Nuevos Servicios Web MentorVoX. MentorVoX v4.1.xx. Revisión Publicado Noviembre 07 GUIA DE LOS SERVICIOS WE DE MENTORVOX

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1 Nuevos Servicios Web MentorVoX Revisión MentorVoX v4.1.xx Publicado Noviembre 07 Prohibido Copiar o Publicar total o parcialmente este documento sin la supervisión de ESEMTIA Soft & Mobile Technologies. Copyright 2004

2 1.- INTRODUCCIÓN Y CONSIDERACIONES PREVIAS. 2.- ACTIVACIÓN DE LOS DESTINATARIOS DE LOS SERVICIOS DE COMUNICACIÓN. 3.- ACCESO A LA GESTIÓN DE LOS SERVICIOS 4.- SERVICIOS WEB DE MENTORVOX Envío de SMS s. SMSVOX 4.2. Envío de resumen completo de incidencias por Puesta de Notas Generación de informes (En breve). 5.- VALORACION ECONOMICA SMSVOX Nota: en la dirección dispone de una demo online de la gestión de los servicios.

3 1.- INTRODUCCION Y CONSIDERACIONES PREVIAS Desde la versión 4.1.xx (ya disponible) el sistema MentorVoX pone a disposición de todos sus usuarios varios servicios de acceso y gestión a través de Internet, esto es, de servicios a los cuales se puede acceder a través de un navegador de internet estándar, así pues, el uso de los mismos no requerirá de ninguna instalación ni mantenimiento en el PC, a partir de este momento, y de manera continuada, se irán incrementando estos servicios posibilitando de esta forma el acceso a varias de las funcionalidades de MentorVoX a través de Internet. Algunos de estos servicios tienen como objetivo principal profundizar tanto en los métodos como en los canales a la hora de incrementar la comunicación que se proporciona a los padres de una forma sencilla y pragmática, filosofía fundamental del Servicio de MentorVoX desde su creación. Hasta este momento dos han sido los canales fundamentales a través de los cuales MentorVoX transmitía información a las familias, por un lado Internet y por otro lado el teléfono, pero ambos dos cediendo la iniciativa a los padres a la hora de acceder a la información recogida por el centro. Desde ahora, además de mantener los canales anteriormente citados, se incorporan a MentorVoX dos nuevos canales de comunicación, el y los SMS s, añadiendo a ellos la capacidad por parte del centro de tomar la iniciativa a la hora de remitir información a los padres. Es precisamente por esta causa, por lo que para posibilitar por parte del centro el envío de información a los padres mediante y/o SMS, dado que LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos) estipula claramente que sólo se permite enviar información a un destinatario por estos medios cuando el destinario previamente haya dado su conformidad, el centro deberá proceder a confirmar con aquellos padres que deseen recibir la información por estos canales, que aceptan ser destinatarios de esta información. El método o proceso mediante el cual el padre confirme o no el deseo de ser destinatario de esta información es responsabilidad exclusiva del centro. Una vez determinado que padres autorizan ser destinatarios de la información, desde MentorVoX Apli se puede determinar para que padres se puede activar el servicio de comunicación por SMS y por tal y como se muestra en el siguiente punto.

4 2.- ACTIVACIÓN DE LOS DESTINATARIOS DE LOS SERVICIOS DE COMUNICACION Los nuevos servicios de comunicación se basan en: Envío a los padres, a su dirección de correo electrónico ( ), de un resumen completo de incidencias (Absentismo, Conducta, Tareas e Incidencias Extraordinarias) con el margen temporal que el centro decida. Envío a los padres, a su número de teléfono móvil, de un SMS indicando el absentismo que se haya producido en el día (faltas y retrasos). Envío a los padres de un SMS con contenido de texto libre y determinado por el centro. Nota: en el punto 4 del presente documento se detallan los aspectos más concretos de los envíos de y SMS. Para activar/desactivar de manera selectiva dichos servicios se debe acceder a MentorVoXApli, concretamente al menú: Servicios Administrar suscripciones Desde aquí dispondremos de un listado de todos los alumnos del centro, así como los Nombres, Apellidos de los padres, todos ellos con las direcciones de y los teléfonos móviles de cada uno. Para proceder a activar o desactivar los servicios de mensajería hay que cliquear sobre el nombre del padre o madre y una vez seleccionado cliquear el botón derecho del ratón:

5 En ese momento dispondremos de un desplegable para: Activar o desactivar simultáneamente todos los servicios de mensajería (SMS de Texto libre, SMS automático con resumen de absentismo y envío de con resumen de incidencias) Activar o desactivar el SMS de de texto libre. Activar o desactivar el envío de con resumen de incidencias. Nota: En ese listado se dispone de campos de selección de Etapa, Curso y Grupo. Nota: Se pueden hacer selecciones múltiples de bloques continuos (seleccionando el primer padre y mientras se pulsa la tecla SHIF se selecciona el ultimo padre del bloque) y de bloques discontinuos (mientras se mantiene pulsada la tecla CTRL se van seleccionando los padres). Nota: Para registrar las direcciones de correo electrónico y los teléfonos móviles de los padres (si es que no se han importado de las aplicaciones de gestión de las que MentorVoXApli incorpora el módulo de importación de los datos de los alumnos) se debe acceder al menú: Mantenimiento Alumnos Para editar un alumno cliqueamos dos veces con el cursor del ratón sobre él (o se marca su casilla de selección y se cliquea sobre el botón Editar ), una vez en la ficha del alumno se puede acceder a la solapa Padre/Tutor y Madre/Tutora en las que podremos dar de alta las direcciones de correo electrónico y los teléfonos móviles de ambos. Además desde la propia ficha del alumno también se podrán activar o desactivar los servicios de SMS y .

6 3.- ACCESO A LOS SERVICIOS Los servicios web de MentorVoX son accesibles desde la URL: La para la autentificación se debe indicar el código del centro y un código de usuario y contraseña válidos den MentorVoX y pertenecientes a los perfiles de Superadministrador, Administración/Secretaria, Tutor y Profesor. Una vez autentificado entraremos en la web de gestión de servicios propiamente dicha, en la cual mediante unos sencillos asistentes podremos: Poner Notas de evaluación o de Controles. Enviar SMS s con texto de contenido libre. Envío de un con un resumen completo de incidencias. Consulta de informes (en breve) Nota: Tanto el envío de como de SMS s se pueden realizar a un padre concreto o a un conjunto de ellos tal y como se especifica en el punto 2.

7 Para gestionar cada uno de los servicios simplemente hay que comenzar con el asistente dispuesto para cada uno de ellos.

8 4.- SERVICIOS WEB DE MENTORVOX Envío de SMS s SMS de Texto libre y no programado, hay que entender este tipo de envío como aquel en el que se puede enviar, en el momento en que el centro decida, el texto que el centro decida. Los casos en los que se puede utilizar este tipo de mensaje son múltiples, ejemplos de los mismos serían: Su hijo se ha puesto enfermo, le estamos llamando pero no conseguimos hablar con usted, póngase en contacto con nosotros con urgencia. Su hijo ha abandonado el centro sin proporcionar justificante Los niños han llegado sin problemas al hotel. No olviden que mañana hay reunión de padres. Mañana se entregan las notas de evaluación Etc.. Nota: Hay que destacar que el máximo número de caracteres que admite un SMS es de 160 como máximo, por lo que habrá que adecuar la información enviada a esta limitación. Para enviar un SMS de texto libre hay que acceder al asistente dispuesto al efecto: Nota: En todo momento se dispone de la información de los SMS s disponibles, a través de un contador, cada vez que se procede al envío de un SMS dicho contador se actualiza mostrando en caso de precisar aumentar el número de SMS s disponibles póngase en contacto con su comercial para demandar un nuevo paquete.

