Ref: AUDITORIA ESPECIAL A LA CONCESION DE ALUMBRADO PUBLICO VIGENCIA 2014.

Transcripción

1 San José de Cúcuta, Enero 12 de 2016 Doctores CESAR OMAR ROJAS AYALA Alcalde municipal DARWIN CLAVIJO CACERES Secretario de Despacho Área Dirección Hacienda GENY GUEVARA VARGAS Subsecretaria de Despacho Area de Gestión, Rentas e Impuestos OMAIRA MALDONADO BLANCO Subsecretaría de Despacho Área de Recuperación de Cartera y Cobro Coactivo Ciudad. Ref: AUDITORIA ESPECIAL A LA CONCESION DE ALUMBRADO PUBLICO VIGENCIA Asunto: INFORME FINAL La Contraloría de San José de Cúcuta con fundamento en las facultades otorgadas por los artículos 267 y 272 de la Constitución Política, practicó auditoría financiera a la Concesión de Alumbrado Público del municipio de San José de Cúcuta cuyo objetivo general consiste en evaluar los ingresos y costos proyectados en los flujos de caja frente a los ingresos y costos reales, así como otros aspectos relacionados con el fortalecimiento financiero del proyecto. Es responsabilidad de la Alcaldía Municipal el contenido de la información suministrada y analizada por la Contraloría Municipal de San José de Cúcuta, que a su vez tiene la responsabilidad de producir un informe financiero, que contenga el concepto sobre la gestión adelantada e incluya pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposiciones legales y la opinión sobre la razonabilidad de los estados contables. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la información financiera y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en cada expediente de la auditoria y bajo custodia en el archivo de este Ente de Control.

2 Producto de la evaluación realizada a la concesión del alumbrado público vigencia 2014, se presentaron Observaciones o Hallazgos plasmados en el Informe Preliminar, remitido al municipio de San José de Cúcuta, en cabeza del señor alcalde y las dependencias de la secretaria de hacienda municipal, para los cuales remitieron las réplicas que consideraron pertinentes, mediante los oficios de fecha del 1 y 2 de diciembre de 2015 enviados por el Área de Recuperación de Cartera y Cobro Coactivo y Subsecretaria de Despacho área de Gestión Rentas e Impuestos. 2. RESULTADO DE LA AUDITORIA 2.2 Analizar los costos ejecutados en la prestación del servicio de alumbrado público durante el período auditado, frente a lo programado en el flujo financiero...acorde con el modelo básico del flujo de ingresos y egresos presentado por el concesionario para la ejecución del proyecto, durante el año 2014 el Municipio de San José de Cúcuta no cumplió con el nivel de ingresos esperado, presentando un déficit de $ ,44 incluida la disponibilidad inicial, que deberá ser cubierto por la Administración Municipal previa solicitud del concesionario conforme a lo pactado en el contrato; ello, motivado por la deficiente gestión de facturación del impuesto a la totalidad de los sujetos pasivos, con alto riesgo de prescripción y la precaria recuperación de cartera morosa a los sujetos pasivos de CENS S.A. ESP, VATIA S.A. ESP, EPM S.A., y en especial a los denominados OLEODUCTOS; Además, de otros factores que inciden tal como lo expone el informe de Interventoría, a saber: la negligencia en reclamar a CENS S.A ESP el cobro indebido en la energía del servicio de alumbrado público correspondiente a la iluminación de las zonas comunes en las unidades inmobiliarias cerradas o en los edificios o conjuntos residenciales, comerciales o mixtos, sometidos al régimen de propiedad horizontal, así como la energía correspondiente a la iluminación de carreteras que no están a cargo del Municipio de Cúcuta. Parágrafo, Art. 2, Decreto 2424 de 2.006

