VICEPRESIDENCIA DE TECNOLOGÍA Y OPERACIONES GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y GERENCIA DE CANALES

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1 VICEPRESIDENCIA DE TECNOLOGÍA Y OPERACIONES GERENCIA DE TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN Y GERENCIA DE CANALES PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN ABIERTA No INVITACIÓN ABIERTA PARA LA CONTRATACIÓN CONTRATACIÓN DE LA SOLUCIÓN INTEGRAL DE MESA DE SERVICIOS MARZO DE

2 CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1.1 Objeto Contratar una persona jurídica que ofrezca una solución integral de mesa de servicio de tecnología, para la atención, solución y gestión de requerimientos, incidentes, problemas y cambios relacionados con: Equipos de usuario final, sistemas de información, ofimática, infraestructura de hardware, software, redes (LAN-WAN) y toda la plataforma tecnológica que soporta las operaciones realizadas por los usuarios internos y externos de La Previsora S.A. - Compañía de Seguros, y una mesa de servicio de modelos de negocio para atender los requerimientos de soporte de los aplicativos que se entreguen a los Canales de Comercialización, lo anterior teniendo en cuenta el alcance definido del servicio tanto para la Mesa de Tecnología como para la Mesa de Modelos de Negocio en el numeral denominado - INFORMACIÓN DE LA SOLUCIÓN REQUERIDA-. La atención debe ser prestada a nivel nacional en aquellos lugares donde la Compañía cuenta con sucursales, centros de expedición, su Casa Matriz, Canales de Comercialización y nuevos modelos de negocio que la compañía pueda generar, teniendo en cuenta la definición del alcance del servicio. La administración de servicio, control y aseguramiento de las Tecnologías de la Información (TI) y la gestión de solicitudes debe estar fundamentada en buenas prácticas ampliamente aceptadas a nivel mundial. 1.2 Lugar, fecha y hora de apertura y cierre de la Invitación Abierta El proceso se abrirá el 4 de marzo de 2014 en la Gerencia Jurídica de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No Piso 4º. de Bogotá D.C. y se cerrará a las 3:00 p.m. 1 del 13 de marzo de 2014 en la Sala de Juntas del Primer Piso de la de LA PREVISORA S.A. ubicada en la Calle 57 No de la ciudad de Bogotá D.C. 1.3 Financiación y presupuesto oficial 1 1 Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio y esta establecida en la página web de Previsora Seguros S.A compañía de Seguros, en el link denominado "Hora Legal Colombiana" que de acuerdo con lo establecido en la Directiva No.0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "Remite directamente a usuario al servicio dispuesto para tal fin por la superintendencia de Industria y Comercio, que permite conocer en tiempo real la hora legal Colombiana".

3 La fuente de financiación para la ejecución del proyecto se hará con recursos propios de LA PREVISORA S.A. y el presupuesto estimado para este contrato es la suma de TRES MIL DOSCIENTOS QUINCE MILLONES DOSCIENTOS SETENTA Y CINCO MIL NOVECIENTOS TREINTA Y OCHO PESOS MCTE ($3,215,275,938). Para cumplir el compromiso que se adquiera, la Gerencia de Planeación Financiera de LA PREVISORA S.A. expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número del 17 de Febrero de La propuesta que exceda el presupuesto oficial será rechazada. 1.4 Forma de pago del contrato LA PREVISORA pagará el valor de la contratación de la siguiente manera: LA PREVISORA S.A., realizará los pagos correspondientes a cada una de las Mesas (Tecnología y Modelos de Negocio) de acuerdo al servicio prestado cada mes en facturas independientes, a partir de la Etapa de Operación y teniendo en cuenta el cumplimiento de los indicadores establecidos y las Obligaciones Contractuales durante la vigencia del contrato a celebrarse, distribuidos de la siguiente forma: Mesa de Tecnología: El presupuesto máximo mensual asignado para la Mesa de Tecnología no podrá sobrepasar el valor de $ Setenta y Tres Millones Ochenta Mil pesos incluido IVA. o A partir del año 2015 se contara con un presupuesto de valor variable hasta el 2017, este valor variable se pagará solo en caso de variación del servicio contratado por inclusión de nuevas funcionalidades que afecten el cumplimiento de los indicadores de la Mesa de Servicios de Tecnología, previo análisis de costos por parte del oferente y posterior aprobación de la Previsora. El valor variable por año está dado así: Para el año 2015 el presupuesto máximo de valor variable será de $ Veintiséis Millones Trescientos Ocho Mil Ochocientos pesos incluido IVA. Para el año 2016 el presupuesto máximo de valor variable será de $ Cincuenta y Tres Millones

4 Cuatrocientos Seis Mil Ochocientos Sesenta y Cuatro pesos incluido IVA. Para el año 2017 el presupuesto máximo de valor variable será de $ Veintisiete Millones Ciento cinco Mil Novecientos Cincuenta y Siete pesos incluido IVA. Mesa de Modelos de Negocio: El presupuesto máximo mensual asignado para la mesa de Modelos de Negocio no podrá sobrepasar el valor de $ Doce Millones Setecientos Cuarenta y Ocho Mil Trecientos Treinta y Dos pesos incluido IVA. o A partir del año 2015 se contara con un presupuesto de valor variable hasta el 2017, este valor variable se pagará teniendo en cuenta la Proyección de Crecimiento en los canales de Comercialización y de mutuo acuerdo entre la Previsora y el Oferente. El valor variable por año está dado así: Para el año 2015 el presupuesto máximo de valor variable será de $ Cuatro Millones Quinientos Ochenta y Nueve Mil Cuatrocientos pesos incluido IVA. Para el año 2016 el presupuesto máximo de valor variable será de $ Nueve Millones Trescientos Dieciséis Mil Cuatrocientos Ochenta y Dos pesos incluido IVA. Para el año 2017 el presupuesto máximo de valor variable será de $ Cuatro Millones Setecientos Veintiocho Mil Cuatrocientos Cincuenta y Nueve pesos incluido IVA. La factura debe estar acompañada de una certificación del revisor fiscal si lo tuvieran, o del representante legal, si no se tuviera obligación legal de tener revisor fiscal, en la que conste que la empresa está a paz y salvo en el momento de presentar la factura en el de pago a los sistemas de salud, pensión y de los aportes de parafiscales de sus empleados. Si la factura no es acompañada con los documentos solicitados, el término mencionado no empezará a contarse hasta tanto se aporten. Dicha demora no generará al contratista el derecho al pago de intereses o de compensación monetaria alguna.

