Departamento de Formación DOCUMENTACIÓN

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1 Departament de Frmación DOCUMENTACIÓN NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LA GESTIÓN DE ENTIDADES E INSTALACIONES DEPORTIVAS Sftware GESPORT. Slución integral para la gestión deprtiva: Módul Generadr de Planes *** FELIPE PASCUAL GARRIDO Gerente PMD Macael Málaga 28 y 29 de septiembre de 2006

2 Departament de Frmación Nuevas tecnlgías en la gestión de entidades e instalacines deprtivas Este módul, cntinuación del generadr de pryects, pretende cnvertirse en una herramienta útil y de sencill manej que ns marque ls pass a seguir para la planificación y prgramación en la gestión deprtiva. En un estadi superir en la planificación de entidades deprtivas, el Generadr de Planes se estructura en el diseñ y desarrll guiad de cuatr planes directres, que cnfiguran en su síntesis el Plan Estratégic de una entidad instalación deprtiva. Al igual que en el módul generadr de pryects, esta herramienta se está cnstruyend cnsiderand las siguientes pautas: Frmat asequible para tds ls niveles de usuari infrmátic, sumamente intuitiv en el encadenamient de pass y cncepts. Intrducción de plantillas aut-rellenables cm elements de trabaj diari y de almacenamient de dats de camp. Diseñ de cada plan directr y de cada pas cn ayudas y ejempls práctics de cada un de ls mments de la planificación cncreta, l que puede servir de guía útil para el gestr, cn independencia de su nivel de frmación específica en la materia. La estructura de planes que en principi estams desarrlland para una entidad deprtiva tip es la siguiente: Planificación estratégica de la entidad x Plan Directr de Instalacines Deprtivas Plan Rectr de Actividades Deprtivas Plan de Marketing y Cmunicación Plan Ecnómic Financier A cntinuación desarrllarems el esquema de acción de cada un de ls planes definids, l que servirá de estructura para la herramienta infrmática, intentand en cada mment que cualquier gestr entidad, pr mdesta sencilla que ésta sea, tenga la prtunidad de planificar en distints parámetrs su futur en materia deprtiva. LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN ENTIDADES PÚBLICAS DEPORTIVAS Cnceptualización: En ls planes estratégics de las entidades deprtivas quedan reflejadas las líneas plíticas deprtivas de la rganización. La planificación es imprescindible en tdas las actividades, per fundamentalmente en el ámbit de la recreación y del deprte, especialmente en ls ayuntamients, dnde ls medis y ls recurss n siempre sn suficientes, ls ajustes a la demanda sn cntinus, y ls bjetivs a alcanzar sn múltiples y diverss. Prces racinal de la planificación: Fijación del bjetiv de la planificación Diagnóstic: estudi y cncimient del sistema deprtiv lcal (prblemas, ptencialidades, limitacines ) Desarrll de las slucines psibles Establecimient del plan: el plan es acción rganizada, y debe anticipar las accines perativas. 1

3 Departament de Frmación Nuevas tecnlgías en la gestión de entidades e instalacines deprtivas PLANES 1. PLAN DIRECTOR DE INSTALACIONES DEPORTIVAS a. Definición cnceptual / utilidades / bjetivs El PDID debe ser el dcument base para el diseñ y cnstrucción de ls espacis deprtivs de la lcalidad. Objetivs: Cncer el equipamient deprtiv actual existente en la lcalidad, y su estad. Determinar las carencias que existen en la lcalidad en materia de equipamients e instalacines deprtivas. Planificar las instalacines que deberán cnstruirse para paliar estas deficiencias. b. Herramientas de diagnóstic / inventari Se utilizarán frmularis planillas para recger ls dats específics del inventari de instalacines deprtivas. Planilla inventari IIDD. c. Tiplgía de instalacines deprtivas Para determinar las características y necesidades a nivel de equipamients e instalacines en nuestra lcalidad, debems cncer las diferentes tiplgías de instalacines, cnvencinales y n cnvencinales, para la práctica deprtiva. Se cncretan igualmente ls presupuests de ejecución y cstes de mantenimient. PDF DE IIDD cnvencinales Pista plideprtiva 28 x 44 Pista de tenis Pista de paddle tenis Piscina Salas y pabellnes (22 x 44) Camp de fútbl PDF de IIDD n cnvencinales Rcódrm d. Determinación de necesidades Una vez realizad el diagnóstic inicial, y pulsadas las demandas de ls usuaris y clectivs deprtivs varis, debems definir las necesidades y actuacines perativas para cubrirlas. e. Planilla tip Plan Instalacines Deprtivas y presupuest Una vez determinadas las necesidades y presupuest de las distintas instalacines y equipamients deprtivs a cnstruir, es precis establecer una peridización de actuacines. Planilla tip de PDID 2

