Informatización completa de un gran hospital. Dra. Carmen Martínez de Pancorbo González Directora Gerente Hospital Universitario 12 de Octubre Madrid

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1 Informatización completa de un gran hospital Dra. Carmen Martínez de Pancorbo González Directora Gerente Hospital Universitario 12 de Octubre Madrid

2 Proyecto de implantación de la Historia Clínica electrónica Hospital Universitario 12 de Octubre

3 Enfoque Funcional Premisa del Proyecto CONSTRUIR SOBRE LO EXISTENTE Funcionalidad clínica Estación de Trabajo Clínica Gestor de Peticiones Prescripción Farmacológica Historia Clínica Electrónica HP-HCIS Enfermería (Gacela) Integración Farmacia (Dominion TI) HP-HIS.1 Funcionalidad administrativa Admisión de Hospitalización Admisión de Urgencias Consultas Externas Quirófanos Archivo de HC y Codificación CMA y HDD Hemodinámica (Philips) RIS/PACS (Indra/Philips) Urgencias (Indra) Laboratorio (Roche; Izasa; Soria Melguizo) APA, Hemodinámica Ecocardio, Hemodialisis Endoscopias

4 AÑO 2010: Digitalización de las Historias Clínicas activas existentes en el Hospital. Selección del contenido clínico, digitalización e integración en HCE. Definición de las necesidades de documentación clínica electrónica, a partir de la previamente existente. Diseño/desarrollo de formularios por Servicio/Área funcional: Formularios generales de HC Formularios monográficos de HC Escalas Formularios de peticiones

5 AÑO 2011: Implantación del Gestor de Peticiones Revisión de circuitos y diseño de formularios de petición electrónica de pruebas diagnósticas para: Servicios Centrales Radiodiagnóstico Laboratorios Banco de Sangre Anatomía Patológica Servicios Clínicos Cardiología Digestivo Neumología Revisión de circuitos de petición electrónica de interconsultas entre especialidades: Ámbitos asistenciales Hospitalización Consulta externa

6 AÑO 2012: Criterios para la ordenación de la información clínica y de los flujos asistenciales en la HCE. Procesos asistenciales por Servicio Procesos compartidos entre especialidades Procesos horizontales Integración de aplicaciones con HCE HCE departamental de Urgencias (INDRA) con HCE (HP) Petición electrónica de Atención Primaria (AP-Madrid) Diseño del Plan de Formación Continuada HCE

7 Formación Continuada P1: Introducción al funcionamiento de la HCE P2: Gestión de la información clínica en la HCE P3: Manejo avanzado de la HCE Otras actividades de formación Formación regular año 2012 Selección y formación del GRUPO DE TUTORES (15) Programa P3: Manejo avanzado de la HCE Formación del GRUPO DE REFERENTES (135) Programa P2: Gestión de la información clínica en la HCE Formación de MIR (PLAN DE ACOGIDA) Programa P1: Introducción al funcionamiento de la HCE

8 Plan de mejora de comunicaciones, infraestructuras y plataforma tecnológica.

9 AÑO 2013: 1.CAMBIO DE VERSIÓN HP- HCIS 2.IMPLANTACIÓN DE LA PRESCRIPCIÓN ELECTRÓNICA 3.IMPLANTACIÓN DEL MÓDULO DE CUIDADOS DE ENFERMERÍA COMUNICACIÓN FORMACIÓN IMPLANTACIÓN

10 ACTUALIZACIÓN DE VERSIÓN: HP-HCIS 3.10 Configuración Funcional: Mejoras en el Registro de Alergias Mejoras en el Registro de Hábitos Mejoras en el Gestor de Peticiones Nueva Pantalla Resumen de HC Nueva Pantalla Listado de problemas Nueva Pantalla Pase de visita Genéricos Monográficos Formularios Escalas/Registros Peticiones médicas Pantallas HCE especialidades 40 Pantallas patologías concretas 100 Pantalla Resumen Historia Clínica 4 Pantalla Pase de Visita Hospitalización 2

11 Pantallas / Formularios por Servicio y Proceso Clínico

12 Pantallas / Formularios por Servicio y Proceso Clínico

13 Nueva pantalla Listado de Problemas

14 Nueva pantalla Pase de Visita

15 Nueva pantalla Pase de Visita

16 Nueva pantalla Resumen HC

17 Pruebas de LAB no incluidas en catálogo del Hospital

18 Altas Hospitalarias

19

20 ALERTAS

21 2. MÓDULO DE PRESCRIPCIÓN-ADMINISTRACIÓN

22 2. MÓDULO DE PRESCRIPCIÓN-ADMINISTRACIÓN

23 2. MÓDULO DE PRESCRIPCIÓN-ADMINISTRACIÓN TAREAS: Integración HCIS SI departamental Farmacia (Farmatools) Integración Vademecum-Farmatools-HCIS Integración Prescripción Urgencias - HCIS Desarrollo de los requerimientos en HCIS-Prescripción Grupo funcional de desarrollo Farmacia Urgencias Servicios Clínicos Enfermería Informática Hewlett-Packard Indra Dirección

