Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA MBRE DEL PROCESO: MBRE DEL PROCEDIMIENTO: UNIDAD RESPONSABLE: GESTIÓN ANCIERA TRAMITE DE RECURSOS PARA DESPLAZAMIENTOS GERENCIA ADMINISTRATIVA Y ANCIERA CÓDIGO VERÓN PAGINAS P-GF--003 002-31-05-2013 6 1. Descripción resumida l procedimiento: Establecer el procedimiento para la autorización, reconocimiento y pago los gastos por comisiones servidores públicos, s y docentes la Universidad con el cual se garantice la operación la Universidad a nivel nacional y su proyección internacional. 2. Objetivo: 3. Alcance: Planear, programar y controlar los recursos necesarios (administrativos y financieros) para las comisiones servicios o estudios al interior l pais o al, por parte servidores públicos, s y docentes la Universidad. El procedimiento inicia con la necesidad realizar una comisión servicios o estudios por parte un servidor público, y/o docente la Universidad y finaliza con la legalización los recursos entregados. 4. Definiciones: Comisión para personal administrativo: Un servidor público se encuentra en comisión para fines que directamente interesen a la universidad, cuando por disposición autoridad competente, ejerce las funciones propias su cargo en lugares diferentes a la se habitual su trabajo o atien transitoriamente actividas oficiales distintas a las inherentes al empleo l cual es titular. Comisión para cuerpo docente: Un docente carrera y/o un docente ocasional se encuentra en comisión cuando, por disposición la UNAD, ejerciere temporalmente funciones propias su cargo o conexas con él, en lugares distintos la se habitual su trabajo; o cuando por encargo la UNAD realizare, transitoriamente, actividas diferentes las inherentes al cargo l que es titular. Viáticos: Son dineros pagados al funcionario y/o que ha sempeñar alguna tarea o comisión fuera l país o ciudad se su trabajo o por cuenta la universidad, con la finalidad atenr el pago los mayores costos que genera el cumplimiento la comisión. Comprenn gastos transporte, manutención, y alojamiento. Desplazamiento: Es el servicio transladar un lugar a otro a funcionarios y/o s con el fin cumplir con el objeto misional la UNAD. 5. Lír l Procedimiento: GERENCIA ADMINISTRATIVA Y ANCIERA 6. Condiciones Generales 1. Todas las solicitus s berán solicitarse a través l aplicativo (INTRANET- solicitud s UNAD), con los tiempos antelacion establecidos con excepción los siguientes casos: Solicitus Rectoría, Consejo Superior Universitario, Consejo Académico, comisiones servicios al, comisiones estudios al, Representacion Jurídica y aquellos casos excepcionales aprobados por el Señor Rector. 2. La Legalizacion viaticos en primera instancia es responsabilidad l funcionario que se splazó y en segunda instancia el Jefe unidad o director centro que autorizó el, este último bera garantizar la legalizacon cumpliendo con el procedimiento. La coordinacion Contabilidad informa trimestralmente a la Oficina Control interno las personas que no han legalizado Viáticos. 3. Para los s Internacionales l cuerpo académico la solicitud se bera realizar con dos (2) meses anticipación. (en razón a que este be ser avalado por el Consejo Académico). Y para los s internacionales l personal administrativo la solicitud se bera realizar con un (1) mes anticipación. 7. Descripcion l Procedimiento 7. 1 TRAMITE DE RECURSOS PARA COMIONES A NIVEL NACIONAL 1 Descripción Generar la solicitud. QUÉ? Insumos necesarios para la CÓMO? Descripción tallada la QUÉ? Resultados o productos la Información diligenciada viáticos Generar la solicitud viáticos a través l aplicativo en línea ubicado en el aplicativo con diligenciado completamente en en la Intranet la universidad con 15 dias calendario anticipación mínimo 15 días el aplicativo. al. anticipación al Cód. Nombre Registros y Documentos Asociados Fomato Solicitud Diligenciado. QUIÉN? Encargado la Director zonal o Jefe Unidad 2 Liquidar los gastos l y aprobar solicitud viáticos diligenciado completamente en la intranet. Liquidar gastos discriminados por transporte, alojamiento y alimentación con base a la normatividad vigente Decreto l Departamemento Administrativo la Funcion Publica. Se imprime el formato liquidado para el visto bueno la gerente administrativa y financiera. La solicitud es revisada por la --, si es negada se informa al director zonal