UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA INFORME DE SEGUIMIENTO REPORTE INFORMACION LEY 1474 DE 2011 SEGUNDO CUATRIMESTRE DE 2017 OFICINA DE CONTROL INTERNO

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1 17 UNIVERSIDAD DE CUNDINAMARCA INFORME DE SEGUIMIENTO REPORTE INFORMACION LEY 1474 DE 2011 SEGUNDO CUATRIMESTRE DE 2017 OFICINA DE CONTROL INTERNO 2017

2 TABLA DE CONTENIDO SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN ESTRATÉGIAS ANTITRÁMITES POLÍTICA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO... 18

3 INTRODUCCION En atención a la Ley (Etatut anticrrupción) en u artícul 74 eñala: La Univeridad Cundinamarca atendiend a la directrice cntemplada en el artícul 73 la Ley , eñala Cada entidad l rn nacinal, partamental y municipal berá elabrar anualmente una etrategia lucha cntra la crrupción y atención al ciudadan. Dicha etrategia cntemplará, entre tra ca, el mapa rieg crrupción en la repectiva entidad, la medida cncreta para mitigar e rieg, la etrategia anti trámite y l mecanim para mejrar la atención al ciudadan y el Decret , pr el cual e utituye el Títul 4 la Parte 1 l Libr 2 l Decret ,Relativ al Plan Anticrrupción y Atención al Ciudadan, adpta eta directrice cm herramienta para frtalecer la adminitración l rieg, mediante mecanim que prpendan a evitar prevenir act crrupción que leinen la Intitución, l mim que para generar accine anti tramite que permitan implificar, etandarizar, eliminar, ptimizar y autmatizar prcedimient, en ara frtalecer l prce miinale y adminitrativ. También buca dieñar y arrllar una Plítica Rendición Cuenta participativa e interactiva cn la cmunidad univeritaria, para generar etrategia en la getión l ervici al ciudadan.

4 SEGUIMIENTO PLAN ANTICORRUPCIÓN La Univeridad Cundinamarca etableció el mapa rieg crrupción el cual cuenta cn 29 rieg, ditribuid en 12 prce. El Prce verificación, eguimient y cntrl la accine cntemplada en el Plan Anticrrupción a crte a 30 agt, l realiza el Prce Cntrl Intern, teniend cm inum la matriz enviada pr el Prce Planeación Intitucinal y en la cual e evincian l iguiente prduct: Intificación l rieg SEGUNDO CORTE 2017 Prce / Rieg Cnecuenc ia 1 Admii ne y regitr Recibir dadiva para la mdificación la infrmación cntenida en la platafrma intitucinal (nta) y/ la certificacine l etudiante favreciend a particulare, bid a actuacine falta ética l funcinari Prce diciplinari. Perdida la buena imagen intitucinal Se elabró el Acta 01, dn l Getre l Prce e cmprmetier n a travé u firma, aplicar el Reglament Etudiantil y el Acuerd 001, pr el cual e etablece el prce Selección y Admiión Juan Manuel Cruz Bany. Jefe Admiine y Regitr Acta Cmprmi elabrada pr el numer eguimient en el nivel cumplimient

5 Intificación l rieg SEGUNDO CORTE 2017 Prce / Rieg Cnecuenc ia 2 Admii ne y regitr Admiión etudiante in l requiit requerid. Hallazg en auditria pr ente cntrl Incumplimient a l principi igualdad y tranparencia Se elabró el Acta 01, dn l Getre l Prce e cmprmetier n a travé u firma, aplicar el Reglament Etudiantil y el Acuerd 001, pr el cual e etablece el prce Selección y Admiión Juan Manuel Cruz Bany. Jefe Admiine y Regitr Acta Cmprmi elabrada pr el numer eguimient en el nivel cumplimient 3 Archiv y crrep nnci a Detrucción Sutracción dcument e infrmación cnfincial impedir ubicación dcument. Perdida dcument 4 5 Archiv y crrep nnci a Direcció n Cntrl Intern La digitalización l dcument N cumplir el prgrama auditria Deterir l dcument N garantizar el cumplimient l bjetiv getión la univeridad La ficina Cntrl Intern, public el crngrama auditría la vigencia 2017 en la página ficial la Univeridad, e etán realizand la auditria crrepndien te al 31 marz 2017 Dir. CONTROL INTERNO Ing. Cear Maurici Mren Crngrama cument/vari/programa_a UDITORIA_INTERNA_CALIDAD_ 2017.pdf