24 3. MÓDULO DE CUIDADOS DE ENFERMERÍA

25 3. MÓDULO DE CUIDADOS DE ENFERMERÍA Integrar el cuidado enfermero en la Historia Clínica única del paciente con el modelo de interrelación NANDA, NOC, NIC. DESARROLLAR JUNTO CON HP LA APLICACIÓN INFORMATICA. ELABORAR E IMPLEMENTAR NUESTRA PROPIA BASE DE CONOCIMIENTO HISTORIA CLINICA ELECTRÓNICA HOSPITAL 12 OCTUBRE

26 3. MÓDULO DE CUIDADOS DE ENFERMERÍA COMITÉ COORDINADOR PROYECTO (10) PLANES DE CUIDADOS ESTANDA. (5) INFORME DE ENFERMERIA AL ALTA (3) HOJA DE VALORACIÓN DE ENFERMERIA AL INGRESO.(3) REGISTROS ESPECIALES(12) PRESCRIPCIÓN ELECTRÓNICA(50) HOSP. MEDICA (26) HOSP. QUIRURGICA (25). HOSP MATERNO- INFANTIL (20) HOSPITAL RAMON Y CAJAL

27 COMUNICACIÓN FORMACIÓN IMPLANTACIÓN

28 COMUNICACIÓN FORMACIÓN IMPLANTACIÓN COMUNICACIÓN SESIONES INFORMATIVAS SALÓN DE ACTOS - DIRECCIÓN 19 Sep 20 Sep 27 Sep 4 Oct. Jefes Servicio Médico. Supervisores Área Funcional Supervisores Unidad Referentes médicos HCE Profesionales Sanitarios.

29 FORMACIÓN SUPERVISORES REFERENTES Y FORMADORES FORMACIÓN: 24 SEPTIEMBRE - 4 DE OCTUBRE - SUPERVISORES REFERENTES: 31 - SUPERVISORES FORMADORES: 7 CURSOS (3) Duración: 3 días (15 horas)

30 FORMACIÓN ENFERMERAS Y AUXILIARES ENF. 603 ENFERMERAS 440 AUXILIARES CURSOS (36) Duración: 1 día (5 horas) CURSOS (36) Duración: 1 día (2 horas) 72 CURSOS FORMACIÓN 8 OCTUBRE 4 DICIEMBRE

31 FORMACIÓN FACULTATIVOS 43 SESIONES DE FORMACIÓN 8 Octubre 4 Diciembre 100 FACULTATIVOS REFERENTES CURSOS (5) Duración: 6 horas 788 FACULTATIVOS CURSOS (38) Duración: 4 horas

32 APOYO A LA FORMACIÓN PARA REFERENTES: ENTORNO DE PRUEBAS Y TELÉFONO CONSULTA

33 PTA. SERVICIO Nº DE CAMAS PRESCRIPCIÓN / ADMINISTRACIÓN PRESCRIPCIÓN EN PROCESO SI SI UNIDADES ENFERMERIA IMPLANTACIÓN % 89,15 10,85

34 SEGUIMIENTO IMPLANTACIÓN MÓDULO CUIDADOS ENFERMERÍA COMISION DE SEGUIMIENTO Directora de enfermería Subdirectora Enfermería SAF del Área hospitalización médica SAF del Área de hospitalización quirúrgica SAF del Área de hospitalización materno-infantil SAF de Calidad SAF de Investigación, Desarrollo y Innovación Supervisora Procesos y Sistematización de Cuidados Supervisores Formadores

35 Plan de Contingencia HCE

36 LINEAS DE ACTUACIÓN 2014 COMUNICACIONES, INFRAESTRUCTURAS Y PLATAFORMA TECNOLÓGICA AUDITORÍAS TECNOLÓGICAS Y DE EQUIPAMIENTO CIERRE DEFINITIVO CPD ANTIGUO. DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y PROTECCIÓN DE DATOS HP-HCIS GESTOR DE PETICIONES PRESCRIPCIÓN /ADMINISTRACIÓN INTEGRACIONES APLICACIONES DEPARTAMENTALES ALERTAS RADIODIAGNÓSTICO (CAMBIO DE RIS) MIGRACIÓN HIS1 A HCIS-GESTIÓN DE PACIENTES MÓDULO HCIS - URGENCIAS

37 INTEGRACIÓN ONCOFARM - HCE

38 INTEGRACIÓN ONCOFARM - HCE

39 INTEGRACIÓN ENDOBASE - HCE

40 INTEGRACIÓN MONITORES DE CONSTANTES A LA HCE Integración automática en la HCE de la toma de constantes tras la lectura de la pulsera identificativa del paciente Adquisición de nuevos monitores de lectura: 32 Adecuación de los monitores existentes:30

