La gestión del conocimiento desde la migración a software libre. From FLOSS adoption to knowledge management.

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1 La gestión del conocimiento desde la migración a software libre. From FLOSS adoption to knowledge management. Abel García Vitier 1*, Susana Sánchez Ortiz 1, Alfonzo Javier Malaspina 2, Andy Hernández Páez 1, Gladys Marsi Peñalver Romero 1 1 Universidad de las Ciencias Informáticas. Ctra. a San Antonio de los Baños, Km 2½, Torrens, La Lisa, La Habana. 2 * Autor para la correspondencia: avitier@uci.cu Resumen La migración a software libre constituye más que un cambio tecnológico, un cambio en la manera de pensar; el éxito de la misma está basado en la efectividad, eficiencia e integridad del propio proceso. Para lograr esta migración social es necesario llevar a cabo estrategias de sensibilización y capacitación en las organizaciones que se enfrentan al cambio. Si se observa el proceso de migración desde el enfoque de la Gestión del Conocimiento (KM) este involucra a especialistas, administradores de servicios y usuarios de las tecnologías, los que interactúan durante un proceso de cambio. Por tanto se necesita una forma comprensible para representar el conocimiento, de herramientas para su utilización lógica, así como de un grupo de personas con competencias para entregar el conocimiento adecuado en el momento oportuno. El objetivo de este trabajo es proponer un modelo para implantar la gestión del conocimiento en el proceso de migración a software libre, de manera que contribuya al éxito del mismo. Además, permitirá favorecer en los integrantes de la organización la capacidad de aprendizaje del entorno, para lograr una mejor adaptación a los cambios. Palabras clave: gestión del conocimiento, migración a software libre, tecnologías de código abierto. Abstract 1

2 FLOSS adoption is more a mind shift than a technology change and it success is based on the efectiveness, efficiency and process integrity. Sensitization and training strategies are required in order to achieve this mind shift in the people who faces the new technology. From a knowledge management (KM) approach, a FLOSS adoption process involves experts, network managers and computer users, so it needs an understandable way to represent knowledge, tools for its logical use and a group of people with skills to deliver right knowledge at the right time are needed. This paper aims to propose a model for implementing KM in the FLOSS adoption process so as to contribute its success. Also, will favor the learning capacity from the environment in order to achieve a better adaptation to the changes. Keywords: knowledge management (KM), FLOSS adoption, open source technologies. Introducción La migración a software libre y código abierto es necesariamente un factor clave para la seguridad y soberanía tecnológica de la nación (Simon, KD. 2005). Para definir las directrices, lineamientos y soluciones que guiarán la migración en Cuba, el Centro de Soluciones Libres (CESOL) de la Universidad de las Ciencias Informáticas (UCI) elaboró la Guía Cubana de Migración a Software Libre en el 2008 (Paumier, R., 2008), documento que desde entonces ha servido de consulta para las instituciones y personas en el país que ejecutan procesos de migración. A partir de la experiencia de su aplicación, la retroalimentación de quienes la han usado y las recomendaciones de quienes dirigen el proceso de migración en el país, se ha detectado un conjunto de dificultades y posibles mejoras en la forma en que se ejecuta dicho proceso (Villazón, YP., et al, 2013). Algunos resultados negativos que afectan la migración son la poca comprensión de los usuarios de la importancia del proceso de migración (Fitzgerald, B. and Kenny, T., 2003); la pérdida de tiempo en actividades repetitivas (Kovacs, GL., et al, 2004); los errores humanos cometidos por los especialistas y la poca documentación de las condiciones iniciales de la entidad que afectan la planificación de una acertada estrategia de migración a la medida (Zuliani, P., & Succi, G., 2004). 2

