MANUAL DE PROCEDIMIENTO. Gestión y Administración de Compras (Materiales, Piezas, Mobiliario y Equipos)

Transcripción

1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO Gestión y Administración de Compras CONTRALORIA: APROBACIÓN: CON Del Dirección General de Organización y Sistemas Ave. San Martín No. 139, Santo Domingo, D. N. Tels. (809) / (809) Fax (809)

2 Pág.2/30 INDICE I- INTRODUCCIÓN 3 II- ORGANISMOS ÁREAS Y PUESTOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCEDIMIENTO 4 III- PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES 6 Definición 14 Alcance 14 Políticas y Normas 14 Actividades: Núm.1: Cotizar Compra 23 Núm.2: Evaluar Solicitud de Compra 25 Núm.3: Elaborar y Entregar Orden de Compra 27 IV- RELACIÓN DE FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS 30 V- HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 31 VI. ANEXOS: 32 - FORMULARIOS - HISTORIAL CAMBIOS A DOCUMENTOS

3 Pág.3/30 I- INTRODUCCIÓN En el presente Manual quedan previstas las políticas y normas, así como el procedimiento para las compras de: materiales, piezas, mobiliario y equipos. Tiene como objetivo disponer de una guía que nos permita estandarizar las actividades que intervienen en el proceso, a fin de lograr la mayor calidad, en las mejores condiciones predominantes en el mercado y al más bajo costo. Las principales mejoras aspectos: incluidas en este manual están enmarcadas en los siguientes 1. Segregación de funciones, acorde a la naturaleza de las operaciones. 2. Rediseño de formularios actuales. 3. Diseño de nuevos formularios. 4. Control en recepción solicitudes de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos. Con su aprobación y su posterior implementación procuramos edificar, estandarizar y optimizar los procesos de trabajo y facilitar el entrenamiento del personal de las áreas implicadas en su ejecución. Agradecemos a la Contraloría, Auditoría General, Direcciones Generales de Tecnología, Operaciones, Banca Personal, Administrativa, Dirección de Compras y de manera muy especial a la Subadministración General Administrativa, representada por el Ingeniero Eros Caamaño, quienes hicieron aportes para la mejora de los procedimientos incluidos en este manual. El uso y consulta de este material garantiza la eficiencia de los procesos descritos en el mismo.

4 Pág.4/30 III- PROCEDIMIENTO GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS

5 Pág.5/ POLÍTICAS Y NORMAS GENERALES: (El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio) COMPRA DE MATERIALES, PIEZAS, MOBILIARIO Y EQUIPOS 1. El sistema de compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos estará sujeto a los principios de economía, eficiencia, publicidad, transparencia, igualdad de oportunidades para oferentes, flexibilidad y fluidez en los procesos, tecnología moderna y la responsabilidad de los Ejecutivos encargados del sistema. 2. Toda dependencia con facultad para recomendar la adquisición de materiales, piezas, mobiliario y equipos para la Institución, así como para autorizar los mismos, tiene que ajustarse a las normas y procedimientos previstos. A tales fines, deberá definir los precios, garantías, condiciones de entrega, formas de pago y otros aspectos de interés. 3. Todas las compras o contrataciones deberán realizarse tomando en consideración, en primer orden, las necesidades que justifiquen la adquisición de materiales, piezas, mobiliario y equipos, los precios suministrados por el mercado, las especificaciones técnicas del bien a comprar y las normas de calidad. 4. El contrato para la compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos, será válido cuando se realice conforme al ordenamiento jurídico y cuando el acto definitivo de adjudicación y la constitución de la garantía sean cumplidas. Se perfeccionará por la recepción de la Orden de Compra por parte del suplidor o por la firma de las partes del contrato a intervenir. NIVELES DE AUTORIZACIÓN 5. Los niveles de autorización de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos quedan establecidos en el siguiente orden ascendente: a) Gerente de Compras b) Director de Compras c) Director General Administrativo d) SubAdministrador General Administrativo e) Comité Administrativo f) Consejo de Directores

6 Pág.6/30 6. Los topes para aprobación atribuibles a los Ejecutivos que autorizan las compras, vía la Dirección de Compras, serán establecidos por el Consejo de Directores. COTIZACIONES 7. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Gerente de Compras, Director de Compras, Director General Administrativo o el SubAdministrador General Administrativo, según sus niveles de autorización, deberán contener un mínimo de tres (3) cotizaciones. Las mismas podrán realizarse mediante fax, correo electrónico, escritas o por la vía telefónica. 8. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Comité Administrativo, según niveles de autorización definidos, deberán contener un mínimo de tres (3) cotizaciones por escrito, y presentadas a dicho Comité, junto a cuadro comparativo de cotizaciones. 9. Las solicitudes de compras previstas para ser conocidas por el Consejo de Directores, según niveles de autorización definidos, deberán contener un mínimo de tres (3) cotizaciones por escrito en sobres lacrados que serán abiertos previamente por el Comité Administrativo y presentados posteriormente al Consejo de Directores del Banco, junto a cuadro comparativo de cotizaciones. Este Organismo decidirá sobre la necesidad o no de realizar concurso público para la adquisición de materiales, piezas, mobiliario y equipos. 10. Cuando por la naturaleza del bien a comprar o por disponibilidad de ofertas existentes en el mercado, el número de suplidores participante sea inferior a tres (3), se dejará constancia expresa de esta situación en el expediente que corresponda. APROBACIÓN DE COMPRAS 11. El Comité Administrativo es el Organismo que tendrá la responsabilidad de abrir los sobres cerrados y lacrados con las cotizaciones recibidas para ser conocidas por este y el Consejo de Directores. Posterior a su apertura, tomará nota y solicitará a la Dirección de Compras preparar cuadros comparativos para la elección del suplidor. 12. Las compras a ser conocidas por el Consejo de Directores, serán presentadas por el Subadministrador General Administrativo, vía el Administrador General.

