"Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)"

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1 "Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)" MANUAL DE CONTENIDOS Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 1

2 "Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)" CONTENIDO TEMÁTICO: I. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 1.1 Importancia de la Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). 1.2 Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). 2. Diseño del Sistema de Gestión de la Calidad 2.1 La estructura jerárquica de los documentos. 2.2 El SGC y el Manual de la Calidad. 3. Metodología para Desarrollar el Manual de la Calidad 3.1 Manual de la Calidad. 3.2 Pasos para desarrollar el Manual de la Calidad. 4. Planeación de la Calidad 4.1 Proceso de la Planeación de la Calidad. 4.2 Pasos de la Planeación de la Calidad. 4.3 Plan de la Calidad. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 2

3 "Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC)" I. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 1.1 Importancia de la Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Al pensar en un medio ambiente que permita el eficaz desenvolvimiento de los individuos que trabajan en grupo, de las organizaciones y de los recursos que utilizan, la tarea esencial es observar que se entiendan con claridad los Propósitos, Objetivos, Requisitos de la Calidad y los métodos para alcanzarlos; las personas deben saber qué es lo que se espera de ellos. Incluye la selección entre diversos cursos de acción para la empresa, como un todo y para cada departamento o sección de ella. Requiere la selección de los objetivos empresariales de la calidad, las metas departamentales de calidad y la determinación de las formas de alcanzarlos; de este modo los planes proporcionan un medio racional para lograr los Objetivos de la Calidad preestablecidos. La Planeación del SGC implica una innovación administrativa y la capacidad de crear algo nuevo. 1.2 Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC). Al tomar la decisión de implantar el SGC, la empresa procede a elaborar la planeación y programa detallado, con las siguientes actividades que involucran al Sistema. Alcance del Sistema. Responsabilidad de la Dirección. Sensibilización y Capacitación. Resultados a Lograr. Calendarización de Actividades. Compromisos Mutuos. Para lograr realizar las actividades anteriores se deben tomar en cuenta: El tiempo Los recursos y La responsabilidad y autoridad del personal involucrado Que en conjunto permitirán lograr la instalación del Sistema. Alcance del Sistema Para los propósitos de la Planeación del SGC es conveniente que las organizaciones usen la familia de Normas ISO 9000 (NMX-CC) para desarrollar, implantar y mejorar su Sistema de Calidad, tanto en la situación motivada por la dirección como por la motivada por los interesados. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 3

4 Por lo que el alcance define: Su proceso global y Los objetivos que persigue la organización Responsabilidad de la Dirección La Dirección de la organización es la parte más importante para la Planeación de la Calidad, como se establece en la norma ISO 9001:2000 en su requisito 5.0 Responsabilidad de la Dirección, que entre sus funciones principales describe las siguientes: Asegurarse del compromiso de la Alta Dirección ahora y siempre (Política y Objetivos de la Calidad). Nombrar a un representante de la Dirección General para el Sistema de Gestión de la Calidad. Permitir tiempo suficiente en la estimación de recursos. Permitir recursos suficientes para la capacitación. Revisar periódicamente el Sistema de Gestión de la Calidad. Asegurarse del Compromiso de la Alta Dirección, Ahora y Siempre Implica que la Dirección debe definir y documentar su Política de la Calidad, incluyendo los objetivos para la calidad. La Política de la Calidad debe ser congruente con las metas de la organización, la Dirección debe de asegurarse de que éstas se cumplan. Nombrar a un Representante de la Dirección para el Sistema de Gestión de la Calidad Indica que la Dirección deberá nombrar a un representante quien, independientemente de otras responsabilidades, debe tener prioridad para: Asegurar que se establecen, implantan y mantienen los procesos para el Sistema de Gestión de la Calidad. Informar a la Dirección acerca del desempeño del SGC para su revisión, evaluación, mejora y mantenimiento. "Permitir Tiempo Suficiente en la Estimación de Recursos Cuando se calculen los recursos que se requieran, será preciso incluir tiempo para que todas las personas y departamentos involucrados desarrollen actividades propias durante la instalación del Sistema, además de que se requerirán personas con responsabilidades específicas. La forma de encontrar el tiempo depende del tamaño y naturaleza de la organización, pero no sólo hay que escoger al personal y esperar a que se implante el Sistema, sino estar conscientes de que es todo un proceso que lleva tiempo. Permitir Recursos Suficientes a la Capacitación Los departamentos de capacitación en todas las organizaciones, dirán que la capacitación nunca se planea en forma apropiada, ni se le asignan los recursos necesarios. Es verdad que los programas del cambio de cualquier tipo pueden absorber una cantidad tremenda de capacitación antes de que todos adquieran confianza en el cambio. De manera que no hay que subestimar la capacitación que será necesaria. Como reza el lema de la capacitación: Si no se puede pagar el costo de la capacitación... Se podrá pagar el de la ignorancia? Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 4

