Director de Administración

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1 1 Lima, 26 de Enero del 2009 MEMORANDUM N INES A Director de Administración ASUNTO ESPECIFICACIONES TECNICAS PARA ADS LICENCIA DE SOFTWARE INSTITUCIONALES REF a) Decreto Supremo No PCM b) Memorándum N ABAS c) Resolucion de Presidencia N IPEN/PRES Es grato dirigirme a usted, con relación a los documentosde la referencia, a fin de manifestarlelo siguiente: 1 Como es de su conocimiento, mediante documento de la ref a), se modificó el plazo límite de legalizaciónde programas de software en entidades y dependenciasdel Sector Público, al 31 de Octubre del 200; fecha que se ha cumplido y se viene llevando a cabo el proceso de eliminaciónde todo el software que no cuente con su respectivalicencia 2 La Unidad de Abastecimiento, mediante documento de la ref b), solicita las especificaciones técnicas para la renovación de las licencias de software 'nstitucional,existiendo disponibilidad presupuestal para ejecutar dicha adquisición mediante ADS LICENCIAS DE SOF1WARE INSTITUCIONAL, en el presente periodo 3 Asimismo, mediante documento de la ref c) se autorizó la exoneración del proceso de Adjudicación Directa Selectiva para la contratación de la empresa MSLI Latam Inc para la adquisiciónde licencias de software Microsoft, bajo la modalidad EnterpriseAgreement, por el valor referencial de SI 116,777 (US$ 36,4961), Gomo primer pago de los tres (03); entendiéndoseque los pagos restantes se efectuarán en los dos (02) años subsiguientes A la fecha el IPEN ya canceló dos (02) cuotas, por lo que corresponde el pago de la tercera cuota en el periodo MSLI Latam Inc es la única empresa facultada por Microsoft Corporation para suscribir y administrar contratos "Enterprise Agreement" con sus clientes gubernamentales en Latino América 5 Asimismo, como es de su conocimiento,el Articulo 19 del TUO de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado por DS N PCM, señala que están exoneradas de los procesos de selección las adquisiciones y contrataciones que se realicen cuando los bienes o servicios no admitan sustitutos y exista proveedor único 6 Del mismo modo, el Art 144 del Reglamentode la Ley de Contratacionesy Adquisiciones del Estado, aprobado por OS, N PCM, establece que en los casos en que no exista bienes o servicios sustitutos a los requeridos por el área usuaria, y siempre que exista un solo proveedor en el mercado nacional, la entidad podrá contratar directamente Se considera proveedor único en que por razones técnicas o relacionadas con la protección de derechos, tales como patentes o derechos de autor se haya establecido la exclusividad del proveedor

2 , : <; ( Por lo expuesto, agradeceré a usted se sirva gestionar la exoneración del proceso de Adjudicación Directa Selectiva (ADS LICENCIAS DE SOFTWARE INSTITUCIONAL), a los efectos de ejecutarel presupuesto aprobado para el presenteperiodo A tal efecto, se adjunta el Informe Previo de Evaluación de Software N IPEN/INES e Atentamente, 4kJl ~ C( /)~ ( In9 CESAR PIZARRa CASTRO Director de Informática y Estadistica INSTITUTOPERUANODEENERGIANUCLEAR Anexo: - INFORMEN IPEN/INES CC: EJEC/ABAS/Archivo

3 INSTITUTO PERUANO DE ENERGIA NUCLEAR -IPEN INFORME PREVIO DE EVALUACiÓN DE SOFTWARE Na IPEN/INES 1 NOMBRE DEL ÁREA: Oficina de Informática y Estadistica 2 RESPONSABLE DE LA EVALUACiÓN: Juan Carlos Bueno Villanueva 3 CARGO: Supervisor de Soporte Técnico 4 FECHA: 26 de Enero del JUSTIFICACIÓN: La Presidencia del Consejo de Ministros publicó el12 de febrero de 2003 el Decreto Supremo N PCM, donde se dictan medidas para garantizar la legalidad de la adquisición de programas de software en las entidades y dependencias del Sector Público, indicando en su Artículo 4 lo siguiente: "En un plazo que no excederá el 31 de marzo de 2005, las entidades y dependencias comprendidas en la presente norma deberán inventariar los software con que cuenten, procediendo a la eliminación de aquellos que no cuenten con la respectiva licencia, en tanto se requiera dicha licencia, o la correspondiente