VICERRECTORÍA ACADÉMICA SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA (SIA)

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1 VICERRECTORÍA ACADÉMICA SISTEMA DE INFORMACIÓN ACADÉMICA (SIA) Guía de aplicación del Módulo de Formulación de programas, proyectos y actividades académicas y de vinculación externa Ing. Adriana Elizondo Rodríguez, SIA Ing. Michael Jiménez Ureña, OTTVE Licda. Ana Lorena Jiménez París, SIA Heredia, Enero 2010

2 Tabla de contenido 1. Introducción Aspectos Generales Acceso al Sistema de Información Académica Inicio de sesión como usuario del sistema Importante tener en cuenta Primera Sesión Crear una nueva propuesta Registro de los datos de la formulación Bloque Introducción Bloque Información General Bloque Agrupaciones Bloque Áreas y Unidades Bloque Área Geográfica Bloque Presupuesto Bloque Adjuntar un documento Finalizar la propuesta Listar los proyectos Segunda Sesión Inicio de la sesión de Registro y/o Consulta Registro de minutas Registro de acuerdos Consulta de Minutas Consulta de Acuerdos Tercera Sesión Registro de Solicitudes Modificación de un presupuesto vigente para proyectos de vinculación Cuarta Sesión Módulo 3: Formulación de Informes Registro de Informes Académicos Registro de Informes de Vinculación Quinta Sesión Consultas y Reportes de proyecto para el sector universitario de la UNA Consultas y Reportes de proyecto para el sector público

3 Anexo 1: Definiciones Definición de áreas de programas, proyectos y actividades (PPA) Definición de laboratorio, programas, proyectos y actividades (PPA) Tipos de programas, proyectos y actividades académicas y de vinculación externa Anexo 2: Áreas y subáreas de la ciencia Anexo 3: Áreas según objetivos socioeconómicos (OSE)

4 1. Introducción De conformidad con lo establecido en el Artículo 6 de los Lineamientos para la gestión de programas, proyectos y actividades académicas en la Universidad Nacional, aprobados mediante acuerdo Consaca del 29 de octubre del 2009: El SIA es el Sistema de Información Académica que proporciona una plataforma informática de trabajo para la interacción de usuarios y equipo computacional que facilita la captura, almacenamiento, procesamiento, acceso y salida de información confiable y actualizada sobre programas, proyectos y actividades académicas. El Sistema de Información Académica contribuye a la formulación, coordinación, integración, seguimiento y evaluación de los programas, proyectos y actividades académicas, así como a la construcción de indicadores para la toma de decisiones y a la difusión de resultados de la gestión. Este Sistema es concebido ante la necesidad de facilitar y agilizar el proceso de formulación, seguimiento y evaluación de programas, proyectos y actividades académicas y de vinculación externa (PPAAVE). Se busca contar con información completa, integrada y veraz sobre los aspectos cualitativos (tipo de iniciativa, objetivo, grupos meta, áreas de desarrollo, fuentes de financiamiento, etc.) y cuantitativos (recursos) de los PPAAVE que se ejecutan en la Universidad Nacional con financiamiento interno y externo. Esto con la finalidad de apoyar la definición de políticas y la toma de decisiones, de dar seguimiento oportuno a la gestión y de ofrecer información a las diversas instancias que la solicitan. El sistema cumplirá su función mediante consultas específicas, generación de reportes y la construcción de indicadores de gestión académica. Este manual constituye una guía para la aplicación del Módulo de Formulación de PPAAVE; pretende orientar al académico en el uso de la herramienta mediante la explicación de los campos utilizados en la formulación y la descripción de los pasos a seguir durante la formulación de una nueva propuesta.

5 2. Aspectos Generales 2.1 Acceso al Sistema de Información Académica Para el acceso al Sistema de Información Académica, usted debe ingresar a la dirección electrónica Encontrará la página principal del sistema, a partir de la cual tendrá acceso a otra información relacionada con programas, proyectos y actividades, entre otros, sitios de interés, descarga de documentos importantes y consulta general de proyectos. Esta página se encuentra en proceso de desarrollo. 2.2 Inicio de sesión como usuario del sistema Desde la página principal, usted podrá ingresar utilizando como usuario su número de cédula, si usted es nacional, y su número de identificación para autoservicios de la Universidad Nacional, si usted es extranjero. Utilice la clave (contraseña) que se le dio para autoservicios (la que utiliza para ingresar notas, elaborar la declaración jurada y otros). Si usted la modificó y tiene una clave de más de seis caracteres, deberá digitar solamente los primeros seis. Una vez digitados el usuario y la clave presione el botón Ingresar. El sistema validará si su cédula existe en LPAD del sistema Banner. Si existe y la clave está correcta, le mostrará el mensaje Por favor espere. Si no existe, no le permitirá el ingreso y le mostrará el siguiente mensaje de alerta.

6 Si existe en el sistema y la clave no es la correcta le mostrará el siguiente mensaje. Si confirma su usuario y clave de acceso y persiste alguno de los mensajes indicados, el personal de la Sede Central y de la Sede de Sarapiquí deben comunicarse al Área de Control y Servicios del Centro de Gestión Informática (CGI), al teléfono , para que les asignen el pin de auto servicios de Banner, y así poder ingresar al Sistema de Información Académica. En el caso del personal de las demás Sedes, deben comunicarse con el encargado o responsable en cada Sede y solicitar el pin de acceso. 2.3 Importante tener en cuenta No utilizar enter en los botones de acción del sistema (listar, guardar, actualizar, etc.).

7 3. Primera Sesión Módulo 1: Formulación de Programas, Proyectos y Actividades Académicas y de Vinculación Externa (PPAAVE) Dirigida fundamentalmente a Académicos que formulan PPAAVE 3.1 Crear una nueva propuesta Una vez que ha iniciado la sesión, presione el botón Nuevas Formulaciones. Seleccione con un clic el área de su nueva propuesta y el tipo de guía que va a utilizar, luego presione el botón Continuar. Se aclara que la presión al botón Nuevas Formulaciones solo es requerida cuando se crea por primera vez una propuesta. Si usted necesita consultar la nueva propuesta para continuar con su formulación, o bien, cualquier otro PPAAVE presentado, vigente, cerrado u otro, puede filtrarlo utilizando la barra de estados. Barra de Estado

8 También puede hacer la búsqueda de propuestas en formulación o en otro estado utilizando el asistente de búsqueda. Digite el código, una palabra del nombre o el nombre completo del PPAAVE y presiona el botón Buscar. Asistente de Búsqueda Es importante recalcar que la persona que inicie una nueva propuesta, se registrará en el sistema, por defecto, como su responsable. En la sesión de Registro de Participantes encontrará una explicación de cómo cambiar esa funcionalidad o autorizar a otros participantes para ver y modificar la formulación. Solo la persona responsable del proyecto o los participantes autorizados podrán ver y modificar las nuevas propuestas, o bien, consultar la formulación completa de un Programa o Proyecto en otro estado. 3.2 Registro de los datos de la formulación Si inicia por vez primera la propuesta se mostrará directamente el menú de formulación al presionar el botón Continuar, como se indicó en el apartado 3. Para reiniciar la formulación de su nueva propuesta, busque la propuesta correspondiente en Lista de Proyectos, estado En Formulación y presione el botón Actualizar en la lista desplegable de proyectos. que se encuentra Una vez que ha presionado el botón Actualizar, se mostrará el menú de formulación a la izquierda de la página. Cabe indicar que este menú es dinámico y oculta o muestra algunas opciones de acuerdo con el tipo de propuesta que usted seleccionó.

