GRUPO DE INGENIERÍA DE ORGANIZACIÓN (GIO) ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL UNIVERSIDAD DE VIGO

Transcripción

1 GRUPO DE INGENIERÍA DE ORGANIZACIÓN (GIO) ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL UNIVERSIDAD DE VIGO II JORNADAS TÉCNICAS Dinámicas de participación en proyectos empresa/centros de investigación José Carlos Prado Prado Director del Grupo de Ingeniería de Organización (GIO) Universidad de Vigo Santiago de Compostela, 4 de mayo de 2011

2 ÍNDICE 1. Presentación del Grupo de Ingeniería de Organización 2. Proyecto de Mejora de la Gestión en Bodegas de la D.O. Rías Baixas (2009) 3. Proyectos de Acreditación de los CC.RR. de las DD.OO. Rías Baixas y Valdeorras según UNE- EN ( ) 4. Propuestas de futuro 2

3 PRESENTACIÓN DEL GRUPO DE INGENIERÍA DE ORGANIZACIÓN

4 QUIÉNES SOMOS? Grupo de investigación de la Universidad de Vigo, formado por ingenieros industriales, con amplia experiencia empresarial Dirigidos por el profesor J. Carlos Prado, catedrático de universidad Desarrollo de la actividad en la ETS de Ingenieros Industriales de la Universidad de Vigo ACTIVIDAD DOCENTE ACTIVIDAD INVESTIGADORA INVESTIGACIÓN APLICADA INGENIERÍA DE ORGANIZACIÓN 4

5 GRUPO DE INGENIERÍA DE ORGANIZACIÓN (GIO) Personas J. Carlos Prado Prado José A. Comesaña Benavides Ana Mejías Sacaluga Arturo J. Fernández González Jesús García Arca Miguel J. Calero Ferreiro Susana Míguez Goce

6 QUIÉNES SOMOS? Docencia Organizadores de cursos y seminarios relacionados con la gestión logística: Seminario de Logística (19 ediciones; ) Curso Superior de Logística (16 ediciones; ) Transformado el curso Máster en Dirección y Gestión de la Logística y Cadena de Suministro (1 año académico) Curso ª edición 6

7 QUÉ HACEMOS? Colaboraciones con empresas Colaboraciones, puntuales o periódicas, con empresas (y organismos) en todas las áreas de gestión de las mismas Producción / Logística (Compras, Aprovisionamientos, Producción y Distribución Física) Marketing Dirección Materializadas en: ACTUACIONES PARA DAR RESPUESTA A SUS PROBLEMAS DE GESTIÓN, CON OBJETO DE AYUDARLES A MEJORAR SU COMPETITIVIDAD 7

8 QUÉ HACEMOS? Colaboraciones con empresas Actuaciones aplicadas en empresas y entidades: Gestión del área logística / productiva Proyectos de Racionalización y Mejora Continua: Lean Production y Justo a Tiempo (JIT) Implantación de grupos de mejora y otros sistemas de participación del personal Gestión de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo Estrategia empresarial Planificación comercial y marketing. Estudios de mercado Racionalización de la estructura organizativa Formación In Company 8

9 QUÉ HACEMOS? Gestión del área Logística / Productiva: Rediseño de sistemas logísticos Gestión de la Producción Gestión de Stocks Gestión de la Distribución Física (gestión rutas, racionalización transporte ) Gestión de Almacén Diseño de sistemas de información logística Implantación de nuevas tecnologías en el ámbito logístico Gestión del mantenimiento Mejora de procesos Distribución en planta (Layout) Racionalización de envases y embalajes [E+E] Reducción de los tiempos de preparación de máquinas (metodología SMED ) Diseño del sistema de información productivo/logístico 9

10 NUESTRAS REFERENCIAS Inicio actividades 1986 (J. Carlos Prado) Incremento paulatino de miembros del equipo investigador Pymes y grandes + otras organizaciones Múltiples sectores (industriales y de servicios) Automoción Confección Metal Distribución Alimentación Telecomunicaciones Artes Gráficas Auxiliar Construcción Madera Naval Plástico Más de 200 convenios

