Centro de operación. Uso de lectores de códigos de barra. Ingreso al sistema. General

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1 Centro de operación General Uso de lectores de códigos de barra Es importante destacar que todos los campos de textos donde se permite ingresar códigos de materiales, están habilitados para ser usados con lectores de códigos de barras. Simplemente seleccione el campo de texto y marque el código con el lector, la acción se ejecutará automáticamente sin necesidad de hacer click en el botón asociado. Ingreso al sistema La finalidad de este módulo es mantener un registro de todos los movimientos realizados a cada caja con material destinado al proceso Simce 2014 zona sur. Para ello existen dos secciones principales, Ingreso y Despacho, las cuales son complementadas con las secciones de Material, Chequeo y Predespacho, cada una de ellas sera explicada en detalle más abajo. Para empezar, debe dirigirse al módulo Centros de operación y seleccionar el centro al cual desee ingresar, en caso de que usted sea un Jefe de Centro de operación, solo verá su centro en la lista

2 Una vez dentro de su centro, tendrá acceso a los módulos antes mencionados. Material La sección de materiales es un listado de todos los materiales asociados al centro de operación, ya sea si ya han sido recepcionados o se encuentran en otro lugar. La lista muestra un extracto del código, el tipo de material, el colegio y curso al cual ha sido asignado, y la etapa en la que se encuentra, también se informa de manera visual si el material debería estar en el centro o no.

3 1) Cantidad de material total asignado al centro (no solo el que ya a sido asignado, sino el total incluyendo todos los niveles). 2) La tabla se puede ordenar por todos las columnas marcadas en azul, si la presiona dos veces, se ordenará inversamente. El ordenamiento es acumulativo, por lo que si primero selecciona nivel, y luego etapa, los materiales se ordenaran por etapa, y en caso de coincidir, por nivel. 3) Puede buscar el detalle de cualquier material, simplemente digitando el código de este en el campo de texto, de esta forma puede ver al centro que le corresponde, el curso, etc. *) Seleccionando un material puede ver el detalle del mismo, así como el historial de todos los movimientos realizados. Recepción La sección Recepción tiene como finalidad registrar todo el material que esté ingresando al centro, independiente de cual sea su origen. Cualquier material que posea un código de barras debería ser registrado, para ello simplemente seleccione el campo de texto Código y marque cada material con el lector de códigos proporcionado (en caso de no tener un lector de códigos, tambien puede hacerlo manualmente). El sistema le indicará inmediatamente si el material corresponde al centro o no. Cualquiera sea el caso, igual los debe ingresar, pero debe tener presente que los materiales posteriormente deberán ser despachados al Centro de operaciones correspondiente.

4 El proceso finaliza cuando usted presiona el botón Recepcionar, antes de eso, ningun dato será modificado. Una vez ingresada la lista de materiales, estos desaparecerán de esta lista, quedando limpia para un nuevo proceso de recepción. Los materiales ingresados deberían haber cambiado su estado, indicando que estan en el centro de operaciones. 1) cantidad de material seleccionado para ser ingresado 2) Campo de texto para ingreso de materiales, habilitado para ingreso manual así como usando un lector de códigos 3) Eliminar un material de la lista antes de su recepción 4) Código de guía de despacho en caso de que los materiales provengan de imprenta o un agente externo 5) Botón para realizar la acción de recepción de los materiales listados Chequeo Es obligación revisar el material de un porcentaje de las cajas recibidas (consulte con su jefe zonal para saber la cantidad exacta a revisar). Para registrar esto, usted cuenta con una sección llamada "Chequeo", en donde podrá indicar las cajas revisadas, y los problemas o errores que éstas contengan de ser necesario.

