INFORME EJECUTIVO JAVIER MAURICIO CARDOZO PERDOMO ASESOR EN CONTRATACIÓN

Transcripción

1 1 INFORME EJECUTIVO JAVIER MAURICIO CARDOZO PERDOMO ASESOR EN CONTRATACIÓN Dando cumplimiento a lo establecido en la Resolución N. 521 de Octubre 5 de 2015, emanada de la Gerencia General de Empresas Públicas de Neiva ESP; y en mi calidad de Asesor en contratación me permito presentar el informe ejecutivo de la gestión en el área de Contratación realizada en el periodo , teniendo como base los formatos estandarizados y mencionadas en la Circular N. 018 de 2015, de la Procuraduría General de la Nación, avalada conjuntamente por la Contraloría General de la República, el Departamento Nacional de Planeación y el PNUD. INTRODUCCIÓN La información soporte fue consolidada recurriendo a fuentes presente en el área de contratación atendiendo las tablas de retención documental aprobadas por la empresa, en el marco de la gestión de calidad con la que cuenta la oficina, quien es la encargada de asesorar los procesos contractuales que surgen en el cumplimento misional de EMPRESAS PÚBLICAS DE NEIVA E.S.P. siguiendo los lineamientos establecidos en el acuerdo de junta directiva No 02 del 16 de abril de 2013 mediante el cual adopta el manual de contratación de esta entidad, al igual que las normas concordantes aplicables a las empresas industriales y comerciales del estado que tienen como finalidad la prestación de los servicios públicos domiciliarios. La oficina de contratación es organizacionalmente perteneciente a la Subgerencia Administrativa y Financiera de acuerdo a la planta que fue adoptada a finales del año Lo anterior fue socializado junto con el personal que orienta los procesos del área perteneciente a la Subgerencia Administrativa y Financiera y aprobado por la gerencia previa sustentación en comité extraordinario de gerencia y entregado copia magnética (CD) al Subgerente Administrativo y Financiero, coordinador del empalme. DIAGNOSTICO Dentro de los puntos relevantes de la gestión contractual al inicio de esta administración encontramos a Empresas Públicas con una estructura jerarquizada donde se refleja que la oficina de contratación pertenecía estructuralmente a la oficina asesora jurídica de la gerencia, la cual estaba dinamizadas por trabajadores oficiales, judicantes y profesionales vinculados a través de contratos de prestación de servicios profesionales, así: PERSONAL OFICINA ASESORA JURIDICA EPN EMPLEADO PUBLICO 1 JEFE OFICINA JURIDICA PROFESIONAL ESPECIALIZADO 1 PROCESOS JUDICIALES PROFESIONALES UNIVERSITARIOS 2 CONTRATACION SECRETARIA 2 PROCESOS JUDICIALES, CONTRATACION La oficina de CONTRATACION como componente fundamental en la misión funcional de EPN y de acuerdo a lo previsto en el Decreto Municipal N. 935 del 19 de Octubre de 2012, Por el cual se establece la estructura interna de las Empresas Públicas de Neiva, define una estructura plana basada en procesos en el marco de la gestión de calidad, certificados mediante el ente Applus en la Norma NTCGP : En el año 2013 es asignada a la Subgerencia Administrativa y Financiera así:

2 2 PERSONAL OFICINA ASESORA EN CONTRATACION EPN 2013 EMPLEADO PUBLICO 1 ASESOR EN CONTRATACION PROFESIONAL UNIVERSITARIO 1 CONTRATACION GESTIÓN CONTRACTUAL GESTION ESTRATEGICA: El proceso de contratación, se materializa con un asesor en contratación (empleado público) y un profesional universitario (trabajador oficial); se soporta en concordancia con la ley 142 de 1994 (ley de servicios públicos) que establece que las empresas industriales y comerciales del estado se rigen por el derecho privado (código del comercio). Empresas publicas mediante acuerdo N 02 del 16 de abril de 2013 emanado de la junta directa adopta el manual de contratación y la resolución N 229 de 2014 el manual de interventoría, atendiendo lo requerido por la contraloría municipal de Neiva en su auditoria. Lo anterior está enmarcado dentro del sistema de gestión de calidad adoptado por la empresa el cual se encuentra documentado y publicado en la página web de la entidad; acatando los principios de la contratación estatal, en concordancia con el estatuto anticorrupción (ley 1474 de 2011). GESTIÓN PRE-CONTRACTUAL: Dando cumplimiento a lo establecido en el manual de contratación, en esta etapa se verifica el aspecto legal y se retroalimenta los estudios previos generados por el área donde se identifica la necesidad a satisfacer en materia de servicios o adquisición de bienes, el cual se ajusta a la política, objetivos, misión, plan de desarrollo institucional y presupuesto. Seguidamente se procede a cumplir con el proceso de acuerdo a la modalidad contractual aplicable al caso particular, cumpliendo siempre los principios generales de la contratación GESTIÓN CONTRACTUAL: En coherencia con lo anterior se procede a realizar la minuta pertinente el cual registra los siguientes productos: AÑO NUMERO DE CONTRATOS GESTIÓN POS-CONTRACTUAL: Nuestra gestión refleja el estado de los contratos de las vigencias 2012, 2013, 2014 y 2015 con corte a 30 de septiembre de 2015.

3 3 AÑO NUMERO DE CONTRATOS LIQUIDADOS GESTIÓN DE CONVENIOS: En el presente periodo se gestionaron convenios interadministrativos y su estado se refleja en el presente cuadro: AÑO TOTAL CONVENIOS INTERADMINISTRATIVOS EN EJECUCION LIQUIDADOS (DOS VENCIERON LOS TERMINOS AÑO 2011.) SUSPENDIDOS PROCESO DE LIQUIDACION GESTIÓN DOCUMENTAL: Dando cumplimiento con la ley de archivo (ley 594 del 2000) la empresa estableció las tablas de retención documental implementadas en la gestión de contratación, donde el archivo de gestión (2012, 2013,2014, 2015) se encuentra en la oficina de contratación, en archivos rodantes, documentación organizada en cajas rotulas previamente foliadas; es necesario precisar que durante la presente administración se entregaron al archivo central, lo correspondiente a los años 2007, 2008, 2009, 2010 el año 2011 se encuentra en proceso de entrega. GESTIÓN DE INFORMACIÓN: El sistema empleado para la consolidación de la información generada por el proceso de contratación se soporta en el software HAS SQL, formatos en Excel al igual que el reporte en línea a las plataformas (página web de la entidad, página web del secop en el link régimen especial de acuerdo a su cuantía, página web Contraloría) GESTIÓN DE RECURSOS FÍSICOS: En la presente administración se adelantaron obras de adecuación de la oficina, ambiente laboral (aires acondicionados), en muebles ergonómicos, software propio y hardware en leasing como herramientas para cada una de las personas que apoya la ejecución del proceso de contratación.

4 4 El asesor del proceso de contratación está dispuesto junto con su equipo de apoyo para que la comisión de empalme verifique y confronte lo documentado en las respuestas estratégicas y el informe ejecutivo con la finalidad de dar continuidad al proceso de contratación en forma armónica y útil para la nueva admiración. Adjunto CD Atentamente, Javier Mauricio Cardozo Perdomo Asesor en Contratación Empresas Públicas de Neiva. Proyecto: Amparo espinosa Daniela rivera Laura Leguizamo Yina polania Iván medina Juan Gonzales

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