EL programa informático ha

Transcripción

1 Así es Infocolex, la herramienta informática de los colegios de procuradores Infocolex, una herramienta desconocida para la mayoría de los procuradores, es el proyecto informático más importante que se ha desarrollado nunca para los colegios y, en opinión de los expertos, un elemento esencial para el futuro de la Procura. Muchos colegios de España han confiado ya su gestión integral, con indudables ventajas, a este sistema impulsado por el Consejo General de Procuradores. El resto se irá sumando en los próximos meses. EL programa informático ha sido desarrollado por la empresa Jurisoft con la información que le han ido facilitando colegios pioneros en su uso como Santiago de Compostela, Pontevedra, Cáceres y Gijón, entre otros. Fue el 25 de noviembre de 2006, en las IV jornadas de juntas de gobierno celebradas en Antequera, cuando se planteó de forma explícita la necesidad de contar con un programa que unificara los criterios de gestión de los colegios. En las conclusiones de aquel encuentro, se establecía que los colegios deben utilizar un programa de gestión para facilitar el tratamiento de datos y dar un servicio útil y eficaz al procurador, a la Administración de Justicia y al ciudadano, y se encomendaba al Consejo General la tarea de fomentar, facilitar y unificar los sistemas de gestión de los distintos colegios de procuradores, y establecer el contacto con los mismos para la actualización de los datos necesarios. Ese nuevo programa de gestión, según se estableció en Antequera, debía facilitar mediante la utilización de páginas web interactivas la gestión económi- 46

2 Infocolex permite contar con la información on line necesaria para apoyar las solicitudes corporativas de la Procura al Ministerio de Justicia, con estadísticas actualizadas relativas al turno de oficio, notificaciones, control de LexNet, altas, bajas, baremos de indemnización, subvenciones Lorenzo C. Ruiz, vicepresidente del Consejo General de Procuradores, en una presentación de Infocolex. ca de los colegios, la llevanza del turno de oficio, y toda la información de interés para los colegiados, Administración de Justicia y ciudadanos. No obstante, antes de encargar el programa se realizó una encuesta previa, y el resultado fue que el 76% de los 67 colegios de España estaban interesados en obtener una herramienta que les resolviera todas las facetas de organización y administración. El Consejo General se puso manos a la obra, y fruto de este trabajo nació Infocolex. El proyecto ha sido sufragado por el El proyecto ha sido sufragado por el propio Consejo General, y los colegios que lo solicitan tan sólo tienen que hacerse cargo de la instalación y mantenimiento, a unos precios muy razonables propio Consejo General, y los colegios que lo solicitan tan sólo tienen que hacerse cargo de la instalación y mantenimiento, a unos precios muy razonables, dado que no tienen que realizar ningún desembolso por el programa propiamente dicho. Además, puede ser instalado en los equipos que el Consejo General ha suministrado gratuitamente a los colegios. Lorenzo C. Ruiz, vicepresidente del Consejo General de Procuradores, recalca la importancia de la nueva herramienta y de conseguir su definitiva implantación en toda España. Este programa terminará siendo el cauce por el que se implementen todas las novedades y cambios que se vayan introduciendo en nuestra profesión, ya que lo que hace es interconectar todos los colegios y mantener al día sus aplicaciones de acuerdo con las exigencias de cada momento, afirma. Infocolex permite además contar con la información on line necesaria para apoyar las solicitudes corporativas de la Procura al Ministerio de Justicia, con estadísticas actualizadas relativas al turno de oficio, notificaciones, control de LexNet, altas, bajas, baremos de indemnización, subvenciones, etc. Y debe servir también, para que aquellos colegios que aún no tienen ningún tipo de administración, dispongan de ella, como es su obligación, apunta Lorenzo C. Ruiz. Las ventajas del programa Como en todo proceso que implica cambios en las formas de gestión instauradas durante años, existe cierta desconfianza en algunos colegios a la hora de valorar la conveniencia de sumarse a Infocolex. Por ello, nada mejor que preguntar a quienes ya han superado esa fase para testar las bondades e inconvenientes del nuevo sistema. Paula Muñoz, oficial del Colegio de Cádiz, nos explica que antes trabajaba con varios programas para las distintas tareas de gestión: colegiados, turno de oficio, cuotas variables y cuotas fijas trimestrales, etc. Había que estar saltando de programa a programa, y a veces tenerlos abiertos todos a la vez, eso sin contar el engorro que suponía justificar los turnos de oficio con un programa que se había hecho en el año 2000 y que continuamente estaba parcheándose al tener que ir incluyendo nuevos datos y campos que la Junta de Andalucía pedía para añadir en los listados de justificaciones, subraya. Ahora, con Infocolex, tenemos todos los programas en uno, con lo cual si estás turnando y alguien llama para pedir datos de un despacho, no tienes que salir del programa, sino sólo cambiar de ventana. Y pone otro ejemplo: al ser el Colegio socio protector de la Mutualidad, las cuotas variables, según la cantidad que un procurador o procuradora adquiere en un trimestre, modificará el importe que abonará en concepto de cuota fija o cuota colegial, con lo cual no tenemos que andar calculando con otro programa los importes a deducir y posteriormente cobrar, ya que con éste puedes en cualquier momento del trimestre ver o listar el importe total o subtotal de las cuotas, así como cualquier entrada que se haya producido al respecto. También podemos facturar mensual, trimestral o anualmente si el colegiado así lo solici- 47

