FORMATOS TÉRMINOS DE REFERENCIA INVITACION A OFRECER

Transcripción

1 PAGINA 1 DE 9 REF. SERVICIO DE HOSPEDAJE Y LOGÍSTICA PARA LA CAPACITACION DE DERECHOS DE GENERO PARA MULTIPLICADORAS EN EL MARCO DEL CONVENIO 240 DE 2014 MADR - CCI. 1. CONDICIONES GENERALES DE LA a) OBJETO La Corporación Colombia Internacional, invita a todas las personas jurídicas que no se encuentren incursos en causal alguna de inhabilidades e incompatibilidades, contempladas en la Constitución Nacional y en la ley para que participen en la presente invitación, el cual tiene por objeto: Prestar el servicio de hospedaje y logística garantizando el alojamiento (habitaciones remodeladas o nuevas con dotación de televisor y baños), organización, servicio de salón, equipos audiovisuales básicos, alimentación, traslados y personal de acompañamiento necesarios para la atención de hasta 60 personas asistentes a la Capacitación de Derechos de Genero para Multiplicadoras a realizarse entre los días 23 al 26 de Septiembre de 2014 en el Municipio de Villeta Cundinamarca en el marco del convenio 240 de 2014 MADR CCI. b) INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD OFERENTE La Corporación Colombia Internacional, tal y como se consagra en sus estatutos, es una Corporación de participación mixta, sin ánimo de lucro, de carácter científico y tecnológico organizada para desarrollar y ejecutar actividades de desarrollo rural integral, lo mismo que creación de efectos demostrativos de índole empresarial en materia agropecuaria, pesquera, forestal y agroindustrial, dotada de patrimonio propio, personería jurídica y constituida conforme a la legislación civil colombiana y regida por ésta. c) DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Dentro del presupuesto de la Corporación Colombia Internacional cuenta con la disponibilidad presupuestal para la contratación del objeto señalado en el numeral anterior, valor que se pagará conforme pacten las partes en el convenio y/o contrato respectivo, en todo caso en el evento en que la propuesta económica presentada por el oferente supere la disponibilidad presupuestal establecida, la Corporación podrá rechazar dicha propuesta. d) NORMATIVIDAD JURIDICA APLICABLE Este documento de invitación a ofrecer fue elaborado siguiendo los postulados establecidos en el Libro Cuarto, Título I, capítulo III del Código de Comercio.

2 PAGINA 2 DE 9 Los destinatarios de la invitación deberán seguir estrictamente los parámetros y condiciones del presente documento para garantizar entre quienes participen una selección clara, objetiva y equitativa. El cumplimiento y permanente observancia de todas y cada una de las normas que rigen los aspectos inherentes y complementarios del objeto a contratar, está bajo la absoluta responsabilidad de los destinatarios de la invitación, y no compromete a la Corporación, por su omisión o inobservancia. La presente invitación a ofrecer no implica, ni obliga a la Corporación a contratar con los destinatarios de la presente invitación, ni a contratar la totalidad de los bienes ofertados, y por lo tanto estará facultado para rechazar las propuestas que se reciban. 2. REQUISITOS Y CONDICIONES DE PARTICIPACION Podrán participar en la presente invitación a ofrecer, las personas naturales o jurídicas, que se encuentren legalmente constituidas. Las personas naturales deben acreditar su calidad de comerciantes a través de uno o más establecimientos de comercio, que consten en el certificado vigente y en firme expedido por la cámara de comercio respectiva 3. CRONOGRAMA a) CONVOCATORIA Y PUBLICACIÓN Los Términos de Referencia de la presente invitación a ofrecer pueden ser consultados en la página web de la Corporación Colombia Internacional- en el link denominado contrataciones o en las instalaciones de la Corporación Colombia Internacional el día 16 de septiembre de 2014, o en la Calle 16 No 6-66 Piso 7 Edificio Avianca en la ciudad de Bogotá D.C. La Corporación podrá dirigir los términos de referencia mediante invitación a ofrecer a diferentes destinatarios, siempre y cuando se respete la objetividad de la selección. b) TÉRMINO PARA LA PRESENTACIÓN DE LOS OFERENTES Las propuestas de los destinatarios de la presente invitación, deberán presentarse vía correo electrónico a la siguiente dirección: propuestas@cci.org.co citando en el asunto la referencia correspondiente asignada a la invitación o el objeto de la oferta, o podrán presentarse por escrito en las instalaciones de la Corporación Colombia Internacional en la calle 16 No Piso 7 Edificio Avianca en la ciudad de Bogotá D.C. El cierre de la invitación se realizará el día 17 del mes de septiembre del año 2014 a las 04: 00 pm Las propuestas que sean presentadas con posterioridad a la fecha y hora antes señalada, no serán recibidas ni tenidas en cuenta.