regularización con los titulares de derechos sobre los mismos" Posteriormente, con fecha 09 de mayo de 2005 la Presidencia del Consejo de Ministros emite el Decreto Supremo N PCM modificando el DS N PCM en su Artículo 4 ampliando la fecha hasta el 31 de diciembre de 2006, quedando el texto como sigue: "En un plazo que no excederá el 31 de diciembre de 2006, las entidades y dependencias comprendidas en la presente norma deberán inventariar los software con que cuenten, procediendo a la eliminación de aquellos que no cuenten con la respectiva licencia, en tanto se requiera dicha licencia, o la correspondiente regularización con los titulares de derechos sobre los mismos " Con fecha 11 de enero de 2007 la Presidencia del Consejo de Ministros emite el Decreto Supremo N PCM modificando el Artículo 4 del DS N" PCM ampliando la fecha hasta el 31 de julio de 200, quedando el texto como sigue: "En un plazo que no excederá del 31 de julio de 200, las entidades y dependencias comprendidas en la presente norma deberán inventariar los software con que cuenten, procediendo a la eliminación de aquellos que no cuenten con la respectiva licencia, en tanto se requiera dicha licencia, o la correspondiente regularización con los titulares de derechos sobre los mismos" Finalmente, según la última modificación al Artículo 4 del Decreto Supremo N PCM, el Estado Peruano tuvo como plazo máximo el 31 de octubre de 200 para la legalización del software que utiliza actualmente Mediante esta modificación, establecida por el Decreto Supremo N PCM, las entidades y dependencias del Estado deberán inventariar el software con que cuenten y eliminar todos aquéllos que no cuenten con la licencia respectiva, o regularizar el licenciamiento con los titulares de derechos de los mismos t 'd "f En este contexto, mediante Resolución de Presidencia N IPEN/PRES de fecha 1 de ~ mayo de 2007, se autorizó la exoneración del proceso de Adjudicación Directa Selectiva para la contratación de la empresa MSLI Latam Inc para la adquisición de licencias de software Microsoft, bajo la modalidad Enterprise Agreement, por el valor referencial de SI 116,777 ~~RGI;y,US$ 36,4961), como primer pago de los tres (03); entendiéndose que los pagos restantes se ~'<,<c; v,p ctuarán en los dos (02) años subsiguientes o ~'" 7«' ~ ~F ~ ~ ~!>,'~ ~\ ~()'1> ~ 'O- f;'<q'o '/J o,<1 :(-?lll51'1\ 1

4 -, Por lo expresado anteriormente, el IPEN necesita efectuar el tercer pago correspondiente a la adquisición de las licencias de software Microsoft de los equipos de cómputo de la institución, dentro del alcance del contrato Enterprise Agreement El IPEN viene utilizando diversas aplicaciones: sistemas operativos para servidor, herramienta ofimática base, software de colaboración, mensajería y administración de sistemas El presente informe tiene como objetivo emitir el sustento técnico para la exoneración del proceso de pago de las licencias de Software Microsoft que viene utilizando eiipen 6 ALTERNATIVAS: Actualmente se cuentan con diversos productos de ofimática disponibles en el mercado, a continuación se presenta una breve descripción de los mismos: ~ Microsoft Office: Software de oficina de propiedad de Microsoft, cuenta con diferentes versiones de acuerdo a las necesidades de cada organización El IPEN cuenta con esta solución en su versión estándar y profesional, la cual comprende el procesador de textos, hoja de cálculo, herramienta de presentación y cliente de correo electrónico ~ StarOffice: Software de fuen'te abierta anteriormente sin costo, sin embargo ya se volvió comercial y está disponible a través de distribuidores autorizados Utiliza una ventana única para acceder a las herramientas, las cuales son similares a las de Microsoft Office, siendo los formatos de archivo y funcionalidades compatibles en gran medida ~ Open Office: Herramienta de ofimática de código abierto disponible gratuitamente a través de Internet Posee funcionalidades similares a las de Microsoft Office y StarOffice, sin embargo, los formatos de archivo no son completamente compatibles