SOCINFO 2014, Bilbo. Reinventando IZFE, S.A.

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1 SOCINFO 2014, Bilbo Reinventando IZFE, S.A.

2 Por qué un Plan Estratégico? Presupuestos descentralizados Falta de visión transversal Ineficiencia en la generación y uso de soluciones tecnológicas Demanda fragmentada y desigual Descentralización TIC DEFINIR UNA NUEVA ESTRATEGIA PARA IZFE Elevado nº de proveedores Alta dependencia de algunos proveedores Dificultad para obtener una economía de escala Alta dispersión de proveedores Organización basada en la operación Riesgo en la operativa del día a día Necesidad de renovación tecnológica Dificultad para asimilar nuevas tecnologías Poca inversión = poca innovación Obsolescencia tecnológica Misma organización que hace más de 10 años Organización ligada a servicios actuales Con dificultades para alinearse a los nuevos retos Ausencia de escenarios de destino en un entorno de incertidumbre tecnológica Planificación deficiente de la demanda

3 Salto al tercer estadio ESTADIO 2: Conocer el negocio aportando/liderando la innovación tecnológica para mejorar la operativa con la que se prestan los servicios. ESTADIO 1: Mecanización de procesos para hacer uso eficaz y eficiente de los recursos para alcanzar objetivos operativos. ESTADIO 3: Formar parte de la estrategia de negocio de sus clientes como palanca para la reinvención de la administración y de la interacción con la ciudadanía. Generación de nuevos servicios y nuevo conocimiento desde las nuevas tecnologías. Hacer que las TI pasen de ser consideradas un coste a aportar valor a la organización

4 Proceso de trabajo Abierto y participativo Adecuar la reflexión estratégica a las necesidades y expectativas de los clientes Poner en valor el conocimiento y experiencia de los profesionales de IZFE Amplio alcance Sin dar nada por supuesto en la organización y formas de trabajo actuales Buscando el mejor posicionamiento de IZFE Ofrecer un mayor valor a los clientes y que estos lo perciban así. Liderazgo Con la máxima implicación de la dirección Orientación a la acción Concretar un plan que evidencie la nueva propuesta estratégica

5 Propuesta para una Reflexión DEBILIDADES FORTALEZAS PROPUESTA PARA UNA REFLEXION AMENAZAS OPORTUNIDADES

6 LOS CINCO PILARES Los profesionales, su conocimiento, rigor y su implicación y espíritu de servicio son el elemento nuclear del éxito de IZFE. Actuaciones encaminadas a su reconocimiento, cualificación y actualización, manteniendo su implicación y reforzando la confianza generada en el cliente serán adecuadas. La comunicación como actividad principal es una de las actividades necesarias para obviar las sensaciones de oscuridad e incluso de caros con las que se pueda percibir a IZFE. Protocolos orientados a los cambios de legislatura y de interlocutores serán necesarios así como una constante dinámica de seguimiento y relación con los cargos en Ayuntamientos y DFG. COMUNICACIÓN / INTERLOCUCION PROFESIONALES GESTION DE PROYECTOS La dirección de proyectos desde el origen de la definición de las necesidades, la cultura de planificación de actuaciones incluso en las labores de mantenimiento es una de las demandas más claras tanto para aquellas actuaciones desarrolladas con recursos propios como en proyectos llave en mano. NUEVA CULTURA DE GESTION AYUNTAMIENTOS Los profesionales de IZFE tienen que ser conscientes de su potencial papel privilegiado en la prestación de servicios TIC a las administraciones de Gipuzkoa y, especialmente a la DFG. Ello supone dinámicas proactivas e iniciativas a todos los niveles de responsabilidad, no sólo a nivel de la Dirección General, si bien el estilo y liderazgo marcado por ésta será fundamental para la consolidación de una nueva cultura. El ámbito municipal es un área de potencial desarrollo de IZFE de manera que coadyuve al desarrollo del conjunto del territorio amén de fidelizar aún más a los ayuntamientos de Gipuzkoa ajustando su oferta de servicios a las necesidades de éstos. En ocasiones será precisa la involucración activa de los órganos competentes de la DFG.

