MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS

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1 SISTEMATIZACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN UNIVERSITARIA MANUAL DE NORMAS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE LA OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Edificio Administrativo 1º piso Teléfonos: /Fax No CE: dsia@.ula.ve Pag. WEB:

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3 Manual de Procesos y Procedimientos SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 1/1 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: AUTORIDADES UNIVERSITARIAS AUTORIDADES UNIVERSITARIAS Léster Rodríguez Herrera RECTOR Humberto Ruíz VICERRECTOR ACADÉMICO Mario Bonucci VICERRECTOR ADMINISTRATIVO Nancy Rivas de Prado SECRETARIA Jesús Calderón Director de la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA) MERIDA, DICIEMBRE

4 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: ELABORACIÓN Página: 1/1 EQUIPO DE TRABAJO DISEÑO Y ELABORACIÓN DE: Lic. MARBELLA DEL V. CONTRERAS OVIEDO Lic. DIONELLY CAROLINA VERA OSORIO PERSONAL COLABORADORES Funcionarios (as) de la Oficina Central de Control de Bienes PERSONAL QUE INTERVIENEN EN LA EJECUCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS. COORDINACIÓN Y ASESORÍA Ing. ELVIA ELENA ABREU RAMÍREZ Especialista Organizacional de la DSIA MÉRIDA, DICIEMBRE

5 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 1/5 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: INDICE DE CONTENIDO 1. INTRODUCCIÓN 2. ANTECEDENTES HISTORICOS 3. ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA Organigrama de la Dirección de Finanzas. Organigrama de Procesos de la Oficina Central de Control de Bienes. 4. MODELO DE JERARQUIA DE SISTEMAS 5. MODELO DE SISTEMA DE NEGOCIO (DIRECTORIO) 6. MODELO DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE NEGOCIO 7. MODELOS DE REGLAS DEL SISTEMA DE NEGOCIO 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO Diagrama de Procesos del Sistema de Negocio. Cadena de Valor del Sistema de Negocio. Árbol de Procesos y Procedimientos (Fundamentales). Árbol de Procesos y Procedimientos (Apoyo). Cantidad de Procesos y Procedimientos Ejecutados en la Oficina Central de Control de Bienes. 9. PROCESO FUNDAMENTAL: CONTROL DE BIENES MUEBLES Sub-Proceso 1: Incorporación de Bienes Muebles. Índice del Proceso de Incorporación de Bienes Muebles. Diagrama de Proceso de Incorporación de Bienes Muebles. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Incorporación de Bienes Muebles. Información General del Proceso de Incorporación de Bienes Muebles. Procedimientos: 1.1 Diagrama del Procedimiento para la Incorporación de Bienes Muebles por Compra. 1.1 Procedimiento para la Incorporación de Bienes Muebles por Compra. 1.2 Diagrama del Procedimiento para la Incorporación de Bienes Muebles por Donación. 1.2 Procedimiento para la Incorporación de Bienes Muebles por Donación. 1.3 Diagrama del Procedimiento para la Incorporación de Bienes Muebles Producción. 1.3 Procedimiento para la Incorporación de Bienes Muebles por Producción. por 5

6 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 2/5 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: INDICE DE CONTENIDO Sub-Proceso 2: Traslado de Bienes Muebles. Índice del Proceso de Traslado de Bienes Muebles. Diagrama de Proceso de Traslado de Bienes Muebles. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Traslado de Bienes Muebles. Información General del Proceso de Traslado de Bienes Muebles. Procedimientos: 2.1 Diagrama del Procedimiento para el Traslado de Bienes Muebles. 2.1 Procedimiento para el Traslado de Bienes Muebles. Sub-Proceso 3: Desincorporación de Bienes Muebles. Índice del Proceso de Desincorporación de Bienes Muebles. Diagrama de Proceso de Desincorporación de Bienes Muebles. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Desincorporación de Bienes Muebles. Información General del Proceso de Desincorporación de Bienes Muebles. Procedimientos: 3.1 Diagrama del Procedimiento para la Desincorporación de Bienes Muebles por Donación. 3.1 Procedimiento para la Desincorporación de Bienes Muebles por Donación. 3.2 Diagrama del Procedimiento para la Desincorporación de Bienes Muebles por Inservilidad. 3.2 Procedimiento para la Desincorporación de Bienes Muebles por Inservilidad. 3.3 Diagrama del Procedimiento para la Desincorporación de Bienes Muebles por Permuta. 3.3 Procedimiento para la Desincorporación de Bienes Muebles por Permuta. 3.4 Diagrama del Procedimiento para la Desincorporación de Bienes Muebles por Remate o Venta. 3.4 Procedimiento para la Desincorporación de Bienes Muebles por Remate o Venta. 3.5 Diagrama del Procedimiento para la Desincorporación de Bienes Muebles por Robo ó Hurto. 3.5 Procedimiento para la Desincorporación de Bienes Muebles por Robo ó Hurto. 6

7 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 3/5 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: INDICE DE CONTENIDO Sub-Proceso 4: Inventario Físico de Bienes Muebles. Índice del Proceso de Inventario Físico de Bienes Muebles. Diagrama de Proceso de Inventario Físico de Bienes Muebles. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Inventario Físico de Bienes Muebles. Información General del Proceso de Inventario Físico de Bienes Muebles. Procedimientos: 4.1 Diagrama del Procedimiento para la Actualización de Inventario de Bienes Muebles. 4.1 Procedimiento para la Actualización de Inventario de Bienes Muebles. Sub-Proceso 5: Supervisión y Control Mensual. Índice del Proceso de Control Mensual. Diagrama de Proceso del Control Mensual. Diagrama de Jerarquía de Proceso del Control Mensual. Información General del Proceso del Control Mensual. Procedimientos: 5.1 Diagrama del Procedimiento para el Control Mensual del Trabajo Ejecutado por los Registradores de Bienes. 5.1 Procedimiento para el Control Mensual del Trabajo Ejecutado por los Registradores de Bienes. 5.2 Diagrama del Procedimiento para la Supervisión y Control de los Depósitos (Bienes en Desuso e Inservibles) de la Oficina Central de Control de Bienes. 5.2 Procedimiento para la Supervisión y Control de los Depósitos (Bienes en Desuso e Inservibles) de la Oficina Central de Control de Bienes. 10. PROCESO APOYO 1: APOYO DE ARCHIVO Índice del Proceso de Apoyo de Archivo. Diagrama de Proceso de Apoyo de Archivo. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo de Archivo. Procedimientos: PA-1.1 Diagrama del Procedimiento para el Archivo de Expedientes. 7