11 PROYECTO DE MEJORA DE LA GESTIÓN EN BODEGAS DE LA D.O. RÍAS BAIXAS (2009)

12 EL PROYECTO ESPACIOS DE INNOVACIÓN Proyecto (2009) tutelado por Consejo Regulador D.O. Rías Baixas Mejora de Procesos de Gestión y Control en bodegas mediante el diseño de un Sistema de Gestión basado en la norma ISO 9001:2008 Colaboración Estación de Viticultura e Enoloxía de Galicia EMPRESAS PARTICIPANTES

13 OBJETIVO DEL PROYECTO MEJORAR LA GESTIÓN DE LAS BODEGAS Es decir, mejorar el flujo de información y materiales a través de los diferentes procesos que tienen lugar tanto en los viñedos como en las bodegas, así como en su relación con los proveedores, clientes y Consejo Regulador CULTIVO DE LA VID VENDIMIA RECEPCIÓN DE LA UVA ELABORACIÓN DEL VINO EMBOTELLADO ALMACENAJE EXPEDICIÓN viñedo bodega proveedores Consejo Regulador clientes 13 13

14 OBJETIVO DEL PROYECTO Dicha mejora de gestión se basa en los requisitos exigidos por la familia de normas ISO 9000 De esta forma, se persigue Sobre todo Conseguir la plena satisfacción de las necesidades del cliente mediante la prevención de incorrecciones en todas las etapas del trabajo y en todas las actividades del sistema logísticoproductivo de la empresa Pero, además Impulsar la mejora continua en la empresa Y no sólo obtener un certificado (aunque también) 14

15 METODOLOGÍA PROCESOS Estandarizados! INDICADORES ESTRUCTURA TODOS! 15

16 METODOLOGÍA La metodología empleada se basó en la definición de una estructura organizativa acorde a las necesidades del proyecto: GRUPO DE TRABAJO MIXTO RED DE INTERCAMBIO COMITÉ DE PROYECTO 16

17 METODOLOGÍA (cont.) Grupo de Trabajo Mixto D. Arturo Fernández Dª. Patricia Pedreira Dª. Marta Ramos D. Agustín Lago Dª. Mª José Graña Dª. Beatriz Castiñeiras Papel operativo: GIO Diseño, desarrollo e implantación de Sistema de Gestión Trabajo directo con cada una de las bodegas participantes EVEGA + D.O. Colaboración en aspectos técnicos y realización de analíticas Propuestas de mejora para procesos de elaboración y tecnologías empleadas Coordinación del Grupo de Trabajo Mixto Reuniones con periodicidad variable según etapa 17

18 METODOLOGÍA (cont.) Comité de Proyecto D. Ramón Huidobro Representantes de las bodegas: GRUPO DE TRABAJO D. Carlos Prado D. Antonio Méndez Dª. Victoria Mareque D. Ignacio Orriols Papel estratégico Trazar líneas maestras Control evolución del proyecto Supervisión del Grupo de Trabajo Mixto Reuniones mensuales Contar con el punto de vista de las bodegas en la toma de decisiones Bodegas piloto para la implantación de los procedimientos más críticos

19 PLAN DE TRABAJO 9 meses 4 meses FASE 1 Diagnóstico y diseño del sistema. APPCC (Análisis de Peligros y Puntos de Control Críticos) Elaboración de un diagnóstico y plan de mejora (visita inicial a las bodegas) Diseño y desarrollo del soporte documental Elaboración e implantación de: - Procedimientos de alto contenido técnico (APPCC y prerrequisitos) - Otros procedimientos relacionados con temas de gestión, en bodegas piloto 5 meses FASE 2 Plan de mejora de gestión Desarrollo de un Sistema de Indicadores de Gestión adaptado a cada bodega Elaboración e implantación de todos los procedimientos en todas las bodegas + Auditoría interna en cada empresa 19

20 PAPEL DE LAS BODEGAS Estructura Organizativa Refuerzo de la estructura organizativa definida para el proyecto: GRUPO DE TRABAJO MIXTO RED DE INTERCAMBIO COMITÉ DE PROYECTO RBLE. DE PROYECTO 20

