ii. Liquidación de Viáticos, Gastos de Viaje Y Componente Terrestre... 2

Transcripción

1 PREGUNTAS FRECUENTES DIVISIÓN FINANCIERA CONTENIDO A. SECCIÓN DE PRESUPUESTO... 2 i. Manual Plan de Cuentas Presupuestales... 2 ii. Liquidación de Viáticos, Gastos de Viaje Y Componente Terrestre... 2 iii. Traslados de Fondos... 5 iv. Hasta qué día recibe la Sección de Presupuesto los informes Financieros para Bonificaciones Extraordinarias?... 5 B. SECCIÓN DE RECAUDOS... 5 i. Clientes Externos... 5 ii. Créditos Estudiantiles... 6 iii. Tramite de Deudas... 6 iv. Re liquidación de Matricula... 6 C. SECCIÓN DE TESORERÍA... 7 i. Pasajes... 7 ii. Proceso de devoluciones de matriculas... 8 iii. Pagos o rechazos de nomina... 8 iv. Recaudos en bancos... 8 v. Registro y pagos de documentos de contratación... 8 D. SECCIÓN DE INVENTARIOS i. Clasificación de elementos ii. Marcación de Elementos iii. Conocimiento de elementos del inventario iv. Dar de Baja un elemento... 13

2 v. Traslado de Elementos de un Inventario vi. Préstamo de elementos de un inventario vii. Robo de elementos de un inventario viii. Pruebas Electivas ix. Información Sección de Inventarios A. SECCIÓN DE PRESUPUESTO i. Manual Plan de Cuentas Presupuestales 1. Cuál es el rubro afectar para la adquisición de cualquier Bien o Servicio? La División Financiera Sección de Presupuesto cuenta con un instrumento de consulta llamado Manual Plan de Cuentas Presupuestales, el cual contiene toda la información en referencia a los rubros presupuestales existentes. La ruta de acceso para consultar éste documento: Página Web Institucional / Sistemas de Información / Intranet / Sistema de Gestión Integrado / Financiero -> Allí podrá encontrar toda la documentación referente al Proceso Financiero y Subprocesos. ii. Liquidación de Viáticos, Gastos de Viaje Y Componente Terrestre 1. Cuáles son los valores de Liquidación de Viáticos, Gastos de Viaje Y Componente Terrestre? Viáticos en Dólares Estadounidenses (T.R.M. del día en el que se realice la orden en el Sistema de Información Financiero) para Comisiones en: NIVEL Descripción del Nivel Centro América, El Caribe y Suramérica Excepto Brasil, Chile, Argentina y Puerto Rico Estados Unidos, Canadá, México, Chile, Argentina, Puerto Rico y Brasil Europa, Asia, Oceanía 2

3 Rector, Vicerrector Académico, Vicerrector Administrativo, Vicerrector de Investigación Vicerrector de NIVEL I Proyección Universitaria, Decanos, Director Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia UIS, Hasta 210 Dólares Hasta 275 Dólares Hasta 390 Dólares Secretario General, Asesor Jurídico, Director de Unidades Administrativas y Jefes de División. NIVEL 2 Los que no están en el Nivel I ni en el 3 Hasta 200 Dólares Hasta 265 Dólares Hasta 380 Dólares NIVEL 3 Empleados No profesionales Hasta 150 Dólares Hasta 210 Dólares Hasta 320 Dólares Nota: a) Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la liquidación de viáticos se hace con base en el 90% del valor fijado. b) Valor por día si no pernocta significa que para el cumplimiento de las tareas asignadas el comisionado regresa el mismo día y en este caso se le reconocerá como valor de los viáticos el 60% de la tarifa que le corresponda. VALORES DEL COMPONENTE TERRESTRE VIGENCIA 2015 CIUDADES VALOR VALOR EXPRESADO EN SMLMV Bucaramanga Bogotá $ ,124 $ ,124 3

