SAP ERP. Planeación de Recursos Empresariales

Transcripción

1 SAP ERP Planeación de Recursos Empresariales Diciembre 2012

2 INDICE 40 años de historia e innovación... 3 SAP ERP Qué es y para que sirve el sistema ERP?... 5 Beneficios de los Sistemas ERP... 7 Por qué SAP ERP?... 8 Por qué implementar SAP?... 8 Fases para la implementación Preparación del proyecto Anteproyecto empresarial Realización del proyecto Ventajas para el cliente Ejemplos de Empresas que implementan SAP Software & Clouting Group Casos de éxito TESTIMONIOS DE CLIENTES SAP Metodología de implementación SAP Acelerated SAP (ASP) Características: Rapid/ Estructura típica de una empresa con un sistema ERP: Inconvenientes asociados con los sistemas ERP Por qué fracasan las implantaciones de sistemas ERP? Beneficios de un ERP en la nube Conclusión Bibliografía... 27

3 40 años de historia e innovación mayoristas, educación, supervisión e investigación, ingeniería, construcción, medios impresos, maquinaria y componentes industriales, producción y manufactura, química, servicios, textil, entre otras. SAP ERP Planificación de Recursos Empresariales En 1972, cinco empresarios tuvieron una visión del potencial de negocio de la tecnología y con un cliente y unos cuantos empleados, SAP emprendió un camino que no sólo iba a transformar el mundo de la tecnología de la información, sino que también iba a cambiar la forma de hacer negocios. Es una empresa líder a nivel mundial fundada en Alemania, SAP cuenta con más de 197,000 clientes en más de 130 países posicionándose como el ERP más confiable para responder a las necesidades de la pequeña y mediana empresa a nivel global. El portafolio de soluciones SAP ofrece soporte a las industrias más competitivas del mundo incluyendo la automotriz, alta tecnología, comercio, cuidado de la salud, distribución de El producto estrella de esta gran compañía es su ERP, este programa nos permite administrar prácticamente todas las áreas de la organización: producción, ventas, cuentas a cobrar, cuentas a pagar. Con el paso del tiempo los ERP han sufrido grandes cambios y transformaciones todo esto se debe a la evolución de los sistemas de planificación y de las aplicaciones de negocios que con el tiempo fueron evolucionando para simplificar las tareas de las organizaciones. La evolución de los sistemas de planificación tiene 4 etapas: 1. M.R.P Es la planificación de la producción y del inventario de un sistema de control, 3

4 que es utilizado para poder gestionar todos los procesos de una fabricación. Cuando empezaron a salir al mercado no fueron muy utilizados por su alto costo, pero conforme las organizaciones vieron la necesidad de poder automatizar y optimizar los recursos fueron utilizando este sistema ya que les iba a solucionar muchos procesos en sus compañías y se fue implementado poco a poco hasta el punto que todas las empresas lo están utilizando por su rapidez y su facilidad en la compresión de realizar una planificación. Ciclo de un M.R.P Ingenieria portal Asegurar los materiales q están disponibles para su uso. Mantener el menor material posible. Planificar las actividades de manufactura, horarios de entrega y actividades de compra 2. Ciclo cerrado M.R.P Los sistemas MRP y MRP II en sus inicios estaban asociados a computadoras centrales y minicomputadoras, actualmente se encuentran en una variada gama de software, además también están disponibles para diferentes sistemas operativos y en plataformas arquitectónicas, esto permitió que pequeños fabricantes pudieran adquirir este tipo de sistema. QC/QA portal Tienda del portal planificacion del portal Taller del portal El ciclo cerrado (M.R.P) cumple un proceso similar a los MRP comunes la única diferencia que presentan es que estos incluyeron los procesos de planeación las ventas de todo tipo. Envio del portal 3. M.R.P II Un sistema MRP tiene 3 objetivos muy fundamentales. Es un proceso donde encapsula todas las etapas anteriores y además incluye el nuevo modelo de compras, todo esto como consecuencia de que con el 4

