EDICOM, BUSINESS CASE

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1 EDICOM, BUSINESS CASE La GENERALITAT VALENCIANA (GVA) ipleenta una solución de recepción de facturas que perite integrar el 100% de las facturas de proveedores en su Sistea de Inforación Interno. Cliente GENERALITAT VALENCIANA Actividad La Generalitat Valenciana integra el conjunto de instituciones y adinistraciones públicas que conforan los órganos de autogobierno de la Counidad Valenciana, para la prestación de servicios propios y transferidos desde la Adinistración General del Estado al conjunto de los ciudadanos de la Counidad Autónoa Valenciana. La platafora desarrollada para la GVA actúa coo servicio central de recepción de facturas para cualquier adinistración pública de la Counidad Autónoa que decida adherirse (ayuntaientos, diputaciones provinciales, organisos y epresas públicas). Se trata de un servicio en funcionaiento desde el año 2010, integrado con el Registro único de Facturas de la GVA, y con capacidad para procesar Facturae 3.2., siendo por tanto una platafora preparada para operar confore a la Ley 25/2013 de 27 de diciebre de ipulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Soluciones iplantadas Platafora de Recepción de Facturas Electrónicas ASP - SaaS Application Service Provider - Software as a Service EDICOMNet Portal de Proveedores Eleentos destacados Platafora en la nube para la recepción de facturas electrónicas de proveedores en forato electrónico (Facturae, Edifact). Solución escalable para la integración de todas las adinistraciones, organisos y epresas públicas de la Counidad Valenciana que voluntariaente decidan adherirse a la platafora de la GVA (Generalitat Valenciana). Platafora adaptada a los requeriientos de la ley 25/2013 de 27 de diciebre de ipulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Servicios específicos para integrar proveedores sin solución de eisión de facturas electrónicas a través de un portal web de proveedores. LA FACTURA ELECTRÓNICA COMO ELEMENTO MODERNIZADOR DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Las adinistraciones públicas en todos sus niveles (gobierno central, autonoías, y en dades locales) cons tuyen uno de los grandes receptores de facturas electrónicas dadas la gran can dad y heterogeneidad de servicios prestados al conjunto de los ciudadanos. De esta fora, el voluen de proveedores a los que las dis ntas adinistraciones y organisos públicos recurren para la prestación de dichos servicios, conlleva la traitación de un al sio voluen de facturas a pagar, que a enudo se encuentran con escollos y probleas de po procediental, que terinan traduciéndose en ineficiencias de ges ón, y retrasos en la traitación de pagos a proveedores. Por lo tanto, la factura electrónica, coo sistea para autoa zar la recepción y traitación de estos docuentos, se convierte en una herraienta clave para el foento de la eficiencia y la odernización de la adinistración pública española, y de todos los organisos autónoos encargados de la prestación de servicios públicos a la ciudadanía. Las ventajas de una adinistración sin papeles beneficia al conjunto de la sociedad, y en el caso de la factura electrónica las ventajas son tangibles. Grandes ahorros frente a los costes de ges ón tradicional en papel y la reducción de los epos de cobro de los proveedores públicos, ha ovido a la aprobación de ley de ipulso de la factura electrónica el pasado 27 de diciebre de No obstante, autonoías coo la Counitat Valenciana, an ciparon la necesidad de cabio a una ges ón electrónica y eprendieron reforas para odernizar el sistea de ges ón de facturación electrónica. De esta fora, la Generalitat Valenciana fue una de las autonoías pioneras con la puesta en archa de Ge-Factura, desarrollado con la tecnología de los Portales EDI de EDICOM. Edico Business Case: GENERALITAT VALENCIANA (GVA) - EGovernent Pla or Pg. 1

2 POR QUÉ LA GVA DESARROLLÓ SU PLATAFORMA DE FACTURA ELECTRÓNICA Antecedentes Orden 2971/2007 Ley 30/2007 de contratos públicos Direc va Europea 2010/45/UE Real Decreto 1619/2012 Desde el año 2007, y siepre desde la Adinistración General del Estado, se han abordando diferentes inicia vas para ipulsar el uso de la Factura Electrónica en los tráites realizados con la adinistración pública. La orden 2971/2007 ya regulaba criterios con carácter general para la aceptación de la factura digital por parte de la Adinistración General de Estado y de sus organisos públicos dependientes. Esta nora especificaba en su ar culo 5 la necesidad de eplear una fira electrónica avanzada para garan zar la integridad y auten cidad del docuento electrónico. Adeás, esta orden desarrollaba igualente el forato en el que se deberían ei r estas facturas, que bajo el nobre Facturae, establecía una sintaxis y reglas de procesaiento confore al W3C Extensible Markup Language (XML). Tabién la Ley 30/2007 de contratos con el Sector Público establecía explícitaente que con fecha tope 1 de agosto de 2009, la Adinistración General del Estado debería estar en condiciones de poder recibir y traitar las facturas electrónicas de sus proveedores. Adeás, la posterior publicación de la Direc va Europea 2010/45/UE sobre factura electrónica, que exigía su trasposición con fecha líite en enero de 2013, parecía dejar en suspenso las inicia vas ya puestas en archa, pero la posterior transposición el Real Decreto 1619/2012 dejo claro que no habrían cabios significa vos. Ges ón del cabio Las inicia vas legisla vas desarrolladas desde 2007, iniciaron nuerosos oviientos por parte de los proveedores y acreedores de la Adinistración, que se tradujeron en inversiones para adecuar sus sisteas de inforación para poder ei r Facturae en las fechas indicadas inicialente. La GVA, coo organiso público receptor de facturas de proveedores, optó por desarrollar su propia platafora de recepción de facturas electrónicas, aoldándose al áxio a los requeriientos detallados en el proyecto de la Adinistración General del Estado, a fin de facilitar el caino a los dis ntos proveedores, uchos de los cuales ya habían iniciado el desarrollo de sisteas tecnológicos para aoldarse a la legislación. La decisión de abordar este proyecto respondía a una doble intención: Servicio público Ge-factura, platafora de recepción de facturas electrónicas de la adinistración pública valenciana, peri ría ejoras derivadas de la autoa zación de los procesos de recepción, registro y casación de cuentas a pagar. La agilización de estos tráites, y por tanto de la ges ón de pagos, redunda en úl a instancia en una ejor respuesta a los proveedores, y en úl a instancia un ejor servicio público al ciudadano. An cipación al arco legisla vo Las inicia vas legisla vas puestas en archa desde la Adinistración General del Estado tenían coo obje vo autoa zar la recepción de facturas de proveedores que operasen con las dis ntas adinistraciones centrales del estado español. En previsión del desarrollo de nuevos arcos legisla vos, que forzasen al resto de adinistraciones públicas, autonóicas y locales, la GVA optó por an ciparse desarrollando su propia platafora de recepción de facturas, a par r de los esqueas y estándares definidos en el odelo General del Estado. RETO PLANTEADO Platafora de servicio interno y externo La Generalitat Valenciana es un coplejo entraado de en dades y adinistraciones públicas con dis ntos niveles de autonoía en su ges ón. La necesidad de ipleentar un odelo robusto y eficiente para ges onar el enore voluen de facturas recibidas, debía encontrar su punto de equilibrio en el diseño de una solución al epo ágil y adaptable a las dis ntas casuís cas que departaentos y órganos de ges ón de la propia GVA tenían. Adicionalente, la platafora coo tal nacía con un doble propósito de servicio público que debía ser tenido en consideración: Servicio público hacia los propios proveedores La GVA par a de la necesidad de desarrollar soluciones accesibles al 100% de su counidad de proveedores. Tanto a los de ayores capacidades tecnológicas, dispuestos a adaptar sus sisteas de eisión de facturas a los nuevos requeriientos de la platafora, coo a aquellos otros con enores capacidades que deberían tener acceso igualente al servicio aun cuando no tuvieran sus sisteas preparados. Servicio público hacia otras adinistraciones La GVA, coo órgano superior de ges ón de la Counidad Valenciana, aspiraba a desarrollar una platafora central de recepción de facturas que beneficiase a la totalidad de adinistraciones públicas valencianas. El proyecto debía abordarse con criterio de escalabilidad, peri endo que otras adinistraciones coo ayuntaientos, diputaciones provinciales, o epresas públicas, pudieran adherirse rápidaente a la platafora con entorno propio para ges onar la recepción de facturas de proveedor en forato electrónico. Edico Business Case: GENERALITAT VALENCIANA (GVA) - EGovernent Pla or Pg. 2

3 GVA einvoicing platfor Conexión de los Proveedores a la platafora einvoicing Platafora ASP - SaaS de Recepción Facturas s de las adinistraciones públicas de la Counidad Valenciana PORTAL WEB Facturae 3.1 Facturae 3.2 Edifact Interfaz WEB VISUALIZACIÓN DESCARGA ALMACENAMIENTO Iportación de ficheros FACTURAE, EDIFACT ACCESO WEB GVA (consellerias) WEB SERVICES Diputación 1 Conectividad Directa Sin proceso anual. WEB SERVICES Seguridad Conexión segura con la platafora ediante el protocolo https Ayunt. 1 PROVEEDORES VAN Red VAN Envío de facturas a través de EDICOMNet, red de valor añadido de EDICOM. Proveedores con EDI Conectividad para proveedores con solución tecnológica para el intercabio de facturas. SOLUCIÓN EDI Ep.Pública 1 Factura Integración S.I.I. Data Mapping Registro Errores Devolución Data Integration REGISTRO DE ENTRADA Estatus Factura REGISTRO ÚNICO DE FRAS AA.PP. Edico Business Case: GENERALITAT VALENCIANA (GVA) - EGovernent Pla or Pg. 3

4 SOLUCIÓN Platafora de Recepción de facturas La solución de Ge-factura de la Generalitat Valenciana consiste en el desarrollo de una platafora específica orientada a la recepción de facturas electrónicas en el forato designado por ley. El proceso de integración y contabilización de sus facturas entrantes es autoá co, op izando los procesos de registro, archivo y trataiento de la totalidad de sus cuentas a pagar. En las próxias líneas vaos a presentar los grandes pilares que han conver do la platafora de einvoicing de la GVA desarrollado por Edico, en un proyecto ebleá co de la tecnología de la inforación en la adinistración pública. Una platafora que está totalente opera va desde el año 2010 y cuya vigencia está en auge, debido a la aprobación de la nueva ley de ipulso de la factura electrónica y creación de un registro único contable de pagos para el sector público. ASP-SaaS EDI Solu on La solución opera en odo ASP - SaaS, de anera que toda la tecnología y recursos de hardware y so ware necesarios para la puesta en archa de la platafora de einvoicing de la GVA, residen en el DPC de Edico (Data Processing Center), un entorno de servidores con áxio nivel de seguridad que ofrece un odelo de alta disponibilidad basado en la redundancia de cualquier coponente o servicio. Bajo esta odalidad externalizada de ac vidad, la Generalitat Valenciana garan za el funcionaiento ininterrupido de su platafora de recepción de facturas electrónicas, punto que desde el principio del proyecto era fundaental, debido a la evidente orientación al servicio público (proveedores) que ene el sistea. Adeás, este po de iplantación exie a la Generalitat Valenciana de abordar costosas instalaciones para la puesta en producción de su platafora EDI, así coo del anteniiento, actualización y onitorización posterior de todos los recursos iplicados en el funcionaiento. Trabajar con una solución en odo ASP-SaaS, resulta fundaental para la GVA, ya que aporta los ecanisos de autoa zación necesarios para el procesaiento e integración posterior con el sistea de ges ón interno, de las ás de facturas*, que recibe anualente de sus proveedores. Recepción de facturas en úl ples foratos Facturae 3.1 Facturae 3.2 Edifact La Generalitat Valenciana y sus organisos dependientes cuentan con ás de proveedores*, cada uno de los cuales pertenecen a un sector produc vo diferente donde con probabilidad trabajan un forato de factura electrónica par cular. Para dar respuesta esta necesidad, la platafora se cons tuye coo un sistea ul forato que perite la recepción e integración en el sistea de diferentes foratos de docuento electrónico, siepre que estén construidos de acuerdo a los requisitos de la ley vigente. Por lo tanto, el sistea recibe facturas electrónicas a través de los dos grandes foratos epleados por el casi 100% del coercio electrónico nacional, coo son: Facturae en sus versiones 3.1 y 3.2 EDIFACT (INVOIC) *Datos actualizados a fecha de 2011 Conec vidad directa con las adinistraciones locales Uno de los obje vos principales de la solución es ofrecer a los proveedores de la Generalitat Valenciana una platafora donde poder enviar las facturas en forato electrónico de los servicios prestados en calidad de suinistrador de servicios públicos. Es iportante tener en cuenta la disparidad de epresas que engloban dicho espectro, y sobre todo, el diferente grado de desarrollo tecnológico que presentan. Por este o vo, la platafora introduce diferentes funcionalidades de conec vidad que habilitan los ecanisos de counicación electrónica necesaria para que cualquier proveedor, independienteente de sus recursos técnicos, pueda hacer llegar las facturas a la adinistración pública correspondiente, con garan a de áxia seguridad y confidencialidad, y en el forato requerido por la ley. Portal de Proveedores Ge-factura incluye un portal de proveedores integrado en su platafora de recepción de facturas electrónicas, que siplifica al áxio el proceso de eisión de facturas por parte de los proveedores. Estos pueden hacer llegar los docuentos en forato electrónico a todas las adinistraciones públicas valencianas adheridas a Ge-factura, sin necesidad de desarrollar un procediiento de adaptación a un sistea de facturación. El portal provee a las epresas sin capacidad tecnológica de un entorno seguro y privado, donde a través de sencillas pantallas de introducción de datos, generan las facturas con los requeriientos legales necesarios. Estos son, la creación de un archivo XML firado digitalente con cer ficado reconocido, coo étodo para garan zar la auten cidad e integridad del docuento. Se trata de un proceso uy siple donde los usuarios se dan de alta en la platafora, para recibir sus claves de acceso personal. De esta fora, a través de un login previo, pueden acceder a su entorno privado para generar y enviar nuevos docuentos electrónicos o para interactuar con los docuentos que ya fueron generados y peranecen alacenados para una posterior consulta, descarga o ipresión por parte de los proveedores. Conexión Web Services La platafora de la Generalitat Valenciana, ofrece otras posibilidades de conec vidad directa sin necesidad de realizar una generación anual o iportación del docuento a través del portal del proveedor, para aquellas Edico Business Case: GENERALITAT VALENCIANA (GVA) - EGovernent Pla or Pg. 4

5 epresas que cuenta con un sistea de inforación preparado para la generación de facturas legales. De esta fora, la solución incorpora un conector web services que habilita los ecanisos de counicación necesarios para una transisión de datos directa y segura con la adinistración. Con éste proceso totalente transparente, las epresas pueden eliinar de su ges ón adinistra va las tareas de declaración anual del fichero con la factura. No obstante, las epresas que optan por esta opción de conec vidad, deben ser capaces de generar por sus propios edios las facturas electrónicas de acuerdo a los foratos adi dos por la platafora (facturae, edifact) e incorporar la fira electrónica. EDICOMNet, red segura para el intercabio electrónico de datos Edico es el proveedor líder en España de soluciones tecnológicas para el intercabio electrónico de docuentos, coo por ejeplo son las facturas electrónicas. Para realizar este intercabio de datos, se u lizan redes de valor añadido (VAN) que aportan la seguridad y trazabilidad necesarias para este po de inforación sensible. A través de EDICOMNet, la red de valor añadido de Edico, los proveedores de la Generalitat que ya cuentan con una solución EDI (electronic data interchange) y un buzón para el envío y recepción de inforación en la red de EDICOM, disponen de un punto de counicación directo y autoá co para enviar sus facturas a cualquier organiso público valenciano adscrito a la platafora de factura electrónica. De esta fora, las epresas que ipleentan una solución EDI con Edico, realizan una conexión directa y transparente con la GVA, para enviar las facturas que previaente la solución genera de fora autoá ca a par r de los datos de su propio ERP o sistea contable. Adeás, la solución EDI genera las facturas con los requeriientos legales necesarios, forato y fira electrónica reconocida. Sistea escalable a otras en dades adheridas a la Generalitat Valenciana Uno de los principales requeriientos por parte de la Generalitat Valenciana cuando se inició el proyecto era el de ofrecer al resto de adinistraciones dependientes del gobierno autonóico, un sistea para la recepción de facturas electrónicas de sus proveedores. Por eso, la platafora se ha desarrollado bajo criterios de áxia escalabilidad, entregando a los ayuntaientos, diputaciones provinciales, o epresas públicas, la posibilidad de una puesta en archa rápida y flexible de un entorno propio para la recepción de las facturas electrónicas con sus proveedores. A la platafora de recepción de facturas de la GVA se le han suado diversos entornos propios para las diputaciones, ayuntaientos y epresas públicas. Este es un agnífico ejeplo del nivel de escalabilidad del sistea, que ofrece a cada organiso que se adscribe los recursos tecnológicos necesarios para poner en archa un entorno de ges ón con las isas prestaciones que la platafora central y con total garan a de disponibilidad. La escalabilidad del sistea que perite la rápida puesta en archa de los nuevos entornos, se sustenta en la infraestructura tecnológica de EDICOM que ofrece sus soluciones y servicios a par r de EDICOM B2B Cloud Pla or. Un entorno tecnológico con so ware de desarrollo propio, hardware peranenteente actualizado, sisteas de counicaciones y servicios de ges ón, que perite apliar avanzados odelos de transisión de datos electrónicos coo la platafora de facturación electrónica de la Generalitat Valenciana. De esta fora, la infraestructura tecnológica de Edico, garan za un acceso ágil y peranente al entorno del usuario, y un intercabio peranente, fluido y seguro de datos, totalente integrados con el sistea de ges ón interno de la GVA y de los organisos adheridos a la platafora. Con la aprobación de la ley de ipulso de factura la electrónica, las adinistraciones públicas locales se encuentran con la obligatoriedad de recibir y registrar estos docuentos en forato electrónico, por lo que la vigencia de la platafora de facturación electrónica de la GVA es áxia, y sus prestaciones para iplantar nuevos entornos responden a las nuevas necesidades a las que las en dades locales coo los ayuntaientos deberán hacer frente a lo largo de Mecanisos de Integración con el sistea de ges ón interno SII Cuando la factura ha sido procesada y validada por la solución, coienza la integración con el SII de la GVA. En ese oento, se lanzan tres procesos de integración de datos autoá cos que dan respuesta a las necesidades de la Generalitat Valenciana: Integración con el ERP central de la GVA. Integración de datos con el registro de entrada. Integración de datos con el registro único de facturas. Con este ágil odelo de integración de datos, la aplicación da respuesta a las obligaciones legales contraídas por las adinistraciones públicas, que con la Ley de ipulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, deben habilitar un sistea interno donde se realice un registro contable de coprobantes, para su control por parte de la Agencia Tributaria. Adeás, la solución genera de fora autoá ca una serie de estatus que ofrecen inforación en epo real sobre el estado en el que se encuentran las facturas enviadas por los proveedores de la Generalitat Valenciana y órganos adscritos. Estos estados se integran directaente con el sistea de ges ón interna de cada adinistración, para que pueda conocer si las facturas han sido registradas correctaente, con enen errores, o sin han sido devueltas a su eisor. Edico Business Case: GENERALITAT VALENCIANA (GVA) - EGovernent Pla or Pg. 5

6 BENEFICIOS DE LA PLATAFORMA Alineaiento Legal La platafora ofrece soluciones para todos los requisitos legales que rigen en el estado español en ateria de facturación electrónica, coo son los que afectan al forato de construcción de la factura y a la aplicación de ecanisos de fira electrónica reconocida. Adeás, está totalente alineada con la nueva ley de ipulso de la factura electrónica con las adinistraciones públicas al incluir un sistea de integración de datos con el registro único de facturas. Layout Personalizado Toda la platafora desde el portal de Ge-factura donde los proveedores acceden para generar y enviar sus facturas, hasta el entorno de ges ón de la aplicación, está personalizado con una interfaz gráfica adaptada a la iden dad visual de la Generalitat Valenciana. Trazabilidad La aplicación ofrece inforación en epo real sobre el estado en el que se encuentran las facturas electrónicas. El usuario de la solución puede conocer si las facturas han sido registradas de fora posi va, si con enen errores o si han sido devueltas. Autoa zación e integración de los procesos de recepción de facturas Es posible autoa zar los procesos de validación y casación a par r de los datos contenidos en el docuento. El origen electrónico del docuento perite la integración autoá ca en el sistea interno de la GVA y por tanto su contabilización en los registros deterinados por ley para su control. Mayor seguridad El envío de facturas se realiza epleando redes privadas o servicios específicos coo Web Services. Adeás, con los sisteas fira digital se garan za la integridad, origen y auten cidad de estas facturas. Reducción de los costes Adinistración y proveedor ven reducidos sus costes por la eisión, envío y archivo de las facturas. Diversos estudios han deostrado que este ahorro puede llegar hasta el 90% respecto a los procesos de facturación tradicionales. Beneficios genéricos de la factura electrónica Increento de la eficiencia de los procesos adinistra vos. Reducción de costes. Eliinación de errores huanos. Menores epos de entrega y reducción de los epos de cobro de facturas. Increento de la seguridad de las transacciones coerciales. Eliinación del papel de la ges ón adinistra va diaria. Alacenaiento seguro y legal de las facturas. Inforación Online Copleentaria Ley de ipulso de la Factura electrónica facturae Solución de factura electrónica Contacto ESPAÑA info_spain@edicogroup.co Phone FRANCIA info_france@edicogroup.co Phone +33 (0) MÉXICO info_exico@edicogroup.co Phone Phone D.F. (55) BRASIL info_brazil@edicogroup.co Phone +55 (11) LOCAL PHONES ** U.K NEDERLAND GERMANY PORTUGAL ITALIA info_italy@edicogroup.co Phone USA info_usa@edicogroup.co Phone ARGENTINA info_argentina@edicogroup.co info_chile@edicogroup.co Phone +54 (11) **Solo para llaadas desde el país indicado. Edico Business Case: GENERALITAT VALENCIANA (GVA) - EGovernent Pla or Pg. 6