o Jefe Unidad y se vuelve al paso numero (1) lo contrario si es aprobada continúa con el siguiente paso. saprobacion l Formato liquidacion gastos Diligenciado 3 Revisar la solicitud por Rectoría Aprobación l por la Revisar por parte l Rector la solicitud l, si la solictud es es aprobada, continua con el paso siguiente, lo contrario si la solicitud es negada o necesita corrección, se vuelve al paso anterior. saprobacion l Rectoría 4 Solicitar el CDP Fomato Solicitud liquidado. Diligenciar el formato solicitud l Cetificado CDP y recojer las firmas l solicitante l, en caso que sea una zona este se envía escaneado para la firma l Director Zonal por correo electrónico y una ves lo firme el Director Zonal es recibido por el mismo medio. Si los recursos para el son por, continua con el paso siguiente, lo contrario, la solicitud es firmada por la Gerente Administrativa y Financiera, se envía a presupuesto y continua con el paso 6. presupuestal firmado. " (FI-GF- -001-001) 5 Aprobar solicitud CDP por recursos Certificado presupuestal firmado por el Jefe Unidad la persona a splazar Aprobar CDP para la firma la Gerente Administrativa y Financiera y Solicitud formato continuar con el paso siguiente, lo contrario, se vuelve al paso CDP aprobada anterior. " (FI-GF- -001-001) 6 Expedir Certificado Expedir CDP (Ver Procedimiento "Administración, Ejecución y Control CDP expedido y presupuestal l presupuesto" (P-GF--001)) y enviar a la Gerencia Administrativa entregado a Aprobado por la Y Financiera. " (FI-GF- -001-001) Coordinacion Presupuesto Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA
Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA Proyectar la con la firma la Gerente Administrativa y Financiera, en la cual se estipulara si es transporte aéreo o transporte terrestre. 7 Proyectar Solicitud viáticos aprobado por la Rectoría, CDP. TA: En el caso que el transporte sea Aereo continua con el paso Nº8, lo contrario en el caso que el transporte sea terrestre particular, la universidad autoriza gastos por combustible y peajes numerada y continua con el paso Nº 9 Se envia el proyecto a Secretaria General para la Numeración. (Continua con el procedimiento "Diseño y emisión actos administrativos" (P-GJ-SGRAL-004)). 8 Solicitar las reservas a la Agencia viajes con la cual la UNAD tiene Solicitud tiquetes contrato para la adquisición tiquetes aéreos, a través correo aéreos con la Tiquetes electrónico. Una vez recibidas las reservas, se confirma con las Agencia aprobada por el Rector confirmados personas que se van a splazar telefonicamente para su revisión y Viajes. aprobación. electrónicos Correo Electrónico 9 10 Distribuir dos (2) copias la resolucion a la Coordinacion Presupuesto con sus respectivos soportes (formato solicitud viaticos, CDP) para la expedición l Registro Distribuir copias CRP (ver procedimiento "Administración, Ejecución y viáticos Control l presupuesto" (P-GF--001)) Y envia a contabilidad una 1 Distribucion la para trámites aprobado por Rectoría, CDP y copia para su posterior legalización. con soportes Registro Registro. enviados y Nota: (Presupuesto envía Tesoreria una copia resolución pago acompañada l registro presupuestal para el sembolso (Ver procedimiento "Desembolsos - pagos" (P-GF-- 004)) Incluir información l en el aplicativo. viáticos Incluir al aplicativo s la información número Información ingresada al aprobado por Rectoría y resolución y objeto l. aplicativo.. Activación en el aplicativo s para continuar con el procediemiento pago 11 Incluir la información viáticos Incluir en el aplicativo la información l acompañada pagos l aprobado por Rectoría y Orn Pago l número la orn pago e, CDP y CRP n el aplicativo. Activación en el aplicativo s para continuar con el procedimiento Legalizacion viaticos Tesoreria 12 *Formato legalización(aplicativo-manual) *Tiquetes aéreos y/o intermunicipales, peajes, factura compra l combustible Legalizar el * Informe la comisión Desplazamiento cumplido (Diplomas, Informe audiencias.) Emitido por el responsable l director centro. Legalizar viáticos y gastos terrestres ante el Grupo Contabilidad a mas tardar durante los cinco días habiles siguientes a la llegada comisión, la siguiente manera: 1) Registrar a traves l aplicativo viaticos la relacion tallada Soportes entregados a los gastos terrestres ejecutados