Diseño e Implementación de la Factura Electrónica como mecanismo para hacer más eficiente el proceso de facturación en Certicámara S.

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1 Diseño e Implementación de la Factura Electrónica como mecanismo para hacer más eficiente el proceso de facturación en Certicámara S.A BRENDA HERRERA CARRANZA UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTA

2 Diseño e Implementación de la Factura Electrónica como mecanismo para hacer más eficiente el proceso de facturación en Certicámara S.A BRENDA HERRERA CARRANZA PROYECTO DE GRADO UNIVERSIDAD DE LA SALLE FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS BOGOTA

3 TABLA DE CONTENIDOS. 1 INTRODUCCION 7 2 ANTECEDENTES ANTECEDENTES NORMATIVOS ANTECEDENTES OPERATIVOS ANTECEDENTES CERTIFACTURA 12 3 PROBLEMA PLANTEAMIENTO FORMULACIÓN DEL PROBLEMA JUSTIFICACIÓN 15 4 OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL OBJETIVOS ESPECÍFICOS 16 5 MARCOS DE REFERENCIA PRESENTACIÓN DE CERTICÁMARA S.A MARCO TEÓRICO MARCO LEGAL MARCO CONCEPTUAL 22 6 HIPÓTESIS 25 7 DISEÑO METODOLOGICO 26 3

4 7.1 TÍTULO LÍNEA DE INVESTIGACIÓN SUBLÍNEA DE INVESTIGACIÓN TIPO DE INVESTIGACIÓN MÉTODO DE INVESTIGACIÓN DISEÑO ADMINISTRATIVO DISEÑO FINANCIERO DISEÑO TÉCNICO FUENTES DE CONSULTA FUENTES PRIMARIAS 31 8 INTRODUCCION A LA FACTURA ELECTRONICA QUÉ ES FACTURA ELECTRÓNICA? CARACTERÍSTICAS DE CERTIFACTURA ALCANCES DE LA SOLUCIÓN PARA CERTICÁMARA 35 9 DISEÑO ADMINISTRATIVO DESCRIPCIÓN GENERAL DE CERTICÁMARA S.A MISIÓN VISIÓN DEPARTAMENTO DE CALIDAD POLÍTICA DE CALIDAD OBJETIVOS DE CALIDAD: REVISIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD PLANIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE CALIDAD MEJORA CONTINUA DEPARTAMENTO COMERCIAL ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL DIVISIÓN DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO COMERCIAL DEPARTAMENTO FINANCIERO 41 4

5 9.12 DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN DISEÑO FINANCIERO FACTURACIÓN COMITÉ DE CARTERA ESTRUCTURA DE COSTOS DE LA FACTURA CONVENCIONAL Y LA FACTURA ELECTRÓNICA ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD COSTO / INGRESO DEL PROYECTO - FACTURA FÍSICA ANÁLISIS DE SENSIBILIDAD COSTO / INGRESO DEL PROYECTO - FACTURA ELECTRÓNICA DISEÑO TECNICO DIAGRAMA GENERAL DEL PROYECTO DIAGRAMA ARQUITECTURA FLUJO DE PROCESO DE FACTURA IMPLEMENTACION DEL PROYECTO PLAN DE TRABAJO IMPLANTACIÓN PROYECTO ORGANIGRAMA DEL PROYECTO DESARROLLO DE APLICACIONES DE SOFTWARE IMPLEMENTACIÓN ESPECÍFICA PARA LOS PROYECTOS DTE ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO BENEFICIOS Y APORTES DEL PROYECTO DE GRADO DIFICULTADES DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROYECTO DE FACTURA ELECTÓNICA CONCLUSIONES 77 5

6 16 RECOMENDACIONES BIBLIOGRAFÍA 79 6

7 1 INTRODUCCION Ésta investigación corresponde al continuo acompañamiento de quien elabora el siguiente trabajo de grado con una participación del 100% en todas las actividades desarrolladas; aplicando los conocimientos adquiridos durante la carrera; específicamente conceptos y teorías en lo referente al área de sistemas de información, racionalización de trámites y planeación administrativa en las actividades de planeación, implementación, parametrización a nivel funcional de la herramienta y control de calidad de las tareas asignadas las cuales permitirán la ejecución óptima del proyecto El desarrollo del mismo arrojará como resultado una herramienta de facturación electrónica que este en la capacidad de emitir, recibir y almacenar un número indeterminado de facturas electrónicas para Certicámara, la cual a su vez enviará dicho documento sus clientes, con los cuales se dé un acuerdo de facturación por este medio. Una de las necesidades a nivel mundial para las empresas es la automatización de sus procesos frente a los nuevos retos que imponen los mercados globalizados, con esto se busca la generación de servicios más ágiles y oportunos a sus clientes; de esta manera se plantea la posibilidad de que las compañías puedan utilizar diferentes mecanismos tecnológicos en procesos de negocio críticos por medio de sistemas de información que permitan garantizar la autenticidad e integridad de los datos y a su vez la entrega, expedición, aceptación y exhibición de la información de manera eficiente, dando cumplimiento a la ley, y de esta manera lograr garantizar seguridad jurídica y técnica de los procesos en medios electrónicos. Una de las posibles directivas exploratorias en nuestro entorno empresarial apunta a la Factura Electrónica. En Colombia existe desde hace muy poco tiempo la posibilidad legal de contar con la aprobación jurídica de operación de dicho mecanismo, siendo este, uno de los procesos vitales para los empresarios y que ha sido en diferentes países como Chile, una alternativa técnica para mitigar la evasión fiscal y reducir los costos del proceso para los empresarios. De esta manera se puede establecer que la Factura Electrónica es la oportunidad para integrar las actividades financieras y de gestión de tesorería de cualquier organización, esto implica que se deben soportar las operaciones financieras para todos los efectos fiscales aplicables a la ley colombiana. Pero en la actualidad en nuestro país no se tiene una aplicación masiva de este 7

8 mecanismo, debido a las barreras que el pasado normativo exponía, pues limitaba a que para su uso se tuvieran que realizar inversiones exorbitantes y requerimientos técnicos demasiados rigurosos de implementar. 8

9 2 ANTECEDENTES La factura electrónica nace como una iniciativa jurídica, apoyada en las herramientas tecnológicas vigentes (i.e. Certificación digital basada en tecnología PKI 1 ), brindando respuesta a una necesidad de competitividad, control, ahorro de insumos y simplificación de procesos. En este orden de ideas, el presente análisis se desarrollará de acuerdo a un conjunto de términos que exponen el estado del arte de la facturación electrónica en Colombia y en la región (Latinoamérica) y ubican al lector en el contexto legal, normativo y tecnológico sobre el cual se implementan los procesos de facturación electrónica 2.1 Antecedentes normativos A continuación se enumeran un conjunto de antecedentes normativos de acuerdo a la legislación colombiana y los cuales aportaron las bases para lograr definir los procesos de Facturación Electrónica en Colombia: Ley 223 de 1995 Mediante esta ley 223 de 1995 se modifico el artículo (factura o documento equivalente) el cual define: La factura de venta o documento equivalente que se expida, en las operaciones que se realicen con comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales; son documentos equivalentes a la factura de venta: El tiquete de máquina registradora, la boleta de ingreso a espectáculos públicos, la factura electrónica y los demás que señale el Gobierno Nacional. Artículo 617 del Estatuto Tributario Este artículo define principalmente los requisitos que se deben cumplir en el momento de generar una factura de venta y los cuales se enumeran a continuación: 1 PKI: Infraestructura de llave pública. Tecnología sobre la cual se basa toda la plataforma de certificación digital del estado colombiano y que cumple con todos los requerimientos establecidos por la Ley de Comercio Electrónico (Ley 527 de 1999) y el decreto reglamentario 1747 del 2009). 9

10 o o o o o o o o Estar denominada expresamente como factura de venta. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio junto con la discriminación del IVA pagado. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta. Fecha de su expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. Valor total de la operación. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas. Cuando el contribuyente utilice un sistema de facturación por computador o máquinas registradoras, con la impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer los medios necesarios para su verificación y auditoria. Decreto 1094 de 1996 Este decreto reglamenta el Art del Estatuto Tributario, define la factura electrónica como: documento computacional que soporta una transacción de venta de bienes o, prestación de servicios, transferido bajo un lenguaje estándar universal denominado Edifact de un computador a otro. ; y establece los parámetros de la factura electrónica como documento equivalente a la factura de venta. Ley 962 de 2005 El artículo 26 de la presente ley define: la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación. Decreto 1929 de 2007 En este decreto se proporcionan los parámetros para la aplicación de factura electrónica como mecanismo facilitador de las transacciones comerciales entre los que encontramos: 10

11 o o o o o Factura electrónica: Es el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos. Obligado a facturar: Es la persona natural o jurídica que conforme a las normas tributarias tiene la obligación de facturar y que, tratándose de la factura electrónica, la expide, generándola y numerándola por medio de un sistema de facturación por computador. Adquirente: Es la persona natural o jurídica que como adquirente de bienes o servicios debe exigir factura o documento equivalente y, que tratándose de la factura electrónica, la acepta y conserva para su posterior exhibición. Tercero: Es la persona natural o jurídica que presta al obligado a facturar y/o al adquirente, los servicios inherentes al proceso de facturación, tales como: expedición, entrega, aceptación, conservación y exhibición, y debe en consecuencia cumplir todos los requisitos y condiciones exigidos en el presente decreto. Número de la factura electrónica: Es el número que obedece a un sistema de numeración consecutivo autorizado por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales y corresponde al mismo autorizado para la factura por computador. Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios deberá solicitarse la respectiva autorización. Resolución DIAN de En esta resolución se exige que quienes expidan y acepten facturas electrónicas tengan que estar haciendo reportes bimensuales a la DIAN con el consolidado de sus operaciones, y se especifican los procedimientos para la generación del contenido técnico de control de las facturas y de las notas crédito en general. Ley 1231 de 2008 Factura Comercial En esta ley se reglamenta la factura como título valor y como mecanismo de financiación para los empresarios. 2.2 Antecedentes Operativos Las arquitecturas de Facturación Electrónica hasta la Ley 962 y el Decreto 1929 de 2007, presentaban las siguientes características: 11