3 PAGINA 3 DE 9 c) PERFIL Y EXPERIENCIA PROFESIONAL DEL PROPONENTE El proponente debe ser una persona jurídica debidamente certificada ante las autoridades competentes. Si es persona jurídica, debe estar inscrito en la Cámara de Comercio respectiva y debe además contar con la documentación tributaria y bancaria avalada por las autoridades correspondientes que lo certifiquen como persona jurídica legalmente constituida. Con el objetivo de verificar que los proponentes puedan responder de manera satisfactoria a la necesidad objeto de la prestación del servicio, garantizándose así el cumplimiento en la ejecución de la negociación, se requiere que los mismos tengan experiencia en el sector hotelero y realización de eventos empresariales. Para ello deberá relacionar mínimo dos (2) certificaciones correspondientes en las que se acredite experiencia en el sector hotelero y la realización de eventos empresariales; emitidas por persona natural o jurídica, junto con copia del contrato o factura correspondiente, en donde se evidencie el cumplimiento a satisfacción de la operación realizada dentro de los dos (2) años inmediatamente anteriores a la fecha de presentación de la propuesta. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS La evaluación de la propuesta técnica, económica y jurídica se hará dentro los cuatro (4) días hábiles siguientes al cierre de la invitación a ofrecer. Se consideran propuestas elegibles las que cumplan con todos los requisitos de participación exigidos en la presente invitación a ofrecer, y que no vayan en detrimento de las condiciones que aquí se solicitan. No obstante lo anterior, cuando se demuestre que el proponente presenta documentos o información que no corresponda a la realidad, su propuesta será descalificada en cualquiera de las etapas en que se encuentre este proceso. Sin perjuicio de las acciones civiles y penales a que hubiere lugar. Cuando este hecho se detecte luego de celebrado el contrato, será causal de terminación del mismo, sin perjuicio de las acciones contractuales y penales a que hubiere lugar. a) EVALUACIÓN JURÍDICA La revisión de todos los documentos jurídicos exigidos en la presente invitación a ofrecer será realizada por parte de la Dirección Jurídica de la Corporación. En caso de que en los archivos de la Corporación reposen los documentos legales exigidos con vigencia a la fecha de publicación de esta invitación a ofrecer, el proponente lo manifestará, y se tendrán en cuenta para la correspondiente evaluación. El factor jurídico no dará lugar a puntaje alguno, pero habilita o deshabilita la propuesta.

4 PAGINA 4 DE 9 b) EVALUACIÓN TÉCNICA Revisión por parte del área que requiere la contratación, teniendo en cuenta los siguientes criterios. Este factor dará puntaje de calificación de máximo 75 puntos distribuidos así: EXPERIENCIA Dos (2) certificaciones de experiencia 10 Menos de Dos (2) certificaciones de experiencia, con concepto favorable de cumplimiento 5 PROPUESTA TÉCNICA Incluye la totalidad de las especificaciones técnicas señaladas en el objeto y las obligaciones (instalaciones nuevas o renovabas no mayor a 5 años) No Incluye la totalidad de las especificaciones señaladas en el objeto y las obligaciones VALORES AGREGADOS: Plazo para el pago mayor a 30 días. 10 Servicio técnico y humano permanente en la realización del evento 5 Descuento por prestación del servicio superior al 5 % la totalidad disponibilidad presupuestal 5 Valores agregados (servicios adicionales) 5 PUNTAJE 15 SUBTOTAL PUNTAJE 35 SUBTOTAL 35 0 PUNTAJE 25 SUBTOTAL c) EVALUACIÓN ECONÓMICA Revisión por parte del área que requiere la contratación analizando las propuestas obteniendo mayor calificación, aquel proponente que realice la postura más económica. Este factor dará puntaje de calificación. Se determinará la propuesta que ofrezca menor costo y se le asignará un puntaje máximo de 25 puntos y los demás valores ofertados por los oferentes se les aplicarán la fórmula de regla de tres. PROPUESTA ECONÓMICA PUNTAJE 25 SUBTOTAL Propuesta con el menor valor 25 La suma del puntaje de la evaluación técnica y la evaluación económica define el puntaje final, y en su defecto la selección del contratista que cumpla con los requisitos de ambos criterios.

