COMPANY PROFILE 2015

Transcripción

1 BTC COMPANY PROFILE 2015

2 HISTORIA TRANSGLOBAL S.A. nació en Barcelona hace ya más de 40 años de la mano del Sr. Octavio Viñes Morros. Pionero y emprendedor donde los haya en un momento en el que apenas existía información de muchos destinos, superó las limitaciones en el transporte existentes y transgredió fronteras con el ánimo de acercar culturas lejanas a sus incipientes clientes. Profesionalidad y dedicación han sido los ejes en los que ha basado la prestación de sus servicios y con los años se ha convertido en referente de un sector que por aquel entonces empezaba a despuntar. Años más tarde y con amplia experiencia acumulada, la agencia encontró su particular hueco en el mercado especializándose en el servicio a empresas y en la organización de los primeros incentivos en los cinco continentes que recibían muchos de los países de este planeta. Hoy en día, después de un pasado innovador, creativo, arriesgado y vocacional, la empresa ha pasado a manos de la 2ª generación, lo cual habla positivamente de la solidez y compromiso del creador de esta apasionante historia. TRANSGLOBAL S.A. aborda el presente y el futuro aprovechándose de esta experiencia mientras se apoya en nuevos recursos tecnológicos para continuar fieles al compromiso de servir a todos nuestros clientes con dedicación, profesionalidad, agilidad y máxima especialización. Aportando valor en el mundo de los viajes

3 CARACTERÍSTICAS GENERALES Viajes Transglobal ha sido desde su fundación en 1973, una empresa familiar dirigida de manera atenta y dedicada por su creador, Octavio Viñes Morros. En sus 41 años de vida nuestra agencia se distingue por los siguientes valores: / DEDICACIÓN ESMERADA A SU CLIENTELA Tanto corporativa como particular. / NOTABLE FIDELIDAD A LA EMPRESA Por parte de los directores de departamento y mandos intermedios. / CONTINUOS INCREMENTOS EN LA FACTURACIÓN Hasta alcanzar el record de 27 millones de euros en el año / SÓLIDEZ Y SOLVENCIA FINANCIERA Amplias reservas voluntarias sin necesidad de pool bancario (8/10 en Scoring). / EXHAUSTIVO SEGUIMIENTO DE LOS VIAJES DE NUESTROS CLIENTES / ALTO GRADO DE FIDELIDAD Y SATISFACCIÓN / CONTÍNUA NEGOCIACIÓN CON PROVEEDORES En beneficio de nuestros clientes. / ORIENTACIÓN CLARAMENTE COMERCIAL

4 NUESTRA ESTRATEGIA Con motivo de la jubilación del fundador y el traspaso de la gestión a la segunda generación, Viajes Transglobal mantiene lo bueno y mejor de sus orígenes y desarrolla una estrategia orientada a la profesionalización de la empresa. La nueva estrategia nos lleva a: ESPECIALIZACIÓN Distinguiendo las tres áreas de negocio en las que desarrollamos nuestra actividad. DIFERENCIACIÓN Aportando valor en las tres áreas mencionadas: BTC, MICE y Gran Viaje.

5 BTC Business Travel Centre» Contínua inversión en tecnología» Mejora de los informes financieros» Máxima competitividad en tarifas por gestión Próximamente: Ventajas: Imagen Ventajas competitivas Crecimiento Presencia internacional Diferenciación competitiva Soporte profesional y tecnológico MICE&DMC Meetings, Incentives, Congresses and events» Laboratorio de ideas propio» Desarrollo de contenidos específicos» Servicios ON TOUR GRAN VIAJE Viajes a medida y en grupo» Elaboración de rutas a medida» Desarrollo de contenidos específicos por áreas: Viajes RSC Túnel del Tiempo. Challenge & Expeditions Insight journeys. Para completar esta introducción, destacamos la pertenencia de VIAJES TRANSGLOBAL al grupo de gestión TRAVEL ADVISORS y a ACAVE, Asociación Catalana de Agencias de Viajes. Desde ambos lobbys, además de representación frente a organismos oficiales, obtenemos beneficios que revertimos a nuestros clientes gracias a la aglutinación de la capacidad de compra de todos los asociados. Otras acciones que se desarrollan desde dichas asociaciones son planes de formación, desarrollo en nuevas tecnologías

6 TRANSGLOBAL en DATOS OFICINAS PRINCIPALES / BARCELONA * Roger de Llúria, Barcelona / MADRID * Luisa Fernanda, Madrid * Locales en propiedad FACTURACIÓN ANUAL MILLONES DE EUROS 71% 5% 24% / BTC / MICE / GRAN VIAJE

7 NÚMERO DE EMPLEADOS / BARCELONA BTC: 9 personas MICE: 8 personas Gran Viaje: 3 personas Comercial: 3 personas Marketing y IT: 4 personas Administración y finanzas: 4 personas / MADRID BTC: 3 personas GRAN VIAJE: 1 persona 35 / TOTAL EMPLEADOS: (estando 3 personas aportando a varios departamentos)

