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1 COFIDE CORPORACIÓN FINANCIERA DE DESARROLLO S.A. INFORME N /DINF INFORME TECNICO Adquisición de licencias Microsoft bajo la modalidad de Enterprise Agreement Departamento de Informática Octubre 2007

2 INFORME N /DIN Asunto : Adquisición de licencias Microsoft bajo la modalidad de Enterprise Agreement Fecha : 16 de Octubre del 2007 I. SUMILLA Mediante el presente informe se emite el sustento técnico para solicitar al Directorio de COFIDE, la aprobación de la adquisición de licencias de software Microsoft necesarias para alcanzar el nivel de licenciamiento exigido por PCM. La modalidad de contratación solicitada es Enterprise Agreement que ofrece los mejores precios y servicios adicionales. De acuerdo a la normativa vigente, la aprobación del Directorio es necesaria en la medida que esta modalidad de contratación es única y sólo puede ser realizada por MSLI Latam Inc, es decir existe un proveedor único (Anexo 3). II. ANTECEDENTES - D.S. N PCM publicado el 12 de febrero de 2003 y modificado por el Decreto Supremo N PCM publicado el 11 de enero de 2007, que en su Artículo 4 queda como sigue: En un plazo que no excederá el 31 de julio de 2008, las entidades y dependencias comprendidas en la presente norma deberán inventariar los software con que cuenten, procediendo a la eliminación de aquellos que no cuenten con la respectiva licencia, en tanto se requiera dicha licencia, o a la correspondiente regularización con los titulares de derechos sobre el mismos. Copia de dicho inventario será remitida a la Oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática de la Presidencia del Consejo de Ministros. Esta norma es de aplicación a COFIDE. - Resolución de Dirección Ejecutiva N /DE-FONAFE que aprueba el esquema de licenciamiento Enterprise Agreement como política corporativa aplicable a las empresas bajo el ámbito del FONAFE para la adquisición de toda licencia Microsoft que COFIDE haya decidido adquirir. III. BASE LEGAL - Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y normas complementarias y reglamentarias. 1

3 - Directiva de Gestión Corporativa de Tecnologías de Información y de Comunicaciones de FONAFE, aprobada mediante acuerdo de Directorio Nº /021-FONAFE. - Resolución de Dirección Ejecutiva N /DE-FONAFE que aprueba el esquema de licenciamiento Enterprise Agreement como política corporativa aplicable a las empresas bajo el ámbito del FONAFE para la adquisición de toda licencia Microsoft que COFIDE haya decidido adquirir (Anexo 1). IV. ANÁLISIS TÉCNICO DE LA ADQUISICIÓN DE LICENCIAS MICROSOFT BAJO LA MODALIDAD ENTERPRISE AGREEMENT (EA) 1. Análisis técnico a) Alternativas de licenciamiento Microsoft Microsoft cuenta principalmente con los siguientes esquemas de licenciamiento: i. Open licence: Programa diseñado para compañías que tienen desde 5 pcs. Dentro de este esquema existe la modalidad Open Gobierno (15% más barato en comparación con los costos disponibles para la empresa privada) el cual está dirigido a pequeñas instituciones públicas a nivel mundial. Es importante precisar que actualmente la mayoría de empresas bajo el ámbito del FONAFE accedían por defecto a esta modalidad a pesar que por su envergadura (número de pcs) podrían acceder a esquemas más económicos. La adquisición de licencias bajo este esquema se realiza mediante un proceso abierto a través de los distribuidores de Microsoft y el monto total debe ser pagado íntegramente a la firma del contrato el cual no incluye por defecto beneficios adicionales de valor agregado como los contenidos en la modalidad de Software Assurance - SA (Sí puede ser adquirido bajo este esquema pero pagándose un costo adicional). ii. Enterprise Agreement (EA): Diseñado para empresas privadas e instituciones del Sector Público que cumplen con el requisito de tener más de 250 equipos de cómputo en su parque informático. Este contrato provee un acuerdo de precios especiales que otorga un descuento de precios significativo respecto a los ofrecidos por 2

4 el licenciamiento Open. Dentro de este esquema de licenciamiento existen 4 modalidades de descuento dependiendo del tamaño del parque de equipos de cómputo (A-D) siendo la más barata la del tipo D con descuentos de hasta 50% (dependiendo de la combinación de productos contratados) la cual se otorga normalmente a aquellas instituciones con un parque superior a 20,000 equipos. Es importante destacar que, de acuerdo a lo comunicado por FONAFE, el tipo de esquema de licenciamiento EA acordado con Microsoft Perú aplicable para todas las empresas bajo el su ámbito es el D, independientemente del tamaño del parque informático de la empresa. Por otro lado, el contrato de EA tiene una duración de 3 años e incluye los beneficios relacionados con la modalidad de Software Asurance que otorga el derecho a contar con actualizaciones de versiones del producto a adquirir durante dicho periodo de tiempo (política de cobertura ante riesgo de obsolescencia tecnológica de la inversión en licencias Microsoft) así como también los siguientes posibles beneficios adicionales potenciales dependiendo de la demanda definitiva: Soporte para resolución de problemas: Acceso al soporte de solución de problemas basado en el Web o por teléfono. Soporte en línea: Sesiones de chat de persona a persona para la búsqueda asistida basada en el Web con los consultores de soporte de Microsoft. Conectarse a Soporte online TechNet y colocar mensajes en los Grupos administrados de noticias. Acceso al contenido de la Suscripción Base, utilerías, controladores y artículos detallados. Acceso al software de candidatos de versiones beta y copias de evaluación de las aplicaciones más recientes. Ambiente de preinstalación de Microsoft Windows (WinPE). Reporte corporativo de errores (CER) Derecho de uso de licencias en el hogar de parte de los trabajadores de la empresa. elearning: Demostraciones y animaciones agilizadas de software con audio y video así como cursos diseñados por instructores profesionales. Los cursos elearning se pueden utilizar ya sea en línea o fuera de línea. Vales de capacitación: Vales de capacitación presencial en cursos seleccionados de los Microsoft Partner in Learning Solutions (CPLS). Licencias de capacitación y evaluación: Número limitado de copias complementarias de capacitación y evaluación de productos adicionales. 3

