Términos de Referencia para Asistente Administrativo/a Financiero/a

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1 Términos de Referencia para Asistente Administrativo/a Financiero/a Gestión Integral y Sostenible de Residuos Sólidos en la Región Autónoma del Atlántico Sur (RAAS) de Nicaragua (GISRES) No. ATN/ME NI y ATN/AS NI PNUD NIC Antecedentes: La gestión de residuos sólidos y el desarrollo están fuertemente ligados. La implementación de un plan integral de gestión de residuos sólidos no sólo favorece la salud pública y protege el medio ambiente al disminuir la cantidad de residuos quemados, enterrados o acumulados en vertederos de basura formales e informales, sino que también puede proporcionar ingresos para las comunidades locales al contribuir al desarrollo de pequeñas empresas dedicadas a la eliminación de residuos. La Evaluación Conjunta de País de las Naciones Unidas para Nicaragua ( ) señaló que la contaminación es resultado de una gestión inadecuada de los residuos sólidos y destacó la necesidad de desarrollar destrezas en las comunidades excluidas, como la población afro descendiente e indígena de la Región Autónoma del Atlántico Sur (RAAS) de Nicaragua, en la costa del Caribe. Actualmente, en los tres municipios comprendidos en el proyecto (Bluefields, Corn Islands y El Rama) los sistemas existentes para la gestión de los residuos sólidos son exiguos. Faltan recursos financieros y técnicos para implementar un plan integral y sostenible de gestión de residuos, los sistemas públicos que apoyan una adecuada gestión de residuos son limitados y falta educación cívica en ese sentido, y existen escasos incentivos económicos y del mercado que alienten estrategias apropiadas en materia de residuos. Los factores antes mencionados implican: (a) un mal funcionamiento del sistema municipal de recolección; (b) la falta de personal capacitado, equipos y herramientas; (c) una escasa participación de la población local; (d) la falta de una cultura de no pago de servicios. Las estrategias actuales de gestión de residuos en la región conllevan la liberación de toxinas y sustancias contaminantes peligrosas para el medio ambiente y que son perjudiciales para el bienestar de los niños, las mujeres embarazadas y los adultos mayores. Dos de los municipios comprendidos en el programa (Bluefields y Corn Islands) son destinos estratégicos para una creciente industria turística en Nicaragua. En este momento, gran parte de los residuos de estos municipios, que incluyen un mayor tonelaje de botellas de plástico como consecuencia del aumento en la cantidad de turistas que visitan la zona, se quema o se arroja al mar. Si no se cuenta con un sistema integral y sostenible de gestión de residuos, la pujante industria turística, que genera ingresos para la población local, y la biodiversidad marina circundante podría verse comprometida. El proyecto tiene un presupuesto total estimado en US$1,774, de los cuales US$669, corresponden al fondo Multilateral de Inversiones del BID y US$567, al Fondo Fiduciario de Asociación para la Reducción de la Pobreza en América Latina con el Organismo Australiano de Desarrollo. El aporte de contrapartida (gobiernos municipales de Bluefields, Corn Island, El Rama, PNUD y otros posibles donantes) es de US$537, El proyecto es por 4.5 años de duración. El objetivo general del proyecto es contribuir a mejorar la calidad de vida de comunidades de bajos ingresos de la Región Autónoma del Atlántico Sur de Nicaragua mediante el acceso a servicios de gestión de residuos. El objetivo específico es crear un sistema integral y sostenible de gestión de residuos sólidos en tres municipios (Bluefields, Corn Island y El Rama). 1