7 Pág.7/ Ninguna compra, con el fin de satisfacer una necesidad o dar curso a un proyecto, podrá ser fraccionada para evadir el cumplimiento a las políticas y procedimientos establecidos. 14. Las instancias con autoridad para la aprobación de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos, podrán requerir cuantos informes técnicos consideren precisos, y se relacionen con la compra. Cualquiera que sea su opinión sobre el contenido de los indicados informes, deberá ser motivada y expresada por medio escrito. 15. En los casos de las compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos que luego de su ejecución se requiera de una inversión extra, que en total (compra más inversión extra) supere el tope de autorización de la instancia que aprobó en primer término, deberá presentarse a la instancia con límite de autorización suficiente para su ratificación, dejando documentadas las circunstancias que motivaron la erogación extraordinaria. 16. En caso de compra de bienes, que se realice bajo la modalidad de Subasta o Remate, se presentará a la instancia de aprobación correspondiente, la recomendación para adquirir el bien de interés, dejando documentadas las circunstancias y proceso empleado para aprovechar la oportunidad presentada. 17. Para la compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos bajo la modalidad de Urgencia, que como consecuencia de esta condición, tenga que aprobar una instancia inferior a la que tiene la capacidad para autorizarla, deberá contener la declaración de urgencia hecha por quien aprueba. En todo caso, la instancia que aprueba bajo esta condición, presentará informe a la instancia con mayor nivel de autoridad, en un plazo no mayor de tres (3) días hábiles, para ratificación. 18. Los requerimientos de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos hechos por todas las dependencias, a ser atendidos bajo la facultad atribuida al Gerente de Compras, Director de Compras y Director General Administrativo, que no cuenten con su voto favorable, deberán presentarse ante el Subadministrador General Administrativo, quien decidirá ratificar o no la decisión adoptada. 19. Cuando el Subadministrador General Administrativo decida ratificar la opinión desfavorable emitida por Gerente de Compras, Director de Compras y Director General Administrativo, y por ende, decide dejar desierto el procedimiento de compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos, deberá dejar constancia expresa en el expediente, con los motivos para adoptar esa decisión. Estas decisiones de rechazo, deberán ser presentadas

8 Pág.8/30 quincenalmente ante el Comité Administrativo para su conocimiento y fines que considere pertinentes. CALIFICACIÓN DE SUPLIDORES Y SU DERECHO A OFERTAR 20. Tendrán derecho a ofertar y registrarse como suplidor del Banco, toda persona física o jurídica que cumpla con las condiciones establecidas en este procedimiento. 21. El Director y el Gerente de Compras serán los responsables de calificar a los potenciales suplidores, mediante la depuración de las documentaciones que presenten y la revisión de los datos que aparecen en el formulario Evaluación del Suplidor (DGA-126). Luego de seleccionado, instruirán al Oficial Control de Compras su inclusión en el Registro de Elegibles de Suplidores y dar el debido seguimiento, a los fines de evidenciar el cumplimiento de condiciones por parte del suplidor. 22. El Director de Compras presentará mensualmente al Comité Administrativo, vía el Director General Administrativo, informe de los nuevos suplidores incluidos en el Registro de Elegibles de Suplidores, junto a los documentos exigidos y el formulario Evaluación del Suplidor, mediante los cuales fueron evaluados y seleccionados. De igual modo procederá con los suplidores no seleccionados, en cuyo informe indicará las causas de la desestimación. 23. La decisión administrativa de selección o desestimación, en cuanto a la elegibilidad de las personas físicas o jurídicas evaluadas como nuevos suplidores del Banco, solo podrá variarse por el Comité Administrativo o Consejo de Directores. 24. El Registro de Elegibles de Suplidores constituye archivo que hará posible la toma de decisiones oportunas para la adquisición de materiales, piezas, mobiliario y equipos, en atención a las necesidades de la Institución. No obstante, se podrán considerar potenciales suplidores no registrados, cuyas ofertas, en los términos requeridos por la Institución, superen las condiciones de los suplidores registrados. Entre estos se destacan, los que presentan sus ofertas mediante licitación pública. 25. El Director de Compras solicitará a los potenciales suplidores, que presenten documentos probatorios para demostrar que:

9 Pág.9/30 a) Poseen la debida competencia técnica y suficientes condiciones, equipos y demás instalaciones físicas, capacidad empresarial, confiabilidad, experiencia, tiempo en el mercado y reputación, así como personal para dar cumplimiento a la orden o contrato a adjudicar. b) Tienen la capacidad jurídica necesaria para contratar. c) No están en quiebra o en proceso de liquidación, sus negocios no han sido puestos bajo administración judicial, y sus actividades comerciales no han sido suspendidas. 26. No podrán participar como oferentes, las personas físicas o morales que se hallen en circunstancias tales como: a) Desempeñando funciones Públicas del Poder Ejecutivo, Legislativo y/o Judicial. b) Miembros del Consejo de Directores, Ejecutivos y empleados del Grupo Financiero Reservas. c) Personas jurídicas en cuyo capital social participe alguno de los Ejecutivos mencionados en el párrafo anterior o parientes por consanguinidad o afinidad, que presenten ofertas en condiciones inferiores a las prevalecientes en el mercado para operaciones similares. d) Personas físicas o jurídicas que estén siendo procesadas o hayan sido condenadas mediante sentencia definitiva por: delitos de falsedad o contra la propiedad, delitos de cohecho, malversación de fondos públicos, tráfico de influencia, negociaciones prohibidas a los Ejecutivos, revelación de secretos o usos de información privilegiada, delitos contra las finanzas públicas o del Banco. e) Empresas cuyos directivos se encuentren procesados por delitos contra la administración pública, contra el Banco o cualquier empresa del Grupo Financiero Reservas u otro delito grave definido en nuestro Código Penal. f) Los que no hubieren dado cumplimiento a sus obligaciones tributarias o de Seguridad Social impuestas por las disposiciones vigentes.

