EL CONTROL Y PLANIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS

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1 EL CONTROL Y PLANIFICACIÓN DE LOS INVENTARIOS I.- PRIMERA PARTE: Inventari, una palabra que n ns es descncida del td, aunque sl sea referencialmente, per que n la cncems tan a fnd, cm para temerle desafiarle, sin embarg sabems que en ests tiemps mderns, la palabra inventari ha alcanzad una ntriedad muy alta, hems escuchad que debems mantener niveles óptims de inventaris, per Que es es?; Cuant inventari se deber mantener? Si se mantienen inventaris demasiad alts, el cst pdría llevar a una empresa a tener prblemas de liquidez financiera, est curre prque un inventari "parad" inmviliza recurss que pdrían ser mejr utilizads en funcines mas prductivas de la rganización. Además, el inventari "parad" tiende a trnarse bslet, a quedar fuera de us y crre el riesg de dañarse. Pr tr lad, si se mantiene un nivel insuficiente de inventari, pdría n atenderse a ls clientes de frma satisfactria, l cual genera reducción de ganancias y perdida de mercad, al n afirmar la cnfiabilidad de ls clientes en la capacidad de reacción de la empresa, ante las fluctuacines del mercad. El manej de inventaris ha llegad a la cumbre de ls prblemas de la administración de empresas debid a que es un cmpnente fundamental de la prductividad. La empresa de hy tiene que ser prductiva para sbrevivir y prsperar. En mercads altamente cmpetitivs, las empresas trabajan cn inventaris cada vez más bajs y cn niveles de servicis cada vez más alts. Un ejempl es el desarrll del sistema JUST IN TIME en la industria autmvilística La necesidad de mejrar la prductividad viene del mund de la cmpetencia entre las empresas. Cuand un mercad permanece estable, las empresas pueden sbrevivir sin manejar sus activs cn eficiencia, es decir se pueden "dar el luj" de malgastar recurss subutilizarls, ya que hay pcs cmpetidres que frezcan mejres prducts a precis mas accesibles a ls clientes. Per la creciente inestabilidad nacinal e internacinal de ls mercads, además del creciente numer de empresas multinacinales que se están abriend pas en ls mercads interns y externs, de la cual Venezuela n es una excepción y que cnstituye buenas nticias para el cnsumidr venezlan, también cnstituye prtunidades y amenazas para las empresas nacinales, que tienen que ser bligatriamente mas prductivas para mantenerse cmpetitivas. A través de este curs l que se pretende, es cnvertirns en herramientas eficaces para el mejramient de la prductividad, cn una visión más técnica y científica del asunt, aprvechar nuestra experiencia, muy venezlana, para evlucinar hacia el cambi de mentalidad crprativa que requieren ests tiemps mderns, suerte y que le aprveche. Pág. 29 EDUCA INTERACTIVA

2 1.- CONCEPTOS BÁSICOS: La cntabilidad para ls inventaris frma parte muy imprtante para ls sistemas de cntabilidad de mercancías, prque la venta del inventari es el crazón del negci. El inventari es, pr l general, el activ mayr en sus balances generales, y ls gasts pr inventaris, llamads cst de mercancías vendidas, sn usualmente el gast mayr en el estad de resultads Las empresas dedicadas a la cmpra y venta de mercancías, pr ser ésta su principal función y la que dará rigen a tdas las restantes peracines, necesitarán de una cnstante infrmación resumida y analizada sbre sus inventaris, l cual bliga a la apertura de una serie de cuentas principales y auxiliares relacinadas cn ess cntrles. Entres estas cuentas pdems nmbrar las siguientes: Inventari (inicial) Cmpras Devlucines en cmpra Gasts de cmpras Ventas Devlucines en ventas Mercancías en tránsit Mercancías en cnsignación Inventari (final) El Inventari Inicial representa el valr de las existencias de mercancías en la fecha que cmenzó el períd cntable. Esta cuenta se abre cuand el cntrl de ls inventaris, en el Mayr General, se lleva en base al métd especulativ, y n vuelve a tener mvimient hasta finalizar el períd cntable cuand se cerrará cn carg a cst de ventas bien pr Ganancias y Perdidas directamente. En la cuenta Cmpras se incluyen las mercancías cmpradas durante el períd cntable cn el bjet de vlver a venderlas cn fines de lucr y que frman parte del bjet para el cual fue creada la empresa. N se incluyen en esta cuenta la cmpra de Terrens, Maquinarias, Edificis, Equips, Instalacines, etc. Esta cuenta tiene un sald deudr, n entra en el balance general de la empresa, y se cierra pr Ganancias y Pérdidas Cst de Ventas. Devlucines en cmpra, se refiere a la cuenta que es creada cn el fin de reflejar tda aquella mercancía cmprada que la empresa devuelve pr cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la cmpra de mercancías n se abnará a la cuenta cmpras. Ls gasts casinads pr las cmpras de mercancías deben dirigirse a la cuenta titulada: Gasts de Cmpras. Esta cuenta tiene un sald deudr y n entra en el Balance General. Ventas: Esta cuenta cntrlará tdas las ventas de mercancías realizadas pr la Empresa y que fuern cmpradas cn éste fin. Pr tr lad también tenems Devlucines en Venta, la cual está creada para reflejar las devlucines realizadas pr ls clientes a la empresa. En algunas prtunidades, especialmente si la empresa realiza cmpras en el exterir, ns encntrams que se han efectuad cierts desemblss adquirid cmprmiss EDUCA INTERACTIVA Pág. 30

