PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE LOS SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN

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1 PROCESO PROCESO BIENESTAR BIENESTAR ESTUDIANTIL ESTUDIANTIL / SUBPROCESO / SUBPROCESO ATENCIÓN ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA SOCIOECONÓMICA Página 1 de 9 Revisó: Jefe DBU / Jefe SCC Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Febrero 27 de 2008 Resolución N 294 OBJETIVO Describir las actividades que se realizan en la atención de los servicios de alimentación que ofrece la Sección de Comedores y Cafetería de la División de Bienestar Universitario, para garantizar la satisfacción de los usuarios y/o beneficiarios. ALCANCE Aplica para los servicios de alimentación en los diferentes tiempos de comida, ofrecidos a la Comunidad Universitaria y clientes externos. RMATIVIDAD Acuerdo 090 del 19 de Septiembre de 1984, capitulo 1 y 4. Consejo Superior. Por el cual se aprueba el Reglamento para la prestación de los Servicios ofrecidos a los estudiantes por la Sección de Bienestar Universitario. Decreto 26 de Enero 8 de Ministerio de Hacienda y Crédito público. Por el cual se dictan normas de austeridad en el gasto público. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS DBU: División Bienestar Universitario. SCC: Sección Comedores y Cafetería. Menaje: Utensilios para el servicio de mesa en general, tales como vajilla, Cubiertos, etc. CONDERACIONES Servicios subsidiados: Comedor estudiantil: está dirigido a estudiantes que se hayan inscrito, cumplan con los requisitos y paguen el servicio en las fechas establecidas. Horario del servicio: Desayuno de 6:45 a.m. a 08:30 a.m.; Almuerzo de 11:15 a.m. a 01:30 p.m.; Cena de 5:30 p.m. a 07:30 p.m. Lugar: Salón del comedor estudiantil, ubicado en el primer piso del edificio de Bienestar Universitario Sede Central. Combo saludable: está dirigido a estudiantes de la Universidad que diariamente deseen comprar y consumir el producto. Horario del servicio: de 11:00 a.m. a 12:45 p.m. Lugar: Sede central, Zona verde ubicada detrás del edificio de Bienestar Universitario Facultad de Salud, gimnasio al aire libre junto al parqueadero.

2 PROCESO PROCESO BIENESTAR EXTENÓN ESTUDIANTIL - CONSULTORIO / SUBPROCESO JURÍDICO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA Página 2 de 9 Revisó: Jefe DBU / Jefe SCC Aprobó: Rector Fecha de aprobación: Febrero 27 de 2008 Resolución N 294 CONDERACIONES Servicios no subsidiados: Cafetería: está dirigido a la Comunidad Universitaria y usuarios externos, se ofrecen productos de lonchería, desayuno, almuerzo, refrigerios, snacks, bebidas frías y calientes, helados, golosinas, entre otros. Horario del servicio: 07:00 a.m. a 05:00 p.m. Lugar: Segundo piso del edificio de Bienestar Universitario- Sede Central Tercer piso del edificio Camilo Torres Primer piso del edificio de Ciencias Humanas (No se ofrecen almuerzos) Servicios de alimentación especial: está dirigido a la Comunidad Universitaria y usuarios externos, se ofrecen productos de lonchería, desayunos, almuerzos, refrigerios, pasa bocas, snacks, bebidas frías y calientes, helados, golosinas, tortas, etc. Adicionalmente se organizan y atienden eventos personales y empresariales mediante el alquiler de sillas, mesas, meseros y demás. Horario y lugar: A convenir.

