de computo, laboratorios, mesas de dibujo, anfiteatro entre otros. Cursos teórico prácticos: Son los que combinan un componente teórico con uno práctico. Grupos fusionados (Agrupados): Son los grupos que por pertenecer a programas diferentes y ofrecer el mismo contenido se integran en uno solo o cuando en diferentes planes de estudio del mismo programa se encuentran en niveles diferentes o códigos diferentes. 3. CONDICIONES GENERALES Para la Programación de Horarios de cada período, se deben tener en cuenta las fechas establecidas en el Calendario Académico. Se deben programar horarios para los semestres pares en la mañana y para los semestres impares en la tarde, con el fin de optimizar la planta física y el tiempo de permanencia en cada jornada del estudiante en la universidad. A los docentes vinculados a la UDES con dedicación de tiempo completo, en Programas diurnos se les asignará carga académica en los siguientes horarios: lunes a viernes en los horarios de 7:40 a.m. a 11:50 a.m. y de 1:30 p. m. a 5:40 p.m. Los docentes con dedicación de tiempo completo y medio tiempo, en Programas nocturnos, su carga académica debe ser asignada de lunes a
Página 2 de 4 viernes en los horarios de 6:20 p.m. a 10:05 p.m. y cuando sea requerido, de 6:00 a.m. a 7:40 a.m. 4. DESARROLLO CONTENIDO 4.1 PLANEACION DE Los Directores y/o Coordinadores de Programa y Jefes de Departamento, planifican y organizan los horarios para la oferta de cursos de cada período académico, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos institucionales: Los Coordinadores de Programas Académicos deben entregar a los otros Programas y/o Departamentos que oferten cursos, la estimación de estudiantes que calculan tener para cada curso, de forma que les puedan programar en la oferta el número de grupos requeridos. El número de grupos que se debe programar para cada curso, debe corresponder con la cantidad de estudiantes que aprueban la asignatura prerrequisito del nivel anterior y adicionalmente, se deben tener en cuenta: las estadísticas de proyección, disponibilidad de los docentes, y características metodológicas. Se deben buscar horarios compartidos o agrupados en los casos en que uno o más programas, con baja población de estudiantes, tengan cursos afines en busca de optimizar la planta física y el reporte de nómina docente. No se deben programar horarios de cursos nocturnos a estudiantes de programas diurnos y viceversa, para evitar inconvenientes en la asignación de Planta física. Los horarios de las prácticas se deben programar en jornada contraria a las clases teóricas, con el fin de evitar múltiples desplazamientos a los estudiantes. Se debe tener especial cuidado en la programación de los horarios de los cursos teórico prácticos y prácticos, para lo cual se debe verificar previamente el laboratorio que cuente con los recursos necesarios para la realización de la clase y que el horario no genere perdida de horas aula. En los cursos teórico-prácticos se deben abrir dos o más prácticas (Laboratorio), las cuales se deben asociar a una teoría. La suma de la capacidad de los laboratorios no debe exceder la capacidad del aula de teoría.
Página 3 de 4 Los grupos fusionados, es decir los que son compartidos por más de un Programa, se deben reportar para realizar la unión de los grupos. Para la sede de Bucaramanga antes de matrícula y en las otras sedes después de la misma. 4.2 APERTURA DEL SISTEMA Admisiones y Registro Académico realiza la planeación de apertura del sistema para registro de los horarios y aulas. Envía por correo electrónico la programación de fechas en las cuales los coordinadores de programas deben registrar los horarios en el módulo correspondiente. Se confirma el recibido del cronograma. La plataforma para la grabación de horarios opera 7 días a la semana 24 horas al día, y estará abierta para el registro de los mismos únicamente en los tiempos publicados por la Oficina de Admisiones y Registro Académico, iniciando y finalizando en las fechas que se apruebe en el Cronograma que se envía a cada Coordinación de Programa y/o Jefe de Departamento. Una vez cumplidos estas fechas, no se podrá realizar modificaciones a los horarios. 4.1. CARGUE DE INFORMACIÓN DE APLICATIVO DE Y AULAS 1. Los Coordinadores y Jefes de Departamento, deben hacer el registro de sus respectivos, utilizando el Sistema de Gestión Horaria (Master WEB). 2. La grabación de horarios por parte de los Coordinadores de Programa y/o Jefes de Departamento, se realizará por etapas: inicialmente activando grupos y terminada cada actividad se cerrará el acceso a la Plataforma. El orden de las actividades que deben realizar es el siguiente: Activación de Grupos (Todas las Coordinaciones de Programa). Reporte Horarios Departamentos (Solo las Jefaturas de Departamentos). Reporte Horarios Programas Académicos (Solo Coordinaciones de Programas Académicos). Reporte Horarios Informática (Solo Dpto. de Informática). Reporte Horarios Bienestar e Idiomas (Solo las dos Jefaturas de Dpto.). 3. Para la apertura de un nuevo grupo, se debe consultar con el encargado del área de Horarios y Aulas de la Oficina de Admisiones y Registro Académico para que le verifique si hay disponibilidad de aula en la planta física de la Universidad. 4. Los Directores o Coordinadores y Jefes de Departamento entregan copia impresa de los horarios registrados en el módulo correspondiente a Admisiones y Registro Académico.
Página 4 de 4 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO RESPONSABLE FECHA DE APROBACIÓN 00 Versión de Prueba Ing. Holguer Pérez Pabón Director Admisiones y Registro Académico 16/07/2015 01 Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental 01/03/2016 02 Actualización del encabezado por la aplicación de la mención Vigilada Mineducación junto a logo institucional. Se actualiza pie de página según Procedimiento Control de Documentos y Registros v08. Ing. Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF 12/04/2017 03 Ajuste de pie de página de acuerdo a Procedimiento Control de Documentos y Registros v 10. Esperanza Rojas Rojas Directora de Gestión Documental 12/08/2018