5 Lo primero que debe realizar, es ingresar el código de la caja que revisará (En este campo de texto puede ocupar el lector de códigos). Una vez seleccionada la caja, se mostrará el resto del formulario. Es mandatorio ingresar el número de items dentro de la caja, independiente de si se tratan de formularios, pruebas, etc. En caso de que la caja presente problemas, usted debe marcar la casilla "Errores", que habilita el campo de texto En él, escriba el problema que esta caja presenta. Pre Despacho El propósito del predespacho es otorgar una herramienta para que los Jefes de centro de operación planifiquen el despacho a los establecimientos, permitiendo hacerlo de manera rápida y eficaz. En esta sección, usted podra agrupar cajas por lotes, cada caja puede pertenecer a un solo lote. El sistema le indicará en caso de que una caja ya esté asignada a un lote. Si prosigue con el proceso, las cajas pasarán a estar en el nuevo lote. La idea de crear lotes, es que al momento de despachar a los colegios, usted solo marque una sola caja del lote, para que automaticamente se agreguen todas las pertenecientes al mismo lote. Para realizar un despacho eficiente, debe agrupar todas las cajas que se le entregarán a una sola persona, sea éste un trasportista o supervisor, de esta forma, solo debe marcar una caja del lote para poder entregarle las cajas a la persona encargada.

6 1) Número de cajas en lote seleccionado 2) Campo de texto para crear un nuevo lote 3) Selecciona el lote que desee editar 4) Permite borrar el lote seleccionado, los materiales ya registrados en él no quedarán en ningun lote, o en el lote anterior en caso de que ya hayan sido asociados a uno. 5) Campo de texto para ingresar el código del material. Habilitado para lector de códigos e ingreso manual 6) Elimina un material de la lista 7) Crea o actualiza el lote con los materiales visibles en la lista Despacho En la sección despacho usted indicará cuando envíe el material a los establecimientos, otros centros o a la agencia de calidad

7 Sin conexión a internet al momento de realizar 1) Cantidad de cajas listas para despachar 2) Campo de texto para ingresar cada caja a la lista de despacho 3) Seleccione esta opción si desea realizar el ingreso utilizando los lotes. Si esta opción esta marcada, cada vez que ingrese un material, se ingresarán tambien todos los materiales que pertenezcan al mismo lote. 4) La lógica dicta que un material debe estar registrado primero en el centro de operaciones para poder despacharlo fuera de el. Si visualizá este icono es porque el material esta registrado en otra etapa que no es "en el centro de operaciones", lo cual puede corresponder a un error al marcar, o puede que no se haya realizado la recepción en un primer lugar, en cualquier caso, es recomendable que verifique que realemente la caja a despachar sea la correcta. 5) Elimina un material de la lista de despachados 6) Indica a donde desea despachar el material. En caso de despachar a otro centro, se le dará la opción de especificar el nuevo centro de operaciones 7) Ingrese el rut de la persona a la cual se le entregarán los materiales, el cual será responsablede ellos desde ese momento. En caso de que el usuario no esté registrado en el sistema previamente, deberá ingresar su Rut para poder realizar el despacho 8) Realiza el despacho y actualiza el estado de los materiales en caso de que la operación se haya realizado con éxito Solución de errores y procedimientos alternativos

8 Sin conexión a internet al momento de realizar el ingreso o despacho Si está en la situación de que no puede realizar el ingreso o despacho por no contar con conexión a internet, puede ingresar los códigos dentro de un editor de texto plano como Notepad guardándolo con el siguiente formato: CO.xx.x_recepcion_dia-mes-año(y), donde las "x"corresponde al código del centro, y la "y" es un valor numerico en caso de tener varios archivos de recepción el mismo día. Por ejemplo, una recepción de material para cel Centro 12.1 sería CO.12.1_recepcion_ (1) y despacho: CO.12.1_despacho_ (1) Posteriormente, cuando logre restaurar la conexión, puede copiar estos códigos y pegarlos todos al mismo tiempo en el campo de texto de recepción o despacho, e ingresarlos todos a la vez. Mensajes de error al realizar una acción

9 Es muy importante que lea cuidadosamente cualquier mensaje de error que el sistema le entregue, muchas veces estos mensajes se generán por una pérdida de conexión a internet, o porque la operación que intenta hacer no está permitida, o no tiene sentido Algunos mensajes son más descriptivos que otros, en caso de no coomprender el error, o si considera que hay un problema con el sistema, es importante que anote el código de error que la aplicación le provee, y luego mande un mail a Tracking Simce 2014), indicando el código de error, una descripción de la operación que se estaba realizado, la fecha y su Rut, para poder solucionarlo rápidamente. Formularios de padres y apoderados rezagados Los examinadores y supervisores que reciban formularios de padres y apoderados rezagados de niveles anteriores deben entregarlos al jefe de centro de operaciones correspondiente, el cual debe registrarlos en el sistema y almacenarlos en un lugar seguro hasta su retiro. Para el registro de formularios, se ha implementado una nueva funcionalidad que facilita dicho proceso, para acceder a ella tiene dos opciones Ingreso por módulo centro de operaciones