como en el caso del StarOffice Asimismo, existe gran variedad de productos de software para servidores en el mercado, los más utilizados son los siguientes: ~ Windows Server: Aplicación desarrollada por Microsoft y mayormente utilizada en la gama media de productos de servidor Completamente compatible con las estaciones de trabajo de la Institución y con la metodología de desarrollo implementada por esta Oficina, por lo cual es utilizado como sistema operativo en los servidores de aplicación deiipen Consume mayor cantidad de recursos por la interfaz gráfica que maneja pero posee un nivel de seguridad similar e incluso mayor a Linux SUSE, además de contar con una gran base de conocimiento para soporte en línea y gran cantidad de distribuidores a nivel nacional ~ Linux SUSE: Sistema operativo para gama media de fuente abierta, versátil y con poco consumo de recursos de hardware si no se utiliza en entorno gráfico La principal desventaja para este tipo de software es que no existe una institución que controle centralizadamente el desarrollo de software libre Además, no se puede asegurar una vigencia a largo plazo del producto, ya que es común que en las aplicaciones de fuente abierta, se abandone un proyecto para iniciar otro La disponibilidad de las!! herramientas de soporte y soluciones a problemas específicos se basan en la '{) información que pueda encontrarse en los foros de usuarios y a la existencia de un distribuidor local del producto, lo que generalmente se da en los casos de los productos <;)~\:NERG/4 con costo- similaresa los de WindowsServer- peroel soportea los mismoses más l ~o ~'" 1(:,aro r a largo plazo que su par Microsoft ':t 0\'6',i;"~;\,,{lo,,~ 1>lectrónico sta solución tiene gran aceptación para los servicios de firewa 11, antispam y correo o 2

5 " i1 ~ UNIX: Sistema operativo diseñado para gama alta, posee las mejores características de estabilidad y seguridad disponibles en el mercado, sin embargo su implementación, administración y mantenimiento están fuera del alcance de esta institución debido a su alto costo en hardware y software 7 ANÁLISIS COMPARATIVO TÉCNICO: A partir del año 2003, todas las computadoras personales adquiridas por el IPEN, deben incluir la licencia OEM del sistema operativo cliente Windows, además de las licencias de la herramienta ofimática base y del cliente de acceso al servicio de correo electrónico utilizada en ese momento Los atributos de Microsoft Office evaluados son los siguientes: ~ Atributos Internos: El sistema está desarrollado por el mismo fabricante del sistema operativo cliente, lo que garantiza una perfecta correlación entre el código fuente de ambos, haciendo más fluida la operación del software de ofimática Adicionalmente, cuenta con la opción de Office Update que permite detectar e instalar las actualizaciones de seguridad de manera sencilla Las 2 últimas versiones de Office (2003 y 2007) son altamente compatibles con XML, lo cual otorga una gran funcionalidad para importar y exportar datos en estos formatos, bastante comunes hoy en día ~ Atributos Externos: La estabilidad del producto ha mejorado mucho en las últimas versiones, además cuenta con la opción de recuperar los documentos que quedaron en memoria principal si el equipo sufre una falla repentina de energía Todos los productos de la suite son compatibles entre sí, así como con el sistema operativo a través de la tecnología OLE (Object Linking and Embedding) ~ Atributos de Uso: La curva de aprendizaje de las nuevas prestaciones del producto es corta y no requiere de entrenamiento especial El IPEN viene utilizando como estándar Microsoft Windows Server para los servicios de comunicación (firewall y correo electrónico colaborativo) Para servidores de aplicación, en gran medida por la facilidad de implementación y la compatibilidad con las estaciones cliente y la metodología de desarrollo definida por la Oficina de Informática y Estadistica, se utiliza Windows Server como sistema operativo Los atributos destacados son los siguientes: ~ Atributos Internos: El código fuente