10 Pág.10/ El Oficial Control de Compras será el responsable de llevar un control del comportamiento de los suplidores activos y entregará reporte mensual al Director de Compras, apoyándose en reportes semanales recibidos del Encargado de Compras y el Encargado Trámite Cuentas Por Pagar, Dirección de Suministros. Los mismos incluirán el siguiente detalle: a) Del Encargado de Compras: 1. Disponibilidad del bien, cuando se requiere 2. Disponibilidad de piezas y servicios 3. Descuentos por pronto pago 4. Garantías 5. Otros b) De la Dirección de Suministros: 1. Tiempo de entrega 2. Cumplimiento de las especificaciones 28. El Director de Compras es el responsable de presentar informe trimestral a la Dirección General Administrativa, sobre el desempeño de los suplidores activos para toma de decisiones. En caso necesario presentará Informes individuales, si el caso lo amerita. 29. El Director General Administrativo será responsable de la revisión de las informaciones registradas en informe indicado en el punto que antecede, y presentará conclusiones al Comité Administrativo para los fines que considere pertinentes. 30. A fin de cumplir con el principio de igualdad y oportunidad para todos los oferentes, el Oficial Control de Compras, Dirección de Compras deberá mantener actualizada una base de datos de suplidores depurados y clasificados por tipo de bien. CALIFICACIÓN DE BIENES 31. Las áreas con capacidad para certificar sobre cualidades de materiales, piezas, mobiliario y equipos, deberán elaborar o actualizar anualmente los manuales de especificaciones técnicas con mayor demanda por la Institución, y remitirlos a la Dirección General Administrativa para fines de una correcta cotización y compras. Entre las áreas detallamos: Dirección

11 Pág.11/30 General de Tecnología, Dirección General de Seguridad, Dirección de Ingeniería y Dirección General de Mercadeo y Comunicaciones. 32. La Dirección General Administrativa es el área responsable de velar porque los bienes: materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, se ajusten a las normas y estándares de calidad definidos para cada caso, en las especificaciones técnicas y económicas requeridas por el Banco. 33. La calidad requerida por la Dirección de Compras para cada material, mobiliario y equipo deberá hacerse atendiendo a uno o varios de los medios y criterios siguientes: a) Muestras, descripciones y fotografías del producto a suministrar. b) Descripción de las medidas empleadas por el suplidor, para asegurar la calidad del producto. c) Certificaciones expedidas por los institutos o servicios especializados nacionales y/o internacionales encargados del control de calidad, que garanticen la existencia de especificaciones y normas necesarias. d) La garantía ofrecida por el suplidor. Una mayor garantía en el tiempo, constituye un indicador de mayor calidad del producto o servicio. GARANTIAS 34. Las garantías responderán a los siguientes conceptos: a) De las obligaciones derivadas del contrato, de los gastos originados al Banco por demora del contratista en el cumplimiento de sus obligaciones y de los daños y perjuicios ocasionados a la institución, con motivo de la ejecución del contrato o en el supuesto de incumplimiento del mismo. b) En el contrato de suministro, la garantía responderá por la existencia de vicios o defectos de los materiales, piezas, mobiliario y equipos suministrados durante el plazo de garantía que se haya previsto en el contrato.

12 Pág.12/ Los adjudicatarios cuyas órdenes de compras y/o contratos incluyan avance que exceda la suma de cien mil pesos con 00/100 (RD$100,000.00) o su equivalente en dólares, están obligados a constituir una garantía en el plazo de cinco (5) días hábiles, contados desde que se le notifique la adjudicación, mediante una póliza de seguro de fidelidad, la cual deberá estar endosada a favor del Banco, para garantizar el monto de dicho anticipo, en caso de incumplimiento del contrato. Este avance o anticipo se hará debidamente motivado. 36. Las Garantías serán devueltas en las condiciones siguientes: a) Después de aprobada la liquidación del contrato, si no resultaren responsabilidades que hayan de ejecutarse sobre la garantía y transcurrido el plazo de la misma, se ordenará su cancelación. b) En el supuesto de recepción parcial, el contratista sólo podrá solicitar la cancelación de la parte proporcional de la garantía, cuando así se autorice expresamente en el pliego de condiciones particulares. c) Transcurrido el plazo acordado desde la fecha de terminación del contrato, sin que la recepción formal ni la liquidación se hubieren realizado por causas ajenas al contratista, se procederá inmediatamente a la cancelación de la garantía.