6 Intificación l rieg SEGUNDO CORTE 2017 Prce / Rieg Cnecuenc ia 6 Direcció n Cntrl Intern N reprtar infrme a ente cntrl Preentar infrme fuera rang tiemp y cn dat n prtad Se hace entrega infrme a SIA Cntralría Cuatrimetral, emetral y Anual. SIA OBSERVA Menual. Dir. CONTROL INTERNO Ing. Cear Maurici Mren Infrme preentad 7 Direcció n itema y tecnl gía Acce n autrizad a dat y equip, pr parte pernal intern y extern (hacking), Perdida infrmación. Fuga infrmación claificada. Dipición la infrmación para fine n pertinente Plítica aprbada, frmalizada y divulgada mediante la Relución 088 l 17 may 2017 Dirección Sitema y Tecnlgía Relución Act Adminitrativ Relución publicad en el link <Nrmatividad> l prtal intitucinal 8 Direcció n itema y tecnl gía Realizar u mitir la actualizacine a l itema infrmación y a l módul la platafrma intitucinal, fuera la neceida que e manifietan pr la penncia para el crrect arrll la activida y prcedimient. Reprce N/A N/A N/A 9 Direcció n Financie ra Infrmación cntable cn vací incmpleta (regitr mal digitad, reerva in cauación n eliminada) l que genera infrmación financiera pc cnfiable Hallazg en auditria pr ente cntrl Verificación y cnciliación la infrmación utent la preentación y pag impuet Nacinale y Territriale Fany Otálra Jefe Cntabilidad 70%

7 Intificación l rieg SEGUNDO CORTE 2017 Prce / Rieg Cnecuenc ia Direcció n Financie ra Direcció n Financie ra Direcció n jurídica N legalización recur n l prte requerid N cntituir reerva preupuetale aprpiación y/ cuenta pr pagar ntr l términ etablecid pr el Etatut Preupuetal. Emitir cncept y/ dictámene cntrari a la ley, favreciend un interé particular pr un errr direct indirect en la valración jurídica un ca cncret, l que llevaría a ancine penale, diciplinaria ficale Incumplimient la nrmatividad intitucinal Hallazg en auditria pr ente cntrl Sanción diciplinaria pr la n aplicación la nrmatividad Hallazg pr parte ente cntrl Repnabilida d diciplinaria, fical y penal Materializació n l rieg crrupción Cnciliación entre la infrmación uminitrada pr la área repnable la mima y la infrmación cntenida en el itema cntable *Inducción y reinducción al puet trabaj a l funcinari explicand funcine, activida, nrmatividad vigente interna y externa, incluyend legalización anticip, fnd renvable y caja menre Fany Otálra Jefe Cntabilidad 70% 80%

8 Intificación l rieg SEGUNDO CORTE 2017 Prce / Rieg Cnecuenc ia Direcció n Jurídica atenció n al ciudada n peticin e, queja y reclam Utilizar accine que incidan en la dilatación prce, cn el fin btener el vencimient términ la precripción l mim. Chech: Sbrn para mitir una petición, queja, reclam, nuncia, bucand un benefici particular un tercer, bid al incumplimient l etablecid en el manual, plítica y prcedimient atención al ciudadan Perdida legitimidad y credibilidad Vulneración al principi prevalencia l interé general y celeridad Invetigacine pr ente cntrl N repueta lución a requerimient l ciudadan licitante * Realizar y cializar prtunament e el crngrama cierre fical, frmat AFIr008. * Infrmar mediante circular a cada una la área ejecutra. * Relación cuenta pr pagar AFIr027 *Cnlidación cuenta acuerd al prcedimient etablecid AFIP17 Se da cumplimient y cializa a tda la intitución la Relución Rectral , e implement la plítica Calidad manej peticine queja y reclam. preupuet - Terer General - Dirección Financiera Peticine, Queja y Reclam 80% SOCIALIZACIONES Y PUBLICACION DE POLITICA DE EPQ