3 Si se observa el proceso de migración desde el enfoque de la Gestión del Conocimiento (KM), las personas que participan en la migración, dígase especialistas, administradores de servicios y usuarios de las tecnologías, interactúan durante un proceso de cambio en el que, según la teoría de generación de conocimiento organizacional de Ikujiro Nonaka y Hirotaka Takeuchi (Nonaka, I. & Takehuchi, H., 1995), se debe socializar, externalizar, combinar e internalizar el conocimiento. Existen múltiples visiones en torno al tema que han generado expectativas, actividades, roles y tecnologías, dirigidas a apoyar el desarrollo de las capacidades deseadas por las organizaciones, pero sin fijar un rumbo o marco que permita establecer de un modo claro cómo implantar la KM. Todo propietario de conocimiento debe estar convencido de las razones y de la importancia de convertir en explícito su conocimiento, y de que compartirlo no sólo producirá un beneficio para la organización, sino también para él. Esta es la esencia de la KM. Se necesita una forma comprensible para representar el conocimiento, de herramientas para su utilización lógica, así como de un grupo de personas con competencias para entregar el conocimiento adecuado en el momento oportuno. Surge entonces la interrogante de cómo generar, usar y transferir conocimiento desde el proceso de migración para crear ventajas competitivas en la organización? El objetivo de este trabajo es proponer un modelo de gestión del conocimiento en el proceso de migración a software libre que contribuya al éxito del mismo. Desarrollo En los modelos estudiados se afirma de manera indirecta que la KM está asociada a otras áreas de la gestión empresarial como son la gestión de los recursos humanos y el liderazgo, debido a la importancia de los recursos humanos en la generación y aplicación de los conocimientos, así como del liderazgo, sin el cual la organización sería incapaz de comprender la importancia de aprender de los trabajadores. Para cualquier estructura de dirección debe estar claro que sin un liderazgo efectivo un programa de KM y un proceso de migración a software libre tendría muchos contratiempos. Los dirigentes deben fomentar un clima favorable, con prácticas e incentivos que permitan compartir y socializar el conocimiento. El conocimiento, como se ha tratado anteriormente, puede estar en el cerebro humano o en un documento, cualquiera que sea su soporte, pero este 3

4 conocimiento, particular e individual, está relacionado con una persona o con un grupo de personas en el contexto organizacional. Yadira Nieves y Magda León definen aspectos claves para el éxito de un programa de KM (Nieves, Y. & León, M., 2001) los cuales, a consideración de los autores, pueden extrapolarse también al proceso de migración a software libre: Las acciones para desarrollar la KM deben corresponderse con la estrategia de la organización. Realizar un estudio de las actividades de la organización para concentrar los esfuerzos en las que generan ventajas competitivas. Transformar el conocimiento implícito en explícito. Asegurar que la recogida, almacenamiento y recuperación del conocimiento, es realmente la que produce un aumento de valor en la organización. Transmitir el conocimiento recolectado a toda la organización. La dirección debe estar en disposición de apoyar las iniciativas que se desarrollen como resultado del proceso. Favorecer en los integrantes de la organización la capacidad de aprendizaje del entorno, para lograr una mejor adaptación a los cambios. Modelo de implantación de KM El modelo que se propone en este artículo tiene su base en el análisis de casos de implementación de programas de KM en organizaciones como British Petroleum, Microsoft, Hewlett Packard, Ernst & Young y Dow Chemical, utilizando para ello un criterio sistémico constructivista (Pávez, AA.,2000). El modelo de Pávez define cinco etapas tal y como se muestra en la Figura 1. 4

5 Figura 1: Etapas del Modelo de implantación de KM de Pávez. Análisis de la situación actual: persigue el objetivo de comprender el rol del conocimiento en torno al concepto de valor de la organización, las fuentes de conocimiento y el uso. Esta etapa está orientada a establecer una base sólida para desarrollar los planes de implementación. Como se observa en la Figura 2, durante esta etapa se define el equipo de trabajo, se establecen las definiciones prácticas y la posición estratégica actual, finalizando con el análisis de capacidades y de conocimiento. Figura 2: Modelo de análisis de la situación actual. 5

6 Diseño de una estrategia de conocimiento: esta etapa al decir de Pávez (Pávez, AA., 2000) está orientada a establecer el puente que permite a la organización ir desde dónde está hacia donde esta quiere estar por lo que es en ella donde establecen los rumbos directivos de los proyectos de KM en la organización como se ilustra en la Figura 3. Para lograr esto el autor del modelo plantea que deben evaluarse las competencias centrales, realizar análisis de las capacidades secundarias, brechas de conocimiento y recursos, así como definir una meta y objetivos estratégicos. Luego se desarrollan, evalúan y seleccionan las alternativas que Figura 3: Modelo de diseño de estrategia de conocimiento permitirán el desarrollo de los planes a corto, mediano y largo plazo, así como los de contingencia. La tercera etapa es el Diseño de una arquitectura de conocimiento que apunta a establecer la base lógica y técnica sobre la cual se desarrollarán los diferentes proyectos KM (Figura 4), con el fin de establecer aspectos tales como: inversiones de tecnologías de la información (TI), esquemas de desarrollo / integración de software, esquemas de arquitecturas de hardware y alineación de sistemas heredados con los nuevos requerimientos. Figura 4: Modelo de diseño de arquitectura de conocimiento 6