5 paso del tiempo los sistemas van evolucionando para dar una mejor solución a las empresas y minimizar sus procesos. Reducción del inventario. Mejorar servicio al cliente. Desventajas de los M.R.P 4. W.I.P Es el proceso que dio la revolución industrial y que dio la gran necesitad de poder manejar y controlar la materia prima e inventario final. Se encuentran basados en los procesos de instalación que presentaron fallas. Sus principales factores son a nivel organizacional y comportamiento hay 3 tipos de causas principales: Propósito de los M.R.P Sus principales propósitos son controlar los niveles de inventario y planear la capacidad para cargar el sistema de producción. Falta de compromiso de la alta gerencia. Los MRP se presentaron y percibieron como un sistema completo y único para manejar una organización y no como una parte del sistema total. Requieren de una gran exactitud para funcionar correctamente. Qué es y para que sirve el sistema ERP? Ventajas de los M.R.P Capacidad para fijar los precios de una manera más competente. Reducción de los precios de venta. Desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las TI (Tecnologías de Información) y su colaboración con las estrategias de negocio como los son los sistemas ERP que centralizan la información y ayudan a integrar todas las áreas o departamentos de una compañía, esto 5

6 puede constituir un gran impulso a la economía de una empresa, siempre y cuando se adapte con ciertos patrones de calidad y estructuralidad. El ERP es un software, sus siglas en español son Planificación de Recursos Empresariales, el cual esta diseñado para integrar la información a través de áreas funcionales de la organización su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa. Entre los cambios más significativos que un sistema de ERP le proporciona a una empresa, es sin duda, la centralización de la información, de este modo se tiene un monitoreo en tiempo real lo que trae como consecuencia una toma de decisiones más rápida y segura. centralización de la información, de este modo se tiene un monitoreo en tiempo real lo que trae como consecuencia una toma de decisiones más rápida y segura. Para entender mejor el funcionamiento del ERP, este puede ser visto como una gran base de datos con información que interactúa y se retroalimenta constantemente. Existen cinco razones principales por las que las empresas deciden implementar un sistema ERP: Integrar la información financiera Integrar la información del cliente. Estandarizar y acelerar los procesos de fabricación. Reducir el inventario. Estandarizar la información de recursos humanos. Entre los cambios más significativos que un sistema de ERP le proporciona a una empresa, es sin duda, la 6

7 Beneficios de los Sistemas ERP Entre estos beneficios encontramos el control absoluto y la visualización de todas las operaciones que se realizan en una empresa con esto se pueden alcanzar ventajas puntuales con una eficiencia administrativa y productividad más acertada. Incrementa el retorno de inversión. Fuente de Infraestructura abierta. Estos son algunos de los beneficios que se pueden lograr con solo implementar un software ERP en una Organización, como sabemos hay varios proveedores que los desarrollan, en estos casos es importante tomar en cuenta las características de cada uno y evaluar el producto que ofrece para tener buenos resultados. Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tienen sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tienen en común ciertas características, estas son algunas de que podrían adquirirse al implementar cualquiera de ellos: Un solo sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales. Integración entre las funciones de las aplicaciones. Reduce los costos de gerencia. Por eso es que todos los Sistemas ERP han sido diseñados precisamente con el fin de brindar una herramienta que permita a las compañías incrementar la eficiencia de sus operaciones y adaptarse a los requerimientos de cada negocio. Pero como sabemos todo producto tiene su contra, en este caso para los ERP sería: Tiene un costo muy elevado. Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación. Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos. Hay pocos expertos en ERP. 7

8 Por qué SAP ERP? empleados. Por la combinación de un superior conocimiento de negocios y experiencia con las mejores prácticas de la industria, SAP le da soluciones pensando en el futuro. Actualmente existen muchos Sistemas ERP en el mercado resaltando como líder a nivel internacional a SAP que ofrece soluciones a la medida para cada empresa, administra e integra la información y los procesos internos llevados en una compañía conectándola también con sus clientes a través de internet. SAP ha liderado la industria en investigación y desarrollo, gastando en estas actividades un 20% de sus ganancias anuales. Debido a este hecho, SAP ha presentado soluciones innovadoras y mejorando día a día el funcionamiento y eficacia de cualquier empresa. Con más de 1000 procesos de negocios incluidos en el software SAP, puede integrar la información de toda su organización. Usted puede compartir información en tiempo real con los operarios, proveedores y distribuidores, así sea una compañía de 50 o de Anteriormente algunas empresas Pymes veían inalcanzable la implementación del Sistema ERP SAP por su alto costo, sin embargo, desde hace algunos años SAP se ha focalizado en ofrecer soluciones accesibles y funcionales para las Pymes que tienen la necesidad de crecer y sacar el mayor beneficio posible de su negocio. Por qué implementar SAP? Contar con un sistema de gestión empresarial o ERP de SAP es la mejor forma de optimizar los diversos procesos de un negocio y aumentar así su rentabilidad. 8