12 Las facturas generadas solamente eran válidas como documentos equivalentes a las facturas físicas de venta si se transmite en una red de valor agregado. Aplicaba para la factura de venta que no equivale a la factura cambiaria de compraventa. Se debía utilizar el buzón electrónico (aunque resulte cuestionable su uso pues la red de valor agregado genera su contenido y se mantiene actualizado) Servía de soporte fiscal a las transacciones. Es por ello que se habilita en Colombia, tanto la factura de venta como la factura cambiaria de compraventa; la cual permite mejorar del control financiero de la organización, la capacidad de disponer de información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas, incrementa el control sobre los flujos financieros dentro de la organización y optimiza los procesos de cobro mediante la integración con los medios de pago/entidades financieras, reduciendo tiempos y automatizando las acciones de validación. 2.3 Antecedentes CERTIFACTURA Bajo la perspectiva que ofrece Certicámara en el mercado Colombiano en donde su premisa es la utilización de medios electrónicos como soporte transaccional para las compañías, se visualizó la necesidad de obtener un producto que permita un mejoramiento de procesos y ahorro de costos en la organización. Certicámara hizo una evaluación a una serie de compañías con el fin de determinar el tipo de proceso que podría aportar con su nuevo producto utilizando como base un esquema tecnológico, después de este estudio encontró una oportunidad en el proceso de facturación. Una vez definida esta directriz estratégica Certicámara inició su proceso de búsqueda de alternativas en el mercado mundial que ofrecieran este tipo de soluciones, después de un exhausto proceso en donde se definieron parámetros de selección que garantizarán un alto nivel de conocimiento en la solución se decidió que la mejor alternativa era la que ofrecía AZURIAN S.A. con su herramienta DTE Plus. Azurian es una de las primeras empresas certificadas por SII (servicio de impuestos internos) para ofrecer su solución de DTE. La primera empresa que utilizó esta solución fue la 12

13 Embotelladora Andina, quien a su vez fue el primer cliente aceptado por SII para operar con Documentos Tributarios Electrónicos con fecha 23 de Abril del 2003 (www.sii.cl). Actualmente más de 120 empresas son clientes de DTE Plus de Azurian solo en Chile, siendo además la solución con mayor experiencia del mercado, ya que fue la primera solución electrónica implementada en Chile. Hoy esta solución es responsable de la emisión del 48% de total de documentos recepciones por el Servicio, sobre un total de 39.9 Millones de documentos recepcionados por el SII. 13

14 3 PROBLEMA 3.1 Planteamiento En los últimos años el mundo ha entrado en un proceso de rápida transformación. Los cambios en los sistemas tecnológicos, políticos y económicos, nos llevan a que las empresas requieran nuevos de mecanismos que les permitan ser más eficientes y eficaces. La empresas en Colombia vienen adaptándose a estos nuevos cambios, implementado la automatización en sus procesos, buscando la generación de servicios ágiles y oportunos que generen valor diferenciador frente a la competencia y que le permitan lograr un punto de rentabilidad, eficiencia a corto y mediano plazo. De esta manera vemos como la reciente legislación Colombiana (Decreto 1929 del 2007 emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, Factura Electrónica), permite a los empresarios reducir los costos asociados a sus procesos de producción, permitiendo mejorar la competitividad empresarial y al mismo tiempo le facilita al Estado controlar la evasión de impuestos. Actualmente hay gran cantidad de documentos tributarios (facturas) que generan los altos costos relacionados con la impresión, numeración, envío, almacenamiento y conservación, además también se debe tener en cuenta el nuevo marco normativo que define condiciones y mecanismos de aseguramiento jurídico y técnico que hacen de la Factura Electrónica una excelente oportunidad para contar con un proceso que le permita al empresario emitir, generar y enviar facturas en entornos electrónicos dando cumplimiento a las exigencias legales actuales incrementando los niveles de eficiencia en su operación de facturación. Por lo anterior, y teniendo en cuenta los beneficios que suponen la implementación de un proceso de Facturación Electrónica y dada la viabilidad normativa, se propone la implementación de un producto y/o servicio en Certicámara (Autoridad de de Certificación Digital Abierta legalmente constituida bajo el marco legislativo colombiano), que le permita potencializar, a muy bajo costo, el uso y la integración de las tecnologías de facturación electrónica a sus procesos de negocio. 14

15 3.2 Formulación del problema Cuáles son los procesos que se deben llevar a cabo para la implementación de la Factura Electrónica como oportunidad para integrar las actividades financieras y de gestión de tesorería en Certicámara? 3.3 Justificación En la actualidad todo el entorno de la globalización, hace que las organizaciones planteen la creación de nuevas estrategias que les permita ser empresas más ágiles, escalables y que ofrezcan unos rápidos canales de respuesta a las necesidades del mercado. A partir de las experiencias de otros países que han incursionado en este proceso de facturación electrónica como Chile, México y España, en donde dicho proceso generó la posibilidad de mitigar la evasión y reducir los costos del proceso de facturación para los empresarios, el presente proyecto pretende profundizar en los conceptos generales de la factura electrónica y su implementación en Certicámara. Desde este punto de vista se considera relevante el desarrollo de éste proyecto ya que se enfocará en la viabilidad de la implementación de un sistema óptimo que permitirá a esta organización el acceso a una tecnología enfocada a la eficiencia de los procesos Por lo anterior; la información que se genere en la elaboración de este proyecto, va a construir las bases para complementar y aclarar los conocimientos ya adquiridos sobre el tema de facturación electrónica, y va a contribuir a la creación de objetivos y estrategias más claras y estables, que permitan a la organización concebir este mecanismo como una alternativa económica y tecnológica que optimice los procesos. 15

16 4 OBJETIVOS 4.1 Objetivo General Determinar las condiciones de diseño y de implementación de la facturación electrónica en Certicámara S.A. 4.2 Objetivos Específicos Aumentar la productividad en el departamento de facturación de Certicámara (menor tiempo, mayor capacidad) => Mayor rapidez operacional en las ventas. Mejorar el control financiero de Certicámara y la capacidad de disponer de información precisa sobre el estado de las facturas emitidas y recibidas. Optimizar los procesos de cobro en el área de cartera de Certicámara, reduciendo tiempos y automatizando las acciones de validación. Elaborar un diagnóstico del área de facturación y logística que sirva como insumo para la implementación del proceso de factura electrónica en Certicámara. Elaborar el plan de mejoras que permita crear una solución sostenible orientada al proceso de facturación electrónica. 16

17 5 MARCOS DE REFERENCIA 5.1 Presentación de Certicámara S.A. La Sociedad Cameral de Certificación Digital Certicámara S.A., o simplemente Certicámara, es una sociedad anónima constituida por las cámaras de comercio del país con el objetivo de prestar los servicios de certificación digital que se regulan por la ley 527 de 1.999, el Decreto 1747 de y las demás normas que las complementen, modifiquen o reemplacen. Certicámara es una Entidad de Certificación Digital Abierta de carácter esencialmente Empresarial, que tiene como propósito fundamental proporcionar las herramientas necesarias para que los empresarios y demás usuarios de Internet del país puedan realizar Negocios Electrónicos con Seguridad Jurídica. Certicámara tiene su domicilio principal en la ciudad de Bogotá, se encuentra inscrita en el Registro Mercantil bajo el número de matrícula No , y tiene autorización para prestar los servicios de certificación digital abierta de la Superintendencia de Industria y Comercio. 5.2 Marco Teórico En la continua búsqueda de competitividad se han creado diferentes teorías que sustentan todo el proceso decisional en el cual tienen que incurrir las organizaciones para llevar a cabo el desarrollo de los proyectos con una adecuada utilización de los recursos, bajo premisas de los componentes básicos que se deben tener en cuenta para aprovechar la oportunidad de negocio. Como primera medida se debe tener en cuenta como lo menciona (Senn, 1993,23), las organizaciones están conformadas por varios sistemas y a su vez éstos están conformados por características específicas del sistema principal; el objetivo principal de cada uno de éstos subsistemas es la producción de bienes y servicios que logren satisfacer la demanda del mercado. Para cumplir tal fin los sistemas debes ser autorregulables y autoajustables con el objetivo de poder medir su desempeño y productividad esperada, permitiendo facilitar los ajustes requeridos al sistema logrando con ello una respuesta positiva a las necesidades del mercado mediante la creación de unos adecuados sistemas de información. 17

18 Es importante tener en cuenta que en ésta continua búsqueda de competitividad cada vez las organizaciones debe estar más a la vanguardia de los avances tecnológicos es por ello que las empresas adoptan herramientas que permiten optimizar sus procesos; como lo menciona (Effy Oz, 2001,28-29) con la incursión en el comercio electrónico la gran mayoría de los negocios utilizan en sus sistemas de administración bases de datos lo suficientemente robustas con el único fin de mejorara de manera significativa el servicio al cliente tanto externo como interno. Por su parte (Laudon, 2008, 392) nos confirma que ésta herramienta llamada Internet puntualmente realiza un aporte significativo en la historia del comercio electrónico a mediados de 1995 por medio del portal Netscape.com en el cual se publicaron los primeros anuncios publicitarios de grandes compañías que sirvieron como base para incursionar en esta modalidad de publicidad y ventas en la Web, lo cual generó un aumento significativo en el incrementos de las ventas. A continuación se definen las características de la tecnología del comercio electrónico, que nos permiten confirmar que éste tipo de tecnologías son más robustas y potentes que las revoluciones anteriores. Figura 1. Características únicas de la Tecnología del Comercio Electrónico Dimensión del Comercio Electrónico Importancia en los Negocios Ubicuidad: La tecnología de Internet y la Web está disponible en todas partes: en el El mercado se ha extendido más alla de las fronteras tradicionales y carece de ubicación mercado, en el trabajo, dispositivos temporal y geográfica. Se crea el mercado móviles. virtual en donde las compras se realizan desde cualquier lugar reduciendo los costos de compra. Alcance Global: la tecnología rebasa las El comercio se realiza de forma transparente fronteras nacionales en todo el planeta y sin modificaciones. El mercado virtual incluye a miles de empresas y consumidores en todo el mundo. Estándares universales: existen Con el conjunto de estándares técnicos estándares tecnológicos, los estándares de Internet existentes los sistemas se puedes comunicar entre sí fácilmente. Riqueza: se transmiten mensajes de video, audio y texto. Los mensajes de Marketing ahora se integran en uno solo video, audio y texto. Interactividad: la tecnología funciona a Los consumidores se involucran en un 18

19 través de la interacción con el usuario. diálogo que ajusta dinámicamente la Densidad de la información: la tecnología reduce los costos de la información y eleva la calidad. Personalización de mensajes de productos y servicios: la tecnología permite entregar mensajes adaptados tanto a las necesidades de cada individuo como de grupos. experiencia a cada individuo. Los costos de procesamiento, comunicación y almacenamiento se reducen significativamente. Se obtiene entonces información más precisa y a bajo costo. La personalización de los mensajes de marketing, de productos y servicios se basa en las características individuales. (Fuente: Tomado del libro Sistemas de Información Gerencias Administración de la Empresa Digital - Kenneth C. Laudon) Ahora bien es importante tener en cuenta los diferentes enfoques en cuanto a los parámetros que se deben tener en cuenta a la hora de realizar un estudio de viabilidad para el diseño e implementación de un nuevo proyecto en una organización y podemos empezar por el análisis del estudio de viabilidad planteado por (Sapag, 2007) en donde se evalúan las diferentes posibilidades para lograr identificar el camino adecuado para el desarrollo del proyecto y del correcto uso de las herramientas que sin lugar a duda de éstas dependerá el aumento o disminución de la competitividad de la empresa en el entorno en el cual se desarrolle. Aquí conviene detenerse un momento a fin de lograr interpretar los entornos que intervienen en el esquema de implementación de la herramienta en la organización y determinar el impacto en el momento de iniciar la inversión. En cuanto al estudio técnico se tiene la necesidad de determinar si es posible o no realizar la inversión desde el punto de vista del análisis de la capacidad técnica y el compromiso del personal que interviene directamente en la ejecución del proyecto, se debe definir el camino de integración de las herramientas que posea la empresa enfocadas a la nueva inversión que permita la integración del servicio que logre generar un mayor valor agregado y en donde se adopte una estructura productiva sostenible no solo a corto sino también largo plazo. En cuanto al enfoque económico se debe tener en cuenta que depende en gran medida de la adopción de un proceso adecuado que integre los beneficios y costos estimados para la ejecución del proyecto que sin duda requiere de una amplia visión que permita por parte del 19