3 y por la doble carga de energía mantenida en el aforo de las luminarias del proyecto de cielo abierto. Análisis a réplica emitida por el Área de la Secretaría de Hacienda Municipal La entidad no dio respuesta a este punto. Hallazgo administrativo sujeto a plan de mejoramiento. el suministro de energía eléctrica con destino al servicio de alumbrado público está sin contrato formal, acorde al régimen de libertad de precios o libertad regulada, previsto en la Ley 142 de 1994 y demás normas que la modifican, adicionan o complementan y los criterios generales establecidos en la Resolución CREG 123 de 2011; imprevisión señalada por la interventoría del contrato de concesión. Análisis a réplica emitida por el Área de la Secretaría de Hacienda Municipal La entidad no dio respuesta a este punto. Hallazgo Administrativo Sujeto a Plan de Mejoramiento. 2.3 Seguimiento a la gestión realizada por el municipio de Cúcuta para la recuperación de cartera del impuesto de alumbrado público, superior a 6 meses, de conformidad con relaciones entregadas mensualmente por CENS S.A. 1. La Secretaria de Hacienda del Municipio de San José de Cúcuta, no ha realizado oportuna gestión de recuperación de cartera a usuarios morosos reportados por CENS S.A ESP mensualmente en los estados de cuenta presentados. 2. A diciembre de 2014 la Secretaria de Hacienda del Municipio de Cúcuta, no dispone de software, aplicativo o base de datos similar al de los otros impuestos, que permita la consulta de Información personalizada siempre disponible y actualizada de cada sujeto pasivo para elaborar el informe detallado clasificado y consolidado de la cartera morosa del impuesto de alumbrado público de CENS S.A. E.S.P. 3. La Administración Municipal de San José de Cúcuta no ha tenido en cuenta las advertencias y recomendaciones realizadas por la

4 interventoría del contrato de concesión, desconociendo la Inexactitud en el valor de la cartera morosa del impuesto de alumbrado público a diciembre 31 de Réplica emitida por la doctora Ruth Cecilia Moros Suárez Subsecretaría de Despacho Área Gestión Rentas e Impuestos. Este despacho no ha hecho gestión oportuna de la recuperación de cartera a usuarios morosos reportados por CENS SA ESP mensualmente en los estados de cuenta presentados, en virtud a que dichos informes de cartera morosa se remitieron a la oficina de Recuperación de cartera y cobro coactivo y no fueron recibidos porque dichos usuarios no estaban liquidados mediante un acto administrativo que estuviese debidamente ejecutoriado. Para que este despacho pueda realizar la Resolución de Liquidación Oficial se requiere información como: identificación del usuario, el consumo de energía activa y reactiva, el valor del consumo de energía activa y reactiva y el período de la deuda. Información que no se evidencia en los informes de cartera morosa presentada por CENS S.A. Por lo tanto este despacho oficio a CENS SA ESP mediante radicado S-2014, que allegara dicha información necesaria e indispensable para realizar la respectiva Resolución de Liquidación Oficial y ejercer el proceso de cobro de estos usuarios morosos. Como respuesta a dicha solicitud a CENS SA ESP está el radicado E-2015 y a la fecha no han allegado dicha información solicitada. (Anexo oficio dirigido a CENS SA y respuesta de CENS.) Réplica emitida por el doctor Fredy Alexander Sanabria Méndez Subsecretaria de Despacho Área Recuperación de Cartera y Cobro Coactivo. La subsecretaría de recuperación de cartera y cobro coactivo depende de manera directa de la información suministrada por la subsecretaría de Rentas e impuestos, ya que son ellos quienes suministran el listado de usuarios morosos con sus respectivos títulos ejecutivos para iniciar el proceso administrativo coactivo, así las cosas los procesos que se han iniciado a la fecha son los que han sido recibidos. Análisis a réplica emitida por las Áreas de la Secretaría de Hacienda Municipal: El hallazgo sobre recuperación de cartera se mantiene, el mismo debe hacer parte del Plan de Mejoramiento que se suscriba

5 La jefe del Área de Gestión, Rentas e Impuestos manifiesta que no se ha enviado al Área de Recuperación de Cartera el listado de usuarios morosos reportados por CENS SA ESP mensualmente en los estados de cuenta, debido a que este despacho no ha realizado Resolución Oficial de Liquidación porque no tiene la siguiente información: falta de identificación del usuario, el consumo de energía activa y reactiva, el valor del consumo de energía activa y reactiva y el periodo de la deuda. Este argumento no es válido debido a que el contrato establece en la cláusula segunda literal b y Otro Si No. 1 suscritos con CENS, que es obligación del municipio remitir en las fechas y plazos acordados, la información sobre los sujetos pasivos del impuesto y el monto que deben pagar por dicho concepto en cada período de facturación. El municipio, para realizar el proceso de fiscalización y liquidación de deudores morosos debe tener la información en su base de datos. Con ello queda demostrado que el municipio no cuenta con una infrestructura tecnológica que permita mantener la informacion actualizada de inventario de usuarios morosos y no morosos, montos a pagar y el respectivo personal competente y responsable de llevar a cabo los procesos de liquidación y facturación y cobro de cartera morosa. El municipio debe fortalecer el manual de procesos y procedimientos que refleje la descripcion de actividades a seguir en la realización de cada una las funciones a desarrollar en las dependencias de la secretaria de hacienda, debido a ello no hay precisión de responsabilidad, participación y control de los que intervienen en los procesos de fiscalización (liquidación-facturación) y liquidación de deudores morosos. La falta de una definición y delimitación clara de las responsabilidades en cada dependencia, conlleva a presentarse serios problemas irresponsabilidad e inclusive hostilidad entre dependencias y funcionarios. 2.4 Seguimiento al proceso de facturación, gestión de recaudo y cartera del impuesto alumbrado público de las demás comercializadoras de energía que prestan servicio en el municipio de Cúcuta, tales como EMGESA ESP, VATIA ESP S.A. Y EPM S.A. -INCIPIENTE GESTION EN LAS POLITICAS DE COBRO COACTIVO. Se observa en el reporte de información enviada, que la mayoría de deudores se encuentran en etapa de cobro persuasivo desconociendo que el término máximo prudencial para realizar esta gestión no debe