9 Porque integra y consolida la información: Las compañías que utilizan un software administrativo o un ERP para su gestión empresarial, integran la información proveniente de sus distintas operaciones, finanzas, cadena de suministros, sistema contable, inventarios, recursos humanos, relaciones con el cliente, etc.- de manera que cada área funcional, incluyendo la alta gerencia, obtiene oportunamente los datos e indicadores de gestión necesarios para optimizar su desempeño. Porque simplifica y agiliza cada operación: La agilización, simplificación y consolidación del proceso de generación, registro, visualización y manejo de la información, contribuye a que el personal se dedique realmente a mejorar el negocio. Un sistema de gestión empresarial incrementa la capacidad para evaluar indicadores de gestión y controlar operaciones, proyectarse a futuro, adaptarse a cambios, innovar, captar nuevos clientes y desarrollar oportunidades. Porque optimiza, organiza y actualiza los procesos: Dado que los ERP y otros sistemas de gestión empresarial de SAP están basados en las mejores prácticas definidas para cada sector, su implementación mejora la organización de la empresa en razón del negocio que realiza. Por otro lado, puesto que el software administrativo se ajusta a diversos marcos geográficos y legales, también representa un eficaz medio para garantizar operaciones acordes a las normativas locales e internacionales. A su vez, el manejo automatizado de la información a través de un sistema de gestión empresarial de SAP facilita y amplía el uso de Internet como herramienta comercial y gerencial. Porque aumenta el control y flexibilidad de su empresa: Competir y alcanzar la máxima rentabilidad posible en mercados locales y globales es un desafío que resulta imposible sin un sistema de gestión empresarial que le permita actuar de manera eficiente, fiable y oportuna, en distintos escenarios, según los cambios de su 9

10 entorno y visualizando plenamente cada una de sus operaciones clave. SAP es garantía de éxito frente a esta necesidad. Porque se ajusta a sus necesidades específicas: Un claro ejemplo es SAP Business All-in-One, que no sólo adapta todas las funcionalidades de un ERP de gran escala a las dimensiones y presupuestos de la mediana empresa, sino que los pre-configura según los desafíos de diversos sectores industriales. Opciones como SAP Best Practices ponen a su alcance las mejores prácticas de uso e implementación del ERP de SAP en negocios específicos, en tanto la modalidad Baseline le permite montar en muy corto tiempo una versión básica del sistema de gestión pre-configurado según su sector. operaciones clave de sectores y subsectores en las áreas agroindustrial, automotriz y comercial. Porque se adapta al desenvolvimiento de su negocio: La flexibilidad de SAP conlleva que el sistema de gestión empresarial se ajuste al desenvolvimiento de su empresa, de su entorno y de las nuevas tecnologías en software administrativo. Prueba de ello es la facilidad con la cual pueden integrarse SAP Business Objects, y sus modernas herramientas de análisis y visualización de indicadores de gestión empresarial, a las diversas soluciones SAP. La flexibilidad de SAP Business All-in- One y otros sistemas de gestión empresarial de SAP, también facilita su pre-configuración a partir de la experiencia regional de los Partner SAP. Es el caso de las SofOS Smart Solutions, las cuales, gracias a los 15 años de experiencia de SofOS en Latinoamérica y a las mejores metodologías de implementación de SAP, se adecuan al máximo a las 10