10 Desde la sub sección Inicio del módulo centro de operaciones puede ver un listado de los colegios asociados al centro de operaciones. Si sigue el link del colegio, ingresará a la ficha del colegio (presionando la tecla "ctrl" al hacer click sobre un enlace, se abre la ficha en otra pestaña). Ingreso desde buscador

11 Desde cualquier parte, usted tiene acceso a un buscador de establecimientos, solo debe ingresar el rbd o el nombre del mismo para acceder a la ficha. Formularios rezagados

12 La ficha del establecimiento le entrega toda la información asociada al mismo, siendo una herramienta muy útil para muchas tareas diarias. Al inicio, verá una sección llamada formularios Rezagados. allí se desplegarán los formularios rezagados por nivel, y le permitirá adjuntar más, cada vez que reciba formularios de padres y apoderados. Una vez terminada la modificación, recuerde guardar los cambios presionando el botón Actualizar, ubicado en la esquina superior derecha.

13 Asignación Selección sin replicación Para seleccionar una persona a un puesto específico, solo debe hacer click sobre el puesto deseado. Se abrirá un panel en donde podrá buscar a una persona por nombre o rut, o seleccionar alguna de las sugerencias basadas en la cercanía de las personas con el puesto a llenar, tal cual como se muestra en la figura inferior. Una vez que se selecciona una persona, ésta es actualizada inmediatamente en el servidor, en caso de que la operación sea exitosa, en donde antes decía "examinador" (o el puesto seleccionado), debe salir el nombre de la persona. En caso de ocurrir un problema, un mensaje en rojo aparecerá en la esquina superior derecha de la pantalla.

14 Selección con replicación Al seleccionar supervisores, usualmente una persona está asociada a muchos colegios, lo mismo pasa a nivel de actividades para examinadores, por lo que llenar los puestos uno por uno puede resultar una tarea tediosa. Para agilizar el proceso, usted puede seleccionar varios puestos a la vez, tal como se muestra en la figura inferior. Al seleccionar puestos de esta forma, en la parte superior derecha del sitio aparecerán botones que indican los distintos tipos de cargos. Por ejemplo, si solo selecciona puestos de examinadores, en la barra superior solo se verá un botón "Examinador", en cambio, si selecciona supervisores y examinadores, en la barra superior verá un boton "Supervisor" y otro "Examinador". Seleccionando uno de estos botones, se abrirá el mismo panel descrito para la selección sin replicación, solo que en este caso, al elegir una persona, ésta llenará todos los cupos marcados que correspondan al tipo de usuario señalado. También puede seleccionar todos los puestos de una actividad, curso o colegio seleccionado el "checkbox" a la izquierda de cada uno, y luego haciendo click en el botón de la barra superior correspondiente al tipo de puesto que quiere asignar.

15 Edición de patente asociada al curso Cada curso tiene asociado un medio de transporte que indica como el material será distribuido a este curso por cada actividad. Para indicar la patente correspondiente a cada curso, para cada actividad, solo debe presionar el botón de patente asociado a esa actividad. Cabe destacar que la edición de la patente también se puede realizar "en lote", siguiendo el mismo procedimiento que para la selección de personal. Casos excepcionales Si un puesto ya está ocupado por otra persona, el sistema la reemplazará Al seleccionar con replicación, puede darse el caso de que un usuario no pueda estar en dos cursos a la