5 Sensibilización y Capacitación Dentro de la Planeación del Sistema no hay que olvidar que la sensibilización y capacitación juegan un papel importante para la implantación del Sistema, ya que permite preparar al personal de la organización a tener una actitud positiva; hablando de calidad mientras más se profundice en esta actividad, mayor será el éxito del Sistema. El cumplimiento de estas actividades de capacitación es fundamental para garantizar la instalación del Sistema de Gestión de la Calidad. Resultados a Lograr Comprende los objetivos a lograr en la instalación del Sistema, los cuales no son deseos sino retos medibles y alcanzables, sirven también para alcanzar las metas organizacionales aplicando la regulación establecida por la propia organización en su Política de la Calidad. Es importante que los resultados sean evaluados en función de los costos asociados. Entre los objetivos a lograr están: Certificar el SGC. Ser reconocido como un proveedor confiable certificado. Controlar los procesos. Calendarización de Actividades Consiste en la elaboración de un programa de implantación del SGC tomando en cuenta el tiempo, los recursos y la responsabilidad del personal. Su elaboración y análisis nos permite conocer qué actividades son realizadas por un grupo de personas dentro de una unidad de trabajo, ya sea ésta una sección o un departamento. Ello nos permite analizar: a) Qué actividades se realizarán. Estas funciones se identificarán siguiendo estos pasos: 1.- Determinar el sistegrama de la organización. 2.- Identificar su proceso central. 3.- Determinar sus procesos críticos. 4.-Identificar sus actividades clave. b) Cómo está dividido el trabajo. c) El tiempo que requiere la realización o ejecución de los trabajos, así como qué áreas se encuentran más recargadas que otras. d) El responsable de las actividades. Toda esta información integrará el programa de actividades que es la representación gráfica de un programa de trabajo en función con el tiempo. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 5

6 Elaboración del Programa Para elaborarlo se requiere de los siguientes elementos: Lista de actividades de la unidad o grupo. Responsables de las actividades. Tiempo real y estimado de realización de actividades. Posteriormente, se llenará con estos datos el formato del Programa de Actividades. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 6

7 Programa de Implantación del SGC No. Actividad Responsable May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Status Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 7

8 Ejemplo de un Programa de Implantación del SGC. No. Actividad Responsable La Impartición impartición Curso de taller ISO-9000 Análisis e 1 Interpretación de la Norma ISO 9000:2000. La Normatividad Internacional Elaboración del del Manual Manual de la 2 de Calidad. Pláticas de Sensibilización a Todo 3 el Personal Taller Impartición Documentación del Taller Elaboración del Sistema de 4 Gestión y Control de de la Documentos Calidad de y 5 Elaboración de Procedimientos y Documentos de de Trabajo. (total 34) Revisión de Gabinete al Sistema 6 Documentado Evaluación Documental al al Sistema 7 de Gestión Calidad de la Calidad. Impartición del Curso Formación 8 de Auditores de Calidad 9 Implantación de Procedimientos 10 Curso Taller de Taller Control Estadístico Técnicas Estadísticas. de Procesos 11 Ejecución de Auditorías Internas de Calidad 12 Auditorías de Certificación al Sistema de Calidad CENCADE CENCADE R. Peniche/ CENCADE CENCADE CENCADE Comité de Calidad Organismo Certificador CENCADE Resp. de Area CENCADE Equipo Auditor Organismo Certificador May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic Status Ok. Rev. y Correg. 97% obreros 93% empleados Ok. 91% avance 23% avance 30% avance Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 8