20 gerente del proyecto la integración adecuada de las estrategias y las herramientas de análisis correctas para la toma de decisiones, que orienten a la empresa en la implementación del nuevo proyecto. Para el estudio administrativo es claro que se debe buscar un esquema adecuado que logre la departamentalización y delegación de las funciones respecto correcta distribución de los cargos de acuerdo con la complejidad de las tareas asignadas, la persona encargada de esta área debe tener en cuenta que la estructura organización adoptada para el proyecto cumpla con los requerimientos óptimos de rentabilidad deseables con miras a desarrollar el correcto esquema de integración del proyecto. Por último con el fin de fundamentar esta investigación, a continuación se presentarán algunas ideas que dan bases técnicas y jurídicas a los procesos de facturación electrónica: El Dr. Erick Rincón Cárdenas 2 en el seminario Factura Electrónica en Colombia Antecedentes, estado actual y futuro cercano comenta que una nueva reglamentación sobre factura electrónica constituye una oportunidad para determinar con claridad dentro del ordenamiento jurídico, cuáles deben ser los requisitos y el contenido que debe cumplir la factura electrónica en materia fiscal para ser considerada como documento soporte de las operaciones mercantiles y dar cumplimiento al deber de facturación. Es importante estudiar el entorno jurídico-político de un país para establecer mecanismos que generen un valor añadido a las organizaciones que permitan mejorar y optimizar los procesos de las mismas logrando posicionarlas en el mercado, es por ello que la normatividad actual en cuanto a Facturación Electrónica se define bajo los principios de neutralidad tecnológica es posible implementar soluciones genéricas o soluciones hechas a la media de acuerdo con los procesos de negocio de una organización específica siempre y cuando se respeten los principios de la seguridad jurídica y tecnológica definidos en la Ley de Comercio Electrónico. Estos principios son: Autenticidad: identificación plena del comercio emisor de una factura electrónica y el cliente receptor de la misma. 2 Abogado de la Universidad del Rosario (Colombia); con Postgrado en Derecho Financiero de la Universidad del Rosario (Bogotá, 2001), Derecho Contractual de la Universidad del Rosario (2004); Diplomado en Comercio Electrónico Internacional (Universidad Externado de Colombia) 20

21 Integridad: imposibilidad de modificar, adulterar o borrar los datos almacenados en un factura electrónica. No repudiación: mecanismo mediante el cual un comercio no puede negar el hecho de haber emitido una factura electrónica Confidencialidad: mecanismo mediante el cual se garantiza la protección de la información para conocimiento exclusivo del comercio, el cliente y el ente de control gubernamental. 5.3 Marco Legal La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, en su afán de contar con un marco legislativo que soporte la facturación electrónica emitió en el año de 1996 el Decreto No en el cual se define la factura electrónica como documento equivalente a la factura física y la cual contaba con las siguientes características: Es un documento computacional que soporta transacciones de venta de bienes o la prestación de servicios. Debe ser transmitido entre las partes a través de la utilización del lenguaje estándar EDIFACT. Debe ser transmitido a través de una red de valor agregado, las cuales deben ser administradas por entidades autorizadas por el Ministerio de Comunicaciones y registrarse ante la DIAN para la intermediación en la transmisión de facturas. Posterior al Decreto 1094, en la ley 527 de 1999 se definió y reglamentó el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, la cual a pesar de no establecer disposiciones relacionadas en forma directa con temas fiscales y tributarios, sí ha tenido incidencia respecto de la aplicación y validez de la factura electrónica como soporte documentario de las operaciones comerciales. 21

22 Por su parte, en la ley 962 de 2005 Artículo 26 se definió la Factura Electrónica de la siguiente manera: Para todos los efectos legales, la factura electrónica podrá expedirse, aceptarse, archivarse y en general llevarse usando cualquier tipo de tecnología disponible, siempre y cuando se cumplan todos los requisitos legales establecidos y la respectiva tecnología que garantice su autenticidad e integridad desde su expedición y durante todo el tiempo de su conservación. Es así como la ley 962 en su artículo 26 hace referencia a dos situaciones diversas pero complementarias dentro de la misma hipótesis normativa, pues el enfoque de la factura electrónica a partir de esa norma no sólo será tributario, sino también comercial; al decir la norma vigente que para todos los efectos legales se pueden expedir, aceptar y archivar facturas electrónicas, está significando que para dar soporte a obligaciones cambiarias se pueden utilizar ese tipo de facturas, o lo que es lo mismo, que las mismas pueden tomar la forma de títulos valores electrónicos. Finalmente, el Decreto No del 2007 reglamenta el articulo del estatuto tributario y el artículo 26 de la ley 962 de Con esto, la factura Electrónica en Colombia se constituye como una realizada empresarial totalmente viable. 5.1 Marco Conceptual Base de datos: conjunto de registros compartidos e interrelacionados; por lo general en más de un archivo. Es un método para administrar datos que facilita la entrada, actualización y manipulación de los datos. Batch: Se dice que un proceso es batch cuando se realiza de forma secuencial y automática por el ordenador. Casos de uso: secuencia de transacciones que son desarrolladas por un sistema en respuesta a un evento que inicia un actor sobre el propio sistema. Los diagramas de casos de uso sirven para especificar la funcionalidad y el comportamiento de un sistema mediante su interacción con los usuarios y otros sistemas. Datos: características de personas, cosas y eventos que pueden manipularse y procesarse para producir información. Datos OLAP: proviene de Online Analitical Processing (Procesamiento Analítico en Línea), define a una tecnología que se basa en el análisis multidimensional de los datos y que le permite al usuario tener una visión más rápida e interactiva de los mismos. 22

23 Firewall: sistema que protege a un ordenador o a una red de ordenadores contra intrusiones provenientes de redes de terceros (generalmente desde internet). Hardware: partes físicas y tangibles de una computadora. Internet: red de redes internacional que proporciona a millones de personas acceso a diversos recursos de información. Isocuanta: gráfico de las posibles combinaciones de insumos que resultan en la producción de un determinado nivel de producción. Plataforma: hardware o sistema operativo estándar que utiliza la organización. Plug in: programa que se puede anexar a otro para aumentar sus funcionalidades, generalmente sin afectar otras funciones no afectar la aplicación. Protocolo: conjunto estándar de reglas que controla la telecomunicación entre dos dispositivos de comunicaciones o en una red. Protocolo LDAP: es un protocolo estándar que permite administrar directorios, esto es, acceder a bases de información de usuarios de una red. Protocolo SMTP: Protocolo Simple de Trasferencia de Correo. Protocolo que se usa para trasmitir correo electrónico entre servidores. Protocolo POP3: es un protocolo estándar que permite recibir . RAID: conjunto de paquetes de discos magnéticos conservados como copia de seguridad. Algunas veces las RAID se utilizan para almacenar grandes bases de datos. Red: combinación de un dispositivo de comunicaciones y una o varias computadoras, o dos o más computadoras y terminales, de modo que varios dispositivos puedan enviar y recibir información audiovisual. Red de valor agregado: red de telecomunicaciones que pertenece y es administrada por un vendedor que cobra a los clientes cuotas periódicas por sus servicios. Repositorio de datos: base de datos fundamental para el diseño; no sólo guarda datos, sino también algoritmos de diseño y, en general, elementos software necesarios para el trabajo de programación. Servidor: Computadora conectada a varias computadoras menos potentes que pueden utilizar sus bases de datos y aplicaciones. Sistema operativo: software de sistema que soporta la ejecución de varias aplicaciones diseñadas justamente para utilizar sus funciones. Software: conjunto de instrucciones que controla las operaciones de una computadora Transacción: actividad de negocios. En un contexto de sistemas de información, registro de una actividad de negocios. 23

24 Windows: conocido sistema operativo de la empresa Microsoft, que se ejecuta en máquinas IBM y también en Macintosh equipadas con software intermediario apropiado. Workflow: se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. XML: (Extensible Markup Language) corresponde a un lenguaje estándar que permite a diferentes aplicaciones interactuar con facilidad a través de la red. 24

25 6 HIPÓTESIS El diseño e implementación de la factura electrónica representan una alternativa viable económica para Certicámara permitiendo incrementar los niveles de productividad y eficiencia en su proceso de facturación. 25

26 7 DISEÑO METODOLOGICO 7.1 Título Diseño e Implementación de la Factura Electrónica como mecanismo para hacer más eficiente el proceso de facturación en Certicámara S.A. 7.2 Línea de investigación Gestión, administración y organizaciones 7.3 Sublínea de investigación Plan de desarrollo empresarial. 7.4 Tipo de investigación El tipo de investigación que se plantea en este proyecto es de carácter descriptivo, ya que abarca el registro, análisis e interpretación de la información recolectada y la comprensión de los procesos que se estudian para identificar las características y parámetros que permitan dar un veredicto de viabilidad económica, técnica en los procesos de implementación de facturación electrónica. 7.5 Método de investigación Diseño administrativo Según Sapag en su libro proyectos de Inversión Formulación y Evaluación la correcta ejecución de un proyecto depende en la mayoría de casos de los criterios de la administración que se le dé a éste; es por ello que para este caso especifico el diseño de las estructuras administrativas 26

27 supone una división adecuada al interior de las áreas de cada departamento que intervienen en el proceso de facturación electrónica. Es importante tener en cuenta como lo expone (Miranda, 2003,156) el diseño administrativo debe estar en cabeza de un Gerente de Proyectos el cual debe estar en la capacidad de direccionar y ejecutar el proyecto, cumpliendo con los parámetros establecidos en la estrategias establecidas al inicio del proyecto tanto técnica como financiera. Se debe tener en cuenta que para la elaboración del diseño e implementación de éste proyecto en particular no se deben dejar a un lado los parámetros especificados por (Senn, 1993, 33-35) en el ciclo de vida en el desarrollo de sistemas que consta de las siguientes actividades: Investigación preliminar: la necesidad de mejorar o crear un sistema que permita optimizar un proceso en específico en la organización puede surgir por una petición de una o de un grupo de personas de unidad organizacional; sin importar esto se deben tener en cuenta ciertos parámetros para poder dar trámite a ésta solicitud; los cuales son: o Aclaración de la solicitud: se debe examinar con precisión lo que el grupo desea y plantear claramente dicha solicitud. o Estudio de factibilidad: para lograr determinar si la solicitud es factible se deben realizar tres estudios que son: factibilidad técnica, económica y operacional. o Aprobación de la solicitud: en el momento en el que la solicitud apruebe el estudio de factibilidad y para dar trámite; es necesario que la solicitud del proyecto se incorpore al plan; con el objetivo que la administración priorice los proyectos y les asigne su presupuesto. Determinación de los requerimientos del sistema: para éste ítem es importante que comprendan a cabalidad los procesos de la empresa que se van a ver afectados con la implementación de la nueva herramienta y para ello; el analista debe reunir los detalles de cada proceso involucrado con las personas involucradas. Posteriormente el analista recopila los datos recolectados e identifica los requerimientos que debe cumplir la nueva herramienta. Diseño del sistema: en éste diseño se deben establecer los detalles con los cuales el nuevo sistema cumplirá con los requerimientos exigidos en la fase de análisis; para ello los analistas deben determinar los reportes y demás salidas que debe producir el nuevo sistema; éste diseño también deberá proveer los datos de entrada; procedimientos y documentos que contienen todas las especificaciones del sistema. 27