41 Integración en la HCE de un Sistema de Alerta Precoz Infantil

42 GESTIÓN DE COMITÉS DE TUMORES EN HCE

43 GESTIÓN DE COMITÉS DE TUMORES EN HCE

44 GESTIÓN DE COMITÉS DE TUMORES EN HCE

45 PROYECTO FIRMA BIOMÉTRICA

46 PROYECTO PROCESOS DE CONTROL DE MATERIAL IMPLANTABLE OBJETIVO: Garantizar la seguridad del paciente que va a ser sometido a cirugía en el BQ, en relación a la trazabilidad de todo el proceso logístico de implantación de material quirúrgico. Grupo de trabajo. Octubre 2014

47 ESTÁNDARES TÉCNICOS (funcionales y semánticos) elementos estratégicos para la planificación, diseño, implantación y mantenimiento de los sistemas de información sanitarios.

48 EL CAMINO HACIA LA NORMALIZACIÓN PRUEBAS 6 SERVICIOS CLÍNICOS CATÁLOGO DE PRUEBAS DE LABORATORIO EXPLOTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXPLOTACIÓN DEL CONOCIMIENTO

49 OBJETIVO HIMSS Preparación documentación Dirección Hospital. Dirección General Sistemas Información Sanitaria. Servicio Informática. HP Proveedores. Servicio Medicina Interna. Servicio Farmacia. Servicio Radiología. Servicio Análisis Clínicos. Enfermería.

50 El objetivo ORGANIZACIÓN + TECNOLOGÍA atención sanitaria integral y segura cooperación entre disciplinas gestión compartida del conocimiento atención continuada de los procesos cohesión del conjunto de la organización máxima rentabilidad de las actuaciones sanitarias Visión integral y transversal a la hora de afrontar los problemas de salud. IMPLANTACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA

51 IMPLANTACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA Factor crítico: Impacto tecnológico Tecnología consolidada Red de comunicaciones Equipamiento informático Aplicaciones Capacidad de integración de las soluciones Inventario de aplicaciones

52 IMPLANTACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA Plan de actuación para la mejora de los Sistemas de Información del Hospital Objetivo: disponer de la infraestructura tecnológica suficiente para soportar el sistema y poderlo evolucionar a corto y medio plazo. Rediseño, mantenimiento y monitorización de la red local. Dimensionamiento de la plataforma de almacenamiento y procesamiento de datos. Monitorización de servidores. Simplificación y automatización de las tareas de almacenamiento y gestión de copias de seguridad. Migración de las aplicaciones a entorno virtual. Adaptación del CPD del Hospital. Auditorías de equipamiento y tecnología Constitución del equipo técnico

53 IMPLANTACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA Factor crítico: Elementos organizativos Cambios en la organización del trabajo: Revisión y rediseño de procesos Definición de nuevas funciones Gestión de la transición Sistemas de seguimiento y evaluación Coordinación interna: Alianza estratégica con el proveedor. Creación de equipos funcionales de trabajo. Creación de la figura de referente médico y de enfermería.

54 IMPLANTACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA Facultativos Responsables Proyecto de HCE Designados por el Jefe de Servicio 2 ó 3 por Servicio, según tamaño. Aportan la visión del Servicio al diseño de la HCE Interlocutores del Servicio con el Equipo de Implantación Formación específica en la utilización de la HCE. Formadores del resto de sus compañeros de Servicio. Su implicación es clave para el éxito del proyecto.

55 IMPLANTACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA Factor crítico: Impacto cultural Conseguir aliados Convencer a los escépticos Fijar objetivos Transformar la organización Generar confianza PLANIFICACIÓN DEL CAMBIO

56 Elementos clave del proceso de cambio: Construir un proceso participativo Marcar la hoja de ruta Liderar el proyecto desde la Dirección Gerencia Establecer una estrategia de comunicación permanente Formación, formación y formación Realizar un seguimiento estricto y detallado del proyecto Elaborar un plan de gestión de riesgos Desarrollar y desplegar los planes de contingencia Formar grupos líderes para el proceso de implantación Planificación y control riguroso de los procesos de migración Analizar el impacto sobre la actividad IMPLANTACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA Dotar al proyecto de los recursos económicos necesarios: elaboración de un plan de financiación. COORDINACIÓN, GESTIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROCESO DE CAMBIO

57 IMPLANTACIÓN DE LA HISTORIA CLÍNICA ELECTRÓNICA CONCLUSIONES Es un proyecto complicado y costoso Requiere mucho esfuerzo Precisa de liderazgo y de la implicación de todos Las transiciones son siempre complejas Hay que soportar tensiones y conflictos Hay que asumir riesgos Hay que hacer también concesiones Es clave la decisión respecto al propio proceso de implantación Hay que tomar muchas decisiones antes y durante el proceso ES UN RETO PARA EL QUE HAY QUE PREPARARSE!!!

58 Informatización completa de un gran hospital Dra. Carmen Martínez de Pancorbo González Directora Gerente Hospital Universitario 12 de Octubre, Madrid. Muchas gracias. 11/20/2014

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