13 Pág.13/ PROCEDIMIENTO Núm.1: GESTIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS DE MATERIALES, PIEZAS, MOBILIARIO Y EQUIPOS DEFINICIÓN Describe las actividades para realizar compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos requeridos por las áreas Administrativas y Oficinas Comerciales a través de la Dirección de Compras, a fin de garantizar el desarrollo de sus operaciones. ALCANCE Desde: Que se reciben las solicitudes de compras de materiales, piezas, mobiliario y equipos, hasta la entrega o envío de la Orden de Compra al Suplidor y la distribución interna de sus copias para fines de: recepción del bien adquirido, trámites de pagos, registros contables y archivo. Aplica en: Dirección de Compras y Dirección General Administrativa. POLÍTICAS Y NORMAS (El cumplimiento de estas disposiciones es obligatorio) SOLICITUD DE COMPRA 1. Las solicitudes de materiales y piezas, deberán canalizarse a través de la Dirección de Suministros, mediante el formulario Requisición de Almacén, DGA-075. Las correspondientes a mobiliario y equipos, serán tramitadas para fines de autorización, vía la Dirección General Administrativa, mediante carta o correo electrónico de funcionario competente, anexando o adjuntando según el caso, el formulario antes indicado. 2. La Dirección General Administrativa evaluará la solicitud de mobiliario y equipo, y de ser aceptada, tramitará hacia la Dirección de Suministros, para los fines correspondientes. 3. La Dirección de Suministro procederá a verificar la disponibilidad de los bienes requeridos (materiales, piezas, mobiliario y equipos), y en caso de la no existencia de los mismos, procederá con el trámite de compra, vía la Dirección de Compras. 4. Para iniciar el procedimiento de compra, el área solicitante deberá contar con los recursos presupuestarios suficientes. En caso de no disponerse de los fondos en el Presupuesto, solicitará autorización al Órgano competente, por delegación del Consejo de Directores. El Órgano autorizado deberá presentar en reunión ordinaria de dicho Consejo, un informe sobre las partidas extra-presupuestarias, a los fines de conocimiento y ratificación.

14 Pág.14/30 5. Las áreas de servicios del Banco, como son: Dirección General de Tecnología, Dirección General de Seguridad, Dirección de Servicios Generales y Dirección de Ingeniería, deberán preparar los presupuestos anuales necesarios para satisfacer los requerimientos de mantenimiento y servicios de las distintas dependencias, y requerir los materiales, piezas, mobiliario y equipos de uso constante a la Dirección de Suministros, para el trámite de compras a gran escala. 6. El Gerente de Almacén y Suministros, Dirección de Suministros, será el responsable de remitir periódicamente a la Dirección de Compras las solicitudes de reposición de inventario de mercancías nuevas, agotadas o con existencia por debajo de la cantidad prevista, mediante memorando y formulario Solicitud Reposición de Inventario, DGA- 013, a fin de realizar compras a gran escala para suplir o reponer las mismas. Los indicados requerimientos, serán presentados a la Instancia correspondiente, de acuerdo al monto involucrado y naturaleza del material, mobiliario y equipo a adquirir. 7. Las áreas del Banco solicitarán por escrito a la Dirección de Ingeniería, la evaluación técnica del espacio físico donde se colocarán las obras de arte, previo a la solicitud de compra. 8. El Gerente de Diseño de la Dirección de Ingeniería, será el responsable de realizar evaluación técnica del espacio físico de áreas y Oficinas donde se colocarán las obras de arte solicitadas para la compra, a fin de recomendar las características específicas que deben poseer, atendiendo al tipo de Oficina, como: dimensiones, material utilizado para su impresión, marcos, entre otras. 9. El Gerente de Diseño de la Dirección de Ingeniería, será el responsable de remitir por escrito el resultado de la evaluación realizada para la adquisición de obra de arte, al área u Oficina que hizo la requisición. 10. Las áreas y Oficinas del Banco solicitarán la compra de obras de arte, a través de la Dirección de Compras, anexando el resultado de la evaluación recibido de la Dirección de Ingeniería. 11. El Director de Compras solicitará por escrito al Gerente de Cultura de la Dirección de Comunicaciones, la recomendación de la Galería de Arte o Suplidor, Artista y Obra de Arte que estime conveniente, anexando el resultado de la evaluación realizada por la Dirección de Ingeniería.

15 Pág.15/ El Gerente de Cultura de la Dirección de Comunicaciones, será el responsable de visitar como mínimo, tres Galerías de Arte o Suplidores que estén incluidos en Registro de Elegibles de Suplidores, y seleccionar y recomendar por escrito, el Artista y la obra que estime conveniente comprar, tomando en consideración sus conocimientos en artes plásticas y los resultados de la evaluación de la Dirección de Ingeniería. 13. El Gerente de Cultura de la Dirección de Comunicaciones, gestionará y remitirá mensualmente a la Dirección de Compras, catálogos de artistas y obras de arte de que disponen las Galerías de Arte, Artistas y otros suplidores, a fin de que sean autorizados por el Banco. 14. El Gerente de Cultura de la Dirección de Comunicaciones, deberá recomendar por escrito a la Dirección de Compras, evaluar e incluir en el Registro de Elegibles de Suplidores las Galerías de Arte, Artistas Plásticos y otros suplidores de obras de arte que estime conveniente. 15. En caso de que la solicitud de compra se refiera a adquisición de Software (s) y Hardware (s), ver el Manual de Procedimientos Solicitud y Evaluación para la Adquisición Software (s), Hardware (s) y Servicios Tecnológicos, publicado en Intranet. 16. En caso de que la solicitud de compra se refiera a adquisición de inmuebles, ver el manual de procedimientos Adquisición y Control de los Bienes Inmuebles. COTIZACIONES 17. Para las solicitudes de cotizaciones de compras, deberá tomarse en consideración los suplidores registrados en el Registro de Elegibles de Suplidores, y la modalidad de compra utilizada, por correo electrónico, vía fax, mensajería externa, mediante los formularios Solicitud de Cotización, DGA-005 y Cotización Telefónica, DGA-078 o a través de publicación en la prensa, en caso necesario. 18. El Encargado de Compras, y en caso necesario el Gerente de Compras, deberán seleccionar los suplidores para fines de cotización, en base al Registro de Elegibles de Suplidores, considerando las políticas y normas previstas para esta actividad. En este sentido, la Dirección General Administrativa supervisará el cumplimiento de dichas disposiciones.