está completamente revisado con respecto a su predecesor Windows Server 2000, combinado con la nueva característica de despliegue cero (la cual consta de instalar por defecto lo mínimo necesario) la cual provee mayor seguridad al sistema operativo y las aplicaciones contenidas en él Tiene la particularidad de poder automatizar las tareas a través de scripts de manera similar a Linux, además de poder ser utilizado mediante un cliente integrado de acceso remoto, limitando el acceso al centro de cómputo sólo a labores físicas de mantenimiento Posee la capacidad de poder utilizar el Microsoft Baseline Security Analizer y Windows Update, los cuales, en combinación permiten detectar e instalar de manera sencilla las actualizaciones de seguridad, también Microsoft Windows Server Update Services (WSUS) para la actualización de toda la plataforma de Sistemas Operativos de escritorio utilizado en la Institución ~ Atributos Externos: La estabilidad del producto ha mejorado notablemente comparada con sus versiones anteriores La capacidad de despliegue limitado que por defecto posee, hace que la seguridad del producto esté más allá del límite aceptable, además posee un firewall integrado que ayuda a este propósito 3

6 ~ Atributos de Uso: La mayoría de servicios se pueden instalar y configurar a través de asistentes que guían paso por paso todo el proceso El producto es altamente versátil y es el que cuenta con más soporte por los fabricantes de servidores y proveedores de servicio ANÁLISIS COMPARATIVO DE COSTO - BENEFICIO ~ Licenciamiento Microsoft Corporation posee opciones de licenciamiento disponible para empresas con gran cantidad de equipos de cómputo: e ODción de Licenciamiento Opción 1- Enterprise Agreement, Especial Gobierno directo con Microsoft Opción 2 - Contrato Open G a través de un canal de distribución Descripción Acuerdo de licenciamiento corporativo para entidades y dependencias del Sector Público Este tipo de convenio es aplicable aiipen Diseñado para instituciones gubernamentales (aproximadamente 15% más barato en comparación con los costos disponibles para la empresa privada), aplicable a todos los productos de Microsoft a excepción del sistema ooerativo cliente Luego de realizado el inventario de equipos de cómputo y licencias en las sedes del IPEN, se determinó la cantidad de licencias faltantes con respecto a sistemas operativos cliente, de servidor y productividad requeridos para poder cumplir con el Decreto Supremo W PCM El detalle se presenta a continuación: Item Descripción Licencias pr Adquirir 1 Core Cal Lic/SA Office Pro L+SA Exchanqe Server 2003 Std L+SA 2 4 Office Sharepoint Server per Processor L+SA 1 5 Svstem Manaqement Server w/sql TechL+SA 1 6 Windows Server L+ SA 5 El IPEN aplicó al convenio de Enterprise Agreement Gobierno, adquiriendo 250 licencias del paquete Core Cal, el cual consiste en licencias para accesos a servidores Windows, Exchange, Sharepoint Portal y Systems Management Todo el software adquirido mediante Enterprise Agreement incluye Software Assurance, el cual le garantiza al IPEN la actualización gratuita de los productos adquiridos mientras se mantenga vigente el plazo del contrato (3 años)1 El contrato de Enterprise Agreement tiene una duración de 3 años, teniendo como principal ventaja el poder dividir el costo total de los productos a adquirirse en 3 armadas anuales de montos iguales sin intereses Terminado el plazo del contrato, MSLI Latam Inc procederá a emitir las licencias perpetuas para los productos incluidos en el mismo Análisis Económico A continuación,se presenta el análisis económicode cada una de las opciones de licenciamiento corporativo disponibles para el IPEN En las opción 1 (Enterprise lazo de este beneficio para los tipos de licenciamiento diferentes a Enterprise Agreement 2 años 4

