MANUAL DE OPERACIONES Procedimientos BM-BID. PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y DE ADQUISICIONES Programa PER-BM Nª 1475 OC-CH INDICE
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- Soledad Cordero Nieto
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1 UBCRTARA D DARROLLO RGOAL Y ADMTRATVO División de Desarrollo Regional MAUAL D OPRACO Procedimientos BM-BD Código: PB 7 dición: segunda Fecha: nero 2006 Paginas: 8 PROCDMTO COTABL Y D ADQUCO Programa PR-BM ª 1475 OC-CH DC ABRVATURA ATCDT DL PROGRAMA ORGAMO JCUTOR OLCTUD D FODO Y TRAFRCA D UBDR A GORs LCTACO PUBLCA PARA ADQUCO D B COCURO PUBLCO O PRVADO D MRTO Y/O PRCO RDCO D GATO, COTABLDAD Y AUDTORA Redactado por: Unidad Control Procedimientos Aprobado por: Dpto Operaciones
2 Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PR ABRVATURA BD DO CGR GOR R/C UBDR UCR UCyP UT UTR : Banco nteramericano de Desarrollo : Departamento de Operaciones : Contraloría General de la República : Gobierno Regional : Rendición de Cuentas : ubsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo : Unidad de Control Regional : Unidad de Contabilidad y Presupuesto : Unidad Técnica : Unidad Técnica de lectrificación Rural 2
3 Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PR ATCDT n el marco de políticas de desarrollo regional del país y de convenios de financiamiento internacional suscritos con el Banco nteramericano de Desarrollo (BD), la ubsecretaria de Desarrollo Regional, UBDR, actuará de Organismo jecutor del Programa lectrificación Rural, a través de su División de Desarrollo Regional. n materias financiero contables participarán, en el nivel nacional, el Departamento de Operaciones a través de su Unidad de contabilidad y Presupuesto y en el nivel regional las UCRs de las regiones donde se ejecute el Programa (regiones de más bajos índices de electrificación, inicialmente regiones V, X y X). l Programa está previsto para ser ejecutado en un período estimado de cuatro años, cuenta con un presupuesto total de 57,2 millones de dólares, financiado con 30 % de aporte nacional y 70% de crédito del BD (Préstamo 1475/OC-CH). Las partidas presupuestarias anuales son las consideradas en la Ley de Presupuestos del sector público, para el año 2004 incluye Mill$ (ubdere, Provisión FDR- lectrificación Rural, partida ). De acuerdo con los propósitos del Programa se contempla el financiamiento para: a) subsidios estatales en extensión de redes eléctricas y b) proyectos de autogeneración eléctrica. La ubdere será el organismo ejecutor con apoyo de la Comisión acional de nergía (C) y GORs de las Regiones integradas al Programa Los procedimientos financiero contables aquí descritos corresponden a la relación ubdere GORs, principalmente, y para los procesos de transferencia de fondos, licitaciones, ejecución de gastos e inversión y rendiciones de gastos. A continuación se presentan diagramas de flujos de los principales procesos -elaborados sobre la base de las normas y procedimientos del Programa-, y las instituciones nacionales y personas participantes en la ejecución y de los proyectos del Programa. Los diagramas son: Diagrama de Organismos jecutores, presenta los organismos responsables de la ejecución del Programa. olicitudes de Fondos y Transferencias de ubdere a GORs, se refiere a peticiones según programas de caja de GORs Licitación Pública para la adquisición de Bienes, trata sobre el proceso para licitaciones para adquisición de bienes de montos menores o iguales a U$ , equivalentes en pesos. Concurso Privado de Mérito y/o Precios, considera los procedimientos para concursos privados de firmas consultoras y consultores individuales, por mérito y/o precios Rendiciones de gastos, contabilidad y auditoría, se refiere al flujo de información para las rendiciones de cuentas de contratistas a GORs, UCRs y al nivel central 3
4 Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PR UBDR Programa PR ORGAMO JCUTOR DL PROGRAMA Comisión acional de nergía UBDR División Desarrollo Regional T R A F R C A D F O D O UCRs V, X, X GORs Regiones de bajos indices electrificación PROYCTO contratistas y consultores JCUCO D GATO VRO R D C O D G A T O e V R Ó 4
5 Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PR UBDR Programa PR OLCTUD D FODO Y TRAFRCA D UBDR A GORs GORs UCRs DO DAF TGRAL DPR inicio - consulta program de caja - olicita fondos olicitud fondos - verifica petición - envia solicitud a DO - resume petición - consulta a Dipres -verifica ppto - recibe petición - autoriza - olicita a DAF - formaliza petición de giro a Tesgral - verifica - efectua transferencia - Recepciona - Transfiere a GORs - nforma a DO - Recepciona - contabiliza - usa fondos - rinde gastos a proceso R/Gtos 5
6 Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PR UBDR Programa PR LCTACO PUBLCA PARA ADQUCÓ D B - Montos menores de U$$ ormas del punto 4.01 stipulaciones speciales del Contrato de Préstamo y Anexo B sobre Procesos de Licitación Contratistas Proveedores UT-UTR GORs UCRs BD inicio Descripciones - elabora bases - propone Bases licitación no aprueba - invita, - publica - vende bases si Bases licitación - compran bases - preparan oferta - consultan - presentan oferta - nombra comis - apertura - verifa requisito - nforme de adjudicación y - borrador de contrato no Aprueba Visa ex-ante re expost - Adjudica - contrata si copia copia - Firma cont - entrega gtía 6
7 Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PR UBDR Programa PR COCURO PUBLCO O PRVADO D MRTO Y/O PRCO - Recursos Humanos (firmas consultoras y consultores individuales) - Clausula 4.08 de stipulaciones speciales del Contrato y Anexo C sobre Consultores y xpertos Consultores Contratistas UT-UTR GORs UCRs BD Descipción inicio - elabora base - propone Bases licitación no aprueba - invita o publica - envía bases si - reciben bases - preparan oferta - consultan - presenta oferta Bases licitación Ofertas - sobre 1 - sobre 2 - nombra comis - apertura - verifica requis - selecciona - nforme de adjudicación y - borrador de contrato no - revisión ex post obre 2 copia - Adjudica - contrata - devuelve sobre º 2 Aprueba si copia -contrato firmado y Gtía 7
8 Procedimientos Contables y de Adquisiciones, Programa PR UBDR Programa PR RDCO D GATO, COTABLDAD Y AUDTORA Contratistas Consultores UT-UTR GORs UCRs UCyP CGR-BD inicio ejecuta gastos Rinde cuentas boletas facturas estado de pago Visa rendiciones arch Verifica contabiliza envia a UCR arch Verifica contabiliza envia a UCP arch Recibe y verif R/Gastos Recepciona obra terminada recibe obras Recepciona antecedentes termino obras Consolida y prep inform a BD CGR proceso de auditoría Fin -recibe gtías y devuel a contratista -Contabiliza -devuel gtías Rencdición de gastos stados financieros auditados BD Recibe R/Gastos y F auditados Fin gts 8
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