16 Pág.16/ Las Direcciones Generales de Tecnología, Seguridad, Mercadeo y Comunicaciones y la Dirección de Ingeniería podrán sugerir a la Dirección de Compras los suplidores que estimen convenientes, a fin de contribuir con la correcta cotización y compra de materiales, piezas, mobiliario y equipos. 20. La decisión de solicitar cotizaciones o propuestas mediante el concurso público (licitación), vía publicación en periódico de circulación nacional, se tomará en atención a lo dispuesto mediante resolución aprobatoria del Consejo de Directores. 21. Las cotizaciones serán seleccionadas a partir de los criterios: mejor mercancía, calidad, precio, tiempo de entrega y descuentos por pronto pago. 22. Un proveedor cuya cotización ha sido seleccionada, deberá competir en próximos concursos con suplidores diferentes a los que intervinieron en el proceso que resultó ganancioso. 23. El Encargado de Compras, llevará un Registro Control de la solicitud y recepción de cotizaciones. 24. Si luego de transcurrido tres (3) días de haber remitido las solicitudes de cotizaciones a los suplidores, no se recibe respuesta de algunas de éstas, se procederá con la remisión a otros suplidores, a fin de completar el número de cotizaciones requeridas. Tales solicitudes estarán enmarcadas dentro de igual plazo de tres (3) días, al término del cual quedará cerrado el proceso de selección. El referido plazo de seis (6) días en total, no descartará ninguna de las cotizaciones recibidas. 25. El Encargado de Compras dará seguimiento a las solicitudes de cotizaciones enviadas a los suplidores y tomará acciones sobre aquellas que cumplido el plazo de cierre no han sido respondidas. Esta condiciones serán: a) Contactar al suplidor y acordar ampliar plazo de vencimiento, hasta seis días. b) Enviar solicitud de cotización a otro suplidor. 26. La copia de la Solicitud de Cotización, DCS-007, se archivará en el expediente del suplidor que resulte ganador. En adición a la copia de la Orden de Compra y de la aprobación del organismo correspondiente.

17 Pág.17/ Las solicitudes de cotizaciones, mediante los formularios Solicitud de Cotización, DGA- 005 y Cotización Telefónica, DGA-078 se prepararán en original, y se agregarán e identificarán las copias necesarias, según la cantidad de suplidores que participen (tres o más), atendiendo a las modalidades de compras o contrataciones, según topes de autorización establecidos. 28. La Dirección de Compras solicitará asesoría al personal técnico de las Direcciones Generales de Tecnología, Seguridad, Mercadeo y Comunicaciones y la Dirección de Ingeniería, en caso de requisiciones de materiales, piezas, mobiliario y equipos que no estén incluidos en Manuales de Especificaciones Técnicas, previo a su cotización. 29. El Gerente de Cotizaciones Internacionales, tramitará y controlará las solicitudes de cotizaciones de compras internacionales, requeridas por el Director de Compras. 30. El Director de Compras dará seguimiento a las solicitudes de cotizaciones de compras internacionales, hasta su recepción. APROBACIÓN DE COMPRA 31. El Encargado de Compras deberá elaborar los memorandos y cuadros comparativos para presentar las solicitudes de compras a los organismos de decisión, según los montos de sus cotizaciones. 32. La aprobación de compra podrá ser revocada únicamente por la Instancia que aprobó o por una superior, siempre que dicha decisión cuente con las justificaciones de lugar. En este sentido, la Subadministración General Administrativa supervisará el cumplimiento de dichas disposiciones. 33. Si el suplidor ganador no cumple con las condiciones establecidas en la Orden de Compra, se le cancelará y se adjudicará la compra al segundo ganador, presentando informe sobre tal situación a la instancia que aprobó en primer término. ORDEN DE COMPRA 34. El Encargado de Compras llevará registro de los talonarios del formulario Orden de Compra, DGA-001, y los mantendr{ bajo custodia. Una vez el organismo decisorio o funcionario competente, autorice la compra, entregará el formulario en blanco, al Representante de Compras.

18 Pág.18/ El Representante de Compras, completará el formulario Orden de Compra DGA-119, e ingresará en registro control, en atención a orden secuencial numérico, sin excluir detalles, especificando con claridad la descripción del material, mobiliario o equipo a ser adquirido, y las indicaciones del lugar de recepción y condiciones de pago. El Encargado de Compras será el responsable de velar en todo momento, por el cumplimiento de lo antes descrito para los fines de seguimiento. 36. El Encargado de Compras es el responsable de entregar diariamente al Gerente de Compras, un reporte de las órdenes de compras emitidas y canceladas, para fines de monitoreo y al Oficial Control de Compras para fines de archivo y control en cronológico del área. 37. El Director de Compras verificará que la Orden de Compra, DGA-119, esté debidamente firmada, previo a su entrega al Oficial Control de Compras para su distribución. 38. Las Órdenes de Compras, deben firmarlas el Director y el Gerente de Compras, conjuntamente. En ausencia de uno de estos funcionarios, firmará el Encargado de Compras, en sustitución del funcionario ausente. 39. Completada y firmada la Orden de Compra, DGA-119, el Oficial Control de Compras ingresará en Registro Control el estatus de firmada, y entregará al Auxiliar Control de Compras para su distribución, como se detalla a continuación: a) Original: Suplidor. b) Primera copia: Expediente Suplidor como acuse de recibo, junto a copia de los documentos que sustentan la compra. c) Segunda copia: Gerencia de Almacén y Suministro, junto a documentos originales que sustentan la compra, a fin de diligenciar la recepción conforme de los materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, la elaboración de entradas contables y el consecuente trámite de pago y producción de registros contables, vía la Gerencia Control Cuentas por Pagar. d) Tercera copia: Gerencia Control Cuentas por Pagar, Dirección General Administrativa, a fin de conformar expediente y producción de registros oportunos. e) Cuarta copia: a archivo cronológico, a fin de controlar la secuencia numérica de las órdenes emitidas. Esto así, con el objetivo de facilitar cualquier labor de investigación.