9 Compromisos Mutuos Los compromisos mutuos se dan entre la Dirección y todo el personal de la organización, con la finalidad de que cada uno se comprometa a cumplir la parte que le corresponda: la Dirección a proporcionar los recursos adecuados y necesarios y el personal a cumplir con su responsabilidad y en su caso, ejercer la autoridad que el mismo SGC obliga a tener; para cumplir con ello con la política y los Objetivos de la Calidad. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 9

10 II. Diseño del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 2.1 La Estructura Jerárquica de los Documentos. Para la implantación de un SGC tenemos que tomar en cuenta los requisitos de la Norma ISO 9001:2000/NMX-CC-9001-IMNC Entre los que tenemos: Sistema de Gestión de la Calidad. Gestión de los Recursos. Responsabilidad de la Dirección. Medición, Análisis y Mejora. Jerarquía de los Documentos La estructura del SGC se ilustra a continuación: Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 10

11 Este sistema se aplica a todo lo que afecta la confianza de sus clientes. Los niveles de documentación del Sistema se explican a continuación: a) Política de la Calidad y Objetivos de la Calidad: Documentos que se establecen para proporcionar un punto de referencia para dirigir la organización. Ambos determinan los resultados deseados y ayudan a la organización a aplicar recursos para alcanzar dichos resultados. La Política de la Calidad proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los Objetivos. Dichos Objetivos de la Calidad tienen que ser coherentes con la Política de la Calidad y el compromiso de mejora. b) Manual de la Calidad: Documenta las políticas y objetivos de calidad de la organización y describe, a través de una serie de políticas generales, qué es lo que se hace para cumplir con los requerimientos establecidos por la norma. Define responsabilidades para la implantación y mantenimiento del SGC. c) Procedimientos: Describen las actividades necesarias para operar el SGC. Definen el método para realizar la actividad específica (cuándo, cómo, dónde, quién y qué), incluyendo los documentos de trabajo que deben ser utilizados. Los Procedimientos indican, además de lo anterior, su propósito y alcance. Estos son agrupados en un Manual para facilitar su manejo y son actualizados de acuerdo con las políticas establecidas. d) Documentos: Son todos los documentos de apoyo necesarios para ejecutar los procedimientos. Incluye formulaciones, especificaciones, formatos, hojas de reporte, instructivos de trabajo, hojas de instrucción de operación, hojas de instrucción de inspección, etc. e) Registros: Son la evidencia de que el SGC funciona. Incluye reportes, formatos y, en general, todos los documentos que son mantenidos como Registros. En algunos casos, los Registros son electrónicos, es decir, se mantienen en computadoras y sistemas similares. 2.2 El SGC y el Manual de la Calidad. Existe una relación muy próxima entre el SGC y el Manual de la Calidad y no es posible tener el uno sin el otro. Sin embargo, existe la cuestión de cuál es primero. En teoría, debería ser posible hacer todo el trabajo para el SGC antes de comenzar a redactar el Manual. Así, todas las decisiones, asignación de recursos, formulación de políticas y acuerdos en Procedimientospodrían ocurrir como parte del establecimiento del Sistema de Gestión de la Calidad. En ese caso, la redacción de manuales será sólo cosa de reestructurar y registrar todas las decisiones sobre el SGC que ya posee. Pero en la práctica, la necesidad de crear un manual muchas veces lleva al proyecto de calidad. En efecto, la lista de contenido del manual puede actuar como plan de implantación del Sistema. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 11

12 Una buena idea es desarrollar el Manual de Calidad y el SGC en forma interactiva, es decir, tomando decisiones, registrándolas en el manual y revisándolas las veces que sea necesario. La manera de enfocar la relación entre Manual y SGC dependerá de la manera de organizar el proyecto, en su totalidad. Sin importar la manera en que se haga, es preciso asegurarse que son una sola unidad al final. En teoría... En la práctica... Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 12