2 Los componentes del proyecto son: Componente 1: Campañas de concientización pública y de comunicación El objetivo de este componente es cambiar el comportamiento de la población con respecto a los residuos mediante la concientización y la generación de compromisos en la comunidad, los hogares, el sector público y las empresas privadas en cada uno de los tres municipios, a fin de lograr una gestión sostenible de los residuos. Las campañas se crearán y adaptarán específicamente al contexto de diversidad étnica y cultural en las áreas de implementación. Componente 2: Fortalecimiento de la capacidad y sostenibilidad El objetivo de este componente es proporcionar capacitación y asistencia técnica a la población, organizaciones comunitarias, empresas y gobiernos municipales. La población local recibirá capacitación en los hogares, escuelas e iglesias sobre la selección y clasificación de los residuos. Las micro y pequeñas empresas recibirán capacitación técnica sobre el desarrollo de pequeñas empresas del sector de residuos, así como en prácticas de gestión de residuos. Los trabajadores municipales en diversos niveles recibirán capacitación en la planificación, la gestión y el seguimiento de los residuos, incluidas las normas de higiene y seguridad. Este componente también ofrece apoyo técnico al municipio para proporcionar las herramientas participativas necesarias que ofrecerían incentivos para la gestión adecuada del sector. Componente 3: Creación y fortalecimiento de empresas del sector de residuos El objetivo de este componente es contribuir a desarrollar al menos tres empresas comunitarias del sector de residuos, incluidas una empresa de recolección, una de clasificación y reciclaje o una de compostaje. Componente 4: Gestión del conocimiento y difusión de los resultados El objetivo de este componente es evaluar el impacto de este proyecto y captar, sistematizar y llevar a cabo actividades de difusión para poner de relieve los resultados y el conocimiento generado dentro de la RAAS, así como para realizar actividades educativas y de opinión pública. El proyecto se implementará en los municipios de Bluefields, Corn Island y el Rama, Región Autónoma del Atlántico Sur de Nicaragua. 2. Objetivo general de la consultoría 2.1. El objetivo de esta consultoría es garantizar la administración operativa y financiera de la ejecución diaria del Proyecto El Asistente Administrativo es el responsable de la gestión administrativa y financiera del Proyecto y de garantizar el fiel cumplimiento de las políticas, normas y procedimientos acordados con el Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Contará con el apoyo de un Contador (a) a tiempo parcial (medio tiempo), el cual será el responsable de realizar todas las actividades de manejo contable del Proyecto. Se reportará al Coordinador de Proyecto, quien lo supervisa. 2

3 3. Funciones y Alcance del Cargo El trabajo esperado del Asistente Administrativo Financiero incluirá: Área de Planeación y Evaluación 3.1 Participa en la elaboración de los Planes Operativos y Presupuesto Anual y elabora el Plan de Adquisiciones Anual del Proyecto. 3.2 Brinda seguimiento operativo y administrativo a todas las actividades del plan de trabajo y de los resultados esperados del proyecto, identifica desviaciones o atrasos y sugiere medidas correctivas al Coordinador. 3.3 Apoya al Coordinador de Proyecto en la elaboración de Informes de Evaluación Semestral (PSR), específicamente con el cumplimiento de cláusulas contractuales y de ejecución o proyección de fondos y de Presentaciones ya sea ante la Junta Directiva del Proyecto presidida por el PNUD así como ante el BID. 3.4 Apoya al Coordinador del proyecto en el Monitoreo y Evaluación de los resultados del Proyecto, ingresa los datos y produce reportes básicos. 3.5 Organiza los eventos (a cargo de la Unidad Ejecutora de Proyecto) previstos en los Planes Operativos Anuales, coordinando aspectos de cooperación interinstitucional, logística, invitaciones, reproducción de materiales y evaluaciones. 3.6 Apoya y participa junto con el Coordinador en todo lo relacionado a las visitas de inspección técnica y fiduciarias. 3.7 Elabora, gestiona y administra toda la comunicación electrónica y documental del proyecto garantizando la aplicación de los procedimientos y la utilización de los formatos establecidos para cada tipo de documento. Área de Gestión de Adquisiciones 3.1 Actualiza y realiza las modificaciones pertinentes del Plan de Adquisiciones y gestiona ante el PNUD quien se comunica con el Banco para su respectiva no objeción. 