7 La etapa de Implementación tiene como objetivo el llevar a cabo el desarrollo de los planes anteriormente definidos en términos de su ejecución, junto con establecer las directrices básicas de implementación en torno a las condiciones propias del desarrollo estratégico (Figura 5). Figura 5: Modelo de implementación Una vez realizada la implementación de los proyectos y sus respectivos planes, estos deberán ser evaluados a través de mediciones de gestión, las que permitan visualizar los resultados obtenidos en la incorporación del proyecto dentro del contexto de la organización (Figura 6). Figura 6: Modelo de mediciones y evaluación Aplicación del modelo al proceso de migración. El proceso de migración a aplicaciones de código abierto propuesto por Villazón (Villazón, YP., et al, 2013) comprende tres etapas (Figura 7): 7

8 Preparación: Donde se ejecutarán todas las tareas de diagnóstico de los procesos, personas y tecnología de la organización, se realizarán tareas de análisis de la información recuperada y se emitirá del plan de migración institucional. Ejecución: Comprende las actividades necesarias para la migración definitiva de usuarios y tecnologías de la institución. Incluye la migración de los servicios telemáticos y las estaciones de trabajo. Consolidación: Etapa que comprende tareas destinadas a garantizar el soporte técnico a los usuarios e infraestructura. Figura 7: Esquema del proceso de migración (* comprende actividades en paralelo) (Villazón, YP., et al, 2013) Atendiendo a los objetivos de las etapas del modelo de implantación de KM seleccionado y a las definidas para el proceso de migración, los autores proponen en la Tabla 1 una relación entre estas etapas o fases. Como puede apreciarse la etapa de preparación es vital para sentar las bases del programa de KM en la organización y es precisamente durante el levantamiento de información (tecnológica, institucional y de recursos humanos) que deben recolectarse los datos para llevar a cabo el análisis de la situación actual. Ello contribuirá a que durante el diseño del plan de migración institucional, también se pueda diseñar de manera integrada la estrategia de conocimiento y su 8

9 arquitectura, teniendo en cuenta aquellas tecnologías de código abierto que permitan a los miembros de la organización socializar sus conocimientos. Además, el grupo técnico para la migración deberá poseer competencias para entregar el conocimiento adecuado en el momento oportuno. Es necesario aclarar que el plan de migración institucional debe corresponderse con los planes a corto y mediano plazo diseñados para implantar la KM en la organización. Modelo de implantación de KM Proceso de migración a software libre Análisis de la situación actual Diseño de estrategia de conocimiento Preparación Diseño de arquitectura de conocimiento Implementación Mediciones y evaluación Ejecución Consolidación Tabla 1: Relación entre las etapas del proceso de migración y la implantación de un programa de KM Durante la etapa de ejecución se lleva a cabo la implementación de los planes diseñados en la etapa anterior. Dado que las organizaciones están conformadas por personas, los cambios impuestos por la estrategia generarán reacciones, las cuales nacen en torno a la aplicación de cada uno de los planes anteriormente definidos. Esto se sustenta en la premisa de que la comunidad organizacional reaccionará de acuerdo a como perciba los objetivos y los planes en torno a sus ventajas y desventajas en su situación actual. Para generar un clima organizacional orientado a dar apoyo al desarrollo estratégico presentado anteriormente, se deben considerar algunos hitos que facilitarán dicho proceso: Comunicación de los beneficios esperados con el proceso de migración. Comunicación de los objetivos y las premisas de planeación. 9