13 III. Metodología para Desarrollar el Manual de la Calidad 3.1 Manual de la Calidad. La norma ISO 9000:2000/NMX-CC-9001-IMNC-2000 define al Manual de la Calidad como: Documento que especifica el SGC de una organización. El Manual de la Calidad debe cubrir todos los requisitos aplicables de la Norma ISO 9001:2000, entre los cuales figuran: El alcance del Sistema, incluyendo los detalles y la justificación de cualquier exclusión. Los Procedimientosdocumentados. Una descripción de la interacción entre los procesos del SGC. La utilización de secciones del Manual de la Calidad, adecuados para satisfacer los criterios apropiados o la secuencia de la norma gobernante del SGC, es una forma clara y sencilla de asegurar que los temas requeridos están siendo cubiertos adecuadamente y son fáciles de localizar. Se recomienda la utilización del siguiente formato del encabezado para la presentación de la estructura del Manual de la Calidad: No. control: LOGO Nombre de la Sección Revisión: Fecha: Página: de 1. El logotipo que identifica a la organización. Debe Anotarse 2. El nombre de la sección según corresponda. 3. En este recuadro el número de control del Manual de la Calidad de acuerdo con el código de identificación, que establezca la propia organización: Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 13

14 Revisión El número de revisión de la siguiente manera: 0 Cuando el Manual de la Calidad es nuevo, se emite y distribuye por vez primera. 1,2. Dependiendo del número consecutivo de revisión que corresponde. Fecha Corresponde a la fecha de emisión del Manual de la Calidad. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 14

15 Paso 1: Elaboración del Manual A. La Portada B. Datos de Control C. Hoja de Control de Emisión y Revisión D. Hoja de Control de Firmas E. Contenido A. La Portada Deberá identificar al Manual y su importancia. La manera más sencilla de hacerlo es incluyendo la razón social de la organización en la parte superior del Manual, en el centro Manual de la Calidad y abajo, en letras más pequeñas, los títulos de control con: número de copias, fecha de emisión y emitido a: B. Datos de Control Se especifica el número de copias que se ha entregado, así como el nombre de la persona que lo utilizará como un elemento de trabajo, de análisis y de consulta. C. Hoja de control de Emisión y Revisión Es donde se registrarán los cambios que se van generando posteriormente a las revisiones del SGC por la dirección. D. Hoja de Control de Firmas Es donde los responsables de su elaboración, revisión y aprobación firman para la liberación del Manual. E. Contenido Se refleja el orden del Manual de la Calidad. Paso 2: Autorización Se describe quiénes son los responsables de la elaboración, revisión y autorización del Manual de la Calidad. Revisión: Se especifica la periodicidad en que se revisa el Manual de la Calidad y el responsable de llevar a cabo dicha revisión. Asimismo se menciona quién es el responsable de autorizar los cambios. Los cambios al Manual serán registrados en la sección de control de emisión y revisión. Control: Se describe cómo se controla el original del Manual de la Calidad y el responsable de su resguardo y el control y distribución de las copias del Manual. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 15

16 Paso 3: Propósito, Alcance y Aplicación Se determina el propósito y el alcance del Manual de la Calidad y debe reflejar claramente su campo de aplicación. Esta sección del Manual también debe definir la aplicación de los criterios del SGC. Para asegurar claridad y evitar confusión, así como el uso de las exclusiones (qué es lo que cubre el Manual y las situaciones en las que no debe ser aplicado). En cuanto a su propósito pueden ser utilizados los siguientes, entre otros más: Para la comunicación de la Política de la Calidad, los procedimientos, y los requisitos. Para proporcionar un control cada día mejor de las prácticas y facilitar las actividades de Gestión de la Calidad. Para proporcionar las bases documentadas para la auditoría del Sistema de Gestión de la Calidad. Para dar continuidad al SGC y sus requisitos durante circunstancias de cambio. Para entrenar personal en los requisitos del SGC y el método de cumplimiento. Para la demostración del cumplimiento del SGC con las normas. Paso 4: Normas Es importante hacer referencia a la norma que se pretende dar cumplimiento, que sería la ISO 9001:2000 Sistemas de Gestión de la Calidad, Requisitos. Paso 5: Introducción a la Organización Las páginas introductorias de un Manual de la Calidad deben proporcionar la información general acerca de la organización. La información mínima que debe contener es la siguiente: Antecedentes Datos generales También se puede incluir información adicional como: Rama industrial Breve descripción de sus antecedentes Historia Tamaño Productos/servicios Paso 6: Términos y Definiciones Esta sección tiene como función definir el significado de las palabras y frases que forman parte del léxico de la calidad y de la cultura organizacional. Es recomendable darle especial atención a las Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 16