19 Pág.19/ Las órdenes de compras canceladas deberán archivarse en original con todas sus copias, con sello de CANCELADO, especificando la causa de la cancelación, fecha e inicial del Ejecutivo que la autorizó, la cual se archivará en el expediente de órdenes del mes o cronológico. 41. El Oficial Control de Compras será el responsable de supervisar la correcta distribución de las órdenes de compras. 42. El Oficial Control de Compras dará seguimiento continuo a la recepción conforme y oportuna de materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, a partir de los reportes diarios recibidos desde la Gerencia de Almacén y Suministro. 43. El Oficial Control de Compras elaborará y entregará al Gerente de Compras, un reporte semanal del estatus de las órdenes de compras, atendiendo al orden secuencial numérico. 44. El Gerente de Compras remitirá semanalmente a la Gerencia Administrativa, Dirección General de Seguridad, una relación de los bienes adquiridos que requieran estar avalados por pólizas de seguros, atendiendo a sus características. Esto así, a los fines de que se proceda con la suscripción de las mimas. Entre estas pólizas, citamos: a) BBB, Bankers Blanket Bond, o de Fidelidad Bancaria: Cubre pérdidas acorde a los siguientes siniestros: robos por terceros o vía electrónica, asaltos, infidelidades de empleados, falsificaciones, entre otros. b) Todo Riesgos: Cubre destrucción o desaparición de bienes muebles, inmuebles y equipos, originados por efectos de desastres naturales, robos y pérdidas. c) De Vehículos: Cubre daños propios y a terceros, ocasionados por accidentes de tránsito, robos, destrucción parcial o total a los vehículos. d) Responsabilidad Civil: Garantiza la cobertura de daños que pueden ocasionárseles a terceros ubicados o transitando por áreas e inmediaciones del Banco y ocasionados producidos por bienes propiedad del Banco, tales como caída de letreros y vallas u otros efectos. COMPRAS INTERNACIONALES 45. El Gerente de Cotizaciones Internacionales deberá remitir al Director de Compras, las cotizaciones requeridas por éste, relativas a los materiales, piezas, mobiliario y equipos a ser adquiridos, y servicios de embarque o envío en caso de que esto último aplique. En lo que refiere a la gestión aduanal, la Dirección de Compras cotizará dichos servicios.

20 Pág.20/ Realizada la selección de los suplidores de los bienes y servicios de embarque o envío, el Oficial Control de Compras le remitirá vía Fax, las órdenes de compras por tales conceptos, y entregará al Auxiliar Control Compras, los originales de cada Orden con la nota de Orden enviada, debidamente inicializada y con fecha de envío, para su archivo en el expediente de suplidores. Para los casos de compañías de embarques o envíos, radicadas en el país, el original de la indicada Orden, le será entregado directamente. 47. En caso de que el retiro de los bienes sea por gestión aduanal, la Dirección de Compras entregará al Agente Aduanal que suplirá los servicios, la Orden de Compra junto a carta de autorización para el retiro de la Dirección General de Aduanas. 48. Al igual que las compras realizadas en territorio nacional, el Banco requerirá del suplidor internacional la garantía que corresponda, con vigencia a partir de la fecha en que el bien es recibido conforme y probado por el Banco. 49. El Gerente de Cotizaciones Internacionales informará a la compañía de embarque o de envío, los datos del Almacén al que deberá contactar para la recepción de los bienes adquiridos, a fin de que se efectúe su retiro. 50. El Oficial Control de Compras, dará seguimiento continuo a los envíos de los bienes adquiridos, hasta confirmar la recepción conforme. Esta acción se realizará a través de las compañías de envío, del personal de contacto en la Dirección General de Aduana, del Agente Aduanal o del Almacén correspondiente. TRÁMITE DE PAGO DE COMPRAS 51. La Dirección de Compras deberá sugerir a los suplidores, abrir una cuenta en el Banco, a fin de acreditar sus pagos. 52. El Oficial Control de Compras llevará un riguroso seguimiento de las compras a crédito, a fin de que sean redimidos en su oportunidad, los pagos parciales o compromisos pendientes de pago a suplidores, vía la Gerencia Control Cuentas Por Pagar y la Gerencia de Contabilidad Operativa. 53. Los muebles y equipos especiales como: obras de arte, plantas eléctricas, mobiliario modular, equipos de seguridad y equipos automatizados, que por su naturaleza se requiera entregar en las áreas del Banco donde serán instalados, serán recibidos por la Gerencia de Activo Fijo, con la copia de Orden de Compra recibida de los Almacenes de Equipos Computarizados y de Mobiliario y Equipos. El personal técnico de esta Gerencia, recibirá