11 Fases para la implementación Preparación del proyecto El objetivo de esa fase es presentar la planificación y preparación inicial para la implementación de SAP Business One. A pesar de que cada implementación de SAP Business One tiene sus propios y únicos objetivos, finalidades y prioridades, los pasos a seguir en la fase de preparación del proyecto ayudan a identificar y planificar las áreas clave de enfoque que se deberán tener en cuenta. Esto incluye tanto cuestiones técnicas como temas de gestión de proyecto. En la reunión de puesta en marcha del proyecto el equipo de implementación de SAP comunica el plan de proyecto, así como el compromiso que su empresa deberá asumir en términos de tiempo y recursos. Se identifican las funciones y responsabilidades de los diferentes participantes en el proyecto. Además, se entrega el software de SAP Business One y se completa la instalación preliminar de un sistema de prueba. Normalmente esta fase se realiza en cinco días. Hitos principales Los hitos principales de la fase de preparación del proyecto son: Entrega del proyecto de implementación. Reunión de puesta en marcha del proyecto con el cliente. Entrega e instalación del sistema de prueba para el software de SAP Business One. Revisión de la fase del proyecto y aprobación por parte del cliente Anteproyecto empresarial En esta fase crucial, que normalmente dura unos cuatro días, se examina cómo desearía que funcionara SAP Business One para que le ayude en su negocio. Se llevan a cabo uno o varios talleres para recopilar sus necesidades. En ellos se identifican y analizan los procesos empresariales y las 11

12 necesidades funcionales individuales de su empresa. Los talleres ofrecen la oportunidad de perfeccionar las metas y objetivos originales del proyecto, así como de revisar, en caso necesario, toda la planificación del proyecto. El resultado es el anteproyecto empresarial, que documenta de forma detallada los resultados recopilados durante los talleres. El anteproyecto empresarial sirve de guía técnica y funcional durante las fases posteriores del proyecto de implementación. Hitos principales Los hitos principales de la fase del anteproyecto empresarial son: Talleres para recopilar las necesidades empresariales con los responsables funcionales del cliente. Creación de un documento detallado del anteproyecto empresarial. Determinación de cambios en el alcance inicial del proyecto y en la planificación (si corresponde). Revisión de la fase del proyecto y aprobación por parte del cliente. Realización del proyecto Se trata de la fase más importante de la metodología de implementación acelerada y normalmente dura una semana y media aproximadamente. El objetivo de la realización del proyecto es implementar todos los procesos empresariales y los requisitos técnicos recopilados durante las fases previas y documentadas en el anteproyecto empresarial. Los consultores validan y actualizan la configuración y prueban los procesos mientras su equipo de proyecto actualiza las instrucciones de trabajo (por ejemplo, modelos de procesos empresariales) y realiza pruebas de unidad y de integración. Hitos principales Los hitos principales de la fase de realización del proyecto son: Instalación y personalización del software en función del anteproyecto empresarial. Migración de datos (si corresponde). Validación de la configuración del sistema. Comprobación del sistema. Definición de la formación y del plan de entrada en productivo. Revisión de la fase del proyecto y aprobación por parte del cliente. Preparación final 12

13 Esta fase se centra en preparar SAP Business One y el cliente para la puesta en marcha. Las actividades claves durante esta fase incluyen la formación completa del administrador y de los usuarios, así como el ajuste final de SAP Business One. Como parte de las pruebas finales del sistema, se realizan los ajustes necesarios para resolver las cuestiones que hayan quedado pendientes. Normalmente, esta fase dura unos cinco o seis días. Hitos principales Los hitos principales de la fase de preparación final son: Formación del administrador y de los usuarios clave. Preparación del sistema para la puesta en marcha. Finalización de las actividades de entrada en productivo. Revisión de la fase del proyecto y aprobación por parte del cliente. Puesta en marcha y soporte Completar esta fase es el objetivo final y la etapa más emocionante del proyecto de implementación. Es cuando se pone en marcha el software SAP Business One en su empresa y éste empieza a gestionar todas las actividades diarias de forma independiente. La fase de puesta en marcha y soporte está formada por dos sub-fases diferentes. En la primera, el proyecto se completa con el cierre formal del proyecto. Es el momento en que se utiliza el software de forma productiva en las operaciones diarias, se solucionan todos los errores y problemas, se finaliza la transición al equipo de soporte de producción, se completa la transferencia de conocimientos, y se aprueba el proyecto. A continuación, empieza la sub-fase de mejora continuada, durante la cual el equipo de soporte de producción supervisa el software y soluciona los problemas que surjan en los procesos empresariales. Se establecen procedimientos de gestión de cambios adecuados y se realiza la formación continuada de los usuarios finales. Los planes se efectúan teniendo en cuenta la revisión continuada y la mejora de los procesos empresariales. Se programa y se lleva a cabo la reunión de revisión y optimización. Normalmente esta fase finaliza en cuatro días. Hitos principales Los hitos principales de la fase de puesta en marcha y soporte son: 13