9 Desde el menú de formulación usted podrá llenar cada uno de los bloques de la formulación con los datos relacionados con su nueva propuesta, recuerde presionar en cada bloque el botón Guardar, de lo contrario, perderá la información que digitó o seleccionó. A continuación, se presenta una explicación breve de cómo digitar o incluir los datos en cada bloque y de las opciones que encontrará en cada pantalla. Por otra parte, si presiona el botón Reporte, al lado derecho del botón Actualizar, usted podrá ver un Pdf del estado de la formulación Bloque Introducción Este bloque corresponde al Registro de información básica de un programa, proyecto o actividad, a saber: título de la propuesta, vigencia, tipo de programa o proyecto y subprograma, entre otros. Observe que al lado derecho de esta pantalla se muestran la fecha de registro y el código del proyecto. Éste último se genera automáticamente y está compuesto por un consecutivo de cuatro dígitos, un guión y dos dígitos que corresponden al año actual. También se muestra el estado del proyecto.

10 La primera selección corresponde a la Fase N del PPAAVE. Seleccione la Fase I cuando su proyecto es totalmente nuevo y no se vincula con ningún proyecto o actividad vigente o concluida. Si su proyecto corresponde a una Fase distinta de la Fase I (Fase II, Fase III, Fase IV, etc.) seleccione la Fase respectiva (Fase I, Fase II, Fase III, etc.) y luego el Código Proyecto Inicial correspondiente a la Fase I del proyecto al cual le dará continuidad. Si no le aparecen códigos para asociarlo, favor indique en el bloque de Información General, Sección Observaciones, el nombre de la Fase l del proyecto al cual le dará continuidad. El SIA posteriormente realizará la respectiva asociación. Seleccione el tipo de Programa o Proyecto y el área académica o subprograma al cual corresponde. Si se trata de un PPAA integrado seleccione las áreas que lo conforman. Las definiciones sobre tipos y áreas académicas se anexan en el Anexo 1. Proceda a digitar el Título y a señalar la fecha de vigencia. Presione el botón para desplegar el calendario. Presionando las flechas al lado de los meses y del año, identifique el mes y el año de la fecha de inicio. Para introducir la fecha en el espacio correspondiente seleccione el día con un clic. Realice la misma operación para la fecha fin.

11 3.2.2 Bloque Información General Este bloque hace referencia a los aspectos medulares de la formulación, tales como, el Resumen, los Antecedentes, las Estrategias, los Objetivos, entre otros. Observe que algunas de estas pantallas tienen el mismo formato, como es el caso del Resumen, la Visión y Misión, los Alcances, las Estrategias o el Equipo especializado. En ellas usted solo digita la información y una vez que lo ha hecho, únicamente tiene que presionar el botón Guardar. Por su parte, los Objetivos, las Actividades y la Bibliografía tienen un formato de captura de datos diferente. En adelante se hace referencia a estos tres casos Registro de Objetivos y Actividades Registro de Objetivos Al iniciar la formulación, como su propuesta aún no tiene asociado ningún objetivo, se mostrará la pantalla de captura que se adjunta en la página siguiente. Usted seleccionará el tipo de objetivo a formular, General o Específico. En el cuadro Detalle del objetivo usted debe digitar su objetivo. Si se trata de un objetivo específico, debajo de este cuadro se encuentra el cuadro Lista de Indicadores de Logro por Objetivo Específico. Digite sus indicadores de logro y finalmente recuerde presionar el botón Guardar.

12 Para ver la lista de objetivos asociados a su propuesta o proyecto, presione el botón Listar. Se mostrará la siguiente pantalla. Si usted desea registrar un nuevo objetivo, debe presionar el botón Nuevo. Para ver o actualizar un objetivo existente, presione el botón de Actualizar encuentra en la lista desplegable de objetivos. que se

13 Para eliminar un objetivo que no desea en la formulación, presione el botón Eliminar también se encuentra en la lista desplegable de objetivos; confirme su eliminación., que Registro de Actividades Una vez que ha registrado los Objetivos, seleccione cualquiera de los objetivos específicos presionando el botón de Actualizar Actividades.. Desde la pantalla de actualización, presione el botón Si el objetivo específico aún no tiene asociada ninguna actividad, se mostrará la siguiente pantalla de captura. Digite la información en los cuadros Detalle de la Actividad y Responsable; incluya las fechas de vigencia como se explicó en el inciso 4.1 y por último recuerde presionar el botón Guardar.

14 Para ver la lista de actividades asociadas al objetivo, presione el botón Listar. Al hacerlo se va a mostrar la siguiente pantalla. Si usted desea registrar una actividad más, debe presionar el botón Nuevo.

15 Para actualizar una actividad existente, presione el botón Actualizar lista desplegable de actividades. que se encuentra en la Para eliminar una actividad que no desea en la formulación, presione el botón Eliminar se encuentra en la lista desplegable de actividades y confirme su eliminación. que Registro de Bibliografía Si su propuesta aún no tiene asociada la bibliografía, se mostrará la siguiente pantalla de captura, donde usted debe digitar la información solicitada y luego presionar el botón Guardar.

16 Para ver la bibliografía asociada a su propuesta, presione el botón Listar. Se mostrará la siguiente pantalla; si usted desea registrar otras citas bibliográficas debe presionar el botón Nuevo.

17 Si quiere actualizar una bibliografía existente, presione el botón de Actualizar encuentra en la lista desplegable de bibliografía. que se Si su intención es eliminar una cita bibliográfica que no desea en la formulación, presione el botón Eliminar eliminación. que se encuentra en la lista desplegable de bibliografía. Confirme su

18 También puede hacer una búsqueda de las citas bibliografías asociadas a ésta u otras propuestas de PPAAVE vigentes, cerrados u otros, utilizando el asistente de búsqueda. Asistente de Búsqueda Bloque Agrupaciones Este bloque hace referencia a los campos de agrupación o selección, tal es el caso de los grupos meta o destinatarios, de los descriptores y de los proyectos o actividades adscritos a un programa. A continuación una breve explicación de cómo seleccionar cada uno de estos campos y cómo asociarlos a la formulación Registro de Grupos Meta o Destinatarios Seleccione el grupo meta o destinatario principal entre la lista que se despliega al presionar la flecha a la derecha del cuadro.

19 Una vez seleccionado el grupo principal, seleccione el o los grupos meta o destinatarios a él asociados.

20 Para incluirlo en la lista de grupos meta asociados a la propuesta presione el botón Insertar meta.. Repita este proceso cuantas veces sea necesario para incluir los diferentes grupos Recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario, perderá la información seleccionada. Tenga presente que solo se guardará aquella información incluida en el cuadro Lista de grupos meta.. Para eliminar un grupo meta o destinatario de la lista, presione el botón Eliminar de la Lista de grupos meta. Recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario no se registrarán los cambios realizados. Si por alguna razón no encontrara un grupo meta que represente el destinatario de su PPAAVE, anote el nombre de su grupo meta en el bloque de Información General, Sección Observaciones Registro de Descriptores

21 Esta lista de descriptores corresponde al tesauro Spines de la Unesco. opciones disponibles en formato digital para incorporarlas a esta lista. Se buscan otras De momento, para asociar descriptores a su propuesta, haga lo siguiente: Realice una búsqueda del descriptor requerido, utilizando el asistente de búsqueda. Anote, preferiblemente, una sola palabra (pruebe con y sin tilde) y presione el botón Buscar. Asistente de búsqueda Una vez que se realiza la búsqueda seleccione, de la lista de opciones que generó el buscador, el descriptor que necesita. Presione el botón Insertar para incluirlo a la lista de descriptores asociados a la formulación.

