PROCEDIMIENTO REGISTRO, INVESTIGACION Y ANALISIS DE INCIDENTES

Transcripción

1 15/AGO/201 Este documento es propiedad de PROYECTOS Y SISTEMAS CONTABLES LTDA., y está protegido por las leyes de derechos de autor, solo el personal acreditado de la Organización tiene autorización para la utilización con fines laborales de este documento, prohibida la reproducción total y/o parcial de su contenido salvo autorización explícita escrita por parte de la Gerencia. Este Documento está firmado digitalmente cualquier alteración anulara las firmas y carecerá de valor alguno ante el Sistema de Gestión Integral de la Organización. RESPONSABLE : DIRECTOR ADMINISTRATIVO REVISO : COORDINADOR DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL APROBÓ : GERENTE VERSI ÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO AUTOR 0 02/05/2007 Creación Raúl Avellaneda 1 11/11/2007 Anulación de codificación / modificación de los registros. Raúl Avellaneda 2 12/02/ /08/201 Se modifica el procedimiento de acuerdo a los cambios de la norma OHSAS 18001:2007: El término accidente se incluye dentro del término incidente. Incluye atención medica, flujo grama y se cambia la estructura del procedimiento Cambio de nombre Se incluyen definiciones alusivas a la investigación de incidentes Se Modifica Marco Legal Se cambia la sigla ARP por ARL Cambio en el alcance del procedimiento se incluye cierre de las acciones Se incluyen especificaciones de investigación, equipo Investigador y recopilación de la información del incidente, lecciones aprendidas, etc. Se modifica diagrama de flujo procedimiento de Reporte e Investigación, así como la descripción Se incluye Metodología para Análisis de Potencial de Pérdida Se incluyen responsabilidades Se incluye listado de Instrumentos de planificación y control asociados. Se anexa listado de causas básicas e inmediatas Dorany Agredo Edwin Rodríguez ; Página 1 de 17

2 15/AGO/201 OBJETIVO Establecer la metodología para registrar, investigar y analizar los factores que podrían causar o contribuir a que sucedan incidentes. ALCANCE Este procedimiento aplica para toda la organización e inicia con la recopilación de la información del incidente y termina con el seguimiento y cierre de las acciones resultantes de la investigación. DEFINICIONES Las siguientes definiciones son trascripción de la norma OHSAS 18001:2007 Desempeño de seguridad y salud ocupacional: Resultados medibles de la gestión de la Organización en relación a los riesgos. Enfermedad: Condición física o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de una actividad laboral, una situación relacionada con el trabajo o ambas. Incidente: Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber ocurrido una lesión o enfermedad (independiente de su severidad) o víctima mortal. Lugar de trabajo: cualquier espacio físico en el que se realizan actividades relacionadas con el trabajo, bajo el control de la Organización. Parte interesada: Persona o grupo dentro o fuera del lugar de trabajo involucrado o afectado por el desempeño en seguridad y salud de la Organización. Casi Accidente: Cualquier situación, condición o acto que tuvo el potencial de causar un incidente Incidente Vehicular: Incidente que involucre vehículos motorizados asignados para el transporte de personal y mercancías por tierra, agua o aire (carros, buses, camiones, botes, aviones). Frecuencia de Accidentes con Pérdida de Tiempo (FR): Es el índice de frecuencia de los incidentes incapacitantes - (Incidentes de trabajo que han causado una incapacidad laboral de, al menos, un día de trabajo. ÍNDICE (SR): Índice de severidad de los casos de días perdidos, donde se toman las / H.H.T y una variable de Causas Básicas: Son las razones más alejadas en el tiempo y el espacio al momento y lugar del suceso que puedan ser identificadas en un lapso de tiempo prudente y que además sean susceptibles de controlar dentro del ámbito de gestión de la compañía. Causas inmediatas: Circunstancias que se presentan justamente antes del contacto; por lo general son observables o se hacen sentir. Se clasifican en actos subestándar o actos inseguros (comportamientos que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente) y condiciones subestándar o condiciones inseguras (circunstancias que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente). Factores personales: Son aquellas variables causales que están directamente relacionadas con la persona. Factores del trabajo: Son aquellas variables causales que están directamente relacionadas con el medio ambiente laboral. Acto Subestándar o Inseguro: Comportamientos de las personas que se desvían de un estándar o norma aceptada y que podrían dar paso a la ocurrencia de un accidente o incidente. Condición Subestandar: Situación que se presenta en el lugar de trabajo y que se caracteriza por la presencia de riesgos no controlados que pueden generar accidentes de trabajo o enfermedades profesionales. Riesgo Potencial: Estimación de la magnitud de la probabilidad de la ocurrencia de un incidente y la severidad de sus consecuencias potenciales. Acción Correctiva: Cualquier acción llevada a cabo para eliminar las causas que producen un suceso. Investigación de Accidente o Incidente: Proceso sistemático de determinación y ordenación de causas, hechos o situaciones que generaron o favorecieron la ocurrencia del accidente o incidente, que se realiza con el objeto de prevenir su repetición, mediante el control de los riesgos que lo produjeron (Resolución 1401/2007). Lección Aprendida: Conocimiento derivado de la experiencia (por ejemplo de un accidente o incidente) que está suficientemente fundamentado y puede generalizarse, por lo que ofrece posibilidades de mejorar. Las lecciones aprendidas difundidas deben carecer de datos personales y otros que no se consideren didácticos. Accidente Grave: Aquel que trae como consecuencia amputación de cualquier segmento corporal; fractura de huesos largos (fémur, tibia, peroné, humero, radio y cubito); trauma craneoencefálico; quemaduras de ; Página 2 de 17

3 15/AGO/201 segundo y tercer grado; lesiones severas de mano, tales como aplastamiento o quemaduras; lesiones severas de columna vertebral con compromiso de medula espinal; lesiones oculares que comprometan la agudeza o el campo visual o lesiones que comprometan la capacidad auditiva. (Resolución 1401 / 2007). NORMAS O DOCUMENTOS ASOCIADOS Norma Técnica Colombiana NTC OHSAS 18001:2007. Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. Norma Técnica Colombiana NTC 701. Higiene y seguridad. Guía para la clasificación, registro y estadística de accidentes del trabajo y enfermedades profesionales Resolución 1401 de 2007 Ministerio de la Protección Social. Por la cual se reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo ESPECIFICACIONES INVESTIGACIÓN DE ACCIDENTES E En el caso de incidentes o accidentes en el que se encuentre involucrado personal de la Organización., sus visitantes o sus activos, se seguirá el procedimiento de investigación descrito a continuación; mientras que aquellos que involucren personal de contratistas o subcontratista, o sus equipos, será responsabilidad de la empresa a la cual pertenece el trabajador lesionado o los bienes materiales afectados, realizar bajo su propio esquema el proceso de investigación, informando en todos los casos a la Organización, el resultado del proceso de investigación y el seguimiento y cierre de las acciones correctivas y preventivas a que haya lugar. De acuerdo con la potencialidad del incidente o las consecuencias reales del mismo, cuando lo considere pertinente, podrá participar de la investigación del Contratista o efectuar un proceso independiente, de forma que se asegure la identificación de causas raíces y su tratamiento adecuado. DEFINICIÓN DEL EQUIPO INVESTIGADOR Las investigaciones de los incidentes y accidentes las llevarán a cabo los responsables directos de las personas o procesos donde ha ocurrido el hecho, otro personal relacionado con el caso (testigos directos del accidente o compañeros del accidentado), miembros del COPASO y personal HSE, conformando al menos el equipo mínimo establecido en la Res de 2007 (Art. 7). En caso de Accidentes o Incidentes de trabajo, de acuerdo con la legislación nacional, hará parte del equipo de investigación, el jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el incidente, y en la medida de las posibilidades un representante del Comité Paritario de Seguridad y Salud. Si el accidente es clasificado como grave o produce la muerte de un trabajador, adicionalmente participara un profesional con licencia en Seguridad y Salud, el cual según el área y la gravedad del accidente será propio o contratado y un representante del personal encargado del diseño de normas, procesos y/o mantenimiento. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN DEL INCIDENTE El equipo investigador debe efectuar la recolección de evidencias con las herramientas de calidad que más apliquen, de acuerdo con las características del accidente o incidente, cuyo objetivo final será la determinación de las causas inmediatas del evento; recolectando los siguientes datos: Datos sobre el tipo de accidente o incidente Tiempo y lugar La ubicación de personas, equipos, materiales y ambiente; para lo cual se utilizará ayudas tales como bosquejos, croquis, mapas, planos, fotografías, etc. Declaraciones de testigos y otras personas que puedan aportar información útil Condiciones que presentan las herramientas, los equipos y los objetos Condiciones materiales del puesto de trabajo Formación y experiencia del accidentado Documentación que proporcione aclaración o soportes Todos aquellos datos complementarios que se juzguen de interés para describir secuencialmente cómo se desencadenó el accidente. ; Página de 17

4 15/AGO/201 DIAGRAMA DE FLUJO REPORTE E INVESTIGACIÓN INICIO Se presentó incidente de trabajo Tomar acciones inmediatas acorde al tipo de evento presentado y registrarlas en el reporte inicial 1 2 Comunicación verbal al coordinador SGI ó Coordinador Líder de Proyecto Reportar el incidente, incluyendo acciones inmediatas tomadas Enviar reporte diligenciado vía mail a Gerencia de PSC, Coor. SGI, en las primeras 24 horas de ocurrido el evento Persona afectada ó que descubre el Incidente Formato Reporte Incidente Valorar accidentado, definir si es un incidente de primer auxilio ó incapacitante Llamar a la línea de atención de ARP SURA para reporte de incidente y seguir indicaciones Debe llamar al número , ingresar a página Web de ARL SURA y diligenciar el Formato de Reporte de Accidente FURAT completamente y enviar reporte establecido SI ES UN INCIDENTE INCAPACITANTE Ó ENFERMEDAD PROFESIONAL? NO Realizar investigación del incidente de trabajo definiendo la clase de evento y realizando las observaciones de investigación para cada uno de los eventos, dispuestas en tabla de potencialidad o consecuencias Formato Investigación Incidente 1 Análisis de información y determinación de causas (Básicas - Inmediatas) Transportar accidentado a una institución prestadora de servicio, Ingreso y atención al trabajador accidentado. Informar a la coordinación SGI Auditar y ajustar las investigaciones (Coor. SGI) Seguimiento del estado de Salud del accidentado Enviar la investigación del incidente totalmente diligenciada vía mail a coordinación SGI, en los primeros 7 días de entregada la notificación inicial Revisión y ajuste de investigaciones ; Página 4 de 17

5 15/AGO/201 1 NO Se presentó incidente vehicular, ambiental. SI 1 2 Tomar acciones inmediatas acorde al tipo de evento presentado y registrarlas en el formato tratamiento acciones correctivas, preventivas y de mejora Realizar investigación del incidente de trabajo definiendo la clase de evento Tener en cuenta la tabla de potencialidad de pérdida 4 Las acciones tomadas deben subirse a la matriz de seguimiento a acciones correctivas, preventivas y de mejora para su seguimiento y cierre con respecto a la fecha de ejecución propuesta FIN Convenciones de flujo grama Inicio -Fin Actividad Verificación Decisión Conector Documento Documento multiple Conector de pagina DESCRICIÓN 1. Inicia con la ocurrencia del incidente el cual puede o no generar lesiones. 2. Ocurrido el incidente se debe Informar de inmediato al jefe directo, coordinador HSE o brigadista.. Se verifica si el incidente genera o no lesión, para determinar si se requiere atención médica. La persona a la que es comunicado debe tener el entrenamiento para realizar la valoración. A continuación se describen algunas lesiones que requieren atención médica: Fractura: Incluye las fracturas simples, las fracturas acompañadas de lesiones en partes blandas (fracturas abiertas), las fracturas acompañadas de lesiones en las articulaciones (con luxaciones etc.), las fracturas acompañadas de lesiones internas o nervios. Luxación: Incluye las subluxaciones y los desplazamientos de articulaciones. Torcedura, esguince, desgarro muscular, hernia o laceración de músculo o de tendón, sin herida: Conmoción o trauma interno: Incluye las contusiones internas, las hemorragias internas, los desgarramientos internos, las roturas internas. Amputación o enucleación: Hace referencia a cualquiera de las siguientes, sea por amputación=desprendimiento de alguna parte del cuerpo a cualquier nivel o perdida del ojo. ; Página 5 de 17

6 15/AGO/201 Herida: Incluye desgarramientos, cortaduras, heridas contusas, heridas de cuero cabelludo, así como avulsión de uña o de oreja, o heridas acompañadas de lesiones de nervios, así como también mordeduras sin consecuencias en órganos internos o generalizado Golpe o contusión o aplastamiento: Incluye hemartrosis (colección de sangre en articulaciones), hematomas (colección de sangre en tejidos blandos), machucaduras, las contusiones y aplastamientos con heridas superficiales. Quemadura: Incluye las quemaduras por objetos calientes, por fuego, por líquido hirviendo, por fricción, por radiaciones (infrarrojas), por sustancias químicas (quemaduras externas solamente) y quemaduras con herida. Envenenamiento o intoxicación aguda o alergia: incluye los efectos agudos de la inyección, ingestión, absorción o inhalación de sustancias tóxicas, corrosivas o cáusticas así como efectos de picaduras o mordeduras de animales venenosos. Efectos del tiempo, del clima u otros relacionados con el ambiente: Incluye efectos del frío (heladuras), efectos del calor y de la insolación (quemaduras por el sol, acaloramiento, insolación), baro traumatismos o efectos de la altitud o de la descompresión. Asfixia: Incluye ahogamiento por sumersión o inmersión, asfixia o sofocación por comprensión, por derrumbe o por estrangulación; comprende igualmente asfixia por supresión o reducción del oxigeno de la atmósfera ambiental y asfixia por penetración de cuerpo extraño. Efecto de la electricidad: Incluye la electrocución, el choque eléctrico y las quemaduras causadas por la corriente eléctrica. Efecto nocivo de la radiación: Incluye los efectos causados por rayos X, sustancias radiactivas, rayos ultravioletas, radiaciones ionizantes. 4. De igual manera debe determinarse si el incidente generó impactos ambientales, en tal caso diligenciar el formato de investigación de incidente ambiental. 5. Si el Incidente involucra vehículos motorizados asignados para el transporte de personal de igual manera debe relizarse la investigación realizando el respectivo análisis causal y definiendo acciones para su mejora. 6. La coordinación de la asistencia médica en caso de requerirse implica coordinar los medios para el traslado del afectado de una manera segura. 7. El incidente se debe reportar utilizando el formato reporte de incidentes que deber ser realizado por quien recibe el reporte, este deber ser diligenciado de inmediato y será entregado al coordinación de HSE. 8. El coordinador de HSE determina si se debe o no reportar el incidente a la ARL. 9. El reporte a la ARL se realiza como sea indicado por la administradora de riesgos. Este reporte debe ser realizado en un tiempo no mayor a 48 horas. 10. El desarrollo de la investigación se efectúa de acuerdo a la Resolución numero 1401 de 2007 y es realizada por el equipo investigador el cual está conformado por un miembro del COPASO, el coordinador de HSE o a quien el delegue, el coordinador del área donde aconteció el suceso. Los miembros del equipo visitarán el lugar de los hechos y examinarán las instalaciones con el fin de obtener evidencia que llevan a las causas reales del incidente; diligenciando el Formato Investigación de incidente, el cual será entregado a la Gerencia un término no inferior a días y no mayor de 8, con el respectivo registro fotográfico. El equipo investigador tomará las versiones de los testigos, cuando las haya, proporcionando un ambiente de confianza para esta entrevista. Es importante que se revisen registros y documentación; los cuales aportarán información valiosa para encontrar las verdaderas causas del accidente. Dentro de esta revisión se pueden tener en cuenta los siguientes registros: Registros de capacitación Normas y Procedimientos de trabajo Estadísticas de Incidentalidad Dotación de elementos de protección personal Panorama de Factores de Riesgos Programas de inducción entre otros. 11. En el momento que se haya culminado la investigación el equipo investigador y la Gerencia proceden a realizar el análisis de causalidad del incidente diligenciando el formato tratamiento acciones correctivas, preventivas y de mejora, para determinar las causas y tomar acciones para evitar su recurrencia. Se evalúa la necesidad de acciones para prevenir una no conformidad e implementar acciones apropiadas designadas a evitar su ocurrencia, posteriormente se evalúa el potencial de pérdida de las causas que generaron el incidente o que tuvieron el potencial de generarlo (Ver tabla 1) - Ver procedimiento Control de no conformidad, acciones correctivas, preventivas y de mejora. ; Página 6 de 17

7 15/AGO/ El seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora derivadas de la investigación deben realizarse en la Matriz de Seguimiento a No Conformidades, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora hasta su respectivo cierre. 1. El resultado de la investigación y análisis generado debe ser comunicado a las partes interesadas y socializarlo con el personal de las lecciones aprendidas. Nota: Todo el personal debe reportar de manera inmediata la ocurrencia de cualquier incidente y colaborar de manera eficiente con el equipo investigador, respondiendo de forma clara y precisa a todos los requerimientos de este. ANÁLISIS DE INFORMACIÓN Y DETERMINACIÓN DE CAUSAS Dado que el objetivo principal y último de toda investigación es identificar las causas básicas del incidente o accidente y éstas suelen ser múltiples, de distinta tipología e interrelacionadas; es necesario profundizar en el análisis causal a fin de obtener de la investigación la mejor y la mayor información posible, de modo que se puedan establecer e implementar las medidas correctivas necesarias para lograr la No Repetición del mismo accidente o incidente o similares. De esta forma, se persigue reconstruir in situ qué circunstancias se daban en el momento inmediatamente anterior al accidente que permitieron o posibilitaron la materialización del mismo. Durante la investigación debe tenerse en cuenta: Evitar la búsqueda de responsables; concentrándose en las causas. Aceptar solamente hechos probados. Se deben recoger hechos concretos y objetivos, y no interpretaciones o juicios de valor. Realizar la investigación lo más inmediatamente posible al acontecimiento. Preguntar a las distintas personas que puedan aportar datos (accidentado, testigos presenciales, jefe directo, etc.) Reconstruir el accidente in situ para la perfecta comprensión de lo sucedido, es importante conocer la disposición de los lugares y la organización del espacio de trabajo. REMISIÓN DE INVESTIGACIONES A PARTES INTERESADAS DE LA ORGANIZACIÓN Solo la Coordinación del SGI podrá realizar la remisión de la información por ley exigida, a la Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentre afiliada la compañía, previa revisión de la Gerencia General dentro de los quince (15) días siguientes a la ocurrencia del evento. Así pues, cuando como consecuencia del accidente de trabajo se produzca el fallecimiento del trabajador, se debe utilizar obligatoriamente el formato suministrado por la Administradora de Riesgos Laborales a la que se encuentre afiliado, conforme lo establece el artículo 4 del Decreto 150 de 1996, por lo cual, el Departamento de HSE del sitio se encargará de verificar el diligenciamiento del mismo, previo envío al Departamento HSEQ en V/vicencio para su respectivo trámite. REGISTRO Y DIVULGACIÓN DE LECCIONES APRENDIDAS. En todas las áreas de la Organización, para incidentes clasificados medio y alto potencial o consecuencias, el responsable del área o proyecto donde ocurrió el incidente ó accidente analizará y documentará en el formato correspondiente, junto con el Representante de SGI en sitio la lección aprendida y asegurará su divulgación mediante charlas de discusión que permitan garantizar el aprendizaje del mismo, incluso en otros proyectos asociados. VERIFICACIÓN DE LA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DE RIESGOS De acuerdo con los resultados de los informes de investigación de los accidentes e incidentes, el Coordinador SGI revisará si procede la evaluación de riesgos existentes en el panorama de riesgos del área operativa respectiva, y en caso afirmativo actualizará dicho panorama y comunicará e informará del resultado a los mandos y personal afectado. La empresa implementará las acciones recomendadas, llevará los registros de cumplimiento, verificará la efectividad de las acciones adelantadas y realizará los ajustes que considere necesarios en el SG SST (Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo). ; Página 7 de 17

8 15/AGO/201 METODOLOGÍA PARA LA EVALUACIÓN DEL POTENCIAL DE PÉRDIDA CONTROL DE NO CONFORMIDADES ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE MEJORA TABLA 1 POTENCIAL DE PÉRDIDA Potencial de Pérdida - (Seguridad y Salud / Económica / Ambiental / Calidad) Riesgo Prioridad de la Intervención Tiempo Estimado de Cierre Muerte, Incapacidad Permanente (Parcial ó Total) - Pérdida > 10 M (Pesos) - Contaminación Ambiental Localizada- No conformidad Mayor Alto Inmediato 15 Día Lesión Grave, Incapacidad Temporal - Pérdida Económica de a 10 M (Pesos) - Contaminación Ambiental con efecto Menor, No Conformidad Menor - Incumplimiento de requisitos del cliente Medio Pronto Hasta 0 Días Lesiones Menores sin Incapacidad - Pérdida Económica de $100,000 a (Pesos) - Afectación Ambiental sin Impacto - Observaciones, verificaciones al sistema de gestión y/o auditoria Bajo Posterior Hasta 45 Días o Más Escala de valoración de GRAVEDAD DE LA PÉRDIDA (Consecuencias Globales) Se califican teniendo en cuenta: La valoración del potencial de pérdida se realiza sobre las personas, el ambiente, el equipamiento (recursos materiales, bienes intangibles), y la organización (Incluye SGI). Para este caso se usó una escala que tiene en cuenta la importancia de los factores expuestos para el cumplimiento de los intereses estratégicos empresariales, magnitud de los factores expuestos (cantidad de unidades expuestas con respecto al total existente), facilidad de reposición en tiempo razonable a costos accesibles y el grado de preparación para responder acertadamente con base en los siguientes parámetros: CLASIFICACIÓN (BAJA): No afecta factores de los intereses estratégicos de la Organización, la recuperación es relativamente posterior, no hay interrupción de actividades. CLASIFICACIÓN (MEDIA): Afecta factores de los intereses estratégicos de la organización pero no de manera significativa, Impacto o daño moderado, la recuperación es de corto o mediano plazo. CLASIFICACIÓN (ALTA): Afecta los intereses estratégicos de la Empresa de manera significativa, la recuperación es de corto o mediano plazo pero implica esfuerzo importante para la Empresa, se interrumpen actividades importantes por un tiempo que puede o no ser significativo, puede afectar procesos de trabajo, personal, el medio ambiente y la organización. Estos datos se ubican en la siguiente matriz que determina la descripción, prioridad de intervención del hallazgo y las posibles acciones a tomar de acuerdo al riesgo: ; Página 8 de 17

9 15/AGO/201 TABLA 2: MEDIDAS DE CONTROL POR TIPO DE HALLAZGO Y RIESGO RIESGO DESCRIPCIÓN PRIORIDAD DE INTERVENCIÓN ACCIONES BAJO (B) No afectan factores críticos de la organización de manera significativa o extendida, la recuperación es relativamente pronta y la interrupción de actividades normales es muy corta o nula. Ejemplos: -Esguinces, heridas, torceduras, golpes, primeros auxilios. -Emisión de vapores generados por productos de aseo en oficinas. Observación de baja importancia (No afecta al sistema de gestión), efectuada durante una auditoria o verificación soportada por evidencias objetivas, lo cual puede llegar a ser una no conformidad. Posterior: Hasta 45 días -Se deben gestionar mejoras a los sistemas de control establecidos (procedimientos, listas de chequeo, responsabilidades, protocolos, etc.), se deben tomar medidas que controlen el riesgo, seguimiento y cierre de observaciones efectuadas al SGI, tomar medidas para manejo de aspectos ambientales. -Clasificación del incidente y definición de equipo investigador, definir metodología de investigación, realizar análisis de causa y entrega de la documentación en los tiempos establecidos. MEDIO (M) Impacto o daño moderado, la recuperación es de corto o mediano plazo, Ejemplos: Lesiones con pérdida de la jornada laboral (incapacidad) sin secuelas o patologías que comprometan la vida (heridas, conmociones, torceduras importantes, fracturas menores, dermatitis, trastornos músculo esqueléticos, enfermedades que conducen a una incapacidad menor), incapacidad temporal, Derrames en vehículos por fugas de aceites - Líquido de frenos, No conformidad Menor - Incumplimiento a requisitos de la norma que puede afectar el sistema de gestión (Falta evidencias de capacitación, falta de firmas en documentos, etc. Pronto: Hasta 0 días -Controles sobre las personas y fuente de generación de peligro, aplicación de medidas de prevención, seguimiento y control del riesgo, seguimiento y cierre a no conformidades menores.. -Clasificación del incidente y definición de equipo investigador, definir metodología de investigación, realizar análisis de causa y entrega de la documentación en los tiempos establecidos. ; Página 9 de 17

10 15/AGO/201 ALTO (A) Afecta uno o varios factores estratégicos de la organización de manera significativa, La recuperación mediano o largo plazo pero implica esfuerzo importante para la Empresa, se interrumpen actividades importantes por un tiempo que puede ser significativo pero tolerable y afecta el clima de trabajo, personal, el medio ambiente y la organización. Ejemplos: Muerte, Invalidez, Pérdida de Miembros inferiores y superiores, quemaduras de segundo y tercer grado, amputaciones, fracturas de huesos largos, Derrames por fuga de combustible en vehículos (Gasolina - Acpm), No conformidad mayor (Incumplimiento Legal significativo al sistema de gestión respecto a los requisitos de las normas técnicas NTC 18001, 14001, 9001). Inmediato: Hasta 15 días Implementar AST para tareas críticas y riesgos prioritarios, implementar controles de intervención en la fuente, medio de trabajo y trabajador, análisis de tareas críticas, seguimiento y cierre a no conformidades mayores, intervención inmediata de las acciones propuestas de acuerdo a los hallazgos identificados, actualización de diagnósticos de salud y condiciones de trabajo. -Clasificación del incidente y definición de equipo investigador, definir metodología de investigación, realizar análisis de causa y entrega de la documentación en los tiempos establecidos. TABLA. DESCRIPCIÓN TIPO DE INCIDENTE POR NIVEL DE POTENCIAL TABLA DESCRIPCIÓN TIPO DE INCIDENTE POR NIVEL DE POTENCIAL BAJO MEDIO ALTO IMPACTOS POR TIPO DE HALLAZGO LESIÓN PERSONAL (TRABAJO): Evento relacionado con el trabajo, en el que ocurrió una lesión, enfermedad, víctima mortal. INCIDENTE AMBIENTAL: Son impactos negativos sobre el medio ambiente circundante debido a la actividad humana. De acuerdo al impacto generado se clasifica en la presente tabla. Esguinces, heridas, torceduras, golpes, machucones, caídas a mismo nivel, casos de primeros auxilios básicos Emisión de vapores generados por productos para el aseo en oficinas (Hipoclorito de sodio) Heridas, conmociones, torceduras importantes, fracturas menores, dermatitis, trastornos músculo esqueléticos, enfermedades que conducen a una incapacidad temporal (Pérdida de capacidad laboral por un tiempo determinado) Derrames en vehículos por Fugas de Aceites Líquido de Frenos Pérdida de Miembros inferiores y superiores, quemaduras de segundo y tercer grado, amputaciones, fracturas de huesos largos incapacidad permanente parcial (disminución definitiva, igual o superior al cinco por ciento 5%, pero inferior al cincuenta por ciento 50% de la capacidad laboral), invalidez (pérdida del 50% o más de la capacidad laboral) Derrames por fuga de combustibles en vehículos (Gasolina - Acpm) ; Página 10 de 17

11 15/AGO/201 NO CONFORMIDADES / OBSERVACIONES: Incumplimiento de los requisitos del cliente, evaluación de no conformidades por medio de observaciones Observación de baja importancia (No afecta al sistema de gestión), efectuada durante una auditoria o verificación soportada por evidencias objetivas las cuales pueden llegar a ser una no conformidad, hallazgos que no incumplen ningún requisito, y que podría estar relacionado a una oportunidad de mejora. Ej.: Deficiente comprensión en apartes de un documento del SGI. No conformidad Menor - Incumplimiento a requisitos de la norma que puede afectar el sistema de gestión Ej.: (Falta evidencias de capacitación, falta de firmas en documentos, incumplimiento de una actividad dentro de un proceso, documentación insuficiente de capacitación o experiencia. No conformidad mayor (Incumplimiento Legal significativo al sistema de gestión respecto a los requisitos de las normas técnicas NTC 18001, 14001, 9001), incumplimiento de los requisitos del cliente en cuanto al servicio prestado Ej.: (No realización de las auditorías internas, no cumplir con un requerimiento obligatorio (Debe) de las normas técnicas o requerimiento del cliente, evidencia no documentada para mostrar que fueron cerradas las deficiencias del sistema que necesitaban de acciones correctivas. ECONÓMICO: Incidentes con el potencial de generar pérdidas monetarias y/o materiales Pérdida Económica de $ a $ Pérdida Económica de $ a $ Pérdida Económica Mayor a $ PRIORIDAD DE INTERVENCIÓN Posterior: Hasta 45 días Pronto: Hasta 0 días Inmediato: Hasta 15 días Nota: El seguimiento a las acciones correctivas, preventivas y de mejora deben realizarse en la Matriz de Seguimiento a No Conformidades, Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora hasta su respectivo cierre. INDICADORES DE GESTIÓN INCIDENTALIDAD: Los índices estadísticos que llevará PSC son: INDICE DE FRECUENCIA (FR) Frecuencia de Accidentes con Pérdida de Tiempo (AT) INDICE DE SEVERIDAD (SR) FR= Número total de accidentes en el período x No. Total Horas - Hombre Trabajadas en el Período Índice de Severidad de los Casos de Días Perdidos por Accidente de Trabajo (SR) S.R. (A.T)= No. Días perdidos x No. Total Horas - Hombre Trabajadas en el Periodo ÍNDICE DE LESIÓN INCAPACITANTE (ILI) El índice que relaciona la severidad con la frecuencia por ATEP I.L.I (A.T)= Indice de Frecuencia x índice de Severidad NOTA: Estos indicadores son calculados en la Matriz de Incidentalidad de manera mensual y a su vez se calculan acumulados para informes estadísticos trimestrales y globales al final del periodo. RESPONSABILIDADES COORDINADOR SGI El Coordinación SGI será responsable por: Actualizar este procedimiento cuando sea necesario. ; Página 11 de 17

12 15/AGO/201 Implementar este procedimiento en toda la Organización, así como soportar su implementación en las áreas operativas, y evaluar su implementación. Asegurar que todos los accidentes sean reportados, y que todas las acciones preventivas y correctivas sean implementadas, mediante la realización de inspecciones periódicas, auditorias, e incluso la investigación del accidente o incidente. Mantener los archivos de las investigaciones en las que se encuentre involucrado el personal de la Organización y pruebas de los correctivos implementados, los cuales deberán estar a disposición del Ministerio de la Protección Social cuando éste los requiera. Informar a la Gerencia sobre los casi-accidentes, incidentes y accidentes de trabajo, incidentes ambientales, vehiculares y casos de enfermedad profesional ocurridos, así como el avance en las investigaciones y la implementación de medidas preventivas y correctivas. Desarrollar el formato de Lecciones Aprendidas y asegurar su divulgación al interior de la investigación. En el caso de accidentes de trabajo considerados por la legislación nacional como graves, deberá asegurar que se diligencie el formato de la ARL correspondiente, así como su trámite respectivo al interior de la Organización, como fuera de ella, dentro de los 15 días siguientes a la ocurrencia del evento. Hacer la notificación inicial de los incidentes ambientales y asegurar que se complete y envíe el informe final del evento a la autoridad ambiental competente, de acuerdo con la legislación local. GERENCIA La Gerencia será responsable de: Asegurar que todos los incidentes y accidentes sean reportados, y todas las investigaciones realizadas dentro de los tiempos establecidos en este procedimiento; así como las acciones preventivas y correctivas implementadas, mediante su participación en auditorías al proceso, e incluso en la investigación de accidentes o incidentes. Autorizar, de ser necesario, gastos adicionales para la implementación de acciones preventivas y correctivas. En el caso de incidentes y accidentes de alto potencial, podrá designar junto con las áreas involucradas, los departamentos legales y HSEQ, un equipo investigador especial, que asegure la definición de las causas básicas del evento y de las medidas preventivas y correctivas más adecuadas a los hechos. COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD (COPASO): Se responsabilizará de: Participar en la investigación de los incidentes y accidentes, o colaborar con los responsables de realizarla. PERSONAL Se responsabilizará de: Evitar toda conducta que implique riesgo. Avisar por los medios establecidos de todo incidente o accidente de manera inmediata de forma verbal y enviar el reporte inicial durante las primeras 24 horas; así como participar de las investigaciones, cuando se requiera, participando además en el diligenciamiento del Formato de Investigación de incidente y/o de Incidente Ambiental, según corresponda. GESTION DEL PROCEDIMIENTO La gestión de este procedimiento corresponde al Coordinador SGI, que deberá, por tanto, interpretar las dudas que puedan surgir en su aplicación, así como tomar la iniciativa para proceder a su revisión cuando sea necesario, para actualizar su contenido o porque se hayan cumplido los plazos máximos establecidos para ello. DISTRIBUCION ; Página 12 de 17

13 15/AGO/201 Su distribución será la definida por el Listado Maestro de Documentos, correspondiendo al proceso SGI la realización de la distribución y el control final de la misma. RELACION CON OTROS INSTRUMENTOS DE PLANIFICACION Y CONTROL El presente procedimiento se relaciona con: Sistema de Gestión Integral Resolución 1401 de 2007 (24 de mayo de 2007) Formato Tratamiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Procedimiento Control de no Conformidad, Acciones Correctivas, Preventivas y de mejora. Matriz de Potencial de Pérdida Matriz de Incidentalidad Formato de Reporte e Investigación de Incidentes ANEXOS ; Página 1 de 17

14 15/AGO/201 ANEXO 1. LISTADO DE CAUSAS INMEDIATAS Y BASICAS ACTOS INSEGUROS CAUSAS INMEDIATAS CONDICIONES INSEGURAS OPERAR EQUIPOS SIN AUTORIZACIÓN PROTECCIÓN INADECUADA DE NO SEÑALAR O ADVERTIR RESGUARDOS Y/O RESG. INADECUADOS DESOBEDECER ADVERTENCIAS EPP INADECUADOS O INSUFICIENTES OLVIDARSE DE COLOCAR SEGUROS OPERAR A VELOCIDAD INADECUADA CON EQUIPOS, MAQUINAS, ETC. PONER FUERA SERVICIO LOS DISPOSITIVOS DE SEGURIDAD ELIMINAR RESGUARDOS (DISPOSITIVOS DE HERRAMIENTAS, EQUIPOS O MATERIALES DEFECTUOSOS ESPACIOS LIMITADOS PARA REALIZAR LA LABOR SISTEMAS DE ADVERTENCIA INSUFICIENTES PELIGRO DE INCENDIO Y/O EXPLOSIÓN SEGURIDAD) ORDEN Y LIMPIEZA INSUFICIENTES EN EL EMPLEAR EQUIPO DEFECTUOSO O INADECUADO USAR LOS EQUIPOS INADECUADAMENTE UTILIZAR EN FORMA INADECUADA O NO USAR LOS EPP LUGAR DE TRABAJO CONDICIONES AMBIENTALES PELIGROSAS: GASES, POLVOS, HUMOS, EMANACIONES METÁLICAS, VAPORES. CARGAR DE MANERA INCORRECTA EXPOSICIÓN A RUIDO ADOPTAR POSICIÓN INADECUADA PARA ILUMINACIÓN EXCESIVA O DEFICIENTE REALIZAR LA LABOR EXPOSICIÓN A TEMPERATURAS ALTAS O ALMACENAR DE FORMA INCORRECTA BAJAS HACER BROMAS PESADAS EXPOSICIÓN A QUÍMICOS REALIZAR MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS MIENTRAS SE ENCUENTRAN EN OPERACIÓN TRABAJAR BAJO INFLUENCIA DE ALCOHOL Y/O DROGAS EXPOSICIÓN A RADIACIÓN VENTILACIÓN INSUFICIENTE EXPOSICIÓN A VIBRACIONES FALTA DE COORDINACIÓN EN OPERACIONES CONJUNTAS ; Página 14 de 17

15 15/AGO/201 CAUSAS BASICAS FACTORES PERSONALES CAPACIDAD FISICA/FISIOLOGICA INADECUADA ALTURA, PESO, TALLA, FUERZA, ALCANCE, ETC. INADECUADOS CAPACIDAD DE MOVIMIENTO CORPORAL LIMITADA CAPACIDAD LIMITADA PARA MANTENERSE EN DETERMINADAS POSICIONES CORPORALES SENSIBILIDAD A CIERTAS SUSTANCIAS O ALERGIAS VISIÓN DEFECTUOSA AUDICIÓN DEFECTUOSA OTRAS DEFICIENCIAS SENSORIALES: TACTO, GUSTO, OLFATO, EQUILIBRIO TENSION MENTAL O SICOLOGICA SOBRECARGA EMOCIONAL FATIGA DEBIDO A LA CARGA O LAS LIMITACIONES DE TIEMPO DE LA TAREA MENTAL OBLIGACIONES QUE EXIGEN UN JUICIO O TOMA DE DECISIONES EXTREMAS RUTINA, MONOTONÍA, EXIGENCIAS PARA UN CARGO SIN TRASCENDENCIA EXIGENCIA DE CONCENTRACIÓN O PERCEPCIÓN PROFUNDA ACTIVIDADES INSIGNIFICANTES O DEGRADANTES INCAPACIDAD RESPIRATORIA ORDENES CONFUSAS OTRAS INCAPACIDADES FÍSICAS PERMANENTES SOLICITUDES CONFLICTIVAS INCAPACIDADES TEMPORALES PREOCUPACIÓN DEBIDO A PROBLEMAS ENFERMEDAD MENTAL CAPACIDAD MENTAL/SICOLOGICA INADECUADA TEMORES Y FOBIAS PROBLEMAS EMOCIONALES FALTA DE CONOCIMIENTO FALTA DE EXPERIENCIA ORIENTACIÓN DEFICIENTE ENFERMEDAD MENTAL ENTRENAMIENTO INICIAL INADECUADO INCAPACIDAD DE COMPRENSIÓN REENTRENAMIENTO INSUFICIENTE CRITERIO INAPROPIADO ORDENES MAL INTERPRETADAS. ESCASA COORDINACIÓN BAJO TIEMPO DE REACCIÓN APTITUD MECÁNICA DEFICIENTE BAJA APTITUD DE APRENDIZAJE PROBLEMAS DE MEMORIA TENSION FISICA O FISIOLOGICA MOTIVACION DEFICIENTE LESIÓN O ENFERMEDAD FALTA DE INCENTIVOS FATIGA DEBIDO A LA CARGA O DURACIÓN DE EL DESEMPEÑO ESTÁNDAR CAUSA LA TAREA DESAGRADO FATIGA DEBIDO A LA FALTA DE DESCANSO FATIGA DEBIDO A LA SOBRECARGA SENSORIAL EXPOSICIÓN A RIESGOS CONTRA LA SALUD EL DESEMPEÑO SUBESTÁNDAR ES MAS GRATIFICANTE DEMASIADAS FRUSTRACIONES EXPOSICIÓN A TEMPERATURAS EXTREMAS FALTA DE DESAFÍOS INSUFICIENCIA DE OXIGENO VARIACIONES A LA PRESIÓN ATMOSFÉRICA RESTRICCIONES DE MOVIMIENTO INSUFICIENCIA DE AZÚCAR EN LA SANGRE NO EXISTE INTENCIÓN DE AHORRO DE TIEMPO Y ESFUERZO NO EXISTE INTERÉS PARA EVITAR LA INCOMODIDAD INGESTIÓN DE DROGAS SIN INTERÉS POR SOBRESALIR PRESIÓN INDEBIDA DE LOS COMPAÑEROS FALTA DE HABILIDAD INSTRUCCIÓN INICIAL INSUFICIENTE PRACTICA INSUFICIENTE OPERACIÓN ESPORÁDICA FALTA DE PREPARACIÓN EJEMPLO DEFICIENTE POR PARTE DE LA SUPERVISIÓN RETROALIMENTACIÓN DEFICIENTE EN RELACIÓN AL DESEMPEÑO FALTA DE REFUERZO POSITIVO PARA EL COMPORTAMIENTO CORRECTO FALTA DE INCENTIVOS DE PRODUCCIÓN ; Página 15 de 17

16 15/AGO/201 CAUSAS BÁSICAS FACTORES DE TRABAJO SUPERVISIÓN Y LIDERAZGO DEFICIENTE MANTENIMIENTO DEFICIENTE RELACIONES JERÁRQUICAS POCO CLARAS O ASPECTOS PREVENTIVOS INADECUADOS CONFLICTIVAS PARA ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES POCO 1. EVALUACIÓN DE NECESIDADES CLARAS O CONFLICTIVAS 2. LUBRICACIÓN Y SERVICIO DELEGACIÓN INSUFICIENTE O INADECUADA. AJUSTE/EMBALAJE DEFINIR POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS, 4. LIMPIEZA PRACTICAS O LÍNEAS DE ACCIÓN ASPECTOS CORRECTIVOS INADECUADOS INADECUADAS PARA FORMULACIÓN DE OBJETIVOS, METAS O 1. COMUNICACIÓN DE NECESIDADES ESTÁNDARES QUE OCASIONAN CONFLICTOS. 2. PROGRAMACIÓN DE TRABAJO PROGRAMACIÓN O PLANIFICACIÓN. REVISIÓN DE LAS PIEZAS INSUFICIENTE DEL TRABAJO 4. REPARACION INADECUADA INSTRUCCIÓN, ORIENTACIÓN Y/O ENTRENAMIENTO ENTREGA INSUFICIENTE DE DOCUMENTACIÓN DE CONSULTA, DE INSTRUCCIÓN Y PUBLICACIONES GUÍA IDENTIFICACIÓN Y EVALUACIÓN DEFICIENTE DE LAS EXPOSICIONES A PERDIDAS HERRAMIENTAS Y EQUIPOS INADECUADOS EVALUACIÓN DEFICIENTE DE NECESIDADES Y LOS RIESGOS PREOCUPACIÓN DEFICIENTE EN CUANTO A LOS FACTORES ESTÁNDARES O ESPECIFICACIONES FALTA DE CONOCIMIENTO EN EL TRABAJO DE INADECUADAS. SUPERVISIÓN/ADMINISTRACIÓN DISPONIBILIDAD INADECUADA UBICACIÓN INADECUADA DEL TRABAJADOR, AJUSTES/REPARACIÓN/MANUTENCIÓN DE ACUERDO A SUS CUALIDADES Y A LAS DEFICIENTES. SISTEMA DEFICIENTE DE EXIGENCIAS QUE DEMANDA LA TAREA. REPARACIÓN Y RECUPERACIÓN DE MEDICIÓN Y EVALUACIÓN DEFICIENTES DEL MATERIALES. DESEMPEÑO ELIMINACIÓN Y REEMPLAZO RETROALIMENTACIÓN DEFICIENTE O INAPROPIADOS DE PIEZAS DEFECTUOSAS INCORRECTA EN RELACIÓN AL DESEMPEÑO INGENIERIA INADECUADA NORMAS DEFICIENTES DE TRABAJO EVALUACIÓN INSUFICIENTE DE LAS DESARROLLO INADECUADO DE NORMAS EXPOSICIONES A PERDIDAS PARA: PREOCUPACIÓN DEFICIENTE EN CUANTO A LOS 1. INVENTARIO Y EVALUACIÓN DE LAS FACTORES HUMANOS/ERGONÓMICOS EXPOSICIONES Y NECESIDADES ESTÁNDARES, ESPECIFICACIONES Y/O 2. COORDINACION CON QUIENES DISEÑAN CRITERIOS DE DISEÑO INADECUADOS. EL PROCESO CONTROL E INSPECCIÓN INADECUADAS DE LAS CONSTRUCCIONES. COMPROMISO DEL TRABAJADOR 4. ESTÁNDARES/PROCEDIMIENTOS/ EVALUACIÓN DEFICIENTE DE LAS CONDICIONES REGLAS INCONSISTENTES OPTIMAS PARA OPERAR COMUNICACIÓN INADECUADA DE LAS EVALUACIÓN DEFICIENTE PARA EL COMIENZO NORMAS DE UNA OPERACIÓN EVALUACIÓN INSUFICIENTE RESPECTO A LOS CAMBIOS QUE SE PRODUZCAN 1. PUBLICACIÓN 2. DISTRIBUCIÓN. ENTRENAMIENTO ; Página 16 de 17

17 15/AGO/201 CAUSAS BÁSICAS FACTORES DE TRABAJO DEFICIENCIA EN LAS ADQUISICIONES ESPECIFICACIONES DEFICIENTES EN CUANTO A LOS REQUERIMIENTOS INVESTIGACIÓN INSUFICIENTE RESPECTO A LOS MATERIALES Y EQUIPOS ESPECIFICACIONES DEFICIENTES PARA LOS VENDEDORES MODALIDAD O RUTA DE EMBARQUE INADECUADA INSPECCIONES DE RECEPCIÓN Y ACEPTACIÓN DEFICIENTES COMUNICACIÓN INADECUADA DE LAS INFORMACIONES SOBRE ASPECTOS DE SEGURIDAD Y SALUD MANEJO INADECUADO DE LOS MATERIALES ALMACENAMIENTO INADECUADO DE LOS MATERIALES TRANSPORTE INADECUADO DE LOS MATERIALES IDENTIFICACIÓN DEFICIENTE DE LOS PUNTOS QUE IMPLICAN RIESGOS SISTEMAS DEFICIENTES DE RECUPERACIÓN O ELIMINACIÓN DE DESECHOS NORMAS DEFICIENTES DE TRABAJO DESARROLLO INADECUADO DE NORMAS PARA: 1. INVENTARIO Y EVALUACIÓN DE LAS EXPOSICIONES Y NECESIDADES EL PROCESO. COMPROMISO DEL TRABAJADOR 4. ESTÁNDARES/PROCEDIMIENTOS/ REGLAS INCONSISTENTES COMUNICACIÓN INADECUADA DE LAS NORMAS 1. PUBLICACIÓN 2. DISTRIBUCIÓN. ENTRENAMIENTO 4. REFORZAMIENTO MEDIANTE AFICHES, CÓDIGO DE COLORES Y AYUDAS PARA EL TRABAJO MANTENIMIENTO INADECUADO DE LAS NORMAS 1. SEGUIMIENTO DEL FLUJO DE TRABAJO 2. ACTUALIZACIÓN. CONTROL/PROCEDIMIENTOS/ REGLAMENTOS USO Y DESGASTE ABUSO Y MALTRATO PLANIFICACIÓN INADECUADA DE USO PERMITIDOS POR LA SUPERVISIÓN PROLONGACIÓN EXCESIVA DE LA VIDA ÚTIL 1. INTENCIONAL DEL ELEMENTO 2. NO INTENCIONAL INSPECCIÓN Y/O CONTROL DEFICIENTES NO PERMITIDOS POR LA SUPERVISIÓN SOBRECARGA O USO EXCESIVO 1. INTENCIONAL MANUTENCIÓN DEFICIENTE 2. NO INTENCIONAL EMPLEO DEL ELEMENTO POR PERSONAS NO CALIFICADAS O SIN PREPARACIÓN EMPLEO INADECUADO PARA OTROS PROPÓSITOS ; Página 17 de 17