3.2 Elabora los TDR con la participación activa del Coordinador del proyecto o el funcionario que el PNUD designe, en lo que respecta a definición de productos/ servicios, tiempos, perfil de los consultores entre otros. 3.3 Elabora, gestiona y administra todos los procesos de selección y contratación de Bienes y Servicios de Consultoría y diferentes de consultoría, aprobados en el Plan de Adquisiciones anual, financiados tanto con recursos de la contribución como de la contrapartida local que sean menores a US$ 5, dólares. En el caso de mayores a ese monto, el/la consultora será responsable de gestionarlas a través de la Unidad de Adquisiciones del PNUD. 3.4 Garantiza que los procesos de adquisición del proyecto (ex ante o ex -post) cumplan con las normas y procedimientos establecidos en el Convenio y con las recomendaciones emanadas de los informes de visita de inspección de adquisiciones que realice personal del PNUD, del Banco o la firma auditora de los Estados Financieros. 3.5 Elabora las solicitudes de no objeción para cada uno de los procesos de adquisiciones (para el caso de status de revisiones ex ante), enviándolas al PNUD para la gestión ante el Banco. Brinda seguimiento a la aprobación de las mismas ante PNUD y éste a su vez al Banco. 3.6 Garantiza que los expedientes de procesos de adquisiciones se apeguen a lo estipulado por el Banco desde los TDR hasta la evidencia del último pago. 3.7 Brinda seguimiento estrecho a cada una de las contrataciones, verifica la entrega de los productos en los tiempos estipulados, con las características y calidades acordadas. 3

4 3.8 Elabora los reportes de Contratos de Servicios de Consultoría sujetos a revisión ex post y los envía a PNUD para su debida presentación ante el Banco. Área de Gestión de Contable-Financiera 3.9 En conjunto con el contador garantiza la aplicación correcta del catálogo de cuentas del proyecto aprobado por el PNUD y el Banco y que los registros y controles contables se gestionen de conformidad con las prácticas contables generalmente aceptadas y en atención a los procedimientos e instrumentos indicados por el PNUD y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) Elabora las solicitudes de desembolso que PNUD tramitará ante el Banco 1, y gestiona con el apoyo del Coordinador de Proyecto la oportuna asignación de recursos de contrapartida Gestiona desembolsos y/o pagos del proyecto en concepto de honorarios, adquisición de bienes o servicios diferentes de consultoría, relacionados con la ejecución de las actividades operativas del proyecto, garantizando que cada egreso cumpla con los términos y condiciones previstas en las normas administrativas del proyecto y una vez que el Coordinador evalúe técnicamente los productos generados y dé por aceptado los mismos Brinda seguimiento al contador en la preparación de los estados financieros anuales del Proyecto y garantiza la elaboración de los reportes de ejecución presupuestaria, para información del Coordinador de Proyecto, del PNUD y del organismo financiador Apoya al contador y participa en (i) las visitas de inspección y fortalecimiento financiero realizadas por el PNUD y el Banco (ii) las auditorías de los estados financieros (iii) la implementación de las recomendaciones emanadas en los informes de visita realizadas por el PNUD y el Banco o por la firma auditora de los Estados Financieros del proyecto Brinda seguimiento al inventario detallado y actualizado de los bienes fungibles y no fungibles que se adquieran con los recursos del proyecto; prevé y aplica procedimientos de control necesarios para su buen uso y resguardo, incluyendo la realización de inventarios físicos periódicos, para determinar con exactitud la ubicación, posesión y estado de cada uno de los bienes; 3.15 Garantiza que el contador archive y mantenga a disposición de acuerdo a las normas del PNUD y del Banco los expedientes relacionados con (i) la justificación de fondos ante el Banco (ii) el desembolso de fondos tanto de la contribución como de la contrapartida (iii) Estados financieros, (iv) Soporte de Gastos 3.16 Elabora los reportes e informes de avance financiero del proyecto con el apoyo del Contador y los presenta ante el Coordinador y ante el PNUD para su debida presentación ante el Banco en los tiempos y frecuencia que se definan para tal efecto; 3.17 Garantiza que la ejecución de cada componente presupuestario del proyecto se apega a los fines para los que fueron aprobados; prevé necesidades de transferencias de fondos entre categorías de inversión, cuyas solicitudes elabora y envía al PNUD para su gestión ante el Banco. 