5 Las tres facturas deberán ser entregadas por el oferente una vez suscrito el contrato pero serán pagaderas en los periodos establecidos. 1.5 Plazo de ejecución del contrato El plazo de ejecución del contrato será a partir de la suscripción del Acta de aprobación de Garantías y hasta el 30 de abril del 2017, los cuales incluyen una Etapa de Transición que debe ejecutarse máximo hasta el 30 de abril de 2014 y treinta y seis (36) meses de etapa Operativa, que iría desde el 1 de Mayo de 2014 hasta el 1 de mayo de 2017, de acuerdo con el siguiente detalle: ETAPA Transición Operación (incluye Etapa de Cierre) DURACIÓN DETALLE o PERIODO A partir del acta de aprobación de Garantías hasta el 30 de Abril de 2014 A partir 01 de Mayo de 2014 hasta el 1de Mayo de 2017 En esta etapa no se generaran pagos, el contratista seleccionado realizara la entrega del diseño y construcción de la Operación del servicio y el empalme con el actual proveedor. La etapa de Operación contará con una fase inicial de afinamiento que tendrá una duración de 2 meses en la cual el Contratista deberá estabilizar la prestación de los servicios y garantizar el cumplimiento de los indicadores, por lo cual durante esta fase no se generarán penalizaciones por incumplimiento. En la etapa de Operación el contratista seleccionado deberá proveer los servicios contratados de acuerdo al alcance del servicio definido en esta Invitación. Durante esta etapa se pagara: Para Mesa de Servicio de Tecnología

6 un costo fijo mensual y podrán existir costos variables por servicios adicionales que impacten los indicadores, soportado por un estudio y previo acuerdo entre Previsora y el oferente y Para mesa de Modelos de Negocio un costo Fijo mensual y podrán existir costos variables dependiendo del número de Canales de Comercialización activos con revisión semestral. Los indicadores deberán medirse a partir del primer mes de la Operación sin embargo si hubiere lugar a penalizaciones, estas se cobraran solo a partir del tercer mes. La fase de cierre es el periodo comprendido por los dos últimos meses de la etapa de Operación, en la cual el contratista deberá realizar la entrega final a Previsora o a quien esta designe. Total duración contrato: A partir del acta de aprobación de garantías y hasta el 1 de Mayo de Régimen jurídico aplicable El presente proceso se rige por el derecho privado por disposición expresa de los artículos 14 y 15 de la Ley 1150 de Al proceso se le aplicarán conforme a lo expuesto, las disposiciones civiles y comerciales que le sean pertinentes. 1.7 Convocatoria veedurías ciudadanas LA PREVISORA S.A. invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en las etapas

7 precontractual, contractual y postcontractual que LA PREVISORA S.A. adelanta, cuando a ello haya lugar. 1.8 Publicidad Consulta LA PREVISORA S.A. realizará la publicidad del pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso, desde el 4 de marzo del 2014 fecha desde la cual podrán consultarse en la página de internet: Si LA PREVISORA S.A. estima conveniente efectuar aclaraciones con base en las consultas que se le formulen o se requiere insertar modificaciones al pliego con base en las solicitudes de los posibles oferentes, previa evaluación de las mismas, que en todo caso permitan garantizar los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, lo hará mediante ADENDAS suscritas por la Vicepresidencia Comercial de LA PREVISORA S.A. 1.9 Recepción de observaciones y/o aclaraciones LA PREVISORA S.A. recibirá las preguntas y/o aclaraciones a los siguientes correos electrónicos: maritza.beltran@previsora.gov.co; isabel.alba@previsora.gov.co; edisson.cespedes@previsora.gov.co danilo.rojas@previsora.gov.co; camilo.pacheco@previsora.gov.co Desde el 4 de marzo de 2014 y hasta el 7 de marzo de 2014 hasta las 10:00 am. 2 Las preguntas deben enviarse sin excepción a los correos citados. Las respuestas a las observaciones se publicarán en la página Web El pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso no tiene costo alguno. Sin embargo, si alguno de los posibles oferentes requiriera copia de los mismos, 2 Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio en el link la cual está y esta establecida en la página web de Previsora Seguros S.A compañía de Seguros, en el link denominado "Hora Legal Colombiana" que de acuerdo con lo establecido en la Directiva No.0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "Remite directamente a usuario al servicio dispuesto para tal fin por la superintendencia de Industria y Comercio, que permite conocer en tiempo real la hora legal Colombiana