8 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 4/5 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: INDICE DE CONTENIDO PA-1.1 Procedimiento para el Archivo de Expedientes. PA-1.2 Diagrama del Procedimiento para la Depuración del Archivo de la Oficina Central de Control de Bienes. PA-1.2 Procedimiento para la Depuración del Archivo de la Oficina Central de Control de Bienes. 11. PROCESO APOYO 2: APOYO SECRETARIAL Índice del Proceso de Apoyo Secretairal. Diagrama de Proceso de Apoyo Secretarial. Diagrama de Jerarquía de Proceso de Apoyo Secretarial. Procedimientos: PA-2.1 Diagrama del Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia. PA-2.1 Procedimiento para el Control de Entrada de Correspondencia. PA-2.2 Diagrama del Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia. PA-2.2 Procedimiento para el Control de Salida de Correspondencia. PA-2.3 Diagrama del Procedimiento A para la Solicitud y Recepción de los Materiales y Suministros de la Oficina Central de Control de Bienes. PA-2.3 Procedimiento A para la Solicitud y Recepción de los Materiales y Suministros de la Oficina Central de Control de Bienes. PA-2.3 Diagrama B del Procedimiento B para la Distribución de los Materiales y Suministros de la Oficina Central de Control de Bienes. PA-2.3 Procedimiento B para la Distribución de los Materiales y Suministros de la Oficina Central de Control de Bienes. PA-2.4 Diagrama del Procedimiento para la Elaboración de Comunicación Mensual sobre el Control de Asistencia. PA-2.4 Procedimiento para la Elaboración de Comunicación Mensual sobre el Control de Asistencia. 12. MODELO ACTORES Y UNIDADES ORGANIZACIONALES Modelo Actor Rol. 8

9 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 5/5 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: INDICE DE CONTENIDO Modelo Rol Actividad. Matriz Actores Procesos. 13. GLOSARIO DE TÉRMINOS 14. ANEXOS Formatos Planillas Utilizados en la Oficina Central de Control de Bienes. 9

10 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 1. INTRODUCCIÓN Página: 1/3 El presente Manual de Normas, Procesos y Procedimientos, es una contribución que le permitirá a la Oficina Central de Control de Bienes de la Dirección de Finanzas de la Universidad de los Andes, contar con un apoyo actualizado contentivo de las descripciones de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones llevadas a cabo en cada uno de los puestos de trabajo, precisando responsabilidades y participaciones, proporcionando información a los futuros interesados en conocer el funcionamiento del mismo, pudiendo disipar inquietudes en la ejecución de los procedimientos. Desarrollado con mucha cautela y claro compromiso de presentar un trabajo bien realizado, gracias a la colaboración de cada uno de los funcionarios (as) que laboran en la Oficina Central de Control de Bienes, quienes aportaron toda la información solicitada y la asesoría de la Ing. Elvia Elena Abreu Ramírez. El mismo, forma parte de la documentación que se genera del Sistema de Información Organizacional que viene desarrollando la Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA), de acuerdo con la metodología establecida por el lenguaje UML (Unified Modeling Language) Lenguaje Unificado de Modelado de Negocios desarrollada por la Prof. Judith Barrios A. y el Prof. Jonás Montilva, de la Universidad de los Andes (ULA), el cual consta de seis etapas, a saber: Preparación Organizacional, Entender el Proceso Actual, Rediseño del Proceso, Desarrollo del Manual, Aprobación e Implementación del Manual y Medidas, Controles y Mejoramiento Continuo. El Manual consta de las siguientes secciones: Introducción, breve explicación al lector, acerca de los motivos y propósitos del mismo, metodología aplicada en el desarrollo del Manual así como una breve demostración de cómo están organizadas sus secciones. Antecedentes Históricos, muestra brevemente la evolución de la Oficina Central de Control de Bienes. Organigrama de la Unidad Administrativa, se presenta la estructura organizativa de la Dirección de Finanzas y la Oficina Central de Control de Bienes. 10

11 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 1. INTRODUCCIÓN Página: 2/3 Modelos, de Jerarquía de Sistemas, de Objetivos, de Reglas y de Procesos de Negocio que ilustra a través de diagramas el Sistema de Control de Bienes Muebles, la Visión, Misión y Objetivos (Generales y Específicos) de la oficina, la Base Jurídica que rige y sustenta los procesos y procedimientos llevados a cabo en la oficina además de ilustrar brevemente y en general el Proceso de Control de Bienes Muebles y los Árboles de Procedimientos (Fundamentales y de Apoyo), respectivamente. Proceso, descripción gráfica y narrativa de los procesos y procedimientos ejecutados en la Oficina Central de Control de Bienes, representando una herramienta de conocimiento de las diferentes actividades desempeñadas en la oficina. Modelo de Actores y Unidades Organizacionales, presenta los diferentes actores y roles desempeñados por los mismos, las funciones establecidas por el Manual de Cargos de la Universidad de los Andes (ULA) así como las desempeñadas actualmente por los funcionarios de la oficina y los procesos y procedimientos desarrollados en el Manual. Glosario de Términos, con la finalidad de facilitar el manejo del Manual y lograr uniformidad de criterios en su aplicación. Anexos, presenta los diferentes formatos y planillas utilizados por los funcionarios de la oficina en la ejecución de sus actividades. La correcta interpretación y aplicación de este Manual, se traducirá en una mayor eficiencia operativa, ya que es un elemento dinámico, donde el lector que desee conocer sobre el mismo, podrá visualizar de forma sencilla y en cualquier momento los procedimientos que se ejecutan en la oficina, la forma de llevarlos a cabo y los responsables de que dichos procedimientos se ejecuten de forma óptima para alcanzar los objetivos que tiene planteado la oficina en concordancia con las leyes, reglamentos, códigos, estatutos, manuales, políticas y otras estipulaciones que afectan a la institución. 11