3 de pag (dcuments girs) pr mercancías que la empresa cmpró per que, pr raznes de distancia cualquier tra circunstancia, aun n han sid recibidas en el almacén. Para cntabilizar este tip de peracines se debe utilizar la cuenta: Mercancías en Tránsit. Pr tr lad tenems la cuenta llamada Mercancía en Cnsignación, que n es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sid adquiridas pr la empresa en "cnsignación", sbre la cual n se tiene ningún derech de prpiedad, pr l tant, la empresa n está en la bligación de cancelarlas hasta que n se hayan vendid. El Inventari Actual (Final) se realiza al finalizar el períd cntable y crrespnde al inventari físic de la mercancía de la empresa y su crrespndiente valración. Al relacinar este inventari cn el inicial, cn las cmpras y ventas netas del perid se btendrá las Ganancias Pérdidas Brutas en Ventas de ese períd. El cntrl intern de ls inventaris se inicia cn el establecimient de un departament de cmpras, que deberá gestinar las cmpras de ls inventaris siguiend el prces de cmpras GESTION DE INVENTARIOS. Se entiende pr Gestión de Inventaris, td l relativ al cntrl y manej de las existencias de determinads bienes, en la cual se aplican métds y estrategias que pueden hacer rentable y prductiv la tenencia de ests bienes y a la vez sirve para evaluar ls prcedimients de entradas y salidas de dichs prducts. En la Gestión de Inventaris están invlucradas tres (3) actividades básicas a saber: Determinación de las existencias: La cual se refiere a tds ls prcess necesaris para cnslidar la infrmación referente a las existencias físicas de ls prducts a cntrlar y pdems detallar ests prcess cm: Tma física de inventaris Auditria de Existencias Evaluación a ls prcedimients de recepción y ventas (entradas y salidas) Cntes cíclics Análisis de inventaris: La cual esta referida a tds ls análisis estadístics que se realicen para establecer si las existencias que fuern previamente determinadas sn las que deberíams tener en nuestra planta, es decir aplicar aquell de que "nada sbra y nada falta", pensand siempre en la rentabilidad que pueden prducir estas existencias. Algunas metdlgías aplicables para lgrar este fin sn: Frmula de Wilsn (máxims y mínims) Just in Time (just a tiemp) Cntrl de prducción: La cual se refiere a la evaluación de tds ls prcess de manufactura realizads en el departament a cntrlar, es decir dnde hay transfrmación de materia prima en Pág. 31 EDUCA INTERACTIVA

4 prducts terminads para su cmercialización, ls métds mas utilizads para lgrar este fin sn: MRP (planeación de recurss de manufactura) MPS (plan maestr de prducción) 2.- QUE SON LOS INVENTARIOS? Inventaris Stcks sn la cantidad de bienes activs fijs que una empresa mantiene en existencia en un mment determinad, el cual pertenece al patrimni prductiv de la empresa TIPOS DE INVENTARIOS SEGÚN SU NATURALEZA: Ls inventaris De acuerd a las características físicas de ls bjets a cntar, pueden ser de ls siguientes tips: Inventaris de materia prima insums: Sn aquells en ls cuales se cntabilizan tds aquells materiales que n han sid mdificads pr el prces prductiv de las empresa Inventaris de materia semielabrada prducts en prces: Cm su prpi nmbre l indica, sn aquells materiales que han sid mdificads pr el prces prductiv de la empresa, per que tdavía n sn apts para la venta Inventaris de prducts terminads: Sn aquells dnde se cntabilizan tds ls prducts que van a ser frecids a ls clientes, es decir que se encuentran apts para la venta Inventaris de materiales para sprte de las peracines, piezas y repuests: sn aquells dnde se cntabilizan ls prducts que aunque n frman parte directa del prces prductiv de la empresa, es decir n serán clcads a la venta, hacen psible las peracines prductivas de la misma, ests prducts pueden ser: maquinarias, repuests, artículs de ficinas, etc De acuerd a la naturaleza de la empresa, se hará más énfasis en alguns de ests inventaris. Una empresa distribuidra, pr ejempl, sl tendrá inventaris de prducts terminads y de piezas y repuests; mientras que una empresa manufacturera que psea uns veinte artículs de materia prima, pudiera tener mas de diez mil tips diferentes de piezas y repuests así cm de prducts terminads y prducts en prces. Existe tra clasificación de inventaris que se refiere a la cncepción lgística del mism, ls cuales sn ls siguientes: Inventaris cíclics de lte: Se generan al prducir en ltes n de manera cntinua. Pr ejempl cuand un trner acumula piezas hasta cmpletar un lte que será enviad al fresad al siguiente prces. Ests inventaris facilitan las peracines en sistemas clásics de prducción, prque permiten que el sistema prductiv n se detenga. EDUCA INTERACTIVA Pág. 32

5 Inventaris estacinales (pr estación): Sn aquells dnde se cntabilizan aquells prducts que pseen demandas que depende de alguna estación perid de tiemp específic. Un ejempl de ests pueden ser: ls paraguas, ls juguetes y ls artículs de mda Inventaris de seguridad: Se generan para amrtiguar variacines en la demanda para cubrir errres en la estimación de la misma. Ests inventaris derivan del hech de que la demanda de un bien servici prviene usualmente de estudis de mercad que difícilmente frecen una precisión ttal Inventaris especulativs: Ests se derivan cuand se espera un aument de precis superir a ls csts de acumulación de inventaris, pr ejempl, si las tasas de interés sn negativas inferires a la inflación. 3.- SIGNIFICADO ECONÓMICO DE LOS INVENTARIOS. La gestión de inventaris implica ds csts básics: 3.1. Csts de penalización pr inexistencia de ls materiales: Ests csts sn prprcinales a las ventas perdidas pr inexistencia del prduct. Frecuentemente, n es cuantificable si la carencia del material prduce prblemas de perdida de imagen, cm es el cas de empresas de distribución, en las que se prduce una degradación de dispnibilidad seguridad, cm cnsecuencia de la falta de prducts a frecer en el mercad Csts de almacenamient: Ests representan csts tant en capital inmvilizad cm en csts de gestión física y administrativa de ests inventaris. Ls csts de acumulación de inventaris pueden ser muy imprtantes dentr del capital de inversión de una empresa, veams alguns ejempls: EE.UU.: en una empresa cmún, ls inventaris representan el 34% del valr de ls activs y el 90% del capital circulante (es decir diner en efectiv). A escala nacinal casi la quinta parte del PTB (1.100 millards en 1993 según Ecnmic Reprt f the President f the United States, 1993). España: En 1981, ls inventaris representarn el 19% de ls activs de las empresas. 4.- CONSUMO. Es la cantidad de unidades de un artícul que sn retiradas del almacén en un perid de tiemp determinad. Pr ejempl, si el inventari de determinad articul al cmienz del mes era de 20 unidades y al finalizar el mes es de 15, el cnsum es de 5 unidades pr mes. Pág. 33 EDUCA INTERACTIVA

