7 pasos para convertirte en un Gerente

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1 7 pasos para convertirte en un Gerente Octubre 2014

2 Colaboradores Nicolás Bello - Colaborador Principal Juan Cisneros - Colaborador Carlos Da Silva - Colaborador y Editor Estefanía Guerra - Colaborador y Editor Vanessa Zoghbi - Diseño Gráfico i

3 1. De Gerencia 2.0 a Gerencia Gerente del futuro 3. Cómo reclutar a un equipo Apalancarse en las Herramientas Gerenciales Entrenamiento del equipo Apalanca a tu equipo 3.0 Tabla de contenido 7. Retén a tu equipo 3.0

4 7 pasos para convertirte en un Gerente 3.0 Paso 1: De Gerencia 2.0 a Gerencia 3.0 Si bien es cierto que el mundo de los negocios está evolucionando constantemente, debemos primero pararnos y preguntarnos qué ha cambiado y cómo vamos a afrontarlo. Se puede decir que todo comienza con un enfoque, anteriormente los focos de los negocios pasaron de ser productos a clientes. El nuevo enfoque de los negocios son las personas que están detrás de las empresas y los valores que ellos representan. Esos valores y esa visión que compartes con los demás son lo que te permitirán ser exitoso en el mundo de los negocios actuales. Es por eso que debemos tomar este nuevo reto como una aventura en la que debemos adaptarnos a estas nuevas propuestas de valor, en la que todos colaboramos mutuamente a dejar un mundo en mejor estado de como lo conseguimos. Con todas las herramientas y estrategias que se han inventado y se están desarrollando, todos podemos divertirnos y trabajar en lo que nos apasiona para dejar una gran huella en nuestras comunidades. Para mí, lo más divertido es el cambio o crecimiento. Definitivamente, hay elementos de ambos que me gustan. El comienzo de un negocio es como una lancha deportiva: Puedes ir muy rápido y girar repentinamente.!! -Tony Hsieh, CEO de Zappos.com Ya la parte monetaria quedó como una consecuencia de querer mejorar el mundo y ahora el nuevo paradigma para la gerencia es una propuesta de valor íntegra; que sea una propuesta funcional y que incluya el elemento emocional y espiritual. 3

5 Paso 2: Gerente del futuro Una encuesta hecha por Unify, antiguo Siemens, encontró que el 32% de los ejecutivos piensan que la nueva manera de trabajar significa trabajar en equipos virtuales que se forman y moldean a medida de la necesidad. Mientras, crecen las facilidades de formar equipos virtuales, el factor tiempo y espacio en las empresas cambia. En base a esto, los gerentes deben de adaptarse a los cambios que están surgiendo. Te damos 5 prácticas para que tu nueva manera de gerencia asegure una colaboración entre equipos eficiente y efectiva mediante los equipos virtuales :! 1." Aprovecha la tecnología para simplificar la colaboración virtual: según Cloudability, 86% de las empresas utilizan más de un servicio de tipo de nube. Los sistemas de colaboración tecnológica, como las nubes y otras herramientas, facilitan el trabajo de los empleados al darle flexibilidad para que trabajen donde y cuando sean más productivos. Uno de los principales periódicos británicos, The Guardian, reportó que en el Reino Unido se ha aprobado oficialmente el derecho de exigir horas flexibles en el trabajo. Tener las herramientas virtuales de colaboración correctas es esencial para mantener una comunicación efectiva. La habilidad de compartir a través de plataformas sociales o redes privadas han llevado a una era de colaboración en la que las plataformas tecnológicas están destinadas a conectar a la gente con intereses comunes, ya sean colaboradores, clientes o ciudadanos corrientes para entregar contenidos de la manera más efectiva y segura posible.! 2." Construye una cultura de colaboración virtual abierta: un estudio reciente de Unify encontró que 80% de aquellos equipos exitosos son igual de capaces de elaborar una idea espontánea durante una reunión virtual que durante una reunión física. Dan Schawbel, experto en tendencias en lugares de trabajo, explica que las compañías pueden utilizar la tecnología para mejorar la colaboración, distribuir nueva información a las redes y llegar a todos los interesados para llevar a los clientes y socios más cerca de los empleados y de los productos. La colaboración tecnológica cierra las brechas entre los empleados y empleadores, y encuentra con más éxito oportunidades de fuentes.!! 3." Consigue a la persona correcta para la tarea sin importar donde esté: con el surgimiento del trabajo flexible y remoto, las empresas están contratando al mejor talento que consiguen sin importar donde viva. Esto es uno de los beneficios de las reuniones virtuales, las empresas pueden hacer 4