8 PORTFOLIO de CLIENTES VIAJES TRANSGLOBAL posee una especial idiosincrasia, donde confluyen características como el tamaño propio de la empresa, la flexibilidad y capacidad de adaptación a los requerimientos de los clientes hace que sea capaz de captar, servir y mantener perfiles de empresas heterogéneos gracias al compromiso del equipo humano y la experiencia y profesionalidad acumulada a través de los años. Los sectores-áreas a los que prestamos servicios podrían enmarcarse en: / ALTA DIRECCIÓN - PRESIDENCIA / MULTINACIONALES DE DISTINTOS SECTORES / BUFETES DE ABOGADOS / PYMES NACIONALES / EMPRESAS DEL SECTOR EXPORT / ASOCIACIONES DEPORTIVAS, SOCIALES Y CULTURALES / CLUBES DEPORTIVOS / ORGANISMOS OFICIALES / ONG / EMPRESAS DE COMUNICACIÓN, CONSUMO Y AUTOMOCIÓN

9 CONFÍAN EN NOSOTROS: / ALLIANZ / GENERALI / FUNDACIÓ CLÍNIC / VILEDA / FREIXENET / PUIG S.L (Presidencia y alta dirección) / REAL CLUB DE POLO / CÍRCULO ECUESTRE / CERCLE D ECONOMIA / EUROFRED / PRENATAL / NEW YORKER / IL.LUSTRE COL.LEGI D ADVOCATS / AKAMON / ROUSAUD COSTAS DURAN / ECOLAB / PIMEC / SUPPLY NEXUS / QUALITY ESPRESSO / RAJAPACK / TEVA API INTERNATIONAL / GROUPE SEB IBERICA / AMEC / HOSPITAL PLATO / AUTOLICA / EGARSAT / APPLE TREE COMMUNICATIONS / DERETIL / ORO VIVO / AMPLIFON IBÉRICA / NATURHOUSE / DERETIL / MIQUEL RIUS / NER-TOR S.A. / TEVA / CLUB DEPORTIVO TERRASSA / MUTUALIDAD DE LA ABOGACÍA

10 EQUIPO de SERVICIO TRANSGLOBAL se distingue por su constante compromiso por la formación de sus trabajadores que garantiza perdurables cuotas de fidelidad y efectividad entre nuestros clientes. Además de la apuesta contínua por la formación, nuestro equipo atesora un gran conocimiento del sector gracias a la experiencia acumulada en los años de servicio al mundo del viaje corporativo ejerciendo personalizadamente como verdaderos consultores en busca de la mejor opción. Basamos el éxito logrado en la fidelidad de nuestros clientes gracias a una consultoría apoyada en el trabajo en equipo, en el conocimiento de los mejores programas de distribución on line y en un amplio portfolio de cursos promovidos por distintos players de nuestro sector que aprovechamos para alcanzar la excelencia en la intermediación. Atención disponible también en inglés.

11 ATENCIÓN aclientes A TU LADO! Nuestro horario de atención en la oficina central de Barcelona es de AM a PM, doce horas de servicio personalizado de lunes a viernes. En la oficina de Madrid de 9 a 19:30H. HORARIOS DE ATENCIÓN / OFICINAS Roger de Llúria, BARCELONA De 8 a 20H (Ininterrumpídamente) Luisa Fernanda, 7 - MADRID De 9 a 19:30H (Ininterrumpídamente) Además, a partir del 1 de enero de 2015, dispondrás de manera permanente en nuestra web de un link a una encuesta de satisfacción y calidad que evaluará el servicio prestado. Sin duda, la manera de crecer profesionalmente más cercana a tus necesidades.

12 24 HORAS Junto a ti en la resolución de cualquier tipo de problema originado en tu desplazamiento por motivos laborales. Para acabar de cubrir las necesidades de nuestros clientes más allá de nuestro horario de apertura y prestación de servicio, ofrecemos un SERVICIO 24 HORAS PERSONALIZADO desde el que prestamos el siguiente apoyo: / INFORMACIÓN _Vuelos _Trenes _Hoteles _Coches de alquiler / NUEVAS RESERVAS / CANCELACIÓN Y CAMBIOS DE RESERVAS / EMISIÓN Y REEMISION DE BILLETES / DISPONIBLE EN INGLÉS