12 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 1. INTRODUCCIÓN Página: 3/3 Es por ello que recomendamos, que sería oportuno que cada uno de los funcionarios que laboran la Oficina Central de Control de Bienes dedique un poco de su valioso tiempo, en leer el manual, darle un uso adecuado al mismo y preocuparse por actualizarlo en el momento que así lo consideren oportuno, a fin de contar siempre con una herramienta de múltiples ventajas actualizada. 12

13 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 1/1 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES El Consejo Universitario, en reunión celebrada el 15 de Marzo de consideró impostergable la reestructuración administrativa de la Institución para dotarla del apoyo gerencial requerido para el cabal cumplimiento de sus superiores objetivos. En consecuencia acordó eliminar la Dirección de Administración y crear la Dirección de Finanzas. La Dirección de Finanzas se fundó el 15 de Marzo de 1.977, adscrita al Vicerrectorado Administrativo, para atender todas las tareas financieras contables de la Institución, a la cual se adscribieron los Departamentos de Tesorería, Contabilidad y Bienes y Rentas; teniendo además las unidades y dependencias que fueran necesarias para el cumplimiento de sus finalidades. Hoy día la Dirección de Finanzas cuenta con cuatro (4) Departamentos adscritos que son: Departamento de Tesorería. Oficina Central de Control de Bienes. Departamento de Contabilidad. Departamento de Nómina. La Oficina Central de Control de Bienes tiene como misión Mantener registro permanente y actualizado de los bienes de la Universidad, mediante la consolidación de inventario y de la aplicación de mecanismos del estado, ubicación y cantidad de los mismos. (Memoria y Cuenta de la ULA año 2005). La Oficina de Central de Control de Bienes como Sistema de Negocio, se refiere a Registrar, Controlar, Verificar e Inspeccionar las adquisiciones o incorporaciones, desincorporaciones, traspasos (traslados), ubicación física y custodia de los ACTIVOS FIJOS TANGIBLES, propiedad de la Universidad de los Andes. Entiéndase por ACTIVOS FIJOS TANGIBLE, todos los bienes muebles y/o equipos, mobiliario, accesorios, colecciones u otros objetos, de largo uso y duración y que no estén adheridos físicamente a edificaciones y terrenos propiedad de la Universidad de los Andes. La Oficina Central de Control de Bienes cuenta con el siguiente personal: Registrador de Bienes (6 personas laborando) Apoyo Secretarial (1 persona laborando) Y como encargado de hacer que la Oficina logre los objetivos planteados: Jefe de Inventario: González Salazar Daniel José. 13

14 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 1/3 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: ORGANIGRAMA DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 14

15 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 2/3 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: ORGANIGRAMA DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS Fuente: 15

16 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 3/3 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: ORGANIGRAMA DE PROCESOS DE LA OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES DIRECCION DE FINANZAS Oficina Central de Control de Bienes. Jefe de Inventario T.S.U. González S. Daniel J. Apoyo de Archivo Apoyo Secretarial (1) Oficinista Incorporación de Bienes Muebles Traslados de Bienes Muebles Desincorporación de Bienes Muebles Inventario Físico de Bienes Muebles 1 Jefe de Inventario 6 Registradores de Bienes Facultad/Núcleo y/o Dependencia Fuente: Proporcionado por el Jefe de Inventario de la Oficina Central de Control de Bienes T.S.U. González Daniel. 16

17 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 1/2 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 4. DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE SISTEMAS 17

18 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 2/2 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 4. DIAGRAMA DE JERARQUÍA DE SISTEMAS SUPRASISTEMA SISTEMAS FINANCIERO SUBSISTEMAS INTRA Incorporación de Bienes SISTEMA DE CONTROL DE BIENES Apoyo Gerencial Control de Inventarios SISTEMA DE TESORERÍA Traslados de Bienes Desincorporación de Bienes INTER SISTEMA GERENCIAL FINANCIERO SISTEMA DE NÓMINA SISTEMA DE CONTABILIDAD AMBIENTE EXTERNO 18

19 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 5. DIRECTORIO Página: 1/2 19

20 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 5. DIRECTORIO Página: 2/2 Nº DIRECTORIO UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES EXPERTO NOMBRE Y CEDULA DE CARGO EXTENCION DEL CONDICION APELLIDO IDENTIDAD DOMINIO 1 González Salazar Daniel José 2 Guzmán La Cruz Carlos 3 Hernández Rangel Jose Luis 4 Lindarte Duran Ana 5 Marquina Ramos Mopsy 6 Peñaloza Quintero Oswaldo 7 Ramírez Orlando José 8 Rivas Osorio Iván Darío 9 Van Gricken Latuff Rolando PERSONAL TÉCNICO SUPERIOR FIJO V Jefe de Inventario 2640 X Fijo PERSONAL APOYO FIJO V Registrador de Bienes 2641 X Fijo Apoyo de V Recurso 2641 X Fijo Informático V Registrador de Bienes 2641 X Fijo V Oficinista 2641 X Obtuvo Cambio V Recepcionista 2641 X Fijo V V V Registrador de Bienes Registrador de Bienes Registrador de Bienes 2641 X Fijo 2641 X Fijo 2641 X Obtuvo Cambio 20