y las actividas sarrolladas, se grupo contabilidad finaliza el registro y se imprime el formato. Si no se cumple con este numeral ver condicion general número 2 2) Enviar el formato junto con los soportes e informe la comisión y la certificación cumplido manera física al grupo contabilidad. Formulario registro en el aplicativo 13 Legalizar gastos Soportes entregados a grupo contabilidad Legalizar los gastos con los soportes entregados por el funcionario que se splazó, los cuales ben estar completos y conformes a lo establecido a la Circular Normativa 200-002, ante el grupo contabilidad. Desplazamiento legalizado Se registra en el aplicativo viáticos el visto legalizado, realizando el registro en el sistema financiero una vez se tengan la totalidad los soportes solicitados para la legalización la comisión y/o. De lo contrario, se vuelven al paso anterior. Contabilidad 7.2 TRAMITE DE RECURSOS PARA COMIONES DE ESTUDIOS O DE SERVICIOS AL EXTERIOR 1 Descripción Solicitar comisión servicios o estudios al QUÉ? Insumos necesarios para la Invitacion o inscripcion al evento internacional CÓMO? QUÉ? QUIÉN? Descripción tallada la Solicitar la comision servicios o estudios al a través un oficio dirigido al señor Rector para la aprobacion l. Ver condicion General Nº3 Resultados o productos la Solicitud comisión Cód. Nombre Registros y Documentos Oficio remisorio al Rector Encargado la Funcionario y/o 2 Solicitar la Liquidación gastos para el internacional. Oficio remisorio por parte l solicitante a la Solicitar mediante oficio formal a la Gerencia Administrativa y Financiera una proyeccion gastos requeridos para el don estipule lugar, fechas l sarrollo la comisiòn, salario, y si es necesario el pago una inscripción esta be venir bidamente soportada. Esta solicitud se be realizar con una semana anticipacion a la solicitud autorizacion comision dirigida al Sr Rector. Liquidacion Gastos. "Formato costos comisión al " (FI-GF--003-001) 3 Solicitar Vistos buenos Liquidación Gastos. Solicitar el visto bueno l Jefe unidad en el oficio dirigido al señor Rector, en el caso l para el Cuerpo Académico, el visto bueno l Decano y la Vicerrectora Académica y l Lír Nacional Investigación. Vistos buenos la solicitud internacional en el oficio dirigido al Sr Rector Oficio remisorio al Rector Jefe Unidad o Director Centro Decano la Vicerectoria Acamica Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA
Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA 4 Anexar información requerida en el oficio dirigido al Sr Rector Documentación e información requerida Anexar la siguiente información a la solicitud para que pueda ser aprobado. -Nombres completos -Número intificación -Número celular -Correo electrónico -Tipo Vinculación (si la persona es be tener en cuenta que en el contrato be estar especifico que se pue splazar en cumplimiento su objeto contractual y que la UNAD asume los costos l, lo contario be solicitar la elaboración un otro sí al contrato para que estipule este tema) -Unidad o penncia a la que pertenece CEAD/ CERES / SEDE -Valor l salario u honorarios - Invitación formal los organizadores l Evento en don se especifique que asiste en representación la UNAD. - Para el caso presentación ponencias es necesario enviar el soporte la aceptación la ponencia por parte los organizadores l evento, con la información y los soportes la misma. - Nombre l evento, fechas y lugar don se va a realizar en evento - Proyección gastos requeridos para el (SOLICITADA EN EL PASO 1). -Para el caso s por movilidad académica don existen CDP expedidos para tal fin este se be anexar, con el visto bueno la que avale que aún hay recursos disponibles. Información solicitada Funcionario y/o 5 Aprobar solicitud comision por parte Rectoria Solicitud comisión con la documentacion requerida. Aprobar solicitud, si es aprobada se envia al jefe la unidad solicitante con el visto bueno y continua con el siguiente paso, lo contrario no ser aprobada se vuelve al jefe la unidad solicitante y finaliza el procedimiento. saprobacion la solicitud saprobación por el rector Rectoria 6 Notificar autorización Solicitud l Aprobación por el Rector Notificar a la Unidad a la que pertenece el funcionario y/o a splazar para que soliciten el. Notificación solicitud l Oficio remisorio al Rector con la Aprobacion Rectoria 7 