7 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Desarrollar la cualificación de los profesionales de IZFE reforzando su implicación en el servicio y sus niveles de motivación. Contar con recursos, actuaciones y procesos sistemáticos en orden a hacer de IZFE una organización transparente y cercana para sus clientes. COMUNICACIÓN / INTERLOCUCION DEFINICION Y DIRECCION DE PROYECTOS PROFESIONALES NUEVA CULTURA DE GESTION AYUNTAMIENTO Transformar el funcionamiento de IZFE en todos los niveles de la organización de manera que cuente con flexibilidad y capacidad de respuesta a las necesidades de sus clientes y capacidad de adecuación a los cambios y tendencias en materia TIC, todo ello manteniendo la solvencia y el rigor de las soluciones propio de IZFE. Definir y mejorar las prácticas de dirección de proyectos en clave de rentabilidad, adecuación a la naturaleza del servicio demandado, la urgencia del mismo, así como a los contenidos y equipos de proyecto en cada caso. Impulsar y adecuar la oferta de servicios de IZFE a los Ayuntamientos de Gipuzkoa.

8 LÍNEAS ESTRATÉGICAS Incorporar un técnico de gestión de personas. Definir carrera Profesional Sistematizar el reconocimiento Proceso estructurado de Formación (desde las estrategias tecnológicas). Dotarse de recursos singularmente orientados a la comunicación y relación estable con sus clientes. Implicación activa de la Dirección General en la Responsabilidad de comunicación. Poner en marcha un protocolo de cambio de legislatura COMUNICACIÓN / INTERLOCUCION PROFESIONALES GESTION DE PROYECTOS NUEVA CULTURA DE GESTION AYUNTAMIENTOS Implantar un proceso de gestión del conocimiento. Proceso de vigilancia tecnológica. Enfoque transversal de las soluciones IZFE Asesor Tecnológico Alinear las ofertas de Servicios con la estrategia de sus clientes. Implantar una nueva organización alineada con la estrategia. Reformular los procesos de planificación y seguimiento Mejora del proceso de definición y captura de requerimientos (aportar soluciones, no sólo aplicaciones informáticas). Mejorar los contenidos y materiales formativos a usuarios. Reformular los servicios a Ayuntamientos Promover una oferta específica de soluciones y asesoramiento en el ámbito municipal. Cohesión Territorial.

9 AVANCES Nueva organización Gestión de los relevos Mapa de aptitudes Plan de Formación Incorporación del Responsable de comunicación Constitución comisión IKT en DFG Nueva comisión IKT en Ayuntamientos Puesta en marcha del comité de coordinación y comités de aplicativos Nuevos canales de interlocución interna Publicación en Intranet CRM de clientes PROFESIONALES COMUNICACIÓN / INTERLOCUCION NUEVA CULTURA DE GESTION AYUNTAMIENTOS Puesta en marcha proceso innovación y vigilancia tecnológica. IZFE asesor tecnológico de sus clientes Comisiones departamentales para las ofertas de Servicios. Apoyo a la puesta en marcha del comité transversal DFG CRM de proveedores GESTION DE PROYECTOS Auditoría y plan de mejora de procesos de gestión de proyectos, gestión de configuración, etc. Nuevos métodos de definición y captura de requerimientos. Implantación de KANBAN en grupos de trabajo de IZFE Comisión para la elaboración de contenidos y materiales formativos a usuarios. Implantación de los procesos de ITIL/ISO (Fase I) Nuevo responsable del Proyecto Ayuntamientos Nueva oferta de soluciones y asesoramiento. DFG para asegurar cohesión Territorial. Alineación de ayudas para servicios de IKT ayuntamientos con la estrategia del proyecto IZFE-UDALAK

10 Nueva cultura Servicio ITIL/ISO Gestión de peticiones Gestión de incidencias Gestión de problemas y cambios CMDB Avisos de parada Catálogo de servicios Gestión de proyectos de las áreas técnicas Innovación Desarrollo Agentes tecnológicos Empresas Centros tecnológicos Organismos Universidad, etc. Proyectos I+D+i Consolidación Webs Framework Gestión de proveedores CMMI, SCRUM, Kanban Mejora de procesos (gestión de proyectos, de requisitos y de configuración; medición y análisis) Rotaciones para fijar el conocimiento Gestión del cambio

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