8 podrá obtenerla previa consignación del monto de las fotocopias, en la Subgerencia de Caja de LA PREVISORA S.A., ubicada en la calle 57 No Piso 1º Plazo de la invitación abierta y entrega de propuestas Por plazo de la INVITACIÓN ABIERTA debe entenderse el término que transcurre a partir de la fecha en la cual se pueden presentar propuestas, esto es desde el 4 de marzo de y hasta el 13 de marzo del mismo año, a las 3:00 p.m. (fecha de cierre de la INVITACIÓN ABIERTA) Término para retiro de propuestas Los oferentes podrán retirar su propuesta antes de la hora prevista para el cierre del proceso de selección. En este caso, se les devolverá sin abrir y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas Cierre de la invitación abierta Los sobres de requisitos habilitantes (primer sobre) y especificaciones obligatorias (segundo sobre) que contienen las propuestas, serán abiertos en el lugar, fecha y hora señalada para el cierre de la invitación abierta. El sobre relativo a los aspectos calificables (tercer sobre) no será abierto en esta audiencia, si no una vez el Comité Evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones. La apertura de las propuestas así como la devolución de aquellas cuya solicitud de retiro se hubiere efectuado dentro de los términos señalados, se realizará en presencia de los oferentes que deseen asistir al acto de cierre del proceso. De lo anterior, se levantará un acta donde se consignarán los siguientes datos de cada una de las propuestas, así: 1) Número y fecha del proceso 2) Número de folios 3) Nombre de los oferentes 4) Propuesta económica. (En sobre cerrado y sellado. Dicho sobre solo se abrirá una vez el Comité Evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones como habilitantes, y una vez calificados y cumplidos los aspectos técnicos)

9 5) Identificación de la garantía de seriedad de la propuesta 1.13 Evaluación Procedimiento LA PREVISORA S.A. efectuará la evaluación conforme lo establece el presente pliego de condiciones que sirve de base a este proceso, entre el 13 de marzo de 2014 y el 20 de marzo de En dicho período, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de sus propuestas o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas Reserva durante el proceso de evaluación La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas, no podrá ser revelada a los oferentes, ni a terceros hasta que LA PREVISORA S.A. ponga a disposición de éstos los informes de evaluación para que presenten las observaciones correspondientes. La verificación y calificación será publicada el 21de marzo de Las observaciones que realicen los oferentes sobre la verificación y calificación serán recibidas por escrito hasta el 25de marzo de 2014 a las 10:00 a.m., dirigida a la Gerencia Jurídica ubicada en la Calle Chapinero, Piso 4º. o a los correos electrónicos: maritza.beltran@previsora.gov.co; isabel.alba@previsora.gov.co; edisson.cespedes@previsora.gov.co danilo.rojas@previsora.gov.co; camilo.pacheco@previsora.gov.co Las respuestas a dichas observaciones se darán a través de correo electrónico reportado por los posibles oferentes o en el acta de: selección o de declaratoria de fallida, que igualmente será publicada en la página Web Selección del contratista

10 La adjudicación de la INVITACIÓN ABIERTA se realizará mediante acta, la cual será publicada el 27 de marzo de 2014, en la página Web Los procedimientos de selección, en cualquiera de sus modalidades, terminarán con la selección de la oferta que cumpla con los requisitos mínimos contenidos en el pliego de condiciones y obtenga la mayor calificación o en la declaratoria de fallida Cronograma de la invitación abierta No ACTIVIDAD Publicación de pliegos en la página Web y apertura del proceso de contratación (fecha a partir de la cual se podrán presentar propuestas) Plazo para presentar observaciones y preguntas con relación al pliego de condiciones Cierre de la invitación abierta Término para evaluación y recibo de documentos de aclaraciones solicitadas PLAZO EL 4 DE MARZO DE 2014 DESDE EL 4 DE MARZO Y HASTA EL 7 DE MARZO DE 2014 A LAS 10:00AM. EL 13 DE MARZO DE :00 PM DESDE EL 13 Y HASTA EL 20 DE MARZO DE 2014 Publicación de evaluación EL 21 DE MARZO DE 2014 Recibo de observaciones a las evaluaciones DESDE EL 21 Y HASTA EL 25 DE MARZO DE :00AM Selección del contratista EL 27 DE MARZO DE Presentación de las propuestas CAPITULO II DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán ser entregadas escritas en computador y deberán presentarse en original y copias de acuerdo al numeral 2.3 del presente Pliego de Condiciones, de idéntico contenido y valor, redactadas en idioma español y con las

11 hojas debidamente foliadas, tanto el original como las copias y con un índice en el que se relacione el contenido total de la propuesta. Deberán ser depositadas en sobres cerrados y sellados, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1.12 Cierre de la invitación abierta, en la urna ubicada en la Sala de Juntas del Primer Piso de la de LA PREVISORA S.A. ubicada en la Calle 57 No de la ciudad de Bogotá D.C. Las propuestas que se presenten después de la fecha y hora fijada como límite para su entrega serán rechazadas. No se aceptarán propuestas por correo corriente o electrónico, fax, ni presentadas en un sitio distinto del indicado. 2.2 Identificación de la propuesta Cada paquete deberá presentarse con el siguiente rótulo: LA PREVISORA S.A. COMPAÑIA DE SEGUROS INVITACIÓN ABIERTA No Original/copia, No. (Indicación si se trata de original o copia y números de éstas) Nombre o Razón Social del Oferente Número de folios que se presentan, enumerados en forma consecutiva ascendente Dirección del Oferente Teléfono, Correo Electrónico y Fax del Oferente En caso de discrepancias entre el original y las copias, prima para todos los efectos, el contenido de la propuesta original. En caso de existir discrepancia entre textos que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado. Para que sean válidas las correcciones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del representante legal del oferente, en caso contrario, LA PREVISORA no tendrá en cuenta la enmienda. 2.3 Forma de presentación y calificación