3 Página 3 de 9 INICIO 1. Ofrece el portafolio de servicios. 1. Ofrece el portafolio de servicios de la Sección de Comedores y Cafetería. ½ Jornada Personal administrativo y operativo de la SCC. Carta de servicios Brochure Lista de productos y precios 2. Elige el servicio de interés El servicio es subsidiado? A Pág.5 2. Elige el servicio de interés. Comedor estudiantil: Desayuno, almuerzo y cena. Combo saludable: Almuerzo. Cafetería: Desayuno, almuerzo, lonchería, etc. Servicios especiales: Desayuno, almuerzo, cena, cócteles, refrigerios, lonchería, etc. Sujeto al tiempo del responsable. Usuario Comedor estudiantil? B Pág.4 3. Realiza fila de acceso al servicio. 4. Ingresa y presenta carné 3. Realiza fila para hacer uso del servicio de desayuno, almuerzo y comida, según corresponda. 4. Ingresa al salón del comedor y presenta el carné ante el auxiliar administrativo de turno. Sujeto al tamaño de la fila y hora de llegada ( 3, 4, 5 ) 5. Toma el menaje 5. Toma el menaje necesario para recibir sus alimentos. Bandeja y cubiertos dependiendo el menú del día. Carné estudiantil 1

4 Página 4 de Sirve la ración alimentaria 6. Sirve y ofrece al usuario una ración de cada uno de los alimentos programados para el día. Inmediato Supervisor turno de cocina / auxiliares de comedores 7. Toma de los alimentos 7. Toma cada una de las raciones ofrecidas para el día y los ubica en su bandeja. Sujeto al usuario 7, 8 y Uso del servicio. 8. Se ubica en las zonas destinadas para el consumo de alimentos. 9. Ubica el menaje FIN 9. Ubica el menaje en los lugares destinados para tal fin, una vez terminado el consumo de alimentos. B 10. Realiza fila y compra ficho. 11. Realiza fila y reclama el combo saludable. TA: Como no es beneficiario del servicio de Comedores es beneficiario del programa Combo Saludable. 10.Realiza la fila, presenta carné y compra el ficho con el cual reclamara posteriormente su combo saludable, en la parte posterior del edificio de BU. 11.Realiza la fila, presenta el ficho y reclama el combo saludable. Sujeto al tamaño de la fila y hora de llegada ( 10,11y 12) 12. Entrega el combo 12. Recibe el ficho y hace entrega del combo saludable. Estudiantes de apoyo FIN 2

5 Página 5 de 9 A Servicio de cafetería? 13. Escoge y pide productos. 13. Escoge los productos que desea consumir y los solicita en el mostrador a los auxiliares de cafetería o estudiantes de apoyo. Sujeto al usuario ( 13, 14 y 15) Usuario 14. Entrega productos. 14. Entrega los productos solicitados por el cliente. Auxiliar de Cafetería / Estudiantes de apoyo 15. Paga los productos. 15. Paga los productos en la caja de la Cafetería de Bienestar Universitario. Usuario FIN El usuario es interno? C Pág.7 TA: Como no desea el servicio de cafetería entonces desea el servicio de alimentación especial. El servicio de especiales puede darse a: 1.Usuarios internos: Todas la unidades Académico Administrativas de la Universidad. 2. Usuarios externos: Personas naturales o empresas de la ciudad de Bucaramanga. 3

6 Página 6 de Solicita el servicio 16. Solicita el servicio a través del sistema de reservas. Ruta: versiones/ usuario/cafetería/sistema de reservas o a través del correo electrónico cafetería@uis.edu.co Sujeto al tiempo del usuario Usuario 17. Valida, ajusta y acepta el servicio 17. Valida, ajusta y acepta el servicio. Ruta: versiones/ usuario/cafetería/sistema de reservas ½ jornada Líder del servicio 18. Autoriza y paga el servicio 18. Autoriza y paga el servicio solicitado. Ruta: versiones/ usuario/cafetería/sistema de reservas Sujeto al tiempo del usuario Ordenador del gasto de la UAA 19.Elabora Recibo Recibo 19. Elabora Recibo Entrega Servicio Especial, a través del sistema y lo entrega a los auxiliares de la SCC. Ruta: Pagina principal>sistemas de información> Nuevas Versiones>Ingreso Login y Password>Minutas>Administrar Reservas>Reservas Autorizadas>Elija fecha>consultar>generar recibo>imprimir 1 Jornada es 19 y 20 Factura de venta 20.Programación del servicio. 20. Programa orden de producción para atender el servicio solicitado. 1. jornada D 21. Entrega y atiende el servicio 21. Entrega los productos y atiende el servicio en el lugar solicitado. Nota: Los productos y/o servicio se entregarán a la hora acordada con el usuario. 30 minutos Conductor / auxiliares de SCC 4

