UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES DE OXXO CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA.

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1 UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA DE QUERÉTARO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES DE OXXO CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA Memoria Que como parte de los requisitos para obtener el título de INGENIERO EN INNOVACIÓN Y DESARROLLO EMPRESARIAL Presenta Nancy Sarahy Flores López Nombre del aspirante Asesor de la UTEQ L en M. Mirna García Chaparro Asesor de la Empresa LIC. Carlos Cortés Ortega Santiago de Querétaro, Qro. Septiembre del 2012

2 Resumen Muchas empresas pueden tener cambios en sus procesos, funciones, personal, y crecimiento, y estos afectan de manera sobresaliente a las organizaciones, por lo tanto es importante contar con manualesya que es la forma en que se dispone y se asigna el trabajo del encargado de determinadaárea de laempresa, para alcanzar eficientemente los objetivos propuestos por la misma. La decisión de realizar diferentes tipos de manuales tiene un impacto considerable en cualquier empresa; es una decisión que debe tomarse sólo después de una consideración y una planificación adecuada, ya que todo proyecto nace a partir de una idea y si ésta no está bien definida puede fracasar el proyecto. El proyecto que se llevó a cabo en la empresa Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma Heineken México es una empresa Mexicana que se encuentra en constante crecimiento, por lo tanto busca tener cambios y actualizaciones en aquellos procedimientos que considera necesarios;por lo cual se llego a la conclusión de realizar un manual de procedimientos, el manual referido consta del procedimiento para la validación de remisiones de Oxxo, el cual tiene la finalidad de minimizar tiempos, eficientar el trabajo, y llevar un control mediante la base de datos confiables; teniendo un registro de remisiones, para verificar que se hayan entregado correctamente. 2

3 Abstract A project will be developed called Manual of procedures for the remission of validation Oxxo for the company CerveceríaCuauhtemocMoctezuma S.A. de C.V. Is a Mexican company. The development of procedure manuals inside the company is to keep well informed employees the correct way to perform the tasks and responsibilities to avoid confusions when performing their functions. The purpose of this Manual is to improve the control system and to keep information updated and correct to benefit income because it will provide the time optimization in some activities; this way we pretend help the decision making. 3

4 Dedicatorias Esta memoria está dedicada a mis padres, pilares fundamentales en mi vida, por siempre darme su fuerza y apoyo incondicional. A mi esposo e hija quienes a lo largo de toda mi vida han apoyado y motivado mi formación académica, creyeron en mí en todo momento, por su tenacidad y lucha insaciable. Agradecimientos A mis padres por depositar su confianza en mí para que lograra concluir una más de mis metas, ya sus consejos y ejemplos me encaminaron hacia el éxito. Gracias por su apoyo incondicional en los momentos difíciles compartiendo buenas y malas experiencias, siempre han sido y serán parte importante de mi vida, me han enseñado que a pesar de los obstáculos que se cruzan en el camino lo más importante es seguir adelante A mi esposo por formar parte de este anhelo, por ayudarme en todo momento en trabajos difíciles y apoyarme en las decisiones. Por su inmenso cariño y amor, por la motivación que me brinda para salir a delante cada día, Gracia por ser parte de mi vida. A mi hija por su infinita paciencia, por permitirme robar de su tiempo de dedicación, por su amor y comprensión, ya que esta angelita ha sido mi fuerza en cada momento. Este logro culminado es de las dos, por todo el esfuerzo y sacrificio que hemos hecho. A mis hermanospor confiar en mí y por el apoyo que me han brindado a lo largo de mí existir. 4

5 A mi asesora de estadía por el gran apoyo brindado durante la realización de esta memoria, por su comprensión, confianza, amistad, transmisión de conocimientos y dedicación para culminar este proyecto. A los miembros de la empresa Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma por brindarme la oportunidad de realizar mi memoria de estadía, por formar parte de mi formación profesional, por sus consejos y sugerencias en la realización de mis actividades, les agradezco su amabilidad y su compañerismo pues no solo me llevo una enseñanza mas, me llevo un grato recuerdo de aquéllos con los que conviví en esta etapa de mi vida. Me dieron la oportunidad de aprender cosas nuevas que me permitieron ampliar mis conocimientos. 5

6 ÍNDICE Contenido Página Resumen... 2 Abstract Dedicatorias... 4 Agradecimientos I. INTRODUCCIÓN... 8 II. ANTECEDENTES HISTORIA DE LA EMPRESA CERVECERÍA CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA MISIÓN VISIÓN VALORES ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA III. JUSTIFICACIÓN IV. OBJETIVOS DEL PROYECTO V. ALCANCES VI. FUNDAMENTACIÓN TÉORICA MANUAL ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN MANUAL TIPOS DE MANUALES PROCEDIMIENTO ELEMENTOS BÁSICOS QUE INTEGRAN UN PROCEDIMIENTO... 26

7 6.2.3 SUGERENCIAS PARA UNA BUENA DESCRIPCIÓN DE PRECEDIMIENTOS REMISIÓN REQUISITOS DE UNA REMISIÓN VII. PLAN DE ACTIVIDADES VIII.RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS IX. DESARROLLO DEL PROYECTO PROCESO PARA VALIDACIÓN DE REMISIONES DE OXXO FORMATO DE VALIDACIÓN DE REMISIONES DE OXXO X. RESULTADOS OBTENIDOS XI. ANÁLISIS DE RIESGOS XII. CONCLUSIONES XII. RECOMENDACIONES XIV.REFERENCIAS BIBLIÓGRAFICAS... 65