14 Implementación de producción completa de SAP Business One. Revisión y aprobación de la fase del proyecto por parte del cliente para su puesta en marcha y soporte, así como para la finalización del proyecto. Reunión de revisión y optimización. Ventajas para el cliente La metodología de implementación acelerada, tal y como se aplica en la implementación de SAP Business One, proporciona muchas ventajas a los clientes de SAP. Ofrece a los clientes una visión clara del alcance, la estructura y la duración de la implementación de SAP Business One desde el principio del proyecto para evitar sorpresas y excesos de tiempo o presupuesto. Además, la metodología proporciona tranquilidad a los clientes porque saben que los partners que utilizan esta metodología ofrecen servicios de implementación basados en mejores prácticas siguiendo los estándares establecidos por SAP. Ejemplos de Empresas que implementan SAP Software & Clouting Group Software & Consulting Group es una empresa costarricense con más de 12 años de experiencia en el desarrollo, consultoría y comercialización de soluciones empresariales en el área de software, y comercialización de hardware. Desde su creación se ha enfocado en la calidad de sus soluciones, para ofrecerle a las empresas seguridad y confianza. Por esto, se convirtió en el primer aliado de negocios de SAP para comercializar la solución SAP Business One, reconocida a nivel mundial. SCG está certificada por SAP como Value Added Reseller (VAR) y Value Added Distribuitor (VAD) lo que permite a SCG, no sólo realizar implantaciones de SAP Business One sino además, tener sus propios distribuidores de los productos SAP. Al mismo tiempo, SCG cuenta con la certificación Software Solution Partner (SSP) para desarrollar aplicaciones complementarias a SAP Business One. 14

15 Casos de éxito representante exclusivo de la prestigiosa marca Liebert/Emerson. 1. Nueces Industriales: es una empresa costarricense con más de 60 años de participación en el mercado. La empresa ha logrado un crecimiento sostenido que la ha convertido en el líder del mercado en maní, marañón, pistacho, almendras, nueces, pasas, ciruelas y coco deshidratado. Nueces Industriales modernizó la plataforma tecnológica de la empresa, gracias al respaldo que le brindó la solución SAP Business One, una solución mundialmente conocida y estable, adaptada para pequeñas y medianas empresas con espíritu de crecimiento. 2. Grupo Electrotécnica: Desde 1975, Grupo Electrotécnica ha sido la empresa líder del mercado en productos y servicios para la protección de sistemas críticos. Es Grupo Electrotécnica se incorporó al mercado de la protección de equipos de cómputo a partir de Desde entonces, suministra Unidades de Potencia Ininterrumpida (UPS) y otros productos de calidad garantizada para todos sus clientes. Gracias a la evolución que Grupo Electrotécnica ha logrado a través de los años, nació la necesidad de implementar un sistema que fuera de la mano con su crecimiento. Se logró obtener un panorama de las funcionalidades más importantes que debían ser cubiertas por un sistema robusto, que nos diera lo que necesitábamos hoy y que pudiera crecer en un futuro. Por esta razón, se evaluaron siete proveedores a nivel nacional, algunas soluciones locales y otras soluciones regionales. Al mismo tiempo, se evaluó la opción SAP Business One, ya que nos pareció un software muy robusto y sobre todo, logró cubrir nuestro objetivo a nivel operativo-administrativo y financiero. 15