6 superar los dos (2) meses contados a partir de la fecha del reparto. Vencido este término sin que el deudor se haya presentado y pagado la obligación a su cargo, o se encuentre en trámite la concesión de plazo para el pago, deberá procederse de inmediato a la investigación de bienes y al inicio del proceso administrativo coactivo. -NO HAY COBERTURA DEL COBRO DE ESTE IMPUESTO. De igual manera, llama la atención que solo a 30 sujetos pasivos del impuesto de alumbrado público del Municipio de Cúcuta se les ha iniciado proceso de cobro administrativo a pesar del amplio inventario de deudores morosos de las comercializadoras de energía que facturan y recaudan dicho impuesto. OTRAS DEBILIDADES 1. En los Acuerdos de Pago suscritos con VATIA S.A ESP y usuarios no regulados contribuyentes del impuesto de alumbrado público sobre el total de las deudas en mora, no hay cumplimiento de los plazos concedidos; dando lugar a acciones inmediatas de cobro administrativo coactivo de parte de la Secretaria de Despacho - Área de Dirección de Hacienda Municipal de Cúcuta, conforme a lo establecido en el Estatuto de Rentas del Municipio de San José de Cúcuta, Acuerdo 040 del 29 de diciembre de Los informes de gestión sobre facturación y recaudo del impuesto de VATIA S.A. ESP, son presentados en forma muy general, presentan valores globales que requiere detallar el impuesto facturado, recaudado, trasladado, cartera existente, identificación de sujetos pasivos, consumos de energía e intereses de mora. Réplica emitida por la doctora Ruth Cecilia Moros Suarez Subsecretaria de Despacho Área Gestión Rentas e Impuestos. Es necesario aclarar que este despacho realizó la liquidación oficial del impuesto de alumbrado a la totalidad de los contribuyentes que utilizan el servicio de energía de las comercializadoras EMGESA, EPM y las empresas de OLEODUCTOS. Obteniendo un recaudo durante la vigencia 2014 por valor de $ de dichos usuarios. En cuanto a las empresas de oleoductos que se les ha facturado y notificado el impuesto de alumbrado público me permito adjuntar copia del extracto donde se evidencia el pago realizado por la empresa

7 ECOPETROL SA que paga el total de la obligación que adeuda con el Municipio por concepto de impuesto de alumbrado público por valor de $ Anexo extracto del banco de Occidente y reporte de ingresos de Fiduagraria. En cuanto Observación No. 1. Información de la cartera morosa vigente a la fecha remitida a la oficina de cobro coactivo de la empresa Oleoductos del Norte Colombia SAS. Anexa cuadro donde presenta un total de $ correspondiente a deudas de períodos causados en algunos meses de los años 2013, 2014 y Réplica emitida por el doctor Fredy Alexander Sanabria Méndez Subsecretaria de Despacho Área Recuperación de Cartera y Cobro Coactivo. Los acuerdos de pago que se han realizado por parte de esta subsecretaria son de los contribuyentes no regulados, como se informó en el escrito presentado a ustedes el 10 de noviembre de 2015, pues no se puede ejercer ningún tipo de acción coactiva respecto de aquellos sobre los que no existe un título ejecutivo y de aquellos que no han sido enviados por la subsecretaría de rentas e impuestos. En cuanto a las observaciones encontradas en el ítem 2.4; la oficina de cobro coactivo realizó el reporte de lo solicitado por usted inicialmente el día 04 de noviembre con radicado y posteriormente el 10 de noviembre con radicado 42643, siendo este último evidencia de lo que usted aprobó verbalmente con la oficina de cobro coactivo aceptando y estando de acuerdo que la información que se le remitiría sería suficiente para sus necesidades (nombre, cuantía y pagos originados), razón a lo anterior realizo una nueva solicitud el día 10 de noviembre siendo fecha suficiente aun para dar respuesta al oficio inicial (Radicado de 04 de noviembre de 2015). Incipiente Gestión en las políticas de cobro coactivo En relación a este párrafo se hace necesario informar que la secretaría de hacienda ha intentado en repetidas ocasiones manifestar que los procedimientos y procesos que rigen la hoja de ruta de la subsecretaría se encuentran desactualizados, sin embargo el área de cobro coactivo con el poco recurso humano ha logrado obtener en lo transcurrido del año ha logrado adelantar gestión de cobro coactivo de los expedientes suministrados por el área de rentas e impuestos en lo corrido del año hemos logrado realizar:

8 - 4 Acuerdos de pago - 10 Mandamientos de pago - 1 Embargo de cuentas bancarias - 20 Procesos persuasivos Por lo cual recordamos nuevamente que la subsecretaría de cobro coactivo se apoya en la información que envía en cada expediente la subsecretaria de rentas Numeral De otra parte el informe hace mención a la ineficiente Labor de esta subsecretaria en la ejecución de los términos utilizados en las etapas del proceso administrativo coactivo como lo es la etapa persuasiva, a lo anterior vale la pena mencionar que el no cumplimiento de los términos no es por el desconocimiento de la norma sino porque algunos procesos como los que enunciaremos a continuación se están debatiendo en la vía judicial ante lo contencioso administrativo, por lo cual el trámite de cobro se suspende hasta tanto no exista una decisión por parte de esta jurisdicción : CENIT-TRANSPORTE Y LOGISTICA OLEODUCTOS DEL NORTE COLOMBIA SAS CORPORACION IPS SALUCOOP Esta subsecretaria viene adelantando los procesos administrativos de cobro coactivo de deudores morosos del impuesto de alumbrado público dependiente de manera directa de la subsecretaria de rentas e impuestos pues son ellos quienes envían la relación para poder iniciar el cobro y en algunos casos estos han suscitado debate judicial Análisis a réplica emitida por las Áreas de la Secretaría de Hacienda Municipal: El hallazgo se mantiene, el mismo debe hacer parte del Plan de Mejoramiento que se suscriba. Se observa que las áreas de Gestión Rentas e Impuestos y Recuperación de Cartera y Cobro Coactivo deben actuar con diligencia y coherencia de modo que logren los objetivos propuestos en el proceso de recuperación y cobro coactivo del impuesto de alumbrado público. Estas dos dependencias, adolecen de una comunicación efectiva y permanente; la cartera de deudores morosos debe ser trasladada eficientemente por el Area de Gestión de Rentas e Impuestos para que se dé inicio con prontitud a los procesos de

9 la recuperacion de cartera. Igualmente efectuar el cobro de intereses de mora, ya que no son reflejados en el reporte de los acuerdos de pago enviados a esta municipal. Por consiguiente, es urgente la necesidad de optimizar los procedimientos administrativos y fortalecer el uso de recursos humanos y tecnológicos encaminados a obtener una gestión eficiente en la liquidación-facturación, y recuperación de Cartera y Cobro Coactivo del impuesto de alumbrado público del municipio de San José de Cúcuta. En cuanto al numeral los procesos que se están debatiendo en la vía judicial ante lo contencioso administrativo se hace efectiva la suspensión del trámite de cobro. Esta Contraloría acepta la respuesta. 2.5 verificar el cumplimiento de los principios de contabilidad pública, tales como registro y causación, así como de lo establecido en el parágrafo del artículo 66 de la ley 866 de Réplica emitida por la doctora Ruth Cecilia Moros Suarez Subsecretaria de Despacho Área Gestión Rentas e Impuestos En atención a la observación de este ítem me permito allegar oficio de radicado I2015 de 10/12/15 enviado a la Contaduría Municipal donde se relacionan los deudores morosos para ser reportados en el Boletín de Deudores Morosos del Estado BDME. Anexo oficio de radicado I Análisis a réplica emitida por la doctora Ruth Cecilia Moros Suarez Subsecretaria de Despacho Área Gestión Rentas e Impuestos: Esta Contraloría encuentra cumplida la labor por parte de la Secretaria de Hacienda municipal al enviar a la Contaduria Municipal el listado de deudores morosos mediante oficio del 10 de diciembre de 2014, con el agravante que no fue remitido por este ultimo, el boletín de deudores morosos, contraviniendo lo establecido en el parágrafo 3 del artículo 2 de la ley 901 de 2004, y el numeral 5 del Art 2 de la ley 1066 de 2006, donde ordena que todas las entidades públicas tienen la obligación de enviar a la Contaduría General de la Nación CGN, el