22 Recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario, perderá la información seleccionada. Para eliminar un descriptor de la lista incluida en el cuadro, márquelo y luego presione el botón Eliminar de la lista. Recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario no se registrarán los cambios realizados. Si por alguna razón no encontrara descriptor que se ajuste a su PPAAVE, anote el nombre de su grupo meta en el bloque de Información General, Sección Observaciones Registro de Modalidades Si su propuesta aún no tiene asociadas las modalidades, se mostrará la siguiente pantalla de captura, donde usted debe seleccionar una modalidad y luego digitar la información solicitada en el Cuadro Detallar dentro de cada modalidad los servicios que se prestarán. Recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario perderá la información seleccionada y digitada.

23 Para ver la lista de modalidades asociadas a su propuesta o proyecto, presione el botón Listar. Se va a mostrar la siguiente pantalla, si usted desea registrar otra modalidad, presione el botón Nuevo.

24 También puede hacer una búsqueda de modalidades asociadas a su nueva propuesta o a proyectos vigentes, entre otros, utilizando el asistente de búsqueda. Asistente de Búsqueda Para actualizar o modificar la información sobre una modalidad existente, presione el botón de Actualizar que se encuentra en la lista desplegable de modalidades. Para eliminar una modalidad que no desea en la formulación, presione el botón Eliminar, el cual también se encuentra en la lista desplegable de modalidades. Confirme su eliminación.

25 Registro de proyectos y actividades adscritos a un programa o viceversa: Si su propuesta aún no está adscrita a un programa o proyecto, se mostrará la siguiente pantalla de captura. Presione el botón Asociar a la propuesta. Se mostrará una lista de programas o proyectos vigentes, de la cual usted podrá seleccionar cuál o cuáles asociar a su nueva propuesta. Para asociar un programa o proyecto vigente, presione el botón Asociar. Verifique que efectivamente el programa o los proyectos quedaron asociados a su nueva propuesta. Para ello haga clic en el botón Adscripción. Recuerde que un programa puede tener varios proyectos o actividades adscritos, pero un proyecto o actividad sólo puede estar adscrito a un Programa. Si aún no aparecen programas, proyectos o actividades para asociar vaya al bloque Información General, de la sección Observaciones y anote el o los nombres correspondientes. En el SIA se realizará posteriormente la respectiva asociación. Para eliminar un programa o proyectos/actividades asociados, presione el botón Eliminar confirme su eliminación presionando el botón Adscripción. y

26 3.2.4 Bloque Áreas y Unidades Este bloque hace referencia a las unidades académicas ejecutoras de los PPAAVE y las áreas en las que estos se enmarcan, tales como áreas de desarrollo del Plan Estratégico Institucional y área de la ciencia, entre otras. A continuación una breve explicación de cómo seleccionar cada una de éstas áreas y asociarlas a la formulación Registro de Unidad (es) Ejecutora (s) Si su propuesta aún no tiene asociada ninguna unidad académica, se mostrará la siguiente pantalla de captura, donde usted debe seleccionar las unidades correspondientes: Presiona la flecha y da un clic en el nombre de la facultad, centro o sede; repite para la unidad académica; repite para el cargo (titular unidad en la que labora el responsable del PPAAVE o participante); selecciona las área temáticas si las hay - y presiona el botón Insertar para su inclusión en el cuadro correspondiente. Por último, recuerde presionar el botón Guardar.

27 Para ver la lista de unidades asociadas a su propuesta, presione el botón Listar. Se va a mostrar la siguiente pantalla, si usted desea registrar otra unidad, puede presionar el botón Nuevo. Si por el contrario, desea ver o actualizar una unidad existente, presione el botón Actualizar que se encuentra en la lista desplegable de unidades académicas.

28 Para eliminar una unidad que no desea en la formulación, presione el botón Eliminar que también se encuentra en la lista desplegable de unidades y confirme su eliminación. Recuerde que para eliminar una unidad no deben existir áreas temáticas asociadas a la unidad Registro de Áreas Asociadas: Seleccione el área de desarrollo (presione la flecha y de un clic en el nombre), seguidamente seleccione la sub área de desarrollo asociada al área anterior siguiendo igual procedimiento. Elija la más afín considerando la aplicación que tendrán los resultados de su PPAAVE. Seleccione el área de la ciencia o disciplina del conocimiento más afín a su PPAAVE, seguidamente seleccione la sub área de la ciencia asociada al área anterior. En el Anexo 2 de este Manual se incluyen las áreas y sub-áreas de la ciencia con la idea de que pueda revisar que temáticas aborda cada una de ellas. Seleccione el objetivo socioeconómico o sector en el que se aplican los conocimientos generados por su PPAAVE. Para apoyar su selección favor revisar el Anexo 3 de este Manual. Por último, seleccione la característica o tipo de PPAAVE al que corresponde su propuesta (se trata de un programa o laboratorio, de un proyecto o actividad, etc.)

29 Al terminar las distintas selecciones recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario no se registrará la información seleccionada Bloque Área Geográfica Este bloque se refiere al área geográfica, sea en ámbito nacional, internacional o ambos, en que tendrá impacto su propuesta. A continuación la explicación de cómo seleccionar cada una de estas áreas y asociarlas a la formulación Registro Región Nacional Para el registro del área geográfica en ámbito nacional se ha definido un orden especial de selección que usted debe seguir paso a paso.

30 Primero seleccione el Tipo de alcance en cuanto a área geográfica: todo el país o por región. Si su selección fue todo el país pase a la pantalla siguiente. Si su selección fue por región proceda como se indica. Seleccione una a una las regiones de impacto de su proyecto. Presione el botón Insertar para su inclusión en el cuadro Lista de Regiones asociadas en el cual se registra la información. Para seleccionar las provincias asociadas a la o las regiones seleccionadas tenga en cuenta que en el cuadro Seleccione la Provincia aparecerán las provincias de la región que se encuentra en el cuadro Seleccione la Región. Por cada provincia que seleccione, presione el botón Insertar. Para seleccionar los cantones asociados a la o las provincias seleccionadas tenga en cuenta que en el cuadro Seleccione el cantón aparecerán los cantones de la provincia que se encuentra en el cuadro Seleccione la Provincia. Por cada cantón que seleccione, presione el botón Insertar. Por último, seleccione el o los distritos asociados al o los cantones teniendo en cuenta las mismas consideraciones anteriores.

31 Recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario perderá la información seleccionada. Para eliminar una región, una provincia, un cantón o un distrito de las listas, presione el botón Eliminar de la lista. Recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario no se guardarán los cambios realizados Registro Región Internacional Para el registro de las regiones internacionales, realice el mismo procedimiento explicado para las regiones nacionales. Seleccione primero la región y presione el botón Insertar, luego seleccione el o los países de esa región y presione el botón Insertar. Si desea agregar otra región repita el procedimiento indicado. Recuerde que en el cuadro Seleccione el país se mostrarán los países de la región internacional que se muestra en el cuadro Seleccione la región.

32 Recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario perderá la información seleccionada. Para eliminar una región o un país de las listas, presione el botón Eliminar de la lista. Recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario no se guardarán los cambios realizados.

33 3.2.6 Bloque Participantes Este bloque hace referencia al registro de las personas que participarán en el programa, proyecto o actividad. Estas personas pueden ser participantes internos, es decir, los que laboran o estudian en la Universidad Nacional o participantes externos, es decir, las personas que laboran o estudian para otra institución (dentro o fuera del país) y que son co-ejecutores del PPAAVE. A continuación una breve explicación de cómo relacionar los tipos de participantes a la formulación Registro de Participante Interno: Para relacionar un participante interno, presione el botón Participante Interno. Una vez que ha presionado ese botón se mostrará el Asistente de Búsqueda de personas registradas en la base de datos de Banner. Anote en el cuadro la cédula, el nombre o los apellidos (solo nombre o solo apellidos, no los incluya juntos) de la persona que busca. Presione el botón Buscar. Búsqueda utilizando la cédula

34 Búsqueda utilizando el nombre Para consultar los datos asociados a una persona, presione el botón Actualizar y se mostrará la siguiente información. Por favor actualice los datos según corresponda y si desea asociarla a su propuesta presione el botón Asociar. También puede realizar la asociación desde la pantalla que mostró los resultados de búsqueda. En este caso presione el botón Asociar.