7 Agreement Gobierno) el pago se realiza en armadas iguales en cada uno de los años de la vigencia del contrato, en cambio en la opción 2 (Open Gobierno) se realiza un único pago al contado Costo de Licencias de Ofimática Este cuadro muestra la cantidad de licencias y costo de adquisición de cada una para el paquete de productos denominado "Core Cal", además de la herramienta ofimática MS Office También se incluyen las licencias de los sistemas operativos para servidor, software de colaboración, mensajería y administración de sistemas Licencias con Matenimiento Opcion: EA Especial Gobierno Opción: OPEN G* Precio Unit Inversión Precio Ref inversión Producto Cantidad Anual Anual Inversión Total OPEN G Total n -- o años 3 años Core Cal Lic/SA 250 $ , I ExchangeCal L+SA WindowsCALL+SA 4763 SharePointCal L+SA 1150 I SMSCAL L+SA 632 Office Pro L+SA 100 $ , , ,427 I Total Desktop t';!,t7::0q; (;97;2$1;00 160,032 Producto Productos de Servidores Precio Unit Inversión Cantidad Anual Anual Inversión Total 3 años Precio Ref OPEN G 3 años Inversión Total 3 años Exchange Server 2003 Std L+SA 2 $ , , ,310 Office Sharepoint Server per Processor L+SA 1 $ 1,6352 1,6352 5,OSO56 6, ,904 System Management Server w/sql TechL +SA 1 $ , , ,161 Windows Server L+ SA 5 $ , , , ,20 Total Servidores 9 1;;::i4 Q79 11J :;1'2;"t M: 17,194 Grupo de ProdiJctos Inversión Anual Inversión Total 3 años Inversión Total 3 años Inversiónen DesktopPlataforma 32, , ,032 Inversiónen Servidores 4, Inversión Total, 177,226 Costo Total de Licencias Requeridas En este cuadro se muestran los montos totales de adquisición para las licencias requeridas por ellpen donde es fácilmente comparable la diferencia de precios en las 2 opciones disponibles O" o',: ';,,', EAEspecialGobierno OPENGob'"Ahorro Est," Inversión Inversión Inversión Ahorro EA Grupo de Productos Anual Total 3 Años Total 3 Años vs OPEN Inversiónen Plataforma Desktop $ 32,417 $ 97,251 $ 160,032-39% Inversiónen Servidores $ 4,079 $ 12,23 $ 17,194-29% Inversión Total $ 36,496 $ 109,49 $ 177,226-3% ~? di~de acuerdo a los cuadros presentados, se puede concluir que el Enterprise Agreement,;f o/ó'~gobierno es el acuerdo más ventajoso para el IPEN, ya que posee un nivel de descuento (j t'~ij :)e S3 ~ totalde 3%con respectoa los preciosregularesde OpenGobiernoY comose mencionó =:) íe~ '?!JIJ"" e: ~ o "ti " :-f:i,q~ a O" 5

8 , 1'1 1 /'">~ '-'~ \ \ anteriormente, el pago del costo total de las licencias a adquirir, el cual es de US $109,49 (sin IGV) Los compromisos de pago a través de los tres años de la duración del contrato serán con cargo a las Metas Presupuestales de las diferentes unidades orgánicas, en forma proporcional al número de equipos de cómputo e \ 6

9 Consideraciones Adicionales A diferencia del licenciamiento OEM, donde la licencia sólo tiene vigencia en el equipo con el que se adquirió, las licencias perpetuas obtenidas mediante el Enterprise Agreement pueden ser instaladas en cualquier equipo de la institución La suscripción del Enterprise Agreement involucra beneficios adicionales tales como capacitación y entrenamiento del personal vía Internet o clases presenciales en un centro de entrenamiento autorizado por Microsoft, Soporte Técnico en línea y la posibilidad de que el personal del IPEN pueda contar con licencias de Office en su hogar sin costo adicional (por un total de 100 en este caso) A continuación, se muestra la tabla con los beneficios adicionales a la compra de licencias mediante el convenio Enterprise Agreement: Beneficios adicionales Licenciade Usoen Casa(Workat Home) O $0 Costode CostoporParticipantepordíaenCPLS participanteporaño- MELLOffice I 100 I $3,900 TechnetOnlineConciergeChatUserids I $160 ICostoporuserid(mitaddelvalorde una I O I $0 suscripción) $39 ICosto por participante por año -MELL I 9 I $1os3 Servidores Technet en línea, soporte vía Chat Technet Online Concierge Chat Userids $160 personalizado 9 $1,440 Technet Plus Managed Groups Userids $160 Suscripción a Technet anual $1,440 WinPE $60 CO Kit para imagen $60 Anti Spam Filter para Exchange 30 COKit $30 Corporate Error Reporting Oisaster Recovery Cold Backup $1,576 Server Backup licenciado para cold backup Technet Plus (Suscripción) $06 Suscripción anual a Technet suscription Incidentes de Sooorte cara Servidores $0 Promedio de 