6 4.1. DEMANDA. II.- SEGUNDA PARTE. Se refiere a la cantidad de unidades slicitadas a la empresa. Si existe suficiente inventari, el cnsum será igual a la demanda, ya que cada unidad slicitada fue despachada. Si se presenta una ruptura de inventari y durante ese perid se requieren materiales, la demanda será superir al cnsum. En este cas puede currir que el cliente decida retirar la demanda (cas más cmún en el cmerci) que el cliente slicite que la demanda n satisfecha, le sea atendida al currir la próxima recepción TIEMPO DE REPOSICIÓN. El tiemp de repsición es el tiemp cmprendid entre la detección de la necesidad de adquirir una cierta cantidad de un material y el mment en que este llega físicamente a nuestr almacén. Cm hems pdid ver, administrar inventaris es encntrar un equilibri raznable entre mantener much pc inventari y ls csts que ambs extrems supnen. La calidad de la gestión de inventaris puede ser medida cn una figura llamada factr de servici índice de atención, que es la relación que existe entre la cantidad de renglnes debidamente atendids y la cantidad de ls misms que fuern requerids. 1.- MODELO DE INVENTARIO PARA DEMANDA INDEPENDIENTE. El mdel de demanda independiente, se refiere al cas en que la demanda de prducts n este sincrnizada cn ls planes de prducción, este mdel de gestión de inventari usualmente se cmbina cn el mdel de cantidad óptima de cmpra, también cncid cm mdel de cantidad de pedid fij frmula de Wilsn. El cual cnsiste en establecer un punt de pedid y cada vez que las existencias llegan a este punt clcar pedid pr una cantidad que se estima cm ptima, de acuerd a un estudi de demanda preestablecid. Antes de demstrar matemáticamente cm funcina este mdel, vams a ilustrar un ejempl practic, para hacer mas fácil su cmprensión: Supngams a un ama de casa que vive en un lugar lejan dnde la única manera de cnseguir harina es encargarla pr crre. La Sra. bserva que cnsume en prmedi una blsa de harina pr semana, y que el pedid tarda cuatr semanas en llegar, entnces ella calcula que si clca el pedid cuand el inventari se encuentra en cuatr blsas de harina, estas serán suficientes mientras llega el pedid, es decir serán repuestas justamente cuand el inventari se encuentre en cer PUNTO DE PEDIDO. Teóricamente, el punt de pedid será igual a la esperanza matemática de demanda en el tiemp de repsición EDUCA INTERACTIVA Pág. 34

7 MÁXIMOS Y MÍNIMOS. Cnsiste en establecer niveles máxims y mínims de inventari y un perid fij de revisión de sus niveles. El inventari se revisa sl en estas casines y se rdena se pide la diferencia entre el máxim y la existencia ttal (cantidad existente mas cantidad en transit). Sl en cass especiales se clcaran pedid fuera de las fechas de revisión cuand pr una demanda anrmalmente alta la existencia llegue al punt mínim antes de la revisión. En sistemas autmatizads estas fechas n se preestablecen, sin que se calculan ls punts de revisión y el sistema avisa cual es el mejr mment de efectuar la cmpra y la cantidad a slicitar. El ejempl que dims anterirmente, es el más básic en el mdel de demanda independiente, per para su mas eficaz aplicación debe tenerse en cuenta una variable cncida cm existencia de seguridad "clchón", la cual será igual al punt mínim de inventari FORMULAS MATEMÁTICAS. Pp = Punt de pedid Ejempl practic: Tr = Tiemp de repsición de inventari (en días) Cp = Cnsum prmedi (diari) CM = Cnsum máxim (diari) Cm = Cnsum mínim (diari) EM = Existencia máxima Em = Existencia mínima ( de seguridad) CP = Cantidad de pedid E = Existencia actual Pp = Cp x Tr + Em ; EM = CM x Tr + Em ; Em = Cm x Tr CP = EM E Digams que querems calcular ls niveles óptims de inventari del refresc Pca-Cla, entnces tenems que el tiemp de repsición (Tr), es decir las veces que viene el camión a nuestra planta es de cada 5 días, y que de acuerd a nuestra estadística de venta anual, el día de mayr cnsum fue de 100 cajas; el de menr cnsum fue de 45 cajas y que en prmedi la venta diaria fue de 70 cajas, además en el mment de hacer estas cnsideracines la existencia en nuestr depsit era de 350 cajas, entnces calculams: Pág. 35 EDUCA INTERACTIVA

8 Em = 45 x 5 => Em = 225 cajas EM = 100 x => EM = 725 cajas Pp = 70 x => Pp = 575 cajas CP = => CP = 375 cajas Ver ilustración grafica a cntinuación. CANTIDAD OPTIMA DE PEDIDO = 375 CAJAS. III.- TERCERA PARTE. 1.- MODELO DE DEMANDA DEPENDIENTE PARA PRODUCCIÓN. En la última década, han cbrad un gran auge ds plíticas de aplicación particularmente imprtante en prcess de manufactura, que representan maneras diferentes de entender la gestión de inventaris y de prducción. Se trata del JIT, Just In Time Just a Tiemp, y del MRP, Materials requirement Planning Planificación de ls Requerimients de Materiales. El MRP representa una filsfía diferente a ls sistemas de demanda independiente tradicinales. Baj este sistema, se integran la prgramación de la prducción y el cntrl de ls inventaris de materiales. Requiere para su aplicación cncer ls prgramas de prducción y una relación arbrizada de ls cmpnentes que se necesitan para ensamblar ls prducts, cncida cm BOM ( ill f Materials Lista de materiales, Recetas). El MRP integra esta infrmación y presenta ls requerimients de materiales necesaris para cubrir un ciert prgrama de prducción. EDUCA INTERACTIVA Pág. 36