12 La propuesta será recepcionada de la siguiente manera: Primer sobre: Segundo sobre: Tercer sobre: Requisitos habilitantes (Original y dos copias). Especificaciones obligatorias (Original y dos copias). Aspectos calificables (Original) Correspondencia La correspondencia relacionada con este proceso deberá ser remitida a los correos electrónicos: maritza.beltran@previsora.gov.co; isabel.alba@previsora.gov.co; edisson.cespedes@previsora.gov.co danilo.rojas@previsora.gov.co; camilo.pacheco@previsora.gov.co Indicando en el asunto: INVITACIÓN ABIERTA No Vigencia de la propuesta La propuesta debe estar vigente por el término del proceso y dos (2) meses más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación abierta. 3.1 CAPACIDAD JURÍDICA Participantes. CAPÍTULO III REQUISITOS HABILITANTES En el presente proceso de selección, los participantes deben ser personas jurídicas en cuyo objeto social este comprendido el objeto a contratar, legalmente constituidas en Colombia presentados individualmente o en consorcios o uniones temporales o cualquiera otra modalidad de asociación, que no infrinja las normas constitucionales y legales colombianas, que cumplan con los requisitos establecidos, de la manera que se exige en el presente pliegos de condiciones.

13 En caso de consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes, deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación Capacidad Jurídica El oferente debe presentar la propuesta debidamente suscrita por el Representante Legal de la empresa, unión temporal, consorcio u otra forma de asociación, dentro del plazo y en el sitio fijado. La omisión de este requisito desde el momento de presentación de la propuesta no es subsanable y configura el rechazo del ofrecimiento. El Representante Legal debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta, suscribir y ejecutar el contrato. Cuando los estatutos de la entidad contengan alguna limitación para presentar ofertas, deberá anexarse además de la representación legal, copia del acta de junta o del órgano social según lo establezcan los estatutos en la cual se le faculte para presentarla Carta de presentación de la oferta. Aportar la carta de presentación de la propuesta, Anexo No. 1 Carta de presentación de la propuesta, la cual deberá ser firmada por el representante legal del proponente. Si la propuesta es presentada por una persona jurídica, unión temporal, consorcio u otro tipo de asociación, deberá encontrarse suscrita por el representante legal o apoderado. En este caso, se deberá aportar además el documento donde conste legalmente lo siguiente: Que el objeto del presente proceso está comprendido dentro de su capacidad jurídica; y que la persona que suscribe la Carta de presentación de la propuesta tiene facultades amplias y suficientes para comprometer al proponente en el objeto del contrato e igualmente en su ejecución y liquidación. Si existieren limitaciones en el anterior sentido, la propuesta debe acompañarse del documento en donde conste que con anterioridad al cierre del proceso, se recibió la correspondiente autorización, de parte de la instancia competente Existencia y representación legal.

14 Aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con los siguientes requisitos: a. Expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la invitación abierta, en el que conste que el proponente se encuentra registrado, que tiene domicilio en Colombia y que el término de su duración no es inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más y su liquidación. b. Si de este certificado se desprende que las facultades del representante legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta y firmar el respectivo contrato, deberá anexarse la correspondiente autorización de la Junta Directiva o de Asamblea General de Accionistas acorde al Código de Comercio, según se anote en los estatutos. Dicha autorización deberá comprender la presentación de la propuesta, la ejecución del contrato y su correspondiente liquidación. c. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. Los consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación deberán adjuntar el certificado de existencia y representación legal de cada uno de sus miembros. NOTA: En caso que el proponente no presente el certificado o que lo presente con el término de vigencia vencido, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar, según el caso, la presentación o actualización de este documento dentro del término establecido para este efecto, la no presentación será causal de rechazo de la propuesta Paz y salvo por concepto de aportes parafiscales. El oferente deberá aportar certificación expedida durante el mes de presentación de la propuesta, en donde conste que la firma o sociedad se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes a seguridad social integral, parafiscal y ARL de sus empleados.

15 Por aportes de seguridad social integral y parafiscal se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador a: Sistemas de Salud, Riesgos Laborales, Pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje Para acreditar el cumplimiento de este requisito el oferente deberá: aportar certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento en que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, por su representante legal, en el que conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales y de seguridad social en salud, pensiones y ARL de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta, y durante los últimos 6 meses de acuerdo con lo indicado en el art. 50 de la Ley 789 de Garantía de seriedad de la propuesta. El oferente deberá presentar una garantía de seriedad de la oferta, expedida a favor de LA PREVISORA S.A., por un banco o una compañía de Seguros legalmente habilitada para ello, con clausulado entre particulares, por un valor asegurado no inferior al 10% del presupuesto oficial, con una vigencia de cómo mínimo dos (2) meses, contados a partir de la fecha límite para presentar propuestas. Con la misma, se debe aportar el recibo de pago de la prima, expedido por la Compañía aseguradora Propuestas Conjuntas. Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar los documentos que acrediten su constitución y representación. Adicionalmente, deberá presentar el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual constará, por lo menos: La facultad con que actúan para la constitución del Consorcio o Unión Temporal. (Es decir, la correspondiente autorización del órgano social para participar en la constitución de la Unión Temporal o el Consorcio, autorización que debe ser

16 expresa en el documento en el cual conste, identificando la clase y No. del proceso para el cual se confiere la autorización: Invitación Abierta No El objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual debe ser el mismo del objeto a contratar. (En caso de Consorcios o Uniones Temporales, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación). La duración del Consorcio o Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo del contrato, un año más y su liquidación. La designación de un representante legal principal y su respectivo suplente, quien deberá estar facultado para actuar a nombre y en representación del Consorcio o Unión Temporal. La facultad que se le otorga en particular para proponer, firmar y liquidar el contrato, y en el caso de resultar seleccionados, de ejecutar las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente, deberá designarse un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva del representante legal principal. Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal. La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes del mismo, o a un tercero, según sea el caso. En ningún caso, se podrá participar con más de una propuesta, ya sea individualmente, en Consorcio y/o Unión Temporal o como miembro de otro Consorcio o Unión Temporal o presentar propuestas alternativas. En caso de Unión Temporal o Consorcio, sus integrantes deberán señalar los términos y extensión de la participación de cada uno de ellos en la propuesta y la