3 incidentes or año Ahorro Total por 3 años ~ $5,700 ~ Hardware necesario para el funcionamiento del software El software ya se encuentra operativo en los equipos de los usuarios y en los que serán adquiridos - debido a las características mínimas de los equipos disponibles actualmente - el aplicativo se ejecutaría sin problemas de rendimiento o compatibilidad ~ Soporte y Mantenimiento Externo El soporte y mantenimiento externo para el caso de las aplicaciones de ofimática no es necesario, ya que el personal de soporte técnico se encuentra capacitado para dar el apoyo necesario a los usuarios finales Con respecto a los productos de servidor, el soporte a este tipo de aplicaciones es el más difundido en el país, además de poseer un costo menor que su par en Linux ~ Personal y mantenimiento Interno Como se explicó en el punto anterior, el personalde esta Oficina cuenta con los conocimientosnecesarios para poder dar solucionesa los distintos requerimientos \'\~! ",:~" presentados, ~\~'::~La facilidad de uso del Windows Server y la gran base de datos de conocimientos en u 2~':;~~\~~\~, 'nea y la experiencia del personal, hacen que sólo se necesite contratar apoyo externo ~ '~; ",HJ :' /,, i n caso de la instalación de algún servicio o configuración altamente especializada /- -;c:-:- ",,-1V3 30 o~\" 7

10 /6 ~ Impacto en el cambio de plataforma El impactoen el este rubro es cero, los usuariosy administradoresde la red utilizan productosconlosque estánfamiliarizados ~ Tiempo de entrega de la solución El tiempo de entrega de los medios de instalación es de cero, ya que actualmente el IPEN viene trabajando con estos productos; los mismos que se actualizan cada vez que salga un producto nuevo ~ Garantías Comerciales aplicables El contrato Enterprise Agreement Gobierno brinda automáticamente la característica de Software Assurance por el periodo de duración del contrato, lo cual garantiza estar al día con las últimas actualizaciones disponibles de los productos adquiridos 1 9 CONCLUSIONES: El contrato de Enterprise Agreement, especialmente diseñado para la aplicación del Decreto Supremo N PCM, es la que brinda más beneficios al IPEN, en comparación al licenciamiento OPEN 2 La única empresa autorizada a realizar los contratos de Enterprise Agreement es MSLI LATAM Inc lo que facilita y simplifica el proceso de contratación por ser proveedor único de este tipo de convenios 3 La exoneración del proceso para este tipo de contrato, se justifica pues los servicios y productos solicitados se encuadran dentro del supuesto establecido en el literal f) del artículo 19 del Decreto Supremo N PCM, esto es, se trata de bienes y servicios que no admiten sustituto, en la medida que el mencionado tipo de contrato y productos involucrados posee características singulares que determinan dicho carácter porque ellpen ya cuenta con licencias del mismo fabricante Del literal e) del artículo 20 del TUO de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por el Decreto Legislativo N 1017, las contrataciones de servicios que no admiten sustitutos y exista un proveedor único, se encuentran exoneradas de los procesos de Licitación, Concurso Público ó Adjudicación Directa que le correspondan en función a su cuantía El artículo 131 del Reglamento de Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por Decreto Supremo W EF, establece que en los casos en que no existan bienes o servicios sustitutos a los requeridos por el área usuaria, y siempre que exista un solo proveedor en el mercado nacional, la entidad podrá contratar directamente Se considera proveedor único en los casos en que por razones técnicas o relacionadas con la protección de derechos tales como patentes y derecho de autor se haya establecido la exclusividad del proveedor 4 El contrato Enterprise Agreement posee la flexibilidad suficiente para poder incorporar nuevos productos durante la vigencia del mismo VoSo JUAN CARLOS BUENO VILLANUEVA Supervisor de Soporte Técnico I lu 'ft!' ;-/ j;t ~ ING CÉSAR PIZARROCASTRO Directorde la Oficinade Informaticay Estadistica