16 vez (examinadores entre otros) para el mismo tipo de actividad, si intenta realizar esta acción, recibirá una notificación de error. y ningún puesto será actualizado En casos excepcionales, un curso puede requerir más de un examinador por actividad, por lo que se mostrarán dos puestos idénticos. Si selecciona una persona "por lote" y los dos puestos están marcados, el primero de estos puestos que esté vacío, se llenará, dejando los demás puestos idénticos, vacíos. Si todos los puestos ya están ocupados, entonces ninguno de ellos será actualizado, debiendo realizar esta acción caso por caso. Examinadores de contingencia Los examinadores de contingencia no estan asociados a ningún curso en particular, solo a un centro de operaciones Al inicio de la página verá un cuadro azul con el titulo de examinadores de contingencia. A la derecha se aprecia la cantidad de examinadores de contingencia necesarios por actividad, y los asignados hasta el momento. Al hacer click sobre el título de recuadro, este se expandirá para mostrar a las personas asignadas como examinadores de contingencia para ese centro de operaciones 1) Buscar y asignar una persona como examinador de contingencia 2) Datos de la persona asignada 3) Actividades en las cual esta asignada 4) Editar las actividades asignadas a una persona y eliminar la asignación completamente

17 Planificación Planificar actividad Al planificar una actividad, usted tiene la posibilidad de hacerlo para un curso, o para todos los cursos en una actividad, tal cual como se aprecia en la imagen superior. Apretando uno de estos botones, se abrirá un formulario para agendar una fecha para la realización de la actividad.

18 Dentro de este formulario, la actividad puede estar en el estado "Sin información", "Por confirmar" o "agendada". Usted puede elegir entre los dos últimos, donde el estado "Por confirmar" indica que la fecha es tentativa, y no ha sido confirmada por el director o contacto del establecimiento educacional, mientras que

19 "Agendada" indica que tanto la fecha como la hora han sido aceptadas por el director o contacto del establecimiento. Siempre que estime necesario, puede ingresar un comentario con respecto al cambio realizado en la planificación, sin embargo, estos son obligatorio si el curso ya ha sido agendado, y usted está tratando de cambiar dicha fecha. Historial de planificación de curso Haciendo Click sobre un curso se puede acceder al historial de cambios de la planificación del mismo, tal cual como se aprecia en la siguiente imagen.

20 Ver y editar contactos Usted puede ver los contactos del establecimiento haciendo click en el botón marcado en la imagen superior.

21 Actividades Formularios de actividades En este módulo usted verá todas las actividades asociadas a su usuario. En el probable caso de que usted sea supervisor, verá las actividades de visitas previas, actividad día 1, actividad día 2, etc. De cada uno de sus cursos. Las actividades están agrupadas según la fecha que corresponde realizarlas, de esta forma, primero se desplegarán las visitas previas más cercanas, y por último, la actividad del día 2 (u otra actividad especial). A medida que las actividades se vayan desarrollando, es su responsabilidad ir accediendo a los correspondientes formularios de actividad y completarlos con la información solicitada. Los filtros obligatorios son el nivel (2 básico, 4 básico, 6 básico, etc) y el Centro de operaciones. Solo se mostrarán las actividades del nivel y centro de operaciones seleccionado. Una vez seleccionado estos dos filtros, usted verá las actividades ordenadas como se explicó anteriormente.

22 1) El formulario tiene 6 pasos en total. Al completar todos los pasos, el gráfico pasará de rojo a verde. 2) Las actividades en verde significa que ya se indicó que la actividad fue realizada (o no realizada con la justificación correspondiente). Las amarillas indican que la actividad esta agendada pero no ha sido realizada todavía. 3) Al poner el cursor sobre una actividad tendrá dos opciones, el botón azul es para ingresar al formulario. 4) El segundo botón (celeste) le mostrará una ventana emergente con un resumen del formulario. 5) Haciendo click sobre el cuadro "ver más", se mostrarán más actividades a realizarse o realizadas ese día. Filtros avanzados

23 Además de los dos filtros obligatorios mencionados anteriormente, usted tiene la posibilidad de especificar con más detalles las actividades que quiere ver. Los filtros ubicados al costado izquierdo de su pantalla tienen esta finalidad El primero filtro le permite escribir un rbd o nombre de un establecimiento. A medida que vaya escribiendo, todas las actividades que no calcen con el texto ingresado irán desapareciendo, quedando solo las que contienen el texto indicado. Los dos filtros siguientes ocultan, de manera predeterminada, las actividades realizadas y las actividades de retiro de formularios y sesión complementaria. Para visualizar estas actividades debe activar los filtros correspondientes. Tenga en consideración que las actividades realizadas no necesariamente han sido 100% completados sus respectivos formularios, solo es un indicativo del estado de la actividad. Por último, usted puede definir una fecha de inicio y límite, para ver solo las actividades que se encuentren en el rango indicado.