Solicitar el CDP Liquidación gastos. Solicitar el formato solicitud presupuestal CDP y recojer las firmas l Jefe la Unidad a la que pertenece, en caso que sea una zona este se be enviar escaneado con la firma l director zonal a la para su respetivo trámite. Si los recursos para el son por, continua con el paso siguiente, lo contrario, la solicitud es firmada por la Gerente Administrativa y Financiera, se envía a presupuesto y continua con el paso 9. presupuestal firmado. " (FI-GF- -001-001) Funcionario y/o 8 Aprobar solicitud CDP por recursos Certificado presupuestal firmado por el Jefe Unidad la persona a splazar Aprobar CDP para la firma la Gerente Administrativa y Financiera y continuar con el paso siguiente, lo contrario, se vuelve al paso anterior. Solicitud formato CDP aprobada y/o saprobada " (FI-GF- -001-001) 9 Expedir certificado presupuestal Aprobado por la Expedir CDP (Ver Procedimiento (P-GF--001) Administración, Ejecución y Control l presupuesto.) Una vez se tiene el CDP expedido y se envia a la Gerencia Administrativa y entregado a " (FI-GF- Financiera que a su vez lo envia a Secretaria General -001-001) Presupuesto Elaborar el acto administrativo () autorización comisión o estudios al 10 Elaborar autorización comisión al Oficio formal con la Aprobación la Rectoría con todos los soportes mencionados en los pasos 3 y 4 -Se remite a presupuesto para Visto Bueno. -Se remite a la Gerencia Administrativa y Financiera. -Se remite a Rectoría para su respectiva firma. Una vez firmada la por el señor Rector se vuelve a la Secretaria General para su respectiva numeración ver procedimiento (Continua con el procedimiento (P-GJ-SGRAL-004) Diseño y emisión actos administrativos. se informa mediante oficio la aprobación la resolución y se radica en la penncia respectiva. Aprobada y numerada Secretaría General Se envía copia la resolución a la con copia todos los soportes 11 Elaborar para pago viáticos comisión al Aprobación comisión al por Secretaria General Proyectar la con la firma la Gerente Administrativa y Financiera. Se envia el proyecto a Secretaria General para la Numeración. (Continua con el procedimiento (P-GJ-SGRAL-004) Diseño y emisión actos administrativos.) para el pago viaticos 12 Solicitar las reservas a la Agencia viajes con la cual la UNAD tiene Solicitar tiquetes contrato para la adquisición tiquetes aéreos, a través correo aprobada por el Rector aéreos con la electrónico. Una vez recibidas las reservas, se confirma con las Tiquetes electrónicos Agencia personas que se van a splazar telefonicamente para su revisión y confirmados Viajes. aprobación. aprobada por la Correo Electrónico 13 Distribuir copias para trámites Registro y pago Aprobada por Rectoría, CDP. Distribuir dos (2) copias a Presupesto la con sus respectivos soportes para la expedición l Registro Presupestal CRP ver ( Procediento (P-GF--001) Administración, Ejecución y Control l presupuesto.) Y enviar a contabilidad una 1 Distribución la copia para su posterior legalización; y vuelve a la. con soportes Registro enviados Nota: La distribuira a Tesorería una copia resolución acompañada l registro presupuestal para el sembolso (ver procedimiento sembolsos - pagos) Presupuesto Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA
Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA 14 *Formato legalización manual * tiquetes aéreos y/o peajes, factura compra l combustible * Informe la comisión Legalizar viáticos y gastos terrestres ante el Grupo Contabilidad a mas tardar durante los cinco días habiles siguientes a la llegada * cumplido comisión, la siguiente manera: (Diplomas, Informe "Formato Manual Legalización l audiencias.) 1) Diligenciar el formato manual legalización viáticos, la relacion Soportes entregados a Legalización Gastos Desplazamiento Emitido por el responsable l tallada los gastos ejecutados y las actividas sarrolladas. Si grupo contabilidad Desplazamiento" director centro. no cumple con este numeral ver condición general Nº2 (FI-GF--003-002) *Soporte los pagos inscripcion al evento, compra 2) Enviar el formato junto con los soportes e informe la comisión y la tiquete aéreos cuando sea el certificación cumplido manera fisica al grupo contabilidad. caso. 15 Legalizar gastos Soportes entregados a grupo contabilidad Legalizar los gastos con los soportes entregados