21 PAPEL DE LAS BODEGAS Red de Intercambio Asistentes: Representantes de todas las bodegas participantes en el proyecto + Representantes del C.R.D.O. Rías Baixas + Reuniones mensuales (en la sede de la D.O.) Objetivos: Intercambiar experiencias entre todos. Cargarse las pilas Evaluar estado de avance y/o reforzar el proyecto Sesiones de formación (según necesidades detectadas en el proyecto) 21

22 PAPEL DE LAS BODEGAS Responsable de Proyecto Colaborar en el diseño del Sistema de Gestión Recopilar información necesaria (implica conocer todos los procesos en la bodega) Difundir objetivos del proyecto: Objetivos generales Objetivos de cada etapa Difundir conocimientos adquiridos en las sesiones de formación Explicar tareas/funciones a cada trabajador Seguir la implantación a lo largo del trabajo diario (recopilación de dudas, dificultades, modificaciones propuestas ) Sensibilizar al resto del personal de la bodega Es un proyecto de todos!

23 PAPEL DE LAS BODEGAS Personal de la bodega Colaborar con el Responsable de Proyecto Transmitir información sobre los procesos en bodega Proponer modificaciones y mejoras Cubrir registros: mantenimiento, compras Detectar NCIs, recoger reclamaciones/ quejas de clientes y proponer formas de evitar que vuelvan a ocurrir MANTENER VIVO EL SISTEMA

24 PAPEL DE LAS BODEGAS Sistemática de trabajo con el GIO Visita semanal/quincenal a cada bodega: SESIONES DE TRABAJO GIO + Rble. de Proyecto (+ personal de la bodega) Recopilación de información relativa a procesos de bodega Diseño del sistema adaptado a cada bodega Seguimiento in situ de la implantación: Explicar a trabajadores tareas y funciones Recoger dudas, sugerencias, aportaciones... Modificaciones derivadas del trabajo diario Check List de Implantación Auditoría interna (al final del proyecto) en cada bodega a cargo de un equipo del GIO

25 PAPEL DE LAS BODEGAS Principales dificultades Necesidad de dedicar tiempo a integrar nuevos procesos en el trabajo diario (generalmente, poco personal, poco tiempo, y falta de estructura en las bodegas) Ciertas barreras interdepartamentales (a la hora de compartir información, p.ej.) y desorden de la documentación existente (pocos ERPs en funcionamiento, y, en su caso, con deficiencias) Desconocimiento de metodología de aplicación del sistema APPCC, e ISO en general Resistencia al cambio por parte de los trabajadores (en general, poco relevante), sobre todo a la cumplimentación de registros Influencia del perfil del Rble. de Proyecto Administrativo/gestión Menor conocimiento de los procesos de control operacional y APPCC Técnico Menor conocimiento de los procedimientos de compras, pedidos de cliente, administrativos, etc 25

26 PRINCIPALES LOGROS. MEJORAS ALCANZADAS Cambio cultural Mayor sensibilización en la toma de datos por parte del personal de las bodegas conforme avanzaba el proyecto Mayor comunicación y colaboración entre diferentes áreas de la empresa Implantación de un sistema de gestión, listo para poder ser certificado Mayor orden y control de los registros ya existentes, y de los nuevos que se fueron añadiendo Establecimiento de una sistemática de trabajo clara y conocida por todos 26

27 PRINCIPALES LOGROS. MEJORAS ALCANZADAS MEJORA NOTABLE EN LOS PROCESOS DE GESTIÓN Por ejemplo: Sistema de información (indicadores de gestión) Sistema de trazabilidad (replanteamiento de lotes) Gestión de compras (registros que antes no existían) Gestión de reclamaciones y no conformidades internas, y establecimiento de acciones correctivas/preventivas Gestión y control de la seguridad alimentaria (incluyendo aplicación sistema APPCC). Preparados para superar las inspecciones de Sanidad y para argumentar las decisiones tomadas 27