10 Comunicación de la estrategia diseñada a los integrantes de la organización, incluyendo las medidas establecidas como respaldo. Comunicación del balance de resultados esperados y obtenidos. El centro de las actividades listadas anteriormente se representa, en su conjunto, por el concepto de información, difusión y retroalimentación de los planes desarrollados y sus resultados. Esto se debe a que las personas involucradas de forma directa o indirecta en el proceso de migración deben conocer los efectos tanto favorables como adversos del mismo, lo cual permita establecer flujos de retroalimentación de parte de ellos con el fin de perfeccionar los planes y el valor de las soluciones implantadas. La generación de un clima organizacional a través de la estrategia de sensibilización y capacitación definidas en el plan de migración institucional, que propicie el libre flujo del conocimiento está orientado a generar un ambiente que disminuya las barreras propias de compartir el conocimiento. Es decir, debe existir una actitud de apertura en torno a la calidad de las relaciones propias de cada red social de la organización en beneficio de su cohesión. Esto se verá facilitado en gran medida al aplicar la teoría de generación de conocimiento organizacional (Nonaka, I. & Takehuchi, H., 1995). Además, al presentar la importancia de la migración a software libre como una fuente de ventajas competitivas a los integrantes de la organización se efectuará uno de los cambios requeridos para el desarrollo de una nueva actitud y a su vez un nuevo clima, ya que los modelos mentales actuales se verán enfrentados a una nueva vía de aprendizaje (transferencia de conocimiento tácito). La KM posee una fuerte orientación en las personas, donde las TI se presentan como una herramienta útil y necesaria para facilitar la comunicación y las relaciones entre ellas, de ahí su interrelación con el proceso de migración a software libre. La idea anterior permite afirmar que tanto la KM como la migración a software libre no es un problema desde el punto de vista tecnológico, sino mayormente un problema organizacional. Es por esto que es acertado afirmar que las organizaciones que logren prosperar en este sentido serán aquellas que entiendan que se trata tanto de administrar y coordinar personas como tecnología, donde relación entre las TI y la KM es estrecha y muy necesaria. 10

11 Conclusiones Una alineación de las diferentes iniciativas en torno a los objetivos estratégicos de la organización es primordial. Las necesidades de las diferentes áreas de una organización pueden generar disímiles iniciativas de KM en el proceso de migración, lo cual puede generar objetivos locales distintos. Estos objetivos deben ser congruentes con el objetivo general, con el fin de "empujar todos para el mismo lado desde diferentes puntos". En la etapa de ejecución del proceso de migración, la generación de un clima organizacional ha de ser, sin dudas, la tarea de mayor complejidad dado que se debe interactuar tanto con las actitudes de las personas como con los modelos mentales que gobiernan su actuar. La tecnología desempeña un rol estratégico como facilitador de la comunicación entre las personas. Sin embargo, esta puede ser mal utilizada o sobredimensionada, por lo que es indispensable que ella se adapte al operar normal de la organización. No es necesario realizar una implantación brusca de la KM, esta puede realizarse integrada al proceso de migración a software libre de manera que contribuya a su éxito y a generar ganancias/ventajas con los recursos de la organización. Referencias FITZGERALD, B. & KENNY, T. Open Source Software in the Trenches: Lessons from a Large Scale OSS Implementation. [en línea] 24th International Conference on Information Systems, [Consultado el 10 de enero de 2008] Disponible en: KOVÁCS, GL., et al. Open source software and open data standards in public administration. En: Computational Cybernetics, ICCC Second IEEE International Conference on. Viena: IEEE, 2004, p

12 NIEVES, Y. & LEÓN, M. La gestión del conocimiento: una nueva perspectiva en la gerencia de las organizaciones. ACIMED 2001, 9(2), NONAKA, I. & TAKEHUCHI, H. The Knowledge-Creating Company. Oxford University Press, EEUU, p PAUMIER, R., Pérez, Y., & MENESES, A. A. Guía Cubana de Migración a Software Libre. Universidad de las Ciencias Informáticas PAVEZ, AA. Modelo de implantación de Gestión del Conocimiento y Tecnologías de Información para la Generación de Ventajas Competitivas. Universidad Técnica Federico Santa María, Chile, p SIMON, KD. The Value of Open Standards and Open Source Software in Government Environments. IBM Systems Journal : p ZULIANI, P., & SUCCI, G. Migrating public administrations to open source software. En: E-society IADIS International Conference. IADIS International Conference. Avila, Spain: IADIS International Conference, 2004, p VILLAZÓN, Y. P., GARCÍA, A. V., GARCÍA, J. G., VIERA, A. H., HERNÁNDEZ, Y. B., & CUESTA, A. E. L. (2013). El proceso de migración a aplicaciones de código abierto en Cuba desde un enfoque metodológico. Revista Cubana de Ciencias Informáticas, 7(4), Disponible en: 12