Página: 1 de 1 1. RESPONSABILIDADES Miembros del Equipo involucrado: Es responsabilidad de la Asistente técnico del Departamento Financiero realizar la emisión de cheques y los pagos por transferencia electrónica. Es responsabilidad del Jefe del Departamento Financiero revisar los cheques emitidos. Definiciones. Orden de Compra: Documento con el cual se contrata el proveedor y se pactan las condiciones del bien o servicio a recibir. Solicitud de emisión de cheque: Documento en el cual se indica el monto y la descripción del pago que se debe hacer. NIT: Número de Identificación Tributaria. 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO. 1. Una vez recibido en el Departamento Financiero la solicitud de emisión de cheque debidamente firmada y emitida por la Proveeduría, el responsable procede a revisar los cálculos y anotaciones numéricas de la documentación que dan soporte a los pagos, si no hay inconsistencias se procede a confeccionar los cheques respectivos, si se determinan inconsistencias en la documentación, se devuelven a la proveeduría para su corrección.
Página: 2 de 1 2. La emisión de cheques se realiza por medio del sistema de información BOS7 destinado para esta tarea. 3. Se debe ingresar al Sistema de información BOS7, con su respectiva clave. 4. Se debe ingresar al módulo de Control Bancario. 5. Se ingresa a transacciones, Cheques. 6. Se debe elegir el mes y el año y seleccionar la cuenta bancaria, según cada caso se escoge la cuenta corriente (BCAC, BNCR, MUCAP, CAJA UNICA) 7. Debe ingresarse al módulo de Inclusión (Inclusión de Registro). El sistema consecutiva. provee el número de cheque en forma automática y 8. Se debe seleccionar la fecha de emisión. 9. Se debe utilizar el NIT en la emisión del cheque 10. El nombre del beneficiario sale automáticamente digitando el NIT. 11. Ingresar el monto a pagar. 12. Se debe hacer un comentario del concepto de pago. 13. Se debe ingresar al módulo de Asiento Contable. 14. Se selecciona el mes y el número de cuenta contable. 15. Si el cheque implicara pago de orden de compra se debe seleccionar y se contabiliza a la cuenta por pagar. 16. Si el pago implica presupuesto y no contiene orden de compra se debe seleccionar la opción de presupuesto. 17. Si existe una orden de compra se selecciona la cuenta por pagar ya que la orden de compra cuenta con el código presupuestario. 18. En el caso de la emisión de cheques, por otros conceptos, que no tienen asignación presupuestaria sigue los pasos de 4.2 a 4.13. 19. Luego el cheque debe guardarse en el sistema BOS7.
Página: 3 de 1 20. Se imprime el cheque. 21. Traslada los cheques al Jefe Inmediato para su revisión y firma. 22. Una vez revisados y firmados los traslada a la Dirección Administrativa para la segunda firma. 23. Una vez estregados los cheques se procede al archivo de los comprobantes. TRANSFERENCIAS ELECTRONICAS POR CAJA UNICA DEL ESTADO. 1. Una vez recibido en el Departamento Financiero la solicitud de emisión de cheque debidamente firmada y emitida por la Proveeduría y que obtenga la aprobación de la Dirección Academia, el responsable del Departamento Financiero procede a revisar los cálculos y anotaciones numéricas de la documentación que da soporte a los pagos, si no hay inconsistencias se procede a confeccionar los comprobantes de pago respectivo, si se determinan inconsistencias en la documentación, se devuelven a la proveeduría para su corrección. 2. La emisión de los comprobantes de pago por la Caja Única del Estado, se realiza por medio del sistema de información BOS7 destinado para esta tarea. 3. Se debe ingresar al Sistema de información BOS7, con su respectiva clave. 4. Se debe ingresar al módulo de Control Bancario. 5. Se ingresa a transacciones, Cheques. 6. Se debe seleccionar el mes y el año y seleccionar la cuenta bancaria, según cada caso se selecciona la cuenta corriente (CAJA UNICA)
Página: 4 de 1 7. Debe ingresarse al módulo de Inclusión (Inclusión de Registro). El sistema consecutiva. provee el número de pago en forma automática y 8. Automáticamente sale la fecha de emisión. 9. Se debe utilizar el NIT en la emisión del cheque. 10. Automáticamente aparece el nombre del beneficiario. 11. Ingresar el monto a pagar. 12. Se debe hacer un comentario del concepto de pago. 13. Se debe ingresar al módulo de Asiento Contable. 14. Se selecciona el mes y el número de cuenta contable. 15. Si el pago implica pago de una orden de compra se debe seleccionar la opción de cuenta por pagar. 16. Si el pago implica presupuesto y no contiene orden de compra se debe seleccionar la opción de presupuesto. 17. Si existe una orden de compra se selecciona y luego la cuenta por pagar ya que la orden de compra cuenta con el código presupuestario. 18. En el caso de la emisión de pagos por otros conceptos, que no tienen asignación presupuestaria sigue los pasos de 4.2 a 4.13. 19. Luego el cheque debe guardarse en el sistema BOS7. 20. Se efectúa la revisión y se procede a contabilizar el pago y se imprime el comprobante de pago. 21. Se elabora un informe en formato de Excel que consiste en una nómina de todos los pagos mediante la Caja Única del Estado (Nombre del informe, fecha de pago, cuenta afectar, nombre del proveedor, cedula física o jurídica, descripción del depósito, monto del pago a cada proveedor, monto total de los depósitos).
Página: 5 de 1 22. Se trasladan todos los comprobantes de pago y el informe elaborado de Excel al Jefe Inmediato para la revisión, firma y envió del archivo a la Tesorería Nacional. 23. A la Tesorería Nacional se remite en archivo de texto, este debe contener, número de cédula jurídica o física del proveedor, número de la cuenta cliente, descripción depósito, monto a depositar), con 24 horas antes de realizar el depósito respectivo. 24. El archivo de pago será procesado con un sistema de seguridad denominado TXT, el cual lo aporta la Tesorería Nacional y que se encuentra instalado en la computadora del Jefe de Financiero. Este archivo se remite vía email. 25. El archivo anterior es revisado y aceptado por parte de un Ejecutivo de cuenta de la Tesorería Nacional, la confirmación se da también por la vía del email. 26. Si este archivo contiene algún error, el mismo será devuelto por parte del Ejecutivo de cuenta de la Tesorería Nacional para su corrección. 27. Una vez revisados y firmados los comprobantes de pago y el informe de pagos, se traslada a la Dirección Administrativa, junto con la autorización del formulario denominado Pago Masivo para su firma. 28. Una vez firmado el formulario anterior se remite vía fax a la Tesorería Nacional. 29. La Jefatura devuelve los comprobantes de pago firmados al responsable para el archivo de los documentos que dan soporte a los pagos mediante la transferencia electrónica de fondos.
Página: 6 de 1 2. ANEXOS
IA-FIN-07 Instructivo Actualización de Control de Presupuesto - Informes Página: 7 de 7 1 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN Fecha Sección Descripción Autorizado por 0 - Creación del Instructivo Nombre Jefatura Derechos Reservados CUC