9 Intificación l rieg SEGUNDO CORTE 2017 Prce / Rieg Cnecuenc ia atenció n al ciudada n peticin e, queja y reclam Cmpra Cmpra Decncimient l prcedimient la getión PQR pr l funcinari y ciudadan Celebración inbida cntrat in el cumplimient l requiit legale en el manual cntratación Utilización inbida infrmación acerca cnvcatria prce cntractuale al interir bucand favrecer a particulare cn recur públic bid a la falta tranparencia ene l prce, l que cainaría perr el carácter públic la cnvcatria y la igualdad en la participación Repueta inprtuna inexitente a l requerimient l ciudadan Imputacine diciplinaria, ficale, penale y ancinatria Incumplimient al principi igualdad y tranparencia Imputacine diciplinaria, ficale, penale y ancinatria Incumplimient al principi igualdad y tranparencia Se da cumplimient y cializa a tda la intitución la Relución Rectral , e implementó la plítica Calidad manej peticine queja y reclam. Se licit rientación a la Dirección Jurídica repect a nrmatividad imperativa vigente y a la etricta aplicación la Relución 206 "Manual Cntratación Intitucinal" Se licit a la Dirección Talent Human jrnada enibilización cn el pernal adcrit al Área Cmpra, para frmación ética y mral en el manej infrmación cnfincial Peticine, Queja y Reclam Jefe Cmpra Directr Biene y Servici SOCIALIZACIONES Y PUBLICACION DE POLITICA DE EPQ ADOr001 ADOr001

10 Intificación l rieg SEGUNDO CORTE 2017 Prce / Rieg Cnecuenc ia Cmpra Cmpra Falta etudi previ Cambi cndicine l prce cntractuale Detriment patrimnial, afectación en el arrll l prce cntractuale, falta cntrl y reprce cntratación. Incumplimient l principi elección bjetiva, tranparencia, igualdad, eficiencia y ecnmía, materialización l rieg crrupción 1) Generar un dcument que indique el pa a pa manera clara bre el diligenciamien t l frmat ABSF001, Slicitud adquiición biene, ervici u bra para la diferente mdalida cntratación. 2) Slicitud evaluación Jurídica, técnica, financiera y ecnómica. 3) Dipicine aplicable al prcedimient cntractual, expedición garantía y uperviión e interventra en prce cntractuale. Se prta ntr l acerv dcumental l prce cntractuale l prte la aprbacine pr parte la área cmpetente Jefe Cmpra Jefe Cmpra ABSI006, ABSP01, Circular ABSP01, F-CTC , F- CTCV

11 Intificación l rieg SEGUNDO CORTE 2017 Prce / Rieg Cnecuenc ia en la cntratación. cm l etablece el prcedimient ABSP01, a la bervacine hecha pr l ferente para la realización anda. 20 Cmuni cacine Blquear y/ vulneración l canale cmunicación digital Deinfrmació n y blque l fluj cmunicativ a travé e medi. Periódicament e e etá cambiand la clave la re ciale Se cntrató una perna excluivament e para que actualice re ciale.. JEFE OFICINA DE COMUNICACIO NES Manual Cmunicacine cn el capítul l u re ciale y acta cn evincia l cambi la clave y en la Web Intitucinal. 21 Cmuni cacine N finición canale cmunicación La publicacine n tengan el efect ead impact en la cmunidad Si hay finición medi y canale cmunicación JEFE OFICINA DE COMUNICACIO NES La web permite medir el impact a travé l uuari que viualizan la nta publicada. Manual Cmunicacine que cntiene l medi y canale cmunicación. 22 Cmuni cacine N cntar cn un manual imagen la Univeridad Cundinamarca Emitir infrmación in criteri unificad imagen intitucinal Se preentó a la Calidad el dcument cn el manual imagen. A cierre abril etá en reviión JEFE OFICINA DE COMUNICACIO NES Dcument Manual Cmunicacine que incluya el capítul Imagen Intitucinal

12 Intificación l rieg SEGUNDO CORTE 2017 Prce / Rieg Cnecuenc ia 23 Talent Human Suminitrar infrmación acerca cnvcatria interna para el acce a carg públic favreciend a tercera perna bid a interé pernale, cainand falta tranparencia, igualdad y dañ la imagen Imputacine diciplinaria, ficale, penale y ancinatria Incumplimient al principi igualdad y tranparencia N/A Dirección Talent Human N/A Talent Human Talent Human Celebración inbida cntrat: Cntratar a dcente y adminitrativ in que cumplan l requiit cntratación bucand un benefici particular cn recur públic Prevaricat: Aignar punt, categría en el ecalafón favreciend a dcente a un tercer bid a cmprtamient anti étic y/ falta cntrle aprpiad, l que generaría que prfere venguen un mayr men alari l que en realidad le crrepn pr mérit académic Imputación carg en prce penale, diciplinari y/ ficale Incumplimient al principi igualdad y tranparencia Detriment patrimnial, Imputación carg en prce penale, diciplinari y/ ficale A partir l IPA-2018 l cnej facultad reviaran la viabilidad la dcumentació n para ca epeciale. Se cuenta cn una categrización y ecalafón dcente aignand l punt crrepndien te a u merit académic para la aignación l alari. Dirección Talent Human Dirección Talent Human Acta pendiente aprbación Acuerd 024 l 2007, y el cret nacinal 1279.