9 En esta pantalla disponemos de los selectores de Etapa, Curso y Grupo así como un campo de texto para poder localizar a un alumno en concreto o seleccionar todos los alumnos de un grupo o curso concreto. Si deseamos marcar todos los destinatarios del listado simultáneamente marcar las casilla de la cabecera Por otro lado disponemos de un listado formado por el Nombre y Apellidos de los alumnos junto con los Nombre y Apellidos de los padres así como los teléfonos móviles. Para seleccionar un destinatario del SMS marcar con el cursor del ratón la casilla/s pertinente. Por último una vez seleccionado/s el/los destinatarios cliquear sobre el botón Crear mensaje SMS Una vez seleccionado el destinatario (o destinatarios) y tras cliquear sobre el botón Crear mensaje dispondremos de un cuadro de texto en que escribir el mensaje. Nota: Hay que tener presente que el máximo número de caracteres que admite un SMS son 160

10 Una vez procedido al envío obtenemos un resumen del mismo, en el que se nos indicará si algún destinatario no lo ha recibito (número inexistente o incorrecto) y los SMS s disponibles tras el envío Envío de con resumen de incidencias Mediante este servicio se permite la función del envío a los destinatarios suscritos al servicio de un resumen de incidencias recogidas durante un período de tiempo determinado a las direcciones de de los padres. Para enviar un con resumen de incidencias hay que acceder al asistente dispuesto al efecto:

11 Con ello accederemos a la pantalla de selección de destinatarios: En esta pantalla disponemos de los selectores de Etapa, Curso y Grupo así como un campo de texto para poder localizar a un alumno en concreto o seleccionar todos los alumnos de un grupo o curso concreto. Si deseamos marcar todos los destinatarios del listado simultáneamente marcar las casilla de la cabecera Por otro lado disponemos de un listado formado por el Nombre y Apellidos de los alumnos junto con los Nombre y Apellidos de los padres así como las direcciones de correo electrónico. Para seleccionar un destinatario del marcar con el cursor del ratón la casilla/s pertinente. Por último una vez seleccionado/s el/los destinatarios cliquear sobre el botón Crear mensaje Una vez seleccionado el destinatario (o destinatarios) y tras cliquear sobre el botón Crear mensaje dispondremos de un cuadro de texto en el cual escribir el texto que deseamos que aparezca en el asunto del correo y un selector de fechas para determinar el margen temporal del resumen de incidencias que se desea enviar:

12 Tras el envío del mismo obtendremos una pantalla de confirmación de los envíos: El destinatario recibirá en ese momento en su cuenta de correo el resumen de incidencias:

13 4.3.- Puesta de Notas. Mediante este servicio se posibilita la puesta de Notas de Evaluación o controles desde un simple asistente. El primer paso del mismo es seleccionar el grupo sobre el que se desea poner Notas El siguiente paso es seleccionar la Evaluación o Control que se desee calificar:

14 Y por último hay que seleccionar el concepto o conceptos que se desean calificar: En ese momento dispondremos del panel sobre el cual podremos proceder a calificar a cada alumno: Para ello simplemente debemos cliquear sobre el alumno y se nos desplegará un listado con las calificaciones posibles, para calificar basta con cliquear sobre la calificación deseada. Nota: En el caso de que un alumno no curse una asignatura, su casilla correspondiente aparecerá sombreada u no se permitirá la calificación sobre ella. Nota: El sistema de calificación disponible el servicio web de puesta de Notas se gestiona exclusivamente desde MentorVoXApli.

15 Por último indicar que se puede activar la casilla Mostrar ToolTips de Información Con ello al pasar el puntero del ratón sobre el acrónimo de una asignatura o nombre del Alumnos dispondremos de información más detallada.

16 5.- VALORACIÓN ECENOMICA SMSVOX El uso del servicio SMSVOX conlleva la necesidad de la contratación de paquetes de SMS para el uso particular que el centro haga de la herramienta. SMSVOX licencia PRECIO LICENCIA APLICACIÓN SMSVOX * 0 *hasta Dic 2007: Aplicación web relacionada con BBDD de MentorVox. Para clientes MV sms MÍNIMO Comunicación SMS BLOQUES SMS PRECIO por SMS 500 actualizaciones SMSVOX Apli ,12 0,11 0,10 0,9 * Precios sin IVA. Y SMS sin caducidad * Los precios y datos reflejados en esta oferta están sujetos a las leyes de confidencialidad de la oferta. Nota: Para la contratación del servicio póngase en contacto con su comercial.