4 Cali $ ,155 Medellín Aeropuerto de Rionegro $ ,155 Aeropuerto Olaya Herrera $ ,062 Barranquilla Cúcuta Cartagena Santa Marta Pereira Otras Ciudades $ ,093 $ ,062 $ ,062 $ ,062 $ ,062 $ ,062 Nota: *Resolución No. 294 de Cuando el transporte desde Bucaramanga al aeropuerto se realice en vehículos de la Universidad, no habrá lugar al pago del valor del componente terrestre de que trata a presente Resolución para esta ciudad. El componente terrestre será pagado con cargo el rubro GASTOS DE VIAJE, de la unidad ordenadora del gasto. 4

5 La presente resolución, será aplicable a partir del 01 de marzo de 2015 y deroga a resolución 1719 de 2006, así como todas las disposiciones que le sean contrarias. iii. Traslados de Fondos 1. Se pueden realizar Traslados de Fondos (efectivo) y de Presupuesto de un Fondo Especial (6) al Fondo de Estampilla PROUIS (8)? En estos casos NO se pueden realizar Traslados de Fondos ni de Presupuesto, por tratarse de diferentes Fondos. Según el Procedimiento para traslado de fondos. iv. Hasta qué día recibe la Sección de Presupuesto los informes Financieros para Bonificaciones Extraordinarias? Los informes correspondientes a la liquidación del producido neto positivo de los trabajos objeto de bonificación, con el fin de revisar el cumplimiento de requisitos y así presentarlos para el respectivo aval del Jefe de la División Financiera, y posterior trámite ante la Vicerrectoría Administrativa, se reciben en la Sección de Presupuesto 5 días antes de terminar el mes cada dos meses, es decir, el mes anterior a la fecha de presentar las bonificaciones en Vicerrectoria Administrativa. B. SECCIÓN DE RECAUDOS i. Clientes Externos 1. Qué documento reemplaza la firma de la factura, en el caso de clientes de fuera de la ciudad? Si no es posible que el cliente firme la factura, se puede reemplazar por una carta donde se acepte la obligación contraída con la Universidad, indicando el valor registrado en la factura y dejando claridad en la forma de pago. 2. Qué se debe hacer para que un cliente deudor sea reportado en las Centrales de Riesgo? Es importante que el cliente firme la factura o la carta de aceptación, dado que con la firma está aceptando las condiciones exigidas por la universidad, entre ellas, que se permita el reporte a las centrales de riesgo. 5

6 Adicionalmente, la Unidad que presta el servicio deberá realizar el respectivo cobro persuasivo, para lo cual se recomienda que estos que se realicen a través del correo certificado, dado que con el soporte de cobro sea posible solicitar a la Sección de Recaudos-Cartera el reporte del cliente moroso a las centrales de riesgo. ii. Créditos Estudiantiles 1. En cuáles instituciones financieras puedo tramitar un crédito para el pago de matrícula? La UIS actualmente tiene convenio con varias instituciones que ofrecen a los estudiantes créditos para el pago de matrícula como: ICETEX y COOPFUTURO. Igualmente, los estudiantes pueden acercarse a las siguientes instituciones para tramitar un crédito: Banco Bogotá, Helm Bank, Banco Pichincha y Financiera Coomultrasan. iii. Tramite de Deudas 1. Cómo hago para saber si tengo deudas con la Universidad? Los estudiantes pueden ingresar a la página de la Universidad > Estudiantes > Pregrado presencial> ingresar login y contraseña > Servicios Académicos > Consulta de deudas. iv. Re liquidación de Matricula 1. Cómo se tramita el proceso de reliquidación de matrículas? El proceso de reliquidación de matrícula aplica a todos los estudiantes de pregrado presencial. Los estudiantes matriculados en la sede Bucaramanga, deben realizar la solicitud vía web a través de la página de la Universidad > Estudiantes > Pregrado presencial> ingresar login y contraseña > Servicios Financiero> Solicitudes de Reliquidación> Seleccionar el caso en el formulario web de reliquidación> Impresión y firma del formulario>radicar el formulario impreso junto con los documentos soportes en la Sección de Recaudos-Liquidaciones. Cabe mencionar, que las fechas para realizar el proceso de reliquidación están establecidas en el calendario académico y no se podrán realizar solicitudes posterior a estas fechas, salvo en las condiciones establecidas en el Reglamento de Reliquidación de Matrículas Resolución 606 de Igualmente, el seguimiento de la solicitud de reliquidación la podrá realizar los estudiantes a través de la página de la Universidad, en la plataforma donde se efectuó el proceso y consultar el Estado. 6

7 C. SECCIÓN DE TESORERÍA i. Pasajes 1. El proceso de pasajes es el mismo? Se les informa que no hay modificación. En el evento en que esto suceda se envía un correo electrónico o cuando haya lugar a modificar el procedimiento se actualiza en la página web de la Universidad. Se requiere crear una ruta: Se confirman datos de aerolínea, ruta y hora y se procede a ingresar la información al módulo de pasajes, el cual asigna un número de rutas. 2. Con que Agencias se está trabajando actualmente? Actualmente se está trabajando con Turoriente, Giramundo y Subatours. 3. Qué debo tener en cuenta para un viaje internacional? Datos para tener en cuenta: El pasaporte a partir de este año se debe cambiar, la fecha máxima es Noviembre 15 de Recomendamos hacer el cambio desde ya puesto que algunos países ya están exigiendo el nuevo pasaporte. Si el pasajero cambió de pasaporte, la visa que tenga vigente queda cancelada y debe volver a presentarse y pagar derechos consulares, esto para el caso de la visa Schenguen. El Pasaporte debe tener vigencia mínimo de 6 meses, con tres páginas vacías. Por favor ingresar a link para obtener más información: 7

8 ii. Proceso de devoluciones de matriculas 1. Cuándo se realiza el proceso de pago de xx persona? Se verifica en el sistema financiero por documento de identidad. Luego se verifican los estados del documento de contratación para informar en que va el trámite de pago. Si no aparece en el sistema se verifican el documento soporte para informar la razón por la cual no se ha dado trámite de pago. iii. Pagos o rechazos de nomina 1. Por qué no aparece reportado el pago de nómina? Se verifica la información en los listados donde se encuentre reportado el pago de la persona que solicita la información. Si no aparece se consulta con la D.R.H. para averiguar porque no está reportado el pago. Para el caso de los rechazos bancarios, se consulta el aplicado de la transferencia para verificar que se encuentre efectivamente rechazado o aplicado (Esto se hace a los dos días siguientes del pago.) Luego se procede a realizar la devolución iv. Recaudos en bancos 1. Qué tipo de documento deben generar en el sistema para recibir ingresos? Se les pregunta que van a cancelar y luego se proceder a darles la respuesta que pueden generar un formato de recaudo general, factura de ventas, ventas Web, pines, formatos de liquidaciones. 2. Qué proceso se debe seguir cuando una factura esta vencida? Se puede cancelar en caja o realizar transferencia electrónica, cuando no hay ninguna de las dos opciones, se les da una cuenta informando que deben enviar copia de los soportes. 3. En qué cuentas bancarias puede realizar un cliente un pago? Se les informa que todo deber ser consignado a través de los formatos establecidos por la Universidad, ya no se puede consignar en cuentas. v. Registro y pagos de documentos de contratación 1. En qué estado se encuentra XX documento de contratación? Se informa de acuerdo al estado en que se encuentre: Recibida 8

9 Ejecutada Almacenada Inventariada Registrado movimiento contable en el Unidad Registrada cuenta por pagar en la Unidad para Tesoreria Registrada en Presupuesto Enviada a Tesorería Recibida en Tesorería Activada por Tesorería para ordenador del gasto Autorizada pago por ordenador del gasto Seleccionada Seleccionada para transferencia Transferencia aplicada 2. Qué descuentos se aplican a XX factura o documento de contratación? Los descuentos que aplican a las facturas de acuerdo al servicio prestado son: Retención en la fuente de acuerdo al concepto establecido en la tabla Dian Impuesto de Industria y Comercio: De acuerdo a lo establecido en el estatuto tributario del Departamento. Estampillas Pro UIS: De acuerdo a lo establecido en la ley. Contribución contratos de obra pública según lo establecido por la Ley. Adicionalmente se les informa que se les envía el certificado de descuentos en el cual se especifica los descuentos efectuados. 3. Por qué la cuenta seleccionada aparece con rechazo de la selección de cuentas? Se les informa que tuvo que ser retirada del proceso por algún error interno presentado ya sea en la documentación o los descuentos efectuados o también puede ser por rechazo bancario. Por qué los pagos parciales no aparecen al realizarse la consulta por la página Web? Se le verifica por el sistema financiero la información requerida por el proveedor (Si hay error en la página web de la Universidad.) 4. Por qué no se han enviado los certificados de retención, IVA, ICA mensuales? 9

10 Se entra a verificar la dirección de correo electrónico reportada en el sistema financiero y si ha sido modificada se incluye y se envía el certificado. 5. Cómo liquida la Universidad la retefuente según la ley 1607? Se les informa que depende de la información reportada en el formato de retención en la fuente, en lo que reporten de pago de salud y pensión y del contrato general que le hayan realizado al contratista. 6. Cuánto demora un documento de contratación en dársele tramite de pago? Se les informa que demora el tiempo en que se registre y active en el sistema financiero para que el ordenador del gasto entre a autorizar. Se les informa que una vez sea autorizada se selecciona y entra en el proceso de giro. 7. Proceso a seguir cuando se van a recibir auxilios educativos? Inicialmente se verifica en el sistema que la Aseguradora haya realizado la consignación de la indemnización, una vez realizado el recaudo se le pide al estudiante el recibo de liquidación para proceder a aplicarle dicho auxilio a la matricula. Cuando no se ha realizado la consignación se envía el estudiante a Bienestar Universitario para que entregue la documentación respectiva para que le consignen los recursos. 8. Preguntas sobre deudas de matrículas pregrado, sedes e IPRED? Se verifica en el sistema consultado con el código del estudiante y se les informa el estado de la deuda (esta preguntas deben remitirse a la Sección de recaudos). 9. Solicitud de copia de consignaciones o transferencias realizadas? Se les informa que deben realizar la solicitud por escrito con la debida autorización del ordenador del gasto y una vez realicen dicha solicitud se procede a buscar en el archivo los documentos requeridos. 10. Preguntas porque no se ha realizado un traslado de orden de pago? Se entra a verificar en el sistema las razones por las cuales no se ha realizado, que pueden ser por: Estado de la orden de pago, debe estar autorizada por el ordenador del gasto. 10

11 Se consulta la U.A.A., para verificar la vigencia de la misma, si está cerrada se requiere autorización de la Unidad para que solicite la apertura en la Sección de Presupuesto. D. SECCIÓN DE INVENTARIOS i. Clasificación de elementos 1. Cuándo realizo una compra y no encuentro dónde clasificar el elemento, qué debo hacer? Las categorías con niveles de tipo, subtipo y auxiliar en la base de datos de inventarios han sido creadas de manera práctica para facilitar la incorporación de los diferentes elementos comprados. En caso de no encontrar la categoría de clasificación adecuada para su compra puede realizar una solicitud por medio de correo electrónico a inventario@uis.edu.co o extensiones , la cual será atendida por los funcionarios de la sección quienes indicarán en donde clasificar el elemento o crearán el mismo para su registro. ii. Marcación de Elementos 1. Si realizo una compra en la que los elementos no están desagregados y requiero tenerlos separados para facilitar la administración de los mismos Qué debo hacer? Puedes contactar a la Sección de Inventarios al correo inventario@uis.edu.co o extensiones para solicitar desagregar los elementos y generar la identificación y marcación por separado. 2. Si utilizo diferentes elementos de mi inventario para realizar un montaje, Qué debo hacer? Puedes contactar a la Sección de Inventarios al correo inventario@uis.edu.co o extensiones para solicitar englobar los elementos y generar un solo número de inventario de control. 3. Los elementos que compro para actividades o proyectos de investigación y extensión como diplomados, especializaciones o cuando se entregan premios por concursos institucionales, Se cargan a mi inventario? 11

12 Al momento de realizar compras correspondientes a material, o elementos asociados a actividades de investigación o extensión se debe registrar de manera clara el programa, proyecto o actividad a la cual está asociada y declarar que dichos elementos serán entregados a los participantes en dichas actividades para su uso, para de esta manera no cargar el elemento al inventario de algún funcionario de la Universidad. Asimismo, al entregar premios, en el concepto de compra se debe registrar de manera explícita y clara el evento bajo el cual se entrega el elemento, para de esta manera no cargar el elemento al inventario de algún funcionario de la Universidad. iii. Conocimiento de elementos del inventario 1. Cómo puedo saber qué elementos tengo en mi inventario? Evitemos impresiones innecesarias! Su inventario lo puede consultar en el Módulo de Inventarios en Nuevas Versiones a través de la siguiente ruta: Pág. Web UIS/ Sistemas de Información/ Nuevas Versiones/ Acceder/ Usuario y Password/ Financiero/ Empleado UIS/ Inventarios En caso de no contar con una clave para el ingreso a nuevas versiones o haberla olvidado, la puede renovar a través de la siguiente ruta: Pág. Web UIS/intranet/Pestaña Recursos Humanos/ Claves nuevas versiones (Esquina superior derecha) 12

13 Puede acceder al video ilustrativo de las diferentes funcionalidades del módulo de inventarios a través del siguiente link: arios.html. 2. Qué debo hacer si un equipo no está marcado o el sticker está dañado? Puedes contactar a la Sección de Inventarios al correo inventario@uis.edu.co o extensiones para solicitar la generación del sticker y los funcionarios de la Sección de Inventarios te visitarán para marcar el equipo. iv. Dar de Baja un elemento 1. Voy a dar de baja un elemento, Qué debo hacer? Para el trámite de baja de cualquier elemento mayor, menor e intangible, el Servidor Público responsable del elemento debe tener en cuenta los pasos que se describen a continuación, considerando el tipo de elemento: 13

14 1.1. Elementos Eléctricos, Electrónicos y Mecánicos Paso 1. El Servidor Público o funcionario responsable debe solicitar ante la División de Mantenimiento Tecnológico, el respectivo concepto técnico del elemento que desea dar de baja. Paso 2. El funcionario responsable, debe elaborar un memorando de solicitud de baja bajo el formato FFI.17. Dirigido a la Sección de Inventarios, especificando el nombre del elemento y el número de inventario. Paso 3. El funcionario responsable, debe solicitar transporte ante la División de Planta Física a través del sistema, si lo requiere, para llevar el elemento a la bodega de inventarios. Paso 4. Para la entrega de los elementos a dar de baja por los funcionarios, se deberá comunicar a las extensiones 2240, 2176 ó 2257, y según disponibilidad de espacio en la bodega se recibirán los elementos. TENER EN CUENTA!! Para recibir los elementos en la bodega y legalizar la baja se debe llevar: Memorando, Concepto técnico y el elemento. En la Universidad usamos la mente para proteger el medio ambiente. Por esta razón los Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos (RAEES) al contener residuos peligrosos y aprovechables, los entregamos a empresas que garanticen un tratamiento adecuado Muebles y Enseres Paso 1: En el caso de los muebles y enseres, el Servidor Público debe solicitar a la Sección de Inventarios una visita previa o indicar el estado del elemento, ya que este puede clasificarse para traslado, donación o destrucción. Paso 2: En caso de presentar alto grado de deterioro o daño permanente o se identifique la posibilidad de donación, el funcionario responsable, debe elaborar un memorando de solicitud de baja bajo el formato FFI.17, donde especifique el nombre del elemento y el número de inventario. En la sección de inventarios se realizará el proceso respectivo de donación, destrucción o entrega a la empresa gestora. Paso 3: En caso de identificar una oportunidad de traslado, éste se puede realizar a través del módulo de nuevas versiones y los funcionarios implicados deben realizar seguimiento de la aceptación y entrega efectiva del elemento. TENER EN CUENTA!! Para recibir los elementos en la bodega y legalizar la baja se debe llevar: Memorando y el elemento. Hagamos un buen uso de los elementos que tenemos bajo nuestra custodia y extendamos su vida útil. Antes de dar de baja dichos elementos, busca una oportunidad para trasladarlos a quienes estén interesados. Coméntanos 14

15 también sobre instituciones públicas que los puedan requerir para realizar el proceso de donación Elemento eléctrico, electrónico o electromecánico contaminado con residuo peligroso Paso 1: Para este caso, cuando el elemento a dar de baja este contaminado, el responsable del bien deberá solicitar a la División de Mantenimiento Tecnológico el concepto técnico en el sitio. Paso 2: Una vez se tenga el concepto de la DMT, el responsable del bien deberá informar al PGIR y la Sección de Inventarios, con el fin de tramitar la respectiva baja. La DMT y la Sección de Inventarios NO recibirán estos elementos en sus bodegas debido a su condición de residuo peligroso, razón por la cual se encargará una empresa especializada en su recolección a través de la sección de inventarios. TENER EN CUENTA!! Para proceder a la baja del elemento y programar la recolección por la empresa gestora de residuos, recuerde contactar a través de correo electrónico o los módulos de solicitudes respectivos a las unidades arriba mencionadas. A la sección de Inventarios la puedes contactar a través del siguiente correo: inventario@uis.edu.co y debes anexar el concepto técnico de baja de la DMT Elementos menores Paso 1: Para la baja de los elementos menores, se requiere que se envíe a la bodega de inventarios el elemento físico junto con un memorando de solicitud de baja bajo el formato FFI.17. Especificando el nombre del elemento y el número de inventario. En el caso del material de vidrio o material de laboratorio, estos elementos NO se recibirán en la bodega de inventarios por ser material que maneja sustancias peligrosos, para la baja se debe solicitar al PGIR (ext. 2239) la recolección de estos elementos, dejando como constancia un acta de recolección del material FFI.15., la cual debe estar firmada por el responsable en el inventario, la sección de inventarios y el coordinador del PGIR. El PGIR y la Sección de Inventarios se encargan de la constancia de la firma del gestor de residuos y finalmente la Jefe de la División Financiera quien autoriza la baja 1.5. Libros e Intangibles Paso 1: Se debe hacer solicitud a la sección de inventarios a través del formato FF1. 17 con el visto bueno de la biblioteca Central (Coordinador de adquisiciones), esto con el fin de dejar en la biblioteca los libros de interés, Paso 2: Los demás serán recibidos en la bodega de inventarios para la baja. 15

16 TENER EN CUENTA!! Para recibir los elementos en la bodega y legalizar la baja se debe llevar: Memorando y los libros para dar de baja 1.6. Licencias de software Paso 1: Cuando las licencias de software expiran, el servidor público responsable de la custodia en el inventario, debe eliminar la información de los equipos de cómputo para los cuales se adquirió la licencia Paso 2: El funcionario debe declarar por escrito que el software no está en uso y que ha sido eliminado de los equipos en los cuales se había instalado y enviarla a la Sección de Inventarios junto con el medio de almacenamiento original, si existe, con el visto bueno del jefe de la Unidad. RECUERDE!! Revisar periódicamente tu inventario! En la categoría de intangibles puedes identificar el software que tienes bajo tu custodia y en caso que la licencia expire, debes renovarla inmediatamente o solicitar la baja según los pasos arriba descritos v. Traslado de Elementos de un Inventario 1. Cómo puedo realizar un traslado de elementos a otros funcionarios? El Servidor Público que se encuentre interesado en trasladar algún elemento mayor, menor e intangible, debe ingresar al sistema de inventarios a través de la siguiente ruta: Pág. web UIS -> Sistemas de información -> Nuevas versiones -> Acceder - > Usuario y password -> Financiero -> Empleado UIS -> Inventarios, y solicitar el respectivo traslado del bien, y considerar: Que una vez realizada la solicitud de traslado, el sistema de información enviará un correo electrónico informando a la persona que recibirá los elementos. La solicitud de traslado permanecerá activa en el sistema de información para su aceptación, por un período no mayor a 30 días calendario. Para aceptar el traslado se sigue la misma ruta: Pág. web UIS -> Sistemas de información -> Nuevas versiones -> Acceder -> Usuario y password -> Financiero -> Empleado UIS -> Inventarios En caso de requerir transporte, el Servidor Público se encargará directamente de realizar ante la División de Planta Física de la Universidad, el trámite de transporte del elemento mayor, a su sitio de destino. RECUERDE!! 16

17 Realiza seguimiento a los traslados que realizas! Luego de 30 de días de solicitado el traslado, en caso que la persona a quien se le traslada el elemento no lo acepte, el sistema automáticamente anula la solicitud! 2. Qué debo hacer si voy a recibir o entregar un cargo? En el momento de recibir o entregar un cargo, el servidor público responsable de la custodia de los bienes deberá realizar el traslado respectivo de los elementos, asumiendo de ésta forma la responsabilidad por el uso, conservación y adecuada utilización de los bienes; por lo tanto, el servidor público de la Universidad debe verificar personalmente la existencia de cada elemento, constatando su descripción, identificación, localización y la UAA a la cual está adscrito el elemento. Esta labor la deben realizar los dos funcionarios, tanto el que entrega como el que recibe el inventario, en el término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha de la novedad. 3. Tengo a cargo numerosos elementos sobre los cuales no tengo el control. La custodia de los mismos está a cargo de otros funcionarios. Qué debo hacer? Según el artículo 24 del Manual Normativo de Inventarios MFI.02. Los servidores públicos de la Universidad Industrial de Santander, son responsables administrativa, disciplinaria y fiscalmente por la custodia y preservación de los elementos y recursos de propiedad de la Universidad o de terceros (préstamos, arrendamientos y comodatos), que reciban, manejen, administren o usen para el ejercicio de sus funciones. En el artículo 25 del mismo Manual se establece que: En el momento de recibir o entregar un cargo, el servidor público responsable de la custodia de los bienes deberá realizar el traslado respectivo de los elementos, asumiendo de ésta forma la responsabilidad por el uso, conservación y adecuada utilización de los bienes; por lo tanto, el servidor público de la Universidad debe verificar personalmente la existencia de cada elemento, constatando su descripción, identificación, localización y UAA a la cual está adscrito el elemento. Esta labor la deben realizar los dos funcionarios, tanto el que entrega como el que recibe el inventario. 17

18 En este sentido, en caso que los bienes en su inventario se encuentren bajo la custodia de otro funcionario se debe coordinar el traslado de los mismos para garantizar el correcto uso de los bienes, debiendo gestionar oportunamente el mantenimiento preventivo, correctivo y su conservación (artículo 26 del MFI.02.). 4. Qué debo hacer si encuentro un elemento de la Universidad que no se encuentra en mi inventario? Puedes contactar a la Sección de Inventarios al correo inventario@uis.edu.co o extensiones y consultar a nombre de quién se encuentra el elemento para solicitar el traslado a tu nombre o realizar la entrega del elemento al funcionario responsable del bien. vi. Préstamo de elementos de un inventario 1. Quiero prestar un elemento, Qué debo hacer? El préstamo de bienes a usuarios internos y externos para el caso de elementos devolutivos mayores, menores e intangibles, debe ser registrado en el Sistema de Información de Inventarios a través de la siguiente ruta: Pág. web UIS -> Sistemas de información -> Nuevas versiones -> Acceder -> Usuario y password -> Financiero -> Empleado UIS -> Inventarios. La ficha de préstamo debe imprimirse y ser firmada por el servidor público responsable de los elementos y el solicitante. 2. Quiero sacar un elemento de la Universidad, Qué debo hacer? Toda solicitud de préstamo con salida de bienes fuera de los predios de la Universidad debe estar autorizada por el servidor responsable del bien, quien constata que el elemento se requiere para realizar labores misionales. Esta solicitud de autorización se debe realizar con el visto bueno de la División de Planta Física y la Sección de Inventarios. La solicitud de salida de equipos la puede realizar a través de la siguiente ruta: Pág. Web UIS/intranet/Pestaña Planta Física/ Solicitudes/ Salida de equipo UIS donde debe diligenciar los campos indicados lo cual será verificado en las porterías al momento de la salida del equipo. Para mayor información comunicarse al correo inventario@uis.edu.co y extensiones TENER EN CUENTA!! Con el propósito de garantizar el control de los elementos y su seguridad se debe 18

19 realizar el registro de la salida en el sistema. RECUERDE!! El registro es importante ante cualquier reclamación frente a la aseguradora. Las fechas de salida y entrada deben ser ajustadas en caso que el elemento deba permanecer más tiempo fuera de la institución. Evitaremos las impresiones, firmas, revisiones y movimientos! Los vigilantes tendrán acceso a los permisos de salida de los elementos y la Sección de Inventarios también contará con esta información en su módulo de nuevas versiones ante cualquier eventualidad. 3. Se puede realizar la reposición de un elemento faltante con otros bienes? El servidor público de la Universidad puede proponer la reposición de un faltante con otros bienes cuando el bien a reponer haya desaparecido del mercado o que por tratarse de un elemento obsoleto no se requiera otro idéntico. Los bienes a recibir en reposición deben responder a las necesidades de la UAA a la que pertenece el servidor público y con destino a actividades misionales. La aceptación de estos bienes es realizada por una Comisión conformada por el Director o Jefe de la Unidad y el Jefe del Grupo de Inventarios. En caso de requerirse concepto técnico, este se solicitará a la Unidad Asesora correspondiente. 4. Si compro un elemento que va a ser parte de un equipo para repararlo o repotenciarlo, Qué debo hacer? Puedes contactar a la Sección de Inventarios al correo inventario@uis.edu.co o extensiones para solicitar incluir dicho elemento como mayor valor de un equipo existente. vii. Robo de elementos de un inventario 1. Qué debo hacer si me roban un elemento? En los casos de robo, hurto o pérdida de elementos: En las instalaciones de la Universidad, el servidor responsable del bien debe reportar inmediatamente la novedad a la Sección de Inventarios, y a la Sección de Seguridad de la División de Planta Física, para que procedan a iniciar la inspección administrativa. En caso de presentarse fuera de las instalaciones de la Universidad, sólo se deberá reportar a la Sección de Inventarios. 19

20 De igual manera debe informar inmediatamente por escrito lo ocurrido a su jefe inmediato detallando los hechos y la información del elemento El servidor responsable del bien debe enviar a la Sección de Inventarios, con el objeto de realizar el trámite de reclamación ante la compañía de seguros, la siguiente documentación: Informe del Servidor responsable del bien, detallando los hechos y las especificaciones del elemento. Copia del denuncio instaurado ante la Fiscalía. Informe de la Empresa encargada del Servicio de Vigilancia, (si el siniestro es dentro de los predios de la Universidad). Formato de Reporte de Siniestro a la Compañía de Seguros FFI.11, diligenciado y firmado. (El Formato se encuentra disponible en Intranet/Sistema de Gestión Integrado/Mapa de Procesos/Proceso Financiero/Inventarios). Dos cotizaciones del elemento hurtado. viii. Pruebas Electivas 1. Qué son las pruebas selectivas? Son un mecanismo de verificación de los inventarios y de los controles que sobre éstos están llevando a cabo los servidores responsables de los bienes. 2. Para qué son útiles las pruebas selectivas? Para que los funcionarios tengan una visión clara sobres los bienes que tienen a cargo Para identificar elementos que por su condición de obsolescencia deban ser dados de baja Para facilitar el traslado de elementos a los funcionarios que los estén efectivamente utilizando Para prepararse frente a la rendición de inventarios anual ix. Información Sección de Inventarios. 1. Dónde encuentro la documentación asociada a la sección de Inventarios? 20

21 Pág. Web UIS/intranet/Sistema de Gestión integrado/ Mapa de procesos documentación/ Financiero/ Inventarios 21