13 Intificación l rieg SEGUNDO CORTE 2017 Prce / Rieg Cnecuenc ia Talent Human Unidad Apy académ ic Prevaricat: Validar infrmación cm títul académic, experiencia y prducción acamia que reulte fala dad que n exiten cntrle uficiente para terminar la valiz l dcument aprtad l que generaría triment patrimnial, ancine diciplinaria benefici inbid y credit triment patrimnial: Adquiición biene inneceari bid a la realización cmpra in jutificación Imputación carg en prce penale, diciplinari y/ ficale Detriment patrimnial Se realiza verificación telefónica títul y prte hja vida N e ha realizad bid a que la crdinación l hrari n ha permitid ejecutar la reunión. Queda pendiente la reprgramació n la mima. Dirección Talent Human William Parra Frer - Luia Fernanda Rdríguez Lita verificación

14 Intificación l rieg SEGUNDO CORTE 2017 Prce / Rieg Cnecuenc ia 28 Unidad Apy académ ic Peculad: utilización epaci y materiale la univeridad para benefici pernal favrecimient a tercer pr falta cntrl l que cnlleva a triment patrimnial Detriment patrimnial y perdida biene Se realiz la "Scialización Rieg la Unidad Apy Académic l plan anticrrupción 2017" a l funcinari adcrit al prce Apy Académic en la iguiente fecha: 1. 02/05/2017: Se Fuagaugá (primer grup) 2.11/05/2017: Se Fuagaugá (egund grup) 3. 12/05/2017: Extenión Sacha 4. 19/05/2017: Extenión Chía David Enrique Chavarr Aranzale Regitr aitencia ACAr Direcció n Planeaci ón Intituci nal Falta una incentivar la cultura buen gbiern y tranparencia Falta una cultura autcntrl, tranparencia y buena practica N/A N/A N/A

15 Dentr l eguimient e evincia el cncimient l Plan Anticrrupción, el cmprmi cada un l prce cn u equip trabaj y la accine cnjunta para mitigar dich rieg. De l dce prce a l cuale e le hiz la repectiva viita, participarn activamente en evinciar y prtar cada un l rieg l cuale le crrepn. La evincia que prtan el avance l plan anticrrupción e encuentran en archiv magnétic que repan en la Cntrl Intern. ESTRATÉGIAS ANTITRÁMITES El Sitema Únic Infrmación Trámite (SUIT) e una herramienta que frece infrmación a travé Internet bre l trámite exigible a l ciudadan en Clmbia y facilita la getión ante la entida. Nmbre Aplazami ent l emetre Reingre a un prgrama académic Eta d Incr it Incr it Situación actual Actualment e e diligencia un frmat y e lleva a aprbación l Cnej Facultad crrepnd iente. Se diligencia un frmulari que e radica al prgrama crrepnd iente. Mejra a impleme ntar Dieñar un aplicativ dn el etudiant e haga u licitud y la repueta ea manera electrónic a. Dieñar un aplicativ dn el etudiant e haga u licitud manera electrónic a. Accine racinaliz ación Frmulari diligenciad en línea Eliminació n l trámite Repn able Sitema y Tecnlg ía, Direccin e Prgram a y Decana tura Sitema y Tecnlg ía, Direccin e Prgram a Valr ejecut ad (%) Obervacine/Recme ndacine Se efectuó una licitud arrll infrmátic a la ficina Dearrll Sftware cn el ánim atenrl en línea. ASIr002 fecha 2017/10/12. N btante el cnej facultad l diferente prgrama be aprbar la actualización l trámite. Se efectuó una licitud arrll infrmátic a la ficina Dearrll Sftware cn el ánim atenrl en línea. ASIr002 fecha 2017/10/12. N btante el cnej facultad l diferente prgrama be aprbar la actualización l trámite.

