Hacia una metodología sistémica y sistemática para la implementación de un Bussiness Intelligence(BI) como factor de competitividad empresarial.

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1 XII Congreso Internacional de la Academia de Ciencias Administrativas A.C. (ACACIA). Titulo: Hacia una metodología sistémica y sistemática para la implementación de un Tema: 10. Innovación y Tecnología. Autor: Dr. Miguel Patiño Ortiz 1. CoAutores: Dr. Julián Patiño Ortiz 1, Dr. Omar Antonio Martínez 1, Dr. Ernesto Gálvez Medina 2 1 INSTITUTO POLITECNICO NACIONAL 2 UIVERSIDAD DE SONORA Dirección: UNIDAD PROFESIONAL ADOLFO LÓPEZ MATEOS EDIFICIO NÚMERO 5, 3ER. PISO COL. LINDAVISTA C.P , MÉXICO D.F. TEL EXT mpatino2002@ipn.mx, jpatinoo@ipn.mx, oantoniom@ipn.mx, egalvez@pitic.uson.mx 1

2 Hacia una metodología sistémica y sistemática para la implementación de un Resumen El presente trabajo muestra una metodología con una visión sistémica y sistemática de cómo implementar el Business Intelligence(BI) en una organización, en la metodología se consideran: las Fuentes de Información(Sistemas de Información y Bases de Datos), los Factores Críticos de Éxito(FCE), la cadena del Valor de Porter(CVP) y los Sistemas de Información(SI), y las Herramientas de Análisis. Para las herramientas de Análisis se describen las metodologías y técnicas a considerar para el desarrollo de cada una de ellas. 2

3 Resumen El presente trabajo muestra una metodología con una visión sistémica y sistemática de cómo implementar el Business Intelligence (BI) en una organización, en la metodología se consideran: las Fuentes de Información (Sistemas de Información y Bases de Datos), los Factores Críticos de Éxito (FCE), la cadena del Valor de Porter (CVP) y los Sistemas de Información(SI), y las Herramientas de Análisis. Para las herramientas de Análisis se describen las metodologías y técnicas a considerar para el desarrollo de cada una de ellas. Abstract The present work shows methodology with a systemic and systematic vision of how implementing the Business Intelligence (BI) in an organization, in the methodology consider the Sources of Information (Information Systems and Data Bases), Success Critical Factors (FCE), the Chain of Value of Porter (CVP) and the Information Systems (SI), and the Analysis Tools. For the Analysis Tools to the methodologies and techniques are described to consider for the development of each one of them. Palabras Clave Business Intelligence, Sistemas de Información, Factores Críticos de Éxito, cadena del Valor. Este trabajo fue patrocinado por la SIP-IPN a través de proyecto de investigación. 3

4 I. Introducción. Desde que las organizaciones comenzaron a guardar los datos de sus operaciones en medios de almacenamiento físico, con el fin de tener un mejor control y administración de la información, también ha existido paralelamente la necesidad de utilizarla para atender las demandas propias del negocio. En la era de la informática detonada por la globalización de los mercados, así como de su dinámica y agresividad actual, a la información se le da el peso específico de ser el principal conocimiento que sostiene al negocio. En la mercadotecnia de las empresas, el conocimiento es el único camino posible para sostener ventajas competitivas. En la actualidad, la información y el conocimiento son considerados como el capital intelectual que soporta la riqueza de una organización. Una gran infraestructura se dedica a la tecnología que soporta a los Sistemas de Información para tener completamente automatizada a la empresa. El crecimiento tecnológico tiene distintos orígenes, que van desde la implementación, crecimiento, ampliación e integración. Las condiciones actuales de los mercados han provocado, precisamente, el que sea necesaria tecnología cada vez más avanzada para responder a las peticiones muy particulares de información, ejemplo de estos son: los Sistemas de Procesamiento de Datos (SPD), Sistemas de Manufactura, Administración de Recursos Empresariales (ERP), Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), Sistemas Gerenciales, Administración de Relaciones con Clientes (CRM) y Suministro de la Cadena de Distribución (SCM), por mencionar algunos de los sistemas que surgen, se ponen de moda y luego desaparecen acorde a la evolución del entorno y de las necesidades de las empresas. Lo que es un hecho es que, independientemente del enfoque que esté de moda o sea más útil en el momento, los datos siempre serán 4