13 TECNOLOGÍA AMADEUS E-TRAVEL MANAGEMENT MIRANDO AL FUTURO VIAJES TRANSGLOBAL ha puesto especial énfasis en la inversión tecnológica en esta nueva etapa y después de haber estado probando diferentes herramientas desde su irrupción en el mercado hace diez años, y con el fin de ofrecer siempre lo más fiable y eficiente, ha realizado una apuesta clara por la mejor herramienta que en la actualidad existe en el mercado, la Amadeus e-travel Management (AeTM). El personal de Viajes Transglobal cuenta con una dilatada experiencia en la gestión de viajes a través de herramientas de autoreserva (8 años trabajando con Pursuit de Travelloop) y con un conocimiento experto de la industria desde la propia Dirección General que le permite asesorar de manera efectiva a sus clientes. Qué es la AeTM? AeTM es la herramienta de auto-reserva a través de la cual los empleados pueden hacer sus propias reservas siguiendo las políticas de viajes de la compañía y sus acuerdos con proveedores preferenciales. A través de un proceso automatizado pueden planificar y reservar el itinerario completo del viaje, desde cualquier lugar y en cualquier momento, vía Internet, accediendo a la disponibilidad de reservas aéreas (GDS y Low Cost), de Renfe, de alojamiento o de alquiler de vehículos. La aplicación sincroniza automáticamente, los perfiles de clientes entre el sistema Amadeus y el sistema de TRANSGLOBAL permitiendo a los usuarios introducir sus datos a través de un registro único y así acceder a sus preferencias, programas de fidelización y requerimientos especiales. Asimismo, permite integrar contenido de terceros, poniendo a disposición de los empleados todas las tarifas en una única pantalla.

14 Beneficios clave / Rápida implementación. Viajes Transglobal puede reducir la implementación a 6 meses. / Autonomía para los usuarios. / Seguridad. / Liderazgo tecnológico en el sector. / Integración de Renfe con la tarifa negociada. / Multidioma. / Ahorro de costes a corto y a largo plazo. / Corporaciones en todo el mundo utilizan Amadeus e-travel Management. / 3 Releases anuales, que contienen evoluciones de la herramienta. / Siempre disponible, de forma totalmente gratuita, la última versión disponible de la herramienta. / Adaptación a las necesidades locales de cada mercado:» Descuento de Residente en España, RENFE, Puente Aéreo

15 +VENTAJAS AeTM PROCESOS SIMPLES PARA LOS VIAJEROS Accesos simplificados a los servicios de viaje alineados con la política de la compañía; precio máximo, clases de tarifa, tipo de cabina, categoría de alojamiento, días de antelación de compra, proveedores preferentes, tarifas negociadas y un sinfín de posibilidades más.» Sencilla comparativa de resultados de vuelos incluyendo compañías de bajo coste en Single View.» Medición de la emisión de carbono gracias al indicador de CO2.» Rápido y eficiente acceso a contenido relevante de Hoteles. INCREMENTO DE LA EFICIENCIA» Simplificación de los procesos de viaje incluyendo integración transparente para el usuario entre las plataformas de RRHH, financiero, gastos y gestión de viajes.» Agilización de las reservas por medio de plantillas.» Condiciones de las tarifas simplificadas gracias a Mini Rules. CONTROL DE LOS GASTOS DE VIAJE Fácil definición de las políticas de viaje, y control del cumplimiento de las mismas gracias a los reportes que proporciona la herramienta.» Creación de múltiples niveles de aprobación para proporcionar mayor flexibilidad y mejorar el cumplimiento de las políticas de viaje.» Control de la convergencia de los flujos offline/online. APLICACIÓN AeTM MOBILE Las aprobaciones multinivel facilitan el seguimiento de los procesos de aprobación de los viajes. Evita los cuellos de botella con la aprobación de viajes, ya que se pueden aceptar incluso a través de un dispositivo móvil. AeTM Mobile es la nueva aplicación para usuarios corporativos de la herramienta de auto reserva de Amadeus. Disponible para IOS y Android. El objetivo es replicar en el entorno móvil toda la funcionalidad y contenido existente en la versión web (de momento disponible la reserva vuelos y hoteles).

16 Además, Viajes Transglobal puede ofrecer los siguientes servicios: / IMPLEMENTACIÓN DE LA HERRAMIENTA / INTRODUCCIÓN DE PERFILES DE USUARIO, ORGANIZADORES DE VIAJE, APROBADORES Y VIAJEROS / INTRODUCCIÓN DE TARIFAS NEGOCIADAS / INTRODUCCIÓN DE LA POLÍTICA DE VIAJES / FORMACIÓN USUARIOS / SEGUIMIENTO Y EMISIÓN DE LAS RESERVAS REALIZADAS POR LOS USUARIOS / FACTURACIÓN DE VIAJES / PERSONAL DEL BTC CERTIFICADO EN ATM PARA EL USO DE DICHA HERRAMIENTA

17 GESTIÓN de VIAJES CIRCUITO HABITUAL PETICIONES INTRANET 1 CORPORATIVA CORREO-E 2 3 DESK DE TRABAJO BÚSQUEDA DE 4 LA MEJOR OPCIÓN INFORMACIÓN 5 A CLIENTE CONFIRMACIÓN 6 SERVICIOS 7 EMISIÓN REFLEJO DEL SERVICIO 8 EN INFORME