por el funcionario que se splazó, los cuales ben estar completos y conformes a lo establecido a la Circular Normativa 200-002, ante el grupo contabilidad. Desplazamiento Se registra en el aplicativo viáticos el visto legalizado, realizando legalizado el registro en el sistema financiero una vez se tengan la totalidad los soportes solicitados para la legalizacion la comisión y/o. De lo contrario, se vuelven al paso anterior. Contabilidad 8, Diagrama Flujo l Procedimiento 8.1 TRAMITE DE RECURSOS PARA DESPLAZAMIENTOS NIVEL NACIONAL Jefe unidad o director zonal RECTORIA FUNCIONARIO Y/O CONTRATISTA COORDINACIÓN DE PRESUPUESTO SECRETARIA GENERAL COORDINACION DE TESORERIA COORDINACION DE CONTABILIDAD INICIO Generar la solicitud Liquidar los gastos l y aprobar solicitud Se aprobo la solicitud? Revisar la solicitud por rectoría Se aprobo la solicitud? Solicitar el presupuestal CDP Los recursos para el son por inversion? Aprobar solicitud CDP por recursos _ Se aprobo la solicitud CDP? Expedir certificado Proyectar resolución Continuar con el Procedimiento (P-GJ-SGRAL- 004) "Diseño y emisión actos administrativos" Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA
Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA El transporte es aéreo? Solicitud Tiquetes Aereos con la agencia viajes Distribuir copias para trámites registro presupuestal y pago Incluir la información pagos l en el aplicativo Incluir la información pagos l en el aplicativo Legalizar el Legalizar gastos Estan completos los soportes? 8.2 TRAMITE DE RECURSOS PARA DESPLAZAMIENTOS NIVEL INTERNACIONAL FUNCIONARIO Y/O CONTRATISTA JEFE DE UNIDAD O DIRECTOR DE CENTRO DECA DE LA VICERRECTORIA ACADÉMICA RECTORIA COORDINACION DE PRESUPUESTO SECRETARIA GENERAL COORDINACION DE CONTABILIDAD INICIO Solicitar comision servicios o estudial al Solicitar la liquidacion gastos para el internacional Solicitar vistos buenos Anexar información requerida en el oficio dirigido al Sr Rector Aprobar solicitud comisión por parte Rectoria La solicitud es aprobada? Se informa al jefe la unidad solicitante y se vuelve la solicitud con la no aprobacion. Notificar autorización solicitud l certificado presupuestal Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA
Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA Solicitar el presupuestal CDP Los recursos para el son por? Aprobar solicitud CDP por recursos El CDP fue aprobado? Expedir certificado presupuestal Elaborar resolución autorización comisión al Elaborar resolución para pago viáticos comisión al. Procedimiento Diseño y emisión actos administrativos (P-GJ-SGRAL-004) Solicitar tiquetes aéreos con la agencia viajes Distribuir copias resolución para trámites registro presupuestal y pago Legalización l Legalizar gastos l 9. Documentos Referencia Tipo Documento Nº y Fecha Aprobación l Documento Nombre RESOLUCION 0012 DEL 9 DE ENERO DE 2012 ACUERO NUMERO 019 MARZO 30 DE 2012 DECRETO 954 DE 2011 Por la cual se establece el procedimiento para solicitud, legalización viáticos, gastos viaje, apoyos económicos y educativos Por el cual se reglamenta la autorizacion comisiones al para los servicios publicos la Universidad Decreto l Departamemento Administrativo la Función Pública. Por la cual se fijan las escalas viáticos CIRCULAR 200-002 l 24 DE SEPTIEMBRE DE 2012 Desplazamientos Nacionales e Internacionales. Versión 001 002 Fecha 31/05/2013 Descripción resumida la modificación/actualización 000 21/11/2008 Primera edición 15/10/2010 Se ajustó el tiempo para la ejecución los tiempos para la la legalización gastos. Se modificó: Descripción resumida l procedimiento, objetivo, alcance, finiciones, condiciones generales, scripción l procedimiento, documentos Referencia. Se ajusto el diagrama flujo acuerdo a los anteriores cambios. Se incluyo el tramite para realizar un tipo internacional y se amplió a cinco días hábiles la legalización viáticos. 11. Aprobación y oficialización Fases Cargo Encargado Nombre Documento por el cual se aprobó Elaboración Gerente Administrativo y Financiero Nancy Rodríguez Mateus Documentos Internos Revisión Gerente Calidad y Mejoramiento Universitario Luigi Humberto Lopez Guzman Documentos Internos Aprobación Gerente Calidad y Mejoramiento Universitario Luigi Humberto Lopez Guzman Documentos Internos Este Documento Impreso se consira COPIA CONTROLADA