5 PAGINA 5 DE 9 Fórmula: Puntaje PMV X 25 VPE 4. ADJUDICACIÓN Puntaje Vr. Total Propuesta de Menor Valor x 25 Vr. Total Propuesta Evaluada La Corporación hará la adjudicación respectiva cuando se presente mínimo un (1) proponente habilitado, siempre y cuando esta invitación a ofrecer cumpla con las condiciones señaladas en los presentes términos, previa evaluación de la misma y sea considerada como favorable y conveniente para la Corporación, conforme a sus necesidades e intereses. La adjudicación se hará al proponente que obtenga la mayor calificación entre la sumatoria de los puntos obtenidos de la Evaluación Técnica y la Evaluación Económica; se efectuará hasta dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al acta de calificación de la invitación a ofrecer. En caso de empate la diferencia se dirimirá por quien haya obtenido el mayor puntaje en la evaluación técnica, de persistir el empate se adjudicara la contratación al proponente que haya acreditado mayor valor económico en las certificaciones de experiencia presentadas. La adjudicación se comunicará al proponente favorecido, de manera formal y escrita para proceder a la celebración del contrato respectivo. Cuando por cualquier circunstancia, las personas interesadas no llenaren los requisitos para participar, o las condiciones exigidas para contratar, es entendido que no adquiere ningún derecho, ni la Corporación asume ninguna responsabilidad. Todas las condiciones fijadas en este documento harán parte integrante del contrato que se celebre en desarrollo de la presente Invitación. La presente invitación a ofrecer no implica, ni obliga a la Corporación a contratar con los destinatarios de la presente invitación, quien estará facultado para rechazar las propuestas que se reciban. En el evento en que el proponente seleccionado no suscriba el contrato respectivo dentro de los términos establecidos por la Corporación siguientes a la adjudicación, el proponente calificado en segundo lugar será con quien se celebrará el contrato y así sucesivamente. 5. DOCUMENTOS DE LA PROPUESTA (HABILITANTES) La propuesta deberá contener la documentación legal que a continuación se establece

6 PAGINA 6 DE 9 como anexos. Certificado de existencia y representación legal, en caso de ser persona jurídica, con fecha de expedición no mayor a tres (3) meses. Copia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la persona jurídica, según el caso. Acta de autorización de la junta o asamblea de socios, según sea el caso, cuando estatutariamente se requiera. Registro Único Tributario (RUT) de la persona jurídica o de la persona natural, según sea el caso. Certificado de cumplimiento de los aportes al sistema de seguridad social y parafiscal de los últimos 6 meses, firmado por el representante legal o revisor fiscal. Certificación bancaria que indique el número de la cuenta del proponente, su identificación y tipo de cuenta de la cuenta habiente. Registro de antecedentes, Certificado de Procuraduría y Contraloría. 6. DECLARACIÓN DE DESIERTA Dentro del término de adjudicación, podrá declararse desierto el presente proceso, cuando ninguna de las propuestas se ajuste a la presente invitación a ofrecer por motivos o causas que impidan la selección objetiva, cuando faltare alguno de los documentos legales o habilitantes, y en general, cuando falte voluntad de participación, para lo cual la Corporación mediante comunicación formal lo manifestará. 7. ELEGIBILIDAD DE LA PROPUESTA Una propuesta será elegible, cuando haya sido presentada oportunamente y se encuentre ajustada a los requerimientos de la presente invitación. Se considera ajustada a los términos de referencia, y por consiguiente será elegible, la propuesta que cumpla todos y cada uno de los requisitos habilitantes, y las condiciones previstas en la invitación, y no se halle comprendida en una o varias causales de rechazo que aparezcan en la presente invitación a ofrecer. Si se presenta una sola propuesta, o cuando después de aplicar todos los criterios de evaluación señalados, se cuente con una sola propuesta, la adjudicación recaerá sobre ésta, siempre que la misma cumpla con todos los requisitos. 8. CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS Las propuestas serán rechazadas cuando se presente cualquiera de las siguientes situaciones: Cuando el proponente se halle incurso en alguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar establecidas en la Constitución o en la Ley.

7 PAGINA 7 DE 9 La presentación de varias propuestas por parte del mismo proponente por sí o por interpuesta persona, o la participación de una misma persona en más de una propuesta. Cuando la propuesta sea presentada por personas jurídicamente incapaces para obligarse. Cuando existan evidencias de que el proponente ha tratado de interferir o influenciar indebidamente en el análisis de las propuestas, o la decisión de adjudicación. Cuando se evidencie que la información presentada por el proponente no se ajusta a la realidad. Cuando la propuesta se presente en forma extemporánea, o se deje en un lugar distinto al indicado en esta invitación. Cuando la propuesta no cumpla con los requisitos técnicos, económicos o jurídicos habilitantes. Cuando a oferta económica sobrepase el monto de la disponibilidad presupuestal. Cuando se condicione la propuesta. 9. EFECTOS DE LA ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO La adjudicación es irrevocable y obliga a la Corporación y al adjudicatario y se hará de conformidad con el Libro Cuarto, Título I, capítulo III del Código de Comercio. No obstante lo anterior, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual la Corporación, podrá adjudicar el contrato dentro de los quince (15) días siguientes, al proponente calificado en segundo lugar siempre y cuando su propuesta sea igualmente favorable para la Corporación. 10. FIRMA Y PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO Una vez notificada la adjudicación del contrato, el proponente favorecido deberá presentarse a suscribir el mismo, dentro del término establecido por la Corporación siguientes a la adjudicación. Los términos del contrato se realizaran bajo el amparo de las normas del derecho privado.