21 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 1/4 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS 21

22 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 2/4 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS Para realizar el Modelo de Objetivos se consulto la siguiente fuente histórica, tomando la mas actualizada, es decir, la que se encuentra sombreada para realizar el modelado a través del Lenguaje UML Business. CONCEPTOS DEL MODELADO DE OBJETIVOS MEMORIA Y CUENTA DE LA ULA - AÑO: 2005 OBJETIVOS UNIDAD ADMINISTRATIVA: OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES PLAN OPERATIVO DE LA ULA - AÑO: FUENTE DE INFORMACIÓN MANUAL DE ORGANIZACIÓN - AÑO: 1993 PÁGINA WEB DE LA ULA - AÑO: OTRA FUENTE (especificar) MISIÓN "Mantener registro permanente y actualizado de los bienes de la Universidad, mediante la consolidacion de inventario y de la aplicación de mecanismos del estado, ubicación y cantidad de los mismo". NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION "Registrar, verificar e inspeccionar las adquisiciones o incorporaciones, traslados y desincorporaciones de los bienes muebles propiedad de la Universidad, de acuerdo a disposición de las Autoridades Universitarias, al presente Reglamento y a las Leyes y Reglamentos vigentes sobre la materia" (Reglamento de Sistema de Inventario dictado por el Consejo Universitario de la Universidad de los Andes, en uso de sus atribuciones que le confiere el ordinal 21, del Artículo 26 de la Ley de Universidades). "Registrar, verificar e inspeccionar las adquisiciones, incorporaciones, traspasos (traslados) y desincorporaciones de los bienes muebles capitalizables propiedad de la Universidad de los Andes" (Material impreso facilitado por la Oficina Central de Control de Bienes). VISIÓN NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION Mantener una información actualizada, veraz, oportuna y precisa en cuanto al inventario de bienes muebles capitalizables se refiere, para de ésta manera servir de apoyo a toda la comunidad universitaria y usuarios, entiéndase Facultades y/o Dependencias universitarias en especial al Departamento de Contabilidad, que requieran información al respecto y que además garantice a través de sus procesos administrativos una gestión de calidad enmarcada en la utilización de tecnología de avanzada o de punta elevando así la productividad de la Oficina Central de Control de Bienes, y por ende del mismo proceso de registro y control de bienes. (Material impreso facilitado por la Oficina Central de Control de Bienes). 22

23 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 3/4 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES OBJETIVO GENERAL NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION "Mantener un registro permanente y actualizado de los bienes muebles de la Universidad, mediante la consolidación del inventario y la aplicación de macanismos de control del estado, ubicación y cantidad de los mismos" (Manual de Organizaciones 1993). NO SE TIENE INFORMACION Análisis pormenorizado de los procesos de registro y control de bienes, con la finalidad de mejorar la gestión administrativa propiamente dicha. (Material impreso facilitado por la Oficina Central de Control de Bienes) OBJETIVO ESPECÍFICO NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION 1."Auditoría interna de cada uno de los procesos de registro y control de bienes, con la finalidad de determinar debilidades y fortalezas del mismo. (Material facilitado por la Oficina Central de Control de Bienes) CUALITATIVO NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION 2.Determinación de oportunidades y amenazas que influyan en la Oficina Central de Control de Bienes. (Material facilitado por la Oficina Central de Control de Bienes) NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION 3.Actualización de los componentes y funciones administrativas en concordancia con las nuevas tendencias administrativas". (Material facilitado por la Oficina Central de Control de Bienes) CUANTITATIVO NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION NO SE TIENE INFORMACION 23

24 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 4/4 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 6. MODELO DE OBJETIVOS 24

25 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 1/2 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 7. MODELO DE REGLAS 25

26 SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA Página: 2/2 ÁREA FINANCIERA Materia: Asunto: 7. MODELO DE REGLAS 26

27 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 1/6 Asunto: 8. MODELO DE PROCESOS DEL NEGOCIO 27

28 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 2/6 Asunto: DIAGRAMA DE PROCESO DEL SISTEMA DE NEGOCIO 28

29 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 3/6 Asunto: CADENA DE VALOR DEL SISTEMA DE NEGOCIO 29

30 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 4/6 Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (FUNDAMENTALES) 30

31 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 5/6 Asunto: ARBOL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (APOYOS) 31

32 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 6/6 Asunto: CANTIDAD DE PROCEDIMIENTOS EJECUTADOS EN LA OFICINA CENTRAL DE CONTROL DE BIENES 32

33 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 1/8 Asunto: 9. DIAGRAMA Y JERARQUIA DE LOS PROCESOS 33

34 Página: 2/8 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Sub- Proceso: SUB-PROCESO 1. INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES 34

35 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Sub-Proceso: INCORPORACION DE BIENES MUEBLES 1. INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES Diagrama de Procesos Diagrama de Jerarquía de Procesos Información General Objetivo. Clientes: Iniciales. Finales. Entradas. Salidas. Dependencias y/o Personas Vinculadas: Internas. Fronteras: Se Inicia. Se Termina. Base Legal Relacionada. Formularios. Recursos: Humanos. Tecnológicos: Computacionales. Materiales y Equipos. Página: 3/8 Asunto: INDICE DEL PROCESO INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES Diagrama de Actividad 1.1: Incorporación de Bienes Muebles por Compra. Procedimiento 1.1: Incorporación de Bienes Muebles por Compra. Diagrama de Actividad 1.2: Incorporación de Bienes Muebles por Donación. Procedimiento 1.2: Incorporación de Bienes Muebles por Donación. Diagrama de Actividad 1.3: Incorporación de Bienes Muebles por Producción. Procedimiento 1.3: Incorporación de Bienes Muebles por Producción. 35

36 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 4/8 Asunto: DIAGRAMA DEL PROCESO DE INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES 36

37 Materia: SISTEMATIZACIÓN ADMINISTRATIVA ÁREA FINANCIERA Página: 5/8 Asunto: DIAGRAMA DE JERARQUÍA DEL PROCESO DE INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES 37

38 Página: 6/8 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES INFORMACIÓN GENERAL INFORMACIÓN GENERAL OBJETIVO CLIENTES Describir las actividades que se deben cumplir a los efectos de tramitar el Ingreso de Bienes Muebles al Patrimonio Universitario. INICIALES Facultad/Núcleo y/o Dependencia. Entes Externos a la Universidad de los Andes. Consejo Universitario. FINALES Facultad/Núcleo y/o Dependencia. Entes Externos a la Universidad de los Andes. Archivo de la Oficina Central de Control de Bienes. ENTRADAS Solicitud de Incorporación de Bienes Muebles a la universidad de los Andes. SALIDAS Factura Original Codificada Número de inventario del Bien Mueble, asignado en la Factura. Expedientes de Bienes Muebles contentivos de todos los documentos que avalen la adquisición lícita de los Bienes Muebles. DEPENDENCIAS Y/O PERSONAS VINCULADAS INTERNAS Consejo Universitario. Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia. Unidad de Auditoria Interna. 38

39 Página: 7/8 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES INFORMACIÓN GENERAL Dirección de Servicios de Información Administrativa (DSIA). Dirección de Finanzas. Funcionarios que laboran en la Oficina Central de Control de Bienes. FRONTERAS SE INICIA Cuando la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia envía oficio, factura original de la compra de bienes muebles capitalizables, orden de compra, nota de entrega y cualquier otro documento que avale la compra lícita del bien mueble a Incorporar al Patrimonio Universitario. SE TERMINA Cuando la Oficina Central de Control de Bienes asigna número de inventario y procede a la identificación (Plaqueo) del Bien Mueble a Incorporar al Patrimonio Universitario BASE LEGAL RELACIONADA Ley de Universidades. Ley de Registros de Bienes Nacionales. Ley de Procedimientos Administrativos. Reglamento de Sistema de Inventario. Circular vigente número Normas Generales de Control Interno. Manuales o Catálogos de Cuentas Contables para el Sistema de Contabilidad Pública Elaborado por Programa de Modernización de la Administración Financiera del Estado. 39

40 Página: 8/8 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES Asunto: Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES INFORMACIÓN GENERAL FORMULARIOS Publicación número 9 de la Contraloría General de la Republica. Nota de Devolución. Formato (F-1-20) de Recolección de Datos Bienes Muebles. Formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo. RECURSOS HUMANOS Jefe de Inventario. Registrador de Bienes (6). Oficinista (1) TECNOLÓGICOS: Computacionales Sistema de Control de Bienes Muebles Versión 1.0 Junio Sistema de Reportes. Sistema de Etiquetas. Sistema de Correspondencia. MATERIALES Y EQUIPOS Materiales y equipos de oficina Tecnología de Información: Hardware, Software, Redes,..etc. 40

41 Página: 1/2 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES POR COMPRA 41

42 Página: 2/2 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES POR COMPRA REGISTRADOR DE BIENES (INTERNO) A Oficio, FO, OC NE Y HS Buscar en el MT ó en el SCBM, el Manual de Descripción de Artículos y Manual de Códigos de Estructura Organizativa. Identificar en la FO, el tipo de bien mueble capitalizable a incorporar. Identificar el número de descripción de articulo a incorporar de acuerdo al Manual. Devolver al MT, el Manual de Descripción de Artículos y Manual de Códigos de Estructura Organizativa. Calcular manualmente el IVA para determinar el costo unitario de cada bien mueble a incorporar. Ingresar al SCBM. Llenar en el SCBM, el formato (F-1-20) para cada bien mueble. Imprimir el formato (F-1-20) por cada bien mueble a incorporar. Tipear a máquina de escribir sobre la FO, los números de inventario asignado a cada bien mueble. Colocar en la FO los siguientes sellos: código contable, codificación y sello de la OCCB. Llenar manualmente el sello con los siguientes datos: codificado por, fecha y firma. Llenar manualmente el formato (F-1-21) por cada bien mueble. Fotocopiar dos (2) juegos de: FO, OC, NE y HS, que avale la compra. Armar expedientes de acuerdo a la ubicación exacta del bien con formato (F-1-21), formato (F- 1-20) y Juego de fotocopias (FO, OC, NE y HS) B C REGISTRADOR DE BIENES (EXTERNO) D Memorandums y Expedientes. Colocar firma en copia de Memorandum. Entregar a la Oficinista, copia del Memorandum. Revisar que lo reflejado en la FO coincida con los formatos (F-1-21) y (F-1-20) recibidos. Chequear que los datos reflejados en el formato (F-1-20) sean iguales a los datos de la FO. Ingresar al SCBM, en el módulo de Impresión Introducir en el SCBM el número de inventario de cada bien mueble a identificar. Imprimir la etiqueta adhesiva de identificación del bien mueble. Anexar al expediente de cada bien mueble, la etiqueta adhesiva. Visitar la Facultad/ Núcleo y/o Dependencia, donde se encuentra el bien. Ubicar el bien mueble según la localización reflejada en el formato (F-1-21). Chequear las características del bien reflejada en la FO con cada bien mueble incorporado. Chequear el serial, marca, modelo del bien mueble con el formato (F-1-20). Llenar manualmente los datos de Ubicación Responsable y Estado Físico del formato (F-1-20). Llenar manualmente los campos de: Elaboración de Placas en el formato (F-1-21). Recortar la etiqueta adhesiva de identificación del bien mueble. Identificar el bien mueble con el número de inventario asignado por la OCCB. Ingresar en el SCBM. Transcribir en el SCBM en el formato (F-1-20) los códigos recolectados en la identificación del bien. Imprimir el formato (F-1-20) por cada bien mueble. Anexar cada formato (F-1-20) a cada uno de los expedientes de bienes muebles capitalizables. Colocar en el formato (F-1-21) en el campo de trascripción de datos, firma y fecha. Ubicar en el Archimóvil de la OCCB la carpeta de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia visitada. Anexar a la carpeta de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia, el expediente del bien mueble. Colocar en el Archimóvil la carpeta de la Facultad/ Núcleo y/o Dependencia, en su ubicación inicial. Carpetas FO: Factura Original de la compra de bienes muebles capitalizable. OC: Orden de Compra Presupuestaria. NE: Nota de Entrega. HS: Hoja de seriales. LEC: Libro de Entrega de Correspondencia. UAA: Unidad de Apoyo Administrativo de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia. ULA: Universidad de los Andes. SCBM: Sistema de Control de Bienes Muebles. MT: Mesón de trabajo. IVA: Impuesto al Valor Agregado. Formato (F-1-20): Recolección de datos Bienes Muebles. Formato (F-1-21): Forma de Control de Flujo. NBP: Número de Bienes a Plaquear. Circular 01/2003 aprobada por el Vicerrector Administrativo. OCCB: Oficina Central de Control de Bienes. CFOE: Carpeta de Facturas y Oficios por Entregar. LEYENDA DE SIMBOLOS Objeto: Representa un objeto (insumo, producto, recurso físico) que es usado o producido por un proceso. Inicio de Proceso: Indica el inicio de un proceso o actividad. Flujo de Control: Muestra el orden de ejecución de los procesos. Actividad: Proceso atómico que no puede ser descompuesto en otros de más bajo nivel. Decisión: Indica un punto de decisión entre dos o más objetos. Acción de Señal de Aceptación: Acción que espera la ocurrencia de un evento para disparar una señal a otra a otra acción receptora. Acción evento de tiempo: Acción que espera loa ocurrencia de un evento para disparar una señal de acción receptora. A Conector: Usado para separar un flujo y reestablecer su conexión en otra actividad. Fin de Proceso: Indica el fin de un proceso ó actividad. 42

43 Página: 1/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA 1.1 INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES POR COMPRA 43

44 Página: 2/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA RESPONSABLE ACCION OFICINISTA 1. Recibe de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia oficio, Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega, Hoja de Seriales y el libro de entrega de correspondencia. 2. Coloca firma en el libro de entrega de correspondencia. 3. Devuelve al funcionario (a) de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia, el libro de entrega de correspondencia. 4. Registra el oficio en el libro de correspondencia recibida. 5. Verifica si la (s) Factura (s), cumplan con lo establecido en la Circular Nº 01/2003 aprobada por el Vicerrector Administrativo: a) Si la (s) Factura (s), cumple con lo establecido en la Circular Nº 01/2003 aprobada por el Vicerrector Administrativo: (Ir al paso 6). b) En caso contrario, si la (s) Factura (s), no cumple con lo establecido en la Circular Nº 01/2003 aprobada por el Vicerrector Administrativo: Llena nota de devolución. Imprime la nota de devolución. Anexa a la Factura la nota de devolución. Entrega al Jefe (a) de Inventario oficio, Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales. 44

45 Página: 3/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA JEFE DE INVENTARIO Recibe de la Oficinista oficio, Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales. Revisa la nota de devolución. Coloca firma en la nota de devolución. Devuelve a la Oficinista oficio, Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales. OFICINISTA Recibe del Jefe (a) de Inventario oficio, Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales. Devuelve al funcionario (a) de la Dependencia oficio, Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales. Fin del procedimiento. 6. Sella el oficio indicando la fecha de entrega de la Factura Original codificada (5 días hábiles luego de ser recibidas). 7. Notifica al funcionario de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia, pasar a los cinco (5) días hábiles por la Factura Original Codificada. 8. Entrega al Jefe (a) de Inventario el oficio, Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales. 45

46 Página: 4/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA JEFE DE INVENTARIO REGISTRADOR DE BIENES (INTERNO) 9. Recibe de la Oficinista oficio, Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales. 10. Revisa que la (s) Factura (s) estén a nombre de la Universidad de los Andes (ULA). 11. Entrega al Registrador de Bienes (Interno) oficio, Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales. 12. Recibe del Jefe (a) de Inventario el oficio, Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales. 13. Busca en el mesón de trabajo o en el Sistema de Control de Bienes Muebles, el Manual de Descripción de Artículos y Catalogo o Manual de Códigos de Estructura Organizativa. 14. Identifica en la Factura el tipo de bien mueble capitalizable a incorporar. 15. Identifica el número de descripción del artículo a incorporar, de acuerdo al Manual de Descripción de Artículos. 16. Devuelve al mesón de trabajo, el Manual de Descripción de Artículos y Catalogo o Manual de Códigos de Estructura Organizativa. 46

47 Página: 5/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA 17. Calcula manualmente el Impuesto al Valor Agregado (IVA) para determinar el costo unitario de cada bien mueble, tomando en consideración los descuentos realizados por las casas comerciales (si es el caso). 18. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles. 19. Llena en el Sistema de Control de Bienes Muebles, el formato (F-1-20) de Recolección de Datos Bienes Mueble por cada bien mueble, con los siguientes datos: número de inventario, nombre del articulo, marca, modelo, serial, dependencia, concepto de incorporación, fecha de incorporación, número de factura, fecha de la factura y precio unitario del bien mueble. 20. Imprime un formato (F-1-20) de Recolección de Datos Bienes Mueble, por cada bien mueble incorporado. 21. Tipea a máquina de escribir sobre la Factura Original, los números de inventario asignado a cada bien mueble capitalizable adquiridos según Factura. 22. Coloca en la Factura Original los siguientes sellos: código contable, codificación y de la Oficina Central de Control de Bienes. 23. Llena manualmente el sello con los siguientes datos: codificado por, fecha y firma. 24. Llena manualmente el formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo por cada bien mueble, en los siguientes campos: Dependencia Departamento - Localización, codificación de planillas, asignación de unidades y registro de unidades, colocando fecha y firma. 25. Fotocopia dos (2) juegos de: Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) 47

48 Página: 6/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA OFICINISTA de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales, que avale la compra. 26. Arma un expediente de acuerdo a la ubicación exacta de los bienes muebles (Facultad/Núcleo y/o Dependencia) y responsable por cada bien, de la siguiente manera: a) Formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo. b) Formato (F-1-20) de Recolección de Datos Bienes Mueble. c) Un juego de fotocopias de Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales. 27. Distribuye la documentación de la siguiente manera: a) Entrega al Jefe (a) de Inventario, los expedientes de cada bien mueble capitalizable (Ir al paso 28). b) Entrega a la Oficinista un juego de fotocopias de: Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega, Hoja de Seriales, oficio recibido inicialmente de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia y Factura (s) Original (es), Orden (es) de Compra (Presupuestaria) Original, Nota de Entrega Original y Hoja de Seriales Original. c) Recibe del Registrador de Bienes (Interno) un juego de fotocopias de: Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega, Hoja de Seriales, oficio recibido inicialmente de la Unidad de Apoyo 48

49 Página: 7/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia y Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria) Original, Nota de Entrega Original, Hoja de Seriales Original. d) Archiva en la (s) carpeta (s) asignada (s) para ello, el juego de fotocopias de: Factura (s) Original (es) de la compra de bienes muebles capitalizables, Orden (es) de Compra (Presupuestaria), Nota de Entrega y Hoja de Seriales. e) Elabora un oficio dirigido a cada una de la Unidad de Apoyo Administrativo (UAA) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia, notificando la codificación de la (s) Factura (s). f) Imprime oficio (s). g) Anexa al oficio la (s) Factura (s) Original (es) codificada (s) y oficio recibido originalmente. h) Entrega al Jefe (a) de Inventario, oficio (s). JEFE DE INVENTARIO i) Recibe de la Oficinista, oficio (s). j) Revisa en oficio (s), que toda la documentación que se recibió inicialmente se este devolviendo, contengan sellos y número de inventario. k) Coloca firma y sello al oficio (s). l) Entrega a la Oficinista, oficio (s). OFICINISTA m) Recibe del Jefe (a) de Inventario, oficio (s). n) Archiva en la carpeta de facturas y oficios por entregar, oficio (s). 49

50 Página: 8/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA JEFE DE INVENTARIO OFICINISTA o) Archiva en la carpeta de correspondencia enviada, copia del oficio, posteriormente. p) Fin del procedimiento. 28. Recibe del Registrador de Bienes (Interno), los expedientes de cada bien mueble capitalizable 29. Revisa los expedientes de cada bien mueble capitalizable. 30. Coloca los expedientes de cada bien mueble capitalizable, en un archivo temporal donde permanecen hasta el final del mes, momento en el cual realiza la distribución mensual del trabajo. 31. Sella cada expediente con la fecha del mes correspondiente. 32. Clasifica los expedientes de cada bien mueble capitalizable de acuerdo a la Facultad/Núcleo y/o Dependencia asignada a cada uno de los Registradores de Bienes (Externo). 33. Anota en una hoja: cantidad de facturas, mes de asignación y número de bienes a plaquear a cada uno de los Registradores de Bienes (Externo). 34. Entrega a la Oficinista la hoja con la asignación de trabajo mensual para cada uno de los Registradores de Bienes (Externo) y los expedientes de cada bien mueble capitalizable. 35. Recibe del Jefe (a) de Inventario la hoja con la asignación de trabajo mensual para cada uno de los Registradores de Bienes (Externo) y los expedientes de cada bien mueble capitalizable. 50

51 Página: 9/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA JEFE DE INVENTARIO OFICINISTA 36. Elabora memorandum, para cada Registrador de Bienes (Externo), de acuerdo a las indicaciones de la hoja entregada por el Jefe (a) de Inventario. 37. Imprime original y copia de los memorandum, para cada Registrador de Bienes (Externo). 38. Entrega al Jefe (a) de Inventario original y copia de los memorandum y la hoja con la asignación de trabajo mensual para cada uno de los Registradores de Bienes (Externo). 39. Recibe de la Oficinista original y copia de los memorandum y la hoja con la asignación de trabajo mensual para cada uno de los Registradores de Bienes (Externo). 40. Revisa los memorandum con la hoja de asignación de trabajo mensual para cada uno de los Registradores de Bienes (Externo). 41. Archiva en la carpeta correspondiente, la hoja de asignación de trabajo mensual para cada uno de los Registradores de Bienes (Externo). 42. Coloca firma en cada uno de los memorandum. 43. Entrega a la Oficinista original y copia de los memorandum. 44. Recibe del Jefe (a) de Inventario original y copia de los memorandum. 45. Entrega a cada Registrador de Bienes (Externo), memorandum y los expedientes de cada bien mueble capitalizable asignados. 51

52 Página: 10/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA REGISTRADOR DE BIENES (EXTERNO) 46. Recibe de la Oficinista, memorandum y los expedientes de cada bien mueble capitalizable asignado. 47. Coloca firma en copia del memorandum. 48. Entrega a la Oficinista copia del memorandum para que la misma entregue al Jefe (a) de Inventario para su respectivo archivo en el expediente de cada Registrador de Bienes (Externo). 49. Revisa que la cantidad de bienes reflejada en la Factura coincida con la cantidad de formatos (F-1-21) de Forma de Control de Flujo y formatos (F-1-20) de Recolección de Datos Bienes Mueble recibidos. 50. Chequea que los datos reflejados en el formato (F-1-20) de Recolección de Datos Bienes Mueble sean iguales a los datos reflejados en la Factura. 51. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles, en el Módulo de Impresión. 52. Introduce en el Sistema de Control de Bienes Muebles, el número de inventario de cada bien mueble a identificar. 53. Imprime la etiqueta adhesiva de identificación del bien mueble. 54. Anexa al expediente de cada bien mueble, la etiqueta (s) adhesiva. 55. Visita la Facultad/Núcleo y/o Dependencia donde se encuentra el bien. 56. Ubica el bien mueble según la localización reflejada en el formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo (luego 52

53 Página: 11/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA de tres (3) visitas, de no ubicar el bien mueble levanta acta y entrega al Jefe (a) de Inventario). 57. Chequea las características del bien mueble reflejadas en la Factura con cada bien mueble incorporado. 58. Cheque el serial, marca, modelo u otra característica relevante para la identificación del bien mueble con el formato (F-1-20) de Recolección de Datos Bienes Mueble (si en la planilla no aparece el serial lo coloca manualmente). 59. Llena manualmente los campos de la Sección de Datos de Ubicación Responsable y Estado Físico del formato (F-1-20) de Recolección de Datos Bienes Mueble con los siguientes datos: código del departamento, código de la estructura, código de la dependencia, número de cédula de identidad del responsable del bien, código de localización del bien (Recinto), código del estado físico del bien, observaciones, código del color actual, datos sobre la inspección técnica y colocación del identificador, fecha de la inspección y número de cédula de identidad del funcionario responsable de la inspección. 60. Llena manualmente los campos de: Elaboración de Placas, Colocación de Placas en el formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo con los siguientes datos: observaciones, fecha, nombre y firma en cada uno de los campos. 61. Recorta la etiqueta adhesiva de identificación del bien mueble (si es el caso). 62. Identifica el bien mueble con el número de inventario asignado por la Oficina Central de Control de Bienes, con una placa, marcador, etiqueta adhesiva y/o lápiz eléctrico. 53

54 Página: 12/12 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.1 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR COMPRA 63. Ingresa al Sistema de Control de Bienes Muebles. 64. Transcribe en el Sistema de Control de Bienes Muebles, en el formato (F-1-20) de Recolección de Datos Bienes Mueble por cada bien mueble, con los siguientes datos: código del departamento, código de la estructura, código de la dependencia, número de cédula de identidad del responsable del bien, código de localización del bien (Recinto), código del estado físico del bien, observaciones, código del color actual, datos sobre la inspección técnica y colocación del identificador, fecha de la inspección y número de cédula de identidad del funcionario responsable de la inspección. 65. Imprime el formato (F-1-20) de Recolección de Datos Bienes Mueble por cada bien mueble. 66. Anexa cada formato (F-1-20) de Recolección de Datos Bienes Mueble por cada bien mueble a cada uno de los expedientes de bienes muebles capitalizable. 67. Coloca en el formato (F-1-21) de Forma de Control de Flujo, en el campo de Trascripción de datos, firma y fecha. 68. Ubica en el archimóvil de la Oficina Central de Control de Bienes la carpeta de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia visitada. 69. Anexa a la carpeta de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia el expediente del bien (es) plaquedo (s). 70. Coloca en el archimóvil, la carpeta de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia en su ubicación inicial. 54

55 Página: 1/2 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. INCORPORACION DE BIENES MUEBLES POR DONACIÓN. 55

56 Página: 2/2 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. INCORPORACION DE BIENES MUEBLES POR DONACIÓN. 56

57 Página: 1/11 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIÓN 1.2 INCORPORACION DE BIENES MUEBLES POR DONACIÓN 57

58 Página: 2/11 Proceso: CONTROL DE BIENES MUEBLES. Asunto: 1.2 PROCEDIMIENTO PARA LA INCORPORACION DE Sub Proceso: INCORPORACIÓN DE BIENES MUEBLES. BIENES MUEBLES POR DONACIÓN RESPONSABLE ACCION OFICINISTA JEFE DE INVENTARIO OFICINISTA 1. Recibe de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia oficio, Acta de Aceptación y/o Recepción indicando el bien mueble que recibe por donación y el libro de entrega de correspondencia. 2. Coloca firma en el libro de entrega de correspondencia. 3. Devuelve al funcionario (a) de la Facultad/Núcleo y/o Dependencia, el libro de entrega de correspondencia. 4. Registra el oficio en el libro de correspondencia recibida. 5. Sella el Acta e indica por quien es recibido, fecha y hora. 6. Entrega al Jefe (a) de Inventario el Acta. 7. Recibe de la Oficinista el Acta. 8. Revisa en el Acta los siguientes datos del bien mueble: marca modelo, color, serial, descripción, estado físico y precio. 9. Visita la Facultad/Núcleo y/o Dependencia, que recibe el bien mueble por donación. 10. Realiza inspección física (ocular) del bien mueble, para constatar los siguientes datos: marca, modelo, color, serial, descripción, estado físico y precio (si no refleja el precio en el Acta de Aceptación y/o Recepción, debe justipreciar el bien mueble). 11. Elabora informe dando fe de los datos reflejados en el Acta. 12. Guarda en un disquete, el informe redactado. 13. Entrega a la Oficinista, el disquete. 14. Recibe del Jefe (a) de Inventario, el disquete. 58