4. Productos / Resultados esperados Se espera los siguientes resultados del Asistente Administrativo Financiero: 4.1. Cláusulas contractuales cumplidas oportunamente Ejecución operativa del POA gestionada ágil y oportunamente Plan de Adquisiciones administrado y gestionado oportunamente Reportes de Adquisiciones bajo status de Revisión ex post y Reportes Financieros (fondos rotatorios, de cartera) gestionados eficazmente y entregados oportunamente al PNUD para su presentación ante el Banco o cualquier otra instancia de reporte. 4

5 4.5. Inventario Físico anual garantizado y procedimientos de control necesarios para su buen uso y resguardo aplicados Ejecución financiera del proyecto gestionada ágil y oportunamente y de manera eficaz a la luz del presupuesto anual y las normas acordadas entre el PNUD y el Banco Estados Financieros Anuales del Proyecto presentados oportunamente Contrapartida local ejecutada y registrada tanto en efectivo como en especie, según lo expresado en el Convenio vigente y el presupuesto anual Archivos documentales estructurados y organizados apegados a las normas del PNUD y del Banco y presentados a disposición tanto del PNUD como del Banco Base de Datos de proveedores de bienes y servicios levantada, que le permita al proyecto realizar proceso de adquisiciones transparentes, competitivas y eficientes Información de Sistema de Monitoreo y Evaluación registrada y actualizada de manera tal que permitan reportar los avances que demanda el Informe de Avance del Proyecto (PSR). 5. Informes 5.1 Al finalizar cada año presentará ante la Agencia Ejecutora (PNUD) un Informe Anual de Trabajo. 6. Plazo y Lugar del Trabajo La contratación estará sujeta de las siguientes condiciones: a. Duración: La duración del Contrato de Servicios es de 12 meses, con posibilidad de extensión sobre la base de una evaluación al desempeño. b. Lugar de trabajo: Bluefields con frecuentes viajes a Corn Island y el Rama y ocasionalmente a Managua. Los gastos de viajes y viáticos se cargarán a la contribución FOMIN - BID 7. Perfil del/a Asistente Administrativo Financiero del Proyecto 7.1 Los(as) candidatos(as) para ser Asistente Administrativo(a) del proyecto deberán cumplir con los siguientes criterios: a. Nacionalidad: Nicaragüense o Cédula de residente. b. Formación Académica: Requisitos mínimos: Titulado (a) a nivel de licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad Pública, Economía o Ingeniería Industrial. Se valorará positivamente los candidatos que presenten estudios a nivel de postgrado en las áreas anteriormente mencionadas o en Gestión y evaluación de proyectos. c. Experiencia general: Mínimo 5 años d. Experiencia específica: Mínimo 3 años de experiencia como (i) Asistente administrativo de proyectos ejecutados por el sector público o privado y financiados por el BID/FOMIN y/o PNUD, Agencias del Sistema de las Naciones Unidas, otras agencias de cooperación internacional (ii) Administrativo-Financiero o Responsable de Adquisiciones de Proyectos financiados por el BID o Banco Mundial y/o Agencias del Sistema de las Naciones Unidas y/o (iii) Analista de Operaciones de proyectos en organismos internacionales de cooperación. e. Otras características: Se valorará positivamente experiencia laboral en el sector de residuos sólidos. Se valorará adicionalmente que el candidato cuente con evidencia de haber egresado del Diplomado de Adquisiciones y Contrataciones del Estado impartido por el Banco Interamericano. f. Se parte del supuesto de que el candidato maneja los sistemas informáticos en ambiente Windows: dominio de Word, Excel y Power Point e internet. 5