18 SERVICIOS acubrir Reservas VUELOS Viajes Transglobal gestiona cualquier tipo de petición aérea que se le solicite (reserva, emisión, anulación, cambio, etc.) y siempre mediante el canal más ventajoso para el cliente (Sistema GDS Amadeus, Low cost Internet, web compañía aérea, buscadores.com). El objetivo de Viajes Transglobal no es sólo el de ofrecer unos cargos de gestión reducidos (y minimizarlos siempre que se pueda) sino generar en la empresa grandes ahorros como consecuencia de búsquedas ágiles y sobretodo eficientes. El gestor de viajes asesorará en todo momento cuales son las rutas, fechas, horarios y tarifas más adecuadas para el usuario. Siempre se informará por escrito de las condiciones de cada reserva en el momento de enviar la propuesta y siempre antes de realizar la confirmación. Viajes Transglobal presenta las siguientes características para realizar un servicio eficiente: /1 SISTEMA AUTOMÁTICO de mejora tarifaria en reservas ya realizadas. /2 SISTEMA AUTOMÁTICO para obtención de plaza en listas de espera. /3 SISTEMA DE VUELCO automático del perfil del usuario y de revisión del cumplimiento de política de viajes de cada reserva. /4 ALERTA AL USUARIO Y AL TRAVEL MANAGER sobre incumplimientos de política de viajes. /5 SISTEMA DE ALERTAS sobre cambios de horario, terminales, cancelaciones. /6 SISTEMA DE IDENTIFICACIÓN de billetes aéreos no utilizados para su reemisión o reembolso. /7 ENVÍO AL USUARIO del resumen de su reserva en formato personalizado. /8 ACCESO A COMPAÑÍAS LOW COST que están en GDS y consulta adicional de compañías fuera GDS, mediante sistemas xml o web services. /9 POSIBILIDAD DE PAGO POR LA AGENCIA y refacturación a cliente de compañías Low cost. /10 NEGOCIACIÓN de cualquier tarifa especial que pueda resultar rentable para nuestro cliente. /11 TARIFAS DE PUENTE AÉREO muy reducidas y muy inferiores a las públicas. /12 ACCESO a dos sistemas de reservas para Vueling /13 EMISIÓN Tarjetas de embarque. /14 EMISIÓN de billetes/up gradings con cargo a puntos. /15 ASIGNACIÓN de asientos.

19 SERVICIOS acubrir BILLETES DE TREN Viajes Transglobal gestionará cualquier tipo de petición de tren que se le solicite (emisión, anulación, cambio, etc.), sea Renfe o cualquier compañía internacional. En el caso de billetaje de tren, Renfe no permite la reserva de plazas y requiere la emisión inmediata. El gestor de viajes asesorará en todo momento cuales son las rutas, fechas, horarios y tarifas más adecuadas para el usuario. Siempre se informará por escrito de las condiciones de cada reserva en el momento de enviar la propuesta y siempre antes de realizar la confirmación. Viajes Transglobal presenta las siguientes características para realizar un servicio eficiente: /1 SISTEMA DE VUELCO automático del perfil del usuario y de revisión del cumplimiento de política de viajes de cada reserva. /2 ALERTA AL USUARIO Y AL TRAVEL MANAGER sobre incumplimientos de política de viajes. /3 SISTEMA DE ALERTAS sobre cambios de horario o cancelaciones. /4 ASIGNACIÓN de asientos. /5 NEGOCIACIÓN DE TARIFAS corporativas Renfe en caso de llegar al volumen requerido. /6 EMISIÓN DE BILLETES/UP GRADINGS con cargo a puntos.

20 SERVICIOS acubrir PLAZAS HOTELERAS Viajes Transglobal gestionará cualquier tipo de petición de reserva hotelera que se le solicite (reserva, confirmación, anulación, cambio, etc.), en cualquier parte del mundo sea cual sea el establecimiento. El gestor de viajes asesorará en todo momento cuales son los establecimientos, tarifas y ofertas más adecuadas para el usuario. Siempre se informará por escrito de las condiciones de cada reserva en el momento de enviar la propuesta y siempre antes de realizar la confirmación definitiva. Viajes Transglobal presenta las siguientes características para realizar un servicio eficiente: /1 SISTEMA TECNOLÓGICO que garantiza el mejor precio existente para agencias de viaje. /2 BÚSQUEDA en páginas web.com. /3 TARIFAS DIRECTAS con hoteles. /4 SISTEMA DE ALERTAS sobre No Shows en los hoteles. /5 CONSOLIDACIÓN oferta hotelera de GDS y otras fuentes. /6 SISTEMA DE VUELCO automático del perfil del usuario y de revisión del cumplimiento de política de viajes de cada reserva. /7 ALERTA AL USUARIO Y AL TRAVEL MANAGER sobre incumplimientos de política de viajes. /8 RESERVAS con o sin bono en hoteles nacionales e internacionales. /9 NEGOCIACIÓN DE TARIFAS corporativas en los hoteles donde resulte rentable por volumen. /10 SERVICIOS ADICIONALES en hoteles. /11 PREPAGOS en los hoteles.