24 Evaluación de personal Evaluación de supervisores Se listan todos los supervisores asociados al nivel y centro de operaciones seleccionado. para poder poder evaluar a los supervisores, es necesario seleccionar el tipo de aplicación primero y luego el nombre de la persona en la lista.

25 Evaluación directa Solo podrá evaluar al supervisor en las actividades cuyos formularios hayan sido respondidos íntegramente, el resto de las actividades mostrarán el mensaje "Actividad incompleta". La evaluación de supervisores, al igual que la de examinadores tiene cuatro notas, "Insuficiente", "Regular", "Bueno" y "Muy bueno", la nota se indica seleccionando la cantidad de estrellas correspondiente, donde 1 estrella es "Insuficiente" y 4 estrellas "Muy bueno". En caso de que el supervisor no se haya presentado a la actividad, se debe marcar el checkbox "No asistió" en las actividades correspondientes. Replicar evaluación Puede evaluar todas las actividades disponibles para evaluación a la vez seleccionando la nota desde la primera columna de la tabla, destacada con un fondo turquesa. Asimismo, puede indicar la ausencia del supervisor a todas las actividades seleccionado el Checkbox "No asistió" de la primera fila Evaluación de examinadores de contingencia

26 La lista de examinadores de contingencia se encuentra debajo de la de supervisores, y a diferencia de ésta, no requiere indicar el tipo de actividad para realizar la evaluación. La asignación de notas y asistencia es similar a la realizada a los supervisores. Tanto para examinadores de contingencia como supervisores, asignar una nota implica que la persona asistió a la actividad, si por el contrario, esa persona no se presentó, al marcar el checkbox "No asistió", se inhabilita la evaluación. Asistencia de transportistas

27 En el caso de los transportes, no son evaluados, pero si se debe confirmar si asistieron o no para la actividad seleccionada. Al igual que los supervisores, la primera fila permite replicar la acción a todas las actividades asociadas a la patente en cuestión No asistió Al indicar que un supervisor o transportista no asistió, implica que otra persona debe haber ocupado su lugar, pues no pueden quedar establecimientos sin supervisor o medio de transporte. Las actividades de supervisores, examinadores de contingencia y trasporte marcadas sin asistencia ya no saldrán asociadas a dichas personas la próxima vez que recargue la página, en cambio, en el caso de supervisores y transporte, hay una lista especial de actividades sin asignación al inicio de sección. En ella puede seleccionar un nuevo supervisor o patente asociada a esa actividad. También puede recargar los datos sin tener que refrescar toda la página, presionando el botón refrescar ubicado a la izquierda del botón para abrir el tutorial del módulo En el caso de querer agregar otro examinador de contingencia, debe hacerlo desde el módulo asignación

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30 Centro de control El centro de control tiene como finalidad dar una mirada global de los materiales en todos los centros de operaciones, así como notificar el estado de las actividades asociadas a cada centro. La vista inicial muestra un resumen de los materiales normales y de contingencia por región (gráfico 2 y 3 de cada región), además de la cantidad de centros de operación que indicaron que la actividad inició con éxito, y cuando reciben los materiales con éxito (gráfico 1). Detalles por región

31 Haciendo click en alguna región, el panel se expandirá, mostrando una lista de cada centro de operaciones. Cada centro indica el estado de los materiales normales y de contingencia. Además de los gráficos de materiales, los cuales dan una idea de como avanza la operación, los encargados de cada centro, JZs, JRs y JPs pueden indicar cuando todos los establecimientos asociados a un centro han empezado la actividad de forma exitosa, y cuando han terminado las actividades. Detalles en tiempo real Los gráficos e información en general se actualizan cada 1 minuto, por lo que no es necesario recargar la página para ir visualizando el avance del proceso.

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