3 Infocolex hoy nos sirve para poder localizar, por ejemplo, cualquier dato de un turno incluso disponiendo de una sola letra. También tenemos todo tipo de listados en función de lo que solicita la Junta de Andalucía, y el pago se realiza mucho más rápido que antes, afirma Paula Muñoz, oficial del Colegio de Cádiz ta, todo siempre desde el mismo sitio, ya que el programa enlaza toda la información disponible sobre él y te permite verlo todo desde la misma ficha. Y por último, la oficial del Colegio de Cádiz destaca otro aspecto positivo de Infocolex. A su juicio, ha sido en el turno de oficio donde más se ha notado la buena gestión del programa, ya que aunque al principio tuvimos que introducir mucha información, y todo iba muy lento, Infocolex hoy nos sirve para poder localizar, por ejemplo, cualquier dato de un turno incluso disponiendo de una sola letra. También tenemos todo tipo de listados en función de lo que solicita la Junta de Andalucía, y el pago se realiza mucho más rápido que antes. Además, disponemos de información de pagos trimestrales y anuales de cara a los modelo 110 y 190 de Hacienda, ya que aquí todo esto se gestiona directamente en el Colegio. Como en cualquier programa informático, pueden aparecer los problemas, y para eso la empresa tiene un equipo de apoyo a disposición de los colegios. Son unos excelentes profesionales explica Paula que te atienden en cualquier momento, y hasta el día de hoy han solucionado casi al instante todos los problemas que han ido surgiendo, aparte de que están continuamente actualizando todas las bases de datos. Desde el Colegio de Tarragona nos llega una opinión similar. Allí se utilizaba desde el año 2000 el sistema THEOS. En el momento de contratar a Jurisoft para el cambio informático, lo que más nos interesaba era la migración de datos que ya teníamos en el programa anterior. En este punto todo fueron facilidades y a un precio, entendemos, muy ajustado. La adaptación de los informes de ventas (pólizas), el turno de oficio, los expedientes de colegiación, etc., tampoco fueron un problema, a pesar de que en Cataluña algunos trámites se realizan de forma distinta a la del resto del territorio español, lo que obligó a introducir algunas modificaciones. También destacan la facilidad de localización de procedimientos gracias a los criterios de búsqueda que ofrece el programa, y la atención que reciben por parte del personal de la empresa para resolver las incidencias del día a día: sólo podemos agradecerles que atiendan las llamadas, así como el soporte on line que permite detectar y solucionar los problemas en el momento. Previamente, en el proceso de instalación del programa, los informáticos de Jurisoft acuden al colegio e imparten un curso a las personas que van a utilizarlo. Pioneros Uno de los colegios pioneros en la implantación de Infocolex fue Santiago de Compostela, cuya labor además fue esencial para el diseño del programa. Su decano, José Paz, recuerda que el programa de gestión anterior no cumplía las expectativas del Colegio y creaba muchos problemas en el trabajo diario, sobre todo cuando había que introducir cualquier tipo de actualización, bien sea en los baremos, en el turno de oficio, o sobre cualquier otra cuestión. Esa tarea ahora se desarrolla de forma 48