17 ejecución del contrato. Se admitirán ofertas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales constituidas máximo por dos personas jurídicas Verificación de no inclusión en el boletín de responsables fiscales y antecedentes disciplinarios: Como requisito indispensable para celebrar cualquier tipo de contrato, LA PREVISORA S.A, verificará en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión Temporal, no se encuentre (n) reportado (s) en dicho boletín. Así mismo, se verificará que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o Unión Temporal, no registren sanciones ni inhabilidades vigentes en el Sistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades SIRI de la Procuraduría General de la Nación. 3.2 Capacidad Financiera Para efectos de constatar la capacidad financiera, el proponente deberá presentar el Balance General y el Estado de Resultados con corte a 31 de Diciembre de 2013 con sus notas aclaratorias, firmados por el Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal, si lo tuviere. En el Balance General o en documento anexo firmado por el contador, deberá discriminarse el Activo corriente y el Pasivo Corriente y en el Estado de Resultados discriminar la Utilidad Operacional. Adicionalmente, el proponente deberá anexar fotocopia de las tarjetas profesionales y certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la contratación, correspondientes al contador y revisor fiscal, si lo tuviere, que suscriben los Estados Financieros antes mencionados. En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá allegar la misma documentación y requisitos mencionados. Cuando PREVISORA en desarrollo de la verificación financiera requiera constatar la información del proponente, ésta podrá solicitar los documentos adicionales que considere necesarios para la aclaración de la información, tales como estados financieros dictaminados de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte requerido por PREVISORA. Para participar en el proceso de selección, el proponente deberá cumplir con los siguientes indicadores a 31 de Diciembre de 2013:

18 1. Capital de trabajo (Activo Corriente menos Pasivo Corriente): Mayor o igual al 40% del presupuesto oficial de esta invitación. 2. Total Patrimonio: Mayor o igual al 100% del presupuesto oficial de esta invitación. 3. ROE (Utilidad Neta/Patrimonio Total): Mayor o igual al 5%. 4. ROA (Utilidad Neta/Activo Total): Mayor o igual al 2.7%. 5. Nivel de Endeudamiento (Pasivo Total/Activo Total): Menor o igual al 65% 6. Índice de Liquidez (Activo Corriente/Pasivo Corriente): Mayor o igual 1.1 En caso de que participen consorcios o uniones temporales, se sumarán los rubros contables de cada uno de los participantes, correspondientes a las variables determinantes de cada indicador, ponderados por el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. Si el proponente no acredita la capacidad financiera exigida será rechazado. Nota: En caso que el proponente no presente las notas aclaratorias, fotocopia de las tarjetas profesionales y los certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios, PREVISORA podrá solicitar, según el caso, la presentación de los mismos dentro del término establecido para este efecto, la no presentación será causal de rechazo. 3.3 CAPACIDAD TÉCNICA Capacidad organizacional Experiencia del Proponente El Oferente debe incluir en su cotización mínimo tres (3) y máximo seis (6) certificaciones de contratos ejecutados o en ejecución, celebrados en los últimos cinco (5) años anteriores a la fecha de cierre de la presente invitación. Entre todas las certificaciones adjuntas y que cumplan con los requisitos establecidos se debe evidenciar un tiempo mínimo de dos años en la prestación del servicio y las 7 actividades que se solicitan a continuación: ACTIVIDAD U OBJETO A CERTIFICAR 1 Experiencia en soporte técnico a usuario final a través de una mesa de servicio aplicando el modelo ITIL y soportado por una herramienta certificada PINK ELEPHANT

19 2 Experiencia en mantenimiento preventivo y correctivo de mínimo 500 equipos de cómputo en 10 ciudades capitales de departamentos diferentes a nivel Nacional. 3 Experiencia en gestión y control de activos informáticos. 4 Experiencia en soporte funcional a aplicaciones misionales de: ERP de seguros u otros ERP. 5 Experiencia en soporte técnico y funcional a plataforma de ofimática para mínimo 500 usuarios. 6 Experiencia en soporte y monitoreo a servidores mínimo de 10 servidores. 7- Experiencia en control de licenciamiento y distribución de software Para las certificaciones se requiere que en su contenido cumplan con las siguientes especificaciones: La certificación debe estar a nombre de la Persona Jurídica que presenta la propuesta o en su defecto a nombre de un integrante de la Unión Temporal de la cual haga parte el oferente. La certificación debe estar impresa en papel membreteado de la empresa que la expide. La certificación debe estar firmada y se debe indicar el nombre de quien firma, cargo y teléfono de contacto. La persona que firma debe corresponder al representante legal o el responsable de la ejecución del contrato de la empresa oferente. Fecha de inicio y finalización: Indicar la fecha de inicio y finalización del contrato. Valor del Contrato: Indicar el valor total del contrato y de sus adicionales si los hubiere. Las certificaciones deben venir en pesos colombianos. Actividades: Relacionar las actividades que se realizaron para la prestación del servicio. Las Actividades deben ser similares con lo exigido en lo escrito en la parte inicial de este numeral. Debe relacionar la cantidad de máquinas y usuarios soportados. Calificación: Cada certificación debe presentar una calificación u observación del cumplimiento de los contratos ejecutados por el oferente y debe corresponder a buena o excelente