9 IV.- Cntrl de inventari Se ha dich que ls Inventaris sn bienes tangibles que se tienen para la venta en el curs rdinari del negci para ser cnsumids en la prducción de bienes servicis para su psterir cmercialización. Ls inventaris cmprenden, además de las materias primas, prducts en prces y prducts terminads mercancías para la venta, ls materiales, repuests y accesris para ser cnsumids en la prducción de bienes fabricads para la venta en la prestación de servicis; empaques y envases y ls inventaris en tránsit. La base de tda empresa cmercial es la cmpra y venta de bienes servicis; de aquí la imprtancia del manej del inventari pr parte de la misma. Este manej cntable permitirá a la empresa mantener el cntrl prtunamente, así cm también cncer al final del períd cntable un estad cnfiable de la situación ecnómica de la empresa. Ahra bien, el inventari cnstituye las partidas del activ crriente que están listas para la venta, es decir, tda aquella mercancía que psee una empresa en el almacén valrada al cst de adquisición, para la venta actividades prductivas. Pr medi del siguiente trabaj se darán a cncer alguns cncepts básics de td l relacinad a ls Inventaris en una empresa, métds, sistema y cntrl. 1.- Definición: Se denminan existencias inventaris a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y que se guardan en sus almacenes a la espera de ser utilizads, vendids cnsumids, permitiend a ls usuaris desarrllar su trabaj sin que se vean afectads pr la falta de cntinuidad en la fabricación pr la demra en la entrega pr parte del prveedr. Ls inventaris varían en razón de su cnsum la venta de cada articul que ls cmpnen, l que da lugar al mvimient de las existencias pr ingress de nuevas cantidades y salida de estas a slicitud de ls usuaris, prduciend la rtación de ls materiales y la generación de utilidades en función de dicha rtación. El mvimient que se prduce en ls almacenes, de cada articul en existencia, bliga a mantener en ells una cantidad determinada de cada un, la cual debe estar de acuerd cn el tiemp y la frecuencia de cnsum, así cm el laps en que se renueva, es decir la demra que se prduce desde que se revisa la existencia para emitir la requisición, hasta que ls materiales estén dispnibles en el almacén para satisfacer las necesidades de ls usuaris cnsumidres. Cada empresa debe analizar sus existencias en relación a su variedad y cantidad, para clasificarlas de acuerd a las características que cada articul grup de artículs presenta, de manera de facilitar el cntrl. También estar al tant de su mvimient detención, y lgrar renvacines adecuadas en relación a la necesidad que se tenga de cada articul, así cm variedades que se pueden reducirse. Pág. 37 EDUCA INTERACTIVA

10 2.- ANÁLISIS DE INVENTARIOS El cntrl de ls artículs es a través del Sistema. TNVT plus ( Ver Anex 1). Ls frmats que utiliza para cntrlar el almacén sn: Reprte de Ordenes en Transit. Parte de Recepción. Orden de Pedid. Orden de Venta. Existe un frmat intern en ls palets de mayr vencimient (margarinas), cm cntrl persnal del jefe de almacén, tip kardex, que prprcina ls siguientes dats: Nmbre del articul Códig del artícul Códig de vencimient Fecha de ingres y de salida Cantidad de salidas e ingress Transprtista que entrega la mercadería Salds La infrmación que presenta n es actualizada ya que se realiza casinalmente cuand llega el prduct y sl es para ls prducts de rápid vencimient. Este tip de cntrl intern es para detectar reclams quejas del cliente.( Ver Anex O) N existe un lugar físic que se dedique al cntrl de inventaris, tds ls cntrles ls hace el jefe de almacén, descuidand en casines el cntrl de las existencias pr estar pendiente de ventas. Se realizan inventaris diaris y mensuales Inventaris diaris: Al finalizar el día el sistema emite un reprte de salds, haciend una cmparación cn las unidades físicas reales y ls despachs realizads en el día, verificand cantidades Inventaris mensuales: Se realizan al termin del mes cuand el almacén ha terminad de recibir tds ls artículs. 3.- CLASIFICACION DE EXISTENCIAS El almacén reginal trabaja cn prducts terminads destinads al cnsum de la pblación, pr tant ls clasifica según: EDUCA INTERACTIVA Pág. 38

