AGENDA DIGITAL ABIERTA. Digital ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

Transcripción

1 AGENDA DIGITAL ABIERTA La Gestión Archivística en la era Digital ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

2 Despapelización de la APN Pasaje de documentos en soporte papel a documentos en soporte digital Documentos digitalizados Documentos nacidos digitales

3 Función de los Archivos Los organismos son responsables de conservar y garantizar el acceso a los documentos que producen Triple función de los archivos Garantía de derechos ciudadanos Memoria de las instituciones Fuente de investigaciones históricas y sociales

4 Ciclo vital Definición: n: edades por las que transitan los documentos de archivo desde su producción n hasta su disposición n final Actividades archivísticas relacionadas Identificación Clasificación Evaluación Valoración Selección Disposición n final Gestión n documental (incluye ubicación n física) f

5 Ciclo vital. Edades 1º Edad Planificación: n: la producción n documental no puede ser improvisada Tramitación: recepción n y acumulación n de antecedentes 2º Edad Vigencia administrativa: el documento garantiza jurídicamente un derecho u obligación Plazo precaucional: documento de archivo puede ser requerido formalmente como instrumento de control contable, fiscal y legal o jurídico. 3º Edad Archivo histórico: documentos con valor secundario pasan a guarda permanente si no, se desafectan y eliminan

6 Ciclo vital. Valores Valor primario: El documento garantiza y prueba la acción administrativa que le dio origen como instrumento de control contable, fiscal y/o jurídico. Valor secundario: El documento mantiene o adquiere posibles usos para la organización n o para una comunidad diferentes de aquéllos para los cuales fue producido.

7 Ciclo vital. Valores, plazos de conservación n y depósitos Edad Valor Plazo de conservación Conservación n físicaf 1º edad Primario (administrativo) Hasta la finalización n de la tramitación Oficina 2º edad Primario (fiscal( y/o contable, legal y/o jurídico, informativo) 3º edad Secundario (Evidencial( Evidencial, Testimonial, Histórico) -Vigencia administrativa - Precaucional basado en normativa (no por las dudas ) Permanente Archivo Central Archivo Histórico

8 Normativa vigente para la Evaluación documental en la APN Decreto 232/79 Obligatoriedad del dictamen del AGN para desafectación, microfilmación, conservación n y/o traslados en archivos administrativos de la APN Decreto 1571/81 El Archivo General de la Nación n es la autoridad de valoración n para la APN: aprueba las tablas de plazos de retención n y determina el valor secundario de las series documentales Comisión n de Selección n Documental: abogado, un contador o licenciado en administración, n, un administrativo y un archivero.

9 Tareas de la Comisión n de Selección n Documental Identificación n de series documentales (tipo documental + función n + procedimiento administrativo) Eleva propuesta de tabla de plazos de retención n al AGN Solicita al AGN las eventuales desafectaciones Lleva adelante las eliminaciones e informa al AGN

10 Digitalización n de Archivos Digitalización Preservación Digital + Acceso

11 Procedimientos Previos Identificación Fondo, Sección y Series Documentales Clasificación Descripción (ISAD-G) Preparación física (limpieza, foliatura) Captura de imagen (escaneado)

12 Digitalización Escaneado de documentos Esquema de nombres Respeta clasificación previa AR_AGN_DAI_JNG_lc_0001_00001 Generación de un archivo master (TIFF) y derivada (JPG PDF)

13 Los e-doce y el Ciclo vital Conceptualmente: NINGUNA diferencia con el soporte papel Desafíos fácticosf Política institucional de gestión n documental normalizada para todo el Ciclo vital Sistema de Gestión n Documental (SGD) único, interoperable y eficiente para ambos soportes Reconocimiento y atención n en el SGD de las especificidades de los e-doce

14 Los e-doce y el Ciclo vital II Gestión n electrónica de documentos NO ES Gestión n de documentos electrónicos Debe garantizarse, en todo el Ciclo vital, la: Autenticidad: puede probar que es lo que pretende ser, creado o enviado por la persona que se presume, en el tiempo presumido. Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos como una representación exacta y completa de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad. Integridad: está completo e inalterado. Accesibilidad: puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado a lo largo de todo el ciclo vital. La determinación n desde el origen de los plazos de vigencia, guarda precaucional y (eventual) conservación n permanente se torna crucial