4 Departament de Frmación Nuevas tecnlgías en la gestión de entidades e instalacines deprtivas 2. PLAN RECTOR DE ACTIVIDADES DEPORTIVAS a. Definición cnceptual / utilidades / bjetiv El Plan Rectr de Actividades aglutina, rdena y estructura ls distints prgramas de actividades físicas y deprtivas diseñads en el municipi, cntempland tds ls ámbits y niveles de práctica. Objetivs y utilidades básicas: Diseñar una guía perativa de prgramas y pryects deprtivs cn carácter anual (cuatrienal), cn bjet de determinar necesidades, recurss, etc. para su desarrll puntual. Cnfigurar un cmprmis de desarrll de prgramas físics y deprtivs cn nuestra cmunidad, l que ns permite evaluar nuestra gestión anual ante ls usuaris clientes de nuestra ferta deprtiva. El PRAD permite igualmente prgramar una ferta de actividad física y deprtiva glbal, que integre tds ls niveles y clectivs, sin desequilibris falta de adecuación a la demanda latente en nuestra Cmunidad. b. Herramientas de diagnóstic / inventari Es imprescindible cntar cn herramientas eficaces que ns permitan cncer prfundamente aspects fundamentales de nuestra ferta de actividades deprtivas: Oferta actual de actividad física y deprtiva. Númer de practicantes deprtivs activs en nuestra Cmunidad. Númer de clientes de nuestra ferta de actividad física y deprtiva en nuestra Cmunidad. Demanda actual de actividades físicas y deprtivas en nuestra Cmunidad. Desequilibris detectads en la ferta deprtiva actual, clectivs desatendids, etc. Adecuación de la ferta actual de actividad física y deprtiva a la demanda real existente en nuestra Cmunidad. Para recger esta valisa y necesaria infrmación, cntarems cn planillas de recgida de dats que ns permitan estructurar y analizar cnvenientemente la infrmación. Planilla de actividades c. Tiplgía de prgramas deprtivs El bjetiv últim del PRAD es diseñar una ferta equilibrada que atienda tdas las demandas y clectivs de nuestra Cmunidad, cntempland ls distints niveles, ámbits, vertientes y vías del deprte y la actividad física en general. De este md, nuestr cmetid cm gestres públics del deprte debe ser adaptar y persnalizar nuestra ferta a la realidad de nuestra Cmunidad. 3

5 Departament de Frmación Nuevas tecnlgías en la gestión de entidades e instalacines deprtivas Ls distints prgramas que cnfiguran el PRAD deben cntener ests principis generales, y a md de ejempl pdrían desarrllarse en trn a ls siguientes prgramas: Prgrama de Frmación Deprtiva - Escuelas Deprtivas Municipales - Actividades Didácticas y Pedagógicas de Prmción del Deprte Prgrama de Actividad Física Oci-Salud - Móduls Deprtivs Municipales de Adults - Móduls Deprtivs Municipales para Mayres ( Edad de Or ) - Móduls Deprtivs Municipales para Grups Especiales * Prgrama Integra: discapacitads * Prgrama Deprte Abiert: pblación inmigrante * Prgrama Vive: recuperación física y scial - Oferta deprtiva individualizada en instalacines deprtivas municipales - Oferta deprtiva individualizada en instalacines deprtivas privadas cncertadas cn el SMD Prgrama de Cmpetición y Alt Rendimient - Iniciación a la cmpetición * Juegs Deprtivs Municipales * Juegs Deprtivs Prvinciales * Cmpetición Federada de Base - Cmpetición Federada de Alt Rendimient - Trnes y Actividades Cmpetitivas Puntuales de Fment - Trnes y Actividades Cmpetitivas de prmción Nacinal e Internacinal - Prgrama de cmpetición y recreación para tds: * Ligas deprtivas municipales para jóvenes * Ligas deprtivas Municipales para Adults * Ligas Deprtivas Municipales para Mayres * Actividades Deprtiv-recreativas de Animación y Divertiment Prgrama de Actividad Física en el Medi Natural - Plan de Aventura en Tierra * Multiaventura * Aventura Blanca - Plan de Aventura en Agua * Prgrama Náutica * Prgrama Vive tu Playa (tu rí, pantan, etc.) * Prgrama Aqua - Plan de Aventura en el Aire Prgrama de Cntrl e Investigación del Sistema deprtiv Lcal - Ärea de Cntrl de Calidad y Supervisión de Prgramas - Área de Cmunicación Interna: Gestión de recurss Humans 4