17 palabras que tienen diferente significado para diferentes personas o significado específico para sectores específicos Es recomendable el uso de la norma ISO 9000:2000 que proporciona un entendimiento completo, uniforme y sin ambigüedades. Paso 7: Responsabilidad de la Dirección Esta sección del Manual de la Calidad debe proporcionar una descripción de los siguientes puntos: Compromiso de la Dirección Expresarse el compromiso adquirido por la Dirección para apoyar el Sistema de Gestión de la Calidad, así como a cada una de las personas y/o departamentos mencionados en el Manual de la Calidad. Política de la Calidad, Objetivos de la Calidad, Visión y Misión Inicia con la Visión y Misión organizacional, incluye la declaración de la política y los Objetivos de la Calidad de la organización; así como el compromiso de la organización para la calidad. Estructura Organizacional General y Estructura Organizacional del Sistema de Gestión de la Calidad, Responsabilidad y Autoridad En esta sección del Manual debe establecerse una estructura organizacional, general de la organización y otra para el SGC, es decir, se pueden elaborar dos organigramas, uno que integre en forma general la organización y otro con la estructura que es adoptada por la misma para su SGC, la diferencia en estas dos estructuras está en el segundo organigrama que refleja la jerarquía que debe tener el representante de la dirección, además de ello deben detallarse las responsabilidades, autoridad y jerarquías, así como las funciones del personal que administra, ejecuta y verifica trabajos que afectan la calidad. Paso 8: Establecer los Criterios para el Sistema de Gestión de la Calidad Las secciones restantes del Manual del SGC deben describir todos los criterios aplicables al sistema. La descripción debe dividirse en secciones lógicas que revelen un SGC bien coordinado. Un SGC y un Manual de la Calidad son únicos para cada organización. La norma ISO 10013/NMX- CC-018 no establece un formato, contenido, control o presentación única para el desarrollo del Manual de la Calidad, por lo que cada organización, apegándose a la normatividad, puede darle su enfoque particular. Los requerimientos de un sistema están previstos en la serie de normas ISO 9000:2000 (NMX-CC-9000-IMNC-2000). Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 17

18 Cada organización deberá determinar sus propios requisitos para su Sistema de Gestión de la Calidad, y con base en ellos definirá cómo: Aplicar Cumplir y Controlar requisito determinado. El Manual de la Calidad deberá ser el resultado de los métodos, técnicas y medios originales para satisfacer los requisitos del sistema y estos medios, técnicas y métodos deberán ser claros para el usuario del Manual de la Calidad. Al finalizar la redacción de cada política y objetivo de la calidad de cada requisito, se sugiere hacer mención de los documentos que se tiene para cada requisito de la norma. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 18