11 Según su us y mvimient Según el prces prductiv Según su btención 3.1. Según su us y mvimient El inventari nrmal activ; sn materiales de us ciert y cnstante que deben existir permanentemente en ls almacenes y cuya renvación se regula en función del cnsum y el tiemp de demra en cntar cn ells. El sistema ls clasifica cm A1 Existen prducts cn fertas prmcines que pr su cndición especial necesitan ser cntrlads, el sistema ls clasifica cm A4 Hay también inventaris bslet, frmad pr materiales declarads fuera de us, que n tienen mvimient psibilidades de cnsum, pr haberse dejad de utilizar en la empresa. Su permanencia en ls almacenes causan gasts y perdidas a la empresa pr ls espacis que cupan. El sistema ls clasifica cm N Según el prces prductiv Sn prducts que prvienen de planta, en general sn ls artículs que salen de la línea de prducción; es decir sn ls prducts que fabrica la empresa Según su btención Sn artículs adquiridas en el extranjer y prducts nacinales pr subcntratación. Ls países de dnde se imprta sn: Argentina, Chile, Ecuadr. 4. PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS El sistema que cuenta la empresa clasifica ls artículs pr móduls y grups, est es según tip de prducts. Así mism el sistema clasifica ls prducts pr valr, según el cst de prducción. N utiliza la clasificación ABC. Existe una cuta determinada pr ls cnsums mensuales, la cual se renueva cada vez. Ls planes de la empresa sn de tratar de cumplir la cuta de cada prduct. Pr tant se llena el almacén hasta cmpletar la cuta. Se recibe la cantidad de artículs que según ls planes de ventas se demandan. La repsición se realiza dentr de las primeras ds semanas hasta cumplir la cuta. Cn el cnsum mensual se calcula la cuta per n se mide niveles de máxims y mínims de ls artículs, el punt de pedid, la cantidad a pedir, el numer de envís. Hay planes de crecimient de ventas, cnsiderand que nunca se cumplirá cn la demanda. Pr l cual se recibe la cantidad pedida independiente que si almacén dispne del prduct, incrementándse la cuta para el siguiente mes. Pág. 39 EDUCA INTERACTIVA

12 La cantidad pedida ( envió de la cuta) se pdría cnsiderar cnstante cn pequeñas diferencias pr la variación del cnsum. Un adecuad plan cn ls prveedres de transprte y buenas relacines asegura tener ls mejres csts de transprte. Un plan de mantenimient y mejra de las instalacines permite reducir ls accidentes, mejrar la eficiencia, a través del reprte de ls peraris en el quehacer de sus peracines. La gran diversificación de prducts así cm la cmercialización de prducts cn ferta pr tempradas, hace mas csts el cntrl. N se cnsideran ls csts de almacenamient y mantenimient. Y l mas imprtante el cst pr faltantes. Hay artículs que varían de temprada y se dejan de prducir. 0 también prducts que cambian en su presentación cmpsición. Que riginan rezags en alguns prducts per que n rtan en el almacén. La frecuencia de faltantes es alta, especialmente cn ls prducts de vencimient rápid. La frecuencia de rtación n se cnce. Per pr la experiencia la salida de prducts es la cutas de cada prduct PROCEDIMIENTOS INVENTARIO MENSUAL: Para realizar el inventari el sistema emite un dcument llamad cntrl de etiquetas. Cntiene el códig del prduct, nmbre del prduct y su ubicación.( Ver Anex Q). Es en frma manual y se realiza a fin de mes. Se empieza en el mdul 1 y se cuenta la pila existente en la palet parihuela. El respnsable de llevar a cab el inventari es el jefe del almacén cn el administradr del almacén. Se elige un día de pc mvimient y dispnibilidad de tiemp. Ambs realizan un cnte de ls prducts Al final del inventari se ctejan las cantidades registradas en la etiquetas, cn las encntradas físicamente. Después se digita las cantidades encntradas al sistema; emitiend lueg las diferencias; y en cas erróne se vuelve a realizar el cnte del inventari RENOVACIÓN DE EXISTENCIAS Para renvar las existencias n se cmpran ls prducts, existe una cuta que se envía del almacén central. La cuta es la cantidad que será demandada en un mes. Per en casines se envía un 50% mas de acuerd a la demanda histórica. La renvación de la cuta cmpleta sl una parte, prque el prduct n se dispne prque han pririzad trs almacenes. El cntrl de las existencias para renvación se encargan en el almacén central en Lima, a través del sistema que cntrla la demanda del prduct ( El almacén reginal n emite un pedid de renvación). El jefe de almacén sl verifica la cantidad de prducts que faltan para cmpletar la cuta. Pr tal mtiv se prcura cntar siempre, EDUCA INTERACTIVA Pág. 40

13 de acuerd a la experiencia y al cncimient del mercad, cn 40% del bjetiv mensual evitand rtura de stcks. Este prcentaje de seguridad, en casines falla prque n se envía la cuta prque el prgrama de prducción ha paralizad, prque se envía a tr almacén ROTACIÓN DE EXISTENCIAS La mercadería se encuentra ubicada de acuerd al rden de llegada y a ls códigs de prducts La mercadería se encuentra identificada en ls móduls y en ls palets y/ estantes de acuerd a la experiencia en el manej de almacén La salida de ls prducts terminads se realiza de acuerd al frmat intern para ls de mayr vencimient y la siguiente secuencia: Primer el prduct cn fecha de vencimient mas cercana a la fecha actual. Lueg se prsigue cn las identificadas cn la siguiente fecha hasta agtarlas. Del mism md se debe prceder para ls prducts cn menr vencimient. Cncluid este cicl,se identificarán nuevamente cn el frmat intern las rumas cn las fechas de vencimient El encargad de ls Móduls del almacén es el respnsable de efectuar una ubicación e identificación de ls prducts recién ingresads para una adecuada rtación El Administradr del almacén debe verificar periódicamente que se aplique adecuadamente la rtación de ls prducts para asegurar el cumplimient del sistema de Rtación basada en el Métd FIFO UBICACION DE LA EXITENCIAS Almacenar prducts materiales bliga al persnal a cncer en cualquier mment el lugar dnde se encuentra cada un de l artículs sin tener para ell, que recurrir a la memria a recrdar dnde se pus cada articul cuand ingresó. Sin embarg se recurre a la memria especialmente de ls prducts pequeñs y cn mayr variedad recrdand dnde se pus cada articul cuand ingresa al almacén. En el capitul de almacenes dijims, que esta distribuid en móduls y en él existen parihuelas palets que cnstituyen una unidad de carga de un determinad pes tamañ dnde se clcan de una manera especial sbre su base CODIGO DE UBICACIÓN La cdificación es indispensable para la buena administración de un almacén de materiales así cm de prducts terminads lists Pág. 41 EDUCA INTERACTIVA