16 Elegimos SAP Business One por las siguientes razones: 1. Software & Consulting Group fue quien dio un mejor seguimiento y evaluación de las necesidades de Grupo Electrotécnica entre todos los proveedores. 2. Dentro del proceso de evaluación de las distintas soluciones, SAP Business One fue la solución que cumplió con la mayor parte de nuestras necesidades, sin tener que acudir a desarrollos adicionales a la medida. Con las herramientas de personalización y parametrización, SBO se adaptó mejor a nuestros procesos. 3. La solución estuvo dentro del presupuesto asignado al proyecto. Es una solución que se ajusta perfectamente al presupuesto de empresas pequeñas y medianas. 3. Interamericana Medios de Comunicación: Líder nacional en el mercado de publicidad exterior, nació como resultado de la experiencia y el expertise de años de conocimiento en el mercado nacional e internacional. Hoy en día IMC se consolida como una empresa única ofreciendo un circuito en zonas de alto impacto, comercializando los mejores puntos estratégicos en todo el territorio nacional. Cuentan con una plataforma regional, con presencia en Guatemala, El Salvador, Honduras, Nicaragua y próximamente en Panamá. Software & Consulting Group es aliado de negocios de SAP, líder mundial en software empresarial, para comercializar la solución SAP Business One para PYMES. SCG tiene más de 12 años de experiencia en el desarrollo, consultoría y comercialización de soluciones empresariales en el área de software. 16

17 TESTIMONIOS DE CLIENTES SAP 1. Tasty Baking Co.: Conducción de una empresa de alta velocidad. Tasty Baking Co. es una destacada empresa productora de pastelitos y otros productos de pastelería, y ofrece más de 100 productos con la marca Tastykake. Esta empresa utiliza las soluciones SAP para acceder a información en tiempo real, mejorar la eficiencia, planificar las necesidades empresariales y responder a ellas y conseguir resultados palpables. 2. Distrito de administración de aguas del sur de Florida: Esta es una agencia gubernamental que supervisa la calidad del agua, el suministro de agua, el control de inundaciones y los sistemas medioambientales. Esta empresa utiliza soluciones SAP para implementar un sistema totalmente integrado, gestionar el coste total de propiedad y obtener acceso a datos precisos en tiempo real. 3. Omnova Solutions Inc.: Es una innovadora empresa de polímeros de emulsión, productos químicos especializados y superficies decorativas y funcionales. La empresa está utilizando soluciones SAP para reducir los gastos y aumentar la visibilidad de su cadena de suministro global. 4. Intervoice: es líder en el mercado de suministro de soluciones de voz y otras soluciones de información automatizadas. La empresa ha sustituido una implementación existente de PeopleSoft por SAP ERP HCM y se está beneficiando de las posibilidades de contratación por Internet, el fácil acceso a datos de RRHH y la mejora del autoservicio para empleados y directivos, entre otras ventajas. 17

18 Metodología de implementación SAP Con el pasar del tiempo y con la competencia que hay en el mercado industrial las empresas comprendieron que con estas herramientas podían tener más ventaja competitiva y esta la podía brindar la implementación ERP. Existen metodologías que pueden ayudar al negocio a realizar una implementación exitosamente. Acelerated SAP (ASP) Implementar el Sistema R/3. Implementar componentes de mysap.com (APO, BW, Business-to-Business de Adquisiciones, CRM). Características: ASAP va combinar varias herramientas que van a permitir implementar software de forma rápida y eficiente. Esta metodología de implementación de SAP es muy usada en las industrias y negocios. Posee una detallada estructura orientada a los negocios y le permite diseñar proyectos de implementación flexible. Accelerated SAP es actualmente una solución basada en PC y se envía de forma independiente del sistema R/3, lo que le permite prepararse para la ejecución de los proyectos antes de haber instalado el sistema SAP. Con la implementación, puede acceder a herramientas como la base de datos de preguntas y respuestas (Q & ADB) y numerosos aceleradores, que apoyan todas las fases de su proyecto de implementación. Sin embargo esta poderosa herramienta no es nada sencilla lo que provoca que muchas empresas. Se pueden utilizar varias propiedades como lo son: 18

19 El 68% de proyectos basados en la tecnología de información siempre toman más tiempo de lo planificado o llegan a exceder los presupuesto que las empresas tenia designados para dicho proyecto La metodología de SAP se basa en una poderosa herramienta lo que lleva a muchas empresas al fracaso de la implementación y es donde se comienza a cuestionar que fue lo que salió mal. Para que esto no suceda es necesario hacer una buena planificación de lo que se va a realizar y a si prevenir que llegue a fracasar. Rapid/3 Es una versión modificada del Acelerate SAP para una mejor implementación exitosa en los proyectos SAP esta nueva metodología reúne conceptos como ASAP, Entrenamiento, infraestructura de sistemas, Soporte de operaciones entre otros y posee 5 etapas fundamentales. 19