19 IV. Planeación de la Calidad 4.1 Proceso de la Planeación de la Calidad. El proceso de la Planeación de la Calidad nos proporciona los lineamientos para el desarrollo de un producto y/o servicio, para satisfacer al cliente. Algunos beneficios de utilizar estos lineamientos son: Una reducción en la complejidad de la Planeación de la Calidad en beneficio de clientes y proveedores. Un medio para que la organización comunique fácilmente los requisitos de Planeación de la Calidad a los proveedores. El proceso de la Planeación de la Calidad se representa en la figura 1, donde las diferentes fases están en secuencia para representar el tiempo planeado para ejecutar las funciones descritas. El propósito del proceso de la Planeación de la Calidad es enfatizar: Planeación inicial. Las tres primeras partes del proceso se dedican a la planeación inicial de la calidad por medio de la validación del producto / proceso. El acto de implantación. La cuarta parte es la etapa donde la importancia de evaluar el resultado sirve para dos funciones: determinar si los clientes están satisfechos y apoyar la búsqueda de la mejora continua. El representar la Planeación de la Calidad como un proceso, ilustra la búsqueda interminable de Mejora Continua que sólo se puede alcanzar tomando la experiencia de un programa y aplicando ese conocimiento adquirido al siguiente programa: Proceso de la Planeación de la Calidad Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 19

20 4.2 Pasos de la Planeación de la Calidad. La Planeación de la Calidad es un método estructurado que define y establece los pasos necesarios para asegurar que los productos o servicios satisfagan al cliente. La meta de la Planeación de la Calidad, es facilitar la comunicación entre todas las personas involucradas para asegurar que todos los pasos requeridos se realicen a tiempo. La planeación efectiva de la calidad del producto o servicio depende del compromiso que la dirección de la organización tenga, con el esfuerzo que se requiere para lograr la satisfacción del cliente. Algunos de los beneficios de la Planeación de la Calidad son: Dirigir recursos para satisfacer al cliente. Fomentar la identificación oportuna de los cambios requeridos. Evitar los cambios tardíos. Proporcionar productos o servicios de calidad a tiempo y al más bajo costo. Paso 1: Organizar el Equipo La Planeación de la Calidad requiere de la participación de un equipo multifuncional que incluya representantes del área encargada de calidad en la organización, así como representantes de ingeniería, manufactura, control de material, compras, ventas, servicio en el campo, etc. Si es pertinente también puede considerarse la inclusión de proveedores y clientes. Este primer paso termina con dos actividades: Seleccionar un líder del equipo del proyecto, responsable de supervisar el proceso de planeación. Definir los roles y responsabilidades de cada integrante dentro del equipo. Paso 2: Definir el Campo de Aplicación. Es importante para el equipo de Planeación de la Calidad identificar las necesidades, expectativas y requisitos del cliente. Un plan de trabajo para ésta fase considera: Identificar a los clientes internos y externos. Definir los requisitos del cliente. Seleccionar las disciplinas, personas y/o proveedores que se deben agregar al equipo, y aquellos que no se requieran. Comprender las expectativas del cliente. Evaluar la viabilidad del diseño propuesto, los requisitos de desempeño y el proceso de manufactura. Identificar costos, tiempos y limitaciones que se deben considerar. Determinar la ayuda que se requiere del cliente. Identificar el proceso o método de documentación. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 20

21 Paso 3: De Equipo a Equipo El equipo de Planeación de la Calidad debe establecer líneas de comunicación con otros equipos de clientes y proveedores. Esto puede incluir reunirse con otros equipos en forma regular. El grado de comunicación entre equipos depende del número de asuntos que requieran solución. Paso 4: Capacitación El éxito de la Planeación de la Calidad, depende de un programa de capacitación efectivo que identifique, desarrolle y fortalezca las competencias que requiere el equipo para satisfacer las necesidades y expectativas del cliente. Paso 5: Participación del Cliente y del Proveedor El cliente puede iniciar el proceso de Planeación de la Calidad con un proveedor. Sin embargo, el proveedor tiene la obligación de establecer un equipo multifuncional para administrar el proceso de Planeación de la Calidad. La organización debe esperar el mismo desempeño de sus proveedores. Paso 6: Ingeniería Simultánea Es un proceso donde varios equipos trabajan al mismo tiempo pero de forma independiente, por una meta común, de tal manera que cada uno aporta resultados parciales que finalmente convergen para obtener un gran objetivo. Substituye la serie secuencial de fases donde los resultados se transmiten a la siguiente área para su ejecución. El propósito es acelerar la introducción de productos de calidad. El equipo de Planeación de la Calidad asume la responsabilidad de asegurar que los equipos involucrados planeen y ejecuten actividades cuyos resultados se integren para la consecución de los objetivos comunes. Paso 7: Planes de la Calidad Los planes de la calidad son documentos que especifican los recursos necesarios para el desarrollo de un proyecto, proceso, producto o contrato especificado. Paso 8: Resolución de Inquietudes Durante el proceso de planeación, los miembros del equipo encontrarán inquietudes de diseño y/o procesamiento del producto. Estas inquietudes se deben documentar en una matriz que contengan responsabilidades y tiempos asignados. Paso 9: Plan de Programación del Tiempo para la Calidad del Producto / Servicio Lo primordial para el equipo de Planeación de la Calidad, después de haberse organizado, debe ser el desarrollo de un plan de programación de tiempo. Paso 10: Planes Relacionados a la Gráfica de Tiempo El éxito de cualquier programa depende del cumplimiento con las necesidades y expectativas del cliente, en forma oportuna y a un costo que represente valor. La gráfica de tiempo para la Planeación de la Calidad que se presenta a continuación y el proceso de Planeación de la Calidad descrito anteriormente requieren que un equipo de planeación concentre sus esfuerzos en la Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 21