7 Página 7 de Entrega y firma de la comanda. 22. Entrega el formato de Aprobación y Recibo a Satisfacción del servicio especial o comanda, para ser firmado por el responsable del recibir el servicio. ½ jornada 22 y 23 Conductor / auxiliar de SCC/ estudiantes de apoyo Formato Aprobación y Recibo a Satisfacción del servicio especial 23. Retira el menaje 24. Aplica encuesta de satisfacción al usuario. FIN 23. Retira el menaje del lugar de prestación del servicio. 24. Aplica encuesta personal de satisfacción al usuario, en los lugares donde se presta el servicio.(esta actividad se realiza trimestralmente y de forma aleatoria) Nota: Se realiza una encuesta a : Usuario Servicio de Comedores Usuario Servicio de Cafetería Usuario Servicio de alimentación Especial. 10 Jornadas 24 Conductor / auxiliar de SCC/ estudiantes de apoyo Estudiantes de apoyo FBE.55 Encuesta de Satisfacción del usuario del Servicio de Comedores y Cafetería. FBE31 Formato Encuesta de Satisfacción del Usuario del Servicio de Alimentación Especial. C 25. Solicita cotizacion 25. Solicita cotización del servicio al correo electrónico cafeteria@uis.edu.co Sujeto al tiempo del usuario es 25 y 27 Usuario externo 26. Envía cotización 26. Realiza la cotización respectiva y la envía por correo electrónico al usuario solicitante del servicio. ½ Jornada 27. Solicita el servicio 27. Solicita el servicio vía correo electrónico. Nota: el correo electrónico es cafeteria@uis.edu.co Usuario externo 5

8 Página 8 de 9 5 Pago en efectivo? 28. Paga en Caja 28. Cancela en la cafetería de BU el valor del servicio. 3 jornadas Usuario externo 29. Genera factura 29. Genera factura de venta Nota: Los datos de la factura deben ser diligenciados por el cliente, en un formato que le será enviado por la Profesional SCC Líder del servicio. 3 jornadas Factura de venta Factura de venta 30. Envía factura al cliente 30. Envía factura de venta, a quien realizo la solicitud de pedido. 4 Jornadas Factura de venta D Pág Paga el servicio 31. Paga el servicio en los Bancos autorizados. 8 Jornadas Cliente externo Factura de venta

9 PROCESO PROCESO BIENESTAR EXTENÓN ESTUDIANTIL - CONSULTORIO / SUBPROCESO JURÍDICO ATENCIÓN SOCIOECONÓMICA Página 9 de 9 CONTROL DE CAMBIOS VERÓN FECHA DE APROBACIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Febrero 27 de 2008 Creación del 02 Noviembre 11 de 2015 Modificación de la normatividad Inclusión de consideraciones Inclusión de tiempos estimados Modificación de todas las actividades 03 Noviembre 09 de 2016 Inclusión en el OBJETIVO de la palabra usuarios y / o 1. Inclusión de documentos de referencia (Brochure o carta de servicios) 2. Inclusión de la descripción de los servicios a los que puede acceder un usuario o cliente dependiendo su condición. Cambio de nombre de la actividad 3. Realiza fila de acceso al servicio 4. Inclusión de la frase ante el auxiliar administrativo de turno. 5. Ampliación de la descripción del tipo de menaje al que puede acceder el usuario, y el documento de referencia. 6 y 9. Ampliación de la descripción. Inclusión de las es 7, 8, 11,19,20, 22,25,27,28,29 y 30 Inclusión en la descripción de la actividad 16 el correo electrónico a través del cual pueden solicitar el servicio de espéciales Inclusión de formatos: Formato Encuesta de Satisfacción del Usuario del Servicio de Cafetería FBE55 Formato Encuesta de Satisfacción del Usuario del Servicio de Comedores FBE56 Formato Encuesta de Satisfacción del Usuario del Servicio de Alimentación Especial FBE31 Formato Orden de Producción FBE02 04 Noviembre 27 de 2017 Eliminación de los formatos: FBE.02 Orden de Producción de Eventos Especiales FBE.56 Encuesta de Satisfacción del Usuario del Servicio de Comedores