PROCEDIMIENTO: BAJA DE PERSONAL. P-DLATAM-RH-003 Edición No 01

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1 : P-DLATAM-RH-003 Edición No 01

2 Página: 2 de 7 ANTECEDENTES DE LA ORGANIZACIÓN: Distribuciones LATAM es una empresa respaldada por importantes fondos de inversión Latinoamericanos con presencia ya en México en los mercados de Sistemas de información y de la Construcción y que tiene como objetivo fundamental la distribución horizontal de productos en Latinoamérica. La distribución horizontal o DSD (Direct to Store Delivery), es el más tradicional de los métodos de distribución y es el que alcanza las zonas más remotas de los países latinoamericanos, en donde aún significa el canal más eficiente para el desplazamiento de productos que tiene un rápido desplazamiento, alto consumo y que en general son de primera necesidad, a pesar de que es conocido que el desplazamiento de mercancías en ese canal solo significa el 24% del volumen, pero llega a representar hasta el 52% de ganancias para las marcas que se desplazan en este canal por lo que es claro que sigue siendo mucho más atractivo que el canal moderno. Viendo la gran oportunidad que hay en Latinoamérica para la distribución horizontal, se cuenta ya con 50 rutas de distribución horizontal en la zonas Nielsen 4y 5, es decir la zona de Toluca y de la Ciudad de México respectivamente, las cuales se duplicarán en Así mismo, iniciaremos la expansión durante el último trimestre del 2017 de rutas dentro del área 6 Nielsen, es decir el sureste mexicano, donde destacaremos nuestra presencia en las ciudades de Cancún, Mérida, Tuxtla Gutiérrez, Oaxaca, Villahermosa y Minatitlán. DLATAM tiene como meta llegar a las 270 rutas de venta, expandiéndose continuamente desde el cuarto trimestre del 2017 hasta el cuarto trimestre del 2018 en el mercado mexicano. Misión: Distribuir mercancías al canal horizontal, mediante DSD (Direct to Store Delivery) e ISD (Indirect to Store Delivery) haciendo llegar a las comunidades los alimentos y artículos que requieren para tener una vida mejor. Visión: Ser líder en la distribución de mercancías en los mercados de Latinoamérica Norte.

3 Contenido: Página: 3 de 7 Pág. Objetivo...4 Alcance.4 Responsabilidad....4 Glosario de términos...4 Modo operativo (Flujograma)....5 Detalle del desarrollo en el Modo operativo. 6 Registros 7 Indicadores 7 Anexos...7 Control de Revisiones.. 7

4 1.- OBJETIVO Página: 4 de 7 Cumplimiento de la integración de la documentación, evidencias y expedientes del personal que causa baja, así como la generación de los registros informáticos para asegurar la integración de la documentación y el buen proceder para comunicar la finalización de la relación laboral en apego a la legalidad. 2.-ALCANCE Este procedimiento es aplicable al área de Recursos Humanos DLATAM y las actividades administrativas para la coordinación del factor humano y las áreas internas y externas de apoyo a esta área para asegurar gestión de bajas en apego a la legalidad. 3.- RESPONSABILIDAD - Jefe de Recursos Humanos. o Solicitar, agilizar la integración y verificar la documentación mínima requerida para generar una baja de personal de manera que se turne a la brevedad a la empresa de Outsourcing de RRHH contratada para el cálculo y pago del finiquito correspondiente en apego a la legalidad. o Mantener informado al personal que causa baja del seguimiento para el cálculo y pago de finiquito y fechas de tramitación. o Garantizar la información capturada en tiempo y en formato especificado por el Outsourcing. - Outsourcing (Nómina). o Una vez recibida la información completa se debe activar al personal seleccionado en un plazo no mayor a 48 hrs. Entregando medios de pago e inducción pertinente para la aclaración de todos los temas referente a la nueva relación laboral al personal de nuevo ingreso. 4.- DEFINICIONES - Encuesta de salida del personal. Se refiere a un cuestionario que debe ser aplicado al personal que causa baja específicamente por RENUNCIA Voluntaria de manera que se entienda claramente las razones de su decisión e identificar oportunidades de mejora en DLATAM o acciones correctivas inmediatas para evitar bajas de personal y por lo tanto una rotación de personal desfavorable. - Outsourcing. Se refiere a la empresa contratada por DLATAM para realizar la dispersión nominal o pago de nómina con el personal contratado para asegurar los servicios de distribución. Esta empresa también funge como la figura patronal en la relación laboral con los colaboradores en DLATAM.