6 Departament de Frmación Nuevas tecnlgías en la gestión de entidades e instalacines deprtivas d. Determinación de necesidades Una vez pulsadas las demandas de nuestra Cmunidad, y analizada la ferta de actividad física y deprtiva actual, debems determinar las necesidades y actuacines priritarias que ns permitan paliar ls desequilibris y carencias detectads. Siguiend cn la necesidad de perativizar tda la infrmación recgida, utilizarems una Planilla cntrl de necesidades, que ns permitirá en td mment evaluar las necesidades de actividades, recurss preciss para su desarrll, nivel de urgencia priridad de actuación, etc. e. Planilla-tip Plan Rectr de Actividades Deprtivas y presupuest 3. PLAN DE MARKETING Y COMUNICACIÓN Definición de Marketing Deprtiv: Md de cncebir y ejecutar la relación de intercambi entre la entidad deprtiva y el cnsumidr usuari, cn la finalidad de identificar, crear, planificar, desarrllar, prgramar y frecer un servici que sea desead pr ls cnsumidres, que genere beneficis a la rganización y que sea beneficis para la sciedad. Fines: - Cncer el cmprtamient del mercad y las necesidades de ls usuaris. - Tmar decisines para cnseguir un mejr servici: Elección del servici actividad a fertar Fijación del preci Instalacines deprtivas y su prgramación La cmunicación La espnsrización La calidad y atención al cliente El Plan de Marketing Deprtiv: Definición cnceptual: dcument en el que de manera estructurada y sistemática, y previs ls crrespndientes estudis, se definen ls bjetivs a lgrar en un perid determinad, y se detallan ls prgramas y medis de acción prevists para alcanzar ls bjetivs enunciads en el plaz previst. Utilidades: - Análisis crític de la entidad, necesidades de ls clientes y del entrn cmpetitiv. - Definición de bjetivs clars en términs de vlumen de prestación de servicis, númer de clientes, imagen crprativa - Establecimient de plíticas cncretas y adaptadas a cada tip de entidad. - Prcedimient sistemátic para crregir las desviacines y evaluar ls resultads. 5

7 Departament de Frmación Nuevas tecnlgías en la gestión de entidades e instalacines deprtivas ELABORACIÓN DEL PLAN DE MARKETING 1. Resumen ejecutiv: Breve resumen de ls principales bjetivs y recmendacines incluids en el Plan. 2. Análisis de la situación: Análisis del entrn (ecnómic, scial, tecnlógic, legal ). Análisis intern (recurss dispnibles, instalacines, prgramación de actividades, experiencia, descripción de ls servicis prpis). Análisis del mercad. Análisis de la cmpetencia. 3. Diagnóstic: Análisis DAFO: Amenazas y prtunidades deducidas del análisis extern. Punts fuertes y débiles extraíds del análisis de la situación interna. 4. Fijación de bjetivs Fijación de las metas que la rganización pretende alcanzar en un determinad espaci de tiemp. 5. Frmulación de las estrategias: Cnjunt de decisines sbre las accines a emprender y ls recurss a utilizar para alcanzar ls bjetivs. Cntenid de las estrategias de MK deprtiv: - Define las estrategias del servici actividad, preci, distribución y cmunicación. - Determina ls niveles de gast para ls instruments de cmunicación. - Establece el nivel de precis para ls servicis actividades. - Crdina tds ls elements del Plan de MK. 6. Elabración de planes de acción tácticas a seguir: Definir las accines a realizar en cada un de ls elements del Plan de MK: - El servici: planificación de la ferta de actividades y servicis físics y deprtivs. - La prgramación (instalacines, hraris ) - El preci de actividades y servicis (descuents, prmcines, abns ) - Patrcinis y patrcinadres - Plan de cmunicación: * Plan de publicidad: medis y sprtes publicitaris, presupuest y distribución, calendari, bjetivs, cntrles del presupuest publicitari. 7. Presupuest: Valración y resultads esperads de cada acción y fase. Cnfección del presupuest del plan de MK. Cómput de previsines de ingress y gasts. Presupuest mensual de ls cstes iniciales, junt cn ls temas necesaris. 6