20 Estructura típica de una empresa con un sistema ERP: Las claves para el éxito representadas en este gráfico son: Integración total. Corto periodo de retorno de la inversión. Gran flexibilidad. Alto grado de modularidad. Homogeneización de Procesos Corporativos. Inconvenientes asociados con los sistemas ERP No es raro escuchar casos en los cuales que al momento de tomar la decisión de adquisición de un sistema ERP, no se toman en cuenta los procesos clave de la organización que 20

21 son tal vez los que proporcionan su mayor ventaja sobre sus competidores. Debido a esto, una vez tomada la decisión de adquisición, se percata que se requiere modificar el software con el fin de ajustarlo a los procesos de negocio que generan la ventaja competitiva de la compañía. Sólo por mencionar algunas de las desventajas, se listan las siguientes: La duración de la implantación del sistema se prolongará más del tiempo inicialmente proyectado Un aspecto que puede traer grandes costes al implantar un sistema ERP es el hecho de subestimar la asignación de recursos a estrategias de implementación tales como el entrenamiento y capacitación de los usuarios. Lo mejor es asignar los suficientes recursos de tal manera que los usuarios sean capaces de aprender a utilizar y explotar al máximo posible el potencial del ERP con el fin de lograr la meta de toda organización, independientemente del giro y sus objetivos, que es generar riqueza. Se introducirán vacíos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionará deficiencias en su ejecución Las futuras actualizaciones del software por parte del proveedor del ERP serán extremadamente difíciles, debido a que ya se encuentra personalizado el software del cliente que hizo las modificaciones, y las actualizaciones requerirán trabajo extra y rescritura del código fuente con el fin de ajustarlo a la nueva versión. También hay que mencionar algunos de los costes asociados al adquirir un sistema ERP. Este tipo de sistemas, así como proveen de soluciones integrales para la compañía, de igual manera sus costes de adquisición son bastante altos. Desde la adquisición de equipo de informática y software complementario, la propia integración de los sistemas internos, servicios de 21

22 consultoría, entre otros, hasta el coste del propio paquete de software. Además, se deben considerar los costes asociados durante la implementación del ERP, siendo estos los costes reales de mantenimiento, actualización y optimización del sistema. En relación a la conversión y análisis de datos, es otro aspecto que puede resultar bastante complicado y costoso si no se manejan adecuadamente. Esta conversión implica mover la información corporativa, tales como registros de clientes y proveedores, datos de diseño de productos, entre otros, de los viejos sistemas al nuevo sistema ERP. y contabilidad, ventas y mercadotecnia y recursos humanos. Esto significa que, de lo que se trata es contar con un sólo programa de software que satisfaga las necesidades de la gente del departamento de producción, así como las de la gente del departamento de recursos humanos, ventas y contabilidad, entre otras. Normalmente, cada uno de estos departamentos tiene su propio sistema de información de acuerdo a las formas de trabajo en particular del departamento. Lo que el ERP hace es combinar todos estos sistemas en un solo programa de software integrado que utiliza una sola base de datos de tal manera que varios departamentos puedan intercambiar, acceder y actualizar información y comunicarse con los otros departamentos fácilmente. Por qué fracasan las implantaciones de sistemas ERP? El ERP es un conjunto de programas integrados que apoya las principales actividades organizacionales tales como manufactura y logística, finanzas Esta integración puede traer un rembolso (ROI) tremendo si las compañías instalan el software correctamente. Sin embargo, una pregunta muy común y difícil de responder para varios directivos es: Por qué son tan frecuentes los fracasos en proyectos de ERP? La razón es muy simple: a la gente no le gusta el cambio. 22