21 Pág.21/30 conforme el conduce o elaborará acuse o recepción para su remisión a la Gerencia Control de Cuentas Por Pagar para trámite de pago. 54. Los Encargados de los Almacenes deberán remitir diariamente al Oficial Control de Compras y al Gerente Control Cuentas Por Pagar, vía el Gerente de Almacén y Suministro, reportes de bienes recibidos conforme, indicando la Requisición de Almacén, DGA-075 y Orden de Compra, DGA-119, a que corresponden y la fecha de recepción para fines de registro y trámite de pago. 55. La Gerencia Control Cuentas por Pagar, Dirección General Administrativa, recibirá del Encargado Trámite de Cuentas Por Pagar, vía el Gerente de Suministro: Orden de Compra, Factura y Conduce (si aplica) en original, y acuse de recepción conforme, correspondientes a los materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos. 56. El Gerente de Cotizaciones Internacionales será responsable de informar al suplidor internacional, sobre el estatus del pago por bienes adquiridos. CONTROL DE EXPEDIENTES 57. Los expedientes de los suplidores, deberán permanecer archivados bajo la custodia del Auxiliar Control de Compras o en su defecto por el personal que actúe por delegación del Director de Compras. Dicho custodio deberá llevar un registro control de los expedientes contenidos en estos archivos. 58. Por lo menos una vez cada seis meses, el Gerente de Compras realizará revisión sorpresa a los expedientes de compras, y evaluará el cumplimiento de la política de control existente, a fin de garantizar la integridad de los mismos. Este Ejecutivo deberá dejar constancia de la revisión realizada, a través de certificación en un Registro Control. 59. El Auxiliar Control de Compras deberá llevar control de los expedientes prestados, a través del formulario Solicitud y Control de Datos/Efectos, SU-VAR-067.

22 Pág.22/30 ACTIVIDAD Núm. 1: COTIZAR COMPRA RESPONSABLE Director de Compras Gerente de Compras o Gerente de Cotizaciones Internacionales PASOS 1. Recibe de la Dirección de Suministros memorando y formulario Solicitud Reposición de Inventario, DGA-013, revisa que esté completa y correcta, hace las observaciones en caso necesario y envía al Gerente de Compras o al Gerente de Cotizaciones Internacionales, atendiendo al tipo de compra. 2. Revisa la Solicitud Reposición de Inventario, DGA-013, verifica observaciones del Director, si las tiene, las aclara con éste o con el Gerente de Suministro, en caso necesario. 3. Selecciona para cotizar mínimo tres suplidores atendiendo a: a) Políticas Establecidas b) Registro de Elegibles de Suplidores c) Desempeño de servicio, precio y calidad de productos d) Monto aproximado de la compra Si la compra es internacional: 4. El Gerente de Compras Internacionales realiza las gestiones de cotizaciones, a través de suplidores autorizados, en atención a las Políticas y Normas, y envía las cotizaciones al Encargado de Compras, para su registro y presentación al Ejecutivo u Organismo correspondiente, según niveles de autorización. Si la compra es nacional: Encargado de Compras 5. El Gerente de Compras entrega la requisición al Encargado de Compras para fines de cotización. 6. Recibe del Gerente de Compras, memorando y formulario Solicitud Reposición de Inventario, DGA-013, junto a Suplidores seleccionados para cotizar, y registra en archivo control los datos necesarios de la solicitud y del Representante de Compras que cotizará, para fines de seguimiento. 7. Asigna al Representante de Compras la Requisición, junto a suplidores seleccionados para la solicitud de cotización.

23 Pág.23/30 Representante de Compras 8. Llena formulario Solicitud de Cotización, DGA-005 o Cotización Telefónica, DGA-078 con la descripción y condiciones necesarias, y lo remite a los suplidores seleccionados para cotizar, vía fax, correo electrónico o mensajero externo, según el caso. 9. Archiva temporalmente solicitud de cotización en expediente para seguimiento y posterior solicitud de aprobación de la compra. 10. Recibe de Suplidores las cotizaciones y verifica si los datos descritos están correctos, según formulario Solicitud de Cotización, DGA- 005 o Cotización Telefónica, DGA-078. Si datos están incorrectos o diferentes a lo solicitado: 11. Devuelve cotización al suplidor para su corrección o solicita cotización a otro suplidor autorizado, en caso necesario. Si datos están correctos: 12. Anexa cotizaciones al expediente de solicitud de la compra, registra cotizaciones en archivo control y entrega al Encargado de Compras para su presentación al Ejecutivo u Organismo correspondiente, según niveles de autorización establecidos.

24 Pág.24/30 ACTIVIDAD Núm. 2: EVALUAR SOLICITUD DE COMPRA RESPONSABLE Encargado de Compras PASOS 1. Recibe del Representante de Compras, el expediente de la solicitud de compra: formularios Solicitud Reposición de Inventario, DGA- 013, y Solicitud de Cotización, DGA-005 o Cotización Telefónicas, DGA-078, de los suplidores seleccionados, y verifica que esté completo, que los datos de las cotizaciones estén correctos y que cumplan con las normas y políticas establecidas. 2. Clasifica los expedientes de solicitudes de compra, atendiendo a montos y al tipo del material, mobiliario o equipo a comprar. Si compra está prevista para aprobar por instancias con un nivel de autorización menor al del Comité Administrativo: 3. Entrega al Gerente de Compras para su evaluación o presentación al Ejecutivo correspondiente. Si compra está prevista para aprobar por instancias con un nivel de autorización igual o mayor al del Comité Administrativo: Gerente de Compras 4. Prepara memorando y cuadro comparativo con las cotizaciones recibidas y entrega al Gerente de Compras para su presentación al organismo correspondiente. 5. Recibe expediente de solicitud de compra para evaluación, junto a cotizaciones, cuadros comparativos y memorandos, según montos de las solicitudes de compras. Si compra está prevista para ser aprobada por el Gerente de Compras: 6. Evalúa el expediente de solicitud de compra y toma decisión. Si no aprueba 7. Informa al usuario y remite solicitud de compra junto a sus anexos, al Oficial Control de Compras para su archivo en expediente del Suplidor y en cronológico. Si aprueba 8. Devuelve expediente al Encargado de Compras, para la elaboración de la Orden de Compra a nombre del Suplidor seleccionado.