8 Departament de Frmación Nuevas tecnlgías en la gestión de entidades e instalacines deprtivas 8. Implantación y ejecución de las estrategias y planes: Medidas para la puesta en marcha del Plan de MK: persnas necesarias, instalacines, medis, crngrama de accines a ejecutar. 9. Cntrl de resultads, evaluación y revisión del plan de MK: Cmprbar el cumplimient de ls bjetivs. Objetivs n cnseguids = aplicación de medidas crrectras. Elabración de un sistema de cntrl y seguimient que permita reaccinar cn rapidez ante nuevas situacines. EL MARKETING DE RELACIONES El marketing relacinal es una filsfía de negcis, una rientación estratégica, que se centra en mantener y ptenciar ls clientes actuales, en vez de dirigir ls esfuerzs en captar clientes nuevs. Esta filsfía asume que ls usuaris prefieren tener relacines a larg plaz cn la rganización. Factres clave en la aplicación del MK de relacines: Abandn del enfque transaccinal Cnvertir ls cntacts en events estándares Cmunicación preactiva Eliminación de las barreras a la cmunicación Anticipación Herramientas del MK relacinal: Medis especifics ne t ne: mailing, teléfn practive, teléfn reactiv, reactiv, practive. Clubes de clientes: mayr cncimient de ls clientes, genera lealtad / fidelidad. Tarjetas de fidelización: permite el diseñ de estrategias prmcinales adaptadas. Otras herramientas: servici técnic cmercial, infrmación técnica persnalizada, frmación 4. PLAN ECONÓMICO GESTOR Definición cnceptual / utilidades / bjetivs Ests planes carecen de cnsistencia en sí misms, están diseñads para psibilitar y dar cbertura al rest de ls planes. La cntabilidad pública tiene una triple finalidad: Permitir a ls gestres públics un cncimient real de la situación en la que desarrllan su función (fnds presupuestaris, deudres, acreedres, etc.). Permite también un cntrl encaminad a la sujeción de ls acts al régimen presupuestari. Psibilita rendir cuentas a ls órgans de cntrl. La estructuración de la plítica ecnómica municipal debería rganizarse de frma planificada en base a las actuacines fundamentales: Prgramas de cnstrucción de instalacines. Prgramas de gestión de instalacines prpias. Prgramas de gestión de actividades y servicis deprtivs. 7

9 Departament de Frmación Nuevas tecnlgías en la gestión de entidades e instalacines deprtivas Sección de gestión ecnómica y financiera Objetivs: Cntabilizar y rganizar la actividad ecnómica de la entidad, cntrland ls estads de gasts y de ingress del presupuest. Slicitar las ayudas, subvencines y cnvenis de clabración pertinentes cn rganisms institucinales (Administración prvincial y autnómica), y cn entidades privadas (entidades de crédit, financieras, etc.). Optimizar ls recurss ecnómics dispnibles, emitiend infrmes periódics a ls distints departaments para incentivar la prductividad y eficiencia de la entidad. Analizar bjetivamente ls cstes de prducción de servicis públics deprtivs, evaluand las psibles desviacines negativas en la eficacia y eficiencia en la gestión de determinadas instalacines y prgramas. Elabrar ls infrmes de viabilidad para las psibles cncesines administrativas de instalacines deprtivas públicas a entidades privadas (clubes deprtivs, empresas, prmtres, etc...), mediante la eficaz redacción de ls Pliegs de Cndicines particulares pertinentes. Definir ls parámetrs de inversión anual desde el punt de vista técnic, así cm ls pryects de presupuests. Cntrl ecnómic financier pr planes (cnfección de presupuests) Cnceptualización: El presupuest es una herramienta que se usa en la planificación y desarrll de planes futurs. Es un medi para el cntrl de gasts, lgrs y prgramas. Es un vehícul para la crdinación de actividades gubernamentales que implican un impact financier. Características: - La actividad presupuestaria cnstituye un act de previsión. - El presupuest se fundamenta en el equilibri cuantitativ entre gasts e ingress, expresad en lenguaje cntable. - Es un dcumentte elabración periódica y regular. - El presupuest es una previsión nrmativa, que bliga a la Administración plítica y jurídicamente. Estructura presupuestaria: Apuntams en este apartad una estructura cmún y sencilla para ser trasladada a las distintas entidades gestras del deprte municipal, siempre y cuand cuenten cn autnmía de gestión presupuestaria. En principi, diferenciarems entre ls estads de gasts y de ingress, cn sus respectivs capítuls y partidas fundamentales y específicas de la gestión deprtiva. Expndrems una explicación teórica de la estructura presupuestaria básica rganizada pr capítuls. De igual frma, pdems analizar un pryect de presupuests-tip, en el que se desarrllan las principales partidas a cuantificar y desarrllar en la gestión ecnómic-financiera de las entidades deprtivas municipales. 8