21 SERVICIOS acubrir ALQUILER DE VEHÍCULOS Viajes Transglobal gestionará cualquier tipo de petición de reserva hotelera que se le solicite (reserva, confirmación, anulación, cambio, etc.), en cualquier parte del mundo sea cual sea el establecimiento. El gestor de viajes asesorará en todo momento cuales son los establecimientos, tarifas y ofertas más adecuadas para el usuario. Siempre se informará por escrito de las condiciones de cada reserva en el momento de enviar la propuesta y siempre antes de realizar la confirmación definitiva. Viajes Transglobal presenta las siguientes características para realizar un servicio eficiente: /1 ALLIANZ DISPONDRÁ de 3 tarifas corporativas netas de Viajes Transglobal con los proveedores de alquiler de vehículos principales: AVIS, EUROPCAR y ATESA. /2 SISTEMA DE VUELCO automático del perfil del usuario y de revisión del cumplimiento de política de viajes de cada reserva. /3 ALERTA AL USUARIO Y AL TRAVEL MANAGER sobre incumplimientos de política de viajes. /4 ENVÍO AL USUARIO del resumen de su reserva en formato personalizado. /5 RESERVAS Full credit. /6 INFORMACIÓN AL USUARIO de los requisitos mínimos para realizar una reserva.

22 ACUERDOS con PROVEEDORES La defensa de los intereses de nuestros clientes y la compra en las mejores condiciones ha sido uno de los pilares en lo que se funda la solidez de nuestra empresa familiar. Desde su fundación hasta nuestros días nuestra máxima ha sido detectar redundancias en el consumo de nuestros clientes para ofrecer de manera proactiva reuniones a tres bandas con el objetivo de mejorar las condiciones de compra. Fruto de esta labor silenciosa es ingente el ahorro que hemos conseguido aunando esos intereses de compra de muchos en beneficio de todos. Si esto lo hemos llevado a rajatabla desde nuestros orígenes, por qué no continuar en esta línea de defensa de los intereses de nuestros viajeros y viajeras de empresa? Cabe destacar que el travel manager puede negociar mejoras en las tarifas. A continuación algunos proveedores con quienes mantenemos acuerdos preferenciales.

23 COMPAÑÍAS AÉREAS / IBERIA / SINGAPORE AIRLINES / QATAR AIRWAYS / VUELING / TURKISH AIRLINES / KLM - AIR FRANCE / LUFTHANSA / EMIRATES (entre otras) CADENAS HOTELERAS / AC HOTELS / CONFORTEL HOTELES / PARADORES / VINCCI HOTELES / HOTELES SILKEN / MELIÀ HOTELES / nh HOTELS / SERCOTEL / PARADORES / BARCELÓ HOTELS / H10 HOTELES / ABBA HOTELES / ACCOR HOTELES ALQUILER DE COCHES / AVIS / EUROPCAR / ATESA / SIXT / HERTZ (entre otras) OTROS / RENFE / HOTELES INDEPENDIENTES / INTÉRPRETES / TRADUCCIÓN SIMULTÁNEA / GUÍAS LOCALES / TRASLADOS / ACTIVIDADES OUTDOOR

24 TENDENCIAS y NOVEDADES Estar al día en todo lo que tiene que ver con las novedades en la distribución de viajes de empresa representa estar conectados con el mundo de la Innovación y la Investigación y el Desarrollo en estrecha colaboración con la Tecnología. Todas estas áreas son puntos de interés no sólo para los usuarios finales de los viajes de empresa sino también para las propias agencias quiénes encontramos en estos estudios fuente de inspiración para abordar los contínuos retos que dan forma a nuestro singular sector. En este sentido VIAJES TRANSGLOBAL, dentro de las acciones previstas desde el departamento de Marketing, compartirá con quién nuestro cliente estime oportuno cuántos estudios pertenecientes al ámbito del business travel caigan en sus manos acompañándolos siempre de los destacados y sugerencias que por interés puedan catalogarse de interesantes. Tal vez, más pronto que tarde, estas lecturas futuristas estén inmersas en nuestro día a día con total naturalidad.

25 «En la década del 2020, cada uno de nosotros tendrá un agente electrónico (e-agent) individual que nos acompañará a todas partes, dentro de un reloj o de una joya diminuta», comenta. «Será un dispositivo de inteligencia artificial, conectado permanentemente a la web, que habrá aprendido cuales son nuestras preferencias individuales». «Podría tener la cara, la voz y la personalidad de nuestro actor o cómico favorito y aparecer ante nosotros como un holograma en 3D, o dentro de un entorno virtual, con solo dar una orden verbal». «Personalizará todas nuestras experiencias de viajes, planificará nuestros itinerarios a partir de lo que nos gusta y lo que no y ejercerá de guía turístico dándonos a conocer únicamente aquellos aspectos del destino que sabe que nos interesarán». «Las empresas de viajes podrán incluir un agente electrónico personalizado para sus clientes dentro de sus paquetes vacacionales. Los clientes podrán estar en contacto e interactuar permanentemente con su agencia para ajustar sus viajes en tiempo real y solucionar cualquier problema que pueda surgir». En el año 2017 utilizaremos dispositivos corporales (on-body) alimentados por microchips de apenas siete nanómetros de longitud el ancho de átomos que «transformarán todos y cada uno de los aspectos de nuestras vidas», en palabras de Renée James, presidente de Intel. Fuente: El futuro de los viajes en el Skyscanner