20 La sumatoria de los valores totales de los contratos relacionados en las certificaciones deben ser de por lo menos el 60% del presupuesto para la presente Invitación ROLES Y PERFILES REQUERIDOS El proponente deberá garantizar que cuenta con mínimo el siguiente equipo de trabajo, el cual deberá cumplir con los siguientes requisitos: ROL N PERFIL MÍNIMO REQUERIDO GERENTE DE PROYECTO (para implementación) COORDINADOR DE MESA DE SERVICIO OPERADORES DE SOPORTE EN SITIO OPERADOR DE MESA DE SERVICIO DE PRIMER NIVEL TECNOLOGIA OPERADOR DE MESA DE SERVICIO - SEGUNDO NIVEL APLICATIVO CORE (ERP SEGUROS) Y OTROS APLICATIVOS OPERADOR DE MESA DE SERVICIO - SEGUNDO NIVEL INFRAESTRUCTURA Ingeniero de Sistemas y/o Electrónico y/o en Telecomunicaciones y/o Industrial o ingenierías Afines. Anexar tarjeta profesional y/o título. Especialista en Gerencia de proyectos o certificado PMP. Anexar título y/o certificación, Ingeniero de Sistemas y/o Electrónico y/o en Telecomunicaciones y/o Industrial o Afines, anexar tarjeta profesional y/o título de profesional y certificado de ITIL Foundation. Título de Formación Técnica o aprobación de 5 semestres de Formación Universitaria Profesional en Ingeniería de Sistemas y/o Administración de informática y/o Ingeniería Electrónica y/o Ingeniería Eléctrica y/o Ingeniería Industrial o Carreras Afines a las mencionadas. Título de Formación Técnica o aprobación de 5 semestres de Formación Universitaria Profesional en Ingeniería de Sistemas y/o Ingeniería Electrónica y/o Ingeniería Eléctrica y/o Ingeniería Industrial y/o Administración de Empresas y/o Economía o Carreras Afines a las mencionadas. Título de Formación Técnica o aprobación de 5 semestres de Formación Universitaria Profesional en Ingeniería de Sistemas y/o Ingeniería Electrónica y/o Ingeniería Eléctrica y/o Ingeniería Industrial y/o Administración de Empresas y/o Economía o Carreras Afines a las mencionadas. Conocimiento en Soporte en el Aplicativo CORE (SISE) y/u otro aplicativo CORE de Seguros Título de Formación Técnica o aprobación de 5 semestres de Formación Universitaria Profesional en Ingeniería de Sistemas y/o Administración de informática y/o Ingeniería Electrónica y/o Ingeniería Eléctrica y/o Ingeniería Industrial o Carreras Afines a las mencionadas. Conocimientos básicos en infraestructura tecnológica (controlador de dominio, correo, servidores, LAN, WAN, entre otros)

21 OPERADOR DE MESA DE SERVICIO PARA MODELOS DE NEGOCIO PRIMER NIVEL OPERADOR DE MESA DE SERVICIO PARA MODELOS DE NEGOCIO SEGUNDO NIVEL 1 1 Título de Formación Técnica o aprobación de 5 semestres de Formación Universitaria Profesional en Ingeniería de Sistemas y/o Ingeniería Electrónica y/o Ingeniería Eléctrica y/o Ingeniería Industrial y/o Administración de Empresas y/o Economía o Carreras Afines a las mencionadas. Conocimiento en Soporte en el Aplicativo CORE (SISE) y/u otro aplicativo CORE de Seguros Título de Formación Técnica o aprobación de 5 semestres de Formación Universitaria Profesional en Ingeniería de Sistemas y/o Ingeniería Electrónica y/o Ingeniería Eléctrica y/o Ingeniería Industrial y/o Administración de Empresas y/o Economía o Carreras Afines a las mencionadas. Conocimiento en Soporte en el Aplicativo CORE (SISE) y/u otro aplicativo CORE de Seguros El oferente debe presentar: Las correspondientes hojas de vida firmadas, del personal que hará parte del equipo de trabajo de acuerdo a los roles anteriormente mencionados para la ejecución del contrato. Copia del título de formación académica y/o certificaciones correspondientes para cada uno de los perfiles presentados. Todos los soportes que evidencien el cumplimiento de los requisitos solicitados. Nota: El número relacionado en el cuadro anterior es sugerido, por tanto LA PREVISORA S.A. no asume responsabilidad en el dimensionamiento de los recursos de personal necesarios para brindar el correcto soporte de las mesas de servicio y su correspondiente cumplimiento de los ANS definidos para la ejecución del Contrato. Adicionalmente todo cambio o adición de personal al equipo de trabajo debe cumplir con las condiciones establecidas anteriormente y deben ser notificadas y aprobadas por LA PREVISORA S.A. Los costos laborales y de ley asociados al recurso humano incluido en la solución están bajo responsabilidad del oferente EXPERIENCIA DEL PERSONAL: El personal requerido deberá contar con la siguiente experiencia: ROL GERENTE DE PROYECTO EXPERIENCIA 3 años de experiencia mínima en: Proyectos relacionados con Mesas de Servicio como gerente ó líder