28 Desarrollo de software: en ésta etapa de desarrollo se pueden evaluar dos alternativas: comprar el software a terceros o desarrollarlo internamente con el personal que ya tiene la organización; ésta elección dependerá de los costos de cada alternativa y de la idoneidad el personal para desarrollar ésta labor. Prueba de sistemas: en ésta fase el sistema se empleará de manera experimental con la ejecución de pruebas al software; con el objetivo que se cumplan los requerimientos exigidos por los usuarios. Implantación y evaluación: en éste proceso se verifica que el sistema funcione adecuadamente y se realiza la capacitación a los usuarios tanto funcionales como los de área de tecnología y posterior a ellos se debe realizar la puesta en producción del sistema iniciando con una prueba piloto y trabajando los dos sistemas el viejo y el nuevo con el fin de comparar los resultados Diseño financiero El principal objetivo de este diseño financiero es determinar cuáles son los costos asociados a la implementación tecnológica de la plataforma de facturación electrónica en Certicámara; y cómo se realiza la redistribución del departamento financiero para poder determinar las funciones que desempeñara cada subárea dentro del proceso. Según (Núñez, 2007, 80-81); éste estudio debe determinar el monto de los recursos económicos, el costo total de la operación y cuáles son los indicadores económicos que nos permitirán realizar una correcta proyección financiera para la ejecución del proyecto. A continuación se mostrará la gráfica con las interrelaciones entre los componentes del estudio financiero. Figura 2. Estructura Estudio Económico (Fuente: Tomado del libro Manual para la Evaluación de Proyectos de Inversión - Rafael Núñez) 28

29 En el anterior diagrama se puede observar que la evaluación financiera va a depender directamente del balance general que para el estudio financiero únicamente se debe tener en cuenta el balance inicial que nos reflejará la relación entre el activo, pasivo y patrimonio actual pero debido a la diversificación no podremos saber cómo se comportará en situaciones futuras, el estado de resultados cuyo objetivo será calcular la ganancia neta y los flujos netos de efectivo del proyecto en pocas palabras los ingresos totales menos los costos totales, el punto de equilibrio el cual es utilizado para determinar en qué momento la organización obtiene ganancias a partir de su ingreso y costo total y por último el costo de capital el cual representa la obligaciones en las que incurra la empresa en el caso que el capital para realizar la inversión no proceda de totalmente de una persona física sino que un porcentaje proceda de otras empresas o de los bancos Diseño Técnico Es de vital importancia entender que el mayor aporte al desarrollo de nuevos sistemas de información los brinda las herramientas asistidas por computadoras como lo menciona (Senn, 1993, ), ya que con el uso adecuado de las herramientas los analistas que desarrollarán el nuevo sistema, tienen el potencial para ser más productivos, se desarrollan las actividades en un menor tiempo alcanzando con ello unos niveles de productividad superiores a los que obtendrían si no se usarán dichas herramientas, debido a que se disminuyen los tiempos de análisis, ejecución y documentación de manera significativa. Ésta automatización permite también almacenar los datos en un formato que pueda ser fácilmente entendible por el analista, permitiendo con ello una mayor exactitud y menor tiempo en el momento de elaborar informes. Por otra parte (O Brien, 2006, 408) afirma que éste estudio nos permite realizar un análisis detallado de la primera etapa que es el diseño de sistemas en el cual se debe especificar cómo se van a utilizar los recursos existentes como lo son recursos de software, hardware, humano y lo más importante como se van a concatenar de tal manera que podamos obtener de éstos recursos la información necesaria para el producto que se quiere obtener sin dejar atrás la elaboración del análisis de las necesidades de información que se puedan generar en el usuario final que es quien a su vez provee las fuentes de documento de requerimientos funcionales que va a servir de base para la elaboración del nuevo sistema de información. Éste diseño comprende el desarrollo de las etapas de desarrollo que a su vez deben cumplir los siguientes requisitos: 29

30 Las necesidades de información de una empresa y de los usuarios finales contemplados como uno solo. Actividades, recursos y productos del sistema de información actual que se está utilizando. Capacidad del sistema de información para satisfacer las necesidades de información de cada usuario y de las demás partes involucradas en el sistema. Es de vital importancia que al realizar el diseño se tenga en cuenta el concepto del modelo de sistemas planteado por (O Brien, 2006, 410) en el cual se tengan en cuenta los mecanismos que se van a utilizar para satisfacer las necesidades en cuanto a información que los usuarios puedan tener, sin dejar atrás que la elaboración de éste diseño que a su vez tiene unas actividades estén acordes con los requerimientos funcionales planteados inicialmente en el diseño de sistemas Figura 3. Modelo Diseño de Sistemas (Fuente: Tomado del libro Sistemas de Información Gerencial- James O Brien) En la figura anterior se evidencia una forma práctica de general un bosquejo de la etapa del diseño de sistemas que son la etapa de diseño de interfase de usuario, de datos y de procesos y éstas a su vez generan un insumo con las especificaciones para la elaboración de los diseños, bases de datos y los procedimientos para la elaboración de programas; se debe tener en cuenta que en la elaboración del diseño la etapa más crítica es la que involucra la interfaz del usuario ya que ésta es la más cercana al usuario final quien es el que provee la información para realizar los diseños de prototipos de entradas y salidas de usuarios, de servicios de intranet que sean de fácil manejo para los mismos usuarios, con el fin de generar correctamente las 30

31 especificaciones de diseño tanto para los productos con para los diagramas que involucran a los usuarios con los sistemas (computadoras). 7.6 Fuentes de consulta Fuentes Primarias Para la elaboración del presente proyecto de investigación se toma como base la información recolectada por el equipo de trabajo de Certicámara; teniendo en cuenta que para la implementación del mismo, los datos obtenidos están relacionados con los documentos y libros especializados en el tema de facturación electrónica, como también por la información suministrada por entes gubernamentales como: la DIAN, Cámara de Comercio de Bogotá, información publicada en Internet, artículos e información suministrada por el grupo de trabajo el cual fue escogido específicamente por sus destrezas y conocimientos en ésta área; los cuales permitan diseñar e implementar las estrategias necesarias que conlleven a la eficiente implementación de éste proyecto. Éste equipo de se describe a continuación: Gerente del proyecto: persona encargada de definir los requerimientos funcionales del sistema de facturación electrónica, definir la estrategia de migración de procesos de negocio asociados al proceso de facturación en Certicámara. Jefe de tecnología: persona encarga de diseñar, implementar y probar los sistemas de facturación electrónica de Certicámara. Ingeniero Consultor de Sistemas: persona encargada de manejar los diseños conceptuales de la solución con el fin de integrarlos en la organización. Grupo de consultoría del área comercial: grupo de 2 personas (una de ellas es la persona quien elabora éste proyecto de grado) encargadas de dar seguimiento al avance de implementación e implantación de los sistemas de facturación electrónica en Certicámara. Director Administrativo y Financiero: actor que valida los procesos de negocio de facturación electrónica y los integra con los procesos financieros de la organización 31

32 Director Jurídico: valida que la solución de facturación electrónica implementada cumpla con los lineamientos jurídicos y tributarios establecidos por la legislación Colombiana. 32

33 8 INTRODUCCION A LA FACTURA ELECTRONICA 8.1 Qué es factura electrónica? En la continua búsqueda de optimizar y rentabilizar la mayoría de los procesos críticos, como lo son los de facturación, el gobierno en conjunto con la DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) en la Resolución de 2007, buscaron diseñar e implementar un modelo de transacción electrónica que permita que los documentos tributarios que actualmente son utilizados por los contribuyentes, puedan ser generados, enviados y administrados por los contribuyentes en forma electrónica mediante una plataforma segura basada en certificados electrónicos, firma digital y encriptación de datos. 8.2 Características de Certifactura Entendiendo los objetivos estratégicos de la empresa, se pueden definir las siguientes características de la solución de Documentos Tributarios Electrónicos: Bajo la Norma: Integra a la empresa a la norma de transacciones de Documentos Tributarios Electrónicos (Factura/Nota crédito Electrónica) definida por la DIAN en la Resolución de 2007, siendo ésta norma la base para el diseño transaccional de Factura/Nota crédito Electrónica. Integridad: Garantiza que la información contenida en el mensaje, queda protegida y no puede ser manipulada o modificada, confirmando la no alteración de los datos de origen. Resolución de 2007 Autenticidad: Permite verificar la identidad del emisor y del receptor del Factura/Nota crédito Electrónica. Resolución de 2007 Veracidad: Se puede determinar la veracidad de una factura rápidamente utilizando la comprobación de firma y timbres electrónicos normados por la DIAN. No repudio: El emisor que selle digitalmente un documento no podrá negar la generación del comprobante. Validez: Tiene exactamente la misma validez que las facturas en papel. 33

34 Ahorros: Permite ahorros importantes tanto en procesos administrativos como operativos. Desde la filosofía del proyecto hasta los elementos básicos de la aplicación, CERTIFACTURA- DTE Plus contiene elementos diferenciadores que lo destacan de otros productos en cuanto a: El acceso a las funcionalidades de la herramienta y datos, es en forma perfilada (Usuario y Contraseña), teniendo para cada perfil un control de las opciones a las que puede ingresar. (Administradores y Usuarios Internos) Dada su arquitectura, CERTIFACTURA-DTE Plus puede operar en diferentes plataformas, lo que otorga flexibilidad y evoluciona en conjunto con la empresa. La usabilidad es simple y directa, permitiendo a los usuarios interactuar en distintos contextos, sin necesidad de aprender complejos manuales. No invasiva, complementa los actuales sistemas de Facturación que la empresa posee, sin producir grandes modificaciones o alteraciones tanto en la operación de los usuarios, como la disponibilidad del servicio para las diferentes aplicaciones. Esto se logra por ejemplo, a través de la generación por parte de los actuales sistemas de la empresa, de archivos planos de texto con formato Factura/Nota crédito Electrónica definido por la DIAN. Amigable: La usabilidad es simple y directa, permitiendo a los usuarios interactuar en distintos contextos sin necesidad de aprender complejos manuales. Escalable: Opera con volúmenes variables de facturación, adaptándose solo mediante Hardware a los nuevos requerimientos de la organización. Volúmenes: Permite operar con grandes volúmenes de documentos tributarios. (actualmente la solución ha sido probada con más documentos/mes). Contingencia y Seguridad: Integra los conceptos de Encriptación y Autentificación mediante certificados y firmas digitales, además realiza transacciones en forma segura a través de sistemas de transmisión de mensajes que son el estándar en las principales organizaciones transaccionales como la Banca y las Telecomunicaciones. Multiplataforma: CERTIFACTURA-DTE Plus puede operar en diferentes plataformas, lo que otorga flexibilidad y permite evolucionar en conjunto con la empresa. J2EE: Estándar de programación a nivel mundial de alto rendimiento. Componentes: Los cuales pueden ser fácilmente reutilizados y optimizados para las actividades críticas de procesos. 34

35 Figura 4. Modelo de operación CERTIFACTURA (Fuente: Tomado del Share Point Intranet Certicámara Equipo Técnico) 8.3 Alcances de la solución para Certicámara La solución planteada por Azurian para la implementación de factura electrónica en Certicámara abarca las siguientes áreas funcionales: Figura 5. Alcances de la solución Convierte la información de los sistemas internos de la organización en una estructura estándar para la transferencia de información de acuerdo a las resoluciones de la DIAN. Envía debidamente firmados y certificados electrónicamente los documentos tributarios electrónicos a los clientes de acuerdo a los canales definidos los contratos acordados entre ellos, registrando los estados del proceso de recepción. 35

36 Validación y recepción de documentos tributarios electrónicos generados por otros emisores autorizados en base a los contratos acordados. El modelo de datos relacional permite administrar la información tributaria en varios motores de datos, por todo el tiempo que lo requiera el cliente de acuerdo a su capacidad de almacenamiento. Acceso perfilado y seguro a la información de DTE, impresión y gestión bajo una plataforma Web simple y eficiente, la cual incorpora todos los estándares de usabilidad actual. (Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado y el Equipo Técnico) 36

37 9 DISEÑO ADMINISTRATIVO En este diseño se describirán los aportes y procedimientos que se tuvieron que documentar por parte del equipo de trabajo en el cual se encuentra la persona que presenta este trabajo de grado, para lograr la implementación del Sistema de Gestión de Calidad con base en los requisitos de la Norma: NTC-ISO 9001:2008, los cuales son un requisito indispensable para lograr cumplir el alcance de este proceso de facturación electrónica en Certicámara. 9.1 Descripción general de Certicámara S.A. En este análisis se expondrá la conformación de cada uno de los departamentos los cuales intervienen en el proceso de facturación electrónica dando una explicación de su función dentro de la misma. 9.2 Misión Somos una entidad de certificación digital abierta autorizada por la Superintendencia de Industria y Comercio, constituida por las cámaras de comercio del país con el fin de proveer la seguridad jurídica y tecnológica en entornos electrónicos cumpliendo el marco legal, las normas y estándares internacionales de certificación digital. Proveemos un portafolio integrado de soluciones de certificación digital al Estado, la comunidad empresarial, los profesionales y ciudadanos, apoyados en un equipo humano e infraestructura idóneos, generando sostenibilidad y rentabilidad a nuestros accionistas. 9.3 Visión Ser reconocidos a nivel nacional como el tercero idóneo de confianza que garantiza total seguridad jurídica y tecnológica al comercio electrónico a través de un portafolio integrado de soluciones de alta calidad en certificación digital y en el ámbito internacional ser reconocidos 37

38 como el socio estratégico en iniciativas que fomenten el uso de la tecnologías de Certificación digital en Latinoamérica. 9.4 Departamento de Calidad Este departamento está conformado por un coordinador interno de calidad el cual se encarga de mantener actualizados todos los procedimientos, formatos e instructivos de las diferentes áreas de la organización, verifica que los procedimientos y formatos sean llevados de la forma adecuada como también la forma de archivo de lo activo e inactivo en los diferentes procesos, todo lo anterior dentro de un marco metodológico establecido en los procesos y objetivos de calidad. 9.5 Política de calidad A través del ofrecimiento de productos y servicios de certificación digital, aportar a la comunidad, soluciones innovadoras, con estándares de calidad internacional que satisfagan las necesidades y requerimientos de seguridad jurídica y tecnológica en los entornos electrónicos garantizando eficiencia, economía y responsabilidad social con el apoyo de un equipo humano idóneo, procesos eficientes y tecnología de punta 9.6 Objetivos de calidad: Garantizar la sostenibilidad, rentabilidad y liquidez de Certicámara. Incrementar el número de suscriptores y el uso de servicios de certificación digital. Garantizar la satisfacción de los clientes. Optimizar el ciclo de certificación. Fortalecer los canales de atención y soporte al cliente. 9.7 Revisión de la política de calidad Anualmente a través del comité de calidad, reportando a la gerencia general y comercial, se debe realizar una revisión general para determinar si las metas se han cumplido. 38

39 9.8 Planificación de la política de calidad. Si existe algún tipo de cambio o revisión de la política de calidad se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos: Necesidades del cliente vs. las directrices establecidas de la política de calidad y las características de calidad. Características de calidad vs. la especificación de la materia prima suministrada por proveedor. De esta revisión se pueden determinan objetivos para mejorar la satisfacción del cliente y el mejoramiento continuo de la organización. 9.9 Mejora continua. Todos los objetivos son evaluados periódicamente y así mismo calificados. Estos estudios están relacionados con los resultados obtenidos por: Auditorías internas. Acciones Correctivas. Acciones Preventivas Quejas y reclamos de los clientes. Revisiones realizadas por la gerencia comercial Departamento comercial Es el encargado de cumplir con las ventas de las diferentes líneas con que cuenta la compañía a nivel nacional e internacional Estructura del departamento comercial Gerente Comercial Gerente de Proyectos 2 Ejecutivos comerciales a nivel Bogotá 1 Ejecutivo comercial a nivel Cali 1 Ejecutivo comercial a nivel Bucaramanga 3 Ingenieros consultores 39

40 1 Ingeniero desarrollador División del Departamento Comercial La empresa cuenta con un departamento comercial que se encarga de promocionar y vender los diferentes productos de la compañía. Este departamento se divide en tres grandes grupos: gerente comercial a nivel nacional y dos subgrupos cada grupo cuenta con dos ejecutivos para un total de cuatro ejecutivos y un gerente de proyectos a nivel nacional. Existe un departamento de desarrollo e ingeniería el cual apoya al departamento comercial en lo referente a pre-venta, elaboración de programas y soporte a los mismos dicho departamento cuenta con tres ingenieros consultores y un ingeniero desarrollador. La empresa establece anualmente un plan comercial dirigido principalmente a: Segmentación y actualización periódica de la base de datos de los clientes de la empresa. Programa de capacitaciones a distribuidores. Visitas bimensuales a los clientes ubicados en las principales plazas comerciales del país como Cali, Medellín y Cartagena. Desarrollo de nuevos productos a través de su departamento de Ingeniería y desarrollo. Seguimiento, control, análisis y retroalimentación del servicio post venta que se le presta a los clientes. Cumplimiento de los programas de comunicación, control interno, y procedimientos Objetivos del Departamento Comercial Mantener una disciplina de apertura de mercado que genere constantemente nuevas oportunidades de negocios. Aumentar el número de suscriptores tanto a nivel nacional como internacional. Aumentar el control en el pago de anticipos y actualización de precios. 40

41 Crear una comunicación clara y cumplimiento de procedimientos en todo el departamento comercial evaluando y profesionalizando a los ejecutivos del área Departamento financiero La dirección de este departamento se deriva directamente del Gerente General, y esta persona que se encarga del correcto funcionamiento de la parte financiera de la organización, con el apoyo de la división de contabilidad y de facturación y cartera. La división de contabilidad cuenta con un Contador titulado cuyo trabajo es verificado por el Revisor Fiscal de la compañía. El área de facturación de cartera cuenta dos auxiliares que se encargan del seguimiento, del recaudo y cobro de dineros de la empresa generados en su actividad comercial Departamento de producción Certicámara S.A. está constituida por un departamento de producción que está constituido por un área de radicación, constituida por dos operadores un el área de LRA conformada por dos aprobadores y finalmente un área de RA conformada por un analista encargado de la asignación de dispositivos Es importante destacar que el departamento de producción cuenta con un área de Logística que es una de las más importantes para la empresa dentro de esta área logística de la organización se encuentra la división de compras, despachos y almacén de producto terminado, también se encarga de las compras necesarias para adquirir la materia prima y demás elementos necesarios tanto para la producción como para la gestión interna de la empresa, en este departamento se cuenta con un coordinador de logística y un asistente cuya labor es verificada directamente por el jefe de producción. 41

42 10 DISEÑO FINANCIERO En este estudio se presentan los principales factores financieros que pueden llegar a afectar de forma directa o indirecta el desarrollo sostenible del proyecto de Factura Electrónica en Certicámara, para ello debemos tener en cuenta los costos, la calidad, el tiempo de entrega de las facturas, y la elaboración de un presupuesto que sea acorde con el funcionamiento y la actividad que desarrolla la empresa. Esquemas de facturación en Certicámara S. A. A continuación se dará una breve explicación de los procesos de de facturación y cartera implementados en Certicámara y un análisis de los costos de emisión de facturas con el sistema actual de facturación, esto con el objetivo de poder determinar cuáles son las oportunidades de mejora en estas áreas después de la implementación del sistema de facturación electrónica Facturación Con el propósito de mantener una cartera sana, de reducir la cartera vencida y de emitir únicamente los servicios cancelados o los que tienen crédito aprobado se clasifican las ventas y se determinan con las siguientes tipologías de facturación así: Tipología 1: El cliente cancela por anticipado. Tipología 2: El cliente necesita de la factura para cancelar (Contado). Tipología 3: El cliente tiene autorizado crédito. Tipología Contractual: Existe firmado un contrato TIPOLOGIA 1 Venta con pago anticipado que no genera cartera. Son clientes (Suscriptores/Titulares) personas jurídicas o personas naturales, que pertenecen a un convenio multiplicador o que simplemente requieren adquirir un certificado digital u otros producto y servicio de certificación digital. Dichos clientes están en la capacidad de consignar por anticipado el valor de la venta, dado que sus políticas de pago no se restringen a la necesidad de obtener factura para proceder al giro, 42

43 generalmente son empresas del sector privado, sin que esto sea excluyente. Solo se autoriza la emisión de la firma digital con la expedición de la factura y aplicación del pago. TIPOLOGIA 2 Clientes personas jurídicas (Suscriptores/Titulares) que por políticas de pagos necesitan factura como soporte para el giro, generalmente entidades del estado, sin que esto sea excluyente. Solo se autoriza la emisión de la firma digital con la aplicación del pago de la factura. Si el cliente no cancela al término de 30 días se anula la factura, por lo tanto no se prestara el servicio.. TIPOLOGIA 3 Clientes (Suscriptores/Titulares) personas jurídicas que por su capacidad económica previamente tiene un crédito aprobado. Debe existir una orden de servicio suscrita por cliente, ó su equivalente orden de pedido de Certicámara firmada por el cliente, cumpliendo este requisito se les factura y emite la firma digital TIPOLOGIA CONTRACTUAL Clientes (Suscriptores/Titulares) personas jurídicas a quienes se les emite la firma digital y se les prestan servicios conexos. Las cláusulas definidas en el contrato para el pago, son condicionantes a la ejecución del contrato y serán las aplicables para cada caso. Dicho contrato se encuentra suscrito por los representantes legales de las partes Comité de cartera Con el propósito de evaluar la cartera de los clientes con crédito semanalmente se realiza un comité de cartera conformado por el Gerente General, Dirección Comercial, Contador General y el Analista Financiero, sus funciones serán: o o o Hacer seguimiento a la recuperación de la cartera vencida, Evaluar la aprobación de los créditos, Tomar decisiones de cobro jurídico, 43

44 10.3 Estructura de costos de la factura convencional y la factura electrónica Como lo afirma (Seen, 1993, 69) los sistemas de información son un arma estratégica que habilita a las compañías a obtener una ventaja competitiva llevando a las organizaciones a la creación de diferentes métodos que llevan a la reducción de costos y la adopción de algunos sistemas que les permita la reducción de los mismos; ya que la mayoría de las tareas son realizadas en gran parte por programas de cómputo, con lo cual se reducen los tiempos y dejan un número muy reducido para las tareas de ejecución manual. Para éste diseño financiero se realizó un análisis de las principales variables que afectan la ejecución de éste proyecto y se puede observar en las tablas del presupuesto presentadas a continuación que a pesar de la fortaleza adquirida por Certicámara en cuanto a que son los únicos en el mercado y que gracias a la creación de las diferentes políticas de comercialización han logrado sobresalir en cuanto a la calidad de sus productos haciéndola una empresa del sector ser reconocida, todo esto con ayuda de la tecnología utilizada en los procesos de producción, sin embargo en el ejercicio de sus actividades se evidencian algunas fallas operativas en cuanto a los altos costos de logística y de mano de obra. Por otra parte es importante observar la deficiencia en cuanto al crecimiento del mercado en Colombia ya que hasta ahora son pocas las empresas que están ingresando en la era del comercio electrónico. Es por ello que se piensa en crear un nuevo producto el cual contribuya a la disminución en los costos de logística (técnicos) logrando con ello contrarrestar estás barreras y abarcar una mayor proporción del mercado. 44

45 Tabla 1. Presupuesto de ventas sin factura electrónica expresado en miles de pesos 45

46 (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) Tabla 2. Presupuesto de ventas con factura electrónica expresado en miles de pesos 46

47 (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) Ésta evaluación financiera nos permite definir cuál es la inversión inicial, los costos durante la operación de dicho proyecto y los beneficios futuros con lo cual se determina la viabilidad del proyecto; es por ello que el análisis en el cual se debe tener más atención es el de las proyecciones de ingresos y egresos, que al relacionarlos dan como resultado los Flujos Netos de Efectivo que son los valores que al compararlos con la inversión inicial, permiten medir la rentabilidad del proyecto. Para éste caso específico; éste análisis se realizó a precios corrientes ya que éstos consideran el efecto de la inflación sobre los precios; es decir si cada día las cosas valieran más, y se toma en forma nominal, es decir, cada día una misma cosa se comprará con un mayor precio, pero es posible que no esté aumentando realmente de valor. 47

48 A continuación se muestra una comparación de los costos asociados al proceso de facturación tanto físico como electrónico; en el primer modelo de facturación los costos representan un valor total de $ millones sobre el total de los ingresos que corresponden al 1.9%, mientras que en el proceso en electrónico los costos disminuyen representando tan solo un valor total de $ millones del total de los ingresos que corresponden al 0.66%. Tabla 3. Estructura de costos sin factura electrónica expresada en miles de pesos (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) 48

49 Tabla 4. Estructura de costos con factura electrónica expresada en miles de pesos (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) A continuación se puede evidenciar que en la evaluación del proyecto es realmente notoria la disminución de los costos en el proceso electrónico ya que en los Estados de Resultados presentado anteriormente disminuyen los costos de mano de obra, de los insumos y otros costos indirectos como por ejemplo los costos de logística en el proceso en electrónico. Tabla 5. Resumen de costos con factura física Vs factura electrónica expresado en miles de pesos La tabla que se muestra a continuación arroja como resultado una TIR correspondiente al 135% esto debido a la disminución de los ítems en el costo proyecto en el proceso electrónico como lo son: mano de obra, sueldos, provisiones y los costos asociados a la logística de envío y almacenamiento de la facturación un costo de oportunidad para la implementación de este proyecto equivalente a un 21%. 49

50 Tabla 6. Tasa Interna de Retorno del proyecto expresado en miles de pesos (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) 10.4 Análisis de sensibilidad costo / ingreso del proyecto - Factura física La tabla que se muestra a continuación refleja el análisis entre las variables críticas para la ejecución del proyecto las cuales son el crecimiento natural del mercado y el precio del certificado digital; en donde se evidencia que si los costos del certificado llegasen a representar más del 2% de los ingresos es poco viable mantener el proceso de facturación física. Tabla 7. Isocuanta de sensibilidad costo proyecto/ingreso Factura física (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) 50

51 10.5 Análisis de sensibilidad costo / ingreso del proyecto - Factura electrónica. La tabla que se muestra a continuación refleja el análisis entre las variables críticas para la ejecución del proyecto en electrónico en donde se evidencia una disminución notoria en el porcentaje de los costos del certificado frente a los ingresos que permite un sostenimiento constante del proyecto y una disminución del riesgo. Tabla 8. Isocuanta de sensibilidad costo proyecto/ingreso Factura electrónica (Fuente: Propia Elaborado por la persona que presenta este proyecto) Del anterior análisis financiero se puede concluir que con la implementación de éste nuevo producto de Factura Electrónica, Certicámara tiene la oportunidad de reducir significativamente los costos en su proceso de facturación ya que para todas las operaciones transaccionales que implica el ejercicio normal de su labor se reducirán hasta en un 60%, lo que representa un ahorro de tiempo, ahorro en los costos referentes a la expedición, entrega y almacenamiento de las facturas sin dejar de lado la contribución con el medio ambiente que implicaría la no utilización de papel y por consiguiente un aumento en su productividad. 51

52 11 DISEÑO TECNICO Para la implementación del Sistema de Facturación Electrónica se ha seleccionado el modelo metodológico TSP (Team Software Process) como metodología de desarrollo. Éste proceso iterativo e incremental describe los diversos pasos involucrados en la captura de los requerimientos y en el establecimiento de una guía arquitectónica inicial, que serán la base que permitirá diseñar y probar la aplicación construida, siguiendo patrones básicos para la elaboración de software. El modelo TSP describe paso a paso que herramientas producir y cómo ejecutar su proceso de desarrollo, y adicionalmente está soportado por herramientas que automatizan entre otras cosas, el modelado visual, la administración de cambios y las pruebas (Humpherey, 2003) Diagrama general del proyecto. Para la correcta elaboración del diseño del sistema es importante tener claros los lineamientos que se proporciona (Effy Oz, 2001, ); el propósito de la fase de diseño es la evaluación de las diferentes alternativas para la especificación adecuada del software, hardware y tecnología de comunicaciones adecuada para la integración del proyecto. Para la correcta identificación del los procesos afectados en la elaboración del nuevo sistema se usan diagramas para describir el flujo de los datos en la operación del negocio con el objetivo de describir gráficamente el flujo de datos logrando identificar cuáles son los procesos que pueden ser automatizados (Effy Oz, 2001, ). De base de datos obtenida del área de facturación de Certicámara, se pueden obtener los insumos primordiales que se deben tener en cuenta para éste desarrollo, se plantea a continuación el diagrama general de la solución a nivel conceptual para la implementación de la recepción de facturas electrónicas en Certicámara. 52

53 Figura 6. Diagrama General Proyecto PROVEEDORES BackOffice Middleware Certifactura CertiCamara Proveedores Proveedor Electrónico SIIGO Web Services Sistema Workflow Web Services O/C Internet Internet Plug in Repositorio Datos Para OLAP Repositorio Datos Organización (Usuarios, Perfiles, Roles) Correo Electrónico Factura Anexos Excel de consulta Pivotes y Análisis Datos (Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico) En la figura anterior, los proveedores de Certicámara mediante la solución de CertiFactura de Certicámara, más el Plug in interactuarán en 2 procesos: Orden de Compra y Envíos de Factura con el sistema personalizado de CertiFactura módulo de recepción para Certicámara. El módulo de CertiFactura Recepción de Certicámara se conectará mediante Web Services al Sistema Workflow, el cual está encargado de tomar los documentos desde la radicación electrónica, realizando el proceso de clasificación y envío a los diferentes centros de costos para su revisión, luego de este proceso, los documentos son finalmente aceptados y se envía la confirmación al sistema SIGO para su causación mediante conexiones de Web Services. Basándonos en la explicación que se debe dar a los requerimientos de la aplicación planteada por (Seen, 1993, 366); éste análisis estructurado no sólo documenta a los funcionarios involucrados en la ejecución del proyecto, sino que permite y brinda las herramientas de ayuda que utilizan los analistas con el objetivo de analizar el sistema, permitiéndole desarrollar una 53

54 descripción más completa y lograr identificar los puntos en los cuales se pueden llegar a presentar la vulnerabilidades con la implementación del nuevo sistema. A continuación se procede a detallar los componentes que integran este diagrama general: Tabla 9: Descripción componentes del diagrama general del proyecto Elemento Sistemas Internos Certicamara (SIGO) SIIGO Características Actualmente el cliente cuenta con un Sistema Integral de Servicios Administrativos (SIGO) el cual se encarga de registrar y administrar la información de las facturas recibidas desde la radicación al proceso de causación de facturas. Este sistema es único y la integración que se realizará con el proyecto es a través de la conexión con el Sistema de Workflow el cual le enviará los datos del documento para iniciar el proceso de Causación una vez que haya sido aprobado por el(los) usuario(s) asociado(s) a dicha factura. La conectividad entre los sistemas será mediante Web Services. o Web Service o Web Service de Visualización de Documento CertiFactura Certicamara Este elemento contiene el SW de facturación electrónica CertiFactura. El SW va a interactuar con los 2 grandes procesos definidos para el proyecto: o Envío de O/C a proveedores o Recepción de Facturas de Proveedores Este servidor se encontrará alojado en las instalaciones de Certicamara. Esta aplicación estará implementada en la siguiente plataforma: o Sistema Operativo: Windows o Base de Datos: Oracle o Servidor de Aplicaciones: WebSphere o Tomcat La autentificación y perfilamiento de esta aplicación se realizará vía protocolo LDAP. CertiFactura es una aplicación Web, no requiere de actualizaciones en cada PC cada vez que se realiza un cambio, solo basta con actualizar la aplicación general. Proveedor Electrónico Este elemento representa la solución e infraestructura que Certicámara dispondrá para la operación de los proveedores de Certicamara en el modelo. Este producto es plataforma Web, lo que permite implementar fácil y rápidamente políticas de actualizaciones o mantención de la herramienta sin 54

55 Proveedor Electrónico Plug in impactar la compañía. El producto contará además con un Plug in Certicamara el cual le permitirá al proveedor operar con el modelo definido para hacer más expedito el intercambio de información a través de las O/C y las facturas asociadas. Certicámara ofrecerá este producto en 2 grandes modalidades a los proveedores de Certicamara. o Pequeños proveedores: a través de la interfaz Web. o Grandes proveedores: utilizando la interfaz de datos definidos para el intercambio, enviado facturas como lotes para el procesamiento Sistema Workflow Este sistema tiene por objetivo tomar las facturas de proveedores proporcionadas por el sistema CertiFactura y realizar las siguientes actividades: o Validaciones Automatizadas Si el proveedor es válido. Retenciones (Tipo de documento). Cálculos Aritméticos sobre el documento (IVA, Neto, Detalles). Existencia de Número de O/C o Contrato. Fecha de Cierre: Cierre de Mes. Cierre de Fin de Año. o Clasificación de Facturas Centro de Costo Tipo de Ítem (Activo Fijo) Monto de la Factura o Asignación a Workflow Dependiendo de la Clasificación de la Factura Administración de rechazos en el Workflow (Usuarios Aprobadores o Compradores) En caso de devolución en el Workflow, los posibles flujos son: Volver al área anterior Directamente rechazada al proveedor o Administración de Alertas de Workflow Alertas de Recepción de Facturas Alertas de Tiempo de Espera de Nodo Otras características: o Generación de Tabla de datos para repositorio OLAP de consulta vía Excel o Permitir la configuración de múltiples Workflows. (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado y el Equipo Técnico) 55

56 11.2 Diagrama Arquitectura A continuación se presenta el diagrama de arquitectura para el proyecto el cual define los parámetros técnicos del sistema a tener en cuenta para integración de este proyecto. Figura 7 Diagrama de arquitectura del proyecto Arquitectura Proyecto BackOffice Middleware Certifactura CertiCamara Proveedores Sistema Workflow Servidor De Correo App Web. Factura + Anexos Pop 3 SMTP Servidor De Correo Proveedores Electrónicos Pop 3 Web Services Web Services SMTP Internet aceptación Sistema SIIGO Firewall CertiFactura Certicámara DB CertiFactura DB Workflow Datos - OLAP App Web Certifactura LDAP SSO Plug In Usuarios Centros de Costos Aprobadores y Revisores Certifactura Certicamara Firewall Impresora Sucursal (Laser ) DTE DB CertiFactura Impresión (Postscript ) (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico) A continuación se describen cada uno de los componentes para la arquitectura de este proyecto. 56

57 Tabla 10 - Descripción de los componentes del diagrama de recepción de facturas Elemento Sistemas Internos (SIGO) Características Este elemento corresponde al servidor de aplicaciones que contiene el sistema SIIGO. La integración entre SIIGO y el Sistema de Workflow será mediante Web Services. Se debe definir la conectividad y los accesos para realizar la interacción a través de este medio. CertiFactura Certicamara Servidor de Correos Este elemento contiene el software para recepción de facturas CertiFactura. Dentro de las características de este servidor tenemos: Servidor Aplicaciones: o Hardware PIV Xeon, Dual Core o superior 3 GB RAM 144 GB DD (RAID 1 recomendado) o Software Windows 2000 SP2 o superior WebSphere Application Server o Tomcat Software de seguridad Servidor Base de Datos o Hardware PIV Xeon, Dual Core o superior 4 GB RAM 250 GB DD (RAID 1 recomendado) o Software Windows 2000 SP2 o superior Base de datos Oracle en su versión 9i o superior Software de seguridad o Otras características Se recomienda implementar un esquema de alta disponibilidad para la solución. Recomendado Storage para fácil administración de tamaño de base de datos Este elemento corresponde al servidor de correos por donde pasarán las diferentes comunicaciones relacionadas a los Workflows que tiene contemplada esta implementación. Dentro de las características que son requeridas para este tipo de elementos tenemos: o Microsoft Exchange o Protocolos Salida: SMTP o Protocolos Entrada: POP3 57

58 CertiFactura - Certicámara CertiFactura Certicámara App Web Certifactura DB CertiFactura Este elemento representa la solución e infraestructura que se dispondrá para la operación de los proveedores de Certicamara en el modelo. Características: o Ambiente Web. o Alta disponibilidad. o Certificada ISO 9001:2000. Conectividad vía correos electrónicos para interacción con sistemas Certicamara. Plug In Proveedores Electrónicos Los proveedores electrónicos son los usuarios del sistema que utilizarán el producto de CertiFactura más el Plug in. Sistema Workflow Sistema Workflow Este elemento corresponde al sistema de Workflow ofrecido para el proceso de radicación electrónico, aceptación o rechazo de facturas recibidas de proveedores electrónicos. Dentro de sus características del sistema tenemos: o Conectividad POP3, SMTP o Puertos HTTP y HTTPS o Acceso por conexión BD para acceso a tabla datos OLAP DB Workflow Datos - OLAP Como características de infraestructura o Servidor Aplicaciones: Hardware PIV Dual Core o superior 4 GB RAM 144 GB DD (RAID 1 recomendado) Software Windows 2000 SP2 o superior WebSphere Application Server o Tomcat Software de seguridad o Servidor Base de Datos Recomendado: servidor corporativo de base de datos. (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico) 58

59 11.3 Flujo de proceso de Factura. Éste análisis de flujo de datos permite examinar los datos de un proceso en específico de la empresa dentro de un contexto enfocado hacia la investigación de sistemas; en éste se muestran las actividades de tal manera que se evidencia claramente en dónde se originan, cómo se utilizan, hacia donde van y donde se almacenan, es decir el camino que recorren desde su origen hasta su destino, ésta estrategia busca mostrar los datos en forma gráfica con el objetivo de presentar la transformación de los datos en forma lógica e independiente y totalmente aislados de los componentes físicos que interviene en el proceso explicado, (Seen, 1993, ) Figura 8. Flujo Proceso Recepción de Facturas Diagrama Flujo de Recepción de Facturas SIIGO Sistema Workflow Certifactura Certicamara Proveedor Ingreso Recepción de Factura Envío de Factura Generación y firma de Factura Factura en formato CertiFactura datos Factura Adjuntar archivos Proceso de Aceptación o Rechazo (Workflow, Alertas) Envío de Confirmación de Recepción Archivos adjuntos Agregar anexos al documento Orden de Aceptación o Rechazo Proceso de Causación de Factura o Log de Rechazo Notificación Plug In Actualización de Factura como recibida Generación de XML firmado Envío de Aceptación o Rechazo de Factura Actualización de estado de DB (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara-Equipo Técnico) 59

60 En la figura anterior se muestra el proceso relacionado a la operación con el documento Factura, el cual está asociado al cobro que ejecuta el proveedor en base a un producto entregado o a una actividad ya desarrollada conforme. Para iniciar el proceso de facturación es necesario además que el proveedor cuente con documentación anexa que debe incluir en el documento que remite a Certicámara. A continuación se describen los componentes de este flujo: Tabla 11- Descripción de los componentes del flujo de recepción de facturas Elemento Ingreso datos Factura Generación y firma de Factura Recepción de Factura Descripción Este proceso corresponde al ingreso de los datos requeridos para generar la factura asociada a la orden de compra recibida por parte de Certicamara. Este proceso, dependiendo del tipo de proveedor definido anteriormente, se puede realizar de 2 formas: o o Interfaz Web de Generación. Proceso Batch o de lotes de procesos de documentos. Una vez recibidos los datos base se procede al siguiente proceso del flujo. En este proceso, se agregan los documentos electrónicos solicitados por Certicámara, estos documentos pueden ser: o Orden de Compra. o Acta de recepción conforme. El formato con lo que operará la administración de estos envíos es PD En este proceso, se toma la información ingresada por el proveedor y se genera el archivo XML definido por el estándar de CertiFactura para el intercambio entre empresas. También se procede al firmado del documento y sus anexos para dar validez, autenticidad y no repudio a esta transacción. En este proceso el documento es recibido por C El sistema de CertiFactura generará una alerta por correo electrónico indicando que una factura ha sido recibida por el sistema y debe ser revisada para ejecutar el workflow de este documento. Actualización de Factura como recibida En este proceso, una vez que la Factura es recibida por Certicamara, se avisa al proveedor que el documento ya está en manos de Certicamara y será sometido a revisión. 60

61 En este proceso, el sistema SIIGO de Certicamara recibirá los datos del documento aprobado o rechazado y se dará inicio al proceso de Causación o registro del rechazo del documento. En este proceso, se genera un XML firmado con la respuesta de Certicamara asociada al Workflow de revisión del documento con el objetivo de informar al proveedor la repuesta final al documento enviado. Esta respuesta es despachada mediante correo electrónico. Este documento va firmado para asegurar el origen, contenido y no repudio al momento de ser recibido por el proveedor. Este proceso es el que se genera una vez que la factura ha sido recibida por el sistema de CertiFactura. El documento entrará a un proceso de workflow el cual dependiendo de los parámetros de la factura como: Monto, Centro de Costo, Tipo de Item será asignada a distintos usuarios que finalmente definirán si aprueban o rechazan el documento. Los usuarios de Certicamara se conectarán al Sistema de Workflow para interactuar con él. En este estado, es actualizada al respuesta al documento en el sistema del proveedor, el cual le indica si la factura ha sido aceptada o rechazada y que ha comenzado el proceso de pago a 30 días u otra condición que se haya definido. (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado y el Equipo Técnico) 61

62 12 IMPLEMENTACION DEL PROYECTO A continuación se detalla los pasos para la implementación del proyecto, tanto a nivel del desarrollo de aplicaciones de software como de la gerencia integral de proyectos; se debe tener en cuenta que como lo menciona (Seen, 1993, 871) uno de los aspectos más difíciles en la implementación de un proyecto es la estimación del tiempo requerido para el desarrollo del sistema, debido a que las estimaciones realizadas son aproximaciones de horas, meses y días necesarios para la consecución del mismo su exactitud y precisión depende de la habilidad y experiencia que tenga la persona involucrada en realizar dichas estimaciones Plan de trabajo implantación proyecto. De acuerdo a los requerimientos levantados estimamos un tiempo de desarrollo de 8 meses aproximadamente, lo que involucra una serie de actividades de las cuales depende tanto el trabajo del proveedor como del equipo asociado del cliente. A continuación se presenta un Diagrama de Gantt, que como lo explica (Effy Oz, 2001, 571) una gráfica de Gantt se utiliza para presentar las actividades y sus tiempos de inicio y finalización, pero no las relaciones entre ellas. Las ventajas de éstas gráficas son su sencillez y lineabilidad, el coordinador del proyecto puede identificar literalmente la longitud de cada actividad, adicionalmente éste tipo de gráficas muestra la ruta crítica que debe completarse antes de que el proyecto continúe. 62

63 Figura 9. Cronograma de actividades (Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado) 63

64 Todas las actividades dentro del cronograma presentado, incluyen las fases principales del proyecto definidas por Certicámara, como lo son: (i) Planeación del Proyecto, (ii) Instalación, (iii) Parametrización, (iv) Pruebas, (v) Capacitación, (vi) Piloto, y, (vii) Cierre de Proyecto; todo lo anterior de conformidad a la metodología seleccionada para la implementación del proyecto Organigrama del proyecto. Para realizar la planeación del proyecto se deberá asignar un administrador del proyecto quien debe asegurar los recursos entre los que se encuentran el personal, fondos y equipo; posteriormente debe desarrollar el plan del proyecto especificando los puntos primarios y secundarios; asignar el personal para las diferentes actividades y lo más importante asignar los tiempos que consumirán dichas actividades (Effy Oz, 2001, ) En el siguiente organigrama se define la jerarquización planteada para la correcta ejecución y cumplimento de las tareas asignadas de acuerdo con las características del proyecto que será implementado de acuerdo a las necesidades de Certicámara y derivada de las diferentes reuniones sostenidas durante el proceso de implementación; se involucran directamente el área de gerencia de la organización y funcionarios del equipo de consultoría relacionado directamente con este nuevo proceso, adicionalmente la participación más significativa recae sobre el personal del área técnica de la organización. Figura 10. Organigrama del proyecto. Gerente de Proyecto Especialista en calidad y Arquitecto Grupo de consultoría (persona quien elabora este trabajo de grado) Desarrollador CertiFactura Azurian Desarrollador CertiFactura Desarrollador Work Flow Azurian Desarrollador Work Flow Desarrollador de Integración (WS) Back Oficce CERTICAMARA AZURIAN CHILE Y COLOMBIA (Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara- elaborado por la persona que presenta este trabajo de grado y el Gerente de Proyectos) 64

65 Para que los tiempos y los recursos se administren de forma correcta en éste proyecto, es imperativo que el Gerente de Proyectos considere los siguientes elementos en la administración de proyectos ((Effy Oz, 2001, ): Administración de la comunicación: se debe asegurar que se comunique de forma adecuada lo referente a los planes, técnicas, recursos y objetivos a todos los miembros que conforman el equipo; mediante reuniones periódicas, correos electrónicos, circulares, entre otros. Administración del programa: al administrador del proyecto es el responsable de cumplir las metas a corto y mediano plazo, para evitar que se excedan los tiempos pactados. Administración de la calidad: se deben ejecutar las pruebas necesarias con el objetivo de garantizar la calidad del trabajo. Administración financiera: en caso que el proyecto tenga una gran dimensión se debe contar con un equipo de trabajo que administre el presupuesto y rinda cuentas al administrador del proyecto. Administración de recursos: se deben asignar adecuadamente los recursos(personassoftware-hardware) 12.3 Desarrollo de aplicaciones de software. La metodología TSP propuesta define un conjunto de tareas que se deben ejecutar en forma sistemática y por iteraciones. Cada iteración retroalimenta la siguiente de tal manera que la calidad y los tiempos empleados en la solución mejoran de acuerdo a la información de la iteración anterior (Humpherey, 2003) En esta medida, este proyecto de consultoría se debe dividir en sub-tareas ó sub-proyectos más pequeños 3. La solución para cada uno de estos sub-proyectos solucionará el proyecto total. Cada sub-tarea define una iteración completa como la siguiente: 3 Está práctica se deriva de la estrategia de programación dividir y conquistar en donde un problema grande se aborda solucionando sub problemas más pequeños. Al final, la solución de todos los sub problemas pequeños conformará la solución del problema del cual se derivaron. 65

66 Figura 11. Diagrama de etapas de desarrollo según TSP Postmortem Lanzamiento Pruebas Estrategia Implementación Planeación (Fuente: Tomado Share Point-Intranet Certicámara- Elaborado por la persona que presenta este proyecto de grado) A continuación se describen cada una de las etapas del modelo de desarrollo según TSP basados en la explicación que nos provee (Humpherey, 2003) 1. LANZAMIENTO En este paso se define formalmente el inicio de proyecto con un documento en donde se encuentran consignados los siguientes datos: Nombre del proyecto. Participantes. Roles por participantes. Reuniones de seguimiento del proyecto. Fecha límite de ejecución. El objetivo principal de este documento es poner sobre la mesa las reglas de juego en la ejecución del proyecto actual y sobre las cuales todos los participantes se comprometen a cumplir. 2. ESTRATEGIA Este documento representa un primer acercamiento al diseño y arquitectura del SISTEMA DE NOTIFICACIÓN Y COMUNICACIONES ELECTRÓNICAS. 66

67 Después de elaborar la primera versión de este documento, el equipo de tecnología interno de Certicámara S.A. dará su aprobación y visto bueno para dar inicio, de esta manera, a la ejecución del proyecto de acuerdo a los análisis planteados. El documento de estrategia deberá tener la siguiente estructura: Tabla de contenidos Introducción Objetivos Alcance Estrategias de solución Cronograma Inicial de actividades Recomendaciones finales Conclusiones 3. PLANEACIÓN En esta etapa se define el cronograma de trabajo y se establecen los mecanismos de seguimiento de las tareas planteadas. Por medio de este documento se establece el grado de avance o retraso del proyecto y ayudará a tomar las medidas necesarias en caso de ser requerido. El documento de planeación establece un cronograma de trabajo con la siguiente información: Tareas Responsables por tarea Fecha inicio de la tarea Fecha final de la tarea Tiempo estimado de ejecución de la tarea Porcentaje de la tarea en el proyecto total 4. IMPLEMENTACIÓN Tras una previa identificación de los módulos a desarrollar y el diseño propuesto y aprobado en la etapa de estrategia, se procede a implementarlos bajo el lenguaje de programación y arquitectura definidas. 67

68 5. PRUEBAS Se diseñan y se ejecutan un conjunto de pruebas de sistema en donde se evalúan los requerimientos funcionales y no funcionales de la solución implementada en la iteración actual. El documento de pruebas tendrá la siguiente estructura: Tabla 12. Formato de pruebas Caso de Prueba... Descripción y Propósito:... Instrucciones de Prueba:... Criterios de Aceptación:... Error Presentado Acciones Correctivas Observaciones... Sugerencias... (Fuente:Tomado Share Point-Intranet Certicámara Elaborado por la persona que presenta este proyecto de grado en compañía del Oficial de Seguridad) 6. POSTMORTEM En este documento se hace un análisis del trabajo ejecutado con el objetivo principal de mejorar en la siguiente iteración del proyecto. Este documento deberá tener los siguientes puntos: Tabla de contenidos. Introducción. Objetivo. Prerrequisitos de sistema. Procedimiento de instalación. Módulos entregados Manual técnico. Manual de usuario. La siguiente tabla resume las etapas que integran el modelo de desarrollo TSP y los artefactos entregados en cada una de las etapas: 68

69 Tabla 13. Ejecución de Fases y Flujos de trabajo del Proceso Unificado EJECUCIÓN DE FASES Y FLUJOS DE TRABAJO Nombre del flujo de trabajo Artefactos producidos 1. Lazamiento Documento de lanzamiento del proyecto Documento de requerimientos 2. Estrategia Documento de análisis 3. Planeación Cronograma detallado de trabajo Documento de diseño y arquitectura del sistema Módulo de Interfaces Web Módulo de servicios Web Módulo de administración Módulo de proceso 4. Implementación Bridge de recursos Módulo de auditoria Módulos de la capa de seguridad Bridges de comunicación entre las capas del sistema 5. Ejecución de pruebas Documento de diseño y ejecución de pruebas 6. Postmorten Documento de postmorten del proyecto (Fuente: Tomado del libro Introduction to the Team Software Process- Watts Humphrey) En esta tabla se presenta la descripción detallada de las fases que comprenden la implementación del modelo TSP con sus respectivos flujos de trabajo Tabla 14. Fases del Modelo TSP (Guías de ejecución del proyecto) FASES DE TRABAJO Fases Inicio Elaboración Construcción Transición Objetivo Establecer objetivos para el ciclo de vida del producto Plantear la arquitectura para el ciclo de vida del producto Alcanzar capacidad operacional producto la del Realizar entrega producto operando la del 69

70 Flujos de Trabajo Análisis Estrategia Implementación - Pruebas º Generar casos de uso y escenarios de casos de uso. º Expresar requisitos como casos de uso. º Generar un boceto de la arquitectura º Generar prototipos (interfaces y algoritmos que demuestren la factibilidad del sistema) - º Refinar casos de uso. º Perfilar la resolución de casos de uso relevantes para la arquitectura en función de paquetes y clases º Diseño de las capas de la arquitectura º Generar subsistemas y sus interfaces º Elaborar bocetos del modelo de despliegue º Expresar casos de uso en función de subsistemas º Diseño de clases º Implementación de la arquitectura. º Implementación de clases y de subsistemas. º Composición de elementos º Seleccionar objetivos que evaluarán la arquitectura. ºDiseñar procedimientos de pruebas de unidad y de integración del sistema, basados en los objetivos de evaluación de la arquitectura y/o en los resultados arrojados por las iteraciones anteriores º Estudiar la totalidad de los casos de uso º No se añaden nuevos subsistemas º Diseñar resto de casos de uso, añadiendo nuevas clases o refinando las anteriores. º Generar un modelo de despliegue º Lograr una arquitectura firmemente asentada, con todas las clases y subclases implementadas. º Realizar pruebas que involucren módulos integrados. º Realizar planes de integración de los componentes º Continuar con las pruebas de unidad definidas en la iteración anterior. º Evaluar y reportar los resultados de las pruebas de unidad ejecutadas de acuerdo a los objetivos planteados. º Documentos Legales º Caso del Negocio Completo º Descripción de la Arquitectura completa y corregida Prototipo Operacional º Manuales para Usuario Final, Operador y Administrador del Sistema, y Materiales para Entrenamiento º Ejecutar las pruebas de sistema definidas para la iteración actual. º Evaluar y reportar los resultados de las pruebas de sistema ejecutadas de acuerdo a los objetivos planteados. º Versión funcional del producto por cada iteración evaluada de acuerdo al plan de pruebas. º Línea de Base del Producto evaluada y 70

71 (Fuente: Tomado del libro Introduction to the Team Software Process- Watts Humphrey) aprobada de acuerdo a los objetivos planteados, que incluye todos los modelos del sistema. Figura 12. Flujo del modelo TSP (Fuente: propia - Elaborado por la persona que presenta este proyecto) Finalmente se presentan las actividades de control del modelo de desarrollo TSP: Tabla 15- Actividades de Control Tipo de reunión Frecuencia Alcance El seguimiento tecnológico tiene como objetivos: Evaluar el grado de avance de la implementación Seguimiento tecnológico Semanal Validar el cumplimiento del cronograma de desarrollo Establecer acciones correctivas para ajustar los tiempos de implementación Seguimiento contractual Quincenal Evaluación del plan de control de cambios de la implementación El seguimiento contractual tiene como objetivos: 71

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