26 POLÍTICA deviajes La correcta aplicación de la política de viajes es una de las tareas que con mayor rigor llevamos a cabo puesto que no hacerlo, además de una visibilidad negativa, implicaría aceptar que vamos en contra de la política de ahorro de un cliente y ese es un lujo que no nos podemos permitir. Demostrar en cada transacción que el respeto por esas directrices lo llevamos a cabo es parte importante del servicio que prestamos pues ello significa ahorro a muchos niveles y alineación con nuestros clientes en tanto que partner estratégico. Una vez disponemos de la categorización jerárquica de los distintos niveles internos de la empresa y ésta nos indica qué nivel de servicios le corresponde a cada uno de ellos, además de dar de alta el PDN (Profile Data Name) en Amadeus para que el acceso a esta información esté a disposición de todos los agentes, elaboramos un manual que situamos en la mesa de los gestores de cuentas BTC. Tan pronto como llega una petición por correo-e identificamos el nombre del pasajero y el nivel jerárquico al que está asignado y procedemos a reservar en base a la solicitud. Si la disponibilidad permite respetar la política establecida procedemos con las gestiones intrínsecas a la petición. Si por el contrario no existe disponibilidad para la categoría correspondiente a ese nivel generamos un correo de consulta a compras a la espera del VB indicando las razones por las cuáles no nos es posible respetar el criterio. Una vez obtenemos el OK por parte de compras procedemos con las gestiones intrínsecas a la petición. En cualquier caso toda excepción queda reflejada con una petición a compras y una autorización posterior (o una denegación). En el caso de esto último el agente se pone en contacto con el interesado/a para ofrecerle alternativas que ya no tendrán que ver con su petición original. Asesoramiento, desarrollo, seguimiento y control en la creación de política de viajes en tu empresa.

27 POLÍTICA deviajes QUÉ ES? Se trata de un conjunto de normas de carácter interno a través de las cuáles se fijan los parámetros a seguir en la contratación de los viajes por motivos laborales del personal de la empresa. Hay normas que serán de recomendado cumplimiento y normas que se aplicarán, o no, en función de factores como por ejemplo la disponibilidad de plazas para el día requerido. En cualquier caso será la empresa quién deberá determinar el grado de auto exigencia en el cumplimiento y control pudiendo llegar a penalizar o incentivar a sus trabajadores en función del respeto a las mismas. ESTUDIO En Viajes Transglobal, convencidos de que apreciarás el servicio que te ofrecemos tan pronto como nos pongamos a trabajar para tu empresa. Promovemos el estudio del gasto en viajes de nuestro cliente sin compromiso con la intención de determinar qué normas, hábitos de consumo y acuerdos con proveedores pueden resultar estratégicos a la hora de implementar una política de viajes. Si la empresa dispone de acuerdos directos con proveedores será bueno conocerlos en la fase de estudio para determinar si los podemos mejorar a través de las relaciones que mantenemos con el mercado.

28 POLÍTICA deviajes A ESTUDIO Una vez hemos llevado a cabo este estudio, los departamentos internos de Tranglobal vinculados a la figura del Travel Manager y a Finanzas Control - Reporting se reúnen para cotejar datos, contrastar sugerencias y seleccionar aquellas acciones cuyo seguimiento repercutirá en el ahorro que perseguimos. De toda esta fase del proceso surgen las medidas a seguir, las cuales, en el momento de ser redactadas, pueden ya denominarse política de viajes. B IMPLEMENTACIÓN En ese momento es cuando fijamos una reunión para presentar las medidas que forman parte de nuestra sugerencia en materia de Política de Viajes con el fin de determinar la viabilidad y posibilidad de seguimiento por parte de las personas de la empresa encargadas de la relación con la agencia de viajes. C SEGUIMIENTO Y CONTROL El objetivo principal de TRANSGLOBAL, además de prestar un servicio óptimo, cercano, atento y profesional, es dotar a la implementación de esta iniciativa con los pertinentes mecanismos de control de manera que no se quede en un intento de ahorrar sino que con el esfuerzo de todos logremos incrementar la competitividad a la que hacíamos referencia sin renunciar a reducir los gastos de viaje gracias a la aplicación de sencillos hábitos que a buen seguro ayudarán al objetivo que perseguimos. D AHORRO Manteniendo la calidad en los desplazamientos del personal y teniendo en cuenta que todo esfuerzo en la línea del ahorro afecta a los costes objetivos y de fricción, podemos demostrar que siguiendo las directrices que presentamos e implementando hábitos, podemos llegar a rebajar entre un 20% y un 30% el presupuesto anual de viajes de la empresa sin renunciar a la calidad del servicio.