22 COORDINADOR DE MESA DE SERVICIO SOPORTE EN SITIO OPERADOR DE MESA DE SERVICIO DE PRIMER NIVEL TECNOLOGÍA OPERADOR DE MESA DE SERVICIO - SEGUNDO NIVEL APLICATIVO CORE (ERP SEGUROS) Y OTROS APLICATIVOS OPERADOR DE MESA DE SERVICIO - SEGUNDO NIVEL INFRAESTRUCTURA OPERADOR DE MESA DE SERVICIOPARA MODELOS DE NEGOCIO PRIMER NIVEL OPERADOR DE MESA DE SERVICIO PARA MODELOS DE NEGOCIO SEGUNDO NIVEL 2 años de experiencia mínima en: Proyectos relacionados con Mesas de Servicio en las cuales se apliquen metodología ITIL y soportando soluciones relacionadas con el manejo de ERP Seguros y/o otros ERP, como coordinador o líder de mesa. 2 años de experiencia en el Soporte de infraestructura de equipos de cómputo para usuario final y servidores. 2 años de experiencia mínima en: Soporte de aplicativos y/o Mesas de Servicio. 2 años de experiencia mínima en Mesas de Servicio: Brindando soporte a aplicativos CORE (ERP) de seguros y/o el aplicativo CORE (SISE). 2 años de experiencia mínima en Mesas de Servicio: Brindando soporte a Infraestructura tecnológica (controlador de dominio, Servidores, Correo, Directorio Activo, entre otros). 1 año de experiencia mínima en: Soporte de aplicativos CORE (ERP) de seguros y/o el aplicativo CORE (SISE) 2 años de experiencia mínima en Mesas de Servicio: Brindando soporte a aplicativos CORE (ERP) de seguros y/o el aplicativo CORE (SISE). Para la verificación de la experiencia de los perfiles anteriores, se debe adjuntar las certificaciones por cada perfil expedidas por la empresa a la que le prestó los servicios y/o por parte de la empresa oferente acreditando la experiencia solicitada. Deben cumplir con lo descrito a continuación: 1. Estar impresa en papel membretado de la empresa que la expide. 2. Nombre del contratante. 3. Indicar el objeto contratado. 4. Detallar las actividades y/o funciones ejecutadas durante el desarrollo del contrato. 5. Indicar la fecha de iniciación del contrato. 6. Indicar la fecha de terminación del contrato. 7. Quien expide la certificación, debe indicar en qué calidad (representante legal o responsable de la ejecución del contrato o responsable del área de gestión humana) firma la certificación. 8. Ser expedida y firmada por el representante legal o el responsable de la ejecución del contrato o responsable del área de gestión humana. Se debe adjuntar, con su oferta, los documentos que acrediten la experiencia y los perfiles requeridos para cada cargo.

23 Los costos asociados al recurso humano incluido en la solución están bajo responsabilidad del oferente. NOTA: LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de las certificaciones o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones. En caso de que la aclaración no se entregue en los tiempos predeterminados, se rechazará la propuesta. La propuesta cuyas certificaciones no cumplan con los requerimientos exigidos y en la cantidad mínima exigida será rechazada. CAPÍTULO IV ESPECIFICACIONES OBLIGATORIAS Las condiciones técnicas obligatorias que deben cumplir y ofertar los proponentes, son las siguientes: 4.1. Etapas de la solución de Mesa de Servicio (MESA DE SERVICIOS) El oferente debe realizar un planteamiento inicial de cómo se desarrollara cada etapa para los dos esquemas de Mesa de Servicios, Tecnología y Modelos de Negocio; sin embargo durante la ejecución del contrato se podrán realizar ajustes a estos planes Etapa de transición: El objetivo de la etapa de transición es planear, concertar y ejecutar el traspaso de la ejecución de los servicios objeto de esta contratación del actual contratista que presta los servicios a La Previsora S.A. - Compañía de Seguros al Oferente seleccionado. Adicionalmente durante la etapa de transición se definirá la información de la base de datos de inventario de activos tecnológicos partiendo de la base digital actualizada entregada por el actual proveedor que presta el Servicio. Esta etapa iniciara a partir de la fecha del Acta de aprobación de Garantías y hasta el 30 de Abril de Debe presentar, anexar ó adjuntar el Plan de Transición detallado en su cotización, el cual debe contemplar como mínimo los siguientes aspectos: a. Definición de Roles Operativos: Número de funcionarios asignados a este rol para esta etapa. Funciones que desarrollarán estas personas. Perfil de experiencia y entrenamiento de estas personas. b. Definición de Rol Gerencial: Número de funcionarios asignados a este rol para esta etapa.

24 Funciones que desarrollará esta persona. Perfil de experiencia y entrenamiento de esta persona. c. Información para entrega al contratista seleccionado durante el Plan de Transición: A continuación se describe la información que deberá entregar el actual contratista que presta los servicios a La Previsora S.A. - Compañía de Seguros para posterior entrega al contratista seleccionado: Inventario de equipos de cómputo a nivel nacional, considerando todos los elementos que conforman la infraestructura de TI implícita en la presente contratación a nivel de hardware y software incluyendo equipos propios (usuario final y servidores), rentados y de terceros. Información sobre los terceros con quienes se tiene servicios de mantenimiento, soporte técnico y garantías; tanto a nivel de hardware como de software. Entrega de la tipificación y documentación de los requerimientos o incidentes a atender, tanto a nivel de hardware como de software. Documentación de los niveles de acuerdo de servicio que se aplicarán sobre los requerimientos o incidentes determinados en el ítem anterior. Documentación de los niveles de acuerdo de servicio para los demás servicios. Entrega del histórico de requerimientos, incidentes, problemas, cambios, cmdb y de la base de conocimiento actuales a la nueva herramienta. Documento Descripción de Casos Primer y segundo Nivel en el cual se detallan los casos que debe atender la mesa de servicio y el check list de los datos necesarios para el proceso de diagnóstico inicial de los requerimientos e incidentes ya sea por la mesa de servicio o por los niveles subsiguientes. Información de los: guiones, protocolos, procedimientos e instructivos asociados al servicio que presta la mesa de servicio. Información del inventario de software de Previsora. Otros que pueda requerir el oferente. d. Fases, Metodología y Cronograma: El Oferente deberá relacionar en su propuesta el Cronograma a ejecutar y todo lo relacionado con la metodología a usar tanto en la Fase de Transición como en la Fase de Operación y Cierre, los cuales serán revisados y aprobados en conjunto con Previsora: Fase de Arranque: Descripción de las actividades (entregables, formatos, contingencia, entre otros). Fase Levantamiento De Información: Planeación De La Ejecución Del Servicio (Descripción de las actividades a ejecutar para la prestación del servicio) Fase de Diseño: Descripción de las actividades (entregables, flujos, reportes, entre otros)