14 para la venta. Td articul debe tener un nmbre y un numer que sirve de identificación en tds las áreas. Existen ds cdificacines: El códig del prduct que l tienen tds ls prducts y El códig de prducción que pseen las margarinas, detergentes, aceites. es decir ls de vencimient rápid El códig del prduct sirve para identificar a ls prducts y el códig de prducción vencimient sirve; para realizar la rtación de la mercadería y evitar su deterir. Ver vida útil de prducts terminads Anex R. Tdas las peracines en el sistema de infrmación se realizan pr el códig del prduct. Pr est alguns prducts, debid a su variedad, llegan cn el códig en sus empaques, especialmente si sn imprtads para evitar cnfusines en el almacenamient y en la entrega al cliente. El códig de vencimient esta frmada de la siguiente manera AA MM DD T VENCE: AA MM DD - T Dnde: AA: Últims dígits del añ de fabricación vencimient MM: Dígits del mes de fabricación vencimient DD: Dígits del día de fabricación vencimient T: Turn de prducción El códig del prduct esta frmada pr ds camps el primer tendrá las 3 primeras letras del nmbre del prduct; el segund un númer prgresiv de 4 cifras, de la siguiente manera: DAN Margarina La Danesa 24 x 50 GR DOR 5864 Margarita Drina clásica 30 x 250 GR CIL 5124 Aceite Cii x 12 Litrs Btella CONCLUSIONES N hay manera de establecer cn exactitud el requerimient de artículs. ya que se envían según cuta ya establecida. La verificación y cntrl de ls artículs se resumen únicamente a cantidades realizand un cntrl visual de artículs dañads. Igualmente el cncimient de las fechas de vencimient de ls prducts se realiza en frma visual, n habiend un dcument que l indique. N se aprvecha el espaci ttal, el desrden que existente pr la mala clcación de ls prducts, habiend perdid de tiemp. EDUCA INTERACTIVA Pág. 42

15 La planificación y cntrl de inventaris cnstituye una pieza clave para el funcinamient crrect de la dependencia lgística. 5. Funcines De Ls Inventaris Alguns inventaris sn inevitables. Td cuand mens una parte del inventari de manufactura en prces es inevitable. Al mment de llevar a cab el recuent del inventari, parte de él estará en las máquinas tra parte estará en la fase de traslad de una máquina a tra, en tránsit del almacén de materias primas a la línea de prducción de ésta, al almacén de artículs terminads. Si vams a tener prducción es inevitable tener inventaris en prces. Sin embarg, frecuentemente pdems minimizar este inventari mediante una mejr prgramación de la prducción, bien mediante una rganización más eficiente de la línea de prducción, bien mediante una rganización más eficiente de la línea de prducción. Cm una alternativa, pdríams pensar en subcntratar parte del trabaj, de tal manera que la carga de llevar dich inventari en prces fuera para el subcntratista. En casines cnviene acumular inventari en prces para evitar prblemas relacinads cn la prgramación y planeación de la prducción. Si se trata de una plítica bien pensada, esta bien; sin embarg frecuentemente resulta ser un camin fácil para bviar una tarea difícil. El rest del inventari que se tenga en accesris, materias primas, artículs en prces y artículs terminads simplemente se mantiene pr una razón básica. Principalmente se tiene inventaris prque ns permite realizar las funcines de cmpras, prducción y ventas a distints niveles Planificación De Las Plíticas De Inventari En la mayría de ls negcis, ls inventaris representan una inversión relativamente alta y prducen efects imprtantes sbre tdas las funcines principales de la empresa. Cada función tiene a generar demandas de inventari diferente y a menud incngruente: Ventas.- Se necesitan inventaris elevads para hacer frente cn rapidez a las exigencias del mercad Prducción.- se necesitan elevads inventaris de materias primas para garantizar la dispnibilidad en las actividades de fabricación; y un clchón permisiblemente grande de inventaris de prducts terminads facilita niveles de prducción estables. Cmpras.- las cmpras elevadas minimizan ls csts pr unidad y ls gasts de cmpras en general Financiación.- ls inventaris reducids minimizan las necesidades de inversión (crriente de efectiv) y disminuyen ls csts de mantener inventaris (almacenamient, antigüedad, riesgs, etc.) Ls prpósits de las plíticas de inventaris deben ser: Planificar el nivel óptim de inversión en inventaris A través de cntrl, mantener ls niveles óptims tan cerca cm sea psible de l planificad. Ls niveles de inventari tienen que mantenerse entre ds extrems: un nivel excesiv que causa csts de peración, riesgs e inversión insstenibles, y un nivel inadecuad que tiene cm resultad la Pág. 43 EDUCA INTERACTIVA

16 impsibilidad de hacer frente rápidamente a las demandas de ventas y prducción(alt cst pr falta de existencia) Las Funcines Que Efectúa El Inventari Que funcines cumple el Inventari? En cualquier rganización, ls inventaris añaden una flexibilidad de peración que de tra manera n existiría. En fabricación, ls inventaris de prduct en prces sn una necesidad absluta, a mens que cada parte individual se lleve de maquina a maquina y que estas se preparen para prducir una sla parte Funcines: Eliminación de irregularidades en la ferta Cmpra prducción en ltes tandas Permitir a la rganización manejar materiales pereceders Almacenamient de man de bra Decisines sbre inventari: Hay ds decisines básicas de inventari que ls gerentes deben hacer cuand intentan llevar a cab las funcines de inventari recién revisadas. Estas ds decisines se hacen para cada artícul en el inventari: 1.- Que cantidad de un artícul rdenar cuand el inventari de ese ítem se va a reabastecer. 2.- Cuand reabastecer el inventari de ese artícul. 6. Tips De Inventari 6.1. Inventari Perpetu: Es el que se lleva en cntinu acuerd cn las existencias en el almacén, pr medi de un registr detallad que puede servir también cm mayr auxiliar, dnde se llevan ls imprtes en unidades mnetarias y las cantidades físicas. A intervals crts, se tma el inventari de las diferentes seccines del almacén y se ajustan las cantidades ls imprtes ambs, cuand es necesari, de acuerd cn la cuenta física. Ls registrs perpetus sn útiles para preparar ls estads financiers mensuales, trimestral prvisinalmente. El negci puede determinar el cst del inventari final y el cst de las mercancías vendidas directamente de las cuentas sin tener que cntabilizar el inventari. El sistema perpetu frece un alt grad de cntrl, prque ls registrs de inventari están siempre actualizads. Anterirmente, ls negcis utilizaban el sistema perpetu principalmente para ls inventaris de alt cst unitari, cm las jyas y ls autmóviles; hy día cn este métd ls administradres pueden tmar mejres decisines acerca de las cantidades a cmprar, ls precis a pagar pr el inventari, la fijación de precis al cliente y ls términs de venta a frecer. El cncimient de la cantidad dispnible ayuda a prteger el inventari Inventari Intermitente: Es un inventari que se efectúa varias veces al añ. Se recurre al, pr raznes diversas, n se puede intrducir en la cntabilidad del inventari cntable permanente, al que se trata de suplir en parte. Inventari Final: Es aquel que realiza el cmerciante al cierre del ejercici EDUCA INTERACTIVA Pág. 44

