PROCEDIMIENTO TRASPASO DE ALMACÉN (BATERIAS)

Transcripción

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2 2 LISTA DE DISTRIBUCIÓN COPIA No. ORIGINAL METODOS Y PROCEDIMIENTOS 1 VENTAS MAYOREO 2 ALMACÉN ELÉCTRICO (UNO) 3 ALMACÉN RADIADORES Y BATERIAS (TRES) 4 MOSTRADOR RADIADOR Y ELÉCTRICO 5 CRÉDITO Y COBRANZA 6 ENTREGA DE MATERIAL PROPIETARIO 3 TABLA DE CONTENIDO SECCIÓN 1 PORTADA 2 LISTA DE DISTRIBUCIÓN 3 TABLA DE CONTENIDO 4 RESPONSABILIDADES 5 ALCANCE 6 OBJETIVO E INDICADORES DE DESEMPEÑO 7 DESARROLLO 8 REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO 9 CONTROL DE LOS CAMBIOS DESCRIPCIÓN 4 RESPONSABILIDADES 4.1 Las áreas involucradas dentro del alcance del SAC deben cumplir el presente procedimiento. 4.2 El Jefe de Ventas debe elaborar, implantar, actualizar y mantener el presente procedimiento. 4.3 El Representante de la Dirección y el Coordinador del proyecto de calidad deben aprobar el presente procedimiento. 5 ALCANCE Este procedimiento aplica a todo lo relacionado con las actividades que permiten el traspaso de productos de baterías entre los almacenes. Página 2 de 9

3 6 OBJETIVO Establecer los lineamientos para realizar los traspasos de (Baterías). 7 DESARROLLO 7.1 MATRIZ DE DESARROLLO 1 Levantar pedido PO SAC-18 Pedidos Ventas Proceder según lo indica el PO SAC-18 Procedimiento Ventas. El de al capturar el pedido de Baterías debe verificar la existencia, de lo contrario se procede hacer un de. PO SAC-18 Procedimiento Ventas 2 Verificar existencia en e-si al momento de capturar pedido. El vendedor de al capturar el pedido debe verificar la existencia de los almacenes. SI NO HAY tanto almacén (3) como en almacén (1), NO se procede a traspaso y se le avisa a Compras. (Fin del procedimiento). 3 Llenar formato de de SI no hay en existencia en almacén (3), pero si tenemos en el almacén (1), se procede hacer el. El formato de debe de llevar la siguiente información: 1) FECHA: El día que se levanta el pedido. 2) Del ALMACÉN No: Donde esta el producto. (1) 3) Al ALMACÉN No: Donde lo vas a transferir (3). de Página 3 de 9

4 3 Llenar formato de de 4) CANTIDAD: Total de productos por traspasar. 5) CLAVE: Número del Producto. 6) UNIDAD: Se anota Pieza (Acumulador) 7) DESCRIPCIÓN: Que producto es. 8) AUTORIZO: No aplica 9) ELABORO: Nombre y Firma del. REGISTRO: Captura de. de 4 Entregar de al de El capturista de realiza el de revisando venga con la información mencionada en el punto 3, Capturando la información por el sistema. de 5 realiza de. de Por el sistema se efectúa el traspaso de la siguiente manera: 1) Se ingresa al área de INVENTARIO 2) Busca donde diga TRASPASOS y se le da un Click 3) Aparece la ventana de s al 4) Le das en la pestaña de NUEVO 5) Apareciéndote la ventana de REGISTRO DE TRASPASOS. 6) Se realiza la captura del almacén (Donde esta el producto 1 ) a (Donde lo vas a transferir 3 ). Página 4 de 9

5 5 realiza de. de 7) Se anota el número de Clave del producto y automáticamente te aparece la descripción del producto como la existencia del mismo. 8) En el área de ENVIAR se debe anotar la cantidad del traspaso (acumulador) que viene capturado en el formato. Al término de la captura, se da GUARDAR imprimiendo dos hojas de TRASPASOS AL INVENTARIO, el capturista de firma de Vo.Bo. y se le entrega al personal de Ventas las 2 hojas de s al con su formato. 6 Preparar copias para Crédito y Cobranza y de Tele marketing Ventas s al Formato Control de Pedidos Ventas Para entregar documentación al área de Crédito y Cobranza se debe anotar en el formato Control de pedidos Ventas lo siguiente: 1) Número de Pedido. 2) Fecha. 3) Hora de entrega. 4) Firma de la persona que entrega. Se entrega documentación formato O-21 anexando una copia de hoja de traspasos al para su autorización. O-21 PEDIDO Página 5 de 9

6 6 Preparar copias para Crédito y Cobranza y de Tele marketing Ventas s al Formato Control de Pedidos Ventas Crédito y Cobranza: Coteja por sistema e-si la información del cliente para su autorización. NO Procede: Explica al de Tele marketing el motivo e inmediatamente se le avisa al vendedor o al cliente. Si Procede: El área de Cuentas por Cobrar firma pedido y entrega al de Tele marketing. Ver punto 10. O-21 PEDIDO 7 Entregar copia del traspaso al con el formato al área de Mostrador. Mostrador s al al El capturista de Mostrador recibe una hoja de traspaso al como el formato para su salida de almacén. El capturista de Mostrador manda al responsable de Baterías (1) al almacén (3) a dejar el formato, copia del al y acumuladores, en caso que no se encuentre el responsable de baterías, lo puede hacer un vendedor de mostrador para el envió de material al almacén (3). al 8 Hacer traspaso al almacén (3) (1) Responsable de Baterías (1) (3) s al al Salida al El responsable de baterías (1) entrega el traspaso de almacén (Amarilla) junto con la copia de s al, al (3) para su confirmación de salida al. El capturista de (3), revisa los acumuladores traídos del almacén (1) y confirma por sistema e-si. al Página 6 de 9

7 Por el sistema se efectúa la salida del haciendo los siguientes pasos : 8 Hacer traspaso al almacén (3) (1) Responsable de Baterías (1) (3) s al al Salida al 1) Se ingresa al área de INVENTARIOS 2) Busca CONFIRMACIÓN DE MOVIMIENTOS y se le da un Click. 3) Aparece la ventana de s pendientes 4) Le das en la pestaña de BUSCAR 5) Apareciéndote los Folios pendientes por Confirmar. 6) Coteja Número de folio de la hoja al. 7) Da un click para abrir ventana con la información detallada de lo que se esta entregando. 8) Al momento de cotejar que todo viene en orden se autoriza capturando nombre de usuario y password del usuario. 9) Por ultimo se acepta la confirmación y se imprime al. al Entrega almacén copia al Responsable de Baterías (1), el traspaso al como su formato traspaso de almacén. Página 7 de 9

8 8 Hacer traspaso al almacén (3) 9 Confirmar el traspaso del almacén (3) (1 (3) Responsable de Baterías (3) l (3) Crédito y Cobranza al al Se dirige con el Responsable de baterías (3) entregando las copias que le entrego el capturista de almacén, se revisan los acumuladores y entran al almacén (3). NOTA: Para realizar un TRASPASO DE ALMACÉN el personal involucrado NO debe de tardarse más de 10 min. Con la firma de autorización del Responsable de Crédito y Cobranza se genera factura. El capturista de almacén (3) ya confirmado el traspaso, tiene que avisar al área de Crédito y Cobranza que ya fue liberado el traspaso para realizar la factura. Con la firma de autorización del Responsable de Crédito y Cobranza se genera factura. Se origina factura avisando al área de Tráfico para su entrega. 10 Facturar para su entrega Facturación Tráfico Factura El personal de Tráfico registra datos en el formato Control de pedidos Ventas donde se confirma pedido completo y facturado anexando lo siguiente: 1) Fecha 2) Hora 3) Firma de quien recoge factura 4) Número de factura. Página 8 de 9

9 Se programa área para su entrega con el cliente o proveedor. 11 Preparar ruta área Tráfico Tráfico Factura Al momento de la programación, se entrega factura con copia amarilla al área de Entrega de Material. Para más información ver en el PO SAC-09, Entrega de material al cliente, Choferes y Sucursales. PO SAC-09/01 Entrega de material al cliente en mostrador y PO SAC-09/02 Entrega de Material al cliente por ruta. PO SAC-09 PO SAC-09/01 PO SAC-09/02 8 REGISTROS DEL PROCEDIMIENTO PO SAC-18 PROCEDIMIENTO PEDIDOS VENTAS MAYOREO 0-31 FORMATO TRASPASO DE ALMACEN 0-21 FORMATO PEDIDO PO SAC-09 ENTREGA DE MATERIAL AL CLIENTE, CHOFERES Y SUCURSALES PO SAC-09/01 ENTREGA DE MATERIAL AL CLIENTE EN MOSTRADOR PO SAC-09/02 ENTREGA DE MATERIAL AL CLIENTE POR RUTA N/A FACTURA 9 CONTROL DE CAMBIOS Revisión Fecha de Emisión Descripción del cambio 00 29/08/08 Se oficializa su uso Página 9 de 9