22 prevención de defectos. Los equipos de planeación se deben preparar para modificar los planes de calidad, con el fin de satisfacer las expectativas del cliente. El equipo de Planeación de la Calidad es responsable de asegurar que la programación de tiempo cumpla el plan de programación de tiempo del cliente. Gráfica de Tiempo para Planeación de Calidad A continuación se presenta una representación gráfica de los tiempos de la Planeación de la Calidad. 4.3 Plan de la Calidad. Importancia El propósito de la metodología del Plan de la Calidad es ayudar en la realización de los productos y servicios conforme con los requisitos de los clientes. Los Planes de la Calidad proporcionan una descripción de los sistemas utilizados para reducir la variación de producto y proceso. Los Planes de la Calidad son una parte integral de un proceso general de calidad y se deben utilizar como documento activo. Definición Plan de la Calidad Es un documento que especifica qué Procedimientosy recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico. Formato de Plan de la Calidad Es un diseño ágil y eficiente para elaborar y utilizar el Plan de la Calidad. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 22

23 LOGO Plan de la Calidad Número de Control: Proceso: Cliente: Responsable del Proceso: Característica General del Resultado: Revisión: Resultado del Proceso: Infraestructura: Ambiente de Trabajo: No. Actividad Recursos Necesarios Productos Características a Controlar Característica Especificación Método Verificación Muestra Tamaño Frecuencia Indicador Responsable Documento Plan de Reacción Número de Revisión Fecha de Entrada en Vigor Cambio Elaboró Revisó Autorizó

24 Información General del Proceso Descripción de las Columnas del Plan de la Calidad 1. Número de control.- Se coloca el número de control asignado al Plan de la Calidad, este número se compone de la siguiente manera, ejemplo PC-RD Número de revisión.- Es el número de revisión que muestra los cambios que ha tenido el documento, ejemplo 1, 2, 3, Nombre del proceso.- Anotar el nombre o descripción del proceso que se está realizando. 4. Resultado del proceso.- Es el producto que se obtiene como resultado de la ejecución del proceso. 5. Responsable del proceso.- Anotar el nombre de la(s) persona(s) responsable(s) de que el proceso se ejecute de acuerdo con lo planeado. 6. Clientes.- Anotar el nombre de las áreas, actividades, procesos u organizaciones a los cuales se dirige el producto. 7. Característica general del resultado.- Anotar las propiedades que distinguen a un proceso o su resultado, ejemplo: tiempo de entrega, cumplimiento con requisitos, cantidad entregada. 8. Infraestructura.- Anotar la infraestructura requerida para el desarrollo del proceso, ejemplo: equipo de cómputo, software, Internet, maquinaria, equipo. 9. Ambiente de trabajo.- Anotar las condiciones requeridas para el desarrollo del proceso que promuevan un ambiente adecuado para el personal que realiza las actividades, ejemplo: iluminación, temperatura, espacios de trabajo adecuados, métodos de trabajo apropiados. Información Específica del Proceso 10. Actividades.- Anotar las actividades que conforman el proceso. 11. Recursos necesarios.- Anotar los recursos humanos, materiales y financieros que se requieren para realizar de manera óptima la actividad descrita. 12. Productos.- Anotar los productos resultantes de la actividad descrita, ejemplo: informes, reportes, certificados, dictámenes, oficios. 13. Características a controlar.- Anotar los rangos, dimensiones o propiedades que distingue a un proceso o su resultado (producto) en el cual se pueden recabar datos o atributos. Ejemplo: Característica a medir. Tiempo de entrega, cumplimiento con requisitos, dictaminación en tiempo, documento con la información completa. Especificación. 5 días, requisitos del cliente, 2 días, fecha, nombre del solicitante y número de folio. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 24