8 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES DE OXXO I. INTRODUCCIÓN Hoy en día la mayoría de las organizaciones cuentan con determinadas políticas y procedimientos, que ayudan a los empleados a ser más fácil la tarea de organizar y administrar todos los recursos eficientemente. Por ello son indispensables los manuales dentro de la organización ya que sirven de apoyo para empleados de nuevo ingreso o en su caso practicantes, los cuales les sirven de ayuda al cumplimiento de propósitos y objetivos de forma efectiva y ordenada. El presente manual tiene la finalidad de que los miembros de la organización le den el uso y aplicación adecuada, logrando cubrir las necesidades requeridas en el departamento de ingresos. Dicho manual, consta de la descripción del proceso a seguir para validar remisiones de Oxxo, con la finalidad de identificar si existe alguna anomalía en cuanto a precio, y así mismo facilitar su seguimiento y supervisión. Lo mencionado anteriormente pretende plasmar la información clara, sencilla y concreta, facilitando el acceso de información a los miembros de organización y servir como apoyo para el área de ingresos, siendo un instrumento que facilite los procesos, el seguimiento de las actividades que se realizan en esta 8

9 área, con la finalidad de optimizar tiempos y trabajar con eficiencia y así mismo obtener buenos resultados. II. ANTECEDENTES En la actualidad el ser humano siempre está en contacto con otras personas, ya sean por cuestiones personales o laborales. Razón por la cual se ha ido desarrollado la tendencia de organizar y administrar todos los procesos que se llevan a cabo día a día, y así tener un mejor control, para poder intercambiar información y estar en el mismo canal. Lo mencionado anteriormente ocurre en cualquier organización donde existen diversas personas, donde se establecen políticas y ciertos procedimientos para la realización de ciertas actividades, con la finalidad de hacer más fácil el trabajo y administrar mejor los recursos disponibles. Con el propósito de que estas políticas y ciertos procedimientos se lleven a cabo de la mejor forma, en la actualidad se han creado en diversas empresas los manuales de procedimientos para diversas áreas de la organización. Un manual de procedimientos es Un documento que se registra el conjunto de procesos, discriminando en actividades y tareas que realiza un servicio, un departamento o toda la institución. (Mejia Garcia, 2006) Es importante que dentro de la organización exista una comunicación efectiva para que los procesos sea más eficientes, por lo tanto es necesario que cualquier persona que ingrese a un área determinada tenga a su alcance cierta información que le puede ayudar a capacitarse para la realización de las actividades. 9

10 Por lo tanto la empresa Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma está buscando la manera de ahorrar tiempo y eficientar el trabajo, por lo que se realizará un manual de procedimientos para la validación de datos mediante el SAP para la realización de remisiones de Oxxo, para mejorar el proceso y llevar un control mediante la base de datos confiables, teniendo un registro de remisiones, para verificar que se hayan entregado completas las remisiones y tengan el mismo importe tanto las de Oxxo como las de la compañía y optimizar ciertas actividades. La importancia de los manuales radica en que en estos se explica detalladamente los procedimientos a realizar dentro de la organización a través de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las áreas funcionales de una empresa. (Gómez Ceja, 1994) 2.1HISTORIA DE LA EMPRESA CERVECERÍA CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA En la ciudad de Monterrey a fines del siglo pasado Don Isaac Garza y Don José Calderón; asociados, compraron la única fábrica de hielo de la ciudad. Ahí mismo comenzaron a elaborar cerveza con los mismos métodos usados por los señores Radke y Hesselbart, al tiempo que distribuían la cerveza Schnaider, de San Luis, Missouri. Los proyectos de expansión de la pequeña empresa se vieron frenados por la muerte del señor Calderón, ocurrida el 25 de marzo de 1889; sin embargo, la fábrica de hielo y cerveza continuó prosperando gracias a don José A. Muguerza hermano de la viuda de Don José Calderón y a Don Isaac Garza - quienes contaron con el invaluable apoyo del Lic. Francisco Sada, abogado consultor de la firma. 10

11 Por esas fechas Joseph M. Schnaider, hijo del cervecero de San Luis, Missouri, visitó a sus distribuidores regiomontanos y propuso a Don Isaac y al señor Muguerza establecer una planta cervecera apoyada en la tecnología más avanzada de esa época. La sugerencia de Joseph Schnaider cristalizó el 8 de noviembre de 1890, cuando quedó constituida la Fábrica de Hielo y Cerveza Cuauhtémoc, S.A. la naciente empresa lanzó su primera marca al mercado: Carta Blanca. En 1894, en la ciudad de Orizaba, Veracruz, nació la Cervecería Guillermo Hasse y Cía., que fuera el primer peldaño de lo que en 1896 sería Cervecería Moctezuma al cambiarle la razón social. En ese mismo año, una Cervecería en Guadalajara, Jalisco, manejada en ese entonces por inversionistas extranjeros, fue disuelta para convertirla en Moctezuma, S.A. En 1941 se convirtió en una empresa cien por ciento mexicana al adquirirla el Sr. Raúl Bailleres. Desde su inicio, y gracias a su constante crecimiento, Cervecería Cuauhtémoc contribuyó con importantes innovaciones al mercado de la cerveza. Un claro ejemplo se dio en 1892, cuando se sustituyó el uso de las barricas por cajas para transportar botellas. Las barricas siguieron utilizándose para llenarse de cerveza, tal situación llevó a introducir en 1893 la cerveza de barril, que tuvo inmediata aceptación entre los consumidores cada vez más numerosos. Otra importante aportación de Cervecería Cuauhtémoc se dio en 1903 cuando se sustituyeron los tapones de corcho de sus cervezas por prácticas corcholatas. En 1905 se concluyó la construcción del inmueble que albergaba ya a Cervecería Cuauhtémoc y que junto con otras instalaciones ocupaba 20 hectáreas de superficie. Una vez terminado, el edificio se convirtió en un punto 11