6 reuniones con sus miembros alrededor del mundo en tiempo real. Gerencialmente, no se trata de siempre entregar resultados o asignaciones al miembro con mayor cargo, sino de encontrar el miembro adecuado del equipo que posee el conocimiento básico de aquel tema. Este cambio en el equipo de gerencia se asegura de traer más experticia a los proyectos de la empresa y garantizará la felicidad de los empleados que se sentirán incluidos por su talento o experticia. De hecho, 30% de los encuestados en el estudio de Unify creen que organizaciones menos jerárquicas se sentirían más progresistas si permiten las prácticas como el trabajo flexible y a distancia a través de videoconferencia y colaboración virtual.! 4." Replantea tu estilo como Gerente y pon la confianza como premisa: el estudio de Unify publicado en Junio refleja que 48% de los encuestados están pidiendo un cambio en la cultura de la compañía y que un 46% reclama un cambio en la filosofía gerencial para alcanzar la nueva manera de trabajar. Un gerente que supervisa a un equipo diverso, cuyos miembros están en husos horarios distintos, tiene que adaptar y ajustar su tipo de liderazgo. El gerente debe armar las mejores prácticas posibles para su equipo y confiar en que ellos pueden ser organizados y determinados a hacer su trabajo ellos solos. La nueva manera de trabajar da flexibilidad, pero con esa libertad viene mucha responsabilidad también. Las videoconferencias y las reuniones virtuales son maneras esenciales para sincronizar al equipo y mantenerlos enfocados en los objetivos del equipo. Como gerente, debes recordarle a tu equipo que el trabajo ya no es un lugar sino un estado en que cada miembro está en su momento más productivo. La confianza es esencial para empoderarte a ti mismo y luego a los demás para que hagan el mejor trabajo posible. Los mejores gerentes aprovechan la tecnología para practicar lo que predican; en vez de convocar a tu equipo a una reunión a las 8:00 am en la sala de conferencia, las reuniones virtuales permiten que el equipo se reúna en un escenario virtual en el cual se eliminan todas las logísticas y permite que todos contribuyan en tiempo real, donde se sientan y sean más producti- 5

7 vos. La noción de reuniones cara a cara está cambiando con los avances en las videoconferencias, ya casi se siente que los miembros del equipo están en la misma habitación.! 5." La nueva manera de trabajar es para todos: Todas las compañías sin importar su tamaño o industria va a tener que retar la manera convencional en la que trabajan sus empleados, dirigen sus gerentes y están estructuradas sus empresas. - Jacob Morgan, autor de The Future of Work. No sólo las industrias tecnológicas o creativas son las que están tomando en cuenta la nueva forma de trabajar, esta nueva modalidad es el futuro en todas las industrias. La financiera, automotora, manufacturera, etc., tendrán que adaptarse a este cambio. Es una revolución que busca maximizar la productividad individual a través de la tecnología para que el individuo se empodere de su trabajo y aumente la productividad de la empresa. Las PYMES e incluso las organizaciones gubernamentales forman parte de esta nueva dinámica. Las PYMES suelen adaptarse más rápido a estos cambios que las grandes empresas, sin embargo, grandes organizaciones como General Electric, Unisys y Unilever están tomando acciones para adaptarse a este modelo. Paso 3: Cómo reclutar a un equipo 3.0 Conseguir a tu equipo y construirlo es uno de los retos más exigentes y comunes en los negocios. Cómo organizas y mezclas correctamente a un grupo de personas con habilidades y experticias específicas para producir el resultado más efectivo y eficiente posible? Según Richard Spoon, fundador de ArchPoint Consulting Firm, hay tres factores claves que hay que tener claros antes de empezar a conformar un equipo y son los siguientes:! 1." Dirección clara: comienza en el resultado, qué resultado quieres conseguir y por qué? Da flexibilidad a tu equipo para que, juntos, desarrollen la mejor manera de llegar a esa meta. A veces, las empresas se apresuran tanto en comenzar sus proyectos que conforman un equipo sin decidir las metas y resultados deseados. Sin un sentido claro de saber es imposible organizar y escoger a las personas correctas para tu equipo 3.0.! 2." Prácticas eficientes: al conocer las metas de tu equipo y haber aclarado la dirección del mismo, el próximo paso es definir la mejor estrategia para avanzar con el trabajo. Fíjate en el flujo de trabajo y recursos disponibles para comprender el alcance de tu equipo en la tarea asignada y qué herramientas necesitan para ser exitosos. Las siguientes pregun- 6