17 ecnómic, generalmente al finalizar un perid, y sirve para determinar una nueva situación patrimnial en ese sentid, después de efectuadas tdas las peracines mercantiles de dich perid Inventari Inicial: Es el que se realiza al dar cmienzs a las peracines Inventari Físic: Es el inventari real. Es cntar, pesar medir y antar tdas y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventari, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza cm una lista detallada y valrada de las existencias Inventari determinad pr bservación y cmprbad cn una lista de cnte, del pes a la medida real btenids Calcul del inventari realizad mediante un listad del stck realmente pseíd. La realización de este inventari tiene cm finalidad, cnvencer a ls auditres de que ls registrs del inventari representan fielmente el valr del activ principal. La preparación de la realización del inventari físic cnsta de cuatr fases, a saber: 1. Manej de inventaris (preparativs) 2. Identificación 3. Instrucción 4. Adiestramient 6.7. Inventari Mixt: Inventari de una clase de mercancías cuyas partidas n se identifican n pueden identificarse cn un lte en particular. Inventari de Prducts Terminads: Tdas las mercancías que un fabricante ha prducid para vender a sus clientes Inventari en Transit: Se utilizan cn el fin de sstener las peracines para abastecer ls cnducts que ligan a la cmpañía cn sus prveedres y sus clientes, respectivamente. Existen prque el material debe de mverse de un lugar a tr. Mientras el inventari se encuentra en camin, n puede tener una función útil para las plantas ls clientes, existe exclusivamente pr el tiemp de transprte Inventari de Materia Prima: Representan existencias de ls insums básics de materiales que abran de incrprarse al prces de fabricación de una cmpañía. Inventari en Prces: Sn existencias que se tienen a medida que se añade man de bra, trs materiales y demás csts indirects a la materia prima bruta, la que llegará a cnfrmar ya sea un sub-ensamble cmpnente de un prduct terminad; mientras n cncluya su prces de fabricación, ha de ser inventari en prces. Inventari en Cnsignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida per él títul de prpiedad l cnserva el vendedr Inventari Máxim: Debid al enfque de cntrl de masas emplead, existe el riesg que el nivel del inventari pueda llegar demasiad alt para alguns artículs. Pr l tant se establece un nivel de inventari máxim. Se mide en meses de demanda prnsticada, y la variación del excedente es: X >Imax Inventari Mínim: Es la cantidad mínima de inventari a ser mantenidas en el almacén Inventari Dispnible: Es aquel que se encuentra dispnible para la prducción venta Inventari en Línea: Es aquel inventari que aguarda a ser prcesad en la línea de prducción Inventari Agregad: Se aplica cuand al administrar las existencias de un únic artícul representa un alt cst, para minimizar el impact del cst en la administración del inventari, ls artículs se agrupan ya sea en familias u Pág. 45 EDUCA INTERACTIVA

18 tr tip de clasificación de materiales de acuerd a su imprtancia ecnómica, etc Inventari en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir cn un perid de almacenamient antes de dispner del mism, es aplicad a bienes de cnsum, generalmente cmestibles u trs Inventari de Previsión: Se tienen cn el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia cn el respect a ls de seguridad, en que ls de previsión se tienen a la luz de una necesidad que se cnce cn certeza raznable y pr l tant, invlucra un menr riesg Inventari de Seguridad: Sn aquells que existen en un lugar dad de la empresa cm resultad de incertidumbre en la demanda u ferta de unidades en dich lugar. Ls inventaris de seguridad cncernientes a materias primas, prtegen cntra la incertidumbre de la actuación de prveedres debid a factres cm el tiemp de espera, huelgas, vacacines unidades que al ser de mala calidad n pdrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debid a fluctuacines inciertas de la demanda Inventari de Mercaderías: Sn las mercaderías que se tienen en existencia, aun n vendidas, en un mment determinad Inventari de Fluctuación: Ests se llevan prque la cantidad y el ritm de las ventas y de prducción n pueden decidirse cn exactitud. Estas fluctuacines en la demanda y la ferta pueden cmpensarse cn ls stcks de reserva de seguridad. Ests inventaris existen en centrs de trabaj cuand el fluj de trabaj n puede equilibrarse cmpletamente. Ests inventaris pueden incluirse en un plan de prducción de manera que ls niveles de prducción n tengan que cambiar para enfrentar las variacines aleatrias de la demanda Inventari de Anticipación: Sn ls que se establecen cn anticipación a ls perids de mayr demanda, a prgramas de prmción cmercial aun perid de cierre de planta. Básicamente ls inventaris de anticipación almacenan hras-trabaj y hras-máquina para futuras necesidades y limitan ls cambis en las tasas de prducción Inventari de Lte de tamañ de lte: Ests sn inventaris que se piden en tamañ de lte prque es más ecnómic hacerl así que pedirl cuand sea necesari satisfacer la demanda. Pr ejempl, puede ser más ecnómic llevar cierta cantidad de inventari que pedir prducir en grandes ltes para reducir csts de alistamient pedid para btener descuents en ls artículs adquirids Inventari Estaciónales: Ls inventaris utilizads cn este fin se diseñan para cumplir mas ecnómicamente la demanda estacinal variand ls niveles de prducción para satisfacer fluctuacines en la demanda. Ests inventaris se utilizan para suavizar el nivel de prducción de las peracines, para que ls trabajadres n tengan que cntratarse despedirse frecuentemente Inventari Intermitente: Es un inventari realizad cn ciert tiemp y n de una sla vez al final del perid cntable Inventari Permanente: Métd seguid en el funcinamient de algunas cuentas, en general representativas de existencias, cuy sald ha de cincidir en cualquier mment cn el valr de ls stcks Inventari Cíclic: Sn inventaris que se requieren para apyar la decisión de perar según tamañs de ltes. Est se presenta cuand en lugar de cmprar, prducir transprtar inventaris de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar pr ltes, de esta manera, ls inventaris tienden a acumularse en diferentes lugares dentr del sistema. EDUCA INTERACTIVA Pág. 46