5 almacenados en depósitos para el efecto y esos datos serán el soporte total a las decisiones de la empresa. En función de las necesidades de información, podemos entender que distintos datos pueden proveernos de distinta información, y al haber distinta información, existen distintas necesidades que pueden ser cubiertas, dependiendo de la función que cada empleado desempeñe en la empresa, es decir, existe una gran necesidad de información en las distintas áreas, así como en los distintos niveles de las organizaciones. Hasta el momento no existe un Sistema de Información que esté diseñado para dar respuesta cabal a todos los requerimientos de una organización, se tienen muchos sistemas y cada uno da respuesta a una parte de los requerimientos de toda la empresa, siendo posible que el conjunto de todos ellos no permita un espacio vacío de información, ni en tiempo, ni en forma, sin embargo, muchos de los sistemas son desarrollados con una visión limitada que a veces dificulta su integración con otros sistemas, es importante que contemplemos el desarrollo e implementación de los sistemas con una visión global e integral. II. Desarrollo. Business Intelligence es el conjunto de tecnologías que permiten a las empresas utilizar la información disponible en cualquier parte de la organización para hacer mejores análisis, descubrir nuevas oportunidades y tomar decisiones más informadas. Entonces, Business Intelligence es un conjunto de tecnologías que van desde arquitecturas para almacenar datos, metodologías, técnicas y herramientas para analizar información y software, con el fin de apoyar a la toma de decisiones, identificar tendencias y hacer proyecciones del mercado. 5

6 II.1 Metodología para la implementación del BI. La metodología está fundamentada en el enfoque de sistemas, en ella es importante contemplar las técnicas y herramientas apropiadas para su implementación. La metodología se compone de fases o etapas las, cuales son: Identificación del medio ambiente y recopilación de los requerimientos de usuario: En esta etapa se identifican los requerimientos del usuario, el medio ambiente externo e interno de la organización y los Factores Críticos de Éxito que permitirán identificar los puntos críticos para alcanzar los objetivos planteados. Estrategia Corporativa y de Sistemas de Información (SI): En esta etapa se definen los Planes y estrategias de SI que permitirán alcanzar los objetivos planteados. Identificación de las fuentes de datos: En esta fase se identifican los orígenes de datos, los cuales pueden ser bases de datos internas y externas a la organización, DataWareHose s (DWH), DataMart s (DM). También se identifican las herramientas que permitirán la entrega de la información. Uso y/o creación de herramientas de Análisis: Una vez que se tienen definidos los requerimientos del usuario, las fuentes de datos y las herramientas de entrega, se crean herramientas de análisis que sirvan de apoyo a la toma de decisiones, identificación de tendencias y proyección de mercado, con el fin de que la organización tenga el éxito esperado en su entorno. Implementación y evaluación de los Análisis: En esta fase se implementa el BI y se evalúa la información proporcionada por las herramientas de análisis. La 6

7 metodología es cíclica, cada vez que se tengan nuevas necesidades de información ejecutiva se pueden volver a aplicar. La figura 1. Muestra el enfoque general de los BI, en ella se observa la relación que existe entre las diferentes tecnologías utilizadas. Business Intelligence Información Utilización inteligente de la información disponible dentro y fuera de la empresa, mediante tecnologías de colección y manejo de datos para mejorar la comunicación y apoyar la toma de decisiones a diferentes niveles Sistemas de Información Ejecutiva(EIS) Técnicas de Análisis Sistemas de Soporte de Decisiones(DSS) Información Fuentes de Datos Bases de Datos, Data WareHouses, Data Mart s Bases de Datos Administrador de la cadena de suministro Sistemas de Ejecución de Manufacturación Planeador de Recursos Empresariales. Administración de Relaciones con Clientes Planeador de Requerimient os de Materiales Planeador de Recursos de Manufactura E-Business peracionales (Suply Chain (Manufacturing (Enterprise (Customer (Material (Manufacturing (ODB s) Managem ent) Execution Resource Relationship Requirements Resource (SCM) Systems) Planning) Managem ent) Planning) Planning) (MES) (ERP) (CRM) (MRP I) (MRP II) SAP PEOPLESOFT ORACLE BAAN J.D. EDWARDS Figura 1. Enfoque General del BI. II.2 Factores Críticos de Éxito (FCE) en la implementación de BI. Para apoyar a la dirección a identificar los puntos que son críticos para alcanzar un objetivo, se utiliza la técnica de los FCE. Se deben encontrar de 5 a 8 FCE por meta, ya que un número excesivo para cada meta nos haría pensar que el objetivo 7

8 puede llegar a no conseguirse. Los FCE proceden de 5 fuentes: El sector al cual pertenece la organización, la estrategia competitiva de la organización, los factores relacionados con el entorno, los referidos a un periodo de tiempo y los referidos a un enfoque directivo especifico. El análisis de los FCE, así como otros análisis, puede requerir una mejora en los sistemas actuales, o llegar a sugerir la necesidad de sistemas nuevos. También es necesario relacionar los FCE con la cadena del valor de la empresa, ya que una actividad que tenga un costo elevado en la cadena de valor de la empresa, que tenga muchos FCE y que añada un valor considerable, será más crítica que otra actividad que carezca de valor añadido y que no tenga FCE. La figura 2, muestra la cadena del valor típica, en donde se distinguen las actividades de apoyo y las primarias, así como también dan una idea de las alternativas de subsistemas informáticos que pueden apoyar eficazmente a todas las actividades de valor de una empresa. INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA SI CENTRAL ACTIVIDADES DE APOYO GETIÓN DE RECURSOS HUMANOS DESARROLLO TECNOLOGÍA SI2 M A R G E N ABASTECIMIENTOS SI3 SI LOGÍSTICA SI4 SI5 ACTIVIDADES PRIMARIAS LOGÍSTICA OPERACIONES LOGÍSTICA EXPEDICIÓN MARKETING Y VENTAS SERVICIOS M A R G E N PRODUCCIÓN VALOR1 + VALOR2 MERCADOS + VALOR3 + VALOR4 + VALOR5 = MARGEN 8

9 Figura 2. Las actividades de la cadena del valor y los SI. II.3 Herramientas de Análisis. Las herramientas de análisis proporcionan métodos para obtener información precisa que la alta dirección necesita, para obtener los indicadores clave que se utilizaran para obtener un feedback en el desarrollo de los objetivos. Las figuras 3ª y 3 b, muestran el enfoque para los Sistemas de Información Ejecutiva (EIS), los cuales son considerados como una técnica de más alto nivel dentro del BI. Su objetivo principal es proveer de información al tomador de decisiones, de modo fácil y sin necesidad de interactuar con el o los sistemas. Necesidades de Estándares de tecnología de la información información Análisis de la organización Plan de sistemas de información Modelo de datos corporativo Sistemas de producción y desempeño EIS Figura 3ª. Actividades indispensables del sistema de información para ejecutivos Fuente: Hugh J. Watson, Betty-Anne Hesse, Carolyn Copperwaite y Vaughan Devos, EIS Software: A Selection Process and the Western Mining Experience en Journal of Information Technology Management 3 (número 1, 1992), 24. 9

10 Base de datos ejecutiva Computadora personal Solicitudes de Información A otras estaciones de trabajo ejecutivo en pantalla Estación de trabajo de ejecutivo A otras estaciones de trabajo ejecutivo Base de datos corporativa Proporcionar Información Noticias, explicaciones corporativa Computadora central Un modelo de EIS Datos e Información Externos Figura 3 b. Modelo EIS. Fuente: Sistemas de información gerencial McLeod Raymond Jr. Prentice Hall Hispanoamericana México, a Edición Otra de las herramientas de análisis empleadas en los BI son los Sistemas de Soporte a la toma de Decisiones (DSS), los cuales están asociados a las jerarquías 10

11 dentro de los conceptos de los cubos del Data Warehouse (DWH). En el momento que desea conocerse el "por qué" de un dato visto en un EIS, el DSS permite conocer el detalle del mismo y de las partes que la componen, aquí se trabaja con las jerarquías que fueron definidas en los cubos de información, esto con el fin de ver por cual de las rutas se profundiza hacia el detalle. La figura 4ª y 4 b, muestran dos metodologías genéricas para la creación de DWH, en ellas se describen las fases y etapas del desarrollo del DWH, así como el conjunto de actividades para llevarlas acabo. 8. Administración de datos 1. Investigación 2. Análisis del ambiente actual 7. Implementación 3. Identificar requerimientos 6. Desarrollo 5. Diseño del Data Warehouse 4. Identificar arquitectura Figura 4 a. Metodología para desarrollar un Data Warehouse. Fuente: Data Warehouse: Practical advice from experts Bischoff Joyce, Alexander Ted Prentice Hall,

12 Definición de la arquitectura Modelación de Necesidades datos del Transformación Desarrollo del tomador de del diseño Data Warehouse decisiones Inicio del proyecto Análisis de la fuente del Diseño de la base de datos de planeación del Data Warehouse Análisis del área sistema Diseño del acceso del Desarrollo del acceso del usuario final usuario final Definición del Implementación Actividades del desarrollo del Data Warehouse acceso del usuario final del Data Warehouse Figura 4 b. Metodología genérica para un DWH. Fuente: Data Warehouse: Practical advice from experts Bischoff Joyce, Alexander Ted Prentice Hall, 1997 III. Conclusiones. Las fuentes de datos constituyen en una amplia gama de conceptos, técnicas y herramientas que a veces son tomadas como sistemas de análisis y soporte a la toma de decisiones, sin embargo, para que tengan este efecto es necesario contar con las aplicaciones que permitan la explotación de la información. 12

13 Business Intelligence es un concepto que esta asociado con la alta gerencia, sin embargo cuando se implementa con una visión más integral es necesario tomar en cuenta los diferentes niveles de acceso a la información y a la toma de decisiones. Las técnicas de análisis están jerarquizadas. La forma de estructurar y jerarquizar sus interfaces será de acuerdo al soporte que estas brinden al nivel del tomador de decisiones. Para nuestro caso, el primer nivel lo constituyen los Sistemas de Información Ejecutiva, seguido de los Sistemas de Información para el Soporte a la Toma de Decisiones y posteriormente la Minería de Datos y las Herramientas de Reporteo. IV. Bibliografía. 1. Andrew J. Frew, Information And Communication Technologies In Tourism 2004, Springer, 1 Feb 2004, ISBN Kalle Kangas, Business Strategies for Information Technology Management, Idea Group Inc (IGI), 1 Abr 2003, ISBN Larissa Terpeluk Moss, George E Rejda, Business Intelligence Roadmap, Addison-Wesley Professional, 25 Feb 2003, ISBN Peter Green, Michael Rosemann, Business Systems Analysis With Ontologies, Idea Group Inc (IGI), 1 Mar 2005, ISBN Robert J Thierauf, Knowledge Management Systems for Business, Quorum/Greenwood, 30 Jul 1999, ISBN Rolf T Wigand, Peter Mertens, Freimut Bodendorf, Wolfgang Konig, Arnold Picot, Matthias Schumann, Wolfgang Kvnig, Introduction to Business Information Systems, Springer, 1 Ago 2003, ISBN Shouhong Wang, Analyzing Business Information Systems, CRC Press, 18 Ago 1999, ISBN

14 8. Tony Beveridge, Col Peras, Guide to Enterprise It Architecture, Springer, 31 Oct 2002, ISBN