4 Antes, cada vez que pedía emitir una circular casi causaba el pánico a los empleados del Colegio. Ahora es una tarea que no lleva más de cinco minutos, y podemos enviarlas en papel o por correo electrónico, comenta José Paz, decano del Colegio de Santiago de Compostela automática, y las necesidades colegiales, asegura el decano, se cubren al cien por cien, tanto en lo que se refiere a la información que se facilita a los colegiados, en el trabajo de gestión, o con la agilidad que se logra para los pagos de la justicia gratuita. El programa es muy completo, y si surge cualquier problema el servicio de atención es muy bueno, recalca José Paz. La contabilidad del Colegio, o la emisión de circulares, también están insertas en el programa. Antes, cada vez que pedía emitir una circular casi causaba el pánico a los empleados del Colegio. Ahora es una tarea que no lleva más de cinco minutos, y podemos enviarlas en papel o por correo electrónico, añade. José Paz anima a todos los colegios que aún no han implantado Infocolex a que lo hagan. Aquellos que todavía no están informatizados, no tienen más remedio que hacerlo si quieren mejorar el servicio a los colegiados, por lo que éste es un buen momento para ello. Y a los que ya están informatizados pero aún no disponen del programa, les pide que comparen sus herramientas informáticas con las ventajas y prestaciones de Infocolex. En la actualidad, los colegios que ya tienen instalada la aplicación, y se encuentran en fase de formación, son Cádiz, Santiago de Compostela, Pontevedra, Valladolid, Cáceres, Gijón, Elche, Burgos, Orense, La Rioja, Alicante, Castellón, Lleida, León, Huesca y Albacete. Colegios como Toledo y Tarragona han solicitado alguna modificación a su medida que se está desarrollando, y en Sevilla han decidido empezar a trabajar con algún módulo del programa para, poco a poco, ir entrando en el resto de apartados. En los colegios de Tenerife y Baleares el programa está instalado en algunos equipos, y se está renovando el parque informático para completar la instalación. El Colegio de Valencia está utilizando algunos elementos de prueba, hasta su plena implantación en las próximas semanas. Otros colegios no tienen todavía los equipos informáticos necesarios para funcionar con el programa, o no disponen de las líneas de Internet en todas sus sedes para conectarse con el servidor en el que se encuentra la base de datos, o bien están esperando desarrollos a medida para comenzar con la aplicación. Se está trabajando para solventar todos estos problemas. En el caso de Lugo, la instalación es inminente, a expensas de la solución tecnológica que permita interconectar los diferentes partidos judiciales. Y a falta de conformidad expresa con el presupuesto, que se espera se produzca en breve, se encuentran colegios como Málaga, Jerez de la Frontera, Valdepeñas, Antequera, Ávila, Granada, Palencia, Tortosa, Mataró, Vizcaya, Álava, Las Palmas, Oviedo, Huelva, La Coruña, Vigo y Cantabria. En Ciudad Real, el cambio de junta de gobierno ha retrasado el proceso de instalación. El Colegio de Barcelona, por su parte, está interesado en algunos aspectos del programa referidos a la gestión de colegiados, circulares, etcétera. q R. de A. 49