23 Con el uso del ERP, lo mínimo que puede esperarse es que los procesos de trabajo se realicen de manera distinta. El ERP genera cambios en la manera como las personas realizan su trabajo. Pero los cambios en la forma en que las personas realizan su trabajo no es la parte más difícil. El momento más complicado al introducir una nueva tecnología, como el caso del ERP, es que las personas cambien su forma de pensar y la percepción de que la nueva tecnología les ayudará a hacer mejor su trabajo. lo que las personas piensan; es el pensamiento lo que tiene que cambiar. Beneficios de un ERP en la nube Para cada vez más empresas contar con un software de gestión empresarial vía web es sin duda una opción que entrega variadas y concretas ventajas, como ahorro en términos financieros al no tener que invertir en equipamiento e infraestructura, el control total de la empresa desde cualquier lugar con sólo un computador con acceso a Internet, el alza de la productividad al estar en línea y la seguridad de la información que conlleva mantener las aplicaciones hospedadas en un Data Center. Este cambio en la forma de realizar el trabajo es la razón por la cual el valor del ERP es tan difícil de afianzar. Para ayudar a disminuir esta problemática, algunos investigadores proponen el uso de estrategias de implementación de ERP orientadas a la gente. Por lo tanto, con el fin de que las implementaciones de ERP sean exitosas, hay que saber cómo y qué es Control de la empresa: uno de los grandes beneficios de tener un software en línea es que sólo se necesita un computador conectado a Internet para poder estar al tanto, minuto a minuto y en cualquier momento del día, de todo lo que está ocurriendo en la empresa, sin importar si se está en otro país o si es fin de semana. Eso significa que la información administrativa y de gestión está disponible en tiempo real desde 23

24 cualquier lugar y en cualquier momento, permitiendo tomar mejores decisiones de modo oportuno, aumentando la competitividad y rentabilidad de la empresa entre 15% y 17%, según las estadísticas. Mejores prácticas de negocios: este tipo de soluciones incorpora las mejores prácticas de negocios, lo que simplifica la gestión de una compañía, independiente de su rubro o tamaño. Permite que toda la información esté a la mano y disponible en Internet, lo que se traduce en un sinfín de ventajas, como vender y comprar eficientemente, mejorar la gestión de cobranza, hacer pagos en forma fácil, optimizar los inventarios, identificar los centros de negocios o líneas de productos rentables, mejorar la gestión de los recursos humanos, facturar electrónicamente e, incluso, obtener reportes o consultar información en línea. Aumenta la rentabilidad: está demostrado que un software que opera vía web puede permitir un ahorro de hasta 30%, porque no se debe invertir en servidores, licencias ni soporte. Por lo mismo, todas estas soluciones son fácilmente escalables, sin necesidad de gastar en equipos o infraestructura; tampoco en servidores dedicados al sistema, porque éste se encuentra en un Data Center, lo que se traduce en un aporte a la seguridad de la información. Empresa conectada: hoy las empresas no tienen forma física, ya que sus bodegas están en China o una comuna industrial; sus oficinas comerciales están cerca de sus clientes o en todo el mundo (por Internet); y sus ejecutivos, haciendo negocios desde todos lados y las 24 horas del día; lo anterior suena a un privilegio para grandes empresas, pero con un software ERP 100% web es factible todo lo anterior para las pymes. 24

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26 Conclusión Toda empresa que desee competir en el actual mundo de los negocios debe considerar la información como un activo muy importante. Es por ello que es necesario que las empresas tengan los sistemas de información adecuados para administrar rápidamente y eficientemente dicha información. Las empresas tienen la opción de desarrollar sus propios sistemas de información o comprarlos a empresas dedicadas al desarrollo de los mismos. Una opción viable y adecuada es la compra de un sistema ERP, siempre y cuando la empresa que lo adquiera sea consciente de que para que funcione no solo debe comprar el software y el hardware, sino que además de hacer cambios en la forma de cómo trabajan y lo mas importante es darle seguimiento a estos cambios, independientemente del software ERP que seleccionen. Un ERP puede brindarle a una empresa varios beneficios, algunos tangibles como reducción de costes y otros intangibles como satisfacción de los clientes siempre y cuando el ERP se implemente de la forma adecuada. La mala implementación de un ERP puede traer consecuencias desastrosas y llevar incluso a la quiebra a una empresa. Es por ello que si una empresa desea implantar un sistema de información que le permita automatizar sus operaciones y que le ayude a administrar correctamente la misma, para que esta sirva de base o plataforma para las nuevas aplicaciones que conforman los actuales negocios electrónicos, y necesitan tener una fuente confiable de información, entonces es necesario que estas implementen un ERP, ya sea desarrollado por otras empresas o por ellos mismos, ya que estos sistemas cumplen con los requerimientos inherentes de estas nuevas aplicaciones. 26

27 Bibliografía ERP.html

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