8 tas son importantes para definir la eficiencia de las prácticas del equipo:! i.! La empresa está preparada para apoyar al equipo en alcanzar sus objetivos?! ii.! Tendrán las herramientas correctas y recursos para completar sus tareas?! iii.! Cómo medirán y monitorearán la eficiencia durante el proceso para saber en qué hay que mejorar?! 3." Roles Definidos: Un equipo exitoso comienza con un propósito y una buena estructura antes que cualquier otra cosa Richard Spoon, autor de Team Renaissance: The Art, Science and Politics of Great Teams. Los roles podrán cambiar después de haber establecido el equipo, pero hay que tener en cuenta que el conjunto de habilidades y distintas maneras de pensar son necesarias. Si un equipo tiene que desarrollar un nuevo producto para un mercado, el equipo necesita a una persona detallista, que sea metódico y pueda mantenerse al corriente de las tareas del equipo. Luego habría un miembro que vería la imagen completa y que explore las posibilidades. También tendría que haber alguien que se encargue de las métricas y mediciones. Seguramente habrán más roles en el equipo, pero estos tres roles son esenciales para luego delegar el resto. Si apenas estás comenzando tu negocio, tienes una ventaja sobre las grandes empresas para escoger al mejor equipo posible. Para formar un equipo efectivo es esencial construir y definir tu cultura empresarial para utilizarla como pilar de decisiones. Primero debes hacer una lista de valores que son importantes para ti, tus socios y futuros clientes. Utiliza estos valores para contratar, motivar y despedir a las personas en tu empresa. Cualquiera que sean esos valores, debes diseñar el proceso de contratación de tu empresa, de tal manera que sólo quienes verdaderamente creen en lo que tú y tu empresa creen, pero esto no significa que todos deben tener antecedentes parecidos. Al formar tu equipo, busca personas con diversidad en antecedentes económicos, académicos y laborales que podrían ayudar a tu organización, al final esta diversidad llevará a una amplia variedad de soluciones potenciales, lo que lleva a mejores decisiones y resultados. Algunas tácticas que utilizan para escoger a los miembros de un equipo de alto rendimiento son las siguientes: A la hora de definir procesos de entrevista para potenciales candidatos para tu equipo, Bryan Stolle, socio general de Mohr Davidow Venture, recomienda hacerle varias entrevistas dirigidas por distintas personas (entre 8 y 12). El objetivo de esta táctica es para que el candidato conozca y se familiarice con la cultura de la empresa y se de cuenta por si solo si es el lugar correcto para él. 7

9 Además de hacer 8 o 12 entrevistas, también puedes considerar hacer una entrevista grupal. Al hacer el proceso de contratación bastante tedioso, estás asegurando que el que lo apruebe va a ser un excelente miembro de equipo. Stolle revela que ha evidenciado casos en que mientras más complejo sea el proceso de admisión a una organización, mayor compromiso y ganas tiene el nuevo miembro, ya que trabajaron muy duro por entrar en el equipo y quieren demostrar lo que valen. Otra manera de asegurar un buen miembro del equipo es ponerlo en un periodo de prueba, puede durar de 30 días a 180 días en algunos casos. Al final del período, el equipo con el que trabajó el candidato hace votaciones para ver si este se queda o no, en estos casos no solo se toma en cuenta la opinión del gerente sino de los demás miembros del equipo. Esta técnica no se puede aplicar para todos los trabajos o funciones. Finalmente, involucrar al director(es) o fundador(es) de la organización en los procesos de entrevista tienen un efecto muy grande en la percepción del candidato sobre la empresa, su cultura y la oportunidad que tiene. Los hace sentir especiales, apreciados y respetados. Hay que tomar en cuenta que estas técnicas, y otras que ya conoces, son las mejores para tu empresa y la cultura de la misma, mejora lo que encaja y no fuerces lo que no. Paso 4: Apalancarse en las Herramientas Gerenciales 3.0 Siempre ha existido una gran cantidad de trabajo para los líderes de una empresa y actualmente existen una extensa variedad de aplicaciones y herramientas que ayudan a llevar a cabo funciones, lograr metas y reducir los niveles de estrés de quienes saben implementar y utilizar estas herramientas. Las siguientes ayudarán en eso: 1." Buffer App: BufferApp es una plataforma para programar contenido en todas las plataformas de medios sociales. También puedes analizar la efectividad y alcance de lo que publicas a través de las estadísticas, acortar enlaces, crear calendarios y volver a compartir mensajes que habías compartido anteriormente. Esto facilita la creación de la marca y la empresa en las redes sociales si es utilizado adecuadamente. 2." Asana: Asana es una herramienta de gestión de proyectos gratuita que permite centralizar la comunicación de los equipos sin necesidad de utilizar s. Debido a que muchos empresarios trabajan con equipos virtuales, esta 8

10 es una gran herramienta para mantenerse al tanto de lo que está pasando.!3." Google Drive: la mayoría de la gente ya conoce o ha escuchado sobre esta herramienta, pero la capacidad de convertir y editar cualquier tipo de documento de Microsoft Office hace que Google Drive se convierta una gran manera de colaborar y compartir documentos con tus clientes o empleados. 4." Google Analytics: Google Analytics es un servicio ofrecido por Google que genera estadísticas detalladas sobre el tráfico de un sitio web y sus fuentes, y las medidas de conversiones y ventas. Google Analytics puede rastrear a los visitantes de todos los remitentes, incluyendo los motores de búsqueda y redes sociales, visitas directas y sitios de referencia. Lleva la cuenta de la publicidad gráfica, redes de pago por click, marketing por correo electrónico y garantía digital como enlaces dentro de documentos PDF. 5." Google Now: Google Now si tienes un celular con sistema operativo Android, conecta tu cuenta de Google al teléfono y aprovecha las ventajas que te ofrece Google Now. Alguna de sus funciones son recordarte y notificarte cuando debes salir para las reuniones pautadas en tu calendario, si tu vuelo se retrasa o incluso nuevos artículos de los sitios web que visitas frecuentemente. Este "asistente personal virtual" te ayuda a mantener organizadas tus actividades personales y profesionales. 6." Insightly: Insightly es una de las herramientas que recomendamos tanto en EventDelos.com como en DelosDigital.com. Es central para nuestra operación en términos de gestión, proyectos y contactos. Insightly es un sistema CRM (Customer Relationship Management) simple de usar y a la vez potente para la pequeña empresa. Con la integración con las aplicaciones de Google, Office 365, MailChimp y los principales sitios de las redes sociales; con magníficas aplicaciones móviles para tabletas y teléfonos inteligentes; y con fácil acceso a una API de REST para integraciones personalizadas, Insightly es el CRM líder entre las pequeñas empresas. (Extraído de ) Además de ser un CRM, Insightly sirve como una herramienta para la gestión de proyectos y tareas asignadas. Si se utiliza correctamente, es una herramienta muy potente ya que también integra las demás aplicaciones de Google como Gmail y Google Drive. 9

11 7." SoundGecko: SoundGecko es una aplicación que te permite traducir cualquier contenido en línea - como noticias y blogs - en un archivo de audio. Esto te permite "leer" el contenido que puede ayudarte con tu negocio, incluyendo artículos sobre la productividad, las ventas y la marca. Asimismo, puedes compartir esos archivos de audio con tu equipo para mejorar sus habilidades o discutirlo tras escucharlo. Las siguientes herramientas tienen como meta final promover feedback y el compartir ideas y metas. Algunas de las plataformas que sirven para esto son: 8." SpeakUp: es una plataforma online diseñada para permitir que los empleados compartan sus ideas, destaquen problemas y descubran soluciones. Los gerentes pueden solicitar retroalimentación de los empleados y descubrir nuevas ideas y soluciones rápidamente. 9." Impraise: es una aplicación de gestión de talento que los líderes de un equipo (gerente, directores, etc.) pueden utilizar para motivar a sus miembros. A través de esta aplicación, las personas pueden pedir fácilmente retroalimentación y descubrir las oportunidades de aprendizaje en el trabajo. 10." Namely: es una plataforma-cloud de gestión de equipos que proporciona herramientas para el establecimiento de metas, planificación de equipo y presentación de informes, así como las revisiones de desempeño. Revela los datos en tiempo real sobre el desempeño del personal y permite un seguimiento de la productividad y rendimiento al equipo. Paso 5: Entrenamiento del equipo 3.0 El 86% de las personas más ricas del mundo creen en la mejora personal mediante aprendizaje constante: Muchas personas ven la capacitación y el desarrollo de habilidades o conocimientos como algo opcional en vez de esencial, esta opinión puede resultar costosa tanto en ganancias de corto plazo como en progreso a largo plazo. Muchas empresas ven la capacitación como un gasto en vez de verlo como una inversión. Para cambiar esta opinión, quizás se necesite hacer un análisis de necesidades en el que descubras qué es lo que verdaderamente quieres sacar de ese taller de capacitación y cómo mides el retorno de la inversión. En el mundo de los negocios actual, si tú y tu empresa no está aprendiendo y adaptándose constantemente, te quedarás 10

12 atrás. Los equipos de trabajo que forman los empleados son los que producen, refinan, protegen, entregan y administran los productos o servicios que presta tu empresa. Con el acelerado ritmo y alcance internacional del mercado del siglo 21, el aprendizaje continuo es fundamental para el éxito progresivo de un negocio. Para establecer una cultura de aprendizaje en tu negocio, hay que comunicar de maner clara las expectativas que se tienen al invertir en la capacitación para mejorar tanto los aspectos personales como profesionales de cada miembro de la empresa. Además de pertenecer a una empresa que invierta en sus empleados, es esencial como persona siempre estar dispuesto a aprender más y enriquecer nuestros conocimientos. Paso 6: Apalanca a tu equipo 3.0 Si hoy en día estás a cargo o formas parte de un equipo 3.0, lo más probable es que te rodees de millennials. Los millennials, también llamada Generación Y, son personas que nacieron entre principios de los 80 hasta principios del año Esta generación tiene un fuerte sentido de comunidad, tanto local como globalmente. Esto significa que pueden sentirse igual de bien en una ciudad como en otra, y muchas veces sus pensamientos están divididos entre dos países. Son personas mucho más libres y con menos ataduras físicas. Según la firma Pew Research, los millennials son una generación desprendida de las instituciones y conectadas en redes con amigos y conocidos. Esto quiere decir que los millennials están más inclinados a ser leales y querer trabajar con personas más que dentro de una organización. 5 Características de los Millennials que todos debemos conocer: Reconocimiento y Gratificación Instantánea Los millennials tienen la necesidad de saber que sus trabajos son importantes y que van por buen camino. No está de más reconocerles sus logros en público y hacerlos sentir apreciados dentro de la empresa. Flexibilidad y Balance entre vida y trabajo Los millennials no están dispuestos, como sus previas generaciones, a sacrificar su vida personal por avanzar en sus carreras. Lo bueno del caso es que tienen la capacidad de ser más efectivos invirtiendo menos tiempo en sus asignaciones. Como organización, nuestro deber es propiciar un ambiente de flexibilidad en términos de horario pero de excelencia en tiempos 11

13 d e e n t r e g a y c a l i d a d. Colaboración Los millennials son extremadamente orientados al trabajo en equipo y disfrutan la colaboración y la construcción de relaciones con sus colegas. Un ambiente laboral óptimo favorece los espacios abiertos que invitan a la colaboración de ideas, pensemos en cubículos abiertos, pizarras grandes y salas de reuniones agradables. Transparencia Los millennials quieren tener relaciones abiertas y honestas con sus gerentes y colegas y no aprecian para nada los engaños. Una recomendación en este punto es ser sinceros y admitir que no existe ningún trabajo perfecto y ser abiertos en las ventajas y desventajas, así como en las expectativas y comp r o m i s o s d e l a r e l a c i ó n l a b o r a l. Desarrollo Personal y Profesional Los millennials quieren estar seguros que tienen la oportunidad de avanzar en sus carreras y en sus planes personales. De no tener esa seguridad, comenzarán a buscar oportunidades en otro espacio. Paso 7: Retén a tu equipo 3.0 Retener un millennial puede ser una tarea difícil, más no imposible. A continuación enunciaremos 5 características que debemos saber sobre esta generación y 5 recomendaciones para retenerlos una vez que descubres uno de esos diamantes en bruto. 12

14 5 Recomendaciones para Inspirar, Motivar y Retener Nuestro Capital Humano: Ofrecer Capacitación Ya sabemos que cada día nuestros empleados están más interesados en alcanzar un alto desarrollo tanto profesional como personal. El entrenamiento y la capacitación se alzan como una solución ganar-ganar que garantiza relaciones profesionales duraderas y de mejor calidad. Los seres humanos, en general, somos más felices cuando nos encontramos en el proceso de alcanzar una meta. Esa satisfacción personal y sensación de felicidad no tiene precio y, a su vez, no cuesta nada. Motivación y felicidad pueden ser la clave para retener trabajadores talentosos. La lógica detrás de esto es que, recibir capacitación, es en sí una mejora en el desarrollo personal del individuo, que a su vez representa una oportunidad de desarrollo en el ámbito profesional. Después de todo, un mejor empleado merece un mejor sueldo y tendrá un mejor rendimiento, lo que se traduce en ganancias para la empresa. Alto Rendimiento Tener objetivos medibles no es algo que sólo beneficia los números de una empresa; también tiene un impacto positivo en sus empleados. Estudio tras estudio sugiere que nuestros colaboradores tienen un profundo deseo de sentir que están alcanzando el éxito y que sus talentos y capacidades están siendo utilizados para hacer una verdadera diferencia y tener impacto en el negocio. Comunicación Sabemos que hoy día las personas son más propensas a ser leales a otras personas que a empresas u organizaciones. Esto se debe a que el trabajador busca más que un simple trabajo, 13

15 busca una relación que complemente una parte importante de su vida: su carrera profesional. Sabemos también que la comunicación es un factor fundamental en el éxito o fracaso de toda relación interpersonal. Así, conviene adoptar mecanismos a lo interno de nuestras organizaciones para que la comunicación fluya y, con ella, las relaciones interpersonales en nuestros espacios de trabajo. Nos comunicamos frecuentemente con nuestro equipo? Hacemos reuniones periódicas? Es una comunicación bidireccional? Cuándo fue la última vez que hicimos una encuesta de satisfacción a lo interno? Responder con honestidad éstas preguntas nos darán una idea de por dónde comenzar. Lealtad Amor, con amor se paga. Lo mismo vale para la lealtad. A menudo pedimos lealtad a nuestros empleados, pero estamos siendo leales nosotros con ellos? Ventaja Competitiva A todos nos gusta sentir que somos parte de algo extraordinario, que estamos del lado ganador. A quién le gustaría trabajar para la empresa con menos market share en su mercado o que hace el peor producto en su categoría? A nadie. Es por eso que nuestra capacidad de retener talento es proporcional al éxito que tenemos como organización. Entender muy bien y saber comunicar cuál es nuestra ventaja competitiva en nuestra industria es fundamental para liderar nuestra industria y nuestros trabajadores. Entender las necesidades del hombre de hoy y plantearse estrategias para llenar esas necesidades, es el primer gran paso que podemos dar para rodearnos de personas talentosas, felices y sanas. Después de todo, trabajamos un mínimo de 8 horas al día, rodeémonos de gente que valga la pena! Entonces, cómo le demostramos compromiso a lealtad a nuestros empleados? Nos importa más su propio éxito que el éxito de la organización? Cuando estamos en una posición difícil, nos podemos del lado de nuestros trabajadores o usualmente nos encontramos del otro lado de la calle? 14

16 Recomendaciones de Personas a seguir: Para finalizar, recomendamos algunos de los personajes que más han influenciado la gerencia 3.0: Jeff Bezos Tony Hsieh Tony Robbins Daniel Pink Malcolm Gladwell Elon Musk Simon Sinek Seth Godin Jurgen Appelo Jacob Morgan xv