10 Departament de Frmación Nuevas tecnlgías en la gestión de entidades e instalacines deprtivas Ficha presupuest-tip. Anex presupuests I. Estad de gasts Capítul 1: Gasts de persnal - Se aplicarán a este capítul retribucines e indemnizacines al persnal prpi pr trabaj realizad, así cm ctizacines de Seguridad Scial, impuests estatales, etc. Capítul 2: Gasts crrientes en bienes y servicis - Se recgen en este capítul ls recurss destinads a atender ls gasts en bienes y servicis, necesaris para el ejercici de las actividades de la entidad. - Ejempl: gasts de energía eléctrica, telefnía, reparacines, etc. Capítul 3: Gasts financiers - Carga financiera pr intereses de td tip de deudas cntraídas asumidas pr la entidad. - Ejempl: intereses de préstams slicitads. Capítul 4: Transferencias crrientes - Pags subvencines efectuads pr la entidad, sin cntrapartida directa pr parte de ls agentes receptres, ls cuales destinan ests fnds a financiar peracines crrientes. - Ejempl: subvencines a clubes, asciacines deprtivas, federacines, etc. Capítul 6: Inversines reales - Gasts a realizar pr la entidad, destinads a la creación adquisición de bienes de capital. - Ejempl: cnstrucción de una instalación deprtiva, remdelación y mejra de pista deprtiva, etc. Capítul 7: Transferencias de capital - Pags sin cntrapartida directa pr parte de ls agentes receptres, ls cuales destinan ls fnds a financiar peracines de capital. Capítul 8: Activs financiers - Cmprende ls crédits destinads a la adquisición de activs financiers. - Ejempl: adquisición de valres, accines, bns, etc. Capítul 9: Pasivs financiers - Amrtización de deudas emitidas, cntraídas asumidas pr la entidad, así cm la devlución de depósits fianzas. Estad de Ingress Capítul 1: Impuests indirects y ctizacines sciales - N tienen aplicación práctica en las entidades deprtivas públicas. 9

11 Departament de Frmación Nuevas tecnlgías en la gestión de entidades e instalacines deprtivas Capítul 2: Impuests indirects - N tienen aplicación práctica en las entidades deprtivas públicas. Capítul 3: Tasas, precis públics y trs ingress - Ingress derivads de la prestación de servicis la realización de actividades en régimen de derech públic, cuand cncurran las siguientes circunstancias: Que sean de slicitud recepción bligatria pr ls administrads. Que n puedan prestarse realizarse pr el sectr privad. Ejempl: precis públics de escuelas deprtivas municipales, tasas de alquiler de pistas deprtivas. Capítul 4: Transferencias crrientes - Recurss recibids pr las entidades deprtivas públicas sin cntrapartida directa pr parte de ls agentes que ls reciben, y que se destinan a financiar peracines crrientes. - Ejempl: arrendamient del bar del pabellón, usufruct de carteles de publicidad estática en IIDD. Capítul 5: Ingress patrimniales - Recge ls ingress prcedentes de rentas de la prpiedad patrimni de la entidad. Capítul 6: Enajenación de inversines reales - Cmprende ls ingress derivads de la venta de bienes de capital prpiedad de la entidad. Capítul 7: Transferencias de capital - Recurss recibids pr la entidad lcal sin cntraprestación directa pr parte de ls agentes que ls reciben, y que se destinan a financiar peracines de capital. Capítul 8: Activs financiers - Recge ls ingress prcedentes de enajenación de activs financiers, así cm ls ingress prcedentes pr reintegr de préstams. Capítul 9: Pasivs financiers - Ingress prcedentes de emisión de deuda y btención de préstams, ls depósits y las fianzas recibidas. 10