29 POLÍTICA deviajes DESTINATARIOS A partir de qué tamaño de empresa/gasto anual es planteable? Si bien es cierto que toda empresa puede fijar una política de viajes para racionalizar costes y perseguir ahorro, entendemos que es necesario un gasto mínimo de anuales para poder disfrutar de cierto recorrido a la hora de aplicar este tipo de medidas. Quién participa? / EMPRESA / TRAVEL MANAGER / PROVEEDORES QUÉ OFRECEMOS? / 1 PLAN DE COMUNICACIÓN / 2 PLANES DE FORMACIÓN / 3 UN EQUIPO DE EXPERTOS CONSULTORES DEDICADOS / 4 UN ONLINE MANAGER DEDICADO / 5 SISTEMA DE INCENTIVOS PARA USUARIOS / 6 SOPORTE EN LA NAVEGACIÓN / 7 EMISIÓN DE BILLETES 24H

30 BTC PREMIUM PRESIDENCIA Y DIRECCIÓN GENERAL El Key Account asignado, supervisado por el Travel Manager, será la persona del equipo destinada a la atención de los viajes de Presidencia y Dirección General puesto que son, de entre todos, quiénes más experiencia atesoran y conocimiento de la idiosincrasia de cada directivo/a. Nuestro equipo PREMIUM dispone de un número de teléfono especial que atiende tan pronto suena. Además, el sistema de alertas del Outlook nos permite identificar las entradas de solicitudes desde la secretaría lo que nos permite atender dichas peticiones en el momento real en el que se están dando. LAS FUNCIONES BÁSICAS DEL BTC PREMIUM SON: / Atender de manera PRIORITARIA cualquier entrada que tenga que ver con los niveles jerárquicos superiores, especialmente Presidencia y Dirección General. / Personalizar los procesos de solicitud de reservas atendiendo a las particularidades en cada caso trasladándolas a los prestararios de los servicios. / Apoyarse en el conocimiento del resto de compañeros/as por si su concurso añade valor a la gestión. / Priorizar la reserva y emisión de dichas peticiones para evitar demoras que supusieran mengua en la calidad del servicio por cuestiones de disponibilidad. / Además de este procedimiento general, el equipo de atención PREMIUM trata con especial esmero las siguientes acciones asociadas al servicio que prestamos:» Emisión de tarjetas» Reserva de asientos» Listas de espera. Seguimiento proactivo.» Reclamaciones» Tarjetas de fidelización.» Acciones adicionales para generar ahorro promover imagen de marca.

31 OTRAS ACCIONES QUE SUPONEN AHORRO DIRECTO E IMMEDIATO / Control de los servicios complementarios (Ancillary services) / Conociendo a la perfección los servicios que añaden ciertas tarifas. / Aplicándolas correctamente cuando corresponda y suponga un ahorro frente a cargos extras. / Explotando la ventaja competitiva que supone estar físicamente a disposición de nuestro cliente. / SERVICIO 24H: asistencia durante toda la experiencia de viaje. / Solicitud de reservas con más de 15 días de antelación. / Transglobal también puede generar ingresos por servicios complementarios.

32 EL VALOR de la INFORMACIÓN REPORTING Hemos hablado de nuestra historia, del horario de atención permanente a nuestros clientes y de la continua inquietud por la formación de nuestro equipo humano. Todo ello no sería suficiente sin información por áreas y análisis de consumo. Nuestro departamento financiero es el mejor aliado para lograr también el ahorro esperado en la partida presupuestaria de viajes. En colaboración con nuestros clientes, ayudamos con rigor a elaborar políticas corporativas de viaje generando estudios pormenorizados y negociando con proveedores las mejores tarifas en función de volumen y necesidades definiendo planes de seguimiento que nos llevan a un ahorro inteligente. CONCILIACIÓN BANCARIA Viajes Transglobal estudiará a partir de la forma de pago habitual de la empresa, la manera de prestar servicio ayudando en la conciliación bancaria de cuantos servicios se paguen a través de tarjeta de crédito.

33 EJEMPLOS DE INFORMES DISPONIBLES General / Detalle del gasto general por proveedores. / Detalle del gasto general por producto. / Detalle de la política de viaje para cada servicio. / Detalle de la tarifa negociada/ publicada con la ofertada, dando como resultado la casilla de ahorro. / Detalle por servicio de precio e iva. / Detalle de origen y destino de cada servicio. / Detalle de nombre, apellido y Dni, del profesional que utiliza cada servicio. / Detalle de la fecha en que se solicitan los servicios. / Detalle de la clase en que se viaja en avión y trenes, categoría de hoteles y tipos de alquiler de coches. Aéreo / Detalle del gasto en billetaje aereo. / Detalle del gasto aereo por proveedores nacionales e internacionales. / Resumen gasto por destino doméstico así como internacional. / Desglose de todo el fare calculation de billete taxes, fare basis, booking date, office Idd, localizador y Tour Code. / Detalle de los segmentos volados y los trayectos más utilizados. / Detalle del CO2 consumido por trayecto aereo. / Detalle de los kilómetros recorridos por cada trayecto aereo. Renfe / Detalle del gasto en billetaje de tren. / Detalle del Co2 consumido por trayecto. / Detalle de los kilómetros recorridos por cada trayecto. / Detalle de los trayectos más utilizados. Hoteles / Detalle del gasto en hoteles. / Desglose del gasto por hotel y por cadena hotelera nacional e internacional. / Detalle de pernoctaciones. / Resumen de ciudades más utilizadas. / Detalle del gasto en restauración y en audiovisuales. Apoyo administrativo y financiero a la labor BTC Alquiler coches / Detalle del gasto en alquileres por proveedores tanto nacional como internacional. / Detalle de las ciudades donde se alquilan coches con más frecuencia. / Detalle del CO2 consumido por alquiler. / Detalle de los kilómetros recorridos por cada alquiler. / Detalle de alquiler de autobuses.