25 14. Verificación.- Se indica lo siguiente: Método. Describir brevemente el método de recopilación de la información, ejemplo: documental, inspección de equipo, verificación en el centro de trabajo. Muestra. Especificar el tamaño de muestra que se toma para su verificación y la frecuencia o periodo en que se efectuará dicha verificación. Indicador. Anotar la variable que refleje el desempeño del proceso, ejemplo: tiempo especificado entre tiempo real, solicitudes requeridas entre solicitudes atendidas, la diferencia de requisitos especificados con los requisitos presentados. Responsable. Anotar el puesto del responsable de realizar la verificación antes mencionada. 15. Documento.- Se indica el procedimiento, instructivo o manual que funciona cono referencia para realizar la actividad. 16. Plan de reacción.- Especificar las acciones correctivas necesarias para evitar que se generen productos no conformes u operaciones fuera de control. 17. Control de cambio.- En cado de que se presente algún cambio, se registra el número de revisión a la que corresponde, la fecha de entrada en vigor de dicho cambio y una descripción general del cambio. Cómo Elaborar Planes de la Calidad El propósito de contar con una metodología definida para la elaboración del Plan de la Calidad es facilitar la producción bienes o servicios de acuerdo con las necesidades y expectativas que establecen los clientes. Esto es estructurar una metodología que proporcione una descripción escrita del resumen de los sistemas usados para minimizar la variación en los procesos. El Plan de la Calidad debe describir las acciones que son requeridas en cada fase del proceso incluyendo la recepción de los insumos, el proceso productivo y los productos generados, además periódicamente se necesita que se asegure el cumplimiento de los requerimientos para que todos los productos de salida se mantengan bajo control. La metodología propuesta puede verse reflejada en el siguiente esquema: Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 25

26 Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 26

27 1. Integrar el equipo responsable de elaborar el Plan de la Calidad Es esencial integrar, en el equipo que elabora el Plan de la Calidad, al personal que directamente realiza o ejecuta el proceso a documentar, ya que de ello depende la objetividad y la precisión en la descripción de las actividades que serán incluidas en el Plan de la Calidad. 2. Identificar y analizar el proceso a controlar Es recomendable, antes de elaborar el Plan de la Calidad, realizar una esquematización del proceso que se desea documentar, para ello el equipo que elabora el Plan de la Calidad debe de allegarse de toda la información necesaria para estructurar el proceso correspondiente. Dicha información puede incluir, entre otras: Diagramas de proceso. Datos de diseño. Especificaciones del producto y del equipo. Recursos, materiales y materias primas necesarias para la fabricación del producto o la prestación del servicio. Información sobre las técnicas o métodos de seguimiento y medición del proceso 3. Elaborar el diagrama de flujo del proceso a documentar Es recomendable elaborar previamente el diagrama de flujo del proceso, con la información de que se disponga en el punto anterior con el objeto de reconocer la secuencia de actividades requeridas, esta representación gráfica del proceso permite facilitar la identificación de las medidas necesarias para mantener el proceso bajo control, las cuales serán documentadas en el Plan de la Calidad. 4. Elaborar el Plan de la Calidad de acuerdo al tipo de organización correspondiente. Planeación del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) 27