28 PRINCIPALES LOGROS. MEJORAS ALCANZADAS La Red de Intercambio ayudó a la implantación del sistema y a cargarse las pilas Mayor colaboración e intercambio entre las bodegas participantes (incluso se llegó a la creación de un subgrupo de trabajo entre varias bodegas, de forma espontánea) Sesiones de formación Aportaron conocimientos relativos a diversos temas de interés (seguridad alimentaria, indicadores, gestión de residuos) 28

29 PRINCIPALES LOGROS. MEJORAS ALCANZADAS Auditoría Interna = estímulo para la mejora Notable aumento de la velocidad de implantación (miedo al examen) Informe de auditoría interna = herramienta de trabajo Visión global del nivel de implantación del sistema Guía para efectuar acciones de mejora 29

30 CONCLUSIONES DEL PROYECTO Superados con creces los objetivos del proyecto - Éxito en la implantación del sistema diseñado y adaptado a las bodegas participantes - Mejora global de la gestión en cada una de ellas - Todas las bodegas en disposición de obtener el certificado ISO Todas las bodegas en disposición superar con éxito las inspecciones de Sanidad Gran implicación y nivel de compromiso con el proyecto por parte de todos los participantes Papel fundamental del Consejo Regulador de la D.O. Rías Baixas como coordinador e impulsor de las iniciativas llevadas a cabo con el proyecto 30

31 PROYECTOS DE ACREDITACIÓN DE LOS CONSEJOS REGULADORES DE LAS D.O. RÍAS BAIXAS Y VALDEORRAS SEGÚN LA NORMA UNE-EN ( ) (Proyectos actualmente en curso de realización)

32 NORMA UNE-EN ENTIDAD DE ACREDITACIÓN Acredita a (conforme a requisitos de la norma 45011) ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN Consejo Regulador D.O. Entidad Nacional de Acreditación privada, independiente y sin ánimo de lucro tutelada por la Administración Para la certificación de (conforme a requisitos de su Manual de la Calidad) PRODUCTO CERTIFICADO 32

33 OBJETIVOS DEL PROYECTO DISEÑO, DESARROLLO E IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN/CERTIFICACIÓN DE PRODUCTO OBTENCIÓN DE LA ACREDITACIÓN UNE-EN Cumplir la legislación vigente y el Reglamento de la D.O. ANÁLISIS Y OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS Mejora de la gestión del Consejo Regulador 33 33

34 MEJORA DE LOS PROCESOS REVISIÓN DE LOS PROCESOS DESARROLLADOS EN EL CONSEJO REGULADOR PROPUESTAS DE MEJORA Colaboración de todo el personal involucrado DISEÑO DEL SISTEMA DE GESTIÓN/CERTIFICACIÓN ACORDE A LAS NECESIDADES ACTUALES DEL CONSEJO REGULADOR (además de Y NO SÓLO- a los de la Norma UNE-EN 45011) 34

35 PROPUESTAS DE FUTURO

36 PROPUESTAS DE FUTURO: Y AHORA, QUÉ? Publicación del libro Guía de Buenas Prácticas de viticultura, elaboración y gestión en bodegas (en curso) Resultado del Proyecto de Mejora de la Gestión en Bodegas de la D.O. Rías Baixas Otros proyectos posibles para bodegas/cc.rr.: Diseño, desarrollo e implantación de un Sistema de Gestión de la Seguridad Alimentaria basado en la norma ISO (y/o referenciales BRC e IFS) Diseño, desarrollo e implantación de un Sistema de Gestión Medioambiental basado en la norma ISO Diseño, desarrollo e implantación de un Sistema de Gestión basado en la norma ISO 9001 Proyectos de mejora organizativa en los ámbitos logístico-productivo, sistemas de información, costes, participación del personal, etc 36

37 GRUPO DE INGENIERÍA DE ORGANIZACIÓN (GIO) ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL UNIVERSIDAD DE VIGO II JORNADAS TÉCNICAS Dinámicas de participación en proyectos empresa/centros de investigación José Carlos Prado Prado Director del Grupo de Ingeniería de Organización (GIO) Universidad de Vigo Santiago de Compostela, 4 de mayo de 2011