5 5.- MODO OPERATIVO Página: 5 de 7

6 Página: 6 de DETALLE DEL DESARROLLO EN EL MODO OPERATIVO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD 6.1 Jefe de RRHH / Operaciones o Áreas funcionales. 6.2 Jefe de RRHH 6.3 Outsourcing 6.4 Outsourcing En el caso de que la BAJA de personal haya sido determinada por situaciones de Incidencias identificadas por el responsable del área funcional o de las operaciones, el responsable determina la Baja de personal y requisita formato de Baja para su entrega al área de RRHH. En caso de que se trate de una renuncia voluntaria, el formato de Baja debe ser requisitado por el Jefe de RRHH, debiendo asegurar la aplicación de una encuesta de salida para el entendimiento de las razones que llevan al personal a una renuncia e identificar posibles acciones de mejora o correctivas en el ambiente laboral. Solicita cálculo de finiquito al Outsourcing y revisa compromisos pendientes del personal para baja (Pagarés y Cartas responsivas) para que se realice la reclamación de los bienes o montos en efectivo que posiblemente fueron entregados al colaborador que causa baja para ejecutar sus funciones o existe un remanente en los depósitos que debieron generarse por este mismo. En función de esta recuperación total y de conformidad o parcial, el Outsourcing debe ser notificado en la misma solicitud de cálculo de finiquito para considerar ajustes necesarios de recuperación en caso de que apliquen. Cálculo de finiquito (Máximo 24 hrs. después de recibida la solicitud) y considerando las evidencias sobre pagarés o cartas responsivas y bienes o montos recuperados de conformidad, parcialmente o sin recuperación. Genera informe de recomendaciones al área de RRHH donde se especifica si el finiquito debe ser entregado en la Junta de conciliación y arbitraje o es suficiente y poco riesgoso realizar la reunión de finiquito en las oficinas DLATAM. Envía informe y cálculo de finiquito a RRHH DLATAM. 6.5 Outsourcing Genera documentos de Finiquito y entrega a RRHH DLATAM 6.6 Jefe de RRHH Coordina reunión con personal para baja y comunica monto y forma de pago del Finiquito. Programa fecha de pago y coordina reunión para asegurar y documentar la finalización de la relación laboral con el personal que causa baja. 6.7 Jefe de RRHH Integra documentos de Baja en expediente de personal. FIN DE PROCEDIMIENTO. Documentos / Registros Baja de personal / Encuesta de salida Cartas responsivas / Pagarés Cartas responsivas / Pagarés Carta finiquito Carta finiquito, Carta de renuncia y póliza de cheque Expediente de personal

7 Página: 7 de REGISTROS Código del formato Nombre del Registro Encargado R-DLATAM-RH-002 Expediente de personal Jefe de RRHH Papel Medio de Soporte Almacenamiento Ubicación Carpeta en RRHH Periodo de Retención Anual 8.- INDICADORES a) Rotación de personal permitida máxima de 5%. b) Integración de expedientes completos en 100%. 9.- ANEXOS - Anexo 1: F-DLATAM-RH-009 Baja de personal. - Anexo 2: F-DLATAM-RH-010 Encuesta de salida de personal CONTROL DE REVISIONES. Revisión Fecha Modificaciones 00 19/11/2017 Procedimiento Propuesto 01 21/11/2017 Procedimiento Actual 02 03