25 Pág.25/30 Si compra está prevista para ser aprobada por Director de Compras, Director Administrativo o Subadministrador General: 9. Entrega al Director de Compras para su evaluación y toma de decisión, o para su presentación al ejecutivo correspondiente, según nivel de autorización. Si compra está prevista para ser aprobada por el Comité Administrativo o Consejo de Directores: Director de Compras, Director General Administrativo, Subadministrador General Administrativo, Comité Administrativo ó Consejo de Directores Gerente de Compras 10. Verifica que las cotizaciones, cuadros comparativos y memorandos estén correctos, y entrega expedientes al Director de Compras para su evaluación y presentación al Organismo correspondiente, según nivel de autorización. 11. Evalúa el expediente de solicitud de compra y toma decisión. 12. Recibe del Director de Compras el expediente de la solicitud de compra con su decisión o la del Ejecutivo u Organismo correspondiente. Si Ejecutivo u Organismo no aprueba la compra: 13. Informa decisión a las áreas solicitantes, y entrega expediente al Oficial Control Compras, para su archivo en expediente del Suplidor y en cronológico del área. Si Ejecutivo u Organismo aprueba la compra: 14. Devuelve al Encargado de Compras expediente de solicitud de compra: Solicitud Reposición de Inventario, DGA-013 y Solicitud de Cotización (DGA-005) o Cotización Telefónica (DGA-078), Cotizaciones, memorando y cuadro comparativo, según montos aprobados, con la decisión del ejecutivo u organismo correspondiente, para la elaboración de la Orden de Compra a nombre del Suplidor seleccionado.

26 Pág.26/30 ACTIVIDAD Num. 3: ELABORAR Y ENTREGAR ORDEN DE COMPRA RESPONSABLE PASOS Encargado de Compras 1. Recibe del Gerente de Compras, expediente de la solicitud aprobada conteniendo: Solicitud Reposición de Inventario, DGA-013, y Solicitud de Cotización (DGA-005) o Cotización Telefónica (DGA- 078), Cotizaciones, memorando y cuadro comparativo, según montos aprobados, registra en archivo control el estatus de la requisición como: Compra Aprobada. 2. Entrega expediente de solicitud de compra aprobada junto a formulario Orden de Compra, DGA-119 en blanco al Representante de Compras y le instruye completarla. Representante de Compras 3. Recibe el expediente de solicitud de compra aprobada completa formulario Orden de Compra, DGA-119 con los datos de la compra y lo devuelve junto a expediente al Encargado de Compras. Encargado de Compras 4. Recibe expediente de la compra junto a Orden de Compra, DGA-119, completada y verifica si está correcta. Si Orden de compra no está correcta: 5. Devuelve expediente y Orden de Compra al Representante de Compras para fines de corrección. Si Orden de compra está correcta: Gerente de Compras 6. Iniciala la Orden de Compra y entrega al Gerente de Compras. 7. Recibe expediente de compra junto a Orden de Compra y verifica que esta última, esté correcta, firma y entrega al Director de Compras. Si Orden de compra no está correcta: 8. Devuelve expediente y Orden de Compra al Encargado de Compras para fines de corrección. Si Orden de compra está correcta: Director de Compras 9. Firma la Orden de Compra y entrega al Director de Compras. 10. Recibe expediente de compra, verifica que Orden de Compra esté correcta.

27 Pág.27/30 Si Orden de compra no está correcta: 11. Devuelve expediente y Orden de Compra al Gerente de Compras para fines de corrección. Si Orden de compra está correcta: Oficial Control de Compras 12. Firma la Orden de Compra y entrega al Oficial Control de Compras. 13. Recibe expediente de la compra aprobada junto a Orden de Compra firmada y confirma que el expediente está debidamente completado y firmado. Si la Orden de Compra no está correcta o el expediente no está completo: 14. Devuelve al puesto correspondiente para su corrección o firma. Si la Orden de Compra está correcta y el expediente está completo: Auxiliar Control Compras 15. Registra Orden Compra en archivo control, con el estatus de Orden de Compra Distribuida. 16. Entrega expediente y Orden de Compra DGA-119 al Auxiliar Control Compras. 17. Recibe expediente de la compra aprobada junto a Orden de Compra firmada, obtiene dos fotocopias del expediente. 18. Desglosa Orden de Compra, DGA-119, y distribuye de la siguiente forma: a) Original: Suplidor. b) Primera copia: Expediente del Suplidor como acuse de recibo, junto a copia de los documentos que sustentan la compra. c) Segunda copia: Gerencia de Almacén y Suministro, junto a documentos originales que sustentan la compra, a fin de diligenciar la recepción conforme de los materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, la elaboración de entradas contables y el consecuente trámite de pago y producción de registros contables, vía la Gerencia Control Cuentas por Pagar. d) Tercera copia: Gerencia Control Cuentas por Pagar, Dirección General Administrativa, a fin de conformar expediente y producción de registros oportunos.

28 Pág.28/30 e) Cuarta copia: a archivo cronológico, a fin de controlar la secuencia numérica de las órdenes emitidas. Esto así, con el objetivo de facilitar cualquier labor de investigación.

29 Pág.29/30 V- HISTÓRICO ACTUALIZACIONES Y/O MODIFICACIONES AL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Dirección General de Organización & Sistemas Versión Actualización Originado por /Tema Versión Núm.1 Subadministración General Administrativa y Dirección General Administrativa. Versión Núm.2 Inclusión de Comunicación DC del 06/10/2008 Política sobre los responsables de firmar el formulario Orden de Compras. Contraloría Fecha Aprobación Comunicación CON Comunicación CON Del

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