10 boletin de Deudores Morosos del Estado-BDME, el cual debe transmitirse por el sistema CHIP, en los 10 primeros días de los meses de junio y diciembre con fecha de corte de 31 de mayo y 30 de noviembre respectivamente. De igual forma, acatar cumplimiento a lo establecido en el numeral 6 de la mencionada ley, que a su letra dice:. Abstenerse de celebrar acuerdos de pago con deudores que aparezcan reportados en el boletín de deudores morosos por el incumplimiento de acuerdos de pago, salvo que se subsane el incumplimiento y la Contaduría General de la Nación expida la correspondiente certificación.. Esta actuación se configura en hallazgo disciplinario. En cuanto al cumplimiento de los principios de contabilidad pública, como registro y causación, el municipio no se pronunció en tal sentido este hallazgo queda en firme. Esta actuación se configura en hallazgo disciplinario. 3. CONSOLIDACION DE HALLAZGOS N DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO TIPO DE HALLAZGO 1. Inobservancia a las recomendaciones presentadas a la administración en los informes mensuales de interventoría del contrato de concesión, en lo referente a: -Durante el año 2014 el Municipio de San José de Cúcuta no cumplió con el nivel de ingresos esperado, presentando un déficit de $ ,44 incluida la disponibilidad inicial. - Negligencia en reclamar a CENS S.A ESP el cobro indebido en la energía del servicio de alumbrado público correspondiente a la iluminación de las zonas comunes en las unidades inmobiliarias cerradas o en los edificios o conjuntos residenciales, comerciales o mixtos, sometidos al régimen de propiedad horizontal, así como la energía correspondiente a la iluminación de carreteras que no están a cargo del Municipio de Cúcuta. Parágrafo, Art. 2, Decreto 2424 de 2.006

11 y por la doble carga de energía mantenida en el aforo de las luminarias del proyecto de cielo abierto. - El suministro de energía eléctrica con destino al servicio de alumbrado público está sin contrato formal. 2. El municipio para realizar el proceso de Administrativo fiscalización y liquidación de deudores morosos debe tener la información en su base de datos. Dar cumplimiento a la cláusula segunda del contrato suscrito con CENS S.A. ESP y Otro sí. 3. La Secretaria de Hacienda del Municipio de Cúcuta, Administrativo no dispone de software, aplicativo o base de datos similar al de los otros impuestos, que permita la consulta de Información personalizada siempre disponible y actualizada de cada sujeto pasivo para elaborar el informe detallado clasificado y consolidado de la cartera morosa del impuesto de alumbrado público de CENS S.A. E.S.P. 4. La Administración Municipal de San José de Cúcuta Administrativo no ha tenido en cuenta las advertencias y recomendaciones realizadas por la interventoría del contrato de concesión, se observa inexactitud en el valor de la cartera morosa del impuesto de alumbrado público a diciembre 31 de Incipiente gestión en las políticas de cobro Administrativo coactivo. 6. No hay cobertura del cobro de este impuesto. Administrativo 7. Los acuerdos de pago no reflejan cobro de intereses de mora. 8. Los Acuerdos de Pago suscritos con VATIA S.A ESP y usuarios no regulados contribuyentes del impuesto de alumbrado público sobre el total de las deudas en mora, no hay cumplimiento de los plazos concedidos; dando lugar a acciones inmediatas de cobro administrativo coactivo de parte de la Secretaria de Despacho - Área de Dirección de Hacienda Municipal de Cúcuta, Administrativo

12 conforme a lo establecido en el Estatuto de Rentas del Municipio de San José de Cúcuta, Acuerdo 040 del 29 de diciembre de Los informes de gestión sobre facturación y recaudo del impuesto de VATIA S.A. ESP, son presentados en forma muy general, presenta valores globales que requiere detallar el impuesto facturado, recaudado, trasladado, cartera existente, identificación de sujetos pasivos, consumos de energía e intereses de mora. 10. La Contaduría Municipal de Cúcuta no reportó Boletín Deudores Morosos habiendo recibido oficio con radicado I2015 de 10/12/14 del area de rentas e impuestos donde se relacionaba los deudores morosos para ser reportados en el Boletín de Deudores Morosos del Estado BDME. 11. Los registros presupuestales y contables del impuesto de alumbrado público en los estados financieros del Municipio de San José de Cúcuta a 31 de diciembre de 2014 presentan partidas pendientes por conciliar y depurar, cuentas sin movimiento contable y omisión de registros contables. Administrativo Disciplinario Administrativo SONIA INES RAMIREZ P. Profesional universitario Revisó: Dr. RODOLFO OSORIO SANCHEZ Jefe de Oficina de Control Fiscal