5 Una ventaja adicional del esquema de licenciamiento EA es que permite dividir el costo total de los productos a adquirirse en 3 armadas anuales de montos iguales sin intereses. Asimismo, COFIDE puede adicionar o adquirir licencias adicionales al contrato original durante los 3 años de vigencia del mismo. Terminado el plazo del contrato, Microsoft procede a emitir las licencias perpetuas para los productos incluidos. Finalmente, y de acuerdo a la Resolución de Dirección Ejecutiva N /DE-FONAFE en donde se establece la política corporativa para licenciamiento Microsoft, todas las licencias Microsoft que COFIDE haya decidido comprar, deberán ser adquiridas bajo el esquema de licenciamiento EA antes descrito. b) Comparación de costos A continuación se presenta el cuadro comparativo de costos de licenciamiento estimados bajo las modalidades EA Gobierno nivel D y Open Gobierno con Software Assurance de acuerdo al presupuesto disponible para licenciamiento Microsoft de COFIDE para el año 2007: Open Gobierno Enterprise Agreement Gobierno ($) con 3 años de Software Assurance ($) EMPRESA 310, , Pago EA año 1 103, Pago EA año 2 103, Pago EA año 3 103, VALOR ACTUAL 310, , AHORRO NETO CON EA (US$) 235, Como se pude apreciar de este sencillo análisis numérico, bajo la modalidad EA se obtiene un ahorro actual neto de US$ 235, (43.18 %) para COFIDE. 4

6 c) Beneficios adicionales para la corporación De acuerdo a lo comunicado por FONAFE durante la presentación del plan corporativo de Tecnologías de información y comunicaciones realizada el día 09 de marzo del 2007, existen una serie de beneficios adicionales otorgados por Microsoft Perú para la corporación los cuales serán gestionados por FONAFE. Es importante destacar que estos beneficios son adicionales a los beneficios inherentes a cada contrato EA que cada empresa pueda conseguir en función de su demanda específica. Los beneficios propios que COFIDE consiga dentro de su contrato EA serán directamente administrados por COFIDE. Los Beneficios adicionales son: i. Bolsa de horas de servicios de consultoría y/o workshop de entrenamiento ejecutadas a través de un socio de negocios de Microsoft asignadas proporcionalmente a los montos de que se vayan contratando bajo la modalidad Enterprise Agreement referidos a las tecnologías ó soluciones Windows Server 2003 (Directorio Activo), Exchange Server, ISA Server, MOM, SMS, Share Point ó Project. ii. Proceso de revisión de Optimización de la infraestructura Informática para 10 empresas de FONAFE, mediante este proceso se podrá determinar las necesidades de infraestructura informática requeridas para su mejor funcionamiento. iii. Amnistía para computadoras Pentium III hacia abajo: con esta amnistía Microsoft donará el software de sistema operativo hasta Windows 98 y de oficina Office 2000 para aquellas computadoras que usen procesador Pentium III hacia abajo, esta amnistía significa un ahorro sustancial de costos por computadora incluida en este plan. iv. Presentación de nuevas soluciones tecnológicas Microsoft que sirvan de referencia para futuros planes estratégicos de TIC de las empresas de FONAFE. v. Horas de consultoría para la identificación de proyectos estratégicos de gran impacto en la corporación. En COFIDE, existe la necesidad de adquirir software Microsoft para cubrir la brecha de licenciamiento de la empresa, que se ha venido incrementando por las necesidades propias del negocio y para el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Corporación; en ese sentido, el Departamento de Informática desea cubrir esas necesidades con la regularización y actualización de licencias Microsoft por un periodo de 3 años, la misma que representa un porcentaje importante en 5

7 el soporte tecnológico de la corporación. El detalle de la demanda presupuestada para el 2007 de dichas licencias, se encuentra en el Anexo 02. V. RECOMENDACIONES TECNICAS Reforzar y reafirmar las herramientas de gestión y productividad de los productos de software Microsoft en la corporación, con el objetivo de alcanzar los lineamientos de los entes reguladores como la oficina Nacional de Gobierno Electrónico e Informática y FONAFE. Alcanzar un estándar en el uso de software ofimática orientado al usuario final, y la implementación de otras aplicaciones Microsoft que permitirán cumplir con los planes estratégicos del Departamento de Informática, mejorando los servicios y permitiendo el soporte al crecimiento corporativo del negocio. Aprobar la adquisición de licencias de software Microsoft bajo la modalidad de Enterprise Agreement para COFIDE mediante un proceso exonerado de la aplicación de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y su Reglamento por ser un bien que no admite sustituto y cuyo proveedor es único. 6

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