12 de referencia para los habitantes regiomontanos, quienes veían en esa construcción un patente ejemplo de progreso constante, imagen que se fortaleció aún más cuando dos nuevas marcas se lanzaron al mercado: Bohemia y Cuauhtémoc (nombre que la fuerza del habla popular convertiría en Indio) y que se unieron a la producción de Carta Blanca, Estrella, Monterrey, Salvador y Saturno. En 1904, la alta calidad de su cerveza logró que Cervecería Cuauhtémoc fuera nombrada Presidente del Jurado Internacional de Cervezas en la Exposición Internacional celebrada en Madrid, España. Además, el entonces Rey de ese país, don Alfonso XIII, le concedió el honor de ser proveedora de la Real Casa y a su vez autorizó el uso del Escudo de Armas Reales en las facturas y etiquetas de los productos elaborados hasta esa fecha. Ante la creciente necesidad de Cervecería Cuauhtémoc por proveerse de los suficientes envases para satisfacer la demanda de sus productos, en el año de 1909 surgió VIDRIERA MONTERREY. Con el tiempo creció hasta ser por sí misma una importante industria que en la actualidad es piedra angular del poderoso Grupo Vitro. Junto al desarrollo y fortalecimiento de Cervecería Cuauhtémoc, la preocupación constante de Don Francisco G. Sada y de su hijo, Don Luis G. Sada, fue la sustitución de los técnicos extranjeros de Cervecería Cuauhtémoc por empleados y operarios mexicanos plenamente capacitados. Para lograrlo, se fundó en septiembre de 1911 la ESCUELA POLITÉCNICA CUAUHTÉMOC. Durante la época de la Revolución, Cervecería Cuauhtémoc vivió una dura prueba. En 1914, la planta fue ocupada por las fuerzas constitucionalistas y la producción cervecera se vio menguada considerablemente. Basta señalar que en esos difíciles años, de 1914 a 1916, Cervecería Cuauhtémoc produjo 12

13 apenas siete millones 200 mil litros; es decir, ni siquiera la mitad de los producidos en 1912, cuando alcanzó los 16 millones 500 mil litros. El 30 de marzo de 1918, en el Salón de Servicios contra incendios de Cervecería Cuauhtémoc, veinticuatro trabajadores firmaron el acta constitutiva de la SOCIEDAD COOPERATIVA Y DE AHORROS con el propósito fundamental de la mutua cooperación para el mejor desarrollo y bienestar colectivo. Con el paso del tiempo esta organización tomó el nombre de SOCIEDAD CUAUHTEMOC Y FAMOSA. Desde su fundación, SCYF se planteó procurar el desarrollo integral del trabajador y mejorar su régimen de vida personal y familiar, en lo económico y en lo social. A partir de 1920 la expansión y diversificación industrial y comercial de Cervecería Cuauhtémoc se hace incesante. En ese año, a partir de un departamento de la planta cervecera, se funda FABRICAS MONTERREY, S.A. (FAMOSA), constituida por fábricas de tapones y corcholatas, tapas para frascos, gas carbónico, empaques de cartón, fundas y forros de cartón corrugado y papel engomado. En 1923 Cervecería Cuauhtémoc introduce el gas carbónico para servir con mayor comodidad la cerveza de barril, proporcionándole la espuma compacta que le da su carácter y singularidad. En ese mismo año se lanza al mercado la cerveza High Life, que años después será adquirida por Cervecería Cuauhtémoc. Tres años después, se modifican los sistemas de empaque al utilizar la caja de cartón corrugado para 25 botellas. La expansión de la empresa a otros puntos de la República se inicia en 1929, año que se compra la Cervecería Central, S.A., de México, D.F. Después, Cervecería Cuauhtémoc sustituye los barriles de madera por toneles metálicos, lo que permitió la pasteurización flash de la cerveza de barril. 13

14 Junto al crecimiento no se olvidó jamás que la base de una industria es la gente que en ella trabaja. Por ello no es de extrañar que para cuando se promulgó la Ley Federal de Trabajo- ya existiera la Unión de Trabajadores Cuauhtémoc y Famosa, con personal de estas compañías y con la finalidad de pugnar por la colaboración en el trabajo de acuerdo con los reglamentos laborales y defender en su caso los derechos del trabajador. En 1933 se lanza al mercado la cerveza Chihuahua por la Cervecería Cruz Blanca de Ciudad Juárez, que años después será adquirida por Cervecería Cuauhtémoc. Dos años después de su compra Cervecería Occidental, S.A. de Guadalajara al formar parte de Cervecería Cuauhtémoc, cambió su nombre a Cervecería del Oeste, S.A., que conservó hasta 1954 cuando tomó en definitiva el de Cervecería Cuauhtémoc, S.A. de C.V. En el año de 1936 se crea la hermetapa, innovación que asegura la calidad y conservación de las cervezas Cuauhtémoc. También en este año, una de las empresas nacidas en el seno de Cervecería Cuauhtémoc, crece hasta ser por sí misma próspera e importante: TITAN, S.A. Ante el crecimiento y la necesidad de crear un corporativo que organizara la red industrial en expansión, se creó una compañía tenedora. Fue así que en 1936 se funda VALORES INDUSTRIALES, S.A., conocido como Grupo VISA, y en 1998 adopta el nombre de una de sus filiales, Fomento Económico Mexicano S.A. de C.V., FEMSA. En el inicio de la siguiente década la producción se vio limitada por la gran escasez de lámina. Es por esta causa que en 1942 se fundó HOJALATA Y LAMINA, S.A. (HYLSA). 14

15 Don Eugenio Garza Sada - en ese entonces Director General de Cervecería Cuauhtémoc pensó en crear una universidad de rigurosa calidad académica que preparara ingenieros y técnicos competentes, con espíritu emprendedor e innovador y una vocación de liderazgo comprometido con la comunidad, a la vez que con gran aprecio por los valores culturales, históricos y sociales de México. El sueño de don Eugenio se cristalizó el 6 de septiembre de 1943 cuando inició sus actividades docentes el INSTITUTO TECNOLÓGICO Y DE ESTUDIOS SUPERIORES DE MONTERREY (ITESM). De 1945 en adelante el progreso de Cervecería Cuauhtémoc es arrollador. En ese año superó en producción los cien millones de litros y adquirió la Cervecería de Nogales, en Veracruz, que desde 1933 le maquilaba algunas marcas. Una innovación más, introducida en 1948 por Cervecería Cuauhtémoc, se da al lograr la refrigeración perfecta en los puntos de venta gracias al uso de hielo triturado. Cinco años después se adquiere la Cervecería del Humaya, en Culiacán, Sinaloa; pero no es sino hasta 1958 que se cambia la razón social de ésta a Cervecería Cuauhtémoc. En ese mismo año se lanza el envase transparámbar, que conserva la frescura de la cerveza a la vez que protege de la acción de los rayos solares y permite mantener inalterable su calidad por largo tiempo. En 1954 se compra la Cervecería Tecate en Baja California, que había iniciado sus actividades en 1943 y cuya marca líder era la cerveza Tecate. Desde ese 15

16 momento se continuó la producción y proyección de esta cerveza, que encontró una gran aceptación entre los jóvenes, sobre todo a partir de su lanzamiento en bote rojo. En 1960 se lanzan al mercado el envase Caguama, presentación que ha logrado una popularidad cada vez mayor, y la funcional canastilla de cartón para seis botellas, conocida popularmente como "six-pack" o simplemente "six". Cuatro años después se pone a la venta en el mercado nacional la lata "abrefácil", que hace innecesario el uso de abrelatas. Su expansión industrial se afianzó con la adquisición, en 1965, de la Compañía Arrendataria de la Cervecería de Ciudad Juárez, S.A., que había sido fundada el 27 de noviembre de 1931, y que en 1968 cambió su denominación a Cervecería Cruz Blanca, S.A. En 1967 se lanza el envase no retornable de cristal transparámbar con tapa "quitapón"; esta revolucionaria botella se abre girando con los dedos la tapa, lo que elimina el uso del destapador. Al mismo tiempo se introduce en el mercado el envase "quitapón", que en su base tiene un destapador para abrir una botella "quitapón", de la cual es complemento. La década de los años sesenta finaliza con uno más de los importantes logros de la empresa; la inauguración en Toluca de la planta cervecera más moderna de Latinoamérica. Un año después se crea la División de Plástico de la que Cervecería Cuauhtémoc posee patente mundial y se diseña un nuevo empaque para la 16

17 cerveza más durable y ligero. En 1972, y sobre la misma línea de plásticos, comienza a producirse una caja de plástico con tapa especial. La preocupación de Cervecería Cuauhtémoc por el desarrollo cultural y deportivo de México explica la apertura, del SALON DE LA FAMA en 1973, y el 7 de noviembre de 1977, del MUSEO DE MONTERREY. En 1979 se lanzó al mercado la primera cerveza de tipo ligero en México: Brisa. Asimismo, se sustituyeron las latas fabricadas en tres piezas por las de dos. Durante la década de los 80 se introdujo otra innovación más en la industria cervecera: el Bier drive, que permite distribuir cerveza de barril en camiones pipa y tanques enfriadores. En 1983 se pone a la venta la cerveza Conmemorativa, creada inicialmente para tomarse en los festejos de fin de año y Tecate estrena envase de cristal quitapón, de tanta aceptación como su clásica lata roja. En 1985, Cervecería Cuauhtémoc adquiere parte de las acciones de Cervecería Moctezuma, la cual, en 1988, se incorporó completamente a Cervecería Cuauhtémoc, consolidándose como uno de los grupos cerveceros más grandes del mundo. Desde entonces, se mantiene inalterable la calidad de las cervezas Superior, XX Lager, XX Ambar y Sol, junto a los productos de Cervecería Cuauhtémoc. En 1990 Cervecería Cuauhtémoc celebra su primer centenario y decide iniciar un nuevo siglo de esfuerzos, afirmando que, para ella, cien años son un buen principio. 17

18 A mitad de la década de los noventa se lanzatecate LighSol, encuentra las condiciones que le aseguran éxito en un relanzamiento nacional e internacional sobre todo en Europa. En el área de Operaciones, los noventa significaron una época de ambiciosos procesos de mejora, entre los cuales se puede destacar la certificación de todas las plantas en ISO Un nuevo socio se une a la empresa en 1995, LabattBrewingCompanyLimited, lo que trae recursos y enfoques frescos que consolidan su posición y confirma con los años lo atinado de esta medida ya que se trata de una organización canadiense con amplia experiencia en la distribución de cerveza tanto en su país como en E.U. Como consecuencia de todas estas acciones, Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma finaliza el viejo siglo XX con finanzas altamente saludables, lo que le permite estar en excelentes condiciones para planear su trayectoria en el nuevo siglo XXI. 2.2 MISIÓN Brindar a los consumidores las mejores experiencias con las marcas de cerveza de mayor calidad, responsablemente. 2.3 VISIÓN Somos ganadores en las batallas que elegimos pelear, ganamos participación de ingreso sustentablemente y duplicamos nuestra utilidad de operación en 5 años. 18

19 2.4 VALORES Llevar la diversión a la vida Llevamos diversión a la vida de nuestros consumidores a través de una promoción responsable de nuestros productos, sumada al patrocinio de eventos relevantes. El ambiente de trabajo en todas nuestras instalaciones refleja este valor: la gente disfruta trabajar para una empresa con altos estándares de calidad y valores ejemplares. Para nosotros es un placer que nuestros clientes y proveedores sean parte del proceso de producción de las mejores cervezas. Pasión por la calidad Desde nuestra fundación, la calidad es de suma importancia para Cuauhtémoc Moctezuma. Esta dedicación ha dado forma a todo lo que hacemos, desde enriquecer nuestro portafolio de marcas hasta superar las expectativas de nuestros clientes a través de innovaciones. Ellos son la razón por la que realizamos inversiones constantes en nuestra gente, nuevas tecnologías y procesos de mejora continua en nuestra organización. Respeto por el individuo, la sociedad y el medio ambiente Somos una empresa comprometida con las comunidades donde operamos, por ello ponemos especial cuidado en las personas y el medio ambiente. Respetamos y promovemos la Declaración de los Derechos Humanos y los fundamentos sobre los que se basa. 19

20 Cumplimos y acatamos las leyes y regulaciones de todos los países en los que tenemos operaciones; nos fortalecemos y aprovechamos las oportunidades que nos brinda la diversidad de culturas de nuestra gente. La responsabilidad que tenemos por preservar nuestro entorno ha definido nuestras políticas de consumo responsable y cuidado al medio ambiente. 2.5 ORIENTACIÓN ESTRATÉGICA Consolidar un avanzado sistema de negocios. Ampliar la base de territorios exitosos. Fortalecer nuestras marcas III. JUSTIFICACIÓN En la empresa Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma, se lleva a cabo una validación en el SAP de las remisiones de Oxxo, sin embargo existe desconocimiento de las actividades a realizar, ya que el departamento de distribución no cuenta con un documento que permita al personal realizar ciertas actividades, por lo que se pierde tiempo en estar capacitando al personal de nuevo ingreso en esta área, por lo tanto este manual de procedimientos ayudará a mejorar el aprovechamiento de los recursos humanos y físicos y así reducir el tiempo pare tener un mejor control. Servirá como guía para la correcta ejecución de actividades y funciones para el encargado de esta área, ya sea practicante o empleado. Ayudará a brindar servicios más eficientes. Ayudará a orientar al personal nuevo 20

21 Así que un manual de procedimientos representa una alternativa para este problema, ya que son de gran utilidad en la reducción de errores, generando diversos beneficios como los mencionados anteriormente. La finalidad de esta herramienta es plasmar la información clara, sencilla y concreta, facilitando el acceso de información a los miembros de la organización, para así obtener buenos resultados para la misma. IV. OBJETIVOS DEL PROYECTO Desarrollar un manual para practicantes con los pasos necesarios para realizar los procesos de validación de remisiones de Oxxo, mediante el sistema SAP. 4.1 Objetivos específicos: Identificar los pasos a seguir para la validación de remisiones de Oxxo en el SAP. V. ALCANCES Al realizar un manual para la validación de remisiones mediante el sistema SAP, ayudará a que el departamento de distribución tenga un mayor control y administración de las cuentas de Oxxo, y se optimice el tiempo de capacitación de los practicantes o personal que tenga que desarrollar estas actividades, ayuda a la fácil comprensión de los procedimientos a realizar y no perder tiempo en capacitar, ya que la persona que capacita deja de realizar ciertas actividades y esto es tiempo muerto para la organización, es por ello que la finalidad es ahorrar tiempo. 21

22 VI. FUNDAMENTACIÓN TÉORICA Es importante fundamentar teóricamente algunos significados para tener el mayor conocimiento posible acerca de los temas a desarrollar, con la finalidad de tener una visión más clara de los beneficios que se lograrán en la empresa con la realización del manual de procedimientos para la validación de remisiones de Oxxo; a continuación se expondrán los principales temas de conocimiento con la intención de desarrollar un buen proyecto y se vea reflejada la importancia de su desarrollo. 6.1 MANUAL En nuestro país son muy útiles los manuales, por que ayudan a los empleados a realizar ciertas actividades; según DuhaltKraus Miguel, un manual es Un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la ejecución del trabajo. (Rodríguez, 2001) Para Terry G. R, un manual es, Un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa. (Rodríguez, 2001) Por lo tanto concluyó que un manual es un documento es el cual se describe el proceso detalladamente de determinada área, las cuales ayudan a ejecutar una 22

23 actividad de manera sistemática, con la finalidad de evitar grandes errores y ahorrar tiempos. Como ya mencionaba anteriormente, en él se definen las actividades necesarias que deben desarrollar los encargados de determinada área, su intervención en las diferentes etapas del proceso y sus responsabilidades; finalmente, proporciona información básica para orientar al personal de nuevo ingreso respecto a las funciones que deberá desempeñar dentro de la organización. Es por ello, que se consideran parte importante para una organización ya que los manuales son indispensables para guiar y conducir en forma ordenada el desarrollo de las actividades, evitando la duplicidad de esfuerzos, todo ello con la finalidad de optimizar el aprovechamiento de los recursos y agilizar los trámites que realiza el usuario, con relación a los servicios que se le proporcionan. Éste debe estar en constante actualización y mejora, mediante la simplificación de los procedimientos que permitan el desempeño adecuado y eficiente de las funciones asignadas ELEMENTOS QUE INTEGRAN UN MANUAL Es importante que un manual contenga los siguientes puntos: Portada Índice Introducción Objetivo del Manual Alcance Políticas de operación, normas y lineamientos Descripción del Procedimiento 23

24 Documentos de Referencia Registros Glosario Anexos TIPOS DE MANUALES Como se mencionaba anteriormente un manual es indispensable para ahorrar tiempos dentro de una organización, pero también es importante conocer las diferentes clases de manuales administrativos que existen, a continuación se definen: Por su contenido Manual de historia Manual de organización Proporciona información histórica sobre la organización: sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Con la finalidad de proporcionarle al empleado información para que comprenda mejor la empresa y se sienta parte de ella. Expone en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, relaciones, funciones y responsabilidades de los distintos 24

25 puestos. Manual de políticas Manual de procedimientos Se propone describir en forma detallada los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos de la organización. Expresa en forma analítica los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Sirve de guía para el personal, ya que se explica cómo se deben hacer las cosas y orienta al personal de nuevo ingreso. De contenido múltiple Se combinan dos o más categorías que se interrelacionan en la práctica administrativa. El presente manual será un manual de procedimientos, ya que se va a explicar detalladamente los pasos que se deben realizar para cada actividad, y así mismo sirva de guía al personal de nuevo ingreso para optimizar tiempos. 25

26 6.2 PROCEDIMIENTO Según Martín Álvarez define un procedimiento como las operaciones y la secuencia en que el personal encargado desde ejecutar las actividades para lograr un objetivo (Torres, 2000). Por lo tanto, llego a la conclusión de que un procedimiento es una guía detallada que muestra cronológicamente las actividades a realizar. Los procedimientos constituyen parte del desarrollo funcional de la organización, es necesario identificar los elementos básicos y la información necesaria para definir los procedimientos que se requieran diseñar. Todo procedimiento puede incluir la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control. Según Benjamín es necesario contar con una descripción de los procedimientos permite comprender mejor el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que permite la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad (Franklin, 2009) ELEMENTOS BÁSICOS QUE INTEGRAN UN PROCEDIMIENTO Estos elementos definen los procedimientos a desarrollar del área administrativa. Entre éstos destacan por su importancia: el diagnóstico de la unidad, la estructura orgánica y el manual de organización. 26

27 Diagnóstico Permite determinar en forma objetiva la dinámica y características actuales del proceso de ejecución de las funciones; a través de éste, podrán detectarse los aspectos relevantes y las deficiencias o desviaciones en el desarrollo de las acciones, sus causas y tendencias. Estructura Es la metodología de los órganos que integran una unidad, conforme a criterios de jerarquía y especialización, ordenados y codificados de tal forma que sea posible visualizar los niveles jerárquicos y sus relaciones de dependencia. Manual de organización Es un documento que contiene información detallada, como se mencionaba anteriormente cada manual es diferente y contienen diferentes elementos SUGERENCIAS PARA UNA BUENA DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS El nombre del procedimiento debe dar idea clara de su contenido. La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla. No deben incluir dos procedimientos diferentes en uno. Toda actividad debe redactarse en tiempo presente y en tercera persona del singular. 27

28 Se deberá buscar que las actividades sean agrupadas en etapas para facilitar su diagramación. Numere cada una de las etapas que se realizan conforme a la secuencia lógica del procedimiento. Pueden incluirse dos o tres actividades en una sola etapa, siempre y cuando sea comprensible su redacción. 6.3 REMISIÓN Según Adalberto una remisión, es un medio de prueba fundamental para justificar un pago de dinero o la entrega de mercancía (Pimentel, 1993). Por lo tanto una remisión es un documento complementario para verificar la mercancía que se entrego y si es correcto el pago que se efectuó. La remisión es de gran importancia para la empresa Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma, ya que sin ella no podría justificar la entrega de la mercancía a las tiendas Oxxo, en caso de reclamación o de algún faltante. Sirve de base para el control de los artículos vendidos y tener una constancia no solamente de haber entregado la mercadería y así poder facturarla, sino que además que la misma fue aceptada. En cambio para los clientes de la cervecería es de poco valor la remisión, ya que solo le sirve para checar las mercancías que recibe y, en todo caso para llevar algún control interno y poder controlar posteriormente si la misma corresponde a lo que se factura. Las notas de remisión no son incluidas en los libros de contabilidad de la empresa, ya que es un documento interno de la empresa que cumple una 28

29 función de verificación. Es un documento que sirve de base para la emisión de una factura, pero no substituto de ésta REQUISITOS DE UNA REMISIÓN. La remisión debe contener ciertos datos como: 1. Fecha. 2. Nombre y domicilio del vendedor. 3. Nombre y domicilio del comprador. 4. Numero de la nota de remisión 5. Numero de la orden de compra y de la nota de venta. 6. Detalle de las mercancías entregadas. 7. Forma de entrega. 8. Lugar de entrega 9. Aprobación del comprador. 10. Firma del vendedor. VII. PLAN DE ACTIVIDADES Para desarrollar adecuadamente el proyecto es necesario realizar un plan de actividades con la finalidad de contar con una estimación del tiempo en forma organizada, en donde se señalan cada una de las etapas de la investigación, definido en términos de hora, día, semana o mes. Para tener un control de las 29

30 actividades más relevantes que se deberán desarrollar durante el periodo de estadía, y así mismo lograr concluir el manual de procedimientos para la validación de remisiones de Oxxo en tiempo y forma. A continuación se muestra una tabla con las actividades que se realizarán como parte del proceso de estadía en el lapso del 07/05/12 al 17/08/12, en la misma se muestran las actividades para realizar el manual de procedimientos para la validación de remisiones de Oxxo, así como actividades de apoyo para el área de Distribución y Mercadotecnia. Tabla de actividades y Gráfica de Gantt ACTIVIDADES FECHA DE INICIO DURACIÓN (DÍAS) FECHA DE TERMINO 1.-Curso de inducción 07/05/ /05/12 2.-Apoyar al área de mercadotecnia en capturar resultados del censo en el SAP. 3.-Conocer las funciones del departamento de ingresos 4.-Recibir remisiones de las rutas de Oxxo. 5.-Validación de remisiones en el sistema SAP. 6.- Seguimiento y aplicación continúa de la información en el SAP. 09/05/ /05/12 24/05/ /06/12 24/05/ /08/12 24/05/ /08/12 24/05/ /08/12 30

31 7.- Documentación e investigación 8.-Identificación de áreas de oportunidad en el departamento de ingresos. 9.-Plantear y documentar antecedentes, justificación, objetivos y alcances del proyecto Búsqueda de Fundamentación Teórica. 11.-Plan de actividades y recursos materiales. 12.-Entrega de segundo avance de proyecto. 13.-Actividades en departamento de Distribución. 14.-Desarrollo del proyecto y resultados. 15.-Entrega de tercer avance de proyecto. 16.-Análisis de riesgos, conclusiones y recomendaciones. 17.-Entrega de última revisión de proyecto. 8/05/ /07/12 24/05/ /05/12 26/05/ /05/12 01/06/ /06/12 7/06/11 3 9/06/12 20/06/ /06/12 31/05/ /08/12 09/07/ /07/12 18/07/ /07/12 29/07/ /08/12 18/08/ /08/12 Tabla 1 31

32 1.-Curso de inducción 3.- Conocer las funciones del departamento de 5.-Validación de remisiones en el sistema SAP. 7.- Documentación e investigación 07/05/ /05/ /06/ /07/ /07/ /08/ Plan de actividades y recursos materiales. 13.-Actividades en departamento de 15.-Entrega de tercer avance de proyecto. 17.-Entrega de última revisión de proyecto. Gráfica 1 En el diagrama de Gantt se muestra el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a desarrollar en el periodo de estadía que inicia el 07/05/12 y concluye el 17/08/12. En el eje vertical se establecen las actividades que se va a ejecutar durante el periodo de estadía en la cervecería, y en el eje horizontal se muestra en un calendario la duración de cada una de ellas. Las actividades que tienen una duración continua son recibir remisiones de las rutas de Oxxo posteriormente realizar la validación de remisiones en el sistema SAP, y concluyo dando seguimiento y aplicación continúa de la información en el SAP, esto es debido a que son las principales actividades que debo realizar durante mi estancia. Posteriormente se puede observar que otra de las actividades que tiene un lapso continuo son las diferentes actividades que realizare en el departamento de distribución. 32

33 También se puede visualizar las actividades que debo ir realizando para el avance de mi proyecto de estadía, y así poder identificar los tiempos de realización de cada una de ellas, con la finalidad de concluir en tiempo y forma. VIII. RECURSOS MATERIALES Y HUMANOS Para la elaboración del presente proyecto se elaborará una tabla de presupuesto mensual, en la cual se muestran los recursos materiales y humanos a utilizar para las actividades de validación de remisiones de Oxxo en el sistema, la primer columna se muestran los recursos a utilizar, en la segunda columna se hace una estimación de los ingresos o gastos que se realizan en la organización, el tiempo a utilizar esta medido en días al mes. PRESUPUESTO MENSUAL PARA EL PROYECTO Cervecería Cuauhtémoc Moctezuma, Heineken México. RUBROS "Procedimiento para la validación de remisiones de Oxxo" Total Costomensu al Tiempo a utilizar (Días al mes) Costomens ual 1. SERVICIOS PERSONALES 1.1 Coordinador de distribución $10, $1, $1,

34 1.2 Repartidores $4, $ $ Encargado de CD $8, $ $ Apoyoeconómico $3,000 5 $ $ GASTOS ADMINISTRATIVOS 2.1 Luz $ $ $ Internet $ $ $ Transporte $ $ $ Papelería $ $ $ TOTAL $4,

35 2012 Cuauhtémoc Moctezuma Heineken México. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES DE OXXO 35

36 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES IX. DESARROLLO DEL PROYECTO OBJETIVO Conocer y aprender el procedimiento de validación de remisiones de Oxxo, el cual será realizado de manera diaria. INTRODUCCIÓN Este manual da a conocer los procedimientos y las actividades a realizar por el personal de ingresos, desde que el repartidor entrega la remisión, hasta tener la validación aplicada, para determinar si existen diferencias antes de la conciliación. En el manual se describe detalladamente los pasos a seguir para la realización de ciertas actividades y funciones que deberá desempeñar el encargado de esta área. Para la empresa Cuauhtémoc Moctezuma es importante desarrollar herramientas; que permitan a sus trabajadores desempeñarse adecuadamente. Por lo tanto la empresa está buscando la manera de ahorrar tiempo y eficientar el trabajo, y este manual servirá para mejorar el proceso y llevar un control mediante la base de datos confiable, teniendo un registro de remisiones, para verificar que se hayan entregado completas y verificar que tengan el mismo importe tanto las remisiones de Oxxo como las de la compañía y optimizar ciertas actividades. Esta herramienta ayudará a realizar las actividades en tiempo y forma, pero es importante seguir cada paso adecuadamente para que la validación sea rápida y precisa, para evitar diversas anomalías en la conciliación. Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega 36

37 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES Dado que el manual se elabora en un tiempo determinado, con información recolectada en este momento este puede quedar obsoleto, es importante que sea revisado y actualizado constantemente para que su vida útil sea mayor y pueda ser una herramienta efectiva para la organización. 9.1 PROCESO PARA VALIDACIÓN DE REMISIONES DE OXXO A continuación se presentan el proceso en las pantallas del sistema SAP, del proceso a seguir para la validación de remisiones de Oxxo, cabe destacar que esta transacción la realiza el departamento de ingresos; dicho procedimiento de describe a continuación: 1. Ingresar al sistema SAP, dando clic al icono SAP logon, el cual se encuentra en el escritorio. 37 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

38 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 2. Posteriormente se deberá ingresar a SAP versión Ongoing- R3 productivo. 38 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

39 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 3. Inmediatamente se abrirá una ventana, en la cual nos solicitará ingresar usuarios y clave de acceso, cada empleado de CCM al ser miembro de la empresa se les asigna claves, con la finalidad tener un control de los movimientos que se realizan al día. En el momento en que se ingreso la clave dar clic en el icono verde o dar enter. 39 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

40 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 4. Se abrirá una ventana, en la cual se deberá seleccionar la transacción ZSD942, presionar enter. 40 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

41 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 5. Ingresar en Centro de Distribución el número 6313 (Querétaro), posteriormente se deberá ingresar el número de cliente pagador de Oxxo y finalmente en ventas del periodo se deberá ingresar la fecha anterior ya que se valida un día posterior a la entrega de las remisiones. Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega 41

42 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 6. Presionar F8 para ejecutar el reporte; debe aparecer esta pantalla. 42 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

43 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 7. Se selecciona disposición; inmediatamente aparecerá una pantalla como esta; se deberá seleccionar la disposición QRO2 COBRO CENTRALIZADO QUERÉTARO. Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega 43

44 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 8. Una vez obtenido este reporte, se deberá seleccionar Lista/ Exportar/Fichero local. 44 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

45 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 9. Grabar lista en hoja de cálculo. 10. A continuación aparece un cuadro de transferir datos a fichero local, se deberá guardar en documentos; validación de remisiones y el mes al que corresponda, dar tranferir. Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega 45

46 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 11. Ahora bien, una vez que exportamos a Excel el documento, ir a mis documentos a la carpeta validación remisiones y dar clic al archivo del día y mes correspondiente. 46 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

47 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 12. La siguiente imagen muestra el archivo de Excel, ya exportado. 47 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

48 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 13. Posteriormente se deberá seleccionar las diferentes variantes; para ser filtradas. Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega 48

49 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 14. Ya que se filtraron las variantes; insertar PivotTable/PivotTable/Enter. 49 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

50 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 15. Nos arroja la siguiente imagen, dar clic en OK. 50 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

51 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 16. En la tabla dinámica seleccionar los conceptos Ruta, Nombre y finalmente Ventas; estás variables ayudarán para la validación de Oxxo. Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega 51

52 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 17. Para darle formato, es necesario dirigirse a formato BlankRows/ InsertBlank Line. 52 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

53 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 18. Después seleccionar Report Layout/ Show in Outiline Form. 53 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

54 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 19. Para concluir el formato, es necesario seleccionar Subtotals/ Do Not Show Subtotals. 54 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

55 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 20. Finalmente, nos arroja un documento como esté, en el cual se muestra detalladamente la ruta, el nombre y la venta total de mercancía entregada a Oxxo y una columna de observaciones en caso de que exista una irregularidad en las remisiones. RUTA NOMBRE Sum of VENTA , GIZ OXXO GIRASOLES 5, MATADOR IX MATADOR MOLINOS 4, MATADOR NIÑOS HEROES 3, MATADOR PUERTO 1, , CIC OXXO CIPRECES 6, MATADOR AMERICAS 4, MATADOR DON ROSCO 3, MATADOR PLATON OJU OXXO JURIQUILLA 3, OXXO CHICHIMECAS 5, OXXO JAUREGUI 3, , CAP OXXO CAPILLA 4, CRR OXXO CORREGIDORA 3, MATADOR BOGASA 2, MATADOR CORREGIDORA I 4, MATADOR PRESIDENTES 4, OXXO AZTECAS 5, OBSERVACIONES 55 Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

56 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 21. Posteriormente se deberán ordenar por ruta, cada una de las remisiones entregadas por cada repartidor de Oxxo Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

57 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 22. Ya que las tenemos ordenadas, debemos validar una por una; verificando el nombre del repartidor y cliente, ruta e importe. RUTA CLIENTE /07/12 FECHA OXXO SAN DIEGO $ 1, IMPORTE $ 1, Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

58 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 23. Si existe alguna anomalía, se fotocopia la remisión y se le anotan las observaciones en la copia y se le entrega al repartidor; para que se encargue de realizar la corrección con el cliente. OBSERVACIONES: Falta capturar envase por $ Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

59 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES 24. Posteriormente el encargado de ingresos del área de facturación, es el que verificará los datos de la validación para realizar la conciliación; comprobando si existe producto dañado, fuera de temporada, error de captura sistema, con la finalidad de evitar irregularidades y obtener los resultados de la conciliación. PERIOD O 01 al 03 Jun CCM Concepto PorCargar PorCredita r 679,190.5 Valor Folios 0 Diferencia en precioenvase Captura de envase semana 21 al 27 Mayo Faltacaptura de envase Diferenciasmenores 1.84 Movimientos 679, SaldoConciliado 679, Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega

60 CUAUHTÉMOC MOCTEZUMA HEINEKEN MÉXICO MANUAL PARA LA VALIDACIÓN DE REMISIONES OXXO PorCredit ar Diferenci a PorCargar $678, Observaciones Varios Oxxo el Sol (Capturado 01/06/2012) Matador Zaragoza (Capturado 05/06/2012) 679, , Elaboró Revisó Autorizó Nancy Sarahy Flores López. Mirna García Chaparro Carlos Cortés Ortega