6 g. Se espera que la persona esté dispuesta a residir en Bluefields, donde se encuentra la sede del proyecto, y a movilizarse a reuniones, capacitaciones y otros eventos a los que pudiera ser convocado por el organismo financiero (Banco Interamericano de Desarrollo) y/o el PNUD. h. A las personas que conformen la lista corta, es decir aquellas personas que obtengan al menos 60 puntos en la matriz de calificación, se les invitará a una entrevista en español. 7.2 Los postulantes deberán adjuntar al CV evidencias de diplomas y certificados que avalan su formación académica, profesional y referencias comprobables. 8. Coordinación y Supervisión El/la Asistente Administrativo Financiero (a) estará bajo la supervisión del Coordinador del Proyecto. 9. Forma de Contratación, Costo estimado y forma de pago El proceso de selección se realizará bajo los procedimientos de selección de consultores del BID, otorgándose al consultor/a seleccionado/a un Contrato de Servicios del PNUD. El puesto de Asistente Administrativo Financiero está clasificado en la Banda SB3 de la Escala Salarial del PNUD 2. Los honorarios son pagados mensualmente, en moneda local. El pago de impuestos de cualquier índole será responsabilidad directa del titular del contrato, el PNUD no realiza ningún tipo de retención. 10. Financiamiento El proyecto tiene un presupuesto total estimado en US$1,774, de los cuales US$669, corresponden al fondo Multilateral de Inversiones del BID y US$567, al Fondo Fiduciario de Asociación para la Reducción de la Pobreza en América Latina con el Organismo Australiano de Desarrollo. El aporte de contrapartida (gobiernos municipales de Bluefields, Corn Island, El Rama, PNUD y otros posibles donantes) es de US$537, La Escala Salarial SC del PNUD la puede encontrar en el sitio web del PNUD 6

7 MATRIZ DE CUMPLIMIENTO DE CRITERIOS MINIMOS (PASA O NO PASA) Proceso de Selección del Asistente Administrativo Financiero del Proyecto Nombre del Candidato(a): Criterios Pasa No Pasa Título a nivel de licenciatura en Administración de Empresas, Contabilidad Pública, Economía o Ingeniería Industrial. Nicaragüense o Cédula de residente. Experiencia general: Mínima de 5 años Experiencia específica: Mínimo 3 años de experiencia como (i) Asistente administrativo de proyectos ejecutados por el sector público o privado y financiados por el BID/FOMIN y/o PNUD, Agencias del Sistema de las Naciones Unidas, otras agencias de cooperación internacional (ii) Administrativo-Financiero o Responsable de Adquisiciones de Proyectos financiados por el BID o Banco Mundial y/o Agencias del Sistema de las Naciones Unidas y/o (iii) Analista de Operaciones de proyectos en organismos internacionales de cooperación Nota: Únicamente pasan a ser calificados los postulantes que cumplen con la totalidad de los criterios mínimos. (pasa / no pasa) 7

8 MATRIZ DE EVALUACIÓN Criterios Puntaje Puntaje Final A) Formación Académica: 10 - Post- Grado en Gestión y Evaluación de Proyecto, Administración de Empresas, Contabilidad Pública, Finanzas o Economía. 10 B) Experiencia General 20 Contados a partir del sexto año de experiencia 2 puntos por cada año transcurrido, hasta un máximo de 20 puntos. D) Experiencia Específica 40 a) Mínimo 3 años de experiencia como (i) Asistente administrativo de proyectos ejecutados por el sector público o privado y financiados por el BID/FOMIN y/o PNUD, Agencias del Sistema de las Naciones Unidas, otras agencias de cooperación internacional (ii) Administrativo-Financiero o Responsable de Adquisiciones de Proyectos financiados por el BID o Banco Mundial y/o Agencias del Sistema de las Naciones Unidas (iii) Analista de Operaciones de proyectos en organismos internacionales de cooperación Mayor de 3 hasta 5 años..20 puntos Mayor de 5 hasta 7 años..30 puntos Mayor de 7 años a más...40 puntos Se valorará positivamente experiencia laboral en el sector de residuos sólidos Mayor de 1 hasta 3 años..5 puntos Mayor de 3 hasta 5años..7 puntos Mayor de 5 años a más..10 puntos E) Otras Características: Diplomado de Adquisiciones y Contrataciones del Estado impartido por el Banco Interamericano E) ENTREVISTA 10 Se evaluará durante la entrevista la capacidad de comunicar ideas claras, estructuradas y concisas, orientadas a resultados con un enfoque fiduciario. TOTAL 100 La calificación final mínima para ocupar el cargo es de de 70 puntos 8