IO-FMP/ESPOL/06 MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES. Revisión: 8 9

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1 Revisión: 8 9 ADVERTENCIA: Este documento es propiedad de la ESPOL y no puede ser reproducido, en todo o en parte, ni facilitado a terceros sin el consentimiento por escrito de su propietario. Realizado Sr. Marco Rojano Supervisor Administrativo Revisado Ing. Priscila Castillo S. Sub-Decana de la FIMCP Aprobado Dr. Kleber Barcia V. Decano de la FIMCP Fdo.: Fecha: 10 de agosto de 2013 Fdo.: Fecha: 12 de agosto de 2013 Fdo.: Fecha: 15 de agosto de 2013 PG0101-1

2 Hoja 2 de 7 HISTÓRICO DE MODIFICACIÓN REVISIÓN Nº FECHA APTDOS. CAUSAS DEL CAMBIO 1 Nov Primera Emisión del Instructivo 2 May Reasignación de responsabilidades 3 Jun Cambio de cargo de Asistente Administrativo a Coordinador Administrativo, de Asistente de Contabilidad a Auxiliar de Contabilidad y de Supervisor de Mantenimiento e Inventario a Ayudante Administrativo 4 Dic Cambio y aumento de documentos asociados. 5 Ago Revisión General de todos los procedimientos e instructivos como cumplimiento de la acción correctora No. 1 de la no conformidad INC-FMP Junio 2009 Reestructuración de todo el instructivo: modificación de actividades, responsables y formatos a utilizar 7 Agosto 2009 Reestructuración de todo el instructivo: modificación de nombramiento de responsable 8 Julio de 2010 Se eliminó el formato IOFMP0602, en vista de que existe un sistema de la unidad de mantenimiento para control y seguimiento de mantenimiento correctivo. 9 Agosto de 2013 Cambio de las nuevas autoridades de la FIMCP, reasignación de responsabilidades, y revisión general de todo el procedimiento. PG0102-1

3 Hoja 3 de 7 INDICE 1 OBJETO 2 RESPONSABILIDADES 3 DESARROLLO 3.1. Planificación del mantenimiento Preventivo 3.2. Solicitud de Mantenimiento Correctivo de Instalaciones 3.3. Seguimiento del Mantenimiento Preventivo y Correctivo 3.4. Gestión de Recursos 3.5. Ejecución e inspección del mantenimiento 4 DOCUMENTACIÓN ASOCIADA

4 Decano Supervisor Administrativo Ayudante Administrativo Usuario IO-FMP/ESPOL/06 Hoja 4 de 7 1. OBJETO Describir de manera detallada las actividades que se llevan a cabo en lo que respecta al Mantenimiento Preventivo y Correctivo de Instalaciones. 2. RESPONSABILIDADES Responsables Actividades Planificación del Mantenimiento Preventivo (Apartado 3.1) Aprobación del Plan de mantenimiento (Apartado 3.1) Solicitud de Mantenimiento Correctivo de Instalaciones (Apartado 3.2) Seguimiento del Mantenimiento Preventivo y Correctivo (Apartado 3.3) Gestión de Recursos (Apartado 3.4) Ejecución e Inspección del mantenimiento (Apartado 3.5) R = Responsable; R C= Colabora R R C R C R C R C R C R

5 Hoja 5 de 7 3. DESARROLLO INICIO CORRECTIVO TIPO DE PREVENTIVO SOLICITUD PLANIFICACIÓN. DEL TIPO DE INTERNO EXTERNO SEGUIMIENTO DEL GESTIÓN DE RECURSOS EJECUCION E INSPECCION DEL FIN

6 Hoja 6 de 7 Las instalaciones de la FIMCP comprenden: aulas, biblioteca, laboratorios, oficinas, etc. El mantenimiento en las mismas se efectúa en las instalaciones: eléctricas, de ventilación y aires acondicionados, de redes de agua potable, redes de teléfonos; edificios y todo lo que estos comprenden: puertas, escritorios, ventanas, chapas, etc. 3.1 Planificación del Mantenimiento Preventivo El mantenimiento preventivo de la infraestructura de edificios, de la FIMCP comprende: Instalaciones eléctricas, Sistema de iluminación Redes de agua, Sistemas de Ventilación y Aire Acondicionado Mobiliario de aulas. La planificación se realizará una vez al año y el responsable de elaborar el plan, es el Supervisor Administrativo, el mismo que se documenta mediante el formato Planificación del Mantenimiento IOFMP Solicitud de Mantenimiento Correctivo de Instalaciones El Mantenimiento correctivo de las Instalaciones se puede originar por: Disposición efectuada por el Decano. Solicitud de un usuario, mediante un oficio dirigido al Decano, por correo electrónico o requerimiento verbal En estos casos la solicitud es atendida por el Supervisor Administrativo quien llevará registro de estas solicitudes mediante el formato de la oficina de mantenimiento (SMPROG). 3.3 Seguimiento del Mantenimiento Preventivo y Correctivo El Supervisor Administrativo realiza el seguimiento tanto del mantenimiento preventivo como del correctivo: Preventivo.- según lo planificado se acuerda con el departamento de Servicios Generales las fechas en las que se realizará el mantenimiento. Formato IOFMP0601.

7 Hoja 7 de 7 Correctivo.- recibe las solicitudes de mantenimiento de la FIMCP, las cuales son clasificadas en: internas o externas. Las Solicitudes internas son las gestionadas con el propio personal de la FIMCP y las externas son aquellas que se realizan a través del departamento de Servicios Generales de la ESPOL. ( SMPROG). Para el caso de las solicitudes clasificadas como externas el Supervisor Administrativo comunica el requerimiento vía mail a través del SOT (sistema de Solicitud de Ordenes de Trabajo) al departamento de Servicios Generales. Luego gestiona la programación del mantenimiento e informará al solicitante y/o a los Directivos las fechas establecidas, los recursos necesarios y los avances realizados. 3.4 Gestión de recursos Si el mantenimiento correctivo es interno El Ayudante administrativo consulta la disponibilidad presupuestaria para la adquisición de repuestos y materiales necesarios para el mantenimiento correctivo. Los recursos para el mantenimiento preventivo son presupuestados por la FIMCP y están incluidos en el PAC e internamente se registran en el formato IOFMP Ejecución e Inspección del mantenimiento El Supervisor Administrativo es el encargado de supervisar que el trabajo de mantenimiento se efectúe de la forma correcta. Cuando el trabajo finaliza se registran las observaciones en el formato IOFMP0601 si es mantenimiento planificado, y se evalúa al personal de mantenimiento de externo según el formato de la unidad de mantenimiento (Informe de Trabajo) 4. DOCUMENTACIÓN ASOCIADA Planificación del Mantenimiento FIMCP IOFMP0601