8 PAGINA 8 DE CONDICIONES DE CELEBRACION DEL CONTRATO a) OBJETO La Corporación Colombia Internacional, invita a todas las personas jurídicas que no se encuentren incursos en causal alguna de inhabilidades e incompatibilidades, contempladas en la Constitución Nacional y en la ley para que participen en la presente invitación, el cual tiene por objeto: Prestar el servicio de hospedaje y logística garantizando el alojamiento (habitaciones remodeladas o nuevas con dotación de televisor y baños), organización, servicio de salón, equipos audiovisuales básicos, alimentación, traslados y personal de acompañamiento necesarios para la atención de hasta 60 personas asistentes a la Capacitación de Derechos de Genero para Multiplicadoras a realizarse entre los días 23 al 26 de Septiembre de 2014 en el Municipio de Villeta Cundinamarca en el marco del convenio 240 de 2014 MADR CCI. b) DURACIÓN 4 días a partir de la fecha de la firma del contrato. Salvo algún acuerdo establecido entre las partes, formalizado a través del contrato o acta de servicio suscrita. c) VALOR Dentro del presupuesto de la Corporación Colombia Internacional cuenta con la disponibilidad presupuestal para la contratación del objeto señalado en el numeral anterior, valor que se pagará conforme pacten las partes en el convenio y/o contrato respectivo, en todo caso en el evento en que la propuesta económica presentada por el oferente supere la disponibilidad presupuestal establecida, la Corporación podrá rechazar dicha propuesta. d) FORMA DE PAGO Se acordará por las partes, al momento de suscribir el contrato e) OBLIGACIONES DEL OFERENTE 1. Trabajar en coordinación con el profesional designado desde la CCI para todo lo relacionado con la realización del evento. 2. Incluir en el servicio Salón con aire acondicionado, montaje de acuerdo a las necesidades del grupo y cantidad de personas, Servicio de baños en el área de los salones de convenciones, coffe breaks diarios por cada día de uso del auditorio, equipos audiovisuales básicos (pantalla para proyectar, un reproductor DVD, un paleógrafo, un señalizador laser, sistema de sonido integrado con un micrófono alámbrico), servicio técnico permanente. 3. Incluir dentro de la oferta los impuestos hoteleros respectivos.

9 PAGINA 9 DE 9 4. Las demás obligaciones relacionadas con el objeto de los Términos de Referencia de la Invitación a Ofrecer. 5. Expedir la factura de ley. 6. Proporcionar los servicios y valores agregados bajo los cuales presentó la respectiva propuesta, la cual forma parte integral del contrato. f) GARANTÍAS Y PAGO DE IMPUESTOS En el respectivo contrato, la Corporación podrá exigir la constitución de garantías representada en una póliza de seguros, mediante la cual deberá asegurar el cumplimiento del contrato y según sea el caso, la calidad de los bienes que suministre, la estabilidad de las obras que realice y el buen manejo del anticipo según sea el caso. En el evento en que el documento llegare a generar pago de publicación en el diario oficial estos estarán a cargo del cooperante o contratista. Los demás impuestos que se generen o causen por la suscripción del contrato o convenio serán a cargo del cooperante/contratista/vendedor. g) OTRAS CLÁUSULAS La Corporación se reservará la facultad de incluir en los contratos según sea el caso, los considerandos respectivos, cláusulas de supervisión, reglas del convenio, cláusulas penales, de inexistencia de relación laboral, de autonomía del cooperante, de terminación anticipada del convenio, de afiliación y aportes a la Seguridad Social, de suspensión, cesión y demás que se consideren pertinentes. De igual forma, la Corporación se reserva la facultad de suscribir un convenio/orden de cooperación técnica y científica, contrato de prestación de servicios o de suministro y órdenes de compra o de servicios, conforme la cuantía de la contratación y la naturaleza del objeto contractual. Los presentes términos de referencia fueron elaborados por: Proceso: GESTION EMPRESARIAL Proyecto: Director del Proceso: LUZ AMPARO HERRERA Supervisor: CAMILO EDUARDO CASTRO Código: