CONTENIDO INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA: Pág. Introducción 2. Nombre de la Entidad: 1. Aspectos generales 2

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1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD Departamento Administrativo de la Función Pública PGD Noviembre de 2014 Versión 1

2 CONTENIDO INFORMACION GENERAL DEL PROGRAMA: Pág. Nombre de la Entidad: Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP Fecha de Aprobación: Acta 5 del 2014 Fecha de Vigencia: Permanente hasta nueva versión Instancia de aprobación: Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Autoridad Archivística Institucional: Grupo de Gestión Documental Elaborado por: Grupo de Gestión Documental Secretaria General Introducción 2 1. Aspectos generales 2 2. Lineamientos para la gestión Documental 5 3. Fases de implementación del programa de gestión documental Programas específicos Armonizacion sistemas de gestión 30 Anexos 31 Fecha de publicación: Noviembre de 2014 Bogotá D.C. 1

3 a. Introducción 1. ASPECTOS GENERALES Teniendo en cuenta la importancia de los documentos que reciben y producen las Entidades en Colombia, la Ley 594 de Ley General de Archivos en su Título V: Gestión de documentos, establece la obligación que tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas. En la Ley 594 de 2000 define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. lineamientos para la administración de la documentación de acuerdo su ciclo vital, incluyendo los procedimientos de producción, recepción, trámite, organización, conservación, disposición final y preservación a largo plazo. b. Alcance El Programa de Gestión Documental define los procesos archivísticos aplicables a todos los documentos generados y recibidos en el Departamento en cumplimiento de las funciones de cada una de las áreas y se encuentra alineado al plan estratégico institucional el cual busca el desarrollo de mejores prácticas que contribuyan a la eficiencia administrativa y uso adecuado de los recursos. c. Público al cual esta dirigido Usuarios externos: Se define como cliente del DAFP: Para garantizar el cumplimiento de la gestión documental en las entidades públicas se han establecido los siguientes procesos: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración, los cuales se desarrollaran en el Programa de Gestión Documental del Departamento. Estos procesos encierran las etapas del ciclo vital del documento, es decir desde su nacimiento pasando por su vida activa y productiva en cumplimiento de unas funciones hasta su destino final que puede ser: eliminación, selección, microfilmación y/o digitalización o conservación total el archivo histórico de la entidad. Por lo cual el PGD para la entidad es un instrumento archivístico normalizador, el cual permita al Departamento la definición de los Instituciones Públicas Servidores Públicos Ciudadanos Usuarios internos: Corresponde a los directivos, servidores públicos, contratistas y pasantes que prestan sus servicios en el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. d. Requerimientos para el desarrollo del PGD. Con los siguientes aspectos normativos, económicos, administrativos y tecnológicos el Departamento Administrativo de la Función Pública - DAFP realiza la formulación del Programa de Gestión Documental: Normativos 2

4 El Programa de Gestión Documental del DAFP, se sustenta fundamentalmente en: Legislación archivística (leyes, decretos, acuerdos y circulares). Estándares nacionales e internacionales que apliquen a la gestión documental Legislación que incida en las relaciones con el ciudadano para garantizar sus derechos, la protección de datos personales, la libertad y acceso a la formación, las restricciones de uso por reserva legal y el secreto profesional. Las disposiciones orientadas a promover la participación ciudadana por medios electrónicos a fin de garantizar la transparencia de las actuaciones de la administración pública. Los mecanismo de vigilancia y control establecidos por el Estado para conocer el nivel de gestión y cumplimiento de las metas y objetivos de las entidades. Normatividad interna que regula la gestión documental. El Grupo de Gestión Documental enviará a la Dirección Jurídica la información para realizar la actualización del Normograma de la entidad, el cual se debe actualizar los primero 5 días hábiles de cada mes, dicho documento se puede consultar en Calidad_DAFP - Normograma. Económicos Para la ejecución de las actividades del programa de gestión documental el Grupo de Gestión Documental para la cada vigencia debe solicitar las necesidades de recursos en el plan anual de adquisiciones, con el fin de cumplir con las metas propuestas a corto, mediano y largo plazo. Será responsabilidad de la Alta Dirección del DAFP que se sustente ante las autoridades presupuestales de la Nación, la solicitud y asignación presupuestal indispensable para cubrir año a año los requerimientos que en Gestión Documental requiere la entidad, con el fin de garantizar el cumplimiento de la normatividad vigente y directrices dadas por el Archivo General de la Nación. Se deben contemplar los siguientes rubros: Gestión de correspondencia Organización de expedientes Organización de fondos acumulados Elaboración y aplicación de tablas de retención documental Elaboración y actualización del programa de gestión documental Digitalización de documentos de archivo Implementación de herramientas tecnológicas para la gestión documental Adquisición de mobiliario Alquiler de espacios físicos para conservar la documentación Administrativos En cumplimiento del artículo 14 del Decreto 2578 del 2012, se creó en el DAFP mediante la Resolución 1645 del 16 de diciembre de 2013 el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, quien asume las funciones del Comité Interno de Archivo de acuerdo a lo establecido en el Decreto 2482 de El Programa de Gestión Documental actualmente está liderado por el Grupo de Gestión Documental GGD de la Secretaria General, por lo tanto la Alta Dirección debe asegurar que dicho grupo cuente con personal idóneo y con formación en: archivística y/o bibliotecología o ciencias de la información. 3

5 La Oficina de Sistemas, apoyará de forma permanente al Grupo de Gestión Documental para el suministro y disponibilidad tecnológica que se requiera para la implementación del Programa de Gestión Documental en el DAFP y al mismo tiempo asegurar la preservación a largo plazo de los documentos electrónicos. En el Plan Anual de Capacitación del Departamento se incluiran los recursos necesarios para capacitar en temas de Gestión Documental para apoyar el desarrollo del Programa de Gestión Documental, la capacitación estara dirigida a los funcionarios responsables de la organización de los archivos de gestión, central y administración del sistema de gestión documental. Sistema de Gestión Documental que cumpla con los siguientes requerimientos del ISO y MOREQ. Plataforma de interoperabilidad con otras herramientas Repositorio de Archivos Digitales Base de datos Seguridad digital Tecnológicos Para la implementación del Programa de Gestión Documental, en Departamento requiere contar permanentemente con los siguientes recursos y aplicaciones tecnológicas: Computador de escritorio servidor público, pasante y contratista vinculado. Correo electrónico por servidor público, pasante y contratista vinculado. Clave de usuario interno de Red Clave de acceso al Sistema de Gestión Documental Escáner equipos para realizar la digitalización de documentos Sistema de Seguridad de la Información NCT ISO 27000, (niveles de acceso, usuarios, roles), firmas digitales, firmas electrónicas y entrega certificada. Implementar los siguientes recursos: 1 Gestor de contenidos documentales o UCM, 1 Servidor de bases de datos, 1 Módulo de gestión documental en la Web, 4

6 2. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL diplomático y su registro en el sistema de gestión documental. La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos en el artículo 22 determina la gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, el cual comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. En el artículo 9 del Decreto 2609 de 2012, establece que la gestión documental en las diferentes entidades públicas en sus diferentes niveles, debe comprender como mínimo los siguientes procesos: planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de documentos, preservación a largo plazo y valoración. Imagen: Procesos del Programa de Gestión Documental: Estos procesos se desarrollaran a continuación: a. Planeación: Son el conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis Administración Documental - Registro de Activos de Información El Grupo de Gestión Documental con la Oficina de Sistemas y la Oficina de Sistemas elaboraran el Registro de Activos de Información, el cual se publicará en el portal web de la entidad y será responsabilidad de las áreas del Departamento enviar la información respectiva a la Grupo de Gestión Documental para la actualización del Registro de Activos de Información. - Esquema de Publicación El Grupo de Comunicaciones elaborará el Esquema de Publicación el cual será adoptado por cada una de las áreas del Departamento para la publicación de información. - Instrumentos Archivísticos Actualmente el Departamento cuenta con los siguientes instrumentos archivísticos: - Cuadros de clasificación documental - Tablas de retención documental - Inventarios documentales - Mapas de procesos - Flujos documentales a nivel de procedimientos - Funciones de las área del Departamentos (Decretos y Resoluciones) El Grupo de Gestión Documental debe garantizar la actualización de estos instrumentos para gestionar adecuadamente los documentos que se producen y se reciben en el Departamento. 5

7 - Sistema Integrado de Conservación - SIC El SIC está conformado por el Plan de Conservación Documental (documentos análogos) y el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo (documentos digitales de la entidad), estos planes serán elaborados por el Grupo de Gestión Documental, la Oficina de Planeación y la Oficina de Sistemas. - Directrices de Transferencias Preservación a Largo Plazo Formular las directrices de las transferencias de documentos que deben ser preservados a largo plazo. - Políticas de seguridad de la información Se deben definir: - Políticas de seguridad de la información - Tablas de control de acceso (perfiles) Directrices para la creación y diseño de documentos - Identificación de documentos institucionales Para la identificación de los documentos institucionales se tienen en cuenta la siguiente información: - Mapa de procesos - Flujos documentales a nivel de procedimientos - Funciones (Decretos y Resoluciones) - Formatos establecidos en cada procesos - Para la generación de documentos actualmente el Departamento utiliza: formato de texto, hojas de cálculo, imágenes, video, audio. Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo SGDEA Actualmente el Departamento no cuenta con una herramienta informática destinada a la gestión de documentos electrónicos de archivo, el sistema de gestión documental que se utiliza actualmente tiene habilitado el módulo de correspondencia, archivo y reportes, por lo cual es importante para la gestión documental de le entidad contar con SGDEA que permita optimizar y automatizar los procesos de gestión documental y garantizar la trazabilidad, autenticidad y conservación de la documentación. - Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos o Requerimientos funcionales para Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo. Fuente de Información Guía No. 6 Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos. Para la gestión de los documentos electrónicos de archivo, recogen recomendaciones establecidas por la Unión Europea en su modelo de requerimientos de las aplicaciones para la gestión electrónica de documentos. Requerimientos funcionales obligatorios 6

8 Requisitos mínimos 7

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10 Requisitos opcionales o autorización y uso de firmas electrónicas en la entidad. Para los documentos físicos en la Guía de Elaboración y/o Actualización de Documentos se estableció en responsabilidades quienes pueden firmar comunicados externos. Mecanismos de autenticación o Actualmente el Departamento no cuenta con firmas electrónicas. Por lo cual no se han establecido criterios relacionados con la b. Producción Documental: Son actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados. En cumplimiento al proceso de producción documental, cada una de las áreas de la Función Pública aplicará para la creación de los documentos los lineamientos establecidos en el Guía para la Elaboración y/o Actualización de Documentos del Sistema de Gestión, en la cual se dan la directrices sobre: imagen corporativa, logotipo, formatos, firmas autorizadas, tipo de letra, etc.). Para la producción de documentos se sigue el Procedimiento: Control de documentos Todos los documentos que se generen en las diferentes áreas del Departamento deben ser elaborados en las plantillas que para tal fin se han diseñado y que se encuentran en el sistema CALIDAD_DAFP, inicialmente los formatos han sido predefinidos en blanco para que se incluya el contenido del documento. En la generación de nuevos de formas, formularios y documentos es necesario diligenciar por parte del área solicitante el formato solicitud de cambios y control a la documentación, en el cual se debe responder los siguientes interrogantes: Por qué se crea este formato y/o documento 9

11 En qué soporte se genera físico o electrónico Este documento se imprime Quién proyecta o produce el documento El documento está asociado a algún procedimiento Cuál procedimiento El documento está registrado en Tabla de Retención Documental - TRD La inclusión de estas preguntas a en el formato de solicitud de cambios y control a la documentación, le permite al Grupo de Gestión Documental, controlar lo siguiente: Conocer que documentos se están generando en la Función Pública En que formato se están generando Si están asociados a procedimientos y tablas de retención documental. De igual manera esta información permite determinar el impacto que la creación y/o eliminación de documentos en el proceso de gestión documental y el Sistema de Gestión de Calidad. Estructura de los documentos Condiciones diplomáticas (internas y externas) El estándar PDF/A, basado formato PDF. El PDF/A combina las Formato de preservación capacidades del formato PDF con la fiabilidad y solidez esenciales para un fichero que debe ser preservado durante un largo periodo de tiempo. Papel: El Papel para escribir e imprimir (papel bond): el destinado a la escritura y a la impresión tipográfica, con Soporte buena resistencia al borrado mecánico y con superficies libres de pelusas NTC 1673 Papel y cartón: papel para escribir e imprimir Medio Técnicas de impresión Tintas Soportes digitales: Los soportes deben revisarse periódicamente, sea cual sea la tecnología empleada para su conservación y si es de caso deben hacerse migraciones o conversiones a otras tecnologías más avanzadas que garanticen la integridad de la información guardada y su reproducción exacta. Físico Electrónico Láser e Inyección. Se recomienda utilizar cartuchos originales. Para documentos que sean de conservación permanente no se recomienda emplear los sistemas de impresión de matriz de punto Deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte. (Concepto técnico Grupo Laboratorio de Restauración, Archivo General de la Nación, 2001). De acuerdo con la Circular Interna No.13 (1999) del Archivo General de la Nación, no se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta húmeda. Estos bolígrafos, por la clase de colorantes y solventes que contienen, son solubles en agua, tienden a expandirse, perder su coloración en corto tiempo; y, aún en condiciones estables de almacenamiento, pueden presentar pérdida de legibilidad en la información. (Archivo General de la Nación. Grupo Laboratorio de Restauración Concepto Técnico, Diciembre 10 de 2004). 10

12 Calidad del papel Características mínimas de documentos archivo aplicable al SGED Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de ph esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad. Contenido estable Forma documental fija Vinculo archivístico Equivalente funcional Instrucciones para el diligenciamiento de formatos, formatos y formularios de la entidad Impresos - Escriba en letra imprenta y en tinta únicamente de color negro. - Las fechas deben ir en números arábigos dd/mm/aaaa. - Evitar tachones y enmendaduras - Diligenciar cada uno de los campos establecidos. Diligenciamiento de formatos, formas y formularios Electrónicos - Diligenciarlos en tipo de letra arial - Diligenciar cada uno de los campos establecidos. - Las fechas deben ir en números arábigos dd/mm/aaaa. Forma de producción e ingreso Aprobación de documentos Reproducción de documentos Lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de documentos electrónicos versiones de los documentos. - Las versiones finales de los comunicados externos se conservan en el Sistema ORFEO. - En la generación de nuevos de formas, formularios y documentos es necesario diligenciar por parte del área solicitante el formato solicitud de cambios y control a la documentación, el cual se envía a la Oficina Asesora de Planeación para su aprobación, esta solicitud va acompañada con el modelo de formato. - La aprobación de nuevos documentos la realiza conjuntamente la Oficina Asesora de Planeación y el Grupo de Gestión Documental. - La aprobación de documentos diferentes al Sistema de Gestión debe ser aprobados por el Jefe de cada una de las áreas de Función Públicas. - Fotocopias en blanco y negro - Copias digitales en PDF - Conjuntamente el Grupo de Gestión Documental, Oficina Asesora de Planeación definirán los Defina los lineamientos para uso de formatos abiertos en la producción de documentos electrónicos. Control de versiones y aprobación de documentos - Para el control de las versiones de formatos la Oficina Asesora de Planeación diligencia el listado maestro de documentos. - En los archivos físicos se archiva la versión final de los documentos, el Control de versiones área productora debe garantizar que los documentos que se encuentren en los expedientes son los definitivos. - Los archivos electrónicos se organizan en la Función Pública en el Gestor Documental OpenKM, el cual permite realizar el control de Áreas competentes para el trámite Para el trámite de correspondencia se debe aplicar el procedimiento de correspondencia externa recibida y enviada. - Recepción y radicación La Función Pública cuenta con una ventanilla única de correspondencia, la 11

13 cual atiende al público en el horario de 8:00 AM a 4:00 PM en jornada continua. Para la recepción de peticiones se cuenta con los siguientes canales: - Ventanilla única de correspondencia - Página web - Formulario PQR s portal Web - Fax Institucional - Redes sociales: Twitter y Facebook Las peticiones recibidas son radicadas a través del sistema ORFEO, el cual asigna un número consecutivo en los términos establecidos en el Acuerdo 060 del 2001 del Archivo General de la Nación, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, los datos del número de radicado, fecha y dependencia quedan registrados en el rotulo de radicación. La radicación de documentos se identificán con un número compuesto por 14 dígitos, los cuales se establecen así: a) Los 4 primeros corresponden al año (2012, 2013 y 2014) b) Los 3 siguientes corresponden a la dependencia que radicó (100, 200, 206, ) c) Los 6 siguientes números corresponden al consecutivo d) El último dígito, corresponde al número que identifica si el documento es de salida - 1, y de entrada -2. Al momento de la radicación se capturan los siguientes datos (metadatos) que permiten realizar posteriores consultas en el sistema: - Fecha - Número de radicado oficio externo - Nombre persona natural o jurídica remitente - Correo electrónico - Teléfono - Dirección - Asunto - Medio de recepción - Folios En la radicación se verifica que la documentación este completa, que corresponda a lo anunciado y que sea competencia del Departamento, las peticiones recibidas son radicadas, digitalizadas y direccionadas inmediatamente al área encargada del trámite correspondiente. Para la recepción y radicación en el Departamento se debe aplicar el procedimiento de correspondencia externa recibida y enviada. c. Gestión y Trámite: Son el conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos. - Registro de documentos Para el registro de documentos se tiene establecido el procedimiento de correspondencia externa recibida y enviada. Los documentos recibidos físicamente son entregados a las áreas del 12

14 Departamento en el siguiente horario: A las 4:00 PM se inicia con el recorrido para realizar la entrega física área por área de la documentación recibida, las peticiones recibidas por correo electrónico y formulario de pqrs son direccionadas directamente al jefe de cada área en el sistema ORFEO. Las facturas, acciones judiciales y demás documentos que tengan vencimiento de términos son entregadas inmediatamente al área responsable del trámite. Los documentos para ser enviados al destinario: Los comunicados externos a enviar, deberán ser entregados por las diferentes áreas al Grupo de Gestión Documental en horario de 8:00 am a 5:00 pm para realizar la validación del cumplimiento de los requisitos. Dichas entregas se realizarán en los siguientes horarios: Los documentos recibidos por el GGD en horario de 8:00 am a 11:00 am serán entregados y/o enviados ese mismo día. Los documentos recibidos por el GGD en horario de 12:00 m a 5:00 pm, serán enviados y/o enviados al destinatario el día hábil siguiente. El Grupo de Gestión Documental llevará el control de las comunicaciones oficiales recibidas para su envío (en formato en excel), el cual contendra la siguiente información: recibidos, planilla motorizado Bogotá, correo electrónico, envíos SIPOST, devueltos, solo digtializar, devueltos webmaster Todas las comunicaciones externas a enviar deben entregarse al GGD para su digitalización y posterior envío, así mismo deberán estar elaboradas en el formato definido en la Guía de Elaboración y Actualización de Documentos. El GGD, devolverá todos los comunicados externos que no cumplan con las especificidades dadas en ésta Guía. El comunicado externo, deberá ser remitido al GGD en original y una copia en caso de que se entreguen personalmente y en original y con sobre para las que quedan fuera de la ciudad o en zonas no aledañas al Departamento. En ningún caso se aceptarán fotocopias como original, ni se aceptará original y copias en papel reciclado. Así mismo los comunicados externos, que sirvan como soporte y/o anexo y que hayan sido expedidos por el Departamentocon antelación, deberán estar con la firma digitalizada o sello de original firmado. Las respuestas a las acciones judiciales son entregados al GGD solo para su digitalización, el envío al destinatario lo realiza directamente el Grupo de Defensa Judicial de la Dirección Jurídica del Departamento. De igual manera, los comunicados externos que sean producto de los procesos de selección meritocrática, serán entregados al GGD solo para su digitalización; el envío al destinatario será realizado directamente por la Dirección General. - Distribución Para la distribución de documentos recepcionados y radicados por el Grupo 13

15 de gestión Documental se tiene en cuenta las directrices establecidas en el acta de distribución de correspondencia en la cual se indican los temas de competencia de las Direcciones Técnicas y el Grupo de Servicios al Ciudadano, al igual que le control de supervisores de contratos. Distribución de documentos externos - Identificación de dependencias por el código - Enrutamiento de documentos a dependencia competente. - Clasificación y organización de documentos en el casillero de los documentos en el casillero - Registro de control de entrega de documentos internos. - Reasignación de comunicados mal direccionados Distribución de documentos enviados - Definición de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, otros. - Métodos de empaque y embalaje. - Peso y porteo de documentos. - Gestión del correo tradicional: Normal y certificado. - Ordenes de servicio. - Control de devoluciones. - Organización mensajería externa. - Registro de control de envío de documentos. - Acceso y consulta Servicios de archivo Consulta en el archivo de gestión y/o central: La solicitud de consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita (físico y electrónico) dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo de Gestión, Archivo Central o Histórico. Reprografía: Suministro de copias electrónicas de documentos a los ciudadanos y servidores del Departamento teniendo siempre en cuenta las restricciones legales. Consulta La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural, Estado Colombiano, etc.) de accedera la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario a obtener copia de los mismos. Para el cumplimiento de este propósito, los archivos deben atender los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefónica, correo electrónico o remitiendo al usuario al funcionario competente. La consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de funcionarios de otras dependencias o de los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes y diligenciando el formato de consulta y préstamo de documentos y/o registros. Si el interesado desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de reservado conforme a la Constitución y a las leyes, para el suministro de fotocopias de debe tener presente el acto administrativo en el cual se establece este valor de la reproducción. 14

16 El préstamo temporal de los documentos se realiza por 5 días habiles y el área responsable debe realizar el seguimiento a la devolución de los documentos. Para la consulta de archivos se debe aplicar el procedimiento de consulta y prestamo de documentos y/o registros. Control y seguimiento De acuerdo al mapa de proceso, las funciones de cada una de las áreas del Departamento, la Resolución vigente de peticiones, quejas, reclamos y denuncias y el direccionamiento de las peticiones de acuerdo a su competencia, se implementento en el sistema ORFEO un mecanimos de control que permite conocer el estado de cada unas de las peticiones que ingresaron a la entidad y conocer su trazabilidad. Es responsabilidad de cada unos de los servidores asegurar que los trámites respectivos se resuelvan de manera oportuna en los términos de ley establecidos, para conocer el estado de las peticiones recibidas se puede realizar las consultas de acuerdo a los datos capturados al momento de la recepción de las peticiones. - Trazabilidad. Desde el registro de las peticiones se inicia la trazabilidad del estado actual de la petición, por lo cual es responsabilidad de cada servidor del Departamento realizar el uso adeucado del sistema ORFEO. En la trazabilidad del sistema se evidencia las siguientes actvidades: o Radicación o Digitalización o Reasignación o Solicitud de firma VoBo o Respuesta o Devoluciones o Solicitud de anulaciones (aplica para radicaciones de salida) o Acta de anulación (aplica para radicaciones de salida) o Archivo o Envío de respuesta al peticionario. - Tiempo de respuesta de peticiones de acuerdo a su modalidad. - Seguimiento al vencimiento de términos El vencimiento de términos inicia con la tipificación del tipo de petición y termina con la digitalización y envío de respuesta al peticionario. En el sistema ORFEO se implementaron los siguientes mecanismos de alerta para realizar el seguimiento al 15

17 vencimiento de terminos y es responsabilidad de cada uno de los servidores del Departamento cumplir con los tiempos de respuesta establecidos. o o o Tipo de documento Días transcurridos Servidor que lo tiene asignado. En el reporte gráfica se visualiza la siguiente información: o Radicados activos verde (en términos) o Proximos a vencer amarillo (en términos, falta el 30% de tiempo para dar respuesta) o Vencidos rojo o Cantidad de respuesta de peticiones que se deben entregar a la Grupo de Gestión Documental para su digitalización y envío. Reporte en lista Este reporte detalla la información del radicado como: o Número de radicación o Fecha y hora o Aleta de radicación y digitalización o Asunto de la petición o Tipo de petición o Tiempo de respuesta d. Organización: Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente. Para la organización de los archivos se debe aplicar el procedimiento de administración de archivos de gestión y central y la Guía para la organización de archivos de gestión y transferencias documentales. Clasificación: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad. La clasificación es el primer paso del conjunto de procesos destinados a la organización de archivos tendientes a controlar, recuperar y conservar la información contenida en los documentos para su utilización administrativa, jurídica y cientifica. En la clasificación debe identificar la procedendica de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica, la estructura orgánica y las funciones desarrolladas. Procedencia: - Entidad que los produce, ejemplo: Departamento Administrativo de la Función Pública 16

18 - Área productora, ejemplo: Secretaria General Estructura orgánica Función Pública: - Fondo documental: Departamento Administrativo de la Función Pública - Secciones documentales: Dirección, Subdirección, Secretaria General, Direcciones Ténicas y Oficinas - Subsecciones documentales: Grupos de trabajo Funciones: Actos administrativos (creación y/o supresión de áreas), organigrama, manual de funciones, procedimiento y políticas de operación. La clasificación se ve identificada en las Tablas de Retención Documental, por lo cual cada una de las áreas del Departamento debe aplicar las TRD en la organización de sus archivos de gestión y es responsabilidad de cada área solicitar al Grupo de Gestión Documental solicitar la actualización de la TRD de acuerdo a sus necesidades. En el Gestor Documental la documentación se clasificará de acuerdo a la TRD, Ordenación: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado, en estas actividad se determina que documento va primero y cuales van después, realizar el proceso de ordenación facilita el acceso a la información y la rápida localización Para la ordenación de los documentos se debe tener presente los siguiente principios archivisticos: Principio de orden original: Es la relación causa efecto que se produce entre los documentos, pues, hay un documento inicial, otro u otros que le siguen y, por último, uno o más que concluyen. Principio de procedencia: Permite conocer quien produce los documentos. - Acciones a realizar en cada una de las áreas: Relaciones que la documentación corresponda las series y subseries. Conformación y apertura de expedientes. Determinación de los sistemas de ordenación o Númerico: Ordinal: disponer los documentos de forma consecutiva, progresiva, obedeciendo a la numeración que los identifica Cronológico: colocar un documento detrás del otro en forma secuencia de acuerdo a la fecha en que la documentación ha sido tramitada, teniendo en cuenta en primer lugar el año, seguido del mes y al final el día. 17

19 o o Alfabéticos: Ordenación por las letras del alfabeto Onomástico: Apellidos y nombres (historias laborales, historias clinicas) Toponímico: Nombre de lugares Temático: Series y subseries Mixtos: Alfanuméricos: Orden alfabético y númerico cronológico (contratos) Ordinal cronológico: Serie documentales simples (resoluciones, decretos), se controla en primer lugar el número de la unidad documental y después por el cronológico ( 0001 aaaa/mm/dd). Almacenamiento de cada expediente en la unidad de conservación Foliación de todos y cada uno de los documentos que conforman el expediente o Se realiza cuando la documentación esta perfectamente organizada y sin duplicidad o Numeración, la cual consiste en dar un número consecutivo desde 1 a todos los folios. o o o o o Se debe tener cuidado en no repetir números o de omitirlos como tampoco dejar de numerar algún folio. Si existe una numeración anterior, ésta se anulará con una línea diagonal (/) y quedará como valida la última realizada. No debe utilizarse cifras como: 1A y/o 1Bis Expediente: Primera carpeta hasta el folio 200, segunda carpeta inicia con folio 202. Anexos; deberán foliarse en orden consecutivo y separarse de la unidad de conservaciónde donde proceden dejando un testigo en el lugar de origen, como referencia cruzada, en donde debe constar fondo, sección, subsección, serie documental, unidad de conservación y folio al que corresponde; para efectos de recuperación y acceso, el mismo testigo o referencia debe dejarse donde se ubique el soporte anotado (planoteca, mapoteca, fototeca, hemeroteca). Cuando existan anexos en soportes diferentes al papel como discos, cintas de audio y video, negativos de fotografias, acetatos, disquetes, corresponde hacer la respectiva referencia cruzada y ubicación del destino. 18

20 Retiro de material abrasivo (ganchos de legajar y ganchos de cosedora) Identificación de las unidades de conservación y almacenamiento (rotulos cajas y carpetas) Actualización de inventario documental Formato Único de Inventario Documental Descripción: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la posterior consulta. Para la descrición documental se tienen en cuenta los lineamientos dador por el Archivo General de la Nación y se diligencia el formato de ISADG en el Archivo Central del Departamento. Cada una de las área del Departamento elaboran y actualizan los inventarios documentales para faciliar con localización y recuperación de la documentación, los inventarios documentales de los archivos de gestión y central se encuentran publicados en Calidad_DAFP y Portal web del Departamento. e. Transferencia.Son el conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos. Para la realización de las transferencias documentales (físico) se debe aplicar el procedimiento de administración de archivos de gestión y central y la Guía para la organización de archivos de gestión y transferencias documentales. Todas las áreas del Departamento deberán preparar los documentos a transferir, de conformidad con los plazos establecidos en las tablas de retención documental y el cronograma de transferencias documentales aprobado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. El Grupo de Gestión Documental asesorará sobre las entrega de las transferencias documentales al archivo central, para lo cual se debe tener en cuenta lo siguiente: - Verificar que las series documentales que son enviadas estén debidamente relacionadas en el formato único de inventario documental. - Que la documentación a transferir cumpla con los términos de retención establecidos en la tabla de retención documental - Que las series documentales estén debidamente identificadas, organizadas cronológicamente, foliadas y sin material abrasivo (ganchos de legajar y ganchos de cosedora) - Archivadas en sus respectivas unidades de conservación; - Si no está conforme a lo establecido no se acepta la transferencia y se efectúan la devolución correspondiente. Todo ingreso de documentos al Archivo Central se hará oficial mediante la entrega 19

21 física de la documentación, la cual deberá hacerse en el formato único de inventario documental. Para ello, es necesario entregar impreso y enviar por correo electrónico el archivo electrónico en Excel al Grupo de Gestión Documental. Una vez recibidas las transferencias documentales se deben realizar las siguientes actividades: - Recibir físicamente las transferencias provenientes de las áreas del DAFP. - Verificar los inventarios documentales que trae cada caja de archivo. - Ubicar las cajas en el archivo central en los estantes metálicos, en un orden numérico consecutivo, según el sistema establecido en depósito de Archivo. - Rotular la caja en la cara frontal para facilitar la posterior consulta. - Informar al funcionario encargado en el Grupo de Gestión Documental para que en el archivo electrónico -en Excelentregado por el empleado que realiza la transferencia documental, se ingrese en la base de datos de transferencias documentales la información que reposa en el Archivo. - El formato único de inventario documental debe ser firmado por los servidores que intervinieron en el proceso de transferencia documental. Para la transferencias de documentos electrónicos en Departamento debe establecer políticas que archivo, de forma que se aseguren su integridad, autenticidad, preservación y consulta a largo plazo. Migración, refreshing, emulación o conversión El Departamento formulará los métodos y la periodicidad de aplicación de las técnicas de migración, refreshing, emulación o conversión, con el fin de prevenir cualquier degradación o pérdida de información y asegurar el mantenimiento de las características de contenido de los documentos. Metadatos El Departamento incluya en la transferencia los metadatos que faciliten la posterior recuperación de los documentos de archivo físico y electrónico de las series documentales transferidas al archivo central en soporte físico o en soporte electrónico en el SGEDA. f. Disposición de documentos: Selección de los documentos en cualqueir etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con los establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental. Dentro del formato utilizado para la presentación de las TRD el diligenciamiento de la columna Disposición Final, implica que a cada serie o subserie se le aplicó previamente el proceso de valoración para definir su conservación permanente, reproducción a través de tecnologías y soportes, en cuya aplicación se observen principios y procesos archivísticos, la eliminación cuando agotados sus valores administrativos no tengan o representen valor para la investigación o la selección de algunas muestras representativas. Para definir la disposición final se debe tener en cuenta: Además de definir la conservación permanente de una serie se debe analizar la aplicación conjunta de una técnica de 20

22 reprografía cuyo objetivo será facilitar el acceso a la información, evitando a la vez que la manipulación constante sobre originales pueda facilitar su deterioro. La decisión de eliminar expedientes en los archivos de gestión, es una opción válida en casos tales como el de los informes de gestión en los que se conserva una copia en las unidades administrativas que los producen y el original es enviado a las oficinas de planeación quienes conservarán el total de la serie y la transferirán al archivo central correspondiente. Microfilmar o digitalizar algunas series con el propósito de destruir los documentos originales debe ser una decisión que en la práctica garantice que la información reproducida y guardada por dichos medios será perdurable, fiel, accesible e inalterable y que los soportes originales no se eliminarán hasta tanto no se venzan los periodos de prescripción aplicables en cada caso. Aun cuando se apliquen técnicas de reprografía válidas sería conveniente conservar algunos expedientes en su soporte original a fin de que los futuros investigadores puedan analizar caracteres diplomáticos. Actividades: 1. La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la cultura. - Recepción de transferencias secundarias. - Organización de documentos para disponerlos al servicio de los usuarios. - Conservación y preservación de los documentos. 2. Eliminación de documentos: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. - Aplicación de lo estipulado en la TRD o TVD. - Valoración avalada por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. - Levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación. 3. Selección documental: Actividad de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente. - Aplicación de método elegido. - Elección de documentos para conservación total y/o reproducción en otro medio. 4. Otros medios de conservación: Microfilmación: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película. - Determinación de metodología y plan de trabajo. - Fines en la utilización de la técnica. - Control de calidad durante todo el proceso. 21

23 Digitalización: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo puede ser leída o interpretada por computador. - Determinación de la metodología y plan de trabajo. - Definición de calidad, según la fase del ciclo vital en la cual se requiere. - Control de calidad durante todo el proceso. El Departamento definirá para los documentos que se registren en el SGDEA los procedimientos de disposición final aplicados y los correspondientes metadatos que vinculen dichos procedimientos. Eliminación Documental se realiza bajo la supervisión de la oficina de control interno y se realiza mediante el picado de documentos. Publicar acta e inventario de eliminación de forma permanente en el portal web del Departamento en la sección de Gestión Documental. Para la eliminación de documentos electrónicos el Departamento establecerá el procedimiento correspondiente. g. Preservación a largo plazo: Conjunto de acciones y estandares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma o registro de almacenamiento. La eliminación de documentos aplica para aquellos documentos que han cumplido el tiempo de retención y se debe realizar así: El Grupo de Gestión Documental presentará ante el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo el informe de las series documentales eliminar para aprobación. Posterior a la aprobación se publica en el portal web del Departamento en la sección de Gestión Documental los inventarios de los documentos a eliminar por un periodo de 30 días hábiles, Si no se reciben observaciones sobre la documentación a eliminar se procede a realizar la eliminación de los documentos, esta actividad Para la preservación de los documentos electrónicos, se recomienda seguir el modelo de la ISO 14721, basado en el modelo del Open Archivr Information System OAIS - Requerimientos de preservación (OAIS) Fuente de Información Guía No. 6 Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos. La Norma ISO 14721:2003 Open archival information system (OAIS) Reference model propone el marco reglamentario de archivos para la conservación y acceso a la información electrónica a largo plazo, planteando el modelo para el tratamiento de los objetos digitales producidos durante la fase de gestión para su conversión en documento de archivo, esto es la preparación para su transferencia, la 22

24 captura, el almacenamiento, el acceso a la información y la conservación a largo plazo: Se recomienda tener en cuenta los siguientes protocolos: Definimos a continuación las Entidades Funcionales que intervienen en el Sistema: En la siguiente gráfica se presentan las seis Entidades Funcionales y sus relaciones dentro del modelo OAIS. Solo se muestran los grandes movimientos de información y las líneas que conectan las entidades con el fin de identificar las rutas de comunicación sobre las que fluye la información, en ambas direcciones. - Captura: por medio de esta entidad se facilitan los servicios y funciones para aceptar e ingresar en el SGDEA los Paquetes de Información de Transferencia (PIT) enviados desde las unidades de trámite: se recibe el PIT, se analiza y comprueba la calidad de los datos, se produce el Paquete de Información de Archivo (PIA) de acuerdo con el modelo de metadatos y los estándares que se adopten, se incorpora la información descriptiva a la Base de Datos y el PIA al sistema de almacenamiento. En la figura que aparece a continuación se representa el proceso de transferencia o captura de los documentos desde los sitios que producen la información al sistema de archivo, ya en su formato de paquete de transferencia y su conversión en paquete de archivo. 23

25 - Sistema de almacenamiento: mediante esta entidad se facilitarán los servicios y funciones para el almacenamiento, mantenimiento y recuperación de los documentos; se gestionará la jerarquía de clasificación de los PIA en el sistema de almacenamiento, se actualizarán o se moverán los soportes en que se guarda la información, se realizarán los chequeos de rutina para comprobar la calidad de los datos y la detección de posibles errores, y se facilitará la recuperación de datos ante desastres. Asimismo, facilitará los PIA para consulta, adaptándolos a los requerimientos de los distintos tipos de usuarios, convirtiéndolos en Paquetes de Información de Consulta (PIC). - Gestión de base de datos: por medio de esta entidad se proporcionan los servicios y funciones para completar, actualizar y acceder a la información descriptiva, la gestión y mantenimiento de la base de datos, las búsquedas, la generación de informes y la información administrativa para la gestión del archivo. - Administración: a través de esta entidad se realizará la operación y gestión del sistema de archivo: gestión y revisión de transferencias, mantenimiento de la configuración del sistema, movimiento de archivos, mantenimiento y actualización del contenido. - Plan de preservación: el plan establece las funciones y rutinas para estar al tanto del entorno del sistema y garantizar el acceso a los datos que se esperan conservar por un plazo frente a los avances tecnológicos que requieran nuevos programas para su lectura, mediante la evaluación del contenido del archivo y recomendar la actualización y realización de planes de cambio de los datos a nuevos formatos y la adopción de nuevos estándares. Asimismo diseña nuevos modelos de paquetes de información y su adaptación a PIT, PIA y PIC. - Acceso: facilita los servicios y funciones que permiten a los usuarios realizar búsquedas, identificar, localizar y solicitar información almacenada en el SGDEA, al tiempo que establece y controla los derechos de acceso a la información a usuarios y grupos de usuarios, y da respuesta a la solicitud de información de acuerdo al tipo de permiso que tenga cada persona para acceder a los archivos. Sistema Integrado de Conservación - SIC La implementación del SIC tiene como finalidad, garantizar la conservación y prevenciónde cualquier tipo de información, independientemente del medio o técnologia con la cual se haya elaborado, manteniendo los atributos tales como unidad, integridad, autenticidad, inalterabilidad, originabilidad, fiabilidad, accesibilidad, de toda la documentación 24

26 desde el momento de la producción, durente el período de vigencia, hasta su disposición final, de acuerdo a la valoración documental. El SIC esta confirmado por los siguientes planes: - Plan de conservación documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físico y/o análogos. - Plan de preservación digital a largo plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo. - Los planes son conformados por los siguientes planes: - Capacitación y sensibilización - Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e instalaciones físicas. - Saneamiento ambiental; desinfección, desratización y desinsectación - Monitoreo y control de condiciones ambientales - Almacenamiento y realmacenamiento - Prevención de emergecias y atención de desastres. El Departemento debe iniciar con la elaboración e implementación de estos planes y porgramas. Seguridad de la Información Defina los mecanismos para salvaguardar los documentos electrónicos de manipulaciones o alteraciones en la actualización, mantenimiento y consulta o por cualquier falla de funcionamiento del SGEDA. inalterabilidad, acceso, disponibilidad, legibilidad (visualización) y conservación. - Acceso. Las entidades tienen que controlar el acceso a los documentos de archivo, limitándolo en función al usuario o al grupo de usuarios, teniendo en cuenta temas de seguridad nacional, documentación sensible, documentos clasificados, etc. La gestión de los accesos debe realizarla el administrador del sistema. Tabla de requisitos de seguridad - Auditoría La Pista de auditoría, también denominada traza o Log de auditoría, es un registro de las acciones realizadas en el SGDEA. Debe cubrir a todos los usuarios del mismo, incluyendo al administrador. Esta no debe ser modificable. Asegure que el SGED mantenga las siguientes características de los documentos: autenticidad, integridad, 25