16 Nmbre Tranfere ncia etudiant e pregrad Grad pregrad y pgrad Eta d Incr it Incr it Situación actual Se diligencia un frmat que e remite a l Cnej Facultad repectiv. El etudiante be recger firma en cada una la pennci a para cntatar que e encuentra a paz y alv, manera que pueda prcer a u graduación. Mejra a impleme ntar Dieñar un aplicativ que permita al etudiant e realizar l trámite manera electrónic a. Dieñar un aplicativ que integre la infrmaci ón cada una la penn cia, generand aí un paz y alv electrónic. Accine racinaliz ación Frmulari diligenciad en línea Reducción pa (mment ) para el ciudadan Repn able Sitema y Tecnlg ía, Direccin e Prgram a y Decana tura Sitema y Tecnlg ía, Admiin e y Regitr Valr ejecut ad (%) Obervacine/Recme ndacine Se efectuó una licitud arrll infrmátic a la ficina Dearrll Sftware cn el ánim atenrl en línea. ASIr002 fecha 2017/10/12. N btante el cnej facultad l diferente prgrama be aprbar la actualización l trámite. Pr parte la Dearrll Infrmátic a petición la Terería e efectuó una licitud cn el ánim pr generar un centr infrmátic nveda la diferente penncia invlucrada en la generación l Paz y Salv general para un etudiante a grad, ejercici que etá en arrll y prnt a er aplicad. Adicinalmente, para l Grad e han efectuad varia actualizacine en prcura l perfeccinamient l ervici en línea ete prcedimient, En el Link: e encuentra incrita la Univeridad Cundinamarca cn el fin facilitar la vida a la ciudadanía a travé la implementación la plítica racinalización trámite y el frtalecimient l principi tranparencia l ervici públic cn un avance l 15% cn repect al primer crte fecha 30 abril l 2017, para un cumplimient la Univeridad Cundinamarca l 80%.

17 A hy la Univeridad Cundinamarca cuenta cn 16 trámite incrit en el itema únic incripción trámite, teniend tre trámite en getión para incripción y un pendiente incluir al inventari. Aí la ca el avance para la intitución en la primera fae e l 80%. Cabe aclarar que l trámite que etán en prce pendiente incripción n e han pdid culminar pr falta prte fundament legal para u ejecución pr parte la intitución. En el tema racinalización e etá licitand prte técnic ante el Departament Adminitrativ la Función Pública para iniciar el prce trámite a racinalizar y el arrll la accine para el cumplimient la mima.

18 POLÍTICA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Prce Repnable: Prce Getión Peticine; Queja, Reclam, Sugerencia y Felicitacine. Cn el fin garantizar la participación la cmunidad académica y la ciudadanía en general, la Univeridad Cundinamarca cuenta cn la ficina Peticine, Queja, Reclam, Sugerencia y Felicitacine, u crrepndiente infrmación la pue accer mediante el link: dn e tienen dipuet diferente mecanim para realizar u peticine ante la intitución. También e cuenta cn la línea atención telefónica Se cuenta cn un Chat interactiv en dn e atienn manera eficaz y eficiente l diferente requerimient la cmunidad. En la e principal, eccinale y extenine e cuenta cn ficina pernalizada PQRS dn e atienn la inquietu verbale la cmunidad Académica y má parte intereada, dand cumplimient al Decret , igual manera e tiene dipueta la ficina crrepnncia para realizar u requerimient manera ecrita. A travé la página Web link peticine, queja, reclam e diligencia el frmulari n line. Se cuenta cn crre electrónic quejayreclam@ucundinamarca.edu.c.

19 En la e principal, Seccinale y Extenine la Univeridad Cundinamarca e encuentra intalad Buzne Sugerencia, Queja, Reclam y Felicitacine. Frtaleza: El prce PQRSYF cuenta cn el chat interactiv al cual e acce en la página principal la Univeridad, y buca dar prtuna repueta a mucha inquietu planteada pr la cmunidad. La ficina PQRSYF etá implementand la ISO 10002:2004 (GESTIÓN DE LA CALIDAD SATISFACCIÓN DEL CLIENTE.DIRECTRICES PARA EL TRATAMIENTO DE LAS QUEJAS EN LAS ORGANIZACIONES) la cual permitirá a la Univeridad etar a la vanguardia en atención al ciudadan. Mediante la diferente cializacine la ficina EPQyF, cn el apy l prce TTHH, han frtalecid mediante la diferente capacitacine en el frtalecimient la cmpetencia y habilida para la atención a l ciudadan pr parte l ervidre públic. Debilida: Falta epaci fíic y buena ubicación en la eccinale y extenine para atenr la ugerencia la cmunidad univeritaria y má parte intereada. La falta cmprmi intitucinal, algun funcinari al mment atenr a l ciudadan, pr l diferente medi atención cm l n pernalizada y/ telefónica. JONNY RINCÓN LÓPEZ Aer Intern Cntrl Intern

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