25 Fase de Validación: Descripción de las actividades (entregables, indicadores, entre otros) Fase de Implementación: Descripción de las actividades (entregables, entre otros) Metodología del Proceso de la Etapa de Transición Cronograma detallado de la Etapa de Transición (indicar todas las actividades de esta etapa, tiempo estimado de duración de cada una de ellas y fechas aproximadas de su realización) e. Proceso de Gestión de Atención y Resolución de: Requerimientos, incidentes, Problemas, cambios y base de conocimiento. Definición Descripción de las actividades por servicio (entregables, flujos, entre otros) Descripción de Herramientas de gestión y de soporte (Anexar pantallazos) f. Proceso de Gestión de Niveles de Servicio: En la propuesta el contratista deberá describir los procesos de ITIL a implementar y durante la ejecución de la etapa de transición deberá: Definición de ANS Describir las actividades del Proceso (entregables, flujos, formatos, entre otros) Descripción de Herramientas de gestión y de soporte (Anexar pantallazos) g. Proceso de Facturación: Descripción del proceso h. Proceso de Generación de indicadores Definición de la medición de indicadores de: Atención, disponibilidad, telefónicos y de calidad (periodicidad, ejemplos, pantallazos, disponibilidad, flexibilidad, entre otros). Definir el control y seguimiento a las llamadas recibidas durante el horario de la mesa de servicio Definir el control y seguimiento de la información registrada en la base de datos de: tiquetes, conocimiento y CMDB Herramienta de gestión (detalle y pantallazos) i. Proceso de Reportes Descripción del proceso (periodicidad, ejemplos, pantallazos, disponibilidad, flexibilidad, entre otros). Lista de reportes Herramienta de gestión (detalle y pantallazos) j. Proceso de Manejo de Cambios Descripción de las actividades del Proceso (IMACS, entregables, flujos, formatos, entre otros)

26 Herramienta de gestión (detalle y pantallazos) k. Proceso de Satisfacción a Clientes Descripción de las actividades del Proceso (entregables, flujos, formatos, periodicidad, canales, entre otros) Herramienta de gestión (detalle y pantallazos) l. Proceso de Implementación de Otros Servicios Ofrecidos Descripción de las actividades del Proceso (entregables, flujos, formatos, entre otros) Herramienta de gestión (detalle y pantallazos) m. Proceso de Mejoramiento Continuo dentro de la etapa de operación Descripción de las actividades del Proceso (Recursos, entregables, flujos, formatos, entre otros) Herramienta de gestión (detalle y pantallazos) n. Prueba Piloto De Operación (canales de comunicación, plataforma del servicio tanto telefónico como de herramientas de gestión (web)) o. Implementación Base (Implementación de los servicios básicos para el inicio de la operación) La Etapa de Transición NO generará pago del servicio Etapa de Operación: La etapa de operación iniciará a partir del 01 de Mayo de 2014 hasta el 30 de Abril de 2017, en esta etapa el contratista seleccionado prestará directamente el servicio contratado. El oferente debe definir el Plan de Operación detallado que contemple como mínimo los siguientes aspectos: a. Implementación de los procesos de atención de los servicios críticos teniendo en cuenta los ANS. b. Implementación de los procesos de atención de los servicios NO críticos teniendo en cuenta los ANS. c. Implementación de la administración de los demás servicios del alcance del contrato (como son: Monitoreo de servicios, Gestión de Licenciamiento, Gestión de Garantías, Gestión de Activos, etc.) La etapa de Operación contará con una fase inicial de afinamiento que tendrá una duración de máximo dos (2) meses en la cual el Contratista deberá estabilizar la prestación de los servicios y garantizar el cumplimiento de los indicadores, por lo cual durante esta fase no se generarán penalizaciones por incumplimiento.

27 A partir de la etapa de Operación la Previsora realizará los pagos correspondientes a los servicios prestados en la forma indicada en el numeral de forma de pago. Los indicadores deberán medirse a partir del primer mes de la Operación sin embargo si hubiere lugar a penalizaciones, estas se cobrarán solo a partir del tercer mes Etapa de Cierre: La etapa de cierre se desarrollara durante los dos (2) últimos meses de la etapa operativa. El objetivo de la etapa de cierre es la entrega de la responsabilidad del desarrollo y ejecución de los servicios objeto de esta contratación por parte del oferente a La Previsora S.A Cía. de Seguros o a quien esta última designe, siguiendo una metodología que minimice el impacto en las operaciones normales de La Previsora S.A Cia de Seguros. Durante esta etapa, el oferente debe seguir ejecutando cabalmente el plan definido para la Etapa de Operación. El oferente debe definir el Plan de Cierre detallado que contemple los siguientes aspectos: a. Definición de Roles Operativos Número de funcionarios asignados a este rol para esta etapa. Funciones que desarrollarán estas personas Perfil de experiencia y entrenamiento de estas personas Funciones que desarrollarán b. Definición de Rol Gerencial Número de funcionarios asignados a este rol para esta etapa. Funciones que desarrollará esta persona Perfil de experiencia y entrenamiento de esta persona c. Plan de Cierre Descripción de las actividades (diseño del plan, entregables, formatos, cronograma, entre otros) d. Fase de Validación del cierre y entrega Descripción de las actividades (entregables, indicadores, entre otros) e. Fase de Implementación de la etapa de cierre Descripción de las actividades (entregables, entre otros) f. Reportes de la etapa de cierre g. Documentación entregada y medio h. Proceso de Entrega de Información (CMDB) i. Proceso de Entrega de Procedimientos