19 7. Métd De Valuación De Inventaris Existen numersas bases aceptables para la valuación de ls inventaris; algunas de ellas se cnsideran aceptables slamente en circunstancias especiales, en tant que tras sn de aplicación general. Entre las cuestines relativas a la valuación de ls inventaris, la de principal imprtancia es la cnsistencia: La infrmación cntable debe ser btenida mediante la aplicación de ls misms principis durante td el perid cntable y durante diferentes perids cntables de manera que resulte factible cmparar ls Estads Financiers de diferentes perids y cncer la evlución de la entidad ecnómica; así cm también cmparar cn Estads Financiers de tras entidades ecnómicas. Las Principales bases de valuación para ls inventaris sn las siguientes: Cst Cst Mercad, al mas baj Preci de Venta 7.1. Base de Cst para la valuación de ls inventaris: El Cst incluye cualquier cst adicinal necesari para clcar ls artículs en ls anaqueles. Ls csts incidentales cmprenden el derech de imprtación, fletes u trs gasts de transprte, almacenamient, y segurs, mientras ls artículs y/ materias primas sn transprtads están en almacén, y ls gasts casinales pr cualquier perid de añejamient Base de Cst Mercad, el más baj: El preci de mercad puede determinarse sbre cualquiera de las siguientes bases, según sea el tip de inventari de que se trate: Base de cmpra repsición: esta base se aplica a las mercancías materiales cmprads Base de Cst de repsición: se aplica a ls artículs en prces, se determina cn base a ls precis del mercad para ls materiales, en ls csts prevalecientes de salaris y en ls gasts de fabricación crrientes Base de realización: para ciertas partidas de Inventari, tales cm las mercancías materias primas desactualizadas, las recgidas a clientes, puede n ser determinable un valr de cmpra repsición en el mercad y tal vez sea necesari aceptar, cm un valr estimad de mercad el prbable preci de venta, mens tds ls psibles csts en que ha de incurriese para reacndicinar las mercancías materia prima y venderlas cn un margen de utilidad raznable. Teniend cm premisa l anterirmente dich pdems decir que ls principales métds de valuación de Inventaris sn ls siguientes: Cst Identificad Cst Prmedi Pág. 47 EDUCA INTERACTIVA

20 Primer en Entrar, Primer en Salir "PEPS" Ultim en entrar, Primer en Salir "UEPS" Métd Detallista. 8. Métd Cst Identificad: Este métd puede arrjar ls imprtes más exacts debid a que las unidades en existencia si pueden identificarse cm pertenecientes a determinadas adquisicines Cst Prmedi: Tal y cm su nmbre l indica la frma de determinarse es sbre la base de dividir el imprte acumulad de las ergacines aplicables entre el númer de artículs adquirids prducids. El cst de ls artículs dispnibles para la venta se divide entre el ttal de las unidades dispnibles también para la venta. El prmedi resultante se emplea entnces para valrizar el inventari final Ls csts determinads pr el métd de prmedi pnderads sn afectads pr las cmpras, al principi del perid; así cm al final del mism; pr l tant, en un mercad que tiende al alza, el cst unitari será menr que el cst unitari calculad crriente, y en un mercad que tiende a la baja, dich cst unitari excederá al cst crriente. 9. Métd Primer en Entrar, Primer en Salir: Este métd identificad también cm "PEPS", se basa en el supuest de que ls primers artículs y/ materias primas en entrar al almacén a la prducción sn ls primers en salir de él. Se ha cnsiderad cnveniente este métd prque da lugar a una valuación del inventari cncrdante cn la tendencia de ls precis; puest que se presume que el inventari esta integrad pr las cmpras mas recientes y esta valrizad a ls csts también mas recientes, la valrización sigue entnces la tendencia del mercad. 10. Métd Últim en Entrar, Primer en Salir "UEPS": Este métd parte de la supsición de que las ultimas entradas en el almacén al prces de prducción, sn ls primers artículs materias primas en salir. El métd U.E.P.S. asigna ls csts a ls inventaris baj el supuest que las mercancías que se adquieren de últim sn las primeras en utilizarse venderse, pr l tant el cst de la mercadería vendida quedara valuad a ls últims precis de cmpra cn que fuern adquirids ls artículs; y de frma cntraria, el inventari final es valrad a ls precis de cmpra de cada articul en el mment que se di la misma. Entre ls benéfics que frece este métd para efects fiscales pdems citar ls siguientes. EDUCA INTERACTIVA Pág. 48

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