5 LAS APLICACIONES DE UN PROGRAMA Q Colegiados Ficha de datos personales, vida colegial y seguimiento Pertenencia a distintos partidos judiciales Situación ante la Mutualidad y RETA Cuenta de colegiado o situación económica frente al Colegio Consultas y expedientes Mailings y listados Enlace con censo de procuradores del CGPE GESTIÓN DEL TURNO DE OFICIO Configuración de turnos (listas), altas de turnos, diferentes sistemas de justificación, informes para justificación de subvención, liquidación y abono de turnos (remesas, etc.) configurable por colegios Comunicaciones con implicados y libertad para la configuración con plantillas de modelos de cartas Control de tarifas vigentes por años GESTIÓN DE PÓLIZAS Emisión de pólizas Configuración libre de composición de sus partidas según Colegio (Consejo, Colegio, Mutualidad, según baremos ) Adquisición remota on line Control de tarifas vigentes en cada partida por periodos Liquidación mensual de consumos por procurador Emisión mensual de recibos con liquidación de cuenta de colegiado Informes de consumos Gestión/asignación de importes a planes de jubilación o cuentas extras creadas en los colegios Control de pólizas. Infocolex también prevé funciones específicas para el control e inspección de los asuntos bastanteados TRASLADO DE ASUNTOS Registro de traslados de escritos entre procuradores en las sedes y delegaciones Posibilidad de implantación de sistema de registro basado en códigos de barras mediante módulo de traslados de colegiados Posibilidad de desarrollar en el futuro la integración con la información registrada en sistema LexNet para contraste de datos EXPEDIENTES Alta y seguimiento de distintos tipos: diligencias previas, expedientes disciplinarios, expedientes administrativos (actuaciones de colegiados ante el colegio) Seguimiento, situación, implicados, comunicaciones, archivo y consulta ORGANIZACIÓN INTERNA Registro de circulares Base de datos de actas Organigrama colegial (junta, comisiones) Registro de actas de órganos colegiales Seguimiento de reuniones, cursos, asambleas, juntas, etc. Comunicación por diferentes medios (mail, fax, etc.) 50

6 UE UNIFICA LA GESTIÓN DEL COLEGIO REGISTRO DE COMUNICACIONES Base de datos de contactos Emisión de cartas, invitaciones, saludas, mailings y etiquetas postales Envío masivo por fax, mail, etc. GESTIÓN DOCUMENTAL Completa gestión documental en todos los módulos del software Generación de escritos-plantillas, incorporación de todo tipo de archivos con cualquier extensión (PDF, Excell, Tiff, etc.) Escaneo de documentos Emisión de múltiples informes y listados de los diferentes apartados de Infocolex REGISTRO DE ENTRADA Y SALIDA Control de número de entrada y salida de todos los documentos emitidos y recibidos ECONÓMICO Gestión de ingresos: Emisión y gestión de albaranes y facturas Organización de la facturación del Colegio mediante registros de facturación periódica Configuración libre según la costumbre o acuerdos de cada Colegio para facturar conjunta o separadamente con la periodicidad y forma de pago deseada los posibles ingresos por todos los conceptos (cuotas, pólizas, servicios, etc.) Control de cobro de facturas Gestión de GASTOS: Registro de proveedores y facturas recibidas Listados de IVA e IRPF Posible integración de contabilidad (Contalex) o enlace a contabilidad externa (Contaplus) ADMINISTRACIÓN Gestión de usuarios y permisos Módulo de seguridad y control de accesos Establecimiento de control de accesos al software de gestión Restricción de accesos a apartados del programa Restricción de accesos a información del partido judicial para delegaciones Configuración del sistema, ficheros de apoyo y copias de seguridad ÁREA WEB COLEGIADO Acceso para el colegiado mediante clave privada (firma electrónica opcional) a zona intranet colgada dentro del sitio web de cada Colegio, contando, entre otras, con las siguientes utilidades: Consulta de la información personal disponible en el colegio, pudiendo solicitar desde dicho apartado la rectificación de los mismos Consulta del consumo de pólizas/cuota variable y solicitud/adquisición on line de cuota variable Consulta y justificación de turnos de oficio Consulta de la situación económica existente con el colegio de procuradores. Cobros, pagos y saldo pendiente Acceso a organigrama colegial (composición de junta de gobierno, comisiones, etc.) Acceso a actas de asambleas, juntas, etc., y consulta de circulares emitidas por el Colegio 51