34 PLAN decontingencia TRANSGLOBAL CLOUD / SERVIDOR FICHEROS REDUNDANTES AMPLIABLES SEGÚN NECESIDADES / SERVIDOR CORREO SALIDA A INTERNET (AMPLIABLE SEGÚN NECESIDADES) TRANSGLOBAL OFFICE CONEXIÓN TRANSGLOBAL CLIENTES / CONEXIÓN PRIVADA Y SEGURA (VPN) / SMARTPHONES SERVICIO 24 H / REDUNDADA CON DIFERENTES TECNOLOGÍAS / TABLETS PROVEEDORES ADSL 3-4G / APPS SMARTPHONES TABLETS / WEB /CORREO ELECTRÓNICO

35 CALIDAD eincidencias A partir del 1 de enero de 2015, todo correo-e de confirmación de servicio incluirá un enlace a una sencilla encuesta cuyos indicadores son: a. Agilidad en la atención telefónica b. Tiempo de confirmación servicios solicitados c. Satisfacción servicio prestado por proveedores d. Aplicación Política de Viajes e. Inclusión servicio en Informe f. Facturación

36 Viajes Transglobal garantiza la calidad de sus servicios mediante las siguientes dotaciones: SISTEMA ON LINE DE GESTIÓN DE INCIDEN- CIAS SOBRE EL SERVICIO DE LA AGENCIA: Envío a comercial@viajestransglobal. com y contestación personal inmediata con la supervisión directa del Travel Manager. ENCUESTAS ALEATORIAS SOBRE LA CALIDAD DEL SERVICIO A SOLICITANTES Y VIAJEROS: Sólo bajo autorización o petición expresa del cliente. Se realizan de manera concreta y adecuada para cada cliente REVISIÓN CONSTANTE SOBRE LA CALIDAD DEL SERVICIO A SOLICITANTES Y VIAJEROS: Visitas comerciales periódicas con el responsable de los viajes para valorar cada uno de los servicios. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTINUIDAD DEL SERVICIO ANTE CONTINGENCIAS EXTERNAS E INTERNAS: Por un lado, las líneas de Amadeus, Internet, Correo electrónico y teléfono son independientes. En caso de un fallo informático sólo puede afectar a uno de ellos a la vez. En el caso de mayor gravedad, cualquiera de las sucursales puede seguir ofreciendo el servicio. CONTROL DE TIEMPO DE RESPUESTA: en las llamadas telefónicas y solicitudes vía mail. SISTEMA DE LOCALIZACIÓN DE VIAJEROS EN TRÁNSITO: cualquier agente puede localizar a cualquier viajero en cuestión de segundos. PÉRDIDA DE EQUIPAJES: El agente realiza un seguimiento meticuloso con el fin de que se localice en el mínimo tiempo posible. En caso de demora en la respuesta por parte de la compañía, se inicia una serie de actuaciones a través de los altos cargos comerciales de la compañía con el fin de agilizar el trámite. El porcentaje de éxito está casi garantizado al 100%. RECLAMACIONES (OVERBOOKINGS ETC...): Actuación inmediata en el caso de reclamaciones con una respuesta inmediata en el caso de problemas urgentes, y de menos de 48 hrs en el caso de reclamaciones de devoluciones. Se evita cualquier tipo de burocracia y se actúa de manera directa e interveniendo desde el agente hasta la Dirección General de la agencia, garantizando un porcentaje de éxito muy elevado. CONTACTOS DIRECTOS EN AEROPUERTOS Y ESTACIONES DE TREN: Se dispone de contacto directo con los principales proveedores.

37 OTROS /1. REDES SOCIALES Para finalizar, también nos gustaría reflejar nuestra confianza en las Redes Sociales como medio alternativo, ágil y efectivo para mantener comunicaciones de carácter inmediato como huelgas, cancelaciones de operativa de vuelos, cambios de horarios /2. APP TRANSGLOBAL S.A. está trabajando en la definición, desarrollo y lanzamiento de tres aplicaciones para móviles con las que complementar el trabajo informativo y de envíos que desarrollamos en las oficinas en cada una de las áreas de negocio de la empresa: BTC, MICE y Gran Viaje. A través de estas herramientas buscamos esquivar limitaciones y proveer a nuestros viajeros/as con la última información de empresa añadiendo en el envío toda la documentación de viaje.

38 TRANSGLOBAL S.A. Roger de Llúria, BARCELONA telf fax Horario de atención: 8-20H Luisa Fernanda, MADRID telf fax luisafernanda@viajestransglobal.com Horario de atención: 9-19:30H Miembro de: