TELHOME (DELIVERY) Módulo ENTEC TELHOME : Control de envíos a domicilio. (DELIVERY PEDIDOS)

Transcripción

1 Módulo ENTEC TELHOME : Control de envíos a domicilio. (DELIVERY PEDIDOS) El módulo ENTEC TELHOME controla los envíos de las órdenes a domicilio (pedidos), a través del control de cambio de estatus para dar seguimiento a la orden, desde su salida hasta la rendición de la cuenta en caja, de igual forma se puede asignar a los repartidores por zonas y dar el seguimiento respectivo por repartidor. El sistema permite dar seguimiento a todos los pedidos del día, por zona y por repartidor. Se puede contar con un historial del cliente para poder tomar decisiones de atención a clientes frecuentes y tengan beneficios adicionales, tales como promoción especial o descuentos adicionales. También el sistema permite analizar los tiempos promedios de entrega de todos y cada uno de los repartidores con el objeto de mejorar la logística de pedidos. En resumen Citaremos una breve descripción del circuito completo del TELHOME (Delivery): Para cargar/abrir un PEDIDO debemos presionar la tecla ENTER e ingresar los datos de la venta, finalizar con F1 y F3 para emitir una pro forma con formato interno o IMP que tiene los datos del cliente y de los productos. Esto es lo que sirve de base para preparar el pedido. Cuando el pedido sale preparado y esta listo para enviar se ingresa el número de pedido y presiona la tecla ENTER. El sistema trae nuevamente el pedido, se cierra con F1 y el MEDIO DE PAGO para emitir el ticket de venta, el pedido pasara a estado A ENVIAR. Si se usa formato interno el ticket tendrá también los datos del cliente. En la ventana de delivery deben marcar los pedidos y seleccionar el sector al que se envían en la ventana Asignar al Sector, el sistema presentará una lista de repartidores, se debe seleccionar uno y asignarlo. El pedido pasara a estado ENVIADO. 1

2 Cuando el repartidor regresa se debe presionar el botón de la derecha ENVIADO para ver todos los que están en ese estado, seleccionar el repartidor en la lista de arriba y presionar recuperar para ver todos los pedidos que tenia asignado este repartidor. Marcar los que entrego efectivamente y presionar el botón Rendir. Esto marcara los pedidos como RENDIDOS. En los reportes se reflejara los horarios de pedido, salida y rendición junto con estadísticas de los tiempos. El módulo ENTEC TELHOME está disponible a partir de la versión GESTION en adelante (Hospitality/Retail) Normalmente TELHOME se utiliza con Hospitality con Plano de Mesas y Fast Food Telhome se puede utilizar con ENTEC RETAIL si se configura nota de venta abierta <venta mostrador> Nota: Para la utilización de este módulo, se requiere tener instalado un teclado normal para PC (keyboard PC) en el Punto de Venta. Iniciemos.- Primeramente el módulo Telhome debió haber sido habilitado y aplicada la licencia correspondiente. En modo demostración 45 días puede habilitarse este módulo sin problema. Revisar que el módulo Delivery (Telhome) haya quedado configurado desde el setup del programa Entec. Menú principal >>>>> Restaurant >>> Nivel de Distribución de Mesas y buscar si existe el nivel Delivery. Si no existe o tiene nivel 99 o distinto crearlo como número de nivel 6, es muy importante que la posición sea el nro. 6. Si existe como nivel 6 revisar si la posición es 99 o distinta, cambiarlo a 6. De no estar correcto lo anterior, es posible que el sistema muestre el siguiente error al tratar de abrir o crear el pedido 2

3 Las tareas principales a realizar y que deben preparase previamente son las siguientes: Alta de Operadores (Cajeros) Menú principal >>> botón Operadores y/o Menú principal >>> Sistema >>> Operadores Alta de Repartidores Menú principal >>> Sistema >>> Tablas >>> Vendedores y/o Menú principal >>> Restaurant >>> Camareros Alta de Sectores o Zonas de Reparto Menú principal >>> Restaurant >>> Sectores de Reparto Alta de Clientes Menú principal >>> botón Clientes y/o Menú principal >>> Sistema >>> Clientes --- ALTA DE OPERADORES Debemos definir los tipos de usuarios que operaran el sistema (Cajero (operador), Supervisor, Administrador, etc.) Refiérase: F1 Ayuda en línea, búsqueda por tema definición: Capítulo Definición de Operadores --- ALTA REPARTIDORES Para este caso es necesario definir el tipo de repartidor. Si se desea controlar los pagos que este recibe por concepto de la entregas a domicilio, debe darse de alta como un CAJERO (operador) o bien ligarlo al Cajero en turno. Refiérase: F1 Ayuda en línea, búsqueda por tema definición: Capítulo Definición de Vendedores Menú principal >>> Restaurant >>> Camareros Desde Camareros damos de alta aquellos que serán los repartidores de los envíos a domicilio. 3

4 Podemos asignarles un % de comisión, de igual manera si queremos controlar el cobro de las entregas que estos hagan debemos configurarlo Rinde Como Menú principal >>> Sistemas >>> Operadores >>> F3 Nuevo >>> ponemos datos >>> bloqueamos accesos POS y Backoffice >>>F10 Guardar Menú principal >>> Restaurant >>> Camareros F3 Nuevo >>> registramos sus datos >>> Rinde como F10 Guardar --- ALTA ZONAS de REPARTO Podemos dar de alta zonas de reparto según se requieran <Centro, Sur, Norte, Colonia, Barrio, Código Postal, etc.> Menú principal >>> Restaurant >>>Sectores de Reparto Es donde podemos asociar a un repartidor por zona o sector 4

5 Es importante que se asocie correctamente la sucursal al sector correspondiente --- ALTA DE CLIENTES Refiérase: F1 Ayuda en línea, búsqueda por tema Cliente: Capítulo 4.1- Administración de clientes ; Capítulo Categorías de Clientes ; Capítulo Datos que componen a un registro de Cliente ; Capítulo Asignación de Crédito Menú principal >>> Sistema >>> Clientes >>> F3 Nuevo En el campo Tarjeta: ponemos el número telefónico del cliente y registramos los otros datos. F10 Guardar 5

6 El número de *teléfono del cliente o el código del cliente lo podemos utilizar en el Punto de Venta para levantar un Pedido. *Siempre y cuando el número de teléfono sea puesto en el campo de Tarjeta La ALTA de Cliente también la podemos realizar desde el Punto de Venta. El sistema de manera automática asignará el siguiente código de cliente disponible (consecutivo) y el campo Tarjeta será llenado con el *número de teléfono registrado. *número de teléfono registrado: recomendamos introducir el número telefónico sin guiones y sin espacios, a efecto de estandarizar los mismos y al ponerlos en el POS se localicen más fácilmente, De no hacerlo, deberán anotar el formato usado y usarlo igual siempre para todos. A partir de la versión 371. En sistema >> Tablas >> Sucursales tenemos un campo donde se puede poner el rango desde y hasta donde se toman los clientes por sucursal. Puede fijarse ahí. Código Cliente Inicial >>>> Código Cliente Final Ejes.: Para la sucursal 1 van desde el 1 al 1999 Para la sucursal 2 van desde el 2000 al 2999 Y así sucesivamente. Si tiene 1 sola sucursal puede ponerse desde el 1 hasta el El utilizar rango de clientes es opcional, en todo caso el sistema los dará de alta con una numeración predeterminada. OPERACIONES EN EL POS Instalación Entec Hospitality con Plano de Mesas. Posicionados en la pantalla de Plano de Mesas para cargar un envío oprima la tecla Entre En la pantalla aparece el siguiente mensaje y el número consecutivo del envío/pedido en turno: Cómo se puede apreciar en la figura anterior tenemos 3 opciones para ingresar los datos del cliente INGRESE EL TELEFONO O NRO DE CUENTA N=AGREGAR NUEVO TELEFONO, este dato lo toma del campo No. Tarjeta de DATOS del Cliente NRO DE CUENTA, este dato lo toma del campo Código de Cliente de DATOS del Cliente N, digitando la letra N nos permite dar de alta a un nuevo cliente 6

7 Registramos por ejes. El siguiente número telefónico NRO DE CUENTA, que en realidad es el código del cliente (Máx. 5 dígitos) <de DATOS de Cliente> N, digitando la letra N nos permite dar de alta a un nuevo cliente Hagamos entonces una ALTA de un Cliente: Posicionados en la pantalla de Plano de Mesas Oprima ENTER para abrir el PEDIDO 7

8 Digite la letra N seguida de la tecla ENTER Aquí se muestran 3 opciones de tipo de cliente, mismas que debemos tener en cuenta para el caso de que este cliente en un momento determinado nos solicite una FACTURA. CONSUMIDOR FINAL: En la factura que se le emita NO se desglosa el IVA. RESPONSABLE INSCRIPTO: En la factura que se le emite SI se desglosa el IVA. NO GRAVADO: No se emite factura 8

9 Puede dejarse la opción predeterminada y posteriormente hacer la actualización de DATOS del CLIENTE en el backoffice, pero hay que tener en cuenta el desglose de IVA Seleccionamos en este caso * RESPONSABLE INSCRIPTO por si nos pide Factura seguido de la tecla ENTER para continuar. *Recomendación: Seleccionar siempre Responsable Inscripto Con los botones de flechas hacia arriba/abajo podemos seleccionar el tipo de cliente o directamente con el touch. 9

10 De aquí en adelante se deberán introducir los datos que el sistema indique hasta finalizar la alta del cliente. --- Introduzca los datos del Registro Federal de Contribuyentes del cliente (RFC) y oprima Enter --- Introduzca los datos del Apellido del cliente y enseguida oprima la tecla de Enter 10

11 --- Introduzca los datos de los Nombres del cliente y enseguida oprima la tecla de Enter 11

12 --- Introduzca los datos del Domicilio del cliente y enseguida oprima la tecla de Enter por cada campo <dato>. Calle 12

13 --- Nombre de la Calle o Avenida --- Número exterior 13

14 --- Nro. de Piso o Planta Baja PB 14

15 --- Nro. de Departamento o Interior 15

16 --- Código Postal 16

17 --- Nro. telefónico 17

18 --- Fecha de entrega del pedido 18

19 --- Hora de entrega del pedido 19

20 --- Sector del envío del pedido 20

21 --- Repartidor 21

22 Concluido lo anterior, procedemos entonces a adicionar/cargar los productos solicitados por el cliente Al terminar oprima la tecla ESC <escape> Al hacer ESC, se manda el pedido a las impresoras comanderas, en este caso el pedido pasa a estado EN PROCESO, además el sistema nos permite ingresar el monto con el que el cliente nos informa que va a liquidarnos su pedido a efecto de poder proveerle al repartidor del cambio necesario. Delivery PAGA CON: 22

23 Registramos la cantidad con la que pagará el cliente y enseguida oprima la tecla Enter. Emisión del PEDIDO en la impresora de comandas (muestra) 23

24 El sistema regresa de inmediato a la pantalla de Plano de Mesas Ahora, desde la pantalla del plano de mesas, si oprimimos la tecla F11 el sistema nos mostrará el *Selector de Deliverys. De esta manera comprobamos o verificamos el estatus actual de nuestro pedido *Requerimos tener instalado un teclado estándar para PC 24

25 Mediante el Selector de Deliverys se puede hacer un seguimiento de cada uno de los PEDIDOS (Envíos/Entregas a Domicilio). Usando los botones que se tienen sobre la derecha de la pantalla se les va cambiando el estado a cada uno de ellos El personal encargado de los PEDIDOS deberá hacer los cambios de estado de cada PEDIDO El ciclo de un pedido podría ser: EN PROCESO >>> A ENVIAR >>> ENVIADO >>> RENDIDO Como excepciones podemos tener: RETENIDO ; ANULADO ; RECHAZADO, OTRO Desde el backoffice podemos también consultar el reporte/informe de los PEDIDOS (Estatus actual) Barra de menú >>> Restaurant >>> Informe de Delivery --- o --- Regresando a nuestro pedido inicial.. El estatus actual del mismo es EN PROCESO Una vez que el encargado del sector de comanda (Cocina/Bar/Repostería/etc.) avisa que el pedido esta ya preparado; el encargado de PEDIDOS debe abrir el pedido en el POS y generar el ticket de ENVIO. 25

26 Registramos el Número del PEDIO y enseguida oprima la tecla Enter Seleccionamos al repartidor que hará la entrega del pedido y continuamos. 26

27 Inmediatamente después aparece la pantalla con los productos antes cargados Procedemos entonces a emitir el Ticket/PEDIDO, Oprima la tecla TOTAL 27

28 Finalicemos la operación Para este ejemplo registramos la cantidad con que pagará el cliente al repartidor su PEDIDO (Previamente indicada al levantar el pedido) $ (Registrar 100 y enseguida oprima la tecla EFECTIVO) Se emite el ticket/pedido con los datos del cliente y productos cargados.- 28

29 Hasta ahora la venta se cerró. Lo que queda es que el repartidor salga a entregar el pedido y lo cobre. Luego en Selector de Delivery s (F11) ahí debe cambiarse el estado de A Enviar a Enviado, etc. Efectuado lo anterior entonces en ese momento sabremos que tenemos a Xs repartidor en proceso de entrega del pedido al domicilio del cliente Nota: Para el control del Dinero de lo que este reparte/entrega.- Debe manejarse como Repartidor con Billetera (Igual que un Mesero con Billetera) Rinde Como, darlo de alta como tal o relacionarlo al cajero en turno. Para consultar ahora el estatus de este PEDIDO, abrimos el Selector de Deliverys con la tecla F11 En este momento el estado que guarda es A ENVIAR, debemos entonces seleccionar el Sector de Reparto y enseguida el Repartidor Asignado a ese sector 29

30 Ahora consultamos el estado del PEDIDO, seleccionamos la opción ENVIADO y enseguida oprima el botón Recuperar. Esta pantalla nos muestra el o los pedidos que ya han sido enviados. Cuando el REPARTIDOR regresa, debe informar al encargado de PEDIDOS del resultado de los mismos y hacer la entrega de la cobranza realizada. Una vez que ha sido confirmada la entrega de la cobranza del(los) PEDIDO(S) y coincidir los importes correspondientes, el encargado de PEDIDOS debe proceder entonces a cambiar el estado de esos pedidos a RENDIDOS, seleccionándolo(s) y oprimiendo el botón de la derecha Rendido. En el Selector de Deliverys en todo momento se puede consultar cómo está compuesto el pedido En la solapa Datos del Delivery se pueden ver los datos del delivery En la solapa Detalle del Delivery se puede ver el detalle del delivery En la solapa Deliverys Anteriores se puede ver los anteriores deliverys (pedidos) <Historial> 30

31 Delivery s En conjunto con el cuadro de Estado se relacionan los pedidos con el estado seleccionado Datos del Delivery Marcando o seleccionado cualquiera de los pedidos listados y oprimiendo enseguida el botón Datos del Delivery se muestran los datos del cliente y condiciones registradas entre otros. 31

32 Detalle del Delivery Muestra la relación de los productos solicitados y cargados a ese pedido. Delivery s Anteriores Podemos conocer el historial de pedidos de este cliente. Selector Delivery s Los estados de ANULADO ; RECHAZADO, OTRO no restan las ventas de los PEDIDOS, así como tampoco se anulan. Una vez emitido el ticket/pedido las ventas e importes correspondientes le son cargados al cajero en turno y/o al repartidor que realizó la entrega. Para que las ventas le sean descontadas al cajero/repartidor debe realizarse una DEVOLUCION, registrando tal cual los productos antes marcados y seleccionado al repartidor en turno. 32

33 Carga de un PEDIDO Cliente dado de ALTA (existente) Con el ejemplo anterior ya estamos en condiciones de cargar/registrar los artículos que pida el cliente. Esto ya es una operación de registro normal. Cabe aclarar que si en el equipo contamos con un módem telefónico con capacidad de identificación de llamadas Call ID, automáticamente nos va a cargar los datos del cliente Hagamos como que el cliente hace otro pedido Posicionados en la pantalla con el Plano de Mesas Oprima ENTER para abrir la opción de carga de PEDIDO En este caso ingresamos el número de teléfono del cliente y enseguida la tecla Enter Vemos que el sistema trae los datos del cliente Verificamos que sean de ser correctos, Oprimiendo la tecla F1 o Total confirmamos los datos o los aceptamos y seguimos como ya sabemos Seleccionamos el repartidor, cargamos los productos del Ticket/PEDIDO, y proseguimos con la venta También podemos dejar el pedido en estado En Proceso Para ello en lugar de cerrar el ticket/pedido, recordemos salir del pedido como si fuera en una mesa con ESC Esto es de utilidad por si se requiere de alguna preparación especial o para el caso de que el cliente desee agregar o eliminar más tarde artículos al pedido. Nota: Para la identificación del número del teléfono con datos del cliente, el módem o teléfono debe estar conectado como se indica a continuación.- La línea de la pared a la entrada de línea del módem Al hacer ring en la pantalla va a aparecer el número telefónico Del módem se puede sacar la línea para el teléfono Pared >>> Módem >>> Teléfono El módem instalado debe soportar caller ID (Identificador de llamada) Detectará la llamada mientras la línea no esté ocupada Por lo general, los negocios que trabajan con Delivery tienen líneas rotativas por lo que se conecta un POS por línea; es decir, va a poder identificar una llamada aquel equipo que tenga un módem con esta característica y que además esté conectado a esa línea 33