35 Si utiliza esta opción y los datos personales se encuentran incompletos, la asociación no le será permitida. Deberá entonces presionar el botón Actualizar ; una vez realizada la actualización presionar el botón Asociar. Por cualquier de los dos caminos que siga para realizar la asociación se mostrará la siguiente pantalla en la que deberán incluirse los datos de la persona en relación con el PPAAVE en cuestión. Digite los datos solicitados como se ha explicado para otras pantallas y luego presione el botón Guardar de lo contrario perderá la información digitada o seleccionada. Para ver la lista de participantes asociados a su programa o proyecto, presione el botón Listar. Se va a mostrar la siguiente pantalla.

36 Si usted desea ver o actualizar la información de alguno de los participantes presione el botón Actualizar. Para eliminar un participante que no desea en la formulación, presione el botón Eliminar que también se encuentra en la lista desplegable de participantes; confirme su eliminación Registro de Participantes Externos Para relacionar un participante externo, presione el botón Participante Externo. Una vez que ha presionado ese botón se mostrará una lista de personas externas donde usted podrá asociar a cualquiera de esas personas, presionando el botón Asociar

37 Si la persona que necesita asociar no existe en la lista, presione el botón Nuevo para registrarlo en la base de datos. Una vez que ha presionado el botón, se mostrará la siguiente pantalla.

38 Digite o seleccione los datos solicitados y luego presione el botón Guardar de lo contrario perderá la información digitada o seleccionada. Para ver nuevamente la lista de participantes externos, presione el botón Listar y seleccione de la lista la persona que desea asociar como anteriormente se le indicó (presionando el botón Asociar ). Para hacer una búsqueda de participantes asociados a su Programa, Proyecto o Actividad, utilice el asistente de búsqueda. Utilice la cédula o la condición para realizar la consulta. Asistente de Búsqueda Para actualizar el nombramiento de un participante, presione el botón de Actualizar encuentra en la lista desplegable de participantes. que se Para eliminar un participante que no desea en la formulación, presione el botón Eliminar que también se encuentra en la lista desplegable de participantes y confirme su eliminación Registro Por Definir El PPAAVE puede requerir una jornada para la que no se tiene claridad de quien será la persona que participará, o quizá se conoce su nombre pero aún no se encuentra inscrita como funcionario de la UNA. En este caso utilice la opción Por Definir y así podrá reservar la jornada requerida. Presione el botón correspondiente.

39 Una vez que ha presionado ese botón se mostrará la siguiente pantalla: Digite los datos solicitados y luego presione el botón Guardar de lo contrario no se registrará la información que digitó o seleccionó Autorizar a los participantes en la formulación y cambiar al responsable: Como se mencionó anteriormente, cuando un académico o académica crea una nueva propuesta, automáticamente queda registrado (a) en el sistema como el responsable del PPAAVE. Sólo el responsable puede autorizar a otros participantes a ver y modificar la formulación, o bien, designar a otra persona para que desempeñe el cargo de responsable. Para ello deberá proceder como se indica Para autorizar a un participante en la formulación, haga lo siguiente: Si el participante ya está asociado a la formulación, seleccione al participante que va a autorizar, presionando el botón Actualizar (sólo puede autorizar a participantes internos funcionarios de la Universidad Nacional ). En la casilla Autorizado selecione la opción Sí. Luego recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario no se registrará la actualización. Si el participante aún no ha sido asociado a la formulación, proceda de la misma forma cuando ingrese a la pantalla Asignación de la jornada dentro del proyecto que se muestra al presionar cualquiera de los botones Asociar, según se explicó en el inciso

40 Para asignar a otro responsable, haga lo siguiente: Para cambiar al responsable del proyecto tenga en cuenta lo siguiente: asignar a otra persona como responsable autorizado, ya que el sistema no le permitirá quitar al único responsable autorizado existente sin antes realizar esa acción. Seleccione al participante que va asignar como responsable, presionando el botón Actualizar. En la casilla Cargo a desempeñar seleccione la opción Responsable y en la casilla Autorizado selecione la opción Sí. Recuerde presionar el botón Guardar, de lo contrario se perderán los cambios.

41 Una vez que ha realizado estos cambios, proceda a cambiar su perfil, ya que se recomienda que exista sólo un responsable como autorizado en el sistema. Entre las opciones que usted puede elegir están: Responsable autorizado Responsable no autorizado Participante autorizado Participante no autorizado Bloque Presupuesto

42 Al ingresar al bloque presupuesto se presentará la siguiente pantalla. Seleccione el Fondo, la Unidad Ejecutora (si hay más de una), el año y el administrador del presupuesto (Programa de Gestión Financiera o Funadauna). Presione el botón Continuar. Se mostrará una pantalla como la siguiente. Incluya, con la ayuda del asistente administrativo, la información correspondiente en las cuentas que proceda. Para registrar los montos asociados a las cuentas posicione el cursor, digite el número y luego dé un clic en otra casilla. Una vez que finalice recuerde presionar el botón Guardar.

43 Repita cuantas veces sea necesario para cada unidad ejecutora, para cada año del proyecto y para cada uno de los administradores. En todos los casos recuerde presionar el botón Guardar. Al presionar el botón Reporte se genera un Pdf que podrá ser archivado, impreso u otro para uso discrecional. Si se regresa a Presupuesto se mostrará una pantalla como la siguiente. Si desea ver un detalle general presione el botón Actualizar como la siguiente.. Se mostrará una pantalla Si desea ver un detalle específico presione el botón Actualizar cuentas del presupuesto. y observará el desglose por

44 3.2.8 Bloque Adjuntar un documento Este bloque está en proceso de desarrollo, por lo cual no se incluye en este manual Finalizar la propuesta Para finalizar la propuesta se requiere que todos los campos necesarios estén llenos, de lo contrario, el sistema no le permitirá pasar al siguiente estado. Si considera que la formulación está lista, presione el botón Presentar. Su nueva propuesta pasará al estado Presentados, donde luego seguirá el trámite de evaluación, aprobación, refrendo y aval por las autoridades e instancias correspondientes. Si lo que desea es generar un reporte de toda la formulación presione el botón Reporte, el cual genera un archivo en Pdf, el cual usted podrá imprimir, copiar a un documento de Word, o bien, guardar en su máquina como un archivo Pdf.

45 3.3 Listar los proyectos Presione el botón Lista de Proyectos que se localiza en la barra superior de la ventana. Si en esta pantalla usted presiona el botón Actualizar, podrá ver la formulación del proyecto según bloque, si presiona el botón Reporte se generará un archivo pdf con el cual podrá proceder como lo desee (guardar, imprimir u otro).

46 4. Segunda Sesión Módulo 1: Formulación de Programas, Proyectos y Actividades Académicas y de Vinculación Externa (PPAAVE) Dirigida fundamentalmente a Decanos, Vicedecanos, Directores y Subdirectores que aprueban y refrendan PPAAVE 4.1 Inicio de la sesión de Registro y/o Consulta Una vez que haya ingresado al sistema se encontrará con la siguiente pantalla. Puede moverse en la barra de estado dando un clic en el estado de los PPA que le interesa consultar. El ejemplo muestra la selección para los proyectos presentados. Barra de estado Si el programa, proyecto o actividad (PPA) con la cual va a trabajar se muestra en la Lista desplegable de PPA presione el botón Actualizar. Si el PPA no se localiza fácilmente en la Lista desplegable puede hacer la búsqueda de la propuesta utilizando el asistente de búsqueda. Digite el código, una palabra del nombre o el nombre completo del PPAAVE y presione el botón Buscar.

47 Asistente de Búsqueda Al mostrarse el o los PPA proceda a realizar la consulta como ya se explicó, esto es, presionando el botón Actualizar. Al presionar este botón se abrirá la siguiente pantalla. Si presiona en ella el botón Registro de acuerdos ingresará a la pantalla a partir de la cual podrá realizar el registro de minutas y acuerdos, o bien, de consulta, como se explica en los siguientes apartados.

48 Pantalla para registro y consulta de acuerdos y minutas 4.2 Registro de minutas Presione el botón Registro Minuta que se muestra en la barra Registro de Acuerdos.

49 Aparecerá la pantalla siguiente. En cada cuadro solo deberá digitar la información que se solicita, salvo para la fecha que se selecciona presionando el botón para desplegar el calendario. Presionando las flechas al lado de los meses y del año, identifique el mes y el año de la fecha de la sesión de análisis. Al finalizar recuerde presionar el botón Guardar.

50 Al presionar el botón Guardar se mostrará el siguiente encabezado en la pantalla. Si presiona el botón Reporte se generará un archivo en pdf que deberá ser impreso para firma de los participantes en la sesión de análisis. También puede ser archivado para su posterior envío por correo electrónico u otro. Si presiona el botón Listar el resultado será el que se aparece en la pantalla subsiguiente.

51 Para elaborar otra minuta, en caso de que se requiera, presione el botón Nuevo. Para ver, corregir o modificar la información incluida en la minuta ya registrada presione el botón Actualizar. 4.3 Registro de acuerdos Presione el botón Registro Acuerdo que se encuentra en el menú de Acuerdos. Al hacerlo se va a abrir la siguiente pantalla.

52 Haga un clic en el botón generar. y se desplegarán las distintas opciones de acuerdo que se podrán Seleccione la opción deseada, presione el botón Continuar y proceda a seleccionar el motivo del acuerdo y a digitar la información pertinente en cada cajón conforme se solicita. Al terminar recuerde presionar el botón Guardar

53 Una vez que guarde aparecerá un mensaje que indica Registro actualizado y luego se mostrará en la pantalla un nuevo botón, el botón Reporte. Al presionarlo se generará un archivo en pdf que deberá imprimirse para firma del remitente y posterior envío a la instancia correspondiente. Para ver los acuerdos asociados al PPA presione el botón Listar.

54 Se abrirá la siguiente pantalla; si usted desea registrar otros acuerdos debe presionar el botón Nuevo. Para consultar un acuerdo presione el botón Actualizar desplegable de acuerdos y avales. que se encuentra en la lista Si los acuerdos o las minutas no están bloqueados, usted podrá modificarlos, de lo contrario no podrá realizar dicho proceso. 4.4 Consulta de Minutas En el caso de decanos, directores, asistentes de direcciones u otras autoridades, podrán presionar el botón Acuerdos y Avales que se ubica en el menú de Acuerdos, a la derecha de la ventana. Luego se presiona el botón Registro Minuta ubicado en misma barra. La acción que realiza es la siguiente. la Si al programa, proyecto o actividad aún no se le han registrado minutas, se mostrará la pantalla inicial para Registro de

55 Minutas, con el propósito de que se proceda a realizar el registro correspondiente. Si existen minutas registradas se muestra la pantalla de abajo a partir de la cual se podrá consultar la (s) minuta (s) (presionando el botón Actualizar ), o bien, generar una minuta nueva como se explicó en el inciso 4, Registro de minutas. La consulta de minutas también puede realizarse desde la barra de formulación. Para ello presione el botón Consulta de. Se abrirán las opciones Minutas y Acuerdos; seleccione la opción deseada y proceda como se ha explicado. 4.5 Consulta de Acuerdos Presione el botón Acuerdos que se encuentra en la barra Consulta de que se presenta a la izquierda. El efecto de esta acción es igual al que se obtiene al presionar el botón Listar ubicado en la pantalla Registro de Acuerdos y Avales, es decir, se abre la pantalla que se presenta abajo y se procede según se explicó en el inciso 5, Registro de acuerdos. Si al programa, proyecto o actividad aún no se le han registrado acuerdos, aparecerá la pantalla inicial para Registro de Acuerdos, con el propósito de que se proceda a realizar el registro correspondiente.

56 La consulta de acuerdos también puede realizarse desde la barra de formulación. Para ello presione el botón rojo Consulta de. Se abrirán las opciones Minutas y Acuerdos; seleccione la opción deseada y proceda como se ha explicado.

57 5. Tercera Sesión Módulo 2: Formulación de Solicitudes de Cambio Dirigida fundamentalmente a Académicos que formulan Solicitudes de cambio para los programas, proyectos o actividades que estén actualmente vigentes. 5.1 Registro de Solicitudes Una vez que ha iniciado la sesión, presione el botón Solicitudes de Cambio. Si el usuario realizó varias solicitudes, podrá consultarlas según su estado. Tipos de estados: En formulación: Son las solicitudes que están en proceso de formulación. Presentados: Son las solicitudes listas para ser evaluadas por las autoridades correspondientes. Vigentes: Son las solicitudes que fueron aprobadas por las autoridades correspondientes, además ya están aplicadas en la formulación de su programa, proyecto o actividad. Denegados: Son las solicitudes que no fueron aprobadas por las autoridades correspondientes.

58 Para registrar una nueva solicitud, presione el botón Nuevo, el cual muestra la siguiente página. Los códigos SIA que aparecen en la lista, son de proyectos vigentes únicamente y asociados a cada formulador; seleccione uno de ellos y luego presione el botón Continuar. A continuación se mostrará la siguiente página, en la cual debe llenar los datos que se le solicitan.

59 Uno de los campos requeridos de las solicitudes, es el tipo de solicitud, ya que usted puede seleccionar una modificación a su proyecto ya sea del titulo, participantes, objetivos, areas geográficas, entre otros, junto con una prórroga o una suspensión o puede solicitar solo la modificación, la prórroga o la suspensión por separados. En fin, si la solicitud es de modificacion, debe especificar muy bien el campo que desea que se modifique o la información nueva que desea que se le incluya, en caso de incluir un nuevo participante, tome en cuenta que es importante que antes de incluirlo en la solicitud, usted deberá ingresar a la página de participantes para actualizar la información de los nuevos integrantes al proyecto. En caso de solicitar una prórroga, deberá especificar la fecha de inicio de la misma. En caso de solicitar una suspensión, deberá especificar la fecha de incio de la suspensión y la fecha fin de la misma. Una vez que se han incluido los datos correctamente, presione el botón Guardar. Si la solicitud está completa y lista para ser procesada a la siguiente fase o estado, presione el botón Presentar para presentar su solicitud, el cual pasaría al estado Presentados, desde el cual las unidades autorizadas tendrán acceso a la misma. Al presionar Nuevo, nos permite registrar una nueva solicitud. Si presiona el botón Reporte, nos permite generar un reporte en pdf de la solicitud registrada, para luego si lo desea imprimirla o guardarla en su disco duro. Si presionamos Listar, nos devolvemos a la lista anterior de solicitudes.

60 Con el botón Actualizar presentada. podemos cambiar los datos asociados a la solicitud antes de ser Si necesitamos eliminar una solicitud, tiene que comunicarse con el Sistema de Infromación Académica (SIA), para que procesan a eliminarlo de la base de datos. Para evaluar una solicitud, se requiere el registro del acuerdo de aprobación por parte de las unidades correspondientes. Queda bajo la responsabilidad del Sistema de Información Académica y de la Oficina de Transferencia Tecnológica realizar los cambios a los proyectos señalados en las solicitudes de cambios. Sin embargo, antes de proceder a ejecutar los cambios, deberán registrar en la tabla historial los cambios por aplicar al proyecto. 5.2 Modificación de un presupuesto vigente para proyectos de vinculación Opción Presupuesto: Ir a la opción Presupuesto del Módulo Solicitudes de Cambio:

61 Ingresar al presupuesto del Año Actual (botón Ver), al que va a realizar una modificación: Nota: Solo se permiten modificaciones en presupuestos del año en curso. Al ingresar aparecerá la distribución actual del presupuesto, puede realizar los cambios que requiera en la distribución pero no podrá cambiar los ingresos antes avalados para el presupuesto del año en curso.

62 Al finalizar la redistribución del presupuesto, utilice el botón Guardar. Al final se mostrarán dos presupuesto en el mismo Número de Solicitud: 1. El primero: Es el original que no sufrió cambios. Se idenfica como Modificado en la columna Acción Solicitada. 2. El segundo: que corresponde a la nueva distribución del presupuesto, identificado como Nuevo Propuesto. Nota: Ambos presupuestos siempre mantendrán los mismos ingresos.

63 6. Cuarta Sesión Módulo 3: Formulación de Informes Dirigida fundamentalmente a Académicos que formulan los informes de avance y finales de programas, proyectos o actividades Académicos y de Vinculación que estén actualmente vigentes. 6.1 Registro de Informes Académicos Una vez que ha iniciado la sesión, presione el botón Lista de Informes. Si el usuario realizó varios informes, podrá consultarlos según su estado. Tipos de estados: En formulación: Son los informes que están en proceso de formulación. Presentados: Son los informes listos para ser evaluados por las autoridades correspondientes. Vigentes: Son los informes que fueron aprobados por las autoridades correspondientes. Denegados: Son los informes que no fueron aprobados por las autoridades correspondientes. Para registrar un nuevo informe, presione el botón Nuevo, el cual muestra la siguiente página.

64 Los códigos SIA que aparecen en la lista, son de PPAA Vigentes o Por Cerrar y solo el responsable puede presentar un informe. Seleccione uno de los códigos y el tipo de informe a presentar (Avance o Final) y luego presione el botón Continuar. A continuación se mostrará la siguiente página, en la cual debe llenar los datos que se le solicitan. En el caso de un informe de avance no se le pide que actualice el resumen del proyecto. Solo deberá seleccionar el año del informe. Una vez que se han incluido los datos correctamente, presione el botón Guardar. En caso de formular un informe de avance de un programa, el sistema mostrará el siguiente menú:

65 En caso de un informe final de un programa, se les pide además de los campos anteriores, una instrucción del programa, el cumplimiento de la visión, el cumplimiento de la misión y una propuesta de artículo. En caso de no reportar productos, debe presentar una propuesta de artículo. En caso de formular un informe de avance de un proyecto, el sistema mostrará el siguiente menú:

66 En caso de un informe final de un proyecto, se les pide además de los campos anteriores, una conclusión y una propuesta de artículo. En caso de no reportar productos, debe presentar una propuesta de artículo. Cumplimiento de Objetivos: Para reportar el avance de cada objetivo en los informes, el sistema muetra la lista de los objetivos formulados, con el botón podemos ingresar al detalle del objetivo. Mostraría la siguiente pantalla:

67 Llene cada uno de los campos que se le solicita, y presione el botón Guardar. Reporte de productos tangibles: En el caso de estos productos, usted puede seleccionar entre una publicación u otros(otros tipo de productos) y el sistema muestra la siguiente pantalla:

68 Para crear una nueva publicación u otro producto, precione el botón Nuevo: Seleccione el tipo de producto, en el caso de una publicación mostrará las siguientes opciones: En el caso de otros, mostrará las siguientes opciones:

69 Seleccione la comunidad en este caso el área de la ciencias más a fín: Seleccione el área temática, en este caso sería el subárea de la ciencia que depende de lo que se seleccione arriba. Debe llenar los campos que se le solicitan en el formulario web. Solo en caso de una publicación, debe seleccionar si está publicada o si está indexada. Una vez que ha guardado estos campos, debe asociar también los descriptores utilizados y los personajes que participaron en la publicación o producto. Seleccione los descriptores que usted considere necesarios. Desde esta pantalla también podemos direccionarnos a la parte de Autores:

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71 En el caso de los personajes que participan en el desarrollo del producto, tenemos 3 opciones: Lista de Participantes: Son los participantes que se asociaron al principio a la formulación del programa, proyecto o actividad. Participante Interno: En el caso de que necesitemos asociar a un participante interno, pero que no participó en el programa, proyecto o actividad. Participante Externo: En el caso de que necesitemos asociar a un participante externo, pero que no participó en el programa, proyecto o actividad. Utilicemos el ejemplo de asociar participantes existentes en el proyecto: En este caso tenemos 6 participantes, y vamos asociar a Laura Patricia Porras como autor de la publicación, para asociarla presione el botón :

72 Seleccione el cargo que tendrá en la publicación o producto. Si el cargo que usted necesita no se encuentra en la lista, reportela al correo aelizond@una.ac.cr, para agregarla al catálogo de cargos. Como resultado de los personajes que participan en la publicación, se verá de la siguiente manera: Con el botón podrá entrar y cambiar el cargo. Con el botón podrá eliminarlo de la publicación o del producto. En el caso de los participantes internos o externos, funciona de la misma manera, se busca primero a la persona que deseamos asociar, llenamos la ficha personal y luego le asignamos el cargo dentro de la publicación o del producto.

73 Reporte de productos intangibles Presione la opción en el menú Otros Resultados, y el sistema mostrará la siguiente pantalla: Para asociar un productos intangible, presione el botón Nuevo. Selecccione el tipo de producto intangible. Detalle el producto que seleccionó.

74 Propuesta de Artículo: En caso de no reportar un producto tangible o intangible, deberá proponer un artículo: Para presentar un artículo debe llenar los siguientes campos: En cada campo se mustra un botón de ayuda donde se describe qué se debe digitar en cada campo. Una vez que guardemos este primer bloc, el sistema mostrará el botón Siguiente

75 Con el que iremos al siguiente bloc de datos: Aquí se nos pide que asociemos los descriptores más apropiados para el artículo. Desde este otro bloc, debemos digitar la introducción y los materiales y métodos Luego tenemos los resultados y las discusiones:

76 En este otro bloc, nos piden las conclusiones y la bibliografía:

77 6.2 Registro de Informes de Vinculación Una vez que ha iniciado la sesión, presione el botón Lista de Informes. En el módulo de informes, usar el botón Nuevo Al ingresar aparecerá la siguiente pantalla: Seleccione el código del proyecto de vinculación, para realizar el informe de cierre.

78 Al seleccionar un código de un proyecto de venta de servicios, la opción Seleccione el tipo de informe desaparecerá, tal y como se muestra en la siguiente pantalla: Esto sucede porque todos los informes de proyectos de venta de servicios que se hagan el sistema, serán siempre informes finales (para el cierre de proyectos). Al presionar Continuar, se despliega el menú del informe:

79 Opción Estado del Informe Indica el estado del informe, se debe escoger el año el informe final y digitar la fecha en que se realiza el informe: Recodar utilizar el botón Guardar para continuar. Cumplimiento de Objetivos Ingresar en el botón Verde del objetivo específico:

80 Según lo indicado en la pantalla, se debe digitar en el espacio en blanco los Logros Alcanzados y Productos Obtenidos con respecto al objetivo específico visualizado en el primer rectángulo. Al describir los logros y productos alcanzados, utilizar el botón Guardar para almacenar lo descrito, tal y como se muestra en la siguiente pantalla: Este procedimiento se debe hacer por cada uno de los objetivos específicos que se muestran en el listado: Detalle de los Objetivos Específicos.

81 Innovaciones Generadas Seleccionar el proceso, producto, organización o servicio que haya generado una innovación al proyecto según lo indicado en la pantalla anterior (puede ser una o varias). Al seleccionar podrá describir la(s) innovación(es) generada(s) según ítem(s) seleccionado(s): Utilizar el botón Guardar para registrar los datos.

82 Actividades Siga las instrucciones y escriba en el espacio en blanco una de las actividades realizadas durante la ejecución del proyecto. Se debe ingresar una actividad y Guardar.

83 Y así continuar ingresando sucesivamente, con el fin de tener separadas cada una de las actividades, y hacer un listado de ellas: Beneficios Siga las instrucciones y escriba en el espacio en blanco uno de los beneficios realizados durante la ejecución del proyecto.

84 Se debe ingresar un beneficio y Guardar. Y así continuar ingresando sucesivamente, con el fin de tener separados cada uno de los beneficio, y hacer un listado de ellos:

85 Instancias Beneficiadas Seleccione el grupo principal para indicar las instancias beneficiadas durante el desarrollo del proyecto:

86 Seleccione una de las instancias que necesita ingresar y utilice la flecha de insertar: Repita el proceso para insertar más instancias y cuantas veces sea necesario: En caso de querer quitar una de las instancias de la lista, marque la instancia a eliminar: Y utilice el botón Eliminar de la lista, que está en la parte abajo del recuadro.

87 Por último apreté el botón Guardar, para que el registro sea incorporado: Observaciones: Ingrese en el espacio en blanco las observaciones que sean pertinentes para el cierre del proyecto, al igual que algún dato importante que no haya podido encontrar o incorporar mediante el menú del informe:

88 Y recuerde utilizar el botón Guardar. Saldos Financieros: Ingrese en el espacio en blanco como se indica en la pantalla, el código presupuestario y el nombre del PPA-VER, a transferirse los saldos financieros disponibles, en caso de existir.

89 Utilice el botón Guardar. Conclusiones

90 Ingrese las conclusiones finales del cierre del proyecto: Y recuerde utilizar el botón Guardar. Adjuntar Informes FUNDAUNA Mediante el botón EXAMINAR buscar el documento que necesita anexar al informe, según lo solicitado para el cierre del proyecto:

91 Una vez encontrado y seleccionado, utilizar el botón enviar para subir el documento: Finalizar Informe

92 Utilizar botón PRESENTAR:

93 7. Quinta Sesión Sub módulo 1: Consultas y Reportes 6.3 Consultas y Reportes de proyecto para el sector universitario de la UNA. Una vez que ha iniciado la sesión, presione el botón Consultas y Reportes.

94 Dentro de la estructura de consultas, encontrará los campos en común para cualquiera de los tipo de consulta que desea realizar ya sea a nivel de agrupación, de participantes, de presupuesto, por clasificación de áreas, etc. Estos campos son: En el campo Titulo del reporte: digite el titulo que desea que aparezca en el reporte. Seleccione los parámetros de búsqueda que desee, de lo contrario el sistema buscará para todos los casos. Por ejemplo:

95 El estado: puede seleccionar vigentes, presentados, avalados, etc. o todos. El tipo de propuesta: puede seleccionar académicos, de vinculación o todos. Subprograma: puede seleccionar docencias, investigación, extensión, etc. o todos. La facultad: puede específicar una facultad, centro o sede en particular para realizar la consulta o de igual forma especificar una lista de unidades académicas hasta de diferentes facultades si así lo desea. Además podrá seleccionar si estas unidades son titulares, participantes o ambos casos. De no señalar ninguno de estos parámetros, la consulta se generará para todas las facultades, centros y sedes existentes. La fecha: puede especificar una fecha en particular de los proyectos que inician o finalizan en un determinado periodo. En caso de que desee generar una lista de todos los proyectos existentes en la base de datos, no seleccione ninguno de los casos anteriores, para que la consulta se realice a nivel general de todos los proyectos existentes en la base de datos. Para cualquiera de los tipos de consultas que desee, debe presionar el botón Generar Lista. El cual nos muestra la siguiente pantalla. En la parte superior nos muestra el título que digitamos para el reporte. Un total de los proyectos según el tipo de búsqueda que generamos. Lista de los proyectos existentes.

96 Además nos encontramos con cuatro botones, con los cuales podemos hacer lo siguiente: Botón Reporte Listado: permite generar un archivo pdf de la lista generada. Botón Reporte Resumen: permite generar un archivo pdf de los datos más básicos de cada proyecto generado en la lista.

97 Botón Reporte Detalle: permite generar un archivo pdf con información más detallada de los proyectos generados en la lista.

98 Desde cualquiera de los tres tipos de reportes en pdf, usted podrá imprimir el reporte si lo desea o guardarlo en su disco duro. Botón Excel: permite generar un archivo en Excel de los proyectos generados en la lista. Seleccione la unidad donde desea descargar el archivo de Excel. Datos de proyectos exportados a una hoja electrónica de excel. Es importante recalcar que desde Microsoft Office Excel el usuario podrá generar gráficos y tablas dinámicas que muestren el total de proyectos de una forma más estadística. En caso de que quisiéramos realizar una consulta más específica, ya sea a nivel de agrupaciones, participantes, áreas, presupuesto, entre otros. Veamos los siguientes casos: Para cualquiera de los casos que a continuación se van a mencionar, siempre podrá generar un archivo pdf o en Excel de acuerdo al tipo de consulta generado.

99 A nivel de Agrupación: Seleccione del menú la opción Por Agrupación A continuación seleccione los parámetros o datos en común anteriormente mencionados, y además presione la opción Seleccione el tipo de agrupación. Entre los tipos de agrupaciones tenemos: Por Grupo Meta: seleccione el o los grupos meta que desea consultar y presione el botón Generar Lista.

100 Por Descriptor: seleccione el o los descriptores que desea consultar o puede buscar un descriptor en particular, utilizando una palabra clave, y presione el botón Generar Lista. Por Modalidad: seleccione la o las modalidades que desea consultar y presione el botón Generar Lista.

101 A nivel de Clasificación de Áreas: Seleccione del menú la opción Por Clasificación de Áreas A continuación seleccione los parámetros o datos en común anteriormente mencionados, y además presione la opción Seleccione el tipo de área. Por Área de Desarrollo: seleccione el o las áreas de desarrollo que desea consultar y presione el botón Generar Lista.

102 Por Área de la Ciencia: seleccione el o las áreas de la ciencia que desea consultar y presione el botón Generar Lista. Por Sector de Aplicación: seleccione el o los sectores de aplicación que desea consultar y presione el botón Generar Lista.

103 Por Característica: seleccione la o las características que desea consultar y presione el botón Generar Lista. A nivel Área Geográfica: Seleccione del menú la opción Por Área Geográfica A continuación seleccione los parámetros o datos en común anteriormente mencionados, y además presione la opción Seleccione el tipo de área.

104 Por Región Nacional: Cuando seleccionamos la opción región nacional, tenemos que especificar también el nivel de la zona por la que deseamos realizar la consulta, por ejemplo: De las cuales tenemos cuatro opciones: Todo el país: la consulta que se genera aplica para todos los proyectos que tienen esa característica, luego presione el botón Generar Lista. Por Regiones: seleccione la o las regiones que desea consultar y presione el botón Generar Lista.

105 Por Provincia: en el caso de las provincias, debe seleccionar primero la región a la cual pertenecen las provincias que desea consultar, y presione el botón Generar Lista. Por Cantón: en el caso de los cantones, debe seleccionar primero la provincia a la cual pertenecen los cantones que desea consultar, y presione el botón Generar Lista.

106 Por Región Internacional: Cuando seleccionamos la opción región internacional, tenemos que especificar también si deseamos realizar la consulta por regiones o por países, por ejemplo: Por Regiones: seleccione la o las regiones internacionales que desea consultar y presione el botón Generar Lista. Por Países: en el caso de los países, debe seleccionar primero la región a la cual pertenecen los países que desea consultar, y presione el botón Generar Lista.

107 A nivel Participantes: Seleccione del menú la opción Por Participante A continuación seleccione los parámetros o datos en común anteriormente mencionados, y además presione la opción Seleccione los datos asociados al participante. Por Participante: en caso de hacer una búsqueda por participante, debe seleccionar si es un usuario interno o externo a la universidad Nacional, luego buscamos a esa persona ya sea por nombre, apellidos o por el número de identificación, de igual forma debemos especificar la condición que ha tenido esa persona dentro del proyecto o podemos dejar la opción de todos los casos.

108 Una vez que tenemos el resultado de la búsqueda de la persona, presione el botón Acción para generar la lista de los proyectos donde particia esa persona. Por Grado Académico: en caso de hacer una búsqueda por grado académico, debe seleccionar si la búsqueda por grado se realiza a nivel de usuarios internos o externos a la universidad Nacional o en ambos casos, luego seleccione el o los grados académicos que desea consultar, presione el botón Generar Lista.

109 Por Género: en caso de hacer una búsqueda por género, seleccione el tipo (hombre o mujer) o ambos casos, luego debe seleccionar si la búsqueda por género se realiza a nivel de usuarios internos o externos a la universidad Nacional o ambos casos. Presione el botón Generar Lista. Por Condición: en caso de hacer una búsqueda por condición, debe seleccionar si la búsqueda se realiza a nivel de usuarios internos o externos a la universidad Nacional o ambos casos. Presione el botón Generar Lista.

110 Por Nombramiento: en caso de hacer una búsqueda por nombramiento, seleccione el tipo de nombramiento (Propiedad o Interino) o ambos casos, luego debe seleccionar si la búsqueda por nombramiento se realiza a nivel de usuarios internos o externos a la universidad Nacional o ambos casos. Presione el botón Generar Lista. A nivel Presupuesto: Seleccione del menú la opción Por Presupuesto A continuación seleccione los parámetros o datos en común anteriormente mencionados, y además puede hacer búsquedas por estructura presupuestaria o Programa Presupuestario o Nx. Es importante aclarar que para búsquedas por programa presupuestario o NX no es necesario especificar los datos en común.

111 En caso de hacer una busqueda por programa presupuestario o NX: seleccione el tipo de código a consultar (Banner o NX), digite el código a consultar y luego presione el botón Generar Lista. Para generar éste tipo de consulta no se necesita especificar ninguno En caso de hacer una busqueda por estructura presupuestaria, encontrará cuantro opciones las cuales las puede convinar entre ellas, de acuerdo a lo que necesita en el reporte, esas opciones son: por fondo, por administrador financiero, por tipo moneda, por año. Una vez selecionado esos parámetros, presione el botón Generar Lista.

112 A nivel Historial de Proyectos: Seleccione del menú la opción Historial de Proyectos La consulta del historial de proyectos se realiza cuando necesitamos saber los cambios realizados a los proyectos durante su periodo de vigencia, por ejemplo, si cambio algún objetivo, si el título fue modificado, si se integró o se eliminó un participante del proyecto, si fue suspendido o inclusive si se le aprobó una prórroga, entre otros. Puede hacer una búsqueda por código de la solicitud o código del proyecto, luego presione el botón Buscar. Puede hacer una búsqueda por los campos de la formulación que han sido modificados en el transcurso de la vigencia del proyecto, luego presione el botón Buscar. Puede seleccionar además, la facultad o las unidades, de las cuales usted desea realizar la búsqueda, de lo contrario la búsqueda se generaría para todas las facultades y unidades académicas. Puede seleccionar el cargo que tiene las unidades dentro del proyecto (titular o participante) o ambas. Luego presione el botón Buscar.

113 Una vez que se ha generado la consulta, usted puede presionar el botón Actualizar ver más detalladamente los cambios aplicados a ese proyecto. para Una vez presionado el botón Actualizar aparece la siguiente pantalla, desde la cual usted podrá generar un reporte en pdf de la modificación aplicada al proyecto, presionado el botón Reporte. Si presiona el botón Listar volverá a la lista anterior.

114 También en la parte superior de la pantalla, se muestra el botón Reporte Detalle, con el cual se genera en un archivo en pdf la lista detallada de los cambios aplicados a los proyectos desplegados.

115 6.4 Consultas y Reportes de proyecto para el sector público. Se desarrolló un pequeño sub módulo que permite generar consultas de proyectos vigentes o cerrados a lo externo de la Universidad Nacional (para el sector público) El usuario al ingresar a la página encontrará un vinculo llamado Consulta de Proyectos. Donde podrá generar reportes con información básica de los proyectos. En la parte superior debe digitar el título que desea en el reporte. Puede generar una consulta de solo los proyectos vigentes, cerrados o ambos casos. Si lo desea, puede digitar parte del título del proyecto o codigo del proyecto para generar la búsqueda. En caso de necesitar otros parámetros de consulta, ingrese a la opción Búsqueda Avanzada, donde encontrará diferentes tipos de opciones de búsqueda, tales como: Por fecha: puede utilizar para la búsqueda un rango de fechas de la vigencia del proyecto.

116 Por Facultad o Unidad: puede específicar una facultad, centro o sede en particular para realizar la consulta o de igual forma especificar una lista de unidades académicas hasta de diferentes facultades si así lo desea. Además podrá seleccionar si estas unidades son titulares, participantes o ambos casos. De no señalar ninguno de estos parámetros, la consulta se generará para todas las facultades, centros y sedes existentes. Otros parámetros de búsqueda: puede especificar el tipo de propuesta, las disciplinas, el subprograma, para realizar la consulta. Una vez seleccionado todos estos parámetros, debe presionar el botón Generar Lista. El cual nos muestra el siguiente reporte a pantalla.

117 En la parte superior nos muesta el título que digito anteriormente, un total de los proyectos según la consulta generada y una lista de los proyectos encotrados de acuerdo a los parámetros elejidos. Admeás vamos a encontrar cuatro botones los cuales hacen lo siguiente: Botón Reporte Listado: permite generar un archivo pdf de la lista generada. Botón Reporte Resumen: permite generar un archivo pdf de los datos más básicos de cada proyecto generado en la lista.

118 Botón Reporte Detalle: permite generar un archivo pdf con información más detallada de los proyectos generados en la lista.

119 Desde cualquiera de los tres tipos de reportes en pdf, usted podrá imprimir el reporte si lo desea o guardarlo en su disco duro. Botón Excel: permite generar un archivo en Excel de los proyectos generados en la lista. Seleccione la unidad donde desea descargar el archivo de Excel. Datos de proyectos exportados a una hoja electrónica de excel. Es importante recalcar que desde Microsoft Office Excel el usuario podrá generar gráficos y tablas dinámicas que muestren el total de proyectos de una forma más estadística. En caso de que quisiéramos realizar una consulta más específica, ya sea a nivel de agrupaciones, participantes, áreas, presupuesto, entre otros. Veamos los siguientes casos: Para cualquiera de los casos que a continuación se van a mencionar, siempre podrá generar un archivo pdf o en Excel de acuerdo al tipo de consulta generado. Puede utilizar más opciones de búsqueda.