Revisó: Director Cultural Aprobó: Rector Página 1 de 5 Fecha de aprobación: Diciembre 05 de 2007 Resolución No 1880 OBJETIVO ALCANCE Dar los lineamientos en el Préstamo de Escenarios Artísticos de la UIS, requeridos para el normal desarrollo de la actividad académica, lúdica, artística y cultural. Inicia con la recepción de solicitudes escritas que formulan UAA, centros de estudio o miembros de la comunidad universitaria, para la realización de eventos o actividades culturales, académicas, institucionales y finaliza con la devolución de los espacios a la Dirección Cultural y/o Coordinador, Planta o Bienestar, después de la realización de los eventos. NORMATIVIDAD No aplica DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Escenarios Artísticos: Sede Principal: Auditorio Luis A. Calvo, Sala Zalamea, Sala Gustavo Gómez Ardila, Sala de Exposiciones y Teatro al Aire Libre José Antonio Galán La Gallera. Sede Málaga: Auditorio Fundadores. Sede Barrancabermeja: UIS Alejando Galvis Galvis Sede Socorro: Teatro Libre José A. Galán, Aula Maxima, Aula 118 Servicio de Préstamo: tiene como finalidad permitir que cualquier miembro de la Comunidad Universitaria pueda disponer de un escenario artístico durante un periodo limitado de tiempo para el desarrollo de la actividad académica, lúdica, artística y cultural.. Solicitudes Escritas: Carta, memorando o correo electrónico mediante el cual el usuario interesado solicita a la Dirección Cultural, el préstamo de un escenario artístico e informa el tipo de evento a realizar, la fecha y hora de realización, el número aproximado de asistentes y requerimientos o apoyos técnicos de equipos e infraestructura. Respuesta a Solicitud: Carta, memorando o correo electrónico expedido por la Dirección Cultural que confirma o no la disponibilidad del escenario para la fecha y hora solicitada. Comunicación Ocupación de Escenarios: Carta, memorando o correo electrónico expedido por la Dirección Cultura donde se informa la ocupación semanal de los escenarios artísticos a la división de planta física y personal de la División cultural
Página 2 de 5 CONSIDERACIONES El responsable del desarrollo de las actividades en las sedes de: Barrancabermeja corresponde al, Socorro y Barbosa, Málaga. Los requerimientos técnicos para la sede de Socorro se diligencian en el Formato FRF.27 Solicitud de espacios físicos perteneciente al proceso de Recursos Físicos.
Página 3 de 5 Inicio/Fin Actividad Decisión Documento Procesamiento en S.F. o intranet Procedimiento predefinido Conector Conector de página DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTOS DE REFERENCIA INICIO 1. Recibe solicitudes 1. Recibe las solicitudes por escrito, con visto bueno del jefe de la UAA, docente o director del grupo artístico en donde se especifica el nombre del escenario artístico, fecha, horario, actividad a realizar y responsable. Secretaria Dirección Cultural No Está disponible el escenario? Si 2. Registra la reserva en el calendario de eventos 2. Registra la reserva en el calendario de eventos, si el escenario artístico solicitado se encuentra disponible. Calendario de eventos 3. Envía respuesta Respuesta a la solicitud 1 FIN 3. Envía respuesta por escrito confirmando o no la disponibilidad del escenario. ó Auxiliar Administrativo
DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE Página 4 de 5 DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1 4. Coordina la logística 4. Contacta al organizador de la actividad para establecer los detalles logísticos y requerimientos técnicos, igualmente le informa que debe presentar en la portería el listado de equipos que desee ingresar a la Universidad. 5. Comunica ocupación de los escenarios Programación eventos semanales 6. Verifica la realización del evento 7. Recibe el escenario con sus respectivos elementos 8. Evalúa la prestación del servicio 9. Archiva los documentos 5. Comunica al asistente administrativo, personal operativo y al, en caso de tratarse de la sede principal, la ocupación de los escenarios semanalmente. 6. Verifica la realización del evento, asistiendo al escenario artístico en la fecha y hora indicada por el solicitante. 7. Recibe el escenario con sus respectivos elementos una vez finalizado el evento. 8. Evalúa la prestación del servicio. 9. Archiva los documentos en la carpeta Préstamo de Escenarios Artísticos Personal Operativo Personal Operativo Auxiliar Administrativo Calendario de eventos Requerimientos técnicos Encuesta de satisfacción Préstamo escenarios Artisticos FIN
Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 1 Diciembre 05 de 2007 Creación del Documento 2 Abril 16 de 2009 Inclusión de documentos de referencia relacionado con los requerimientos técnicos, modificaciones en la actividad cuatro y cinco relacionadas con la información a Clientes y personal de la Universidad. 3 Septiembre 23 de 